মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে নিযুক্ত লোকের গড় সংখ্যা ইমেলের সাথে ডিল করার জন্য তাদের শিফটের প্রায় 1/4 ভাগ ব্যয় করে। 2019 সালের পরিসংখ্যান দেখায় যে পরিচিতি হিসাবে একটি ইমেল ঠিকানা যুক্ত করা লোকের বিশ্বব্যাপী সংখ্যা এখন 3.9 বিলিয়ন। বর্তমান গতিশীলতা সাপ্লাই চেইন পরিবর্তন করেছে, এবং বেশিরভাগ ব্যক্তি বাড়ি থেকে কাজ করা বেছে নেয়। এছাড়াও, দিকনির্দেশ ইমেলের ব্যবহারে একটি পরিবর্তন তৈরি করেছে। ইমেলের চাহিদার এই তীব্র পরিবর্তনের সাথেও মানুষ ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করার প্রবণতা বেশি করে। আমরা ইমেল শিষ্টাচারের সাথে মানিয়ে নিতে অক্ষম হওয়ার প্রবণতা এবং কীভাবে একটি নৈতিকভাবে তৈরি করা যায়।
শুধুমাত্র বিপণন বিষয়ের সাথে ইমেলের তীব্র পরিমাণই শেয়ার করা হচ্ছে না যা লোকেদের এমন একটি অবস্থানে রাখে যেখানে তারা অপ্রয়োজনীয় ভুল উপেক্ষা করার প্রবণতা রাখে। এই ছোটখাটো ভুলগুলি সম্মতির সমস্যাগুলির মতো ত্রুটির দিকে নিয়ে যায়৷ এই সমস্যাগুলি আপনার উল্লেখযোগ্য পেশাদার পরিণতি হতে পারে। এই নিবন্ধে, আমরা ইমেলের পাঁচটি মৌলিক শিষ্টাচার নিয়ে আলোচনা করতে যাচ্ছি যা প্রত্যেক ব্যক্তির তাদের গ্রাহকের যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার আগে সচেতন হওয়া প্রয়োজন:
কিভাবে প্রফেশনাল কমিউনিকেশনে স্মার্ট হওয়া যায়?
যোগাযোগ দক্ষতা আপনার পেশাগত এবং ব্যক্তিগত জীবন উদ্ভাবনে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। আপনি যদি চান, আপনি. জিনিসপত্র আপনার সাথে সহযোগী হতে, আপনাকে কার্যকর যোগাযোগ পরিচালনা করতে হবে। আপনার বার্তাগুলি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হলেই এটি করা যেতে পারে৷ স্মার্ট লক্ষ্যগুলি ডিজাইন করা নিশ্চিত করুন এবং বাস্তবসম্মত এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তিগত চ্যালেঞ্জগুলির উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে তা বিকাশ করুন। এটি আপনাকে ইমেল শিষ্টাচার অনুসরণ করার ক্ষমতা প্রদান করে।
মেমো এবং ইমেলের জন্য লেখার দক্ষতা উন্নত করুন
ধরুন আপনি আপনার ইমেইল লেখার মান উন্নত করতে চান। শীর্ষ ফোকাস একটি SMART লক্ষ্য নিয়োগ করা উচিত. ইমেল শিষ্টাচারের জন্য, আপনাকে ইমেলের পিছনে আপনার ধারণার একটি রূপরেখা নিয়ে আসতে হবে। আপনার লক্ষ্য হওয়া উচিত আপনার ইমেলে সংক্ষিপ্ত বাক্যাংশ রাখা যদি আপনি এই অভ্যাসটিকে আপনার লেখার একটি ফর্ম করেন। আপনার লক্ষ্যগুলি নির্দিষ্ট এবং পরিমাপযোগ্য হতে পারে শুধুমাত্র যদি আপনি এই কৌশলটি পূর্ব থেকে সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন। এটি করার প্রাথমিক পদক্ষেপ হল একটি মানদণ্ড তৈরি করা যা আপনার লেখার প্রক্রিয়াকে মূল্যায়ন করতে সাহায্য করে।
একটি পেশাদার ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন
ডিভাইসের বেশিরভাগ কাজের জন্য আপনাকে একটি ইমেল ঠিকানা যোগ করতে হবে। তাই একটি পেশাদার ইমেল ঠিকানার গুরুত্ব তীব্র করা যাবে না. যে কেউ ব্যবসা চালাচ্ছেন তাদের অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে তাদের ইমেলগুলি কখনই মুছে যাবে না। আপনি যদি এই শব্দের কোনো পরিস্থিতি এড়াতে চান, তাহলে আপনাকে একটি নন-ব্র্যান্ডেড বা নন-ডেস্ক্রিপ্ট ঠিকানায় একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে।
আপনি যখনই একটি কোম্পানির সাথে কাজ করেন, আমরা আপনাকে আপনার শ্রোতাদের একটি কাস্টমাইজড উত্তর পাঠাতে কোম্পানির বিষয়ে নিবন্ধিত করি। সমস্ত সম্পর্কিত অ্যাক্সেস আপনাকে ডেটা, মানবাধিকার, ইত্যাদি সম্পর্কিত প্রদান করা হয়েছে৷ এই ইমেলটি সর্বদা ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে৷ বিশেষ করে আপনি যদি B2B মার্কেটিং করছেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার ব্যবসার ইমেলের সাথে আপনার নাম সংযুক্ত আছে এবং একটি বিষয় লাইন আছে যাতে আপনার শেষ ভোক্তা জানতে পারে যে সে কার সাথে কথা বলছে।
একটি পেশাদার ইমেল স্বাক্ষর যোগ করুন
আপনার ইমেলে একটি পেশাদার স্বাক্ষর থাকা ROI হার যোগ করতে পারে। আপনি যদি সক্রিয়ভাবে বিপণন প্রচারাভিযানে জড়িত থাকেন, তাহলে আপনি ব্যবসায় নেতৃত্ব দিতে সক্ষম হবেন। একটি স্বাক্ষর এবং বিষয় আপনার শেষ ব্যবহারকারীকে ব্যবসা সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য প্রদান করে।
কখনও কখনও লোকেরা উত্তর দেওয়ার সময় স্বাক্ষরগুলিতে তাদের স্লোগান বা ট্যাগলাইন যুক্ত করার প্রবণতা রাখে। এটি প্রচারের সাথে যোগ করে। আমরা আপনাকে স্বাক্ষর ছোট রাখার পরামর্শ দিই যাতে একজন গ্রাহক একই তথ্য দ্বারা বিরক্ত না হয়।
অত্যধিক বিস্ময়কর শব্দ থেকে সাবধান থাকুন
বোঝা যায়, তারা তাদের বার্তায় উৎসাহ ও উত্তেজনা দেখানোর চেষ্টা করছে। যাইহোক, বিস্ময়বোধক বিন্দু এড়ানো উচিত, এবং লোকেদের তাদের বিবৃতিতে প্রচুর বিস্ময়কর শব্দ প্রবেশ করা উচিত নয়। যতিচিহ্নের অত্যধিক ব্যবহার অস্পষ্ট বার্তা হতে পারে। এই ধরনের বার্তা শ্রোতাদের কাছে অত্যধিক আগ্রহী বা অপরিণত হয়। আমরা আপনাকে এটি ব্যবহার করার পরামর্শ দিই যখন এটি একটি উত্তর টাইপ করার সময় অপরিহার্য।
আপনার যোগাযোগ বিভাগ
আপনার ইমেল তালিকা ভাগ করা আপনাকে ইমেল শিষ্টাচারে সম্ভাব্য সর্বোত্তম যোগাযোগের পদ্ধতি প্রদান করে। যারা এর মাধ্যমে মার্কেটিং করছেন তাদের জন্য ইমেলের জন্য একটি সেগমেন্টেশন বৈশিষ্ট্য অপরিহার্য। একবার আপনি আপনার ইমেল তালিকা জমা দিলে, আপনি যে প্রচারাভিযান চালাতে ইচ্ছুক তার ভিত্তিতে আপনার গ্রাহকদের লক্ষ্য করা সহজ।
চূড়ান্ত রায়:
যদিও অনেক সংস্থাগুলি দক্ষতার সাথে কাজ করার জন্য বিভিন্ন যোগাযোগের পদ্ধতি ব্যবহার করে, একটি পেশাদার ইমেল ঠিকানা সবচেয়ে কার্যকর এবং জনপ্রিয় পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি। COVID-19 মহামারীর মুখে, কর্পোরেট বিশ্বের সাম্প্রতিক স্থানান্তর প্রধানত প্রত্যন্ত কাজের জন্য শুধুমাত্র ইমেল আদান-প্রদান, সংগঠিত এবং তথ্য সংরক্ষণের প্রয়োজনীয়তা বাড়িয়েছে। যদিও আধুনিক ইমেল সিস্টেম টিম সহযোগিতায় সাহায্য করার জন্য আগের চেয়ে উত্তর দেওয়ার জন্য আরও বেশি ক্ষমতা এবং পরিষেবা প্রদান করে, ইমেল শিষ্টাচারের মৌলিক বিষয়গুলি একই থাকে: নম্র, সুনির্দিষ্ট এবং পেশাদার হন। AppMaster আপনাকে আপনার ব্যবসার জন্য কোনো প্রোগ্রামার নিয়োগ না করেই মার্কেটিং ফর্ম এবং অন্যান্য অ্যাপ তৈরি করতে সক্ষম করে।
FAQs:
ইমেলের জন্য পাঁচটি ভদ্রতার নির্দেশিকা কী কী?
- আপনার ইমেলে আপনার প্রাপকের জন্য উপযুক্ত অভিবাদন ব্যবহার করুন।
- যথাযথ অভিবাদন এবং সমাপনী মন্তব্য ব্যবহার করা উচিত।
- ইমেইলে যথাযথ বিন্যাস ব্যবহার করুন।
- ALL CAPS ব্যবহার এড়িয়ে চলুন।
- বিশাল ফাইলের আকার কমিয়ে দিন।
ইমেলের সবচেয়ে মৌলিক এবং অপরিহার্য নিয়ম কী যা আপনার অনুসরণ করা উচিত?
একটি শক্তিশালী বিষয় লাইন সবসময় জোর দেওয়া হয়, প্রাথমিকভাবে যদি আপনার পেশাদার ইমেল ঠিকানা একটি বিপণন দৃষ্টিকোণ দিকে পরিচালিত হয়। নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেলে একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে যখনই সেগুলি আপনার ব্যবসার দর্শকদের দিকে ঠেলে দেওয়া হয়।
ইমেইল শিষ্টাচারের সুবর্ণ নিয়ম কি?
ইমেল শিষ্টাচারের সুবর্ণ নিয়ম। তিনটি শব্দের উপর ভিত্তি করে, ভদ্রতা, ভদ্রতা এবং স্বর্ণালী নিয়ম। কোনো ত্রুটি বা ভুল যোগাযোগ এড়িয়ে আপনার কথোপকথন সুচারুভাবে চলছে তা নিশ্চিত করতে হবে। অধিকন্তু, এটি সাহায্য করবে যদি আপনি সর্বদা বুঝতে পারেন যে ভাল ইমেল শিষ্টাচার অর্জনের জন্য বিস্ময়বোধক পয়েন্টের অতিরিক্ত ব্যবহার এড়ানো উচিত।
পেশাদার শিষ্টাচারের সংজ্ঞা কি?
পেশাগত শিষ্টাচার হল আচরণের একটি অলিখিত নিয়ম যা একটি কর্পোরেশনের সদস্যরা কীভাবে যোগাযোগ করে তা নিয়ন্ত্রণ করে। যখন ভাল পেশাদার শিষ্টাচার অনুসরণ করা হয়, প্রত্যেকে আরও স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে এবং জিনিসগুলি আরও মসৃণভাবে চলতে থাকে। এটি সরাসরি যেকোনো ইমেলে প্রয়োগ করা হয়।
