অভ্যন্তরীণ কর্মী ডিরেক্টরি: এমন পরিকল্পনা, যা মানুষ আপডেট রাখে

অভ্যন্তরীণ ডিরেক্টরি কেন পুরোনো হয়ে যায়

বাস্তব কাজের সঙ্গে আপডেট করার কাজটি আলাদা মনে হলে একটি অভ্যন্তরীণ কর্মী ডিরেক্টরি দ্রুত পুরোনো হয়ে যায়। নতুন কর্মী যোগ দেন, কেউ টিম বদলান বা অফিস স্থানান্তরিত হয়। তথ্য পুরোনো স্প্রেডশিটেই পড়ে থাকে, যতক্ষণ না কোনো সহকর্মীর জরুরি প্রয়োজনে ভুল ফোন নম্বর, ম্যানেজার বা টাইম জোন সামনে আসে।

ছোট ভুলও বাস্তব দেরি তৈরি করে। একজন সেলস প্রতিনিধি কোনো গ্রাহকের প্রশ্ন সাবেক প্রোডাক্ট মালিকের কাছে পাঠান। একজন অপারেশনস ম্যানেজার এমন সময় মিটিং ঠিক করেন, যা সহকর্মীর কাজের সময়ের বাইরে। নতুন কর্মীকে কয়েকজনের কাছে জিজ্ঞেস করতে হয় payroll কে দেখেন, কারণ ডিরেক্টরিতে পরিষ্কার উত্তর নেই।

কোম্পানিগুলো যখন অতিরিক্ত তথ্য চায়, তখন প্রোফাইল ব্যবহারে সমস্যা হয়। আনুষ্ঠানিক পরিচিতি, প্রজেক্টের ইতিহাস, ব্যক্তিগত আগ্রহ, দক্ষতার রেটিং, সামাজিক লিংক এবং পরিপাটি ছবি, সব মিলিয়ে সাধারণ আপডেটও বিরক্তিকর কাজে পরিণত হয়। বেশিরভাগ মানুষ কাজটি পিছিয়ে দেন, পরে রিমাইন্ডারও উপেক্ষা করেন।

একটি কার্যকর কর্মী প্রোফাইল ডেটাবেসে এমন তথ্য থাকা দরকার, যা সঠিক ব্যক্তির সঙ্গে যোগাযোগ করতে বা তার কাজ বুঝতে সাহায্য করে: নাম, টিম, পদ, ম্যানেজার, অবস্থান বা টাইম জোন, কাজের যোগাযোগের তথ্য এবং কয়েকটি দক্ষতা। কোনো ফিল্ড যোগ করার আগে কেউ নিয়মিতভাবে সেটি কী কাজে ব্যবহার করবে, তা স্পষ্ট হওয়া উচিত।

ডিরেক্টরির কাজ সীমিত রাখুন। এটি কর্মীদের সহকর্মী খুঁজতে, দক্ষতা শনাক্ত করতে এবং কোনো কাজের দায়িত্বে কে আছেন তা বুঝতে সাহায্য করে। পোস্ট, ফলোয়ার সংখ্যা, রিঅ্যাকশন ও অ্যাক্টিভিটি ফিড রক্ষণাবেক্ষণের জন্য অতিরিক্ত বিষয় তৈরি করে। এগুলো কর্মীদের সাহায্য পাওয়ার বদলে নজরদারিতে আছেন বলে মনে করাতে পারে।

মানুষ তখনই তথ্য আপডেট করে, যখন সরাসরি লাভ দেখতে পায়। কোনো সহকর্মী যদি «contract review» সার্চ করে দ্রুত সঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছাতে পারেন, তাহলে সঠিক প্রোফাইল সময় বাঁচায়। কেউ পড়ে না এমন ব্যক্তিগত মিশন স্টেটমেন্টের ফল উল্টো।

প্রথম সংস্করণ ছোট রাখুন। কাজের তথ্য সহজে বদলানোর ব্যবস্থা করুন, পুরো প্রতিষ্ঠানের ফিল্ডগুলোর জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নির্ধারণ করুন এবং মানুষ ব্যবহার করে না এমন কিছু বাদ দিন। সাধারণ কর্মদিবসে কর্মীরা যখন ডিরেক্টরির ওপর নির্ভর করতে পারেন, তখনই এটি বিশ্বাসযোগ্য হয়ে ওঠে।

প্রতিটি প্রোফাইলে কী থাকবে তা ঠিক করুন

প্রতিটি প্রোফাইলকে সাধারণ কাজের প্রশ্নের ভিত্তিতে সাজান। কোনো সহকর্মী payroll-এর যোগাযোগের ব্যক্তি খুঁজতে পারেন, Salesforce জানা কাউকে শনাক্ত করতে পারেন বা কেউ Berlin অফিসে কাজ করেন কি না দেখতে পারেন। কোনো ফিল্ড যদি সহকর্মীর সঙ্গে যোগাযোগ, কাজ সঠিক ব্যক্তির কাছে পাঠানো বা তার ভূমিকা বোঝার কাজে না আসে, সেটি বাদ দিন।

প্রথমে অল্প কিছু বাধ্যতামূলক কাজের তথ্য রাখুন। এতে দীর্ঘ ফর্মে কাউকে না ফেলেই ডিরেক্টরিতে একটি অভিন্ন কাঠামো তৈরি হয়:

• পুরো নাম এবং পছন্দের নাম
• টিম, পদ, ম্যানেজার ও কাজের অবস্থান
• প্রয়োজন হলে কাজের ইমেইল, ফোন নম্বর ও টাইম জোন
• কাজের সঙ্গে সম্পর্কিত দক্ষতা বা জ্ঞানের ক্ষেত্র
• ব্যক্তি কী কাজে সাহায্য করতে পারেন, সে বিষয়ে সংক্ষিপ্ত নোট

দক্ষতাগুলো সার্চের উপযোগী নির্দিষ্ট রাখুন। «Finance» খুব বিস্তৃত। «Expense policy», «invoice approvals» এবং «NetSuite reporting» সহকর্মীকে যোগাযোগের স্পষ্ট কারণ দেয়। সম্ভব হলে অনুমোদিত দক্ষতার লেবেল বেছে নেওয়ার সুযোগ দিন এবং তালিকায় না থাকা বিস্তারিত তথ্যের জন্য ছোট নোট যোগ করতে দিন।

বাধ্যতামূলক তথ্য ও ঐচ্ছিক তথ্য আলাদা রাখুন। সাধারণত টিমের মানুষের দরকার হয় কারও পদ, যোগাযোগের তথ্য, অবস্থান ও কাজের দক্ষতা। ব্যক্তিগত জীবনী, প্রিয় উক্তি, জন্মদিন বা ছবি তাদের দরকার হয় না। ঐচ্ছিক ছবি নাম চিনতে সাহায্য করতে পারে, তবে প্রোফাইল সম্পূর্ণ করতে কারও ছবি থাকা বাধ্যতামূলক হওয়া উচিত নয়।

প্রোফাইলে ব্যবহারিক উপস্থিতির তথ্যও রাখা যায়। Toronto-র একজন সাপোর্ট লিড লিখতে পারেন «English and French», «weekday escalation contact» এবং «available 9:00 to 17:00 ET»। এতে কোনো সেলস সহকর্মী দীর্ঘ বার্তার ধারাবাহিকতা ছাড়াই জরুরি গ্রাহক সমস্যা সঠিক ব্যক্তির কাছে পাঠাতে পারেন।

এটি স্টাফ ডিরেক্টরি, সামাজিক নেটওয়ার্ক নয়। প্রকাশ্য পোস্ট, রিঅ্যাকশন, ফলোয়ার সংখ্যা, মন্তব্যের থ্রেড ও অ্যাক্টিভিটি ফিড বাদ দিন। একটি পরিষ্কার পেজ দ্রুত জানাবে, ব্যক্তি কে, কী করেন, কোথায় কাজ করেন এবং কখন যোগাযোগ করা যায়।

পদ, দক্ষতা ও অবস্থানের নিয়ম ঠিক করুন

প্রতিটি ফিল্ডের একটি কর্মক্ষেত্রভিত্তিক প্রশ্নের উত্তর দেওয়া উচিত। মানুষ কীভাবে সহকর্মী খুঁজে পান, তার সঙ্গে মিল রেখে বিভাগ, ফাংশন, টিম ও পদবির মতো ক্যাটাগরি রাখুন। সহকর্মীদের শুধু জানতে হলে কে কোনো গ্রাহক অ্যাকাউন্ট দেখেন, তখন প্রায় একই ধরনের অনেক পদবির দীর্ঘ তালিকা তৈরি করবেন না।

প্রতিটি ক্যাটাগরির জন্য ছোট একটি অভিন্ন তালিকা ব্যবহার করুন। একটি সেলস গ্রুপে Sales, Customer success, Partnerships এবং Sales operations থাকতে পারে। প্রয়োজন হলে ম্যানেজার নতুন ক্যাটাগরির অনুরোধ করতে পারেন, তবে একজন নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি তা অনুমোদন করবেন। এতে একই কাজের জন্য একাধিক নাম তৈরি হবে না।

দক্ষতাকে জীবনী নয়, সার্চযোগ্য করুন

কর্মীদের পরিষ্কার দক্ষতার লেবেল বেছে নিতে বলুন এবং প্রয়োজন হলে আরও কয়েকটি যোগ করার সুযোগ দিন। «SQL», «Spanish», «Contract review» এবং «Figma» পেশাগত আগ্রহের একটি অনুচ্ছেদের চেয়ে সহকর্মীকে বেশি তথ্য দেয়। দক্ষতার ডিরেক্টরির লক্ষ্য হলো কোনো কাজের জন্য কাউকে খুঁজে পাওয়া, ক্যারিয়ারের গল্প পড়া নয়।

নিয়মগুলো সহজ রাখুন:

• কর্মীদের কাজে আত্মবিশ্বাসের সঙ্গে ব্যবহার করেন এমন সর্বোচ্চ পাঁচটি দক্ষতা যোগ করতে বলুন।
• প্রতিটি দক্ষতার জন্য একটি বানান ও একটি লেবেল ব্যবহার করুন, যেমন «Project management»।
• কর্মীদের অনুপস্থিত দক্ষতার প্রস্তাব দিতে দিন, তারপর একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি একই ধরনের দক্ষতা একত্র করুন।
• «hard worker» বা «team player»-এর মতো অস্পষ্ট গুণ বাদ দিন।

আপনি যদি AppMaster-এ ডিরেক্টরি তৈরি করেন, তাহলে অনুমোদিত লেবেলসহ একটি skills table ব্যবহার করতে পারেন এবং কর্মীদের নতুন দক্ষতার প্রস্তাব পর্যালোচনার জন্য পাঠানোর সুযোগ দিতে পারেন। এতে ফর্ম অতিরিক্ত সীমাবদ্ধ মনে না হলেও সার্চের ফল ধারাবাহিক থাকে।

উপযোগী হলেই অবস্থান রাখুন

অবস্থানের তথ্য কাজের সমন্বয়ে সাহায্য করা উচিত। মিটিং ঠিক করা, সরঞ্জাম পাঠানো বা কাজের সময় বোঝার জন্য সহকর্মীদের প্রয়োজন হলে অফিস, শহর, টাইম জোন বা রিমোট স্ট্যাটাস রাখুন। ডিরেক্টরির দরকার নেই এমন বাড়ির ঠিকানা বা ব্যক্তিগত তথ্য চাইবেন না।

একটি সাধারণ প্রোফাইলে লেখা থাকতে পারে «Remote, UTC+1» বা «Chicago office, Central Time»। কেউ একাধিক অফিসে কাজ করলে প্রতিদ্বন্দ্বী একাধিক ফিল্ডের বদলে একটি প্রধান অবস্থান ও ছোট নোট ব্যবহার করুন।

টিম ও পদ পরিবর্তনের দায়িত্ব ম্যানেজারদের দেওয়া উচিত, কারণ দায়িত্ব বদলালে তারা সাধারণত তা জানেন। কর্মীরা নিজেদের দক্ষতা, ছবি, পছন্দের নাম ও যোগাযোগের পছন্দ নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। দায়িত্ব স্পষ্ট থাকলে এমন হয় না যে সবাই ধরে নেন, কাজটি অন্য কেউ করবেন।

তথ্যের উৎস ও অ্যাক্সেসের নিয়ম বেছে নিন

একই তথ্য তিন জায়গায় থাকলে ডিরেক্টরির ওপর আস্থা কমে যায়। HR-এর কাছে এক পদবি, টিমের স্প্রেডশিটে অন্য দক্ষতা, আর কর্মীর ফোন নম্বর অন্য কোথাও বদলে থাকতে পারে। কোন রেকর্ডটি বর্তমান, কর্মীদের তা জানা দরকার।

নতুন কিছু তৈরি করার আগে কর্মীদের তথ্য কোথায় কোথায় আছে, তার তালিকা করুন। সাধারণ উৎসের মধ্যে রয়েছে HR রেকর্ড, payroll সিস্টেম, identity provider, টিমের স্প্রেডশিট, onboarding form এবং ম্যানেজার-পরিচালিত তালিকা। প্রতিটি উৎসের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং সেখানে থাকা ফিল্ডগুলো লিখে রাখুন।

ডিরেক্টরির প্রতিটি ফিল্ডের জন্য একটি নির্দিষ্ট মূল উৎস রাখুন। HR রেকর্ডে আইনি নাম, কর্মসংস্থানের অবস্থা, ম্যানেজার ও অফিসিয়াল পদ নিয়ন্ত্রিত হতে পারে। কর্মীরা পছন্দের নাম, ছবি, কাজের আগ্রহ ও দক্ষতা সম্পাদনা করতে পারেন। প্রয়োজন হলে টিম লিড প্রজেক্টের দায়িত্ব নিশ্চিত করতে পারেন।

একটি সহজ দায়িত্বের মডেল সম্পাদনার দ্বন্দ্ব কমায়:

• HR: কর্মসংস্থানের অবস্থা, অফিসিয়াল পদ, বিভাগ, ম্যানেজার ও যোগদানের তারিখ
• কর্মী: পছন্দের যোগাযোগের মাধ্যম, দক্ষতা, ভাষা ও প্রোফাইল ছবি
• IT: কাজের ইমেইল, কোম্পানির ফোন ও অ্যাকাউন্টের অবস্থা
• টিম লিড: বর্তমান টিম, প্রজেক্টের দায়িত্ব ও অভ্যন্তরীণ দায়িত্ব
• অফিস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর: ডেস্কের অবস্থান ও অফিসের তথ্য

অ্যাক্সেসের নিয়মও একই যত্নে ঠিক করতে হবে। বেশিরভাগ কর্মীর নাম, পদ, টিম, দক্ষতা ও কাজের অবস্থান জানা দরকার। সাধারণত তাদের বাড়ির ঠিকানা, ব্যক্তিগত ফোন নম্বর, জন্মতারিখ, বেতন বা জরুরি যোগাযোগের তথ্য দরকার হয় না। HR বা payroll কর্মীদের মতো যাদের প্রয়োজন, শুধু তাদের সংবেদনশীল ফিল্ডে অ্যাক্সেস দিন।

গোপনীয়তার নিয়ম সহজ ভাষায় লিখুন: «ডিরেক্টরিতে শুধু কাজ-সম্পর্কিত তথ্য দেখানো হয়। HR ব্যক্তিগত ও সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষিত রেকর্ডে রাখে। কর্মীরা HR টিমের মাধ্যমে সংশোধনের অনুরোধ করতে পারেন।»

AppMaster-এর ডিরেক্টরি অ্যাপে এমন অনুমতি সেট করা যায়, যাতে কর্মীরা সার্চযোগ্য প্রোফাইল দেখেন, কর্মীরা নিজেদের ফিল্ড সম্পাদনা করেন এবং HR অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা সুরক্ষিত কর্মসংস্থান-তথ্য পরিচালনা করেন। সঠিক ব্যক্তিরাই তথ্য বদলাতে পারবেন, আবার সবাই দরকারি তথ্য খুঁজে পাবেন।

কেউ টিম বদলালে বা কোম্পানি ছাড়লে অ্যাক্সেস রিভিউ করুন। দ্রুত অ্যাক্সেস সরিয়ে দিন এবং প্রতিটি তথ্যের উৎস কে পরিচালনা করেন, তার রেকর্ড রাখুন।

ধাপে ধাপে ডিরেক্টরি তৈরি করুন

একটি প্রোফাইল টেমপ্লেট দিয়ে শুরু করুন, যা দৈনন্দিন প্রশ্নের উত্তর দেয়: ব্যক্তি কে, কী করেন, কোন টিমে আছেন, কোথায় কাজ করেন এবং কোন দক্ষতা নিয়ে সহকর্মীরা তার কাছে যেতে পারেন। শুধু যেসব ফিল্ড পূরণ করতেই হবে, সেগুলো বাধ্যতামূলক করুন। দীর্ঘ ফর্মে প্রোফাইল প্রায়ই অসম্পূর্ণ থাকে।

নাম, কাজের ইমেইল, পদ, টিম, ম্যানেজার, অবস্থান ও যোগদানের তারিখ বাধ্যতামূলক করুন। শুরুতে দক্ষতাকে ঐচ্ছিক রাখুন, তবে মুক্ত টেক্সটের বদলে নিয়ন্ত্রিত তালিকা ব্যবহার করুন। «Excel» এবং «Microsoft Excel» যেন আলাদা সার্চ ফল না হয়ে যায়।

এরপর বিদ্যমান কর্মী রেকর্ড আনুন। কোম্পানি ইতিমধ্যে যে সিস্টেমগুলো ব্যবহার করে সেখান থেকে তথ্য এক্সপোর্ট করুন, তারপর ইমপোর্টের আগে একই ব্যক্তির ডুপ্লিকেট রেকর্ড, পুরোনো অ্যাকাউন্ট ও অসঙ্গত টিমের নাম বাদ দিন। প্রত্যেক ব্যক্তিকে একটি স্থায়ী employee ID দিন। নাম ও পদ বদলাতে পারে, ID বদলানো উচিত নয়।

প্রকাশের আগে টিম লিডদের নিজেদের দল রিভিউ করতে বলুন। তারা সাবেক কনট্রাক্টর, পুরোনো ম্যানেজার অ্যাসাইনমেন্ট এবং কাজের সঙ্গে আর না মেলা পদবি শনাক্ত করতে পারবেন। তাদের জন্য সংক্ষিপ্ত সময়সীমা দিন এবং কোন ফিল্ডে অনুমোদন দরকার, তা স্পষ্ট করুন।

প্রথম সংস্করণে সাজসজ্জার বদলে সার্চকে অগ্রাধিকার দিন। কর্মীরা যেন নাম, টিম, অবস্থান, পদ ও দক্ষতা দিয়ে সার্চ করে একটি পরিষ্কার প্রোফাইল পেজ খুলতে পারেন।

AppMaster এই ব্যবহারের ক্ষেত্রে উপযোগী হতে পারে, কারণ এর Data Designer কর্মী রেকর্ডের মডেল তৈরি করতে পারে, visual Business Process Editor অনুমোদনের ধাপ তৈরি করতে পারে এবং web builder পুরো অ্যাপ হাতে না লিখেই ইন্টারফেস তৈরি করতে পারে। উদাহরণ হিসেবে, একটি ম্যানেজার রিভিউ প্রক্রিয়া প্রতিটি লিডকে নিশ্চিত করার জন্য প্রোফাইলের তালিকা পাঠাতে পারে এবং প্রতিটি প্রোফাইলে অনুমোদনের তারিখ রেকর্ড করতে পারে।

প্রোফাইলকে স্থির রেকর্ড হিসেবে না দেখে আলাদা ফিল্ডের জন্য রিভিউ তারিখ সেট করুন। পদ ও ম্যানেজারের তথ্য ত্রৈমাসিকভাবে পরীক্ষা করা লাগতে পারে। দক্ষতা বছরে দুবার রিভিউ করা যেতে পারে। যোগাযোগের তথ্য বদলালেই কর্মীরা তা আপডেট করতে পারবেন।

একটি ব্যবহারিক প্রথম সংস্করণে থাকবে বাধ্যতামূলক প্রোফাইল টেমপ্লেট, পরিষ্কার ইমপোর্ট করা রেকর্ড, স্থায়ী employee ID, পদ ও ম্যানেজার ফিল্ডে টিম লিডের অনুমোদন, সার্চযোগ্য ফিল্টার এবং ফিল্ডভিত্তিক রিভিউ তারিখ। প্রথমে ছোট একটি দলের জন্য প্রকাশ করুন। আরও তথ্য বা স্ক্রিন যোগ করার আগে কোন সার্চ ব্যর্থ হয় এবং কোন ফিল্ড কর্মীরা উপেক্ষা করেন, তা দেখুন।

আপডেটকে স্বাভাবিক কাজের অংশ করুন

মানুষ আগে থেকেই যে ঘটনাগুলো সামলায়, সেগুলোর সঙ্গে আপডেট যুক্ত হলে ডিরেক্টরি নির্ভুল থাকে। নতুন পদ, টিম বদল বা অফিস পরিবর্তনের পর সংক্ষিপ্ত প্রোফাইল রিভিউ চালু হওয়া উচিত। সবাই ব্যস্ত থাকা অবস্থায় বছরে একবার পাঠানো অনুরোধ সাধারণত কাজ করে না।

শুধু বদলাতে পারে এমন ফিল্ড নিশ্চিত করতে কর্মীকে বলুন। বর্তমান তথ্য আগে থেকেই পূরণ করে দিন, যাতে তাকে সবকিছু আবার টাইপ না করে শুধু রেকর্ড সংশোধন করতে হয়।

কোনো সেলস প্রতিনিধি customer success-এ যোগ দিলে HR বা ম্যানেজার আপডেটের অনুরোধ শুরু করতে পারেন। কর্মী নতুন পদ পরীক্ষা করবেন, বিভাগ বদলাবেন, প্রাসঙ্গিক প্রোডাক্ট দক্ষতা যোগ করবেন এবং ফর্ম জমা দেবেন। সহকর্মীদের সাহায্য খোঁজার আগেই ডিরেক্টরিতে পরিবর্তনটি দেখা যাবে।

পুরোনো রেকর্ড দৃশ্যমান করুন

প্রতিটি প্রোফাইলে «last confirmed» তারিখ রাখুন। ম্যানেজাররা সেই তারিখ অনুযায়ী টিমের রেকর্ড সাজিয়ে দেখতে পারবেন, কারা ছয় বা বারো মাস ধরে তথ্য পরীক্ষা করেননি। ফোন নম্বর বা দক্ষতা এখনও প্রযোজ্য কি না অনুমান করার চেয়ে এই পদ্ধতি নির্ভরযোগ্য।

রিমাইন্ডার কম ব্যবহার করুন। স্টাফ প্ল্যানিংয়ের আগে দক্ষতা রিভিউ করার মতো দরকারি কাজের সঙ্গে যুক্ত হলে এগুলো কার্যকর হয়। বারবার পাঠানো সাধারণ ইমেইল মানুষকে অনুরোধ উপেক্ষা করতে শেখায়।

রিমাইন্ডারের সময়সূচিতে থাকতে পারে:

• পদ, ম্যানেজার বা অবস্থান বদলের পর প্রোফাইল পরীক্ষা
• onboarding এবং বছরে একবারের রিভিউয়ের সময় নিশ্চিতকরণ
• একটি রিমাইন্ডারের উত্তর না এলে ম্যানেজারকে নোটিশ
• অসম্পূর্ণ রেকর্ড HR, IT বা অন্য কোনো ফিল্ড মালিকের কাছে পাঠানো

ব্যক্তিগত তথ্য ও দক্ষতার দায়িত্ব কর্মীদের দেওয়া উচিত। টিমে অবস্থান ও পদের নির্ভুলতার দায়িত্ব ম্যানেজারদের। অফিসিয়াল কর্মসংস্থান-তথ্যের দায়িত্ব HR-এর।

AppMaster-এ একটি business process কর্মীর পরিবর্তনের পর আপডেট ফর্ম পাঠাতে, নিশ্চিতকরণের তারিখ রেকর্ড করতে এবং অনুরোধের সময় শেষ হলে সঠিক দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে জানাতে পারে। অনুরোধ সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং কারও কাজের বাস্তব পরিবর্তনের সঙ্গে যুক্ত করুন।

একটি সহজ ডিরেক্টরি উদাহরণ

একটি প্রোডাক্ট রিলিজের আগে help-center-এর স্ক্রিন আপডেট করতে সাপোর্ট ম্যানেজার Maya-এর একজন ডিজাইনার দরকার। তার টিম Toronto-তে কাজ করে এবং উত্তর আমেরিকার বিকেলের সঙ্গে অন্তত কিছু সময় মিল আছে এমন কাউকে চান। তার দরকার সঠিক ব্যক্তি এবং যোগাযোগের পরিষ্কার উপায়।

Maya অভ্যন্তরীণ কর্মী ডিরেক্টরি খুলে «UX design» দক্ষতা, Product টিম এবং Americas অবস্থান দিয়ে ফিল্টার করেন। ১৮০ জনের তালিকা কমে চারজনে আসে। এরপর তিনি অন্তত তিন ঘণ্টা টাইম জোন ওভারল্যাপ আছে এমন ব্যক্তিদের বেছে নেন।

একটি প্রোফাইলেই কাজ শুরু করার মতো যথেষ্ট তথ্য থাকে:

• নাম, পদবি ও Product টিম
• UX design, Figma, accessibility review এবং help-center content
• কাজের অবস্থান, টাইম জোন ও স্বাভাবিক কাজের সময়
• বর্তমান ম্যানেজার এবং customer experience গ্রুপকে সহায়তা করার নোট
• কাজের যোগাযোগের তথ্য ও পছন্দের অনুরোধের মাধ্যম

প্রোফাইলে লেখা আছে: «Designs support flows and account settings. Contact for interface changes that affect customer guidance.» Maya রিলিজের তারিখসহ Jordan-এর কাছে নির্দিষ্ট অনুরোধ পাঠাতে পারেন। Jordan ব্যস্ত থাকলে ফিল্টার করা ফলাফলে ফিরে পরের ব্যক্তির সঙ্গে যোগাযোগ করতে পারবেন।

এ কারণেই কর্মী প্রোফাইল ডেটাবেসে ব্যক্তিগত আপডেটের বদলে ব্যবহারিক তথ্য দরকার। শুধু দক্ষতা দেখলে বোঝা যায় না কোন ধরনের কাজের দায়িত্ব কার, আর শুধু পদবি দেখলে জানা যায় না সময়সূচির মিল আছে কি না। দক্ষতা, টিম, অবস্থান ও যোগাযোগের পছন্দ একসঙ্গে সবচেয়ে ভালো কাজ করে।

যে ভুলগুলো মানুষকে ডিরেক্টরি ব্যবহার বন্ধ করায়

সার্চের ফল নির্ভরযোগ্য না হলে মানুষ ডিরেক্টরি ব্যবহার বন্ধ করে দেয়। এর কাজ হলো সঠিক সহকর্মী খুঁজে পাওয়া, তার ভূমিকা বোঝা এবং যোগাযোগ করা। প্রতিটি HR রেকর্ড কপি করার দরকার নেই।

HR-এর প্রতিটি ফিল্ড কপি করলে বিশৃঙ্খলা ও গোপনীয়তার সমস্যা তৈরি হয়। payroll-এর তথ্য, পারফরম্যান্স নোট ও পুরোনো প্রশাসনিক রেকর্ড বাদ দিন। নাম, টিম, পদ, অবস্থান বা টাইম জোন, কাজের যোগাযোগের তথ্য এবং প্রাসঙ্গিক দক্ষতার ওপর মনোযোগ দিন।

অভিন্ন তথ্যের ধারাবাহিকতা রাখুন

মুক্ত টেক্সটের পদবি দ্রুত বিশৃঙ্খল হয়। একজন লিখছেন «Customer Success Lead», অন্যজন «CS manager», আর তৃতীয়জন পুরোনো পদবি ব্যবহার করছেন। সার্চে মানুষ বাদ পড়ে এবং ম্যানেজারদের রেকর্ড সংশোধনে সময় দিতে হয়। বিভাগ, পদের পরিবার, অফিসের অবস্থান ও সাধারণ দক্ষতার জন্য নিয়ন্ত্রিত তালিকা ব্যবহার করুন। কোনো বিশেষজ্ঞ পদের ব্যাখ্যায় মানক লেবেল যথেষ্ট না হলে ছোট বিবরণ যোগ করার সুযোগ দিন।

কর্মীদের প্রতিটি তথ্য এক জায়গায় আপডেট করা উচিত। কেউ যদি HR, আলাদা ডিরেক্টরি ফর্ম ও messaging tool-এ ফোন নম্বর বদলান, তাহলে একটি রেকর্ড পিছিয়ে পড়বেই। প্রতিটি তথ্যের জন্য একটি উৎস বেছে নিন এবং সম্ভব হলে ডিরেক্টরিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য পাঠান।

কর্মসংস্থানের অবস্থা, ম্যানেজার, আইনি নাম এবং যোগদান বা শেষ তারিখ HR পরিচালনা করবে। কর্মীরা ছবি, নামের উচ্চারণ, দক্ষতা ও সংক্ষিপ্ত কাজের বিবরণ পরিচালনা করতে পারেন। দায়িত্ব বদলালে টিম লিডরা পদ ও দক্ষতার লেবেল রিভিউ করতে পারেন। ডিরেক্টরি অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা ব্যতিক্রম পরিচালনা ও ডুপ্লিকেট প্রোফাইল একত্র করতে পারেন।

সার্চকে ফিডে পরিণত করবেন না

চ্যাট, লাইক, প্রকাশ্য মন্তব্য ও অ্যাক্টিভিটি ফিড ডিরেক্টরিকে ব্যস্ত দেখাতে পারে, কিন্তু সহকর্মী খুঁজতে সাহায্য করে না। এগুলোর জন্য moderation-ও দরকার হয়। কথোপকথন কোম্পানি ইতিমধ্যে ব্যবহার করে এমন টুলে রাখুন এবং ডিরেক্টরিতে যোগাযোগের মাধ্যম দেখান।

কোম্পানি ছেড়ে যাওয়া কর্মীদের জন্য পরিষ্কার exit process রাখুন। HR কাউকে inactive হিসেবে চিহ্নিত করলে সাধারণ সার্চ ও টিম ভিউ থেকে তার প্রোফাইল সরিয়ে দিন। কোম্পানির নীতিতে সীমিত handover record দরকার হলে তা স্পষ্টভাবে লেবেল করুন এবং অ্যাক্সেস সীমিত রাখুন।

AppMaster প্রোফাইলের জন্য ভিজ্যুয়াল ডেটা মডেল, পদ পরিবর্তনের অনুমোদন ধাপ এবং প্রত্যেক ব্যবহারকারীকে প্রয়োজনীয় ফিল্ডই দেখানোর অনুমতি দিয়ে এসব নিয়ম বাস্তবায়নে সাহায্য করতে পারে।

চালুর আগে দ্রুত পরীক্ষা

পুরো কোম্পানিকে আমন্ত্রণ জানানোর আগে ছোট একটি পরীক্ষা চালান। বিভিন্ন টিমের মানুষকে নাম, পদ, দক্ষতা, টিম ও অবস্থান দিয়ে কোনো সহকর্মী খুঁজতে বলুন। «designer» বা «sales»-এর মতো সাধারণ শব্দেও সার্চে উপযোগী ফল আসা উচিত।

ফলাফলের পেজগুলোও পরীক্ষা করুন। French-speaking account manager খুঁজছেন এমন কেউ যেন প্রতিটি প্রোফাইল খুলতে না হয় এবং সঠিক ব্যক্তির সঙ্গে যোগাযোগের জন্য যথেষ্ট তথ্য দেখতে পান।

দায়িত্ব ও আপডেট নিশ্চিত করুন

প্রতিটি বাধ্যতামূলক ফিল্ডের একজন মালিক ও একটি রিভিউ তারিখ থাকা দরকার। আইনি নাম ও কর্মসংস্থানের অবস্থা HR-এর দায়িত্ব হতে পারে। টিম, পদ ও reporting line ম্যানেজারদের দায়িত্ব হতে পারে। কোম্পানির নীতি অনুমতি দিলে কর্মীরা ছবি, দক্ষতা, পছন্দের নাম, সংক্ষিপ্ত পরিচিতি ও যোগাযোগের তথ্যের দায়িত্ব নিতে পারেন।

এই নিয়মগুলো ডিরেক্টরিতেই লিখে রাখুন। মালিকহীন ফিল্ড সাধারণত পুরোনো তথ্য হয়ে যায়।

চালুর আগে পরীক্ষা করুন, কর্মী কয়েক মিনিটে অনুমোদিত ফিল্ড আপডেট করতে পারেন কি না, ম্যানেজার দীর্ঘ অনুমোদন-শৃঙ্খল ছাড়াই কাউকে নতুন টিমে নিতে পারেন কি না এবং কোন প্রোফাইলে মনোযোগ দরকার, রিভিউয়ার তা দেখতে পারেন কি না। রিমাইন্ডার রিভিউয়ের তারিখের আগে পৌঁছায় কি না এবং পরিবর্তন রেকর্ড করে অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা ভুল সংশোধন করতে পারেন কি না, তাও দেখুন।

বাস্তব অ্যাকাউন্টের ধরন দিয়ে অ্যাক্সেস পরীক্ষা করুন। একজন কর্মী যেন নিজের সম্পাদনাযোগ্য ফিল্ড ও অনুমোদিত ডিরেক্টরি-তথ্য দেখতে পারেন। একজন ম্যানেজার যেন নিজের টিম পরিচালনার জন্য দরকারি তথ্য পান। HR ও ডিরেক্টরি অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের অতিরিক্ত ফিল্ড লাগতে পারে, তবে সেগুলো সাধারণ সার্চের ফলাফলে থাকা উচিত নয়।

শেষে ছোট একটি pilot চালান। দশজন কর্মী যদি সাহায্য ছাড়াই প্রোফাইল আপডেট করতে, সহকর্মী খুঁজতে এবং প্রতিটি ফিল্ডের দায়িত্ব কার তা বুঝতে পারেন, তাহলে ডিরেক্টরি বড় পরিসরে প্রকাশের জন্য প্রস্তুত।

ছোট করে শুরু করুন এবং ডিরেক্টরি উন্নত করুন

একসঙ্গে পুরো কোম্পানিতে চালু করলে খালি প্রোফাইল ও অস্পষ্ট দায়িত্ব তৈরি হয়। customer support বা operations-এর মতো দ্রুত মানুষ খুঁজে পাওয়ার প্রয়োজন আছে এমন একটি বিভাগ দিয়ে শুরু করুন। সেই টিমকে ছোট কিন্তু উপযোগী ডিরেক্টরি দিন এবং তারা কীভাবে সার্চ করে তা দেখুন।

কর্মীদের বাস্তব কাজ করতে বলুন: Spanish বলতে পারেন এমন কাউকে খুঁজুন, কোনো client process-এর মালিক শনাক্ত করুন বা নির্দিষ্ট অফিসে কে কাজ করেন দেখুন। তাদের সার্চে বোঝা যাবে ডিরেক্টরিতে কোন তথ্য থাকা দরকার। খুব কম কাজে আসে এমন ফিল্ড বাদ দিন।

প্রতি সপ্তাহে কয়েকটি সহজ সংখ্যা দেখুন:

• পদ, ম্যানেজার বা অবস্থানের মতো বাধ্যতামূলক তথ্য অনুপস্থিত এমন প্রোফাইল
• রিভিউয়ের তারিখ পেরিয়ে যাওয়া প্রোফাইল
• খুব কম বা অতিরিক্ত মানুষ দেখানো সার্চ
• রিমাইন্ডারের পর সম্পন্ন হওয়া আপডেট

এই পরিমাপগুলো দেখায় কর্মী প্রোফাইল ডেটাবেস এখনও উপযোগী কি না। মানুষ যদি সফটওয়্যারের দক্ষতা সার্চ করেন, কিন্তু প্রোফাইলে আলাদা বানান ব্যবহার হয়, তাহলে নিয়ন্ত্রিত দক্ষতার তালিকা যোগ করুন। কেউ যদি জন্মদিন বা ব্যক্তিগত আগ্রহ দিয়ে ফিল্টার না করেন, সেগুলো বাদ দিন।

প্রথম টিম কয়েক সপ্তাহ রেকর্ড আপডেট রাখলে পরের বিভাগ যোগ করুন। একই রিভিউয়ের ছন্দ বজায় রাখুন, তারপর নতুন টিমের কাজের পার্থক্য অনুযায়ী পরিবর্তন করুন। Sales-এর territory ও account expertise দরকার হতে পারে, আর IT-এর systems ও on-call coverage দরকার হতে পারে।

AppMaster একই জায়গায় প্রোফাইল, অনুমোদন workflow, রিমাইন্ডার ও অ্যাক্সেসের নিয়ম পরিচালনা করতে পারে। একটি সাধারণ কর্মী ফর্ম তৈরি করুন, ম্যানেজারদের review queue দিন এবং কোনো প্রোফাইলের রিভিউয়ের তারিখ এলে রিমাইন্ডার পাঠান। প্রয়োজন বদলালে AppMaster backend, web app ও mobile app তৈরি করতে পারে, তাই পুরোনো কোড টেনে না নিয়ে টিম ফিল্ড বা workflow সংশোধন করতে পারে।

কর্মীরা দৈনন্দিন সার্চে ব্যবহার করে এমন ফিল্ড যোগ করুন এবং বর্তমান টিম রেকর্ড নিয়মিত আপডেট রাখতে পারলে নতুন টিম যোগ করুন। এভাবেই একটি স্টাফ ডিরেক্টরি এমন জায়গায় পরিণত হয়, যেখানে কাউকে জিজ্ঞেস করার আগে মানুষ তথ্য খুঁজে দেখে।