Khi lực lượng lao động toàn cầu nhanh chóng tiếp nhận các mô hình làm việc từ xa , các tổ chức phải điều chỉnh các quy trình và chiến lược của mình để hỗ trợ nhân viên bên ngoài và duy trì năng suất. Để đạt được điều này, các tổ chức có thể sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) . Các giải pháp phần mềm mạnh mẽ này giúp quản lý các chức năng kinh doanh khác nhau, hợp lý hóa hoạt động và tăng cường cộng tác cho các nhóm làm việc từ xa.
Bài viết này đi sâu vào tầm quan trọng ngày càng tăng của công việc từ xa và giải thích cách hệ thống ERP đóng góp vào các hoạt động bên ngoài hiệu quả. Chúng ta sẽ thảo luận về những điều cơ bản của hệ thống ERP, các tính năng cơ bản của chúng và cách chúng có thể được triển khai để hỗ trợ các nhóm làm việc từ xa tốt hơn.
Tầm quan trọng ngày càng tăng của công việc từ xa
Làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây, được thúc đẩy bởi những tiến bộ trong công nghệ, mở rộng thị trường toàn cầu và thay đổi nhu cầu lực lượng lao động. Đại dịch COVID-19 càng đẩy nhanh xu hướng này, buộc các tổ chức phải thích nghi với điều kiện làm việc từ xa để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và bảo vệ sức khỏe của nhân viên.
Mặc dù công việc từ xa trước đây chỉ tập trung vào những người làm việc tự do và một số lượng nhân viên hạn chế, nhưng giờ đây nó đã phát triển thành một phương thức kinh doanh chủ đạo. Nhiều tổ chức đã thực hiện quá trình chuyển đổi từ mô hình làm việc tại văn phòng truyền thống sang áp dụng các phương pháp tiếp cận từ xa hoặc kết hợp nhằm mang lại cho nhân viên sự linh hoạt và quyền tự chủ cao hơn. Sự thay đổi này đã cho phép các công ty tiếp cận với nguồn nhân tài rộng lớn hơn, giảm chi phí hoạt động và tăng năng suất.
Nhưng tạo điều kiện thuận lợi cho công việc từ xa không phải là không có những thách thức. Các tổ chức phải trang bị cho nhân viên các công cụ, công nghệ và quy trình cần thiết để giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc của họ một cách hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa. Đây là lúc các hệ thống ERP phát huy tác dụng, cung cấp một giải pháp toàn diện để giải quyết sự phức tạp của công việc từ xa.
Hệ thống ERP: Chúng là gì và chúng hoạt động như thế nào
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là bộ phần mềm tinh vi tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như tài chính, nhân sự, quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng, v.v. Bằng cách tập trung hóa dữ liệu và hợp lý hóa các quy trình, hệ thống ERP nâng cao khả năng hiển thị, cải thiện quá trình ra quyết định và tăng hiệu quả tổng thể của tổ chức.
Các hệ thống ERP thường bao gồm một số mô-đun hoặc ứng dụng tích hợp, mỗi mô-đun được điều chỉnh để xử lý một chức năng kinh doanh cụ thể. Các mô-đun này có thể tương tác liền mạch, cho phép thông tin lưu chuyển không bị cản trở trong toàn tổ chức, tạo ra một nguồn thông tin chính xác duy nhất để nhân viên truy cập và đưa ra các quyết định sáng suốt.
Các hệ thống ERP hiện đại thường sử dụng công nghệ dựa trên đám mây, nghĩa là phần mềm và dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ từ xa do nhà cung cấp bên thứ ba quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp không phải đầu tư vào phần cứng đắt tiền tại chỗ và cho phép truy cập hệ thống ERP mọi lúc, mọi nơi, miễn là có kết nối internet ổn định. Cách tiếp cận dựa trên đám mây này đặc biệt có lợi cho các nhóm làm việc từ xa, vì nó giúp dễ dàng truy cập vào các hệ thống và dữ liệu quan trọng.
Ngoài chức năng cốt lõi, nhiều hệ thống ERP đã phát triển để bao gồm các khả năng nâng cao, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy và tích hợp Internet vạn vật (IoT) . Những tính năng sáng tạo này giúp các tổ chức phân tích dữ liệu tốt hơn, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và thích ứng với môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
Giờ đây, chúng ta đã có hiểu biết cơ bản về hệ thống ERP là gì và cách thức hoạt động của chúng, hãy cùng thảo luận về một số tính năng chính khiến chúng trở nên lý tưởng để hỗ trợ các quy trình làm việc từ xa.
Các tính năng chính của ERP hỗ trợ làm việc từ xa
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được thiết kế để cải thiện hoạt động kinh doanh và các tính năng của chúng có thể đặc biệt hữu ích trong việc tối ưu hóa môi trường làm việc từ xa. Một số tính năng chính của ERP hỗ trợ làm việc từ xa bao gồm:
Phần mềm dựa trên đám mây
Hệ thống ERP dựa trên đám mây được lưu trữ trên internet, cho phép người dùng truy cập hệ thống từ mọi nơi và mọi lúc. Tính năng này rất quan trọng đối với những người làm việc từ xa, vì nó cho phép các thành viên trong nhóm duy trì kết nối và nhanh chóng cập nhật dữ liệu, bất kể vị trí thực tế của họ. Các hệ thống dựa trên đám mây cũng cung cấp khả năng bảo mật được cải thiện, cập nhật tự động và khả năng mở rộng dễ dàng hơn so với các giải pháp tại chỗ.
Truy cập di động
Các hệ thống ERP hiện đại thường đi kèm với các ứng dụng di động hoặc giao diện dựa trên web đáp ứng tương thích với điện thoại thông minh và máy tính bảng. Những công cụ này cung cấp cho những người làm việc từ xa sự linh hoạt để truy cập vào các chức năng và dữ liệu kinh doanh thiết yếu khi đang di chuyển, nâng cao năng suất, khả năng phản hồi và trải nghiệm làm việc tổng thể của họ.
Công cụ cộng tác thời gian thực
Các hệ thống ERP thường bao gồm các tính năng cộng tác theo thời gian thực, chẳng hạn như tài liệu được chia sẻ, dịch vụ nhắn tin và công cụ quản lý tác vụ. Các chức năng này thúc đẩy tinh thần đồng đội và giúp các nhóm từ xa dễ dàng kết nối, cộng tác trong các dự án và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Tăng cường cộng tác dẫn đến hiệu quả công việc cao hơn và ra quyết định tốt hơn trong toàn tổ chức.
Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
Với kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, hệ thống ERP cho phép quản trị viên xác định quyền và quyền truy cập cho từng người dùng dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ trong tổ chức. Tính năng này không chỉ cải thiện tính bảo mật mà còn hợp lý hóa quy trình công việc bằng cách đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm từ xa có quyền truy cập vào dữ liệu và công cụ họ cần để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Kênh truyền thông tích hợp
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng cho công việc từ xa. Các hệ thống ERP thường có các công cụ giao tiếp tích hợp sẵn như hội nghị truyền hình, nhắn tin nhanh và tích hợp email. Bằng cách hợp nhất các kênh liên lạc này trong giải pháp ERP, các nhóm làm việc từ xa có thể dễ dàng duy trì kết nối và chia sẻ thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả hơn.
Ưu điểm của việc sử dụng hệ thống ERP cho công việc từ xa
Việc triển khai hệ thống ERP trong môi trường làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức. Một số lợi thế bao gồm:
Tăng năng suất
Hệ thống ERP hợp lý hóa các quy trình, tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tập trung hóa dữ liệu, cho phép nhân viên làm việc từ xa tập trung vào trách nhiệm cốt lõi của họ và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn. Ngoài ra, vì những người làm việc từ xa có thể truy cập dữ liệu và công cụ cần thiết từ bất kỳ vị trí nào nên họ có thể nhanh chóng phản hồi các truy vấn, đưa ra quyết định và cập nhật thông tin, giúp tăng năng suất tổng thể.
Ra quyết định tốt hơn dựa trên dữ liệu
Hệ thống ERP cung cấp dữ liệu thời gian thực và thông tin chuyên sâu có thể giúp các nhóm làm việc từ xa đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Với thông tin chính xác, cập nhật trong tầm tay, nhân viên từ xa có thể xác định xu hướng, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có tác động tích cực đến hiệu suất của tổ chức.
Tăng cường giao tiếp và hợp tác
Các kênh liên lạc tích hợp và công cụ cộng tác do hệ thống ERP cung cấp cho phép nhân viên từ xa dễ dàng kết nối và làm việc cùng nhau một cách liền mạch. Điều này không chỉ thúc đẩy sự gắn kết nhóm mạnh mẽ mà còn thúc đẩy một môi trường làm việc hợp tác hơn, thúc đẩy sự đổi mới và ngăn ngừa sự hiểu lầm.
linh hoạt hơn
Bằng cách cung cấp các giải pháp dựa trên đám mây và truy cập di động, hệ thống ERP cho phép các thành viên trong nhóm từ xa làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau và ngay cả khi đang di chuyển. Tính linh hoạt này giúp các doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với nhu cầu làm việc từ xa đang thay đổi và cho phép nhân viên đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
Giảm chi phí
Hệ thống ERP có thể giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí liên quan đến làm việc từ xa, chẳng hạn như chi phí đi lại và vật tư văn phòng. Hơn nữa, khả năng tự động hóa của các giải pháp ERP dẫn đến tăng hiệu quả và giảm khối lượng công việc của nhóm, điều này có thể giúp cắt giảm chi phí vận hành và giảm thiểu sai sót.
Triển khai hệ thống ERP cho các nhóm từ xa
Việc triển khai đúng hệ thống ERP cho các nhóm làm việc từ xa là điều cần thiết để đảm bảo triển khai phần mềm thành công và tận hưởng những lợi ích của những công cụ mạnh mẽ này. Dưới đây là một số bước cần tuân theo khi triển khai hệ thống ERP cho nhóm làm việc từ xa của bạn:
- Xác định các yêu cầu hệ thống: Bắt đầu bằng cách đánh giá các nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn và chọn các tính năng ERP sẽ hỗ trợ tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa của bạn. Điều này có thể liên quan đến việc phân tích các quy trình kinh doanh, luồng dữ liệu và các hệ thống hiện có của bạn để xác định khu vực nào cần cải thiện.
- Chọn giải pháp ERP phù hợp: Nghiên cứu các giải pháp ERP khác nhau và chọn một giải pháp phù hợp với yêu cầu, ngân sách và mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn. Đảm bảo rằng giải pháp bạn chọn cung cấp các tính năng cần thiết cho công việc từ xa, chẳng hạn như lưu trữ dựa trên đám mây, khả năng truy cập di động và các công cụ giao tiếp tích hợp.
- Thu hút sự tham gia của các bên liên quan chính: Tập hợp những người ra quyết định, người quản lý dự án và người dùng cuối để thảo luận về việc triển khai ERP và thu thập thông tin đầu vào của họ. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng nhu cầu của tất cả các thành viên trong nhóm và dẫn đến việc triển khai phần mềm thành công.
- Cung cấp đào tạo và hỗ trợ: Đảm bảo các thành viên trong nhóm từ xa được đào tạo kỹ lưỡng về cách sử dụng hệ thống ERP mới. Điều này có thể liên quan đến việc tổ chức các buổi đào tạo ảo, cung cấp tài nguyên trực tuyến và cung cấp hỗ trợ liên tục cho bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong quá trình áp dụng.
- Theo dõi tiến độ và thu thập phản hồi: Thường xuyên đo lường mức độ thành công của việc triển khai ERP bằng cách theo dõi các số liệu như năng suất của nhân viên, độ chính xác của dữ liệu và mức sử dụng hệ thống. Ngoài ra, thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm để xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện và đảm bảo rằng hệ thống ERP đáp ứng nhu cầu của họ.
Kết hợp hệ thống ERP với công việc từ xa có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các tổ chức. Bằng cách triển khai hiệu quả các công cụ này và tận dụng các tính năng mạnh mẽ của chúng, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các quy trình, tăng cường cộng tác và cải thiện năng suất tổng thể cho các nhóm bên ngoài của họ.
Tương lai của hệ thống làm việc từ xa và ERP
Việc áp dụng hình thức làm việc từ xa sẽ tiếp tục duy trì khi các doanh nghiệp tiếp tục nhận ra lợi ích của lực lượng lao động từ xa. Do đó, nhu cầu về các hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động bên ngoài sẽ chỉ tăng lên. Tương lai của hệ thống ERP và làm việc từ xa có thể được đặc trưng bởi những tiến bộ trong công nghệ, tăng cường sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu và các tùy chọn tùy chỉnh lớn hơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh đa dạng.
Một số xu hướng đầy hứa hẹn trong ngành công nghiệp ERP bao gồm:
- Trí tuệ nhân tạo và Học máy: Việc tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy vào các hệ thống ERP sẽ cho phép các khả năng dự đoán, tự động hóa quy trình và phân tích dữ liệu nâng cao hơn. Điều này chuyển thành các hoạt động hiệu quả hơn và ra quyết định tốt hơn cho các nhóm từ xa.
- Tích hợp IoT: Khi Internet vạn vật (IoT) trở nên phổ biến hơn, các hệ thống ERP có thể sẽ kết hợp dữ liệu IoT để cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực và cải thiện việc quản lý tài nguyên. Điều này mở ra những khả năng mới cho công việc từ xa, vì doanh nghiệp có thể thu thập thông tin có giá trị từ các thiết bị được kết nối và tối ưu hóa các quy trình phù hợp.
- Khả năng sử dụng: Các nhà cung cấp ERP sẽ tiếp tục nâng cao trải nghiệm người dùng, giúp nhân viên từ xa dễ dàng sử dụng và thích ứng với hệ thống. Điều này bao gồm giao diện người dùng trực quan hơn, tài nguyên trợ giúp tốt hơn và tài liệu đào tạo được cải thiện.
- Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu: Dữ liệu sẽ tiếp tục đóng một vai trò quan trọng trong tương lai của hệ thống ERP và làm việc từ xa. Các công ty sẽ ngày càng dựa vào thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động, theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định tốt hơn cho lực lượng lao động từ xa của họ.
- Khả năng tùy chỉnh: Khi các doanh nghiệp đối mặt với những thách thức đặc biệt khi làm việc từ xa, các giải pháp ERP sẽ cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh lớn hơn để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng tổ chức. Điều này sẽ cho phép các công ty điều chỉnh hệ thống ERP của họ để hỗ trợ tốt nhất cho các hoạt động từ xa và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Suy nghĩ cuối cùng
Khi công việc từ xa tiếp tục phát triển và trở thành tiêu chuẩn mới đối với nhiều tổ chức, vai trò của hệ thống ERP trong việc hỗ trợ làm việc từ xa ngày càng trở nên quan trọng. Bằng cách tập trung dữ liệu, hợp lý hóa các quy trình, tăng cường giao tiếp và cộng tác giữa các nhân viên, các giải pháp ERP có thể cải thiện đáng kể hiệu quả, khả năng ra quyết định và thành công chung trong các nhóm làm việc từ xa.
Để tận dụng toàn bộ tiềm năng của hệ thống ERP cho công việc từ xa, doanh nghiệp phải đánh giá cẩn thận nhu cầu của mình và chọn giải pháp ERP phù hợp với yêu cầu riêng của mình. Bằng cách đó, họ có thể duy trì tính cạnh tranh trong một thị trường luôn thay đổi và trao quyền cho lực lượng lao động từ xa của họ để đạt được hiệu suất tối ưu.
Các nền tảng không cần mã và low-code như nền tảng không cần mã của AppMaster.io có thể giúp các tổ chức xây dựng các giải pháp phần mềm hiệu quả, toàn diện và có thể mở rộng mà không cần tài nguyên kỹ thuật mở rộng, khiến nó trở thành một lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn hợp lý hóa và tối ưu hóa hoạt động của họ thông qua hệ thống ERP và các giải pháp công nghệ khác.
