বিক্রেতার ইনভয়েস অনুমোদন কিউ: সহজ সেটআপ গাইড

ইনভয়েস অনুমোদনের হিসাব রাখা কঠিন হয়ে যায় কেন

ইনভয়েস অনুমোদন শুরুতে সহজ একটি নিয়মিত কাজ মনে হয়: বিক্রেতা একটি PDF ইমেইল করেন, কেউ সেটি পরীক্ষা করেন, তারপর ফাইন্যান্স পেমেন্ট করে। কিন্তু নিয়মিত ইনভয়েস আসতে থাকলে, একাধিক ব্যক্তির অনুমোদন লাগলে বা অর্ডার দেওয়ার পর ক্রয়ে পরিবর্তন এলে এই পদ্ধতি ভেঙে পড়ে।

পেমেন্টের স্ট্যাটাস ট্র্যাক করার জন্য ইমেইল ভালো জায়গা নয়। একজন পর্যালোচক হয়তো শুধু প্রেরককে উত্তর দেন, অন্যজন আগের আলোচনা ছাড়াই ইনভয়েস ফরওয়ার্ড করেন, আর একই সংযুক্তি একাধিক ইনবক্সে জমা হয়। তখন ফাইন্যান্সকে জিজ্ঞেস করতে হয়, ইনভয়েসটি পর্যালোচনাধীন, বিতর্কিত, অনুমোদিত, নাকি ইতিমধ্যে পরিশোধ করা হয়েছে।

শেয়ার করা স্প্রেডশিটে কিছুটা বেশি দৃশ্যমানতা পাওয়া যায়, কিন্তু সেখানেও সমস্যা তৈরি হয়। কেউ সেল ওভাররাইট করেন, কেউ কোনো সারি আপডেট করতে ভুলে যান, আবার কেউ «waiting», «pending» এবং «to check» শব্দগুলো ভিন্ন ভিন্ন পরিস্থিতিতে ব্যবহার করেন। স্প্রেডশিট ইনভয়েসের তালিকা দিতে পারে, কিন্তু কেন কেউ বেশি পরিমাণ অনুমোদন করেছেন বা পরের কাজটি কার, তা সাধারণত বোঝায় না।

একটি বিক্রেতার ইনভয়েস অনুমোদন কিউ প্রতিটি ইনভয়েসের জন্য একটি রেকর্ড এবং একটি বর্তমান স্ট্যাটাস রাখে। এতে বিক্রেতা, ইনভয়েস নম্বর, পরিমাণ, নির্ধারিত তারিখ, ক্রয়ের রেফারেন্স, নির্ধারিত পর্যালোচক এবং সিদ্ধান্তের ইতিহাস দেখা উচিত। এতে সবাই বার্তা ঘেঁটে ঘটনার ধারাবাহিকতা বোঝার বদলে একই রেকর্ড দেখতে পারেন।

কিউতে ইনভয়েসের সঙ্গে প্রতিষ্ঠানটি আসলে কী কিনতে চেয়েছিল, সেটিও তুলনা করা উচিত। বিক্রেতা, ক্রয় আদেশ নম্বর, পণ্য বা সেবা, পরিমাণ এবং মূল্য মিলিয়ে দেখা যায়। উদাহরণস্বরূপ, একটি অফিস ২০টি মনিটর প্রতি ১৮০ ডলারে অর্ডার করল, কিন্তু বিক্রেতার ইনভয়েসে ২২টি লেখা আছে। পেমেন্ট অনুমোদনের আগে সিস্টেমের ৩৬০ ডলারের পার্থক্যটি শনাক্ত করা উচিত।

সব পার্থক্য ভুল নয়। পরিবহন খরচ, আংশিক ডেলিভারি বা আগে থেকে সম্মত মূল্য পরিবর্তনের কারণে মূল ক্রয় বিবরণের সঙ্গে পরিমাণ না-ও মিলতে পারে। পর্যালোচকদের এই ব্যাখ্যা লিখে রাখার এবং সহায়ক নোট সংযুক্ত করার জায়গা দরকার। তা না হলে ফাইন্যান্স একটি ব্যাখ্যাহীন ব্যতিক্রম দেখতে পায় এবং একই তদন্ত আবার করতে হয়।

দায়িত্ব স্পষ্ট না থাকলে সবচেয়ে বেশি দেরি হয়। একজন টিম লিড ভাবতে পারেন ক্রয় বিভাগ অর্ডার পরীক্ষা করবে, ক্রয় বিভাগ ভাবতে পারে অনুরোধকারী ডেলিভারি নিশ্চিত করবেন, আর ফাইন্যান্স দুজনের অপেক্ষায় থাকতে পারে। বিক্রেতা পেমেন্টের খবর চাইলে তবেই ইনভয়েসটি নড়ে।

নির্দিষ্ট পর্যালোচক এবং একজন ব্যাকআপ নির্ধারণ করলে এই সমস্যা কমে। পর্যালোচক ইনভয়েস অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা অতিরিক্ত অনুসন্ধানের জন্য চিহ্নিত করতে পারেন। একটি পরিষ্কার পেমেন্ট অনুমোদন প্রক্রিয়ায় কে, কখন এবং কেন চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নিয়েছেন, তা লেখা থাকে। এতে দল সময়মতো পেমেন্ট করতে পারে এবং পুরোনো ইমেইল খুঁজে না গিয়েও পরে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে।

আপনার কিউতে কী তথ্য লাগবে তা ঠিক করুন

প্রতিটি ইনভয়েসে একই মৌলিক তথ্য থাকলে বিক্রেতার ইনভয়েস অনুমোদন কিউ সবচেয়ে ভালো কাজ করে। সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে পর্যালোচকদের যেন একাধিক ফাইল খুলতে বা অ্যাকাউন্টস পেয়েবলের কাছে অনুপস্থিত তথ্য চাইতে না হয়।

ইনভয়েস রেকর্ড দিয়ে শুরু করুন। প্রতিটি এন্ট্রিকে একটি আলাদা অভ্যন্তরীণ ID দিন, তারপর বিক্রেতার নাম, ইনভয়েস নম্বর, ইনভয়েসের তারিখ, মোট পরিমাণ, মুদ্রা, নির্ধারিত তারিখ এবং মূল ইনভয়েস সংযুক্তি রাখুন। বিক্রেতার ইনভয়েস নম্বর আলাদা ফিল্ডে রাখুন, কারণ ভিন্ন বিক্রেতা একই নম্বর ব্যবহার করতে পারেন।

ইনভয়েসের পাশে ক্রয়ের বিবরণ রাখুন। পর্যালোচকের ক্রয় আদেশ নম্বর, পণ্য বা সেবার বিবরণ, অর্ডারের পরিমাণ, পাওয়া পরিমাণ, সম্মত একক মূল্য এবং ক্রয় আদেশের মোট পরিমাণ জানা দরকার। সেবার ক্ষেত্রে পাওয়া পরিমাণের বদলে «কাজ নিশ্চিত হয়েছে» ধরনের ফিল্ড ব্যবহার করুন। এতে প্রতিটি ইনভয়েসে পণ্য গ্রহণের ফিল্ড যোগ করার প্রয়োজন হয় না।

একটি ব্যবহারিক ইনভয়েস রেকর্ডে থাকতে পারে:

• বিক্রেতা, বিক্রেতার যোগাযোগ ব্যক্তি, ইনভয়েস নম্বর এবং ইনভয়েস সংযুক্তি
• ইনভয়েসের তারিখ, নির্ধারিত তারিখ, পরিমাণ, কর, মুদ্রা এবং পেমেন্টের শর্ত
• ক্রয় আদেশ নম্বর, অর্ডারের পরিমাণ, পাওয়া পরিমাণ এবং সম্মত মূল্য
• বর্তমান স্ট্যাটাস, নির্ধারিত পর্যালোচক, সিদ্ধান্তের তারিখ এবং পর্যালোচকের নোট
• পার্থক্যের ধরন, পার্থক্যের পরিমাণ এবং সহায়ক নথি

বাস্তব পেমেন্ট অনুমোদন প্রক্রিয়া বোঝায় এমন স্ট্যাটাস ব্যবহার করুন। «New» মানে দল এখনও ইনভয়েস পরীক্ষা করেনি। «Under review» মানে কেউ এর দায়িত্ব নিয়েছেন। «Waiting for correction» বোঝায় বিক্রেতা বা ক্রেতার উত্তর দরকার। «Approved» মানে ফাইন্যান্স পেমেন্ট নির্ধারণ করতে পারে, আর «Rejected» মানে নথিভুক্ত কারণসহ অনুরোধটি বন্ধ হয়েছে।

«Pending»-এর মতো অস্পষ্ট লেবেল এড়িয়ে চলুন। এতে বোঝা যায় না ইনভয়েসটি ম্যানেজার, পণ্য পাওয়ার নিশ্চয়তা, নাকি সংশোধিত মূল্যের অপেক্ষায় আছে। নির্দিষ্ট স্ট্যাটাস ব্যবহার করলে সুপারভাইজার কিউ ফিল্টার করে দ্রুত পরের কাজ দেখতে পারেন।

ফিল্ডের মতো অনুমতিও গুরুত্ব দিয়ে ঠিক করতে হবে। কোনো বিভাগীয় ম্যানেজারের পণ্য পৌঁছেছে কি না নিশ্চিত করার দরকার হতে পারে, কিন্তু ব্যাংকের বিবরণ বা সব বিক্রেতার মূল্য দেখার প্রয়োজন নাও থাকতে পারে। ফাইন্যান্স কর্মীদের সাধারণত পেমেন্টের পরিমাণ, করের তথ্য এবং পেমেন্টের স্ট্যাটাস দরকার। ক্রয় বিভাগের কর্মীদের দরকার ক্রয় আদেশ ও মূল্যের তথ্য। প্রতিটি ভূমিকাকে তার কাজের জন্য প্রয়োজনীয় রেকর্ড ও ফিল্ডেই সীমাবদ্ধ রাখুন।

উদাহরণস্বরূপ, গুদামের একজন পর্যালোচক ৫০টি অর্ডারের বিপরীতে ৪৮টি চেয়ার এসেছে কি না নিশ্চিত করতে পারেন। কিউতে দুই ইউনিটের ঘাটতি দেখানো, ইনভয়েসটি পর্যালোচনাধীন রাখা এবং বিষয়টি ক্রেতার কাছে পাঠানো উচিত। একটি রেকর্ড দেরির কারণ সংরক্ষণ করে এবং আগেভাগে পেমেন্ট ঠেকায়।

তৈরি করার আগে অনুমোদনের পথ নির্ধারণ করুন

ফিল্ড, স্ক্রিন বা অটোমেশন তৈরি করার আগে ইনভয়েস কোন পথে যাবে তা লিখে নিন। নির্ধারিত পথ থাকলে সবাই অন্য কারও কাজের অপেক্ষায় আছে ভেবে ইনভয়েস শেয়ার করা ইনবক্সে ফেলে রাখবে না।

অ্যাকাউন্টস পেয়েবল দলের একজন সদস্য ইনভয়েস প্রবেশ করালে বা ফাইল আপলোড করলে প্রক্রিয়া শুরু হবে। বিক্রেতা, ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, মোট পরিমাণ, বিভাগ, ক্রয় আদেশ নম্বর এবং নির্ধারিত তারিখ লিখুন। আইটেমটিকে «Received» হিসেবে চিহ্নিত করে সঙ্গে সঙ্গে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি দিন।

এরপর ইনভয়েসের সঙ্গে ক্রয়ের বিবরণ মিলিয়ে দেখুন। বিক্রেতা, অর্ডার করা পণ্য বা সেবা, পরিমাণ, মূল্য এবং মোট পরিমাণ তুলনা করুন। সব মিলে গেলে ইনভয়েস এগোতে পারে। ক্রয় আদেশ না থাকলে বা সম্মত পরিমাণের বেশি হলে পর্যালোচককে অনুমান করতে না দিয়ে সেটিকে পার্থক্যের স্ট্যাটাসে পাঠান।

প্রতিটি ধরনের ইনভয়েসের জন্য পর্যালোচক বেছে নিন

একটি অনুমোদনের পথ দিয়ে সব বিল পরিচালনা করা উচিত নয়। ৭৫ ডলারের অফিস সরঞ্জামের অর্ডার এবং ২৫,০০০ ডলারের কনসালটিং ইনভয়েসে আলাদা পরীক্ষা দরকার। ইনভয়েস রেকর্ডে আগে থেকেই থাকা তথ্য ব্যবহার করে অ্যাসাইনমেন্টের নিয়ম তৈরি করুন।

উদাহরণস্বরূপ, একটি ইনভয়েস অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো এমন হতে পারে:

• মার্কেটিংয়ের ইনভয়েস মার্কেটিং বাজেটের মালিকের কাছে পাঠাবে।
• নির্দিষ্ট সীমার বেশি ইনভয়েস বিভাগীয় ম্যানেজার ও ফাইন্যান্সের কাছে পাঠাবে।
• সরঞ্জাম কেনার ইনভয়েস যিনি পণ্যটি চেয়েছেন তার কাছে পাঠাবে।
• ক্রয় আদেশ ছাড়া ইনভয়েস সংশ্লিষ্ট বিভাগের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে পাঠাবে।
• প্রথম অনুমোদিত ইনভয়েসে শর্ত নিশ্চিত হওয়ার পর নিয়মিত বিক্রেতার বিল ফাইন্যান্সের কাছে পাঠাবে।

অনুপস্থিতির জন্য একজন ব্যাকআপ পর্যালোচক দিন। স্বাভাবিক ইনভয়েসের জন্য দুই কর্মদিবসের মতো যুক্তিসঙ্গত সময়ের পর রিমাইন্ডার সেট করুন। কিউতে ইনভয়েসটি কার কাছে আছে, তিনি কখন পেয়েছেন এবং কেন পেয়েছেন, তা দেখা উচিত।

পেমেন্টের সিদ্ধান্ত পরিষ্কারভাবে লিখুন

প্রয়োজনীয় সব পর্যালোচক অনুমোদন দিলে ইনভয়েসটি «Ready for payment» স্ট্যাটাসে নিন। এরপর ফাইন্যান্স পেমেন্টের সিদ্ধান্ত লিখবে: পেমেন্ট অনুমোদিত, আটকে রাখা হয়েছে, নাকি প্রত্যাখ্যাত। একই রেকর্ডে সিদ্ধান্তের তারিখ, সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীর নাম এবং সংক্ষিপ্ত কারণ রাখুন।

প্রত্যাখ্যাত ইনভয়েস একটি নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে ফিরে যাওয়া উচিত, যেমন অ্যাকাউন্টস পেয়েবল বা অনুরোধকারী। «তৃতীয় লাইনের মূল্য পরীক্ষা করুন» বললে স্পষ্ট কাজ বোঝা যায়। «আরও পর্যালোচনা দরকার» তেমন কিছু বলে না।

এই পথ ইনভয়েসের পার্থক্য ট্র্যাক করাও সহজ করে। কোনো অমিল ইমেইল থ্রেডে হারিয়ে না গিয়ে সমাধান হওয়া পর্যন্ত দৃশ্যমান থাকে। লিখিত পথ নিয়মিত ইনভয়েসে একই ধাপ প্রয়োগ করে এবং অস্বাভাবিক ক্রয়কে সঠিক ব্যক্তির কাছে পাঠায়।

ধাপে ধাপে কিউ তৈরি করুন

দুটি সংযুক্ত রেকর্ড দিয়ে শুরু করুন: Vendor এবং Invoice। বিক্রেতার রেকর্ডে সরবরাহকারীর নাম, যোগাযোগের বিবরণ, পেমেন্টের শর্ত এবং করের তথ্য থাকবে। ইনভয়েস রেকর্ডে থাকবে ইনভয়েস নম্বর, ইস্যুর তারিখ, নির্ধারিত তারিখ, পরিমাণ, মুদ্রা এবং সংযুক্ত নথি।

ক্রয়ের বিবরণ আলাদা স্প্রেডশিটে না রেখে ইনভয়েস রেকর্ডে যোগ করুন। প্রতিটি ইনভয়েস একটি ক্রয় আদেশ, এক বা একাধিক পণ্য গ্রহণের রেকর্ড, অথবা দুটির সঙ্গেই যুক্ত হতে পারে। এই সংযোগ পর্যালোচকদের পেমেন্ট অনুমোদনের আগে প্রয়োজনীয় পরিমাণ দেখায়।

AppMaster-এ Data Designer ব্যবহার করে এই রেকর্ড তৈরি করুন এবং সম্পর্কের মাধ্যমে যুক্ত করুন। একটি বিক্রেতার অনেক ইনভয়েস থাকতে পারে, আবার কোনো সরবরাহকারী একাধিক অর্ডারের বিল দিলে একটি ইনভয়েসে একাধিক ক্রয় লাইন থাকতে পারে।

পর্যালোচকরা যে ফিল্ড ব্যবহার করবেন সেগুলো যোগ করুন

প্রতিটি ইনভয়েসে পরিষ্কার স্ট্যাটাস রাখুন এবং পছন্দগুলো সহজ রাখুন:

• Draft, যখন কেউ ইনভয়েস লিখেছেন কিন্তু পর্যালোচনার জন্য পাঠাননি
• Waiting for review, যখন নির্ধারিত পর্যালোচকের কাজ বাকি
• Needs clarification, যখন পরিমাণ বা ক্রয়ের বিবরণ মেলেনি
• Approved বা rejected, যখন পর্যালোচক সিদ্ধান্ত লিখেছেন
• Paid, যখন ফাইন্যান্স পেমেন্ট নিশ্চিত করেছে

নির্ধারিত পর্যালোচক, সিদ্ধান্তের তারিখ, পর্যালোচকের মন্তব্য এবং পার্থক্যের কারণ যোগ করুন। পর্যালোচককে «অর্ডারের তুলনায় মূল্য ভিন্ন» বা «পণ্য পাওয়া যায়নি» ধরনের কারণ বেছে নিতে দিন, অস্পষ্ট নোট লিখতে নয়। প্রয়োজনে তিনি প্রসঙ্গ বোঝাতে ছোট মন্তব্যও যোগ করতে পারেন।

ডুপ্লিকেট পরীক্ষা-সহ একটি ইনভয়েস এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করুন। ব্যবহারকারী ইনভয়েস নম্বর লিখলে ফর্মটি একই বিক্রেতা ও ইনভয়েস নম্বরের কোনো রেকর্ড আছে কি না খুঁজবে। থাকলে সেভ বন্ধ করে আগের ইনভয়েসটি দেখাবে। ভিন্ন বিক্রেতা একই ইনভয়েস নম্বর ব্যবহার করতে পারেন, তাই শুধু নম্বর নয়, বিক্রেতা ও নম্বরের জোড়াটি পরীক্ষা করুন।

কাজের কিউ তৈরি করুন

ফাইন্যান্স ও পর্যালোচকদের জন্য একটি কিউ ভিউ তৈরি করুন। এতে বিক্রেতা, ইনভয়েস নম্বর, পরিমাণ, নির্ধারিত তারিখ, স্ট্যাটাস, নির্ধারিত পর্যালোচক এবং পার্থক্যের চিহ্ন দেখান। প্রথমে নির্ধারিত তারিখ অনুযায়ী অপরিশোধিত ইনভয়েস সাজান, তারপর Draft-এর আগে পর্যালোচনার অপেক্ষায় থাকা আইটেম দেখান।

ফিল্টার ব্যবহার করুন, যাতে পর্যালোচক শুধু নিজের জন্য নির্ধারিত ইনভয়েস দেখেন আর ফাইন্যান্স সব খোলা আইটেম দেখতে পারে। অতিরিক্ত সময় পেরিয়ে যাওয়া ইনভয়েসে লাল চিহ্ন কার্যকর, তবে প্রত্যাখ্যাত রেকর্ড আলাদা স্ট্যাটাস ফিল্টারে রাখুন। দলের সম্পূর্ণ পেমেন্ট ইতিহাস দরকার।

উদাহরণস্বরূপ, শুক্রবারের মধ্যে পরিশোধযোগ্য এবং মূল্যগত অমিল থাকা একটি ইনভয়েস «Needs clarification» হিসেবে দেখাবে এবং পার্থক্য সমাধান না হওয়া পর্যন্ত পেমেন্ট অনুমোদনের বাইরে থাকবে। কিউতে তখন পরের কাজটি কার এবং ইনভয়েসটি কেন থেমে আছে, তা দেখা যাবে।

মিল ও পার্থক্যের নিয়ম নির্ধারণ করুন

কোন ইনভয়েস ম্যানুয়াল পর্যালোচনা ছাড়াই এগোতে পারবে, তা মিলের নিয়ম ঠিক করে। প্রথম সংস্করণ সহজ রাখুন: বিক্রেতার ইনভয়েস, ক্রয় আদেশ এবং পণ্য গ্রহণের রেকর্ড তুলনা করুন। দল পাওয়া পরিমাণ লিখে না রাখলে ইনভয়েসের পরিমাণ অর্ডারের পরিমাণের সঙ্গে মিলিয়ে ব্যতিক্রমগুলো পেমেন্টের আগে ক্রেতার কাছে পাঠান।

তিনটি রেকর্ড থাকলে three-way match ব্যবহার করুন। কিউতে ব্যবসা কী অর্ডার করেছিল, কী পৌঁছেছে এবং বিক্রেতা কী বিল করেছে, তা পরীক্ষা হবে। এতে সাধারণ সমস্যা ধরা পড়ে। বিক্রেতা ২০টি ইউনিটের বিল করতে পারেন, ক্রয় আদেশেও ২০টি থাকতে পারে, কিন্তু গুদামে পৌঁছাতে পারে মাত্র ১৬টি।

ছোট পার্থক্যের জন্য পরিষ্কার সীমা ঠিক করুন। এক সেন্টের রাউন্ডিং পার্থক্যে ইনভয়েস আটকে থাকা উচিত নয়, কিন্তু ১০ শতাংশ মূল্য বৃদ্ধি সম্ভবত থামানো দরকার। কিউ চালু করার আগে ফাইন্যান্স ও ক্রয় বিভাগকে এই সীমায় একমত হতে হবে।

প্রতিটি ইনভয়েসে একই বিষয় পরীক্ষা করুন:

• বিল করা পরিমাণের সঙ্গে পাওয়া বা অর্ডার করা পরিমাণ
• অনুমোদিত ক্রয় আদেশের একক মূল্যের সঙ্গে একক মূল্য
• প্রত্যাশিত হারের সঙ্গে বিক্রয় কর, VAT বা অন্যান্য কর
• ক্রয়ের শর্তের সঙ্গে শিপিং, হ্যান্ডলিং ও অতিরিক্ত ফি
• হিসাব করা মোট পরিমাণের সঙ্গে ইনভয়েসের মোট পরিমাণ

কিউ কোনো পার্থক্য পেলে «error»-এর মতো অস্পষ্ট স্ট্যাটাস ব্যবহার করবেন না। সমস্যাটি বোঝায় এমন কারণ লিখুন। «পাওয়া পরিমাণের তুলনায় বিল করা পরিমাণ ৪ ইউনিট বেশি» বললে ক্রেতা কী পরীক্ষা করবেন তা বুঝবেন। «কর প্রত্যাশিত পরিমাণের চেয়ে ১৮.৪০ ডলার বেশি» বললে অ্যাকাউন্টস পেয়েবল কোথায় দেখবে তা বোঝা যায়।

প্রতিটি পার্থক্যের জন্য একটি বিভাগ, সংক্ষিপ্ত নোট, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং নির্ধারিত তারিখ দিন। বিভাগ হতে পারে পরিমাণ, মূল্য, কর, পরিবহন খরচ, ডুপ্লিকেট ইনভয়েস এবং অনুপস্থিত ক্রয় আদেশ। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা ভূমিকা নির্দিষ্ট হওয়া উচিত, যেমন ক্রেতা, পণ্য গ্রহণের কর্মী বা বিক্রেতার যোগাযোগ ব্যক্তি। নির্ধারিত তারিখ থাকলে ইনভয়েস কয়েক সপ্তাহ ধরে চিহ্নিত অবস্থায় পড়ে থাকে না।

সমস্যা অনুযায়ী ইনভয়েস রাউট করুন। মূল্যগত অমিল সেই ক্রেতার কাছে পাঠান যিনি ক্রয় অনুমোদন করেছিলেন। ডেলিভারি রেকর্ড না থাকলে পণ্য গ্রহণের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে পাঠান। বিক্রেতা ভুল পরিমাণ বিল করলে বা অনুমোদনহীন ফি যোগ করলে বিক্রেতার যোগাযোগ ব্যক্তির কাছে সংশোধিত ইনভয়েস চান।

গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য খোলা থাকা অবস্থায় পেমেন্ট আটকে রাখুন। প্রতিষ্ঠানের নীতি অনুমতি দিলে পর্যালোচক আংশিক পেমেন্ট অনুমোদন করতে পারেন, তবে কিউতে পরিমাণ, কারণ এবং সিদ্ধান্ত লিখতে হবে। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি সমস্যার সমাধান করলে সমাধানের নথি সংযুক্ত করে ইনভয়েসকে অনুমোদনের ধাপে ফিরিয়ে দিন।

একটি সাধারণ ইনভয়েসের উদাহরণ দেখুন

একটি বাড়তে থাকা টিমের জন্য ফ্যাসিলিটিজ সমন্বয়কারী ২০টি অফিস চেয়ার অর্ডার করেন। ক্রয় আদেশে প্রতি চেয়ারের মূল্য ১৮০ ডলার, অর্থাৎ পণ্যের মোট মূল্য ৩,৬০০ ডলার। অর্ডারে ক্রয় ম্যানেজারকে পর্যালোচক করা হয় এবং পেমেন্টের শর্ত ৩০ দিন নির্ধারণ করা হয়।

সরবরাহকারী ইনভয়েস পাঠালে অ্যাকাউন্টস পেয়েবল দলের একজন সদস্য সেটি বিক্রেতার ইনভয়েস অনুমোদন কিউতে যোগ করেন। তিনি সরবরাহকারীর নাম, ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, নির্ধারিত তারিখ, ক্রয় আদেশ নম্বর, পরিমাণ এবং ইনভয়েসের একটি কপি দেন। কিউ মেলা ক্রয় আদেশটি খুঁজে বিবরণ তুলনা করে।

বেশিরভাগ ফিল্ড মিলে যায়: সরবরাহকারী, অর্ডার নম্বর এবং ২০টি চেয়ারের পরিমাণ। কিন্তু ইনভয়েসে প্রতি চেয়ারের মূল্য ১৯০ ডলার, ফলে পণ্যের মোট মূল্য ৩,৮০০ ডলার। ২০০ ডলারের পার্থক্য দলের অনুমোদিত মূল্য সীমার চেয়ে বেশি হওয়ায় ইনভয়েস অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো স্ট্যাটাস «Needs review» করে।

পর্যালোচক পার্থক্যটি সমাধান করেন

কিউ আইটেমটি অর্ডার করা ক্রয় ম্যানেজারের কাছে পাঠায়। ইমেইল থ্রেড খোঁজার বদলে তিনি একই স্ক্রিনে মূল ক্রয় আদেশ ও ইনভয়েস দেখতে পান।

ম্যানেজার সরবরাহকারীর বার্তা পরীক্ষা করে দেখেন, মূল চেয়ারের মডেলটি পাওয়া যাচ্ছিল না। তিনি বেশি দামের বিকল্প মডেল অনুমোদন করেছিলেন, কিন্তু কেউ ক্রয় আদেশ আপডেট করেনি। তিনি মন্তব্য যোগ করেন: «প্রতি ১৯০ ডলারে বিকল্প চেয়ার অনুমোদিত। PO আপডেট করে ৩,৮০০ ডলার করুন।» এরপর ব্যবসার এখনও যে ইনভয়েসটি পরিশোধ করা দরকার, সেটি প্রত্যাখ্যান না করে «Approve with revision» বেছে নেন।

মন্তব্যটি রেকর্ডের সঙ্গে থেকে যায়। এতে অ্যাকাউন্টস পেয়েবল পরিবর্তিত পরিমাণের পরিষ্কার কারণ পায় এবং পরে খরচ পর্যালোচনায় সহায়তা হয়।

রেকর্ডটি পেমেন্টে পাঠান

দলের নিয়ম অনুযায়ী কিউ ক্রয় আদেশের পরিমাণ ৩,৮০০ ডলারে আপডেট করে অথবা সংশোধনের জন্য চিহ্নিত করে। এতে ম্যানেজারের নাম, সিদ্ধান্ত, মন্তব্য এবং সিদ্ধান্তের সময় সংরক্ষিত হয়। এখন ইনভয়েসের পরিমাণ মিলে গেছে এবং মূল্য অনুমোদিত।

এরপর কিউ রেকর্ডটি পেমেন্ট নির্ধারণকারী ব্যক্তির কাছে পাঠায়। তিনি অনুমোদিত পরিমাণ, নির্ধারিত তারিখ, পেমেন্টের শর্ত এবং ম্যানেজারের নোট দেখতে পান। তিনি সম্মত তারিখে ৩,৮০০ ডলারের পেমেন্ট নির্ধারণ করে স্ট্যাটাস «Payment scheduled» করেন।

প্রতিটি ব্যক্তির একটি পরিষ্কার কাজ থাকে। সমন্বয়কারী দেখেন ইনভয়েস এগিয়েছে, ম্যানেজার ব্যতিক্রমটির দায়িত্বে আছেন এবং পেমেন্ট নির্ধারণকারী যাচাইহীন বিলের বদলে অনুমোদিত রেকর্ড ব্যবহার করছেন।

যে ভুলগুলো পেমেন্টে দেরি ঘটায়

সব ইনভয়েসকে একইভাবে পরিচালনা করলে বিক্রেতার ইনভয়েস অনুমোদন কিউ ধীর হয়ে যায়। ক্রয় আদেশ ও ডেলিভারি রেকর্ডের সঙ্গে মেলা নিয়মিত ইনভয়েসকে পাঁচজনের অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা করা উচিত নয়। পরিমাণ, বিভাগ, সরবরাহকারী বা পার্থক্যের স্ট্যাটাস অনুযায়ী অনুমোদনের স্তর নির্ধারণ করুন। যে সিদ্ধান্ত দরকার, শুধু সেই সিদ্ধান্তের মালিকদের কাছে ইনভয়েস পাঠান।

উদাহরণস্বরূপ, ১৮০ ডলারের অফিস সরবরাহের ইনভয়েস মিল হয়ে গেলে সরাসরি বাজেটের মালিকের কাছে যেতে পারে। ক্রয় আদেশের চেয়ে ১,২০০ ডলার বেশি একটি ইনভয়েস ক্রেতা ও ফাইন্যান্স পর্যালোচকের কাছে যাবে। এতে নিয়মিত পেমেন্ট এগোয় এবং ব্যতিক্রমগুলো সতর্কতার সঙ্গে পরীক্ষা হয়।

কেউ পার্থক্য দেখলে মূল ইনভয়েসের পরিমাণ বদলে দেবেন না। বিক্রেতার জমা দেওয়া পরিমাণ, ক্রয় আদেশের পরিমাণ এবং সংশোধিত পরিমাণ আলাদা ফিল্ডে রাখুন। কী এসেছে, দল কী আশা করেছিল এবং চূড়ান্ত পেমেন্ট কেন বদলেছে, তার পরিষ্কার রেকর্ড ফাইন্যান্সের দরকার।

যদি সরবরাহকারী ২,৩০০ ডলারের ক্রয় আদেশের বিপরীতে ২,৪৫০ ডলার বিল করেন, কিউতে দুটি পরিমাণই রাখুন। পর্যালোচক লিখতে পারেন অতিরিক্ত ১৫০ ডলার অনুমোদিত পরিবর্তন, শিপিং খরচ নাকি ভুলের জন্য। মূল পরিমাণ ওভাররাইট করলে ইনভয়েসের পার্থক্য ট্র্যাক করা কঠিন হয় এবং অডিটের সময় বিভ্রান্তি তৈরি হয়।

প্রত্যাখ্যান ও পরিবর্তনের অনুরোধেরও লিখিত কারণ দরকার। শুধু স্ট্যাটাস পরের ব্যক্তিকে খুব কম তথ্য দেয়। «পণ্য পাওয়ার রেকর্ডের সঙ্গে পরিমাণ মিলছে না» বা «যোগ করা সেবার ঘণ্টার জন্য ম্যানেজারের অনুমোদন সংযুক্ত করুন» ধরনের ছোট নোট বাধ্যতামূলক করুন। এতে বিক্রেতার যোগাযোগ ব্যক্তি, ক্রেতা এবং ফাইন্যান্স দল অনুমান না করেই কাজ করতে পারে।

কার্যকর নিয়মের মধ্যে থাকতে পারে:

• মেলা কম মূল্যের ইনভয়েস ছোট অনুমোদন পথে পাঠান।
• গ্রহণের পর মূল ইনভয়েসের বিবরণ লক করুন এবং সংশোধন আলাদাভাবে লগ করুন।
• পর্যালোচক ইনভয়েস প্রত্যাখ্যান বা ফেরত দিলে কারণ ও নোট বাধ্যতামূলক করুন।
• প্রতিটি পর্যালোচকের জন্য নির্ধারিত তারিখ দিন এবং ইনভয়েস অতিরিক্ত সময় পেরোনোর আগে রিমাইন্ডার পাঠান।
• ব্যবহারকারীর ভূমিকা বা বিভাগের জন্য নির্ধারিত ইনভয়েসেই প্রবেশাধিকার সীমাবদ্ধ রাখুন।

কিছু কেনার অনুরোধ থেকে পেমেন্ট অনুমোদন আলাদা রাখুন। ক্রয় অনুরোধ কোনো দল টাকা খরচ করার আগে অনুমতি চায়। পেমেন্ট অনুমোদন নিশ্চিত করে যে সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠান যে জিনিস কেনার সিদ্ধান্ত নিয়েছিল তা দিয়েছে এবং ইনভয়েস সঠিক। দুটি সিদ্ধান্ত একত্র করলে পর্যালোচক মূল অনুরোধ অনুমোদনের কথা মনে থাকায় পেমেন্টও অনুমোদন করে ফেলতে পারেন।

AppMaster একই নো-কোড অ্যাপ্লিকেশনে এই ধাপগুলো রাখতে পারে, পাশাপাশি ক্রয় অনুরোধ, ক্রয় আদেশ, ইনভয়েস, পর্যালোচকের নোট এবং পেমেন্টের সিদ্ধান্তের জন্য আলাদা রেকর্ড সংরক্ষণ করতে পারে। পরে কোনো ইনভয়েসে আবার পর্যালোচনা দরকার হলে ফাইন্যান্সের কাছে পরিষ্কার ইতিহাস থাকে।

টিম ব্যবহারের আগে দ্রুত পরীক্ষা করুন

একটি ছোট পরীক্ষা ইনভয়েস ভুল ব্যক্তির কিউতে যাওয়ার সমস্যা আগেই ধরতে পারে। খালি নমুনা রেকর্ড নয়, বাস্তবসম্মত ইনভয়েস ব্যবহার করুন এবং যারা ইনভয়েস অনুমোদন বা পেমেন্ট করেন তাদের দিয়েই স্ক্রিন পরীক্ষা করান।

প্রতিটি ইনভয়েসের প্রয়োজনীয় তথ্য পরীক্ষা করুন। বিক্রেতা, নির্ধারিত তারিখ, মোট পরিমাণ এবং ইনভয়েস ফাইল সংযুক্ত না থাকলে ফর্মের সাবমিশন বন্ধ হওয়া উচিত। এই তথ্য পর্যালোচকদের সিদ্ধান্ত নিতে এবং ফাইন্যান্সকে পরে পরীক্ষা করতে সাহায্য করে।

কিউ ভিউও পরীক্ষা করুন। প্রতিটি সারিতে বিক্রেতা, পরিমাণ, নির্ধারিত তারিখ, বর্তমান স্ট্যাটাস, নির্ধারিত পর্যালোচক এবং পরের কাজ দেখা উচিত। একাধিক রেকর্ড না খুলেই পর্যালোচকের বোঝা উচিত অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান, সংশোধনের অনুরোধ নাকি অন্য কারও অপেক্ষা করতে হবে।

ইনভয়েস অনুমোদন ওয়ার্কফ্লোতে দুটি পরীক্ষা করুন:

• বিক্রেতা, ক্রয় আদেশের বিবরণ, পরিমাণ এবং মূল্য মেলা একটি ইনভয়েস জমা দিন। এটি সঠিক পর্যালোচকের কাছে যায় এবং পেমেন্ট অনুমোদনে যেতে পারে কি না নিশ্চিত করুন।
• মূল্যে পার্থক্য থাকা একটি ইনভয়েস জমা দিন। কিউ পার্থক্য শনাক্ত করে, কারণ সংরক্ষণ করে এবং সঠিক ব্যক্তি সমাধান না করা পর্যন্ত পেমেন্ট আটকে রাখে কি না নিশ্চিত করুন।

দুটি রেকর্ডই প্রতিটি স্ট্যাটাসের মধ্য দিয়ে এগিয়ে নিন। পর্যালোচক অনুপস্থিত থাকলে পুনর্নির্ধারণ কাজ করে কি না এবং পর্যালোচক বদলালেও নির্ধারিত তারিখ দৃশ্যমান থাকে কি না পরীক্ষা করুন। প্রক্রিয়ায় নোটিফিকেশন থাকলে বাস্তব টিমের ঠিকানা ব্যবহার করে কে কোন বার্তা পায় তা দেখুন।

অডিট ট্রেইলও পরীক্ষা করুন। একটি ইনভয়েস অনুমোদন করুন এবং অন্যটি প্রত্যাখ্যান বা ফেরত দিন। এরপর বিক্রেতা বা ইনভয়েস নম্বর দিয়ে প্রতিটি রেকর্ড খুঁজুন। রেকর্ডে চূড়ান্ত পেমেন্টের সিদ্ধান্ত, কে নিয়েছেন, কখন নিয়েছেন এবং কী মন্তব্য করেছেন, তা দেখা উচিত। বিক্রেতা কেন পেমেন্ট বদলেছে বা দেরি হয়েছে জানতে চাইলে এই ইতিহাস কাজে আসে।

চালুর আগে একটি অনুমতি পরীক্ষা করুন। অনুরোধকারী ইনভয়েস জমা দিতে পারেন, কিন্তু নিজের অনুরোধ নিজে অনুমোদন করতে পারবেন না। পেমেন্ট কর্মীদের অনুমোদিত ইনভয়েসে প্রবেশাধিকার দরকার, অন্যদের শুধু ভূমিকা অনুযায়ী প্রয়োজনীয় রেকর্ড দেখা উচিত। ইনভয়েস আসার পর অস্পষ্ট প্রক্রিয়া ঠিক করার চেয়ে চালুর আগে এই ঘাটতি সংশোধন করা সহজ।

AppMaster দিয়ে কিউটি দৈনন্দিন কাজে ব্যবহার করুন

ছোট করে শুরু করুন। বিশেষ কেস, অতিরিক্ত বিভাগ বা একাধিক পেমেন্ট নিয়ম যোগ করার আগে একটি ইনভয়েসের ধরনকে একটি অনুমোদনের পথে চালান। যেমন, সাধারণ ক্রয় আদেশের ইনভয়েস প্রথমে ক্রেতা, তারপর ফাইন্যান্স এবং শেষে পেমেন্ট অনুমোদনকারীর কাছে যেতে পারে।

AppMaster কোনো কোড না লিখেই এই অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে দেয়। Data Designer-এ বিক্রেতা, ক্রয় আদেশ, ইনভয়েস, ইনভয়েস লাইন, পর্যালোচক, পার্থক্যের নোট এবং পেমেন্টের সিদ্ধান্তের রেকর্ড তৈরি করুন। প্রতিটি ইনভয়েসে Draft, Waiting for review, Needs correction, Approved বা Rejected-এর মতো পরিষ্কার স্ট্যাটাস দিন।

প্রতিটি কাজের পর কী হবে, তা Business Process Editor-এ নির্ধারণ করুন। কর্মী ইনভয়েস যোগ করলে প্রক্রিয়াটি সংশ্লিষ্ট ক্রয়ের বিবরণের সঙ্গে বিক্রেতা, অর্ডার নম্বর, পরিমাণ এবং মোট পরিমাণ তুলনা করতে পারে। পরিমাণ নির্ধারিত সীমার বেশি বদলালে স্বাভাবিক পেমেন্ট অনুমোদন প্রক্রিয়ায় না পাঠিয়ে সেটিকে পার্থক্য পর্যালোচনায় পাঠানো যাবে।

বাস্তব কাজ দিয়ে পরীক্ষা করুন

ক্রয় বিভাগের একজন এবং ফাইন্যান্সের একজনকে দিয়ে প্রথম সংস্করণ পরীক্ষা করান। এমন ইনভয়েস ব্যবহার করুন যা দল আগে পরিচালনা করেছে। একটি সঠিক ইনভয়েস, ভুল মোট পরিমাণের একটি ইনভয়েস এবং মেলা ক্রয় আদেশ ছাড়া একটি ইনভয়েস রাখুন। পরিচিত উদাহরণে অনুপস্থিত তথ্য দ্রুত ধরা পড়ে।

পরীক্ষার সময় পর্যালোচকরা যেন স্প্রেডশিট খোলা বা ইমেইল না পাঠিয়েই উত্তর দিতে পারেন:

• এই ইনভয়েসের পক্ষে কোন ক্রয় আদেশ আছে?
• এখন কার অনুমোদন দরকার?
• কিউ কেন পার্থক্য শনাক্ত করেছে?
• প্রতিটি পর্যালোচক কী সিদ্ধান্ত নিয়েছেন?
• ফাইন্যান্স কি চূড়ান্ত পেমেন্টের সিদ্ধান্ত দেখতে পাচ্ছে?

ডেস্কে কাজ করা কর্মীদের জন্য ওয়েব স্ক্রিন তৈরি করুন। ম্যানেজাররা কম্পিউটার থেকে দূরে থেকেও ইনভয়েস অনুমোদন করলে মোবাইল স্ক্রিন যোগ করুন। একটি স্ক্রিনেই পর্যালোচকের ইনভয়েসের বিবরণ, মিলের ফলাফল, মন্তব্য, সংযুক্তি এবং সিদ্ধান্তের বোতাম দেখা উচিত। প্রথম স্ক্রিনটি নির্দিষ্ট রাখুন, কারণ অতিরিক্ত ঐচ্ছিক ফিল্ড নিয়মিত অনুমোদন ধীর করে।

টিমের ঘাটতি ধরা পড়লে কিউ আপডেট করুন

প্রথম সংস্করণকে ব্যবহারযোগ্য খসড়া হিসেবে দেখুন। ফাইন্যান্স যদি বারবার করের কোড চায়, সেটি ইনভয়েস রেকর্ডে যোগ করুন। ক্রয় বিভাগকে মূল্য পরিবর্তনের ব্যাখ্যা দিতে হলে পার্থক্যের কারণ ও মন্তব্যের ফিল্ড যোগ করুন। বেশি মূল্যের ইনভয়েসে দ্বিতীয় অনুমোদন লাগলে কর্মীদের ব্যতিক্রম মনে রাখতে না বলে রাউটিং প্রক্রিয়া আপডেট করুন।

প্রয়োজন বদলালে AppMaster অ্যাপ্লিকেশন আবার তৈরি করে, তাই হাতে অ্যাপ পুনর্নির্মাণ না করেই ডেটা মডেল, অনুমোদনের নিয়ম এবং স্ক্রিন পরিবর্তন করা যায়। পরীক্ষাকারী দল স্বচ্ছন্দে ব্যবহার করলে কিউটি AppMaster Cloud বা আপনার নিজস্ব অবকাঠামোতে চালু করুন।

প্রতিটি সিদ্ধান্তের সঙ্গে নির্দিষ্ট পর্যালোচক, সময়ের রেকর্ড এবং পরিষ্কার কারণ থাকলে বিক্রেতার ইনভয়েস অনুমোদন কিউয়ের ওপর আস্থা তৈরি হয়। আগে এই ভিত্তি তৈরি করুন, তারপর দৈনন্দিন প্রক্রিয়া স্থির হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে ইনভয়েসের ধরন ও অনুমোদনের পথ যোগ করুন।