Hệ thống ERP ( Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ) là một nền tảng phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý và hợp lý hóa nhiều quy trình cốt lõi, chẳng hạn như kế toán, quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), nguồn nhân lực (HR), v.v. Mục đích chính của hệ thống ERP là hợp nhất nhiều chức năng kinh doanh vào một cơ sở dữ liệu tập trung, duy nhất, từ đó thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, ra quyết định sáng suốt và cải thiện hiệu quả tổng thể.
Một trong những lợi thế đáng kể của việc triển khai hệ thống ERP là khả năng phá vỡ các silo thông tin và cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu trong toàn tổ chức. Mức độ minh bạch cao này cho phép các doanh nghiệp giám sát và phân tích chi tiết hiệu suất hoạt động của họ và nhanh chóng xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Ngoài ra, việc tự động hóa nhiều nhiệm vụ thông thường do hệ thống ERP cung cấp giúp giảm các thao tác thủ công dễ mắc lỗi và giảm chi phí vận hành.
Tuy nhiên, với rất nhiều hệ thống ERP có sẵn trên thị trường hiện nay, việc lựa chọn một hệ thống hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình tìm hiểu các yêu cầu kinh doanh của bạn và xác định các tính năng chính mà bạn nên tìm kiếm trong một hệ thống ERP.
Hiểu các yêu cầu kinh doanh của bạn
Trước khi đi sâu vào kho hệ thống ERP rộng lớn, điều quan trọng là phải hiểu rõ các yêu cầu kinh doanh của bạn để đưa ra lựa chọn sáng suốt. Dưới đây là một số bước để làm theo trong việc xác định nhu cầu của bạn:
- Đánh giá các quy trình hiện tại của bạn: Bắt đầu bằng cách đánh giá các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn và xác định các lĩnh vực có thể cải tiến. Xác định nhiệm vụ nào lặp đi lặp lại và tốn thời gian và có thể được tự động hóa thông qua hệ thống ERP.
- Xác định các điểm khó khăn: Giao tiếp với nhân viên từ các bộ phận khác nhau để hiểu rõ hơn về các điểm khó khăn hiện có và bất kỳ thách thức nào họ gặp phải trong các nhiệm vụ hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn hiểu nhu cầu quy trình của họ và xác định các tính năng có thể giải quyết những vấn đề này.
- Đặt mục tiêu rõ ràng: Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để triển khai hệ thống ERP. Bạn đang tìm kiếm sự tích hợp tốt hơn giữa các bộ phận, cải thiện hiệu quả hoặc báo cáo và phân tích dữ liệu nâng cao? Hiểu mục tiêu của bạn sẽ giúp bạn đánh giá liệu một hệ thống ERP có đáp ứng mong đợi của bạn hay không.
- Xem xét khả năng mở rộng: Đánh giá quỹ đạo tăng trưởng của doanh nghiệp của bạn và đánh giá xem hệ thống ERP mà bạn đang xem xét có thể mở rộng với tổ chức của bạn hay không. Điều cần thiết là chọn một hệ thống có thể chứa khối lượng dữ liệu ngày càng tăng và hỗ trợ các tính năng mới khi doanh nghiệp của bạn mở rộng.
- Cân nhắc ngân sách: Xác định ngân sách bạn sẵn sàng phân bổ cho hệ thống ERP. Hãy ghi nhớ các chi phí liên quan đến cấp phép phần mềm, phần cứng, đào tạo và hỗ trợ. Lựa chọn giải pháp ERP mang lại giá trị tốt nhất cho ngân sách của bạn đồng thời giải quyết các yêu cầu kinh doanh của bạn.
Các tính năng chính cần tìm trong hệ thống ERP
Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về các yêu cầu kinh doanh của mình, đã đến lúc đánh giá các tính năng mà hệ thống ERP cung cấp. Dưới đây là một số tính năng chính cần xem xét trong quá trình đánh giá của bạn:
- Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Mỗi doanh nghiệp là duy nhất và điều quan trọng là chọn một hệ thống ERP có thể được tùy chỉnh để giải quyết các nhu cầu cụ thể của bạn. Đảm bảo rằng hệ thống cung cấp tính linh hoạt về giao diện người dùng, quy trình công việc và khả năng báo cáo.
- Khả năng tích hợp: Một hệ thống ERP phải tích hợp hoàn hảo với các hệ thống hiện có của bạn, chẳng hạn như CRM, HR và các nền tảng thương mại điện tử. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc di chuyển dữ liệu và đảm bảo sự cộng tác suôn sẻ giữa các bộ phận khác nhau.
- Báo cáo dữ liệu thời gian thực: Khả năng tạo báo cáo dữ liệu thời gian thực là điều cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Hệ thống ERP của bạn nên có các tính năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ để cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hiệu quả kinh doanh của bạn.
- Trải nghiệm người dùng : Tính dễ sử dụng và thân thiện với người dùng của hệ thống ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định sự thành công của nó trong tổ chức của bạn. Nhân viên sẽ có thể điều hướng giao diện một cách dễ dàng, với yêu cầu đào tạo tối thiểu.
- Khả năng truy cập di động: Với xu hướng làm việc từ xa và chính sách BYOD (Mang theo thiết bị của riêng bạn) ngày càng tăng, điều cần thiết là chọn một hệ thống ERP cung cấp khả năng truy cập di động. Điều này cho phép nhân viên truy cập dữ liệu thời gian thực và thực hiện các tác vụ từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ, tối đa hóa năng suất.
- Hỗ trợ đáng tin cậy: Nhà cung cấp hệ thống ERP nên cung cấp hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy, giải quyết các vấn đề kỹ thuật và hỗ trợ cập nhật phần mềm. Nhóm hỗ trợ nhanh nhạy có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu cho tổ chức của bạn.
- Bảo mật: Bảo mật dữ liệu là điều tối quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đảm bảo rằng hệ thống ERP tuân thủ các giao thức bảo mật tiêu chuẩn của ngành và cung cấp các tính năng mã hóa, xác thực và kiểm soát truy cập dữ liệu.
Ưu tiên các tính năng phù hợp nhất với yêu cầu kinh doanh của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho tổ chức của mình.
Hệ thống ERP dựa trên web so với tại chỗ
Khi đánh giá các hệ thống ERP, một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn là lựa chọn giữa các giải pháp dựa trên web (đám mây) hoặc ERP tại chỗ. Mỗi tùy chọn đều có ưu điểm và nhược điểm, tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau như quy mô tổ chức của bạn, mức độ phức tạp của quy trình, ngân sách và cơ sở hạ tầng CNTT.
Hệ thống ERP dựa trên web: Ưu và nhược điểm
Ưu điểm:
- Giảm chi phí trả trước : Hệ thống ERP dựa trên web yêu cầu đầu tư ban đầu thấp hơn vì chúng dựa trên mô hình đăng ký, loại bỏ nhu cầu về máy chủ đắt tiền và nhân viên CNTT chuyên dụng.
- Dễ triển khai : ERP dựa trên đám mây có thể được triển khai nhanh chóng vì không cần thiết lập hoặc cài đặt phần cứng.
- Khả năng mở rộng : Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô công suất của hệ thống ERP mà không cần đầu tư vào giấy phép phần cứng hoặc phần mềm bổ sung.
- Truy cập mọi nơi : Hệ thống ERP dựa trên web cho phép người dùng truy cập dữ liệu và quy trình từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet, mang lại sự linh hoạt và quản lý tài nguyên tốt hơn.
- Cập nhật tự động : Các bản vá và cập nhật phần mềm do nhà cung cấp quản lý, đảm bảo rằng bạn luôn có phiên bản cập nhật nhất mà không tốn thêm công sức hoặc chi phí.
Nhược điểm:
- Mối quan tâm về bảo mật dữ liệu : Việc lưu trữ thông tin nhạy cảm của công ty trên máy chủ của bên thứ ba có thể làm tăng mối lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu đối với một số doanh nghiệp.
- Phụ thuộc vào kết nối internet : Các hệ thống ERP dựa trên web yêu cầu kết nối internet nhanh và ổn định để có hiệu suất tối ưu, đây có thể là một hạn chế đối với một số tổ chức.
- Các hạn chế về khả năng tùy chỉnh tiềm ẩn : ERP dựa trên đám mây có thể không cung cấp mức độ tùy chỉnh giống như các giải pháp tại chỗ, điều này có thể gây bất lợi cho các doanh nghiệp có nhu cầu phức tạp hoặc độc đáo.
Hệ thống ERP tại chỗ: Ưu và nhược điểm
Ưu điểm:
- Kiểm soát và tùy chỉnh tốt hơn : Hệ thống ERP tại chỗ cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh mở rộng hơn, cho phép bạn điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu kinh doanh cụ thể của mình.
- Bảo mật dữ liệu : Dữ liệu kinh doanh nhạy cảm của bạn vẫn nằm trong tầm kiểm soát của bạn, được đặt trong các máy chủ của tổ chức bạn, làm giảm bớt những lo ngại về vi phạm hoặc lạm dụng dữ liệu.
- Độ tin cậy : Hệ thống ERP tại chỗ không dựa vào kết nối internet để vận hành, đảm bảo truy cập dữ liệu và quy trình không bị gián đoạn ngay cả khi có sự cố kết nối.
Nhược điểm:
- Chi phí trả trước cao hơn : Hệ thống ERP tại chỗ yêu cầu đầu tư ban đầu đáng kể để mua phần cứng, giấy phép phần mềm và thiết lập cơ sở hạ tầng CNTT.
- Chi phí bảo trì : Chi phí liên tục bao gồm lương nhân viên CNTT, bảo trì, nâng cấp phần cứng và phần mềm và chi phí năng lượng liên quan đến việc vận hành máy chủ và thiết bị.
- Thời gian triển khai lâu hơn : Quá trình thiết lập và tùy chỉnh cho các hệ thống ERP tại chỗ có thể phức tạp và tốn thời gian hơn so với các giải pháp dựa trên web.
Để chọn giữa các hệ thống ERP tại chỗ và dựa trên web, hãy xem xét các yêu cầu riêng, ngân sách, khả năng CNTT và các mục tiêu dài hạn của tổ chức bạn. Trong nhiều trường hợp, các giải pháp dựa trên web ngày càng trở nên phổ biến do tiết kiệm chi phí, dễ triển khai và linh hoạt.
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp ERP
Lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp là rất quan trọng đối với sự thành công của việc triển khai hệ thống của bạn. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi đánh giá các nhà cung cấp ERP:
- Uy tín và Chuyên môn: Chọn một nhà cung cấp ERP có uy tín và kinh nghiệm, tốt nhất là có thành tích đã được chứng minh trong ngành của bạn. Điều này đảm bảo bạn hợp tác với một nhà cung cấp hiểu các yêu cầu riêng của doanh nghiệp bạn.
- Nhận xét và Chứng thực của Khách hàng: Thu thập phản hồi từ các doanh nghiệp khác đã triển khai giải pháp ERP của nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả của hệ thống, trải nghiệm người dùng và mức độ hỗ trợ được cung cấp.
- Chi phí: So sánh mô hình định giá của các nhà cung cấp khác nhau để tìm giải pháp ERP phù hợp với ngân sách của bạn. Khi đánh giá chi phí, hãy xem xét cả chi phí trả trước và chi phí liên tục, chẳng hạn như triển khai, phí bảo trì và cập nhật phần mềm.
- Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP của bạn sẽ phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp các giải pháp có thể mở rộng để đảm bảo nó có thể đáp ứng nhu cầu mở rộng của bạn theo thời gian.
- Khả năng tích hợp: Điều cần thiết là hệ thống ERP của bạn có thể tích hợp liền mạch với các công cụ phần mềm hiện có và tương lai khác, chẳng hạn như AppMaster để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh.
- Hỗ trợ: Xem xét mức độ hỗ trợ do nhà cung cấp cung cấp, tập trung vào khả năng đáp ứng, tính sẵn sàng và cam kết của họ đối với thành công của bạn. Một đối tác đáng tin cậy nên cung cấp các phiên đào tạo, khắc phục sự cố và phản hồi thường xuyên.
Dành thời gian để đánh giá kỹ lưỡng các nhà cung cấp ERP sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, đảm bảo triển khai thành công và mang lại lợi tức đầu tư lâu dài.
Cân nhắc cụ thể theo ngành
Khi bạn khám phá các hệ thống ERP khác nhau, bạn có thể bắt gặp các giải pháp dành riêng cho ngành được thiết kế để phục vụ cho các doanh nghiệp trong một lĩnh vực cụ thể. Chúng khác với các hệ thống ERP chung ở chỗ giải quyết các yêu cầu, quy định và quy trình riêng của ngành. Có một số lợi thế đối với các hệ thống ERP dành riêng cho ngành:
- Chức năng phù hợp: Các hệ thống này được trang bị các mẫu, quy trình và quy trình công việc được xác định trước đáp ứng các nhu cầu cụ thể trong ngành của bạn, cho phép tiếp cận tập trung và hiệu quả hơn.
- Triển khai nhanh hơn: Vì các ERP dành riêng cho ngành có cấu hình và quy trình được xác định trước nên chúng thường cần ít thời gian hơn để thiết lập và tùy chỉnh.
- Tuân thủ quy định: Các giải pháp này bắt kịp với những thay đổi về quy định liên quan đến ngành của bạn và giúp bạn duy trì sự tuân thủ hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, cũng có những nhược điểm cần xem xét:
- Tính linh hoạt: Các hệ thống ERP dành riêng cho ngành có thể kém linh hoạt và khó tùy chỉnh hơn so với các giải pháp thay thế chung, điều này có thể gây lo ngại nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu riêng hoặc dự đoán những thay đổi mạnh mẽ.
- Chi phí: Vì các giải pháp này phục vụ cho một thị trường ngách, chúng có thể đi kèm với phí đăng ký hoặc phí cấp phép cao hơn so với các hệ thống ERP chung.
Khi đánh giá các hệ thống ERP dành riêng cho ngành, hãy cân nhắc lợi ích của một giải pháp phù hợp với chi phí và hạn chế. Xem xét các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp của bạn và mức độ tùy chỉnh cũng như tính linh hoạt cần thiết để đáp ứng các mục tiêu đó. Hãy nhớ rằng các hệ thống ERP chung hiện đại thường cung cấp nhiều chức năng và tùy chọn tùy chỉnh, khiến chúng trở nên linh hoạt và có thể thích ứng với các ngành khác nhau. Quyết định lựa chọn hệ thống ERP dành riêng cho ngành phải dựa trên phân tích kỹ lưỡng về yêu cầu kinh doanh, ngân sách và mục tiêu chiến lược của bạn.
Tích hợp với AppMaster
Tích hợp với các giải pháp phần mềm khác đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng của một hệ thống ERP. Một tích hợp như vậy có thể tăng cường đáng kể hiệu quả của hệ thống ERP của bạn là với AppMaster, một nền tảng không cần mã mạnh mẽ để phát triển các ứng dụng phụ trợ, web và di động. Tích hợp hệ thống ERP của bạn với AppMaster có thể mang lại một số lợi ích, bao gồm:
Hợp lý hóa quy trình kinh doanh
Kết nối hệ thống ERP của bạn với các ứng dụng phụ trợ, web và di động được xây dựng bằng AppMaster để tạo luồng dữ liệu liền mạch. Việc đồng bộ hóa này cải thiện hiệu quả của các quy trình kinh doanh của bạn và giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, đồng thời giảm nguy cơ mắc lỗi hơn nữa.
Tùy biến tốt hơn
Trình thiết kế BP trực quan và trình tạo giao diện người dùng kéo và thả của AppMaster có thể được sử dụng để tạo các ứng dụng đáp ứng nhu cầu kinh doanh riêng của bạn. Bằng cách tích hợp các ứng dụng tùy chỉnh này với hệ thống ERP, bạn đảm bảo rằng tổ chức của mình được hưởng lợi từ các giải pháp phần mềm phù hợp.
Truy cập dữ liệu thời gian thực
Kết hợp với khả năng quản lý dữ liệu tập trung của hệ thống ERP, AppMaster cho phép bạn truy cập dữ liệu thời gian thực trên nhiều ứng dụng khác nhau thông qua API REST và Điểm cuối WSS. Điều này hỗ trợ việc ra quyết định sáng suốt trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh.
khả năng mở rộng
Cả AppMaster và hệ thống ERP hiện đại đều có khả năng mở rộng cao, đảm bảo rằng các giải pháp phần mềm của bạn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Khi tổ chức của bạn phát triển, bạn có thể tạo các ứng dụng mới và tích hợp chúng dễ dàng với hệ thống ERP của mình để giải quyết các yêu cầu mới nổi.
Lợi thế cạnh tranh
Khả năng nhanh chóng xây dựng và triển khai các ứng dụng bổ sung cho hệ thống ERP của bạn với AppMaster giúp bạn có lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh. Việc phát triển các giải pháp tùy chỉnh có thể giúp phân biệt doanh nghiệp của bạn trên thị trường và đáp ứng nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Để đạt được sự tích hợp thành công giữa hệ thống ERP của bạn và AppMaster, hãy đảm bảo rằng cả hai giải pháp đều tương thích và có khả năng API mạnh mẽ. Tham khảo ý kiến với nhà cung cấp ERP của bạn và nhóm hỗ trợ AppMaster để hiểu rõ hơn về quy trình tích hợp và các phương pháp hay nhất.
Lập kế hoạch và triển khai hệ thống ERP của bạn
Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn chỉ là bước đầu tiên trong hành trình. Để triển khai ERP thành công, bạn nên tuân theo cách tiếp cận chiến lược bao gồm lập kế hoạch, thử nghiệm và đào tạo nhân viên phù hợp. Dưới đây là bảng phân tích các bước quan trọng cần tuân theo:
- Đặt mục tiêu thực tế: Trước khi bắt đầu quá trình triển khai, hãy thiết lập các mục tiêu rõ ràng phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn. Đặt các mục tiêu có thể đạt được và phác thảo các lợi ích và ROI dự kiến từ hệ thống ERP. Có các mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ giúp định hướng các nỗ lực thực hiện của bạn đi đúng hướng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ.
- Đảm bảo sự ủng hộ của cấp điều hành: Để đảm bảo thành công lâu dài với hệ thống ERP đã chọn của bạn, điều cần thiết là phải có sự hỗ trợ của những người ra quyết định quan trọng trong tổ chức của bạn. Thu hút các bên liên quan ngay từ đầu để thúc đẩy sự hiểu biết nhiều hơn về lợi ích của hệ thống ERP và tối đa hóa cam kết của họ đối với sự thành công của nó.
- Tập hợp một nhóm có năng lực: Một nhóm gồm các cá nhân có kiến thức và kỹ năng từ các bộ phận khác nhau sẽ quản lý việc triển khai ERP. Nhóm chức năng chéo này có thể đảm bảo rằng hệ thống ERP giải quyết các nhu cầu cụ thể của từng bộ phận trong khi vẫn duy trì sự tập trung thống nhất trên toàn công ty. Chọn một người quản lý dự án để lãnh đạo nhóm và giám sát toàn bộ quá trình thực hiện.
- Vạch ra một mốc thời gian: Việc thiết lập một mốc thời gian thực hiện chi tiết giúp theo dõi tiến độ và giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan có trách nhiệm giải trình. Phân bổ nhiều thời gian cho từng giai đoạn triển khai, chẳng hạn như tùy chỉnh, di chuyển dữ liệu, thử nghiệm và đào tạo nhân viên.
- Tùy chỉnh và định cấu hình: Làm việc với nhà cung cấp ERP của bạn để tùy chỉnh và định cấu hình hệ thống ERP nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn. Đảm bảo rằng các tùy chỉnh của bạn phù hợp với các mục tiêu và yêu cầu tổng thể của bạn đồng thời không làm phức tạp hệ thống quá mức.
- Di chuyển dữ liệu: Lập kế hoạch cẩn thận và thực hiện di chuyển dữ liệu từ các hệ thống hiện có của bạn sang hệ thống ERP mới. Tiến hành làm sạch, xác thực và ánh xạ dữ liệu phù hợp để đảm bảo rằng dữ liệu được di chuyển là chính xác và đầy đủ.
- Tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng: Trước khi triển khai hệ thống ERP, hãy tiến hành kiểm tra nghiêm ngặt để xác định và khắc phục mọi vấn đề hoặc lỗ hổng. Thực hiện kiểm tra chức năng, tích hợp, hiệu suất và bảo mật để đảm bảo hoạt động trơn tru và xác minh rằng hệ thống đáp ứng mong đợi của bạn.
- Đào tạo nhân viên: Một lực lượng lao động được đào tạo tốt là rất quan trọng để tận dụng toàn bộ tiềm năng của hệ thống ERP của bạn. Phát triển một chương trình đào tạo toàn diện phù hợp với nhu cầu của nhân viên ở các bộ phận khác nhau. Đầu tư thời gian và nguồn lực vào đào tạo để đảm bảo việc áp dụng trơn tru và sử dụng hiệu quả hệ thống ERP.
- Giám sát tiến độ sau triển khai: Đánh giá và giám sát sau triển khai sẽ giúp xác định và giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh. Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường mức độ thành công của việc triển khai ERP và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để liên tục tối ưu hóa hệ thống.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo triển khai thành công hệ thống ERP đã chọn và tận dụng tối đa lợi ích của nó cho doanh nghiệp của mình. Hãy nhớ rằng, việc triển khai ERP được lập kế hoạch tốt và được thực hiện cẩn thận là rất quan trọng để đạt được thành công lâu dài và tạo ra ROI đáng kể.
