অনুমোদনসীমাসহ ট্রাভেল রিকোয়েস্ট অ্যাপ তৈরি করুন

টিমের ভ্রমণের অনুরোধ আটকে যায় কেন

একটি ভ্রমণের অনুরোধ সাধারণত কয়েকটি সহজ তথ্য দিয়ে শুরু হয়: তারিখ, গন্তব্য এবং আনুমানিক খরচ। এরপর তথ্য ইমেল, চ্যাট এবং স্প্রেডশিটে ছড়িয়ে পড়ে। কর্মী ইমেলে ফ্লাইটের বিকল্প পাঠান, স্প্রেডশিটে হোটেলের খরচ যোগ করেন এবং চ্যাটে ক্লায়েন্টের মিটিংয়ের কথা জানান। ম্যানেজার অনুরোধের কেবল একটি অংশ দেখতে পান এবং বাকি তথ্য চাইতে হয়।

এই ছোট ছোট ঘাটতিই দেরি তৈরি করে। কেউ সংযুক্তি খুঁজতে থাকলে এর মধ্যে দাম বদলে যায়। মোট খরচের মধ্যে লাগেজ, স্থানীয় যাতায়াত বা হোটেল ট্যাক্স ধরা হয়েছে কি না, ফাইন্যান্স বুঝতে পারে না। ভাড়া বাড়তে পারে বলে কোনো ভ্রমণকারী অনুমোদনের আগেই বুক করে ফেলতে পারেন।

ইমেল দিয়ে বর্তমান সংস্করণ চেনাও কঠিন। ম্যানেজার অনুমোদন দেওয়ার পর কর্মী ভ্রমণসূচি বদলে দিতে পারেন, অথচ অনুমোদনটি আগের হিসাবের ওপরই থেকে যায়। শেয়ার করা স্প্রেডশিট দৃশ্যমানতা বাড়ায়, কিন্তু কে কোনো খরচ কখন অনুমোদন করেছে বা পরে কী বদলেছে, তা সাধারণত নথিবদ্ধ করে না।

স্পষ্ট অনুমোদনসীমা না থাকলেও দেরি হয়। কোনো ম্যানেজার হয়তো বুঝতে না পেরে ৯০০ ডলারের ভ্রমণ অনুমোদন করলেন যে ৭৫০ ডলারের বেশি খরচের ভ্রমণ ফাইন্যান্সকে পর্যালোচনা করতে হয়। আবার কোনো কর্মী তার সরাসরি ম্যানেজার অনুমোদন করতে পারলেও প্রতিটি অনুরোধ বিভাগীয় প্রধানের কাছে পাঠাতে পারেন। দুটো পদ্ধতিই কাজ ধীর করে এবং সিদ্ধান্তে অসঙ্গতি তৈরি করে।

নীতির ব্যতিক্রমগুলোরও ভ্রমণের তথ্যের মতোই দৃশ্যমানতা দরকার। দেরির ফ্লাইট, ক্লায়েন্টের সাইটের কাছে বেশি দামের হোটেল বা অল্প নোটিশে ভ্রমণ যুক্তিসঙ্গত হতে পারে। সমস্যা শুরু হয় যখন ব্যাখ্যাটি আলাদা বার্তায় থাকে বা নথিবদ্ধই হয় না। পরে বাজেটের বেশি কোনো রসিদ এলে সিদ্ধান্তের কারণ সম্পর্কে ফাইন্যান্সের কাছে কোনো তথ্য থাকে না।

একটি কার্যকর ট্রাভেল রিকোয়েস্ট অ্যাপ সিদ্ধান্তটিকে একটি রেকর্ডে রাখে। প্রতিটি অনুরোধে ভ্রমণের আনুমানিক পরিকল্পনা, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য, প্রত্যাশিত মোট খরচ, প্রয়োজনে ব্যতিক্রমের কারণ এবং অনুমোদনের ইতিহাস থাকা উচিত। ভ্রমণ শেষে একই রেকর্ডে খরচ ট্র্যাকিংয়ের লিংক যোগ করা যায়, যাতে দলটি অনুমোদিত পরিকল্পনার সঙ্গে প্রকৃত খরচ তুলনা করতে পারে।

লক্ষ্যটি সহজ: ভ্রমণকারীদের একটি পরিষ্কার পথ দেওয়া, অনুমোদনকারীদের প্রয়োজনীয় তথ্য দেওয়া এবং ফাইন্যান্সকে এমন একটি রেকর্ড দেওয়া, যা ইনবক্স খুঁজে না দেখেও যাচাই করা যায়।

তৈরি করার আগে কে কী করবেন তা ঠিক করুন

প্রত্যেকের দায়িত্ব স্পষ্ট থাকলে ট্রাভেল রিকোয়েস্ট অ্যাপ সবচেয়ে ভালো কাজ করে। প্রথমে ভ্রমণের পরিকল্পনাকারী কর্মী, ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা যাচাইকারী ম্যানেজার এবং বাজেট ও নীতি পর্যালোচনাকারী ফাইন্যান্স টিমকে চিহ্নিত করুন। কিছু দলের অনুমোদিত ভ্রমণ বুক করার জন্য ট্রাভেল কো-অর্ডিনেটর বা বড় খরচের জন্য নির্বাহী অনুমোদনকারীরও প্রয়োজন হতে পারে।

ভূমিকাগুলো নির্দিষ্ট রাখুন। কর্মীরা অনুরোধ তৈরি করবেন এবং তারিখ, গন্তব্য, আনুমানিক খরচ ও ব্যবসায়িক কারণ যোগ করবেন। ম্যানেজাররা অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা পরিবর্তনের অনুরোধ করবেন। নির্ধারিত সীমার বেশি খরচ, নীতি ভঙ্গ বা বিশেষ পেমেন্ট ব্যবস্থার প্রয়োজন হলে ফাইন্যান্স পর্যালোচনা করবে। ভ্রমণ শেষে ভ্রমণকারী খরচের রেকর্ড বা রসিদের লিংক যোগ করবেন।

জমা দেওয়ার পর কী বদলানো যাবে তা ঠিক করুন

ফ্লাইটের আনুমানিক খরচ সংশোধন বা মিটিংয়ের তারিখ বদলানোর প্রয়োজন কর্মীদের প্রায়ই হয়। খসড়া অবস্থায় তাদের স্বাধীনভাবে সম্পাদনা করতে দিন, এরপর জমা দেওয়ার পর স্পষ্ট নিয়ম প্রয়োগ করুন। অনুমোদনের আগে ছোটখাটো পরিবর্তন করা যেতে পারে। অনুমোদনের পর মোট আনুমানিক খরচ, গন্তব্য বা ভ্রমণের তারিখ বদলালে অনুরোধটি আবার পর্যালোচনায় পাঠান।

উদাহরণস্বরূপ, একজন কর্মী শিকাগো যাওয়ার জন্য ৯০০ ডলারের অনুরোধ জমা দিলেন এবং ম্যানেজার তা অনুমোদন করলেন। ভাড়া বেড়ে যাওয়ায় হিসাব ১,৪৫০ ডলারে উঠলে অ্যাপটি ম্যানেজারকে জানাবে এবং পরিবর্তনের কারণসহ আগের পরিমাণটিও সংরক্ষণ করবে।

কর্মীদের কোনো নোটিশ ছাড়া অনুমোদিত অনুরোধ বদলাতে দেবেন না। ফাইন্যান্সকে অনুমোদিত বাজেটের সঙ্গে চূড়ান্ত খরচের রেকর্ড তুলনা করতে হয়, আর নীরবে করা পরিবর্তন এই তুলনাকে অবিশ্বস্ত করে তোলে।

স্পষ্ট অনুমোদনসীমা নির্ধারণ করুন

ফর্ম বা অটোমেশন তৈরির আগেই অনুমোদনের সীমা লিখে রাখুন। সীমা ভ্রমণের খরচ, বিভাগ বা দুটির ওপর ভিত্তি করে নির্ধারণ করা যেতে পারে। কোনো সেলস ম্যানেজার নিয়মিত ক্লায়েন্ট ভিজিট অনুমোদন করতে পারেন, আর ফাইন্যান্স আন্তর্জাতিক ভ্রমণ বা নির্দিষ্ট পরিমাণের বেশি অনুরোধ পর্যালোচনা করতে পারে।

একটি সহজ নীতি এমন হতে পারে:

• ম্যানেজাররা তাদের বিভাগের জন্য ১,০০০ ডলার পর্যন্ত ভ্রমণ অনুমোদন করবেন।
• বিভাগীয় প্রধানরা ১,০০১ থেকে ৩,০০০ ডলারের অনুরোধ অনুমোদন করবেন।
• ফাইন্যান্স ৩,০০০ ডলারের বেশি অনুরোধ, আন্তর্জাতিক ভ্রমণ এবং নীতির ব্যতিক্রম পর্যালোচনা করবে।
• কোনো ভ্রমণের খরচ বিভাগের বাজেট ছাড়িয়ে গেলে নির্বাহীরা অনুমোদন করবেন।

কোম্পানি যেভাবে ইতিমধ্যে খরচের সিদ্ধান্ত নেয়, সীমাগুলো তার সঙ্গে মিলিয়ে নিন। ছোট কোম্পানির সাধারণত পাঁচটি অনুমোদন স্তরের প্রয়োজন হয় না। প্রক্রিয়া বেশি ধীর হলে মানুষ সেটিকে এড়িয়ে চলার পথ খুঁজবে।

AppMaster দিয়ে তৈরি নো-কোড ট্রাভেল অ্যাপে ডেটা মডেলে প্রতিটি কর্মীর বিভাগ, ম্যানেজার এবং অনুমোদনসীমা সংরক্ষণ করা যায়। এরপর ওয়ার্কফ্লো আনুমানিক খরচ ও ভ্রমণের তথ্যের ভিত্তিতে অনুরোধ পাঠাতে পারে। ফাইন্যান্স কেবল প্রয়োজনীয় অনুরোধগুলো দেখবে, আর নিয়মিত ভ্রমণ দ্রুত এগোবে।

কেউ প্রত্যাখ্যানের সিদ্ধান্ত বদলাতে পারবেন কি না, অনুমোদিত ভ্রমণ বাতিল করতে পারবেন কি না বা ম্যানেজার অনুপস্থিত থাকলে কে দায়িত্ব নেবেন, সেটিও ঠিক করুন। এই ছোট নিয়মগুলো বুকিংয়ের সময়সীমার আগে অনুরোধ পড়ে থাকা বন্ধ করে।

প্রতিটি ভ্রমণের অনুরোধে কোন তথ্য থাকবে তা বাছুন

দ্রুত সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য ট্রাভেল রিকোয়েস্ট অ্যাপে যথেষ্ট তথ্য থাকা দরকার, তবে ছোট ভ্রমণের অনুরোধকে দীর্ঘ ফর্মে পরিণত করা উচিত নয়। কে ভ্রমণ করছেন, কোথায় যাচ্ছেন এবং কেন ভ্রমণটি জরুরি, তা বোঝায় এমন তথ্য দিয়ে শুরু করুন।

ফর্মের ওপরের দিকে ভ্রমণকারীর নাম ও দল রাখুন। কেউ অন্য কর্মীর হয়ে অনুরোধ জমা দিলে অনুরোধকারী এবং ভ্রমণকারী দুজনের তথ্য রাখুন। মুক্ত লেখার বাক্যের বদলে শহর ও দেশ হিসেবে গন্তব্য লিখুন, যাতে পরে ফাইন্যান্স ভ্রমণগুলো শ্রেণিবদ্ধ করতে পারে। নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যও সহায়ক। «মে মাসের রোলআউট পরিকল্পনা করতে ক্লায়েন্টের সঙ্গে দেখা» বাক্যটি «ক্লায়েন্ট মিটিং»-এর চেয়ে ম্যানেজারকে বেশি প্রেক্ষাপট দেয়।

যাত্রা ও ফেরার তারিখ বাধ্যতামূলক করুন। বুকিং বা দৈনিক ভাতার নিয়মের জন্য প্রয়োজন না হলে সময়ের ঘর যোগ করবেন না। অ্যাপটি রাতের সংখ্যা হিসাব করতে পারে, যা পুরো অনুরোধ খোলার আগেই অনুমোদনকারীদের দরকারি তথ্য দেয়।

আনুমানিক খরচ আলাদা রাখুন

যাতায়াত, হোটেল এবং খাবারের জন্য আলাদা সংখ্যার ঘর ব্যবহার করুন। একটিমাত্র মোট খরচের ঘর টাকা কোথায় যাচ্ছে তা আড়াল করে এবং ব্যবসায়িক ভ্রমণ নীতির সঙ্গে তুলনা কঠিন করে। ট্যাক্সি, ভাড়া করা গাড়ি বা ট্রেনের খরচ উল্লেখযোগ্য হলে স্থানীয় যাতায়াতের ঘর যোগ করুন।

আনুমানিক মোট খরচ স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করুন। বার্লিনে দুই রাতের জন্য ভ্রমণকারী ফ্লাইটে ৩২০ ডলার, হোটেলে ৪৪০ ডলার, খাবারে ১২০ ডলার এবং স্থানীয় যাতায়াতে ৬০ ডলার লিখতে পারেন। অনুরোধে ৯৪০ ডলারের হিসাব দেখা যাবে, আবার প্রতিটি খরচও আলাদা থাকবে।

ফাইন্যান্স যে মুদ্রা ব্যবহার করে, সেটিই ব্যবহার করুন। আন্তর্জাতিক ভ্রমণের জন্য চাওয়া মুদ্রা এবং নিজস্ব মুদ্রায় রূপান্তরিত আনুমানিক খরচ যোগ করুন। এতে ৯০০ বলতে ডলার, ইউরো না পাউন্ড বোঝানো হয়েছে, তা না জেনে ম্যানেজার অনুমোদন দেবেন না।

প্রয়োজন অনুযায়ী প্রমাণ ও প্রেক্ষাপট যোগ করুন

ফ্লাইট বা হোটেলের কোটেশন, ইভেন্টের আমন্ত্রণ এবং ক্লায়েন্টের এজেন্ডার জন্য সংযুক্তির জায়গা রাখুন। কোনো তথ্য নির্দিষ্ট ঘরে না ধরলে নোটের ঘরে তা লেখা যাবে, যেমন নির্দিষ্ট কনফারেন্স হোটেল দরকার বা মিটিংয়ের তারিখ বদলেছে।

নোট ঐচ্ছিক রাখুন, তবে খরচ নির্দিষ্ট সীমা ছাড়ালে বা কোনো ব্যতিক্রম থাকলে সংযুক্তি বাধ্যতামূলক করুন। কর্মী ফর্ম পূরণ করার সময় কেবল প্রযোজ্য ঘরগুলো দেখান। এতে নিয়মিত অনুরোধ ছোট থাকে।

ভ্রমণের আগে রসিদ চাইবেন না। এর বদলে ভ্রমণ শেষে পূরণ করার জন্য পোস্ট-ট্রিপ খরচের লিংকের ঘর রাখুন, যা ফাইন্যান্স বা ভ্রমণকারী পূরণ করতে পারবেন। এটি অনুমোদিত অনুরোধের সঙ্গে চূড়ান্ত খরচের রেকর্ড যুক্ত করে।

নীতির ব্যতিক্রম লুকিয়ে না রেখে পরিচালনা করুন

কেউ ফ্লাইট বুক করার পর ব্যতিক্রম খুঁজে পাওয়া বা মন্তব্যে লুকিয়ে রাখার বদলে অ্যাপের শুরুতেই তা দেখানো উচিত। কর্মীরা ব্যতিক্রম চাইতে পারবেন, তবে অতিরিক্ত খরচ বা নীতি ভঙ্গের বিষয়টি ভ্রমণকারী ও অনুমোদনকারী দুজনের কাছেই স্পষ্ট থাকতে হবে।

নিয়মগুলো সহজ ভাষায় লিখুন। «যুক্তিসঙ্গত বিমানভাড়া»র মতো অস্পষ্ট লেবেল এড়িয়ে চলুন। সীমা ও শর্ত নির্দিষ্ট করুন: ছয় ঘণ্টার কম ভ্রমণে ইকোনমি ফ্লাইট, প্রতি রাতে ২২০ ডলার পর্যন্ত হোটেল এবং ছোট ফ্লাইটের চেয়ে কম খরচ হলে রেল ভ্রমণ। সংশ্লিষ্ট ঘরের পাশে সংক্ষিপ্ত নীতির নোট রাখুন।

দেওয়া খরচের সঙ্গে নীতির নিয়ম তুলনা করুন। ২২০ ডলারের সীমার বিপরীতে ভ্রমণকারী প্রতি রাতের হোটেল খরচ ৩১০ ডলার লিখলে পার্থক্য দেখান এবং জমা দেওয়ার আগে কারণ চাওয়া হোক। সাধারণ নোটের ঘরের চেয়ে আলাদা কারণের ঘর বেশি কার্যকর, কারণ সাধারণ নোটে মানুষ প্রায়ই ব্যতিক্রমের ব্যাখ্যা দিতে ভুলে যায়।

কারণের জন্য কয়েকটি সংক্ষিপ্ত বিকল্প রাখুন এবং বিস্তারিত লেখার সুযোগ দিন:

• নীতির সীমার মধ্যে উপযুক্ত বিকল্প পাওয়া যায়নি
• ক্লায়েন্টের অবস্থান বা মিটিংয়ের সময়সূচির কারণে এই বিকল্প দরকার ছিল
• অ্যাক্সেসিবিলিটি বা চিকিৎসাগত প্রয়োজন
• নিরাপত্তাজনিত উদ্বেগ
• অন্য কারণ, লিখিত ব্যাখ্যাসহ

ভিন্ন ধরনের ব্যতিক্রমের জন্য ভিন্ন পর্যালোচনাকারী দরকার। ক্লায়েন্টের মিটিংয়ের কারণে বেশি দামের হোটেল দরকার হলে ম্যানেজার সাধারণত তা অনুমোদন করতে পারেন। বাজেট, করের হিসাব, রিইম্বার্সমেন্ট বা বিভাগের খরচের সীমায় প্রভাব ফেললে ফাইন্যান্সের পর্যালোচনা করা উচিত। প্রতিটি অনুমোদনকারীকে প্রতিটি নিয়ম বিচার করতে না দিয়ে ট্রাভেল অ্যাপ্রুভাল ওয়ার্কফ্লো অনুযায়ী অনুরোধ পাঠান।

উদাহরণস্বরূপ, বড় কোনো কনফারেন্সের সময় একজন কর্মী ক্লায়েন্টের কাছে যেতে পারেন, যখন কাছাকাছি হোটেলগুলোর দাম স্বাভাবিক সীমার চেয়ে বেশি। অনুরোধে সাধারণ সীমা, নির্বাচিত ভাড়া, প্রতি রাতের অতিরিক্ত খরচ এবং কর্মীর ব্যাখ্যা দেখা যাবে। ম্যানেজার সিদ্ধান্ত নেবেন ভ্রমণটি জরুরি কি না। ব্যবসায়িক ভ্রমণ নীতির নির্ধারিত সীমা পেরোলেই কেবল ফাইন্যান্স পর্যালোচনা করবে।

জমা দেওয়ার পরও ব্যতিক্রমের তথ্য দৃশ্যমান রাখুন। অনুমোদনের স্ক্রিন, অনুমোদনের ইতিহাস এবং ভ্রমণ শেষে খরচ ট্র্যাকিংয়ের লিংকের পাশে তা দেখান। চূড়ান্ত খরচ আনুমানিক খরচ থেকে আলাদা হলে দলটি বুঝতে পারবে কেন শুরুতেই বেশি খরচ অনুমোদিত হয়েছিল।

অনুসরণযোগ্য অনুমোদনসীমা তৈরি করুন

জমা দেওয়ার আগেই কর্মীদের বোঝা উচিত অনুরোধটি কোন পথে যাবে। শুধু বিমানভাড়ার বদলে পুরো ভ্রমণের আনুমানিক খরচের ওপর পথ নির্ধারণ করুন। হোটেল, স্থানীয় যাতায়াত, রেজিস্ট্রেশন ফি এবং যুক্তিসঙ্গত খাবারের খরচও ধরুন। ৪৫০ ডলারের ফ্লাইট বাকি খরচ যোগ হলে ১,৬০০ ডলারের ভ্রমণে পরিণত হতে পারে।

অ্যাপে সীমাগুলো দৃশ্যমান রাখুন, যাতে কর্মীরা বুঝতে পারেন কেন একটি অনুরোধ ম্যানেজারের কাছে যায় আর অন্যটি ফাইন্যান্সের কাছে যায়। উদাহরণস্বরূপ:

• ৭৫০ ডলার পর্যন্ত অনুরোধ সরাসরি ম্যানেজারের কাছে যাবে।
• ৭৫১ থেকে ২,৫০০ ডলারের অনুরোধ ম্যানেজার ও বিভাগীয় প্রধানের কাছে যাবে।
• ২,৫০০ ডলারের বেশি অনুরোধ ম্যানেজার, বিভাগীয় প্রধান ও ফাইন্যান্সের কাছে যাবে।
• নীতির বাইরে থাকা যেকোনো অনুরোধ খরচ যাই হোক ফাইন্যান্সের কাছে যাবে।

অনুরোধকারীর বিভাগ ও ম্যানেজারের তথ্য ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পর্যালোচনাকারী বাছুন। পরবর্তী সিদ্ধান্ত কার, তা খুঁজতে বা অনুমান করতে যেন কাউকে দীর্ঘ তালিকা দেখতে না হয়। ম্যানেজার অনুপস্থিত থাকলে একই অনুমোদন ভূমিকার বিকল্প ম্যানেজার নির্ধারণ করুন।

শুধু বেশি মোট খরচ হলেই ফাইন্যান্সের পর্যালোচনা দরকার হয় না। প্রিমিয়াম সিট, আন্তর্জাতিক গন্তব্য, অন্য মুদ্রা বা আগাম বুকিংয়ের নিয়ম ভঙ্গ করা বুকিংও ফাইন্যান্সকে দেখতে হতে পারে। অনুরোধকারীকে এক বা দুটি সরাসরি বাক্যে ব্যতিক্রমের ব্যাখ্যা দিতে বলুন।

প্রতিটি সিদ্ধান্তে পর্যালোচনাকারীর নাম, সিদ্ধান্ত, তারিখ ও সময় এবং মন্তব্য সংরক্ষণ করুন। প্রত্যাখ্যান ও নীতির ব্যতিক্রমের জন্য মন্তব্য বাধ্যতামূলক করুন। «ক্লায়েন্ট মিটিং সোমবারে সরিয়ে নেওয়ায় অনুমোদন করা হয়েছে»র মতো নোট পরে কর্মী ও ফাইন্যান্সকে দরকারি প্রেক্ষাপট দেয়।

সীমাগুলো ওয়ার্কফ্লো লজিকের মধ্যে লুকিয়ে না রেখে সম্পাদনাযোগ্য নীতি টেবিলে রাখুন। বাজেট বদলালে অপারেশনস টিম সীমা পরিবর্তন করতে পারবে। পুরোনো অনুরোধগুলো সেই সময়ের প্রযোজ্য নিয়মের সঙ্গে যুক্ত রাখুন, যাতে অনুমোদনের ইতিহাস পরিষ্কার থাকে।

ধাপে ধাপে ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন

প্রতিটি অনুরোধে স্পষ্ট স্ট্যাটাস দিন। বার্তা দেখা বা ফাইন্যান্সকে জিজ্ঞেস না করেই কর্মীদের জানা উচিত ভ্রমণটি কোন অবস্থায় আছে। একটি সহজ প্রবাহ যথেষ্ট: খসড়া, জমা দেওয়া হয়েছে, পরিবর্তন দরকার, অনুমোদিত, বুক করা, সম্পন্ন এবং প্রত্যাখ্যাত।

কর্মীরা খসড়া অবস্থায় অনুরোধ তৈরি করে স্বাধীনভাবে সম্পাদনা করতে পারবেন। জমা দিলে অ্যাপ তারিখ সংরক্ষণ করবে এবং সঠিক ম্যানেজারের কাছে অনুরোধ পাঠাবে। ম্যানেজার অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা মন্তব্যসহ ফেরত পাঠাতে পারবেন। আগের সিদ্ধান্ত ও মন্তব্য রেকর্ডে রাখুন, যাতে কেউ প্রেক্ষাপট হারিয়ে না ফেলে।

অতিরিক্ত তথ্য দরকার হলে পরিবর্তিত হয় এমন একটি অনুরোধ ফর্ম ব্যবহার করুন। প্রতিটি অনুরোধে ভ্রমণকারী, গন্তব্য, তারিখ, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য, যাতায়াতের আনুমানিক খরচ, থাকার আনুমানিক খরচ এবং মোট খরচ থাকবে। সহায়ক নথি থাকলে কোটেশনের লিংক বা সংযুক্তির ঘর যোগ করুন।

হোটেলের আনুমানিক খরচ কোম্পানির সীমা ছাড়ালে নীতির নিয়ম, সীমার অতিরিক্ত পরিমাণ এবং সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যার ঘর দেখান। ম্যানেজারের কাছে যাওয়ার আগেই কর্মীকে বিষয়টি ব্যাখ্যা করতে হবে।

একই রেকর্ডে অনুমোদনের তথ্য রাখুন: অনুমোদিত পরিমাণ, সিদ্ধান্তের তারিখ, অনুমোদনকারীর নাম, মন্তব্য এবং শর্ত। ম্যানেজার ১,২০০ ডলারের ভ্রমণ অনুমোদন করে কর্মীকে কম দামের ফ্লাইট বেছে নিতে বলতে পারেন। এই শর্তটি চ্যাটে না রেখে অনুরোধেই যোগ করুন।

আলাদা ভিউ কাজকে কেন্দ্রীভূত রাখে। কর্মীদের দরকার তাদের খসড়া, জমা দেওয়া অনুরোধ, সিদ্ধান্ত এবং খরচের লিংক। ম্যানেজারদের দরকার সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় থাকা অনুরোধ, আনুমানিক খরচ, ব্যতিক্রম এবং অনুমোদনসীমা। ফাইন্যান্সের দরকার অনুমোদিত ভ্রমণ, প্রত্যাশিত খরচ, বুকিংয়ের অবস্থা এবং ভ্রমণ-পরবর্তী খরচের রেকর্ড।

AppMaster ভিজ্যুয়াল UI বিল্ডার, PostgreSQL ডেটা মডেল এবং এমন বিজনেস প্রসেসের মাধ্যমে এই কাঠামো সমর্থন করতে পারে, যা পরিমাণ যাচাই, অনুরোধ পাঠানো এবং স্ট্যাটাস আপডেট করে। ভূমিকা অনুযায়ী সম্পাদনার অধিকার সীমিত করুন। কর্মীরা পুনরায় পর্যালোচনা ছাড়া অনুমোদিত মোট খরচ বদলাতে পারবেন না, আর ফাইন্যান্স খরচের লিংক যোগ করে নিষ্পত্তির পর অনুরোধটি সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করতে পারবে।

এভাবে একই রেকর্ড প্রথম হিসাব থেকে চূড়ান্ত খরচের রিপোর্ট পর্যন্ত ভ্রমণের সঙ্গে থাকে।

উদাহরণ: ব্যতিক্রমসহ ক্লায়েন্ট ভিজিট

মায়াকে দুই দিনের জন্য একজন ক্লায়েন্টের কাছে যেতে হবে। তিনি তারিখ, গন্তব্য, ক্লায়েন্টের নাম এবং ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য লিখলেন। অ্যাপটি ফ্লাইট, হোটেল, স্থানীয় যাতায়াত ও খাবারের আনুমানিক খরচ চায় এবং মোট ১,৮৬০ ডলার হিসাব করে।

তার ম্যানেজার ১,৫০০ ডলার পর্যন্ত ভ্রমণ অনুমোদন করতে পারেন। মায়ার হিসাব এই সীমা ছাড়িয়ে যাওয়ায় ওয়ার্কফ্লোটি প্রথমে সুপারিশের জন্য তার ম্যানেজারের কাছে এবং পরে চূড়ান্ত সিদ্ধান্তের জন্য বিভাগীয় পরিচালকের কাছে অনুরোধ পাঠায়। দ্বিতীয় অনুমোদন কেন দরকার, দুজন পর্যালোচনাকারীই তা দেখতে পান।

মায়া ক্লায়েন্টের অফিসের কাছে একটি হোটেল বেছে নেন। প্রতি রাতের দাম নীতির সীমার চেয়ে ২৫ ডলার বেশি, কিন্তু সস্তা হোটেল নিলে প্রতিবার ৪৫ মিনিট অতিরিক্ত যাতায়াত করতে হবে এবং সেটি দেরিতে পৌঁছানো সমর্থন করে না। অ্যাপ জমা দেওয়ার আগে ব্যতিক্রমের নোট চায়। তিনি লেখেন: «দুই দিনই ক্লায়েন্টের কর্মশালা সকাল ৮টায় শুরু হবে। এই হোটেলটি হাঁটা দূরত্বে এবং সন্ধ্যার ফ্লাইটের পর দেরিতে পৌঁছানো সম্ভব করে।»

ম্যানেজার এক জায়গায় খরচের সারাংশ, অনুমোদনসীমা এবং হোটেলের ব্যাখ্যা দেখতে পান। তিনি অনুরোধ অনুমোদন করে পরিচালকের জন্য নোট যোগ করেন: «ক্লায়েন্টের কর্মশালার জন্য সকালে শুরু করতে হবে। অনুমোদনের সুপারিশ করছি।»

পরিচালক সীমা ছাড়ানো এবং নীতির ব্যতিক্রম হিসেবে চিহ্নিত অনুরোধটি পান। অনুমোদনের পর অ্যাপ সিদ্ধান্ত, অনুমোদনকারীদের নাম, সময় এবং মন্তব্য সংরক্ষণ করে। মায়া ইমেলে অনুমোদনের পেছনে না ছুটে পরিষ্কার স্ট্যাটাস দেখতে পান।

ভ্রমণ শেষে মায়া ফ্লাইটের রসিদ, হোটেলের ইনভয়েস এবং খরচের রিপোর্টের লিংক যোগ করেন। তিনি চূড়ান্ত মোট খরচ ১,৭৯২ ডলার লিখেন। দলটি আনুমানিক খরচের সঙ্গে প্রকৃত খরচ তুলনা করতে পারে এবং দেখতে পারে যে অনুমোদিত হোটেল ব্যতিক্রম ৫০ ডলার যোগ করেছে, আর ফ্লাইটের খরচ প্রত্যাশার চেয়ে কম হয়েছে।

পুরো আলোচনা আবার না খুলেই ফাইন্যান্স খরচের রিপোর্ট পর্যালোচনা করতে পারে। ম্যানেজাররাও দেখতে পারেন কর্মীরা কত ঘন ঘন ব্যতিক্রম চান, কোন ভ্রমণ সীমা ছাড়ায় এবং আনুমানিক খরচ চূড়ান্ত খরচের সঙ্গে মেলে কি না।

অনুমোদনে সমস্যা তৈরি করা ভুলগুলো

দল বাস্তবে যেভাবে ভ্রমণ করে, তা উপেক্ষা করলে অনুমোদনের নিয়ম ব্যর্থ হয়। একজন সেলস ম্যানেজারকে ১,৮০০ ডলারের ক্লায়েন্ট ভিজিট অনুমোদন করতে হতে পারে, আবার সাপোর্ট টিমের লিড ৫০০ ডলারের কম খরচের ছোট অভ্যন্তরীণ ভ্রমণ দেখভাল করতে পারেন। সব বিভাগের জন্য একই সীমা রাখলে নিয়মিত অনুরোধ অকারণে আটকে থাকে বা বড় খরচ এমন কারও কাছে যায়, যার যথেষ্ট বাজেটের ক্ষমতা নেই।

প্রয়োজনে বিভাগ, ভূমিকা, ভ্রমণের ধরন বা এগুলোর সমন্বয় অনুযায়ী সীমা নির্ধারণ করুন। প্রথম সংস্করণ সহজ রাখুন। একজন টিম লিড ৭৫০ ডলার পর্যন্ত, বিভাগীয় প্রধান ২,৫০০ ডলার পর্যন্ত এবং তার বেশি ফাইন্যান্স অনুমোদন করতে পারে। প্রিমিয়াম ফ্লাইট বা দেরিতে বুকিংয়ের মতো নীতির বাইরের অনুরোধ ব্যতিক্রমের নোটসহ উপযুক্ত পর্যালোচনাকারীর কাছে পাঠান।

অনুমোদিত পরিমাণ সুরক্ষিত রাখুন। অনুমোদনের পর কোনো কর্মী ফ্লাইটের হিসাব ৪২০ ডলার থেকে ৬৯০ ডলারে বদলালে অনুরোধটি আবার পর্যালোচনায় পাঠান। তা না হলে ম্যানেজার এক পরিমাণ অনুমোদন করবেন, আর কোম্পানিকে অন্য পরিমাণ দিতে হবে।

নিচের ক্ষেত্রে আবার পর্যালোচনা শুরু করুন:

• আনুমানিক খরচ অনুমোদিত পরিমাণ ছাড়িয়ে গেলে।
• পরিবর্তিত কোনো তথ্য ভ্রমণকে উচ্চতর অনুমোদন স্তরে নিয়ে গেলে।
• অনুমোদনের পর ভ্রমণকারী নীতির ব্যতিক্রম যোগ করলে।
• গন্তব্য, তারিখ বা ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য বদলালে।

ব্যতিক্রমের জন্য মুক্ত লেখার নোটের ওপর নির্ভর করবেন না। «দেরিতে বুকিং» মন্তব্যটি কোন নীতি ভাঙা হয়েছে তা ম্যানেজারকে জানায় না। ব্যতিক্রমের জন্য আলাদা ঘর দিন: ধরন, কারণ, অতিরিক্ত খরচ এবং সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা। থ্রেডে লুকিয়ে না রেখে অ্যাপ ভ্রমণসূচির মোট খরচের পাশে ব্যতিক্রমটি দেখাতে পারে।

ভ্রমণকারী ফিরে আসার সঙ্গে সঙ্গে ভ্রমণটি বন্ধ করবেন না। ভ্রমণকারী খরচ ট্র্যাকিংয়ের লিংক যোগ করা বা আর কোনো খরচ নেই বলে নিশ্চিত করা পর্যন্ত অনুরোধটি খোলা রাখুন। কোনো কর্মী ৯০০ ডলারের কনফারেন্স ভ্রমণের অনুমোদন পেয়ে পরে ১,০৪০ ডলারের খরচ জমা দিলে অ্যাপটি পার্থক্য সংরক্ষণ করে পর্যালোচনার দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির কাছে পাঠাবে। «খরচের লিংকের অপেক্ষায়»র মতো স্ট্যাটাস অনুরোধটি দৃশ্যমান রাখে।

চালুর আগে অ্যাপ পরীক্ষা করুন

যারা ভ্রমণের অনুরোধ জমা দেবেন, অনুমোদন করবেন এবং পর্যালোচনা করবেন, তাদের নিয়ে অ্যাপটি পরীক্ষা করুন। স্ক্রিন সম্পূর্ণ দেখালেও অনুরোধ ভুল ব্যক্তির কাছে যেতে পারে বা ফাইন্যান্সের প্রয়োজনীয় খরচের তথ্য লুকিয়ে থাকতে পারে।

সহকারী অন্য কারও হয়ে অনুরোধ লিখলেও প্রতিটি অনুরোধে একজন নির্দিষ্ট ভ্রমণকারী বা মালিক থাকা দরকার। সেই ব্যক্তি স্ট্যাটাস আপডেট পাবেন এবং অনুপস্থিত তথ্য দেবেন। এতে ম্যানেজার তারিখ, উদ্দেশ্য বা সংশোধিত হিসাব সম্পর্কে জানতে চাইলে বিভ্রান্তি কমে।

বাস্তবসম্মত পরিমাণ দিয়ে অনুমোদনসীমা পরীক্ষা করুন। ম্যানেজারের সীমার নিচে, সীমার সামান্য ওপরে এবং অনেক ওপরে একটি করে অনুরোধ তৈরি করুন। পর্যালোচনাকারীদের আনুমানিক মোট খরচ, কোন নিয়মের কারণে তাদের পর্যালোচনা করতে হচ্ছে এবং আগের সিদ্ধান্তগুলো দেখতে হবে।

চালুর আগে এই সংক্ষিপ্ত তালিকাটি ব্যবহার করুন:

• একটি সাধারণ ভ্রমণের অনুরোধ জমা দিয়ে নিশ্চিত করুন যে সেটি সঠিক ম্যানেজারের কাছে গেছে।
• নীতির ব্যতিক্রমসহ অনুরোধ জমা দিয়ে নিশ্চিত করুন যে কারণটি দৃশ্যমান রয়েছে।
• মন্তব্যসহ একটি অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করুন, তারপর নিশ্চিত করুন যে ভ্রমণকারী সেটি সংশোধন করে আবার জমা দিতে পারছেন।
• ভ্রমণ শেষে রসিদের ফোল্ডার বা খরচের রিপোর্টের URL যোগ করে নিশ্চিত করুন যে ফাইন্যান্স সেটি খুলতে পারছে।
• ভ্রমণকারী, ম্যানেজার, ফাইন্যান্স কর্মী এবং প্রশাসকরা কী দেখতে ও সম্পাদনা করতে পারেন, তা যাচাই করুন।

অনুমতির যাচাইয়ে বিশেষ যত্ন নিন। ভ্রমণকারীদের নিজেদের ভ্রমণসূচি ও হিসাব দেখার প্রয়োজন হতে পারে, আর ম্যানেজারদের তাদের দলের অনুরোধ দেখতে হবে। ফাইন্যান্সের খরচ ও খরচের লিংক দরকার হতে পারে, কিন্তু রিইম্বার্সমেন্টের সঙ্গে সম্পর্কহীন ব্যক্তিগত নোটের দরকার নেই। রাউটিংয়ের ভুল ঠিক করার জন্য প্রশাসকদের যথেষ্ট অ্যাক্সেস দরকার, তবে তাদের যেন ডিফল্ট অনুমোদনকারী বানানো না হয়।

৪৮০ ডলারের ফ্লাইট, ৩৬০ ডলারের হোটেল এবং ১৫০ ডলারের স্থানীয় যাতায়াতের হিসাবসহ দুই দিনের একটি ক্লায়েন্ট ভিজিট পরীক্ষা করুন। এরপর হোটেলের হিসাব ৬২০ ডলারে বদলে সেটিকে ব্যতিক্রম হিসেবে চিহ্নিত করুন। অ্যাপের খরচের তথ্য ও ব্যাখ্যা সংরক্ষণ করা, মোট বেশি হওয়ায় নিয়ম অনুযায়ী অনুরোধ পাঠানো এবং চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নথিবদ্ধ করা উচিত।

AppMaster-এ অ্যাপ তৈরি করলে আপনার দল যে সংস্করণ ব্যবহার করবে, তাতেই এসব পরিস্থিতি পরীক্ষা করুন। এর ভিজ্যুয়াল লজিক পরিমাণ, বিভাগ বা ব্যতিক্রমের স্ট্যাটাস অনুযায়ী অনুরোধ পাঠাতে পারে, আর ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করে কে কোন ঘর দেখবে। পাঁচজনের একটি ট্রায়াল দীর্ঘ অভ্যন্তরীণ পর্যালোচনার চেয়ে দ্রুত অস্পষ্ট লেবেল ও রাউটিংয়ের ফাঁক খুঁজে বের করে।

ছোট করে শুরু করুন এবং প্রক্রিয়া উন্নত করুন

সেলস বা কাস্টমার সাপোর্টের মতো একটি দল এবং অল্প কিছু নিয়ম দিয়ে শুরু করুন। প্রথম সংস্করণে কেবল সেই তথ্যগুলো দরকার, যা দেখে সিদ্ধান্ত নেওয়া যায় ভ্রমণটি এগোতে পারবে কি না: ভ্রমণকারী, উদ্দেশ্য, তারিখ, গন্তব্য, আনুমানিক খরচ এবং ম্যানেজারের অনুমোদন।

প্রথম সীমাগুলো সহজে ব্যাখ্যা করা যায় এমন রাখুন। ম্যানেজার ১,৫০০ ডলার পর্যন্ত ভ্রমণ অনুমোদন করতে পারেন, আর বেশি খরচ বিভাগীয় প্রধান পর্যালোচনা করতে পারেন। প্রিমিয়াম ফ্লাইট বা দেরিতে বুকিংয়ের মতো নীতির বাইরের অনুরোধ ব্যতিক্রমের নোটসহ উপযুক্ত পর্যালোচনাকারীর কাছে পাঠান।

প্রথম দিনেই সম্ভাব্য প্রতিটি ঘর যোগ করবেন না। দীর্ঘ ফর্ম মানুষকে আবার ইমেলে ফিরিয়ে দেয় এবং যে সমস্যা সমাধানের জন্য অ্যাপ তৈরি করা হয়েছে, সেটিই ফিরে আসে।

প্রথম কয়েকটি অনুরোধের পর ভ্রমণকারী ও অনুমোদনকারীদের জিজ্ঞেস করুন কোথায় তারা থেমেছেন বা প্রশ্ন করতে হয়েছে। তাদের উত্তর সাধারণত অনুপস্থিত ঘর, অস্পষ্ট খরচসীমা বা দলের বাস্তব প্রক্রিয়ার সঙ্গে না মেলা অনুমোদন ধাপের কথা জানায়।

শুরুর দিকের উন্নতির মধ্যে থাকতে পারে ক্লায়েন্ট বা প্রকল্পের ঘর যোগ করা, ফ্লাইট ও হোটেলের হিসাব আলাদা করা, ব্যতিক্রমের কারণ বাধ্যতামূলক করা, অনুমোদনসীমা বদলানো বা ভ্রমণ শেষে খরচের রিপোর্টের লিংক যোগ করা।

সম্ভব হলে একবারে একটি পরিবর্তন করুন। একসঙ্গে দশটি নিয়ম বদলালে কোনটি সমস্যা সমাধান করেছে বা নতুন দেরি তৈরি করেছে, তা বোঝা কঠিন হয়। এক মাস পর অপেক্ষমাণ ও প্রত্যাখ্যাত অনুরোধ পর্যালোচনা করুন। বারবার হওয়া ব্যতিক্রম, কোনো একজন অনুমোদনকারীর কাছে আটকে থাকা অনুরোধ এবং চূড়ান্ত খরচের সঙ্গে নিয়মিত না মেলা হিসাব খুঁজুন।

AppMaster একটি অ্যাপ্লিকেশনে ফর্ম, অনুমোদন এবং রিপোর্টিংসহ নো-কোড ট্রাভেল অ্যাপ তৈরি করতে দেয়। আপনার দলের এখনকার প্রয়োজনীয় অনুরোধ ফর্ম ও অনুমোদনের নিয়ম দিয়ে শুরু করুন। পরে কেবল বাস্তব সমস্যা সমাধান করলে পছন্দের ভেন্ডর, বাজেট রিপোর্ট বা সরাসরি খরচ ট্র্যাকিংয়ের লিংক যোগ করুন।