ছোট খাদ্য প্রস্তুতকারীদের জন্য লট ও মেয়াদ ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ

ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ কোন সমস্যা সমাধান করে

ছোট হলে স্প্রেডশিট প্রথমে ঠিক লাগে। কয়েকটি সারি স্ক্যান করে, তারিখ দিয়ে ফিল্টার করে আপনি ভাবেন পরে ঠিক করে নেবেন। কিন্তু একাধিক উপাদান, একাধিক ফিনিশড পণ্য এবং একই ইনপুট বারবার ব্যবহার করে এমন উৎপাদন রান হলে সেটা কাজ করে না।

স্প্রেডশিট বাস্তব জীবনের সাথে লড়াই করে। এক লট বিভিন্ন ব্যাচে বিভক্ত হয়ে যায়। এক ব্যাচ বিভিন্ন SKU বা প্যাক সাইজে যায়। রিটার্ন ঘটে। লেবেল আবার ছাপা হয়। কেউ একটি সারি কপি করে লট নম্বর পরিবর্তন করতে ভুলে যায়। সমস্যাটা যখন আসে, তখন আপনি কেবল “ডেটা এন্ট্রি” নিয়ে মোকাবিলা করছেন না। আপনি অনুপস্থিত ইতিহাসের সঙ্গে মোকাবিলা করছেন।

লট ট্রেসেবিলিটি দ্রুত ও আত্মবিশ্বাসের সঙ্গে দুটি প্রশ্নের উত্তর দিতে পারার ক্ষমতা:

• এই লট কোথায় গেছে? (কোন পণ্য, কোন গ্রাহক, কোন তারিখ)
• এই পণ্য লটে কী কী ব্যবহার হয়েছে? (কোন উপাদান লট, কোন ব্যাচ, কোন সাপ্লায়ার)

একটি লট ও মেয়াদ ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ এগুলোকে রুটিন করে তোলে। নোট খুঁজে বেড়ানোর বদলে, আপনি সেই মুহূর্তগুলোতে লট রেকর্ড করেন যেটা গুরুত্বপূর্ণ: রিসিভিং, উৎপাদন, প্যাকিং এবং বিক্রয়। প্রতিটি মুভমেন্ট একটি ট্রেইল রেখে যায় যা পরে অনুসরণ করা যায়।

মেয়াদ ট্র্যাকিং আরেকটি সমস্যা সমাধান করে: নীরব ক্ষতি। কোন আইটেমের ব্যবহার-সময়ের কাছাকাছি কী আছে তা স্পষ্ট না থাকলে আপনি হয় পণ্য নষ্ট করে ফেলেন (শেল্ফে মেয়াদ ফুরিয়ে যায়) বা বড় ঝুঁকি নেন (এটি বিক্রি হয়ে যায় যেটা বিক্রি করা উচিত নয়)। near-expiry ভিজিবিলিটি আপনাকে উৎপাদন পরিকল্পনায়ও সাহায্য করে: পুরনো উপকরণ আগে ব্যবহার করা, শপিং অর্ডার সমন্বয় এবং অতিরিক্ত কেনা এড়ানো।

“লট নম্বরের দ্বারা রিকল” বাস্তব কাজে সহজ হওয়া উচিত। আপনি একটি লট নম্বর প্রবেশ বা স্ক্যান করলে দেখতে পাবেন এটি কী সঙ্গে যুক্ত: কোন ফিনিশড লটে পরিণত হয়েছে, কোন গ্রাহকগুলো পেয়েছে, হাতে কী আছে (এবং কোথায়), এবং নোটিফিকেশন ও অভ্যন্তরীণ ট্র্যাকিং-এর জন্য গ্রাহক ও পরিমাণের একটি পরিষ্কার তালিকা।

একটি ছোট সস প্রস্তুতকারীর জন্য, এর মানে হতে পারে যে একটি চিলি পাউডার লট তিনটি ব্যাচে দুইটি SKU-তে ব্যবহার হয়েছে, তারপর 18 কেস এখনও গুদামে আছে এবং গত সপ্তাহে শিপমেন্ট পেয়েছে এমন ছয়জন গ্রাহক সনাক্ত করা যায়।

আপনি যদি এটাকে AppMaster-এর মতো টুলে তৈরি করেন, আপনি ডেটাবেস-ফার্স্টভাবে লট, ব্যাচ এবং মেয়াদ মডেল করতে পারেন, তারপর সহজ রিসিভিং এবং প্রোডাকশন ফর্ম যোগ করুন যাতে সঠিক তথ্য কাজ চলাকালীনই ধারণ করা যায়।

লট ও মেয়াদ ট্র্যাক করার জন্য দরকারি মৌলিক ডেটা

ট্রেসেবিলিটি সিস্টেম তখনই কাজ করে যখন সবাই একই কয়েকটি তথ্য একইভাবে রেকর্ড করে। শুরু করার জন্য বিশাল ডেটাবেস দরকার নেই, কিন্তু পরিষ্কার টার্ম দরকার।

SKU হল আপনি যে পণ্যটি বিক্রি করেন (উদাহরণ: “12 oz Strawberry Jam”)। একটি লট হচ্ছে একটি নির্দিষ্ট গ্রুপ একই সময়ে তৈরি বা প্রাপ্ত হওয়া এবং একসাথে ট্র্যাক করা। ছোট প্ল্যান্টে ব্যাচ অনেক সময় লটের মতোই ব্যবহৃত হয়, কিন্তু এটি এক কেটল রান বা একটি উৎপাদন ইভেন্টও বোঝাতে পারে। একটি টার্ম পছন্দ করুন (lot বা batch) এবং সারা জায়গায় সেটি ব্যবহার করুন।

রিসিভিং-এ, এমন ন্যূনতম ফিল্ডগুলো ধরুন যা আপনাকে উত্তর দিতে সাহায্য করবে: এটা কী, কোথা থেকে এসেছে, এবং কখন মেয়াদ ফুরাবে? দুর্দান্ত স্ক্রিনও সাহায্য করবে না যদি রিসিভিং ডেটা অনিয়মিত হয়।

রিসিভিং-এ এই ফিল্ডগুলো রেকর্ড করুন:

• Supplier name (এবং supplier lot, যদি দেওয়া থাকে)
• Receive date
• Internal lot number (আপনি পরে যা খুঁজবেন)
• Expiry date বা best-by date
• পরিমাণ এবং ইউনিট (কেস, পাউন্ড, জার)

স্বাভাবিকভাবে expiry date আসে supplier লেবেল থেকে। আপনি যদি নিজে পণ্য তৈরি করে থাকেন, তাহলে এটি একটি অভ্যন্তরীণ shelf-life নিয়ম থেকে আসে (উদাহরণ: “উৎপাদনের 14 দিন পরে”) বা পরীক্ষিত best-by পিরিয়ড থেকে। যখন আপনি উৎপাদনের সময় লট তৈরি করেন, উভয় production date এবং গণনা করা expiry date সংরক্ষণ করুন যাতে নিয়ম দৃশ্যমান থাকে।

পণ্য সরতেই একটি সহজ ধারণা মাথায় রাখুন: প্রতিটি লেনদেন বলবে “লট X পরিবর্তিত হয়েছে Y দ্বারা।” প্রতিটি ধাপে (উৎপাদন, স্টোর, শিপ, বিক্রি) লট নম্বর, তারিখ/সময়, লোকেশন (বা স্টোরেজ এরিয়া) এবং পরিমাণ পরিবর্তন ক্যাপচার করুন।

রিওয়ার্ক ও লট মিশানোই যেখানে টিমরা হারিয়ে যায়। এটা রেসিপির মতো বিবেচনা করুন: যদি আপনি Lot A ও Lot B মিলিয়ে নতুন রান সৃষ্টি করেন, তাহলে একটি নতুন লট (Lot C) তৈরি করুন এবং Lot C-র “parent” হিসেবে A ও B রেকর্ড করুন ব্যবহৃত পরিমাণসহ। এইভাবে Lot A সার্চ করলে এখনও দেখা যাবে কোথায় শেষ হয়েছে।

AppMaster-এর মতো টুলগুলো কয়েকটি টেবিল ও ফর্ম দিয়ে দ্রুত এই ফিল্ডগুলো মডেল করতে পারে, যাতে আপনার টিম প্রথম দিন থেকেই লটগুলো ধারাবাহিকভাবে এন্ট্রি করতে পারে।

রিসিভিং থেকে বিক্রয় পর্যন্ত একটি সরল লট ফ্লো

লট ও মেয়াদ ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ সর্বোচ্চ কার্যকর হয় যখন আপনার প্রক্রিয়া সরল ও ধারাবাহিক। এটাকে ভাবুন একটি “লট গল্প” হিসেবে যা ডক থেকে শুরু করে যখন পণ্য আপনার হাত ছেড়ে যায় তখন শেষ হয়। যদি আপনি এক স্ক্রিনে প্রতিটি ধাপেই সেই গল্প অনুসরণ করতে পারেন, রিকল ও স্টক সিদ্ধান্ত অনেক সহজ হয়ে যায়।

রিসিভিং দিয়ে শুরু করুন। প্রতিটি ডেলিভারি তাৎক্ষণিকভাবে একটি লট রেকর্ড তৈরি করা উচিত। supplier, পণ্য, লট নম্বর, expiry/best-by তারিখ, পরিমাণ, এবং রিসিভ তারিখ ক্যাপচার করুন। তারপর একটি মিলানো লেবেল প্রিন্ট বা লিখে কেস, টোট, বা বিন-এ লাগান। লক্ষ্য হলো লট নম্বর যেখানে স্টক আছে সেখানে দৃশ্যমান থাকা।

উৎপাদনে, আপনি উপাদানগুলোকে যেটা তৈরি করছেন তার সাথে যুক্ত করেন। যদি আপনি দুধ, কালচার ও লবণ দিয়ে চীজ বানান, আপনার ফিনিশড রান নিজে একটি লট হয়ে যায়। ঐ ফিনিশড লটটি যেই ingredient lots গিয়েছিল সেগুলো “মনে রেখে” রাখা উচিত। এটাই আপনাকে ব্যাকওয়ার্ড (কি ব্যবহার করেছি?) ও ফরওয়ার্ড (কোথায় গেছে?) ট্রেস করতে দেয়।

স্টোরেজ হল যেখানে ট্রেসেবিলিটি প্রায়শই ভেঙে পড়ে। বাস্তবসম্মত থাকুন: প্রতিটি শেলফ, ফ্রিজ বা প্যালেট স্পটের জন্য একটি লোকেশন নাম এবং প্রয়োজনে একটি সহজ বিন আইডি। স্টক মুভ হলে কাউন্ট আপডেট করুন। আপনি পারফেক্ট রিয়েল-টাইম সঠিকতা চাইবেন না, কিন্তু একটি পরিষ্কার শেষ-জানা লোকেশন দরকার।

বিক্রয় ও শিপিং হলো চূড়ান্ত সংযোগ। প্রতিটি অর্ডার রেকর্ড করবে কোন finished lots পিক করা হয়েছে, কত ইউনিট এবং কে পেয়েছে। আপনি যদি সরাসরি বিক্রি করেন এবং “অর্ডার” না রাখেন, তাহলে প্রতিটি গ্রাহক বা মার্কেট ডের জন্য একটি সহজ সেলস লগ ব্যবহার করুন।

রিটার্ন, বর্জ্য ও রিওয়ার্ক-কে বাস্তব মুভমেন্ট হিসাবে ট্রিট করুন, নোট হিসেবে নয়। রিটার্ন করা আইটেম একই লটের অধীনে একটি নির্দিষ্ট লোকেশনে ফিরে যাবে। বর্জ্য লটের বিরুদ্ধে একটি কারণ লিখে লগ করুন (expired, damaged, QA hold)। রিওয়ার্ক হলে একটি নতুন ফিনিশড লট তৈরি করুন যা এর ইনপুট লটের সঙ্গে লিঙ্ক করা থাকবে।

উদাহরণ: একটি ছোট স্যালসা প্রস্তুতকারী টমেটো পান করে (Lot T-104), Salsa Mild তৈরি করে (Lot SM-220), "Cooler A Shelf 2"-এ স্টোর করে, তারপর SM-220 থেকে 30 জার একটি লোকাল শপে পাঠায়। যদি পরে গ্রাহক ফোন করে, আপনি SM-220 খুঁজে পাবেন, দেখতে পারবেন এটা T-104 ব্যবহার করেছে, এবং নিশ্চিত করতে পারবেন কোন অর্ডারগুলোতে এটি ছিল।

ধাপে ধাপে: একটি মৌলিক ট্রেসেবিলিটি ওয়ার্কফ্লো সেটআপ

ছোটভাবে শুরু করুন এবং প্রতিদিনের পথটাকে সবচেয়ে সহজ পথ রাখুন। একটি লট ও মেয়াদ ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ তখনই কাজ করে যখন রিসিভিং, উৎপাদন এবং শিপিং কয়েক সেকেন্ডে হয়ে যায়, মিনিটে নয়।

1) প্রথমে মৌলিক জিনিসগুলো সেট আপ করুন

আপনি যা বাস্তবে হ্যান্ডেল করেন তা লিখে রাখুন, না যে নাম আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করে। নামগুলো consistent রাখুন যাতে একই আইটেম তিনভাবে এন্ট্রি না হয়।

আপনার তিনটি সহজ তালিকা দরকার:

• আপনি যা বিক্রি করেন এমন পণ্য (SKU, প্যাক সাইজ, shelf-life নিয়ম যদি আলাদা হয়)
• আপনি যে উপকরণ ও প্যাকেজিং গ্রহণ করেন (supplier, সাধারণ ইউনিট, অ্যালার্জেন ফ্ল্যাগ প্রয়োজনে)
• স্টোরেজ লোকেশনগুলো (রুম, কুলার, ফ্রিজ, শেলফ বা বিন)

AppMaster-এ এটা Data Designer-এ কয়েকটি টেবিল হিসেবে স্পষ্টভাবে মэп হয়। পরে ফিল্ড যোগ করুন, কিন্তু শুরুতে সেই ন্যূনতমটাই রাখুন যা আপনার টিম প্রতিদিন ব্যবহার করবে।

2) এমন একটি লট আইডি ফরম্যাট বাছুন যা আপনার টিম বাস্তবে অনুসরণ করবে

সেরা লট ফরম্যাটটি হচ্ছে যে লোকজন চাপের মধ্যে সঠিকভাবে তৈরি করতে পারে। অনেক ছোট প্রস্তুতকারী একটি তারিখ প্লাস ছোট রান কোড ব্যবহার করে (উদাহরণ: 2026-01-25-A)। যদি আপনাকে supplier lotও ক্যাপচার করতে হয়, সেটাকে আলাদা ফিল্ডে রাখুন যাতে আপনি তা হারান না।

এরপর তিনটি সহজ স্ক্রিন তৈরি করুন যা বাস্তব কাজের সাথে মিলে:

• Receiving: উপকরণ, supplier lot, internal lot, expiry/best-by, পরিমাণ, লোকেশন
• Production: finished lot এবং ব্যবহৃত ingredient lots (পরিমাণসহ)
• Dispatch/Sales: finished lot, বাহির হওয়া পরিমাণ, গ্রাহক বা চ্যানেল, তারিখ

দ্রুত সার্চ ডিফল্ট করুন। যদি বারকোড থাকে, স্ক্যান করুন। না থাকলে, একটি বড় “search lot” ফিল্ড এবং সংক্ষিপ্ত লট ফরম্যাট ব্যবহার করুন যাতে ম্যানুয়াল এন্ট্রি নির্ভরযোগ্য হয়।

3) রোলআউটের আগে এক পণ্য লাইনের সাথে টেস্ট করুন

একটি দ্রুত-গতি পণ্য দিয়ে পাইলট চালান। সবকিছু একসাথে পারফেক্ট করার চেষ্টা করবেন না।

একটি কার্যকর টেস্ট: একটি উপকরণ ডেলিভারি রিসিভ করুন, একটি ব্যাচ তৈরি করুন, কয়েকটি ইউনিট শিপ করুন, তারপর তা পিছনে ও সামনের দিকে ট্রেস করতে চেষ্টা করুন।

এই পাইলট চেকলিস্ট ব্যবহার করুন:

• কেউ কি 10 সেকেন্ডের মধ্যে সঠিক লট তৈরি করতে পারে?
• একটি finished lot নম্বর থেকে সব শিপমেন্ট খুঁজে পেতে পারেন কি?
• আপনি কি দেখতে পাচ্ছেন কোন ingredient lots ঐ finished lot-এ গিয়েছে?
• রিসিভিং ও পিকিং-এ expiry তারিখ পরিষ্কার দেখায় কি?
• লোকেশনগুলো আইটেম খুঁজে পেতে পর্যাপ্ত সঠিক কি?

যদি কোনো ধাপ ধীর লাগে, স্ক্রিন সরল করুন, প্রয়োজনীয় ফিল্ড কমান, বা স্ক্যানিং যোগ করুন। গতি হলো যা ট্রেসেবিলিটি ধারাবাহিক করে।

কিভাবে নoise ছাড়াই near-expiry ইনভেন্টরি ফ্ল্যাগ করবেন

Near-expiry alerts তখনই সাহায্য করে যখন তারা এমন সিদ্ধান্ত দেখায় যা আপনি আজই নিতে পারবেন। লক্ষ্য হলো পণ্যকে কর্ম গ্রহণের পর্যায়ে ধরানো, বিজ্ঞপ্তি বেশি হলে তা কাজে লাগবে না।

শুরুতেই কিছু ছোট “near-expiry” উইন্ডো নির্ধারণ করুন যা আপনার অপারেশনের সঙ্গে মিলে। অনেক ছোট প্রস্তুতকারী জরুরি অ্যাকশনের জন্য 14 দিন, পরিকল্পনার জন্য 30 দিন, এবং ধীর-মুভিং SKU-র জন্য 60 দিন ব্যবহার করে। প্রথমে সব পণ্যেই একই রাখুন, পরে সংক্ষিপ্ত শেলফলাইফ আইটেমদের জন্য সামঞ্জস্য করুন।

কোথায় সতর্কতা দেখাবেন সেটাও ঠিক করুন। একটি ড্যাশবোর্ড ব্যাজ দ্রুত স্ক্যানিং-এর জন্য ভাল। যদি একজন ব্যক্তি প্রতিদিন ইনভেন্টরি দেখেন, একটি দৈনিক তালিকা কাজ করে। ইমেইল বা SMS জরুরি ক্ষেত্রে সহায়ক হতে পারে, কিন্তু বারবার পাঠালে তারা উপেক্ষিত হবে।

অ্যালার্ট ফাটানো এড়ানোর সর্বোত্তম উপায় হলো কেবল তখনি সতর্ক করা যখন হাতে স্টক আছে। যদি একটি লট near-expiry কিন্তু পরিমাণ শূন্য হয়, সেটি দেখাবেন না। এর অর্থ নিয়মটি তারিখ ও বর্তমান ব্যালান্স উভয় চেক করবে।

কিছু ফ্ল্যাগ হলে পরবর্তী পদক্ষেপ স্পষ্ট রাখুন। বেশিরভাগ টিম কয়েকটি সময়-tested কাজ করে: পুরনো জিনিস আগে পিক করা, প্রোমো চ্যানেলে সরানো, quality check-র জন্য কারটিনাইন করা, রেকর্ড করে ডিসপোজ করা, বা প্রক্রিয়া অনুমতি থাকলে rework/return।

একটি বাস্তব উদাহরণ: আপনি প্রতিটি সোমবার দইগুলো রিভিউ করেন। 14 দিনের মধ্যে মেয়াদ ফুরিয়ে যাওয়া লটগুলো “পিক ফার্স্ট” এবং সেলস-প্রচারণা করা হবে। 7 দিনের মধ্যে মেয়াদ ফুরিয়ে যাওয়া আইটেমগুলো দ্রুত QA চেকের জন্য কারটিনাইন করা হবে এবং পরে বা বিক্রি বা ডিসপোজ করা হবে, কারণ লিপিবদ্ধ কারণ থাকবে।

একটি সাধারণ রুটিন রাখুন: একজন ব্যক্তি near-expiry ভিউ চালায়, কাউন্ট নিশ্চিত করে, পদক্ষেপ নেয় এবং স্টেল ফ্ল্যাগগুলো ক্লিয়ার করে। AppMaster-এ এই ওয়ার্কফ্লো বানালে নিয়মগুলো (উইন্ডো, স্টক চেক, অ্যাকশন) দৃশ্যমান রাখুন যাতে পুরো টিম একই প্লেবুক মেনে চলে।

লট নম্বরের মাধ্যমে দ্রুত রিকল ডিজাইন করা

যখন আপনার সিস্টেম কয়েক সেকেন্ডে উত্তর দিতে পারে "এই লট কোথায় গিয়েছে, এবং কী এটি ব্যবহার করেছে?" তখন রিকল সহজ হয়। যদি আপনি সেটা স্পষ্টভাবে দেখতে পান, আপনি দ্রুত কাজ করতে পারেন এবং কি হয়েছে তা ডকুমেন্ট করতে পারবেন।

সমর্থনের দুটি পথে কাজ করা যায়:

• ফরওয়ার্ড ট্রেস: “এই লট কে পেয়েছে?”
• ব্যাকওয়ার্ড ট্রেস: “এই লট কোথা থেকে এসেছে, এবং আর কী এর সঙ্গে যুক্ত?”

বহু ক্ষেত্রে দুইটিই লাগে। একটি স্পাইস লট হয়ত তিনটি ব্যাচে যাবে, এবং সেগুলো দশজন গ্রাহকের কাছে শিপ হবে। একটি ভাল সিস্টেম ছাঁটাই ছাড়া সেই চেইন দেখায়।

আপনার রিকল ভিউতে কী দেখানো উচিত

কেউ যখন একটি লট নম্বর টাইপ বা স্ক্যান করে, রিকল স্ক্রিনটি সিদ্ধান্ত নিতে ও নোটিফাই করতে দরকারি তথ্যগুলো দেখানো উচিত:

• পণ্য ও লট বিবরণ (আইটেম নাম, লট নম্বর, মেয়াদ, স্ট্যাটাস যেমন Released বা On hold)
• কোথায় গিয়েছিল (গ্রাহক, অর্ডার, শিপ তারিখ, পরিমাণ শিপড)
• কী স্পর্শ করেছে (বাচ্�es, ওয়ার্ক অর্ডার, রিপ্যাক, ফিনিশড গুডস লট)
• আপনার কাছে এখন কী আছে (লোকেশন অনুযায়ী on-hand, allocated, returned)
• প্রমাণ (কে পরিবর্তন করেছে ও কখন)

ছোট টুকিটাকি বিষয়গুলো এখানে গুরুত্বপূর্ণ। যদি আপনি আংশিক কেস শিপ করেন বা লট স্প্লিট করেন, তখন সেই পরিমাণ একই ইউনিটে রেকর্ড করুন যেটাতে আপনি শিপ করেন (কেস, ব্যাগ, জার) এবং কনভার্সন কনসিস্টেন্ট রাখুন। যদি আপনি একটি 20 কেজি ব্যাগ 1 কেজি প্যাক-এ খুলেন, সেটাকে একটি রেপ্যাক ধাপে ট্রিট করুন: উৎস লট খরচ করুন এবং নতুন child lots তৈরি করুন। এইভাবে রিকল ট্রেইল স্প্লিটগুলো মাধ্যমে চলে যাবে, স্তব্ধ হবে না "ব্যাগ খুলে গেছে"-এ।

নেওয়া পদক্ষেপগুলো ডকুমেন্ট করুন, কেবল ফলাফল নয়

রিকল কেবল ট্রেসিং নয়; এটি কি করা হলো তা ডকুমেন্ট করাও।

অ্যাকশনগুলো ঘটার সাথে সঙ্গেই ক্যাপচার করুন: ইনভেন্টরি হোল্ড করা, উৎপাদন বন্ধ করা, গ্রাহকদের নোটিফাই করা, রিটার্ন গ্রহণ করা, এবং চূড়ান্ত ডিসপোজাল। লটের সাথে সংযুক্ত একটি সংক্ষিপ্ত অ্যাকশন লগে থাকতে পারে: তারিখ, ব্যক্তি, কাজ, প্রভাবিত পরিমাণ, এবং একটি নোট (উদাহরণ: "Customer confirmed quarantine").

AppMaster-এ এই ওয়ার্কফ্লো বানালে রিকল ভিউকে একটি শেয়ার্ড ওয়ার্কস্পেস হিসেবে বিবেচনা করুন: উপরের দিকে ট্রেস ফলাফল, নিচে অ্যাকশন, এবং একটি স্পষ্ট স্ট্যাটাস যা দেখায় লটটি progress-এ আছে নাকি বন্ধ।

রিপোর্ট ও রেকর্ডস যা ট্রেসেবিলিটি সহজ করে

একটি লট ও মেয়াদ ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ কেবল তখনই রিকলে সাহায্য করে যখন আপনার রেকর্ড সহজে বিশ্বাসযোগ্য। লক্ষ্যটি বেশি কাগজপত্র নয়। যখন কিছু ভুল হয় তখন প্রশ্ন কম হওয়া।

আপনি যে রিপোর্টগুলো ব্যবহার করবেন

বেশিরভাগ ছোট খাবার টিমের জন্য ট্রেসেবিলিটি চালাতে কয়েকটি সংক্ষিপ্ত, নিয়মিত রিপোর্ট যথেষ্ট:

• Lot অনুযায়ী stock on hand (লোকেশন ও expiry তারিখসহ)
• Near-expiry তালিকা (শুরুর মেয়াদ অনুযায়ী সাজানো)
• Lot history (রিসিভিং থেকে বিক্রয় পর্যন্ত ওই এক লটের সবকিছু)
• Lot অনুযায়ী শিপমেন্ট বা সেলস (কী কেটে গেছে, কখন, এবং কাদের কাছে)
• Adjustments রিপোর্ট (কি পরিবর্তন করেছে কাউন্ট এবং কেন)

একটি ব্যবহারিক তালিকা হচ্ছে near-expiry তালিকা দৈনিক দেখার এবং lot অনুযায়ী stock on hand সাপ্তাহিক দেখা। Lot history হলো যে রিপোর্ট আপনি গ্রাহক ফোন করলে বা সাপ্লায়ার কোনো নোটিস দিলে তৎক্ষণাৎ টানবেন।

অডিট-ফ্রেন্ডলি রেকর্ডস ঝামেলা ছাড়াই

আপনাকে জটিল কমপ্লায়েন্স সিস্টেমের প্রয়োজন নেই। দরকার একটি মৌলিক activity log: কারা একটি লট রিসিভ করেছে, কে মুভ করেছে, কারা কাউন্ট পরিবর্তন করেছে এবং কখন। সামান্য কারণ-বর্ণনা (damaged case, relabel, sample used, data entry fix) পরবর্তীতে অনুমান এড়ায়।

ইনভেন্টরি নির্ভুলতাও অপর অংশ। ঝুঁকিমূলক আইটেম ফোকাস করে দ্রুত সাইকেল কাউন্ট করুন: উচ্চ-মূল্যের আইটেম, দ্রুত-মুভিং, বা মেয়াদ-নিকট লট। যদি আপনার একাধিক স্টোরেজ জায়গা থাকে, লোকেশন ও লট উভয় অনুযায়ী কাউন্ট করুন যাতে "একই পণ্য, ভিন্ন লট" ভিন্ন শেলফে থাকা মিশম্যাচ ধরতে পারেন।

লেবেলিং হল যা ফ্লোর-এ ডেটা ব্যবহারযোগ্য করে তোলে। লক্ষ্য রাখুন এমন লেবেল যাতে ক্লান্ত মানুষও বাহু দূর থেকে পড়তে পারে। ন্যূনতমে বড় টেক্সটে লট নম্বর ও expiry তারিখ, পণ্য নাম বা SKU (দেখে ভুল হওয়া রোধে), এবং ইউনিট সাইজ (কেস, পাউচ, জার) যদি আপনি মিশ্র ইউনিট সংরক্ষণ করেন। যদি একাধিক স্টোরেজ এলাকা থাকে, একটি সহজ লোকেশন কোড যোগ করুন।

AppMaster-এ বানালে স্ক্রিনগুলো সরল রাখুন: একটি রিসিভিং ফর্ম, একটি মুভ ফর্ম, একটি adjust ফর্ম, এবং এই কয়েকটি রিপোর্ট। সঠিক কাজ করা সহজ হলে ট্রেসেবিলিটি বেশি নির্ভরযোগ্য হয়।

উদাহরণ: এক দুপুরে রিসিভিং থেকে রিকল

একটি ছোট স্যালসা প্রস্তুতকারী একই সকালে দুটি উপকরণ ডেলিভারি আনে। একটির diced tomatoes, Lot T-041, মেয়াদ May 30। অন্যটি jalapenos, Lot J-112, মেয়াদ June 20। রিসিভিং-এ তারা supplier, lot নম্বর, expiry তারিখ, পরিমাণ এবং প্রতিটি প্যালেট কোথায় রাখা হয়েছে তা রেকর্ড করে।

দুপুরের পর তারা একটি ফিনিশড ব্যাচ বানায়, Finished Lot S-2304, 120 জার সহ। উৎপাদন রেকর্ডে তারা S-2304-কে উভয় ingredient lots (T-041 এবং J-112) সঙ্গে যুক্ত করে এবং রান তারিখ ও লাইন/অপারেটর নোট করে। অনেক ছোট টিম এই ধাপটি স্কিপ করে, কিন্তু এইটাই চেইনকে অখণ্ড রাখে।

দিনের শেষে একটি রিটেইলার অর্ডার শিপ হয়: Finished Lot S-2304 থেকে 24 জার। শিপিং নোট গ্রাহক, তারিখ এবং শিপ করা finished lot ক্যাপচার করে।

বিকেলে 3:00 pm-এ টমেটো সাপ্লায়ার থেকে একটি ইমেইল আসে: Ingredient Lot T-041 সম্ভবত দূষিত, এবং ধরে রাখতে হবে। কারণ প্রস্তুতকারীর কাছে একটি লট ও মেয়াদ ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ আছে, তারা T-041 সার্চ করে এক মিনিটে দেখতে পারে কোন কোন finished lot এতে ব্যবহার হয়েছে। ফলাফল বলে শুধুমাত্র Finished Lot S-2304 প্রভাবিত।

তারা একটি সিম্পল অ্যাকশন লিস্ট তৈরি করে:

• অবশিষ্ট S-2304 ইনভেন্টরিকে হোল্ডে রাখা (লোকেশন ও পরিমাণ অনুযায়ী)
• S-2304-এ যে সব শিপমেন্ট ছিল সেগুলো শনাক্ত করা (গ্রাহক ও ইউনিট)
• ঐ গ্রাহকদের কল/ইমেইল তালিকা তৈরি করা
• গুদারের পিক লিস্ট প্রিন্ট করে শারীরিকভাবে স্টক আলাদা করা
• রিপোর্ট সেভ করে রিকল রেকর্ড হিসেবে টাইমস্ট্যাম্পসহ সংরক্ষণ

এক ঘন্টার ভিতরে টিম অবশিষ্ট জারগুলো কোয়ারান্টাইন করে, সেই রিটেইলারকে জানায় যে তারা S-2304 পেয়েছিল, এবং কী ঘটেছে তা ডকুমেন্ট করে। মূল বিষয় হলো অ্যাপ কেবল লট নম্বর সংরক্ষণ করে না—এটি রিসিভিং, উৎপাদন, ইনভেন্টরি এবং বিক্রয়কে সংযুক্ত করে যাতে একটি সার্চই উত্তর দেয়: "এই লট কোথায় গিয়েছে, এবং আমাদের কাছে এখন কী আছে?"

এমন ভুলগুলো যা রিকল ধীর ও চাপপূর্ণ করে

রিকল জটিল হয় যখন আপনি একটি মৌলিক প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করেন (এই লট কোথায় গিয়েছে?) আংশিক, অনিশ্চিত ডেটা দিয়ে। একটি লট ও মেয়াদ ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ কেবল তখনই সাহায্য করে যখন ডেটা ঠিক সেই মুহূর্তে ক্যাপচার করা হয় যখন ইনভেন্টরি হ্যান্ডওভার হয়।

সর্বাধিক ব্যয়বহুল ভুল হচ্ছে রিসিভিং-এ লট ক্যাপচার এড়িয়ে বলা "পরে যোগ করব"। পরে সাধারণত মানে যখন পণ্য জায়গা বদলায়, রিপ্যাক হয় বা বিক্রি হয়ে যায়, তখন আপনি ইনভয়েস আর স্মৃতি থেকে অনুমান করতে বাধ্য হন।

আরেকটা ফাঁদ হলো স্টোরেজে লট মিশিয়ে ফেলা এবং স্প্লিট ট্র্যাক না করা। এটা ঘটে যখন আপনি একটি বিনে টপ-আপ করেন, আংশিক কেস মিলিয়ে ফেলেন, বা পণ্যকে একটি নতুন SKU তে রিওয়ার্ক করেন। যদি আপনি বলতে না পারেন কোন আউটগোয়িং ইউনিটগুলো কোন ইনকামিং লট থেকে এসেছে, রিকলের পরিমাণ দ্রুত বাড়ে।

ছোট অনিয়মও বড় হয়ে যায়। যদি লট আইডি ফ্রি-হ্যান্ড টাইপ করা হয়, ডুপ্লিকেট এবং টাইপো বৃদ্ধি পায়, এবং লোকজন ধীরে ধীরে ফরম্যাট পরিবর্তন করে। সেটা সার্চ ভেঙে দেয় এবং রিপোর্ট অবিশ্বাস্য করে তোলে।

Expiry ডেটা প্রায়শই নীরব ব্যর্থতা। অনুপস্থিত তারিখ, ভুল তারিখ ফরম্যাট, বা "best before" ও "use by" মিশিয়ে দেওয়া ভুল আত্মবিশ্বাস দেয়। তখন এলার্ট হয় না বা এত ঘন হয় যে মানুষ তাদের উপেক্ষা করে।

প্যাটার্নগুলো যা প্রায়ই ২০-মিনিট চেককে পুরো দিনব্যাপী দুঃস্বপ্নে পরিণত করে:

• রিসিভিং-এ লট রেকর্ড করা নেই
• লট সংযুক্ত না করে মিশানো বা স্প্লিট করা
• লট নামকরণ ব্যক্তি, সাপ্লায়ার বা দিনে পরিবর্তিত হওয়া
• মেয়াদ তারিখ অনুপস্থিত বা অসমঞ্জসভাবে এন্ট্রি করা
• এলার্ট দেখার ও কিউরেন্টাইন/রিকল অ্যাকশন লগ করার জন্য স্পষ্ট দায়িত্ব নেই

একটি দ্রুত বাস্তব উদাহরণ: একজন প্রস্তুতকারী সাপ্লায়ার নোটিশ পান Lot A17 সম্পর্কে। যদি A17 এক ডেলিভারিতে "A-17" হিসাবে এন্ট্রি হয়, একটি শেয়ার্ড ফ্রিজার বিনে মিশে যায়, এবং পরে দুইটি ব্যাচে ব্যবহার করা হয় স্প্লিট না করে, তাহলে আপনি এক সপ্তাহে তৈরি সবকিছু রিকল করে ফেলতে পারেন।

আপনি যদি একটি no-code টুল যেমন AppMaster-এ এটি বানান, নিয়মগুলো কঠোর কিন্তু সহজ রাখুন: রিসিভিং-এ লট ও মেয়াদ বাধ্যতামূলক করুন, একটি কনসিস্টেন্ট লট ফরম্যাট আরোপ করুন, এবং এলার্ট ও রিকল অ্যাকশনের জন্য একজন দায়ী ব্যক্তি নির্ধারণ করুন।

দ্রুত চেকলিস্ট ও বাস্তবিক পরবর্তী ধাপ

আপনার প্রক্রিয়া কাজ করলে, আপনি ব্যস্ত দিনেও দ্রুত মৌলিক ট্রেসেবিলিটি প্রশ্নের উত্তর দিতে সক্ষম হবেন। এই দ্রুত চেকগুলো সিস্টেম নির্ভরযোগ্য করা আগে একটি ভালো স্ট্রেস টেস্ট।

2-মিনিট ট্রেসেবিলিটি চেক

একটি বাস্তব লট নম্বর নিয়ে এগুলো টাইম করে করুন:

• আপনি কি একটি নির্দিষ্ট finished-goods লট থেকে প্রতিটি গ্রাহক ও অর্ডার 2 মিনিটের মধ্যে খুঁজে পেতে পারেন?
• আপনি কি পরবর্তী 30 দিনে মেয়াদ ফুরানো সব অন-হ্যান্ড ইনভেন্টরি, লোকেশন ও পরিমাণসহ তালিকা করতে পারেন?
• আপনি কি একটি finished lot কে প্রত্যেক ingredient lot পর্যন্ত পেছনে ট্রেস করতে পারেন (এবং প্রতিটি ingredient lot-এর সাপ্লায়ার)?
• আপনি কি যে কোনো গ্যাপ (মিসিং স্ক্যান, মিসিং লেবেল, ম্যানুয়াল সোয়াপ) অনুমান না করে ব্যাখ্যা করতে পারবেন?
• আপনার টিমের অন্য কেউ আপনার না থাকতেও একই ধাপগুলো করতে পারবে?

যদি কোনো উত্তর "নিশ্চিতভাবে না", তবে আরও ফিচার যোগ করবেন না। ভিত্তি ঠিক করুন: রিসিভিং-এ consistent লট ক্যাপচার, পরিষ্কার লেবেল, এবং এডজাস্টমেন্ট রেকর্ড করার একটি জায়গা।

বাস্তবিক পরবর্তী ধাপ

ছোটভাবে শুরু করুন যাতে আপনি দ্রুত শিখে প্রোডাকশন ধীর না করে:

• 2 সপ্তাহের জন্য একটি পণ্য ও একটি স্টোরেজ এরিয়ার পাইলট করুন।
• টিমকে একটি নিয়ম ট্রেনিং দিন: “No lot, no move.” রিসিভিং, পিকিং, রিপ্যাকিং, শিপিং—সবকিছু লট রেকর্ড করে।
• নির্ধারণ করুন আপনার জন্য “near-expiry” মানে কী (উদাহরণ: 30 দিন) এবং কে এলার্টের মালিক হবে।
• মাসে একবার একটি মক রিকল অনুশীলন করুন: একটি লট বেছে নিন, কাস্টমার তালিকা তৈরি করুন, এবং আপনি যে ধাপ নিয়েছেন তা ডকুমেন্ট করুন।

যদি আপনি স্প্রেডশিটকে সফটওয়্যারের মতো কাজ করানোর বদলে একটি কাস্টম টুল চান, AppMaster (appmaster.io) একটি অপশন যেখানে আপনি নো-কোড ট্রেসেবিলিটি অ্যাপ তৈরি করতে পারবেন—প্রয়োজনীয় ডেটা মডেল (products, lots, locations, orders) এবং স্ক্রিন যা আপনার টিম ফ্লোরে ব্যবহার করতে পারে।