অভ্যন্তরীণ ক্রয় রিকোয়েস্ট সিস্টেম: বাধা এড়ানোর উপায়

কেন ক্রয় রিকোয়েস্ট আটকে যায়

বেশিরভাগ ক্রয়-সংক্রান্ত দেরি শুরু হয় কেউ রিকোয়েস্ট অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করার আগেই। একজন কর্মী ইমেইলে ল্যাপটপ চান, চ্যাটে দাম জানান, তারপর ফাইন্যান্স টিমের জন্য স্প্রেডশিটে একটি সারি যোগ করেন। রিকোয়েস্টের একেক অংশ একেক জায়গায় থাকে। এরপর ক্রয়কর্মীকে সরবরাহকারী, খরচ, ব্যবসায়িক কারণ, বাজেটের মালিক ও সময়সীমা একত্র করতে হয়।

এতে একই কাজ বারবার করতে হয়। কর্মী ফাইন্যান্সে যে তথ্য ইতিমধ্যে পাঠিয়েছেন, ম্যানেজার আবার তা চান। ফাইন্যান্স বাজেট যাচাই করে, কিন্তু বিভাগের প্রধান প্রয়োজনটি অনুমোদন করেছেন কি না তা দেখতে পায় না। কর্মীও বুঝতে পারেন না রিকোয়েস্টটি কোথায় আছে বা পরের কাজটি কার।

অসম্পূর্ণ তথ্য দেরি বাড়ায়

রিকোয়েস্টে সংশ্লিষ্ট প্রত্যেক ব্যক্তির প্রয়োজনীয় তথ্য না থাকলে ক্রয় অনুমোদনের ওয়ার্কফ্লো ধীর হয়ে যায়। সাধারণ ঘাটতিগুলো হলো:

• পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ বা সরবরাহকারীর কোট নেই
• বিভাগ, খরচকেন্দ্র বা বাজেটের পরিমাণ নেই
• ব্যবসায়িক কারণ বা প্রয়োজনের তারিখ নেই
• অনুমোদনকারী বা ক্রয়ের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নির্দিষ্ট নয়
• মন্তব্য, পরিবর্তন বা আগের সিদ্ধান্তের রেকর্ড নেই

একটি তথ্যও বাদ পড়লে রিকোয়েস্ট আবার শুরুতে ফিরে যেতে পারে। কোনো টিম লিড $1,200-এর সফটওয়্যার নবায়ন অনুমোদন করতে পারেন, পরে ফাইন্যান্স জানতে পারে বাজেটের মালিক কে তা কেউ উল্লেখ করেনি। অর্ডার দেওয়ার বদলে দলকে কয়েক দিন ধরে খুঁজতে হয় খরচের দায়িত্ব কার।

একটি রেকর্ড ও স্পষ্ট দায়িত্ব

একটি অভ্যন্তরীণ ক্রয় রিকোয়েস্ট সিস্টেমে জমা দেওয়া থেকে পারচেজ অর্ডার হ্যান্ডঅফ পর্যন্ত পুরো রিকোয়েস্ট একসঙ্গে থাকে। রিকোয়েস্টকারী একবারই প্রয়োজনটি লেখেন। ম্যানেজার, ফাইন্যান্স কর্মী ও ক্রয়কর্মী একই তথ্য দেখেন, একই রেকর্ডে মন্তব্য যোগ করেন এবং দৃশ্যমান সিদ্ধান্তের ইতিহাস রেখে যান।

স্পষ্ট স্ট্যাটাস অপ্রয়োজনীয় খোঁজখবর কমায়। কোনো রিকোয়েস্টে দেখা যেতে পারে এটি বাজেট যাচাই, ম্যানেজারের অনুমোদন, ক্রয়কর্মীর কাজ নাকি সরবরাহকারীর তথ্যের অপেক্ষায় আছে। প্রতিটি ধাপের জন্য একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা ভূমিকা এবং অনুপস্থিতির সময় একটি বিকল্প নিয়ম থাকা দরকার।

একটি নো-কোড প্রোকিউরমেন্ট অ্যাপ ফর্ম ও স্প্রেডশিটের ওপর নির্ভরতা ছাড়াই এই কাজ সম্ভব করে। AppMaster একই অ্যাপে রিকোয়েস্ট ফর্ম, বাজেটের ঘর, অনুমোদনের লজিক ও ক্রয়কর্মীদের কিউ পরিচালনা করতে পারে। প্রতিটি রিকোয়েস্টের একটি নির্দিষ্ট জায়গা, বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং অর্ডারের দিকে এগিয়ে যাওয়ার মতো যথেষ্ট তথ্য থাকা উচিত।

প্রতিটি রিকোয়েস্টে কী থাকবে তা ঠিক করুন

একটি রিকোয়েস্ট ফর্মে ম্যানেজার ও ক্রয়কর্মীর দ্রুত সিদ্ধান্ত নেওয়ার মতো তথ্য থাকতে হবে। কর্মীদের যদি ফলো-আপ মেসেজে সাধারণ তথ্য ব্যাখ্যা করতে হয়, ফর্মটি যথেষ্ট নয়। আবার এমন আর্থিক তথ্য চাইলে যা তাদের জানার কথা নয়, তারা অনুমান করবে বা রিকোয়েস্ট করা ছেড়ে দেবে।

প্রতিটি রিকোয়েস্টে পণ্যের নাম, পরিমাণ, সরবরাহকারী, আনুমানিক একক মূল্য, মোট খরচ ও ব্যবসায়িক কারণ থাকা দরকার। বাজেট বা ডেলিভারিতে প্রভাব পড়লে বিভাগ, খরচকেন্দ্র, রিকোয়েস্টকারী ও প্রয়োজনের তারিখ যোগ করুন। কর্মী সাইন ইন করার পর সিস্টেম তার নাম ও বিভাগ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে পারে।

বড় ফাঁকা টেক্সট বক্সের চেয়ে ছোট, নির্দিষ্ট কারণ বেশি কার্যকর। যেমন: «নতুন সন্ধ্যার শিফটের জন্য কাস্টমার সাপোর্টের আরও পাঁচটি আসন দরকার।» এতে অনুমোদনকারী বাস্তব কারণ, পরিমাণ এবং বর্তমান কাজের সঙ্গে সম্পর্ক একসঙ্গে বুঝতে পারেন।

দুই ধরনের রিকোয়েস্ট ব্যবহার করুন

ক্যাটালগ কেনাকাটা ও এককালীন কেনাকাটার জন্য আলাদা ফর্ম দরকার। ক্যাটালগের আইটেমে আগে থেকেই অনুমোদিত বিবরণ, সরবরাহকারী, দাম এবং কখনও চুক্তির রেফারেন্স থাকে। কর্মী সেটি বেছে নিয়ে পরিমাণ লিখে প্রয়োজনটি ব্যাখ্যা করতে পারেন। এতে সাধারণ রিকোয়েস্টগুলো একই রকম থাকে।

এককালীন কেনাকাটায় বেশি প্রেক্ষাপট দরকার, কারণ অর্ডারের আগে ক্রয় টিমকে তা যাচাই করতে হয়। পণ্য বা সেবার বিবরণ, পছন্দের সরবরাহকারী ও জানা থাকলে তার যোগাযোগের তথ্য, কোট বা আনুমানিক খরচ, পরিমাণ ও বিলিংয়ের হার, ব্যবসায়িক কারণ এবং প্রয়োজনের তারিখ জিজ্ঞেস করুন।

কোনো কিছু চাওয়ার আগে কর্মীকে সরবরাহকারী খুঁজে বের করতে বাধ্য করবেন না। তারা হয়তো জানেন যে একটি স্ট্যান্ডিং ডেস্ক দরকার, কিন্তু কোম্পানির নিয়ম মেনে কোন বিক্রেতা তা দিতে পারবেন তা জানেন না। ক্রয় টিম পরে এই অংশটি সম্পূর্ণ করতে পারে।

প্রয়োজনীয় ঘরের যথার্থ কারণ রাখুন

কেউ রিকোয়েস্ট অনুমোদন, বাজেট নির্ধারণ বা কেনার জন্য ঘরটি ব্যবহার করলে তবেই সেটি বাধ্যতামূলক করুন। পণ্য, পরিমাণ, আনুমানিক খরচ, খরচকেন্দ্র ও কারণ সাধারণত এই তালিকায় থাকবে। খরচের নির্দিষ্ট সীমার ওপরে বা সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশনের মতো ক্যাটাগরিতে শুধু অ্যাটাচমেন্ট বাধ্যতামূলক করতে পারেন।

শর্তভিত্তিক ঘর ফর্মকে সহজ রাখে। সফটওয়্যারের রিকোয়েস্টে ব্যবহারকারীর সংখ্যা, নবায়নের তারিখ ও কাস্টমারের তথ্য এতে ব্যবহৃত হবে কি না জিজ্ঞেস করা যায়। ভৌত পণ্যের ক্ষেত্রে তার বদলে ডেলিভারি ঠিকানা চাওয়া যায়। এতে প্রতিটি ক্রয় অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো প্রয়োজনীয় তথ্য পায়, কিন্তু সবাইকে দীর্ঘ ফর্ম পূরণ করতে হয় না।

চালুর আগে তিনটি পরীক্ষামূলক রিকোয়েস্ট জমা দিন: একটি ক্যাটালগ আইটেম, নতুন সরবরাহকারীর কেনাকাটা এবং একটি নিয়মিত সেবা। অনুমোদনকারী এখনও কোনো очевид্য প্রশ্ন করলে নতুন ঘর যোগ করুন বা পুরোনো ঘরটি স্পষ্ট করুন।

রিকোয়েস্ট দ্রুত করতে ক্যাটালগ তৈরি করুন

ক্যাটালগ বারবারের কাজ কমায়। প্রতিটি কর্মীকে ল্যাপটপ, সফটওয়্যার লাইসেন্স বা অফিস চেয়ারের বিবরণ শুরু থেকে লিখতে না দিয়ে অনুমোদিত পণ্যের একটি ছোট তালিকা দিন।

প্রতিটি ক্যাটালগ আইটেমে সহজ বিবরণ, সাধারণ একক মূল্য ও পছন্দের সরবরাহকারী রাখুন। ফলো-আপ মেসেজ কমাতে আইটেম কোড, চুক্তির মেয়াদ, উপলভ্য মাপ বা ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণ লাগবে কি না, এমন তথ্য যোগ করুন।

উদাহরণ হিসেবে, «স্ট্যান্ডার্ড ল্যাপটপ» আইটেমে মডেল, অনুমোদিত সরবরাহকারী, $1,200 দাম ও তিন বছরের ওয়ারেন্টি থাকতে পারে। রিকোয়েস্টকারী শুধু পরিমাণ বেছে নিয়ে কারা এটি ব্যবহার করবে তা লিখবেন। প্রতিবার প্রোকিউরমেন্ট একই দরকারি তথ্য পাবে।

পছন্দের তালিকা সহজ রাখুন

ক্যাটালগকে প্রতিটি সরবরাহকারীর ওয়েবসাইটের অনুলিপি বানাবেন না। কর্মীরা যে পণ্যগুলো বেশি অর্ডার করেন সেগুলো দিয়ে শুরু করুন। একই ফ্রি-ফর্ম রিকোয়েস্ট বারবার এলে তখন নতুন আইটেম যোগ করুন। দীর্ঘ ও অগোছালো ক্যাটালগ নিজেই আরেকটি বাধা তৈরি করে।

সফটওয়্যার, সরঞ্জাম, অফিস সরবরাহ ও পেশাদারি সেবার মতো পরিচিত ক্যাটাগরিতে আইটেম সাজান। ছোট নাম ও সার্চ ব্যবহার করুন, যাতে বিবরণ লেখা শুরুর আগেই কর্মীরা পণ্যটি খুঁজে পান।

সাধারণত একটি ক্যাটালগ আইটেমে নাম, বিবরণ, একক মূল্য বা প্রত্যাশিত পরিসর, পছন্দের সরবরাহকারী, বিলিং ইউনিট ও বিধিনিষেধ থাকা দরকার। যেমন, কোনো সাবস্ক্রিপশনে «প্রতি ব্যবহারকারী, প্রতি মাসে» লেখা থাকতে পারে এবং ম্যানেজারের অনুমোদন দরকার বলে উল্লেখ থাকতে পারে।

ব্যতিক্রমের সুযোগ রাখুন

কখনও কর্মীদের তালিকায় নেই এমন কিছু দরকার হবে। একটি ফ্রি-ফর্ম বিকল্প রাখুন, তবে পরের ধাপ সম্ভব করার মতো তথ্য চান: প্রয়োজন, আনুমানিক খরচ, জানা থাকলে সরবরাহকারী এবং ব্যবসায়িক কারণ।

ফ্রি-ফর্ম রিকোয়েস্টকে ক্যাটালগের ব্যর্থতা না ধরে পর্যালোচনার কিউ হিসেবে দেখুন। প্রোকিউরমেন্ট কোট তুলনা করতে, সরবরাহকারী অনুমোদন করতে বা ভবিষ্যতের জন্য আইটেমটি ক্যাটালগে যোগ করতে পারে।

AppMaster দিয়ে তৈরি নো-কোড প্রোকিউরমেন্ট অ্যাপে ক্যাটালগ আইটেম বেছে নিলে দাম, সরবরাহকারী ও রিকোয়েস্টের ঘর স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হতে পারে। এতে বাজেট অনুমোদন প্রক্রিয়ার তথ্য পরিষ্কার হয় এবং পারচেজ অর্ডার হ্যান্ডঅফের আগে সংশোধনের কাজ কমে।

অনুমোদনের আগে বাজেট যাচাই যোগ করুন

কেউ অনুমোদনের কাজ শুরু করার আগে রিকোয়েস্টে তার আর্থিক প্রেক্ষাপট দেখা উচিত। রিকোয়েস্টকারীকে বিভাগ ও খরচকেন্দ্র বেছে নিতে দিন, তারপর পরিমাণ ও মুদ্রা সংরক্ষণ করুন। এই তথ্য ব্যবহার করে সিস্টেম সংশ্লিষ্ট বাজেট খুঁজে নিতে পারে।

রিকোয়েস্টকারীর জন্য যাচাইটি সহজ রাখুন। তারা যেন রিকোয়েস্টের মোট খরচ, উপলভ্য বাজেট এবং অনুমোদনের পর অবশিষ্ট অর্থ দেখতে পান। «এই রিকোয়েস্টে অবশিষ্ট বাজেটের চেয়ে $420 বেশি লাগবে» ধরনের বার্তা ম্যানেজারকে পরে ইমেইলে সমস্যা আবিষ্কার করা থেকে বাঁচায়।

বাজেটের পরিমাণের মালিকানা ফাইন্যান্স টিমের থাকা দরকার। কর্মীরা প্রতিটি বিভাগ বা খরচকেন্দ্রের অনুমোদিত পরিমাণ সময়ের শুরুতে আপডেট করতে পারেন এবং পরিকল্পনা বদলালে তা সংশোধন করতে পারেন। যে রিকোয়েস্ট এখনও ইনভয়েসে পরিণত হয়নি, কিন্তু অনুমোদিত হয়েছে, সেগুলোকেও সিস্টেমে ধরতে হবে। তা না হলে ইতিমধ্যে প্রতিশ্রুত অর্থ থাকা সত্ত্বেও কোনো দলের হাতে বাজেট অবশিষ্ট বলে মনে হতে পারে।

পুরো রিকোয়েস্টের মোট খরচ যাচাই করুন

ক্রয় টিম বাস্তবে যত টাকা দেবে, সেই পরিমাণ হিসাব করুন। প্রযোজ্য ক্ষেত্রে পরিমাণ, একক দাম, কর, শিপিং, সেটআপ ফি ও নিয়মিত চার্জ যোগ করুন। $900-এর সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশনে $150 সেটআপ ফি থাকলে রিকোয়েস্টের মোট খরচ হবে $1,050।

রিকোয়েস্টকারী ফর্ম জমা দেওয়ার সময়, অনুমোদনকারীর কাছে পাঠানোর আগে বাজেট অনুমোদন প্রক্রিয়া চালান। এতে অপ্রয়োজনীয় যাচাই কমে এবং রিকোয়েস্টকারী খরচকেন্দ্র ঠিক করতে, অর্ডার ছোট করতে বা ব্যতিক্রম ব্যাখ্যা করতে পারেন।

নো-কোড প্রোকিউরমেন্ট অ্যাপে এটি একটি ভিজ্যুয়াল নিয়ম হতে পারে: নির্বাচিত খরচকেন্দ্র পড়ুন, রিকোয়েস্টের মোট খরচ অবশিষ্ট বাজেটের সঙ্গে তুলনা করুন এবং ফলটি রিকোয়েস্টে সংরক্ষণ করুন। AppMaster-এ রিকোয়েস্টের তথ্য মডেল করা, Business Process Editor-এ লজিক তৈরি করা এবং অভ্যন্তরীণ ফর্মে ফল দেখানো যায়।

বাজেট ছাড়ানো রিকোয়েস্টের পরের ধাপ ঠিক করুন

বাজেটের বেশি হওয়া রিকোয়েস্টকে অস্পষ্ট স্ট্যাটাসে রাখবেন না। খরচের নীতির সঙ্গে মানানসই নির্দিষ্ট পথ দিন। ঘাটতি দেখিয়ে রিকোয়েস্টকারীর কাছে ফেরত পাঠাতে পারেন, ব্যতিক্রম অনুমোদনের জন্য বাজেটের মালিকের কাছে পাঠাতে পারেন, জরুরি প্রয়োজন ফাইন্যান্সে পাঠাতে পারেন, অথবা কারণ ও তারিখসহ পরের বাজেট সময় পর্যন্ত আটকে রাখতে পারেন।

বাজেটের ফলাফল ও ব্যতিক্রমের সিদ্ধান্ত রেকর্ড করুন। অর্ডার শুরু হলে কর্মীরা দেখতে পারবেন খরচটি মূল বাজেটের মধ্যে আছে কি না এবং অতিরিক্ত অর্থ কে অনুমোদন করেছেন। ফাইন্যান্সও ব্যাখ্যা করতে পারবে কেন কোনো খরচকেন্দ্র পরিকল্পনার চেয়ে বেশি খরচ করেছে।

অনুসরণ করা যায় এমন অনুমোদনের পথ তৈরি করুন

কেউ রিকোয়েস্ট জমা দেওয়ার আগেই একটি অভ্যন্তরীণ ক্রয় রিকোয়েস্ট সিস্টেমে রাউটিং নিয়ম থাকা দরকার। প্রতিটি রিকোয়েস্ট এমন ব্যক্তিদের কাছে পাঠান যারা খরচ বিচার করতে পারেন, এমন সাধারণ ইনবক্সে নয় যা মাঝে মাঝে কেউ দেখেন।

ফর্মে আগে থেকেই থাকা তথ্যের ওপর পথ নির্ভর করান। বিভাগ, খরচকেন্দ্র, কেনাকাটার ক্যাটাগরি ও মোট পরিমাণ সাধারণত যথেষ্ট প্রেক্ষাপট দেয়। $40-এর অফিস সরবরাহে শুধু টিম ম্যানেজারের অনুমোদন লাগতে পারে। নতুন সফটওয়্যার চুক্তিতে বাজেটের মালিক, IT, নিরাপত্তা ও প্রোকিউরমেন্টের অনুমোদন লাগতে পারে।

ঝুঁকি কম হলে পথ ছোট রাখুন। «কিছু বাদ না পড়ে» বলে অতিরিক্ত অনুমোদনকারী যোগ করলে সহজ ক্রয় অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো দেরির শৃঙ্খলে পরিণত হয়। প্রতিটি অনুমোদনকারীর অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা আরও তথ্য চাওয়ার স্পষ্ট কারণ থাকা উচিত।

অনুমানযোগ্য নিয়ম ব্যবহার করুন

জমা দেওয়ার আগেই কর্মীদের জানা উচিত রিকোয়েস্টটি কোথায় যাবে। নিয়ম অনুমানযোগ্য হলে রিকোয়েস্ট আটকে গেলে বিরোধও কমে।

উদাহরণ হিসেবে কোনো কোম্পানি এমন নিয়ম ব্যবহার করতে পারে:

• $500-এর কম রিকোয়েস্ট বিভাগীয় ম্যানেজারের কাছে যাবে।
• $500 থেকে $5,000-এর রিকোয়েস্ট ম্যানেজার ও খরচকেন্দ্রের মালিকের কাছে যাবে।
• সফটওয়্যার ও ক্লাউড সেবার রিকোয়েস্ট IT বা নিরাপত্তা টিমের কাছেও যাবে।
• $5,000-এর বেশি রিকোয়েস্ট বাজেট অনুমোদনের পর প্রোকিউরমেন্টে যাবে।
• পরিমাণ যাই হোক, মূলধনী কেনাকাটা ফাইন্যান্সের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে যাবে।

সব বিভাগে নিয়ম হুবহু এক হওয়া দরকার নেই। সেলস টিমের কাস্টমার-ফেসিং টুলে অতিরিক্ত অনুমোদন লাগতে পারে, আর অপারেশনস টিমের সরঞ্জামে বাড়তি যাচাই লাগতে পারে। কোম্পানিজুড়ে একই মৌলিক লজিক রাখুন, যাতে কর্মীদের প্রতিবার প্রক্রিয়াটি নতুন করে শিখতে না হয়।

অনুপস্থিতির পরিকল্পনা করুন এবং রেকর্ড সম্পূর্ণ রাখুন

প্রতিটি অনুমোদনকারীর একজন বিকল্প থাকা দরকার। ম্যানেজার ছুটিতে থাকলে নতুন রিকোয়েস্ট নির্দিষ্ট বিকল্প ব্যক্তির কাছে যাবে অথবা প্রশাসক পেন্ডিং কাজ পুনরায় বরাদ্দ করতে পারবেন। রিকোয়েস্টকারীকে ইমেইল বা চ্যাটে কাউকে খুঁজতে হওয়া উচিত নয়।

জবাবের সময়সীমা ঠিক করুন। যেমন, দুই কর্মদিবস পর অনুমোদনকারীকে জানানো এবং পাঁচ দিন পর রিকোয়েস্টটি বিকল্প ব্যক্তির কাছে পাঠানো। এসকেলেশন রিকোয়েস্টকে এগিয়ে নেবে, তবে মূল পথ ও সিদ্ধান্তের ইতিহাস অক্ষুণ্ণ রাখবে।

প্রতিটি সিদ্ধান্ত রিকোয়েস্টের রেকর্ডে রাখুন। কে অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেছেন, কখন করেছেন এবং কী মন্তব্য দিয়েছেন তা দেখান। «নবায়ন পর্যন্ত বিদ্যমান টিম লাইসেন্স ব্যবহার করুন» ধরনের প্রত্যাখ্যান রিকোয়েস্টকারীকে পরের বাস্তব পদক্ষেপ জানায় এবং অর্ডারের প্রেক্ষাপটও দেয়।

AppMaster-এ টিম রিকোয়েস্টের ঘর মডেল করতে, ভিজ্যুয়াল বিজনেস প্রসেসে অনুমোদনের লজিক তৈরি করতে এবং রিকোয়েস্টকারীকে বর্তমান স্ট্যাটাস দেখাতে পারে। দায়িত্ব ইমেইল থ্রেডে হারিয়ে না গিয়ে দৃশ্যমান থাকে।

ধাপে ধাপে রিকোয়েস্ট ফ্লো তৈরি করুন

একটি পরিষ্কার রিকোয়েস্ট ফ্লো সাধারণ কেনাকাটাকে ইমেইলে হারিয়ে যেতে দেয় না। প্রতিটি স্ট্যাটাস বর্তমান অবস্থা বোঝাবে এবং কখন কাজ করতে হবে তা প্রত্যেকে জানবে।

Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered এবং Received দিয়ে অল্প কয়েকটি স্ট্যাটাস শুরু করুন। «পেন্ডিং রিভিউ» ও «অনুমোদনের অপেক্ষায়»-এর মতো প্রায় একই অর্থের লেবেল এড়িয়ে চলুন। মানুষ এগুলো ভিন্নভাবে ব্যবহার করবে এবং রিপোর্টিং দুর্বল হবে।

রিকোয়েস্ট Draft অবস্থায় শুরু হবে। রিকোয়েস্টকারী এটি সংরক্ষণ, পণ্য বা পরিমাণ বদলানো কিংবা মুছে ফেলতে পারবেন। এই পর্যায়ে সিস্টেম নোটিফিকেশন পাঠাবে না বা বাজেট সংরক্ষণ করবে না।

ফর্ম জমা দিলে স্ট্যাটাস Submitted হবে। পরিবর্তনের জন্য ফেরত না দেওয়া পর্যন্ত দাম, সরবরাহকারীর তথ্য ও চাওয়া পরিমাণ লক করুন। অনুমোদনকারী অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা ছোট মন্তব্যসহ ফেরত পাঠাতে পারবেন।

অনুমোদনের পর রিকোয়েস্টটি ক্রয় টিমের কাছে হস্তান্তর করুন। পারচেজ অর্ডার তৈরি বা পাঠানোর পরেই কর্মীরা সেটিকে Ordered করবেন। খরচের অনুমতি পাওয়া মানেই পণ্য কেনা হয়েছে এমন নয়।

পণ্য পৌঁছালে, সেবার অ্যাক্সেস শুরু হলে বা সাবস্ক্রিপশন নিশ্চিত হলে গ্রহণকারী ব্যক্তি রিকোয়েস্টটি Received করবেন। এতে ফাইন্যান্স ও রিকোয়েস্টকারী কী এসেছে তার নির্ভরযোগ্য রেকর্ড পান।

প্রতিটি ভূমিকার কাজ পরিষ্কার করুন

স্ট্যাটাস পরিবর্তনের দায়িত্ব নির্দিষ্ট থাকলে অভ্যন্তরীণ ক্রয় রিকোয়েস্ট সিস্টেম ভালো কাজ করে। জমা দেওয়া প্রতিটি রিকোয়েস্ট সম্পাদনার সুযোগ সবাইকে দেবেন না।

• রিকোয়েস্টকারীরা Draft তৈরি, রিকোয়েস্ট জমা এবং ফেরত আসা রিকোয়েস্ট সংশোধন করবেন।
• ম্যানেজার ও বাজেটের মালিক কারণসহ রিকোয়েস্ট অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা ফেরত দেবেন।
• ক্রয়কর্মীরা সরবরাহকারীর তথ্য, পারচেজ অর্ডারের বিবরণ ও Ordered স্ট্যাটাস সংরক্ষণ করবেন।
• গ্রহণকারীরা ডেলিভারি নিশ্চিত করে রিকোয়েস্ট Received করবেন।
• ফাইন্যান্স কর্মীরা সম্পূর্ণ ইতিহাস দেখবেন এবং অ্যাকাউন্টিং রেফারেন্সের মতো সীমিত ঘর সংশোধন করবেন।

কোম্পানি ছেড়ে যাওয়া অনুমোদনকারী বা ডুপ্লিকেট রিকোয়েস্টের মতো ব্যতিক্রম প্রশাসক সামলাবেন। কে, কখন এবং কী মন্তব্যসহ প্রতিটি স্ট্যাটাস পরিবর্তনের অডিট ট্রেইল রাখুন।

কাজের সময় মানুষকে নোটিফিকেশন দিন

Submitted রিকোয়েস্ট কোনো অনুমোদনকারীর কাছে গেলে নোটিফিকেশন পাঠান। রিকোয়েস্টের নাম, পরিমাণ, বিভাগ ও কী সিদ্ধান্ত দরকার তা লিখুন। «আপনার নতুন কাজ আছে» ধরনের অস্পষ্ট বার্তায় কাজ দেরি হয়, কারণ মানুষকে আগে প্রেক্ষাপট খুঁজতে হয়।

কেউ অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা ফেরত দিলে রিকোয়েস্টকারীকে জানান। প্রত্যাখ্যান বা ফেরতের ক্ষেত্রে মন্তব্য বাধ্যতামূলক করুন। «এই ত্রৈমাসিকে বাজেট নেই» রিকোয়েস্টকারীকে পথ দেখায়, কিন্তু «না» দেখায় না।

চূড়ান্ত অনুমোদনের পর ক্রয় টিমকে নোটিফিকেশন দিন। ক্রয় টিম রিকোয়েস্ট Ordered ও Received করলে রিকোয়েস্টকারীকে জানানো উচিত। নির্দিষ্ট সময়েও কেউ কাজ না করলে বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও বিকল্প অনুমোদনকারীকে মনে করিয়ে দিন।

AppMaster-এ Data Designer-এ স্ট্যাটাস মডেল করা এবং Business Process Editor-এ অনুমোদিত পরিবর্তন নির্ধারণ করা যায়। প্রতিটি হ্যান্ডঅফ কারও মনে থাকার ওপর নির্ভর না করে রেকর্ডে থাকে।

উদাহরণ: সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশনের রিকোয়েস্ট

মার্কেটিং ম্যানেজার মায়ার একটি সোশ্যাল মিডিয়া পরিকল্পনার টুলের ১৫টি সাবস্ক্রিপশন দরকার। তিনি ফ্রি-ফর্ম রিকোয়েস্ট না করে অভ্যন্তরীণ ক্রয় রিকোয়েস্ট সিস্টেমে সফটওয়্যার ক্যাটালগ থেকে টুলটি বেছে নেন।

ক্যাটালগ আইটেমে সরবরাহকারী, প্ল্যানের ধরন, ব্যবহারকারীপ্রতি দাম, বিলিং চক্র এবং চুক্তির দায়িত্বপ্রাপ্ত টিম লেখা আছে। মায়া ১৫টি আসন লিখে Marketing খরচকেন্দ্র বেছে নেন এবং কারণ যোগ করেন: টিমের যৌথ সময়সূচি ও ক্যাম্পেইন পোস্ট অনুমোদনের ব্যবস্থা দরকার।

জমা দেওয়ার আগেই অ্যাপ বার্ষিক খরচ হিসাব করে। Marketing-এর সফটওয়্যার বাজেট যথেষ্ট থাকায় রিকোয়েস্ট বাজেট যাচাই পাস করে। বাজেট কম হলে অ্যাপটি রিকোয়েস্ট থামিয়ে মায়াকে অন্য খরচকেন্দ্র বেছে নিতে বা অতিরিক্ত অর্থ চাইতে বলতে পারত। এতে ফাইন্যান্স পরিশোধ করতে পারবে না এমন কেনাকাটা ম্যানেজার অনুমোদন করার ঝুঁকি কমে।

খরচটি ম্যানেজারের সীমার মধ্যে হওয়ায় মায়ার বিভাগের প্রধান রিকোয়েস্টটি পান। অনুমোদনের স্ক্রিনে খরচ, ব্যবহারকারীর সংখ্যা, ব্যবসায়িক কারণ ও বাজেটের ব্যালান্স দেখা যায়। ম্যানেজার অনুমোদন করেন।

ক্রয় টিম সরবরাহকারী ও প্ল্যান, বার্ষিক মোট খরচ ও নবায়নের তারিখ, খরচকেন্দ্র ও বাজেটের ফলাফল, মায়ার কারণ এবং সময়সহ ম্যানেজারের অনুমোদন পায়। একজন ক্রয় সমন্বয়কারী যাচাই করেন কোম্পানির ওই সরবরাহকারীর সঙ্গে আগে থেকেই চুক্তি আছে কি না। থাকলে সংরক্ষিত তথ্য থেকে পারচেজ অর্ডার তৈরি করেন। না থাকলে অর্ডারের আগে সরবরাহকারী যাচাই শুরু করেন।

সমন্বয়কারী পারচেজ অর্ডার নম্বর সংরক্ষণ করে রিকোয়েস্টটি Ordered করেন। মায়া ক্রয় টিমকে জিজ্ঞেস না করেই আপডেট দেখতে পারেন। সরবরাহকারী ১৫টি লাইসেন্স নিশ্চিত করলে সমন্বয়কারী রিকোয়েস্টটি Received করেন এবং অ্যাকাউন্ট কে পরিচালনা করবে তা লিখে রাখেন।

এই ফ্লোতে প্রতিটি সিদ্ধান্ত রিকোয়েস্টের সঙ্গে যুক্ত থাকে। ফাইন্যান্স দেখতে পারে কেন টিম সফটওয়্যারটি কিনেছে, কোন বাজেট ব্যবহার হয়েছে এবং খরচ কে অনুমোদন করেছেন।

যে ভুলগুলো ক্রয়কে ধীর করে

ফ্লোচার্টে কোনো ক্রয় প্রক্রিয়া সহজ দেখালেও ব্যবহারকারীদের জন্য তা বিরক্তিকর হতে পারে। সাধারণত সমস্যা দেখা দেয় যখন সিস্টেম প্রতিটি রিকোয়েস্টকে অস্বাভাবিক ধরে বা অনুমোদনের পর পরিবর্তনের নিয়ন্ত্রণ হারায়।

সব রিকোয়েস্ট ওপরের স্তরে পাঠানো

অনেক টিম প্রতিটি রিকোয়েস্ট একজন সিনিয়র ম্যানেজারের কাছে পাঠায়। ফলে বদলি কীবোর্ড, মাসিক সফটওয়্যার নবায়ন বা কম মূল্যের সরবরাহের মতো সাধারণ কাজও সেই ব্যক্তির কিউতে জমে। ম্যানেজার দুই দিন অনুপস্থিত থাকলে সবাই অপেক্ষা করে।

খরচ, বিভাগ ও রিকোয়েস্টের ধরন অনুযায়ী অনুমোদনের পথ ঠিক করুন। নির্দিষ্ট সীমার নিচে স্ট্যান্ডার্ড ক্যাটালগ আইটেম টিম লিড অনুমোদন করতে পারেন। বড় কেনাকাটা বিভাগীয় মালিক দেখবেন। বাজেট প্রভাবিত হলে বা সীমা ছাড়ালে ফাইন্যান্স যুক্ত হবে। সিনিয়র নেতাদের কাছে সাধারণ রিকোয়েস্ট নয়, ব্যতিক্রম পাঠান।

অনুমোদিত রিকোয়েস্টে নীরবে পরিবর্তন করা

চূড়ান্ত অনুমোদন নির্দিষ্ট পণ্য, পরিমাণ, সরবরাহকারী ও দামের জন্য প্রযোজ্য। পরে এগুলো বদলালে অনুমোদন আর প্রকৃত খরচের সঙ্গে মিলবে না।

গুরুত্বপূর্ণ সম্পাদনার নিয়ম নির্ধারণ করুন। ১০টি লাইসেন্স থেকে ১২টি বা $500 থেকে $1,200 করা হলে সংশ্লিষ্ট পর্যালোচনাকারীর কাছে রিকোয়েস্ট ফেরত যাওয়া উচিত। ডেলিভারি কনট্যাক্টের মতো ছোট নোট অনুমোদন আবার শুরু না করেই সম্পাদনাযোগ্য থাকতে পারে।

নো-কোড প্রোকিউরমেন্ট অ্যাপ সম্পাদনার ইতিহাস রাখতে এবং নিয়ন্ত্রিত ঘর বদলালে অনুমোদন আবার খুলতে পারে। এতে ইনভয়েসের সঙ্গে অনুমোদিত খরচ তুলনা করার সময় ফাইন্যান্স অপ্রত্যাশিত পরিবর্তন পায় না।

খুব তাড়াতাড়ি রিকোয়েস্ট বন্ধ করা

অনুমোদন ক্রয় প্রক্রিয়ার শেষ নয়। ক্রয় টিমকে এখনও সরবরাহকারী, পারচেজ অর্ডার নম্বর, চূড়ান্ত দাম, অর্ডারের তারিখ ও ডেলিভারির অবস্থা সংরক্ষণ করতে হবে। এসব তথ্য তৈরি হওয়ার আগে রিকোয়েস্ট বন্ধ করলে পরে ইমেইল ও স্প্রেডশিট খুঁজতে হবে।

Approved, Ordered, Received ও Closed-এর মতো স্পষ্ট স্ট্যাটাস ব্যবহার করুন। ক্রয় টিম অর্ডারের বিবরণ সংরক্ষণ করে হ্যান্ডঅফ নিশ্চিত করার পরেই রিকোয়েস্ট Closed করুন। অনুমোদিত বার্ষিক সাবস্ক্রিপশনটি ক্রয়কর্মী বিক্রেতার অর্ডার বা নবায়নের রেফারেন্স না লেখা পর্যন্ত Approved অবস্থায় থাকতে পারে।

এই পার্থক্য রিপোর্টিংকে নির্ভরযোগ্য করে। কোন অনুমোদিত রিকোয়েস্টে এখনও কাজ বাকি, কোন অর্ডার ডেলিভারির অপেক্ষায় এবং কোন কেনাকাটা শেষ হয়েছে তা টিম দেখতে পারে।

চালুর আগে দ্রুত যাচাই

কর্মীরা সিস্টেমের ওপর নির্ভর করার আগে ছোট পরীক্ষায় বেশিরভাগ সমস্যা ধরা পড়ে। একটি ছোট দলকে বাস্তবসম্মত রিকোয়েস্ট জমা দিতে বলুন, যেমন অফিস সরবরাহ, সফটওয়্যার নবায়ন ও সেবা চুক্তি। রিকোয়েস্টকারী, অনুমোদনকারী এবং পারচেজ অর্ডার তৈরি করা কর্মীদের এতে রাখুন।

প্রতিটি রিকোয়েস্টের একজন স্পষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও দৃশ্যমান স্ট্যাটাস দরকার। রিকোয়েস্টকারীর কাছ থেকে ম্যানেজার বা ক্রয়কর্মীর কাছে দায়িত্ব গেলে মালিকও বদলাবে। Draft, Submitted, Approved, Rejected বা ক্রয় টিমের কাছে হস্তান্তর করা হয়েছে, এমন লেবেল ব্যবহার করুন।

সবার জন্য অ্যাপ খোলার আগে নিশ্চিত করুন প্রতিটি রিকোয়েস্টে মালিক, বর্তমান স্ট্যাটাস, পরিমাণ ও পরের অনুমোদনকারী দেখা যাচ্ছে। বাস্তব খরচের সীমা ও বিভাগের নিয়মের সঙ্গে অনুমোদনের নিয়ম তুলনা করুন। ক্রয় টিম যেন সরবরাহকারী, কোটের দাম, অনুমোদিত পরিমাণ ও প্রয়োজনের তারিখ দেখতে পারে।

বাজেটের বেশি একটি রিকোয়েস্ট পরীক্ষা করে নিশ্চিত করুন অ্যাপটি সেটি থামায় বা সঠিক ব্যক্তির কাছে পাঠায়। আরেকটি রিকোয়েস্ট স্পষ্ট কারণসহ প্রত্যাখ্যান করুন, তারপর দেখুন রিকোয়েস্টকারী কারণটি পেয়েছেন এবং ফর্ম আপডেট করতে পারছেন কি না।

বাজেট পরীক্ষায় বাস্তব সংখ্যা ব্যবহার করুন। কোনো টিমের মাসিক অবশিষ্ট বাজেট $2,000 রাখুন, তারপর $2,400-এর রিকোয়েস্ট দিন। সিস্টেম সেটি আটকে দেবে, ফাইন্যান্সের অনুমোদন চাইবে, নাকি বাজেটের মালিককে অর্থ স্থানান্তরের সুযোগ দেবে, তা আগে ঠিক করুন। সংশ্লিষ্ট সবাইকে একই ফল দেখতে হবে।

অনুমোদনের পরের পরিবর্তনও পরীক্ষা করুন। রিকোয়েস্টকারী ১০টি মনিটর থেকে ১৫টি করতে পারেন, অথবা সরবরাহকারী কোটের দাম বাড়াতে পারেন। ক্রয় অনুমোদন ওয়ার্কফ্লোটি আবার অনুমোদনে পাঠাবে, নাকি কোন পরিবর্তনে নতুন যাচাই লাগবে না তা স্পষ্টভাবে দেখাবে। নীরব পরিবর্তন পরে বিরোধ তৈরি করে।

সবশেষে পারচেজ অর্ডার হ্যান্ডঅফ পরীক্ষা করুন। ক্রয় টিমের ইমেইল বা চ্যাট থেকে তথ্য নতুন করে লেখার বদলে এক জায়গায় অনুমোদিত বিবরণ পাওয়া উচিত। AppMaster-এ নমুনা রেকর্ড দিয়ে এসব পথ পরীক্ষা করে অ্যাপ প্রকাশের আগে ভিজ্যুয়াল নিয়ম বদলানো যায়। ব্যর্থ পরীক্ষার ছোট একটি লগ রাখুন, প্রতিটির পেছনের নিয়ম ঠিক করুন এবং আবার পরীক্ষা করুন।

পরের ধাপ বেছে নিন

বারবার কেনাকাটা হয় এবং অনুমোদনের ধাপ সামলানো যায়, এমন একটি বিভাগ দিয়ে শুরু করুন। IT সফটওয়্যার, অফিস সরবরাহ বা Marketing সাবস্ক্রিপশন ভালো শুরু হতে পারে। ওই দলকে সাধারণ পণ্য, আনুমানিক দাম ও ক্রয় টিমের প্রয়োজনীয় তথ্যসহ একটি ছোট ক্যাটালগ দিন।

প্রথম সংস্করণটি নির্দিষ্ট রাখুন। রিকোয়েস্টকারী পরিষ্কার প্রয়োজন জমা দেবেন, অনুমোদনকারী খরচ ও বাজেটের অবস্থা দেখবেন এবং ক্রয় টিম অনুমোদনের পর সম্পূর্ণ রিকোয়েস্ট পাবে। মৌলিক পথ নির্ভরযোগ্যভাবে কাজ করার পর অস্বাভাবিক রিকোয়েস্টের ধরন যোগ করুন।

প্রথম কয়েক সপ্তাহ পর সিস্টেমের প্রতিটি অংশ ব্যবহার করা মানুষের মতামত নিন। রিকোয়েস্টকারীরা বিভ্রান্তিকর ঘর চিহ্নিত করতে পারেন। অনুমোদনকারীরা কোথায় আরও প্রেক্ষাপট দরকার তা বলতে পারেন। ক্রয়কর্মীরা অনুপস্থিত সরবরাহকারীর তথ্য বা অ্যাপের বাইরে আসা রিকোয়েস্টের কথা জানাতে পারেন।

এই মতামত ব্যবহার করে অপ্রয়োজনীয় ঘর বাদ দিন, বারবারের কেনাকাটার জন্য ক্যাটালগ আইটেম যোগ করুন, অনুমোদনের সীমা স্পষ্ট করুন, পরের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে দেখান এবং কেউ রিকোয়েস্ট ফেরত বা প্রত্যাখ্যান করলে কারণ সংরক্ষণ করুন।

শূন্য থেকে প্রযুক্তিগত প্রজেক্ট শুরু না করেই AppMaster টিমকে নো-কোড প্রোকিউরমেন্ট অ্যাপ তৈরিতে সাহায্য করতে পারে। টিম কর্মীদের রিকোয়েস্ট ফর্ম তৈরি, বাজেট যাচাই ও অনুমোদনের পথের জন্য Business Process Editor ব্যবহার এবং ম্যানেজার ও ক্রয়কর্মীদের জন্য আলাদা স্ক্রিন তৈরি করতে পারে। Data Designer-এ ক্যাটালগ আইটেম, বিভাগ, সরবরাহকারী, বাজেট ও রিকোয়েস্ট এক জায়গায় রাখা যায়।

একটি ছোট পাইলট বাস্তব সমস্যা দ্রুত প্রকাশ করে। কর্মীরা এখনও ইমেইলে রিকোয়েস্ট পাঠালে আরও নিয়ম যোগ করার আগে কারণটি জানুন। এমন একটি পথ তৈরি করুন যা মানুষ বিকল্প পদ্ধতির চেয়ে পরিষ্কার ও দ্রুত বলে বেছে নেবে। পাইলট মসৃণভাবে চললে পরের বিভাগের জন্য কাঠামো মানিয়ে নিন, তবে সেই দলের খরচের ধরন অনুযায়ী ক্যাটালগ ও অনুমোদনের নিয়ম রাখুন।