Guía para configurar una app de trazabilidad de lotes y caducidad para pequeños productores alimentarios: rastrea lotes desde la recepción hasta la venta, detecta stock próximo a caducar y ejecuta retiradas rápidas.
Cuando eres pequeño, una hoja de cálculo parece suficiente. Puedes escanear un par de filas, filtrar por fecha y decirte a ti mismo que lo limpiarás más tarde. Eso deja de funcionar cuando tienes múltiples ingredientes, varios productos terminados y corridas de producción que reutilizan los mismos insumos.
Las hojas de cálculo tienen problemas con la vida real. Un lote de ingrediente se divide en varias tandas. Una tanda se convierte en múltiples SKUs o tamaños de empaque. Hay devoluciones. Se reimprimen etiquetas. Alguien copia una fila y olvida cambiar el número de lote. Cuando surge un problema, no estás tratando con “entrada de datos”. Estás tratando con historial perdido.
La trazabilidad de lotes es la capacidad de responder dos preguntas rápida y confiadamente:
Una app de trazabilidad de lotes y caducidad convierte esas respuestas en algo rutinario. En lugar de buscar notas, registras los lotes en los momentos que importan: recepción, producción, envasado y venta. Cada movimiento deja una pista que puedes seguir después.
El seguimiento de caducidades resuelve un problema distinto: pérdidas silenciosas. Sin una visión clara de lo que está cerca de su fecha de consumo, o bien desperdicias producto (caduca en la estantería) o asumes un riesgo mayor (se vende cuando no debería). La visibilidad de productos próximos a caducar también te ayuda a planificar la producción: usar primero los ingredientes más antiguos, ajustar pedidos y evitar compras excesivas.
Una “retirada por número de lote” debe sentirse simple en la práctica. Introduces o escaneas un número de lote y ves a qué está conectado: qué lotes terminados se hicieron con él, quién recibió esos lotes, qué queda en stock (y dónde), y una lista clara de clientes y cantidades para notificaciones y seguimiento interno.
Para un pequeño fabricante de salsas, eso podría significar detectar que un lote de chile en polvo se usó en tres tandas y dos SKUs, identificar las 18 cajas que aún están en el almacén y los seis clientes que recibieron envíos la semana pasada.
Si construyes esto en una herramienta como AppMaster, puedes modelar lotes, tandas y caducidades de forma centrada en la base de datos, y luego añadir formularios simples de recepción y producción para que la información correcta se capture mientras se trabaja.
Un sistema de trazabilidad solo funciona si todos registran los mismos pocos datos de la misma manera. No necesitas una base de datos enorme para empezar, pero sí términos claros.
Un SKU es el producto que vendes (por ejemplo, “Frasco de mermelada de fresa 340 g”). Un lote es un grupo específico de ese SKU hecho o recibido al mismo tiempo y rastreado en conjunto. En plantas pequeñas se usa a menudo “tanda” como sinónimo de lote, pero también puede significar una corrida de olla o un evento de producción. Elige un término (lote o tanda) y úsalo en todas partes.
En recepción, captura el conjunto mínimo de campos que te permita responder: qué es, de dónde viene y cuándo caduca. Buenas pantallas no ayudarán si los datos de recepción son inconsistentes.
Registra estos campos en recepción:
Las fechas de caducidad suelen venir en la etiqueta del proveedor. Para ítems que produces tú, provienen de una regla interna de vida útil (por ejemplo, “14 días desde la fecha de producción”) o de un periodo probado. Cuando creas lotes durante la producción, guarda tanto la fecha de producción como la fecha de caducidad calculada para que la regla siga visible.
A medida que el producto se mueve, mantén una idea simple: cada transacción debe decir “el lote X cambió en Y”. En cada paso (producir, almacenar, enviar, vender), captura el número de lote, fecha/hora, ubicación (o área de almacenamiento) y el cambio de cantidad.
El retrabajo y la mezcla de lotes es donde los equipos se confunden. Trátalo como una receta: si combinas Lote A y Lote B en una nueva corrida, crea un nuevo lote (Lote C) y registra los “padres” de C (A y B) con las cantidades usadas. Así, buscar el Lote A sigue mostrando dónde terminó.
Herramientas como AppMaster pueden modelar estos campos rápidamente con unas pocas tablas y formularios, de modo que tu equipo pueda ingresar lotes de forma consistente desde el primer día.
Una app de trazabilidad de lotes y caducidad funciona mejor cuando tu proceso es simple y consistente. Piénsalo como una “historia del lote” que comienza en el muelle y termina cuando el producto sale de tus manos. Si puedes seguir esa historia en una pantalla por paso, las retiradas y las decisiones de stock son mucho más fáciles.
Empieza por la recepción. Cada entrega debe crear un registro de lote inmediatamente. Captura el proveedor, producto, número de lote, fecha de caducidad/consumo preferente, cantidad y la fecha recibida. Luego imprime o escribe una etiqueta coincidente y pégala en la caja, contenedor o palet. La meta es que el número de lote sea visible dondequiera que esté el inventario.
En producción, conectas los ingredientes con lo que haces. Si conviertes leche, cultivos y sal en queso, tu corrida terminada se convierte en su propio lote. Ese lote terminado debe “recordar” qué lotes de ingredientes entraron en él. Esto es lo que permite rastrear hacia atrás (¿qué usamos?) y hacia adelante (¿a dónde fue?).
El almacenamiento es donde la trazabilidad suele fallar. Manténlo práctico: un nombre de ubicación por estantería, frigorífico o posición de palet, más un ID de contenedor sencillo si es necesario. Actualiza los recuentos cuando muevas stock. No necesitas una precisión en tiempo real perfecta, pero sí una última ubicación conocida clara.
Ventas y envíos son el eslabón final. Cada pedido debe registrar qué lotes terminados se recogieron, cuántas unidades y quién las recibió. Si vendes directo y no tienes “pedidos”, usa un registro simple de ventas por cliente o por día de mercado.
Devoluciones, desperdicio y retrabajo deben tratarse como movimientos reales, no como notas al margen. Los artículos devueltos vuelven a una ubicación específica bajo el mismo lote. El desperdicio se registra contra el lote con una razón (caducado, dañado, parada de QA). El retrabajo se convierte en un nuevo lote terminado vinculado a sus lotes de entrada.
Ejemplo: un pequeño productor de salsas recibe tomates (Lote T-104), hace Salsa Suave (Lote SS-220), la almacena en “Cámara A Estante 2” y luego envía 30 frascos de SS-220 a una tienda local. Si un cliente llama más tarde, puedes encontrar SS-220, ver que usó T-104 y confirmar exactamente qué pedidos lo incluían.
Empieza pequeño y haz que el camino cotidiano sea el más fácil. Una app de trazabilidad de lotes y caducidad solo funciona cuando recibir, producir y enviar toma segundos, no minutos.
Escribe lo que realmente manejas, no lo que tu contabilidad llama. Mantén los nombres consistentes para que el mismo artículo no se introduzca de tres maneras diferentes.
Necesitas tres listas simples:
En AppMaster, esto se mapea claramente a unas pocas tablas en el Data Designer. Añade campos más tarde, pero empieza con el mínimo que tu equipo va a usar cada día.
El mejor formato de lote es el que la gente puede crear correctamente bajo presión. Muchos pequeños productores usan una fecha más un código corto de corrida (por ejemplo: 2026-01-25-A). Si también necesitas capturar el lote del proveedor, guárdalo en un campo separado para no perderlo.
Luego construye tres pantallas simples que coincidan con el trabajo real:
Haz que la búsqueda rápida sea la predeterminada. Si tienes códigos de barras, escanea. Si no, usa un campo grande de “buscar lote” y un formato de lote corto para que la entrada manual sea fiable.
Pilota con un producto de alta rotación. No intentes perfeccionar todo a la vez.
Una prueba útil es: recibir una entrega de ingrediente, hacer una tanda, enviar unas unidades y luego intentar trazarla hacia atrás y hacia adelante.
Usa esta lista de comprobación del piloto:
Si un paso se siente lento, simplifica la pantalla, reduce los campos obligatorios o añade escaneo. La velocidad es lo que hace que la trazabilidad sea consistente.
Las alertas de proximidad a la caducidad solo ayudan cuando señalan decisiones que puedes tomar hoy. El objetivo es detectar el producto con tiempo suficiente para actuar, sin recibir avisos sobre artículos que ya no están.
Empieza definiendo un pequeño conjunto de ventanas de “próximo a caducar” que coincidan con cómo operas. Muchos pequeños productores usan 14 días para acción urgente, 30 días para planificación y 60 días para visibilidad temprana (especialmente para SKUs de rotación lenta). Manténlo consistente entre productos al principio y luego ajusta para casos especiales como artículos de vida corta.
Decide dónde deben aparecer las advertencias. Una insignia en el panel es buena para un escaneo rápido. Una lista diaria funciona mejor si una persona posee el inventario cada mañana. El correo electrónico o SMS pueden ayudar para la ventana urgente, pero mantén los mensajes raros o se ignorarán.
La mejor manera de evitar la fatiga por alertas es avisar solo cuando haya stock disponible. Si un lote está próximo a caducar pero la cantidad es cero, no debería aparecer. Eso implica que la regla debe comprobar tanto las fechas como el balance actual.
Cuando algo queda marcado, haz que el siguiente paso sea obvio. La mayoría de los equipos se apegan a un conjunto corto de acciones: recoger primero los más antiguos, mover a canales promocionales, poner en cuarentena para controles de calidad, desechar con una razón registrada o retrabajar/devolver si el proceso lo permite.
Un ejemplo práctico: revisas yogures cada lunes. Los lotes que caducan en 14 días van a “recoger primero” y reciben un impulso de ventas. Los que caducan en 7 días se ponen en cuarentena para una revisión rápida de calidad y luego se venden inmediatamente o se disponen con una razón registrada.
Una rutina simple mantiene esto limpio: una persona ejecuta la vista de próximos a caducar, confirma los recuentos, toma acción y borra las marcas obsoletas. Si construyes este flujo en AppMaster, muestra claramente las reglas (ventanas, comprobaciones de stock, acciones) para que todo el equipo siga el mismo protocolo.
Una retirada es más sencilla cuando tu sistema puede responder en segundos a una pregunta: ¿a dónde fue este lote y qué lo usó? Si puedes ver eso con claridad, puedes actuar rápido y documentar lo ocurrido.
Hay dos caminos que respaldar:
En la práctica, a menudo necesitas ambos. Un lote de especias puede entrar en tres tandas y esas tandas enviar a diez clientes. Un buen sistema muestra esa cadena sin tener que buscar.
Cuando alguien escribe o escanea un número de lote, la pantalla de retirada debe mostrar los hechos necesarios para tomar decisiones y enviar avisos:
Los pequeños detalles importan. Si envías medias cajas o divides lotes, registra las cantidades en la misma unidad que envías (cajas, bolsas, frascos) y mantén las conversiones consistentes. Si abres una bolsa de 20 kg en paquetes de 1 kg, trátalo como un paso de reempaque: consume el lote origen y crea nuevos lotes hijo. Así, la retirada puede seguir la pista a través de las divisiones en lugar de detenerse en “bolsa abierta”.
Una retirada no solo trata de rastrear. También se trata de documentar lo que hiciste.
Captura las acciones a medida que ocurren: poner inventario en espera, parar producción, notificar clientes, recibir devoluciones y la disposición final. Un registro de acciones corto adjunto al lote puede incluir fecha, persona, acción, cantidades afectadas y una nota (por ejemplo, “Cliente confirmó cuarentena”).
Si construyes este flujo en AppMaster, trata la vista de retirada como un espacio de trabajo compartido: resultados del trazado arriba, acciones abajo y un estado claro que muestre si el lote está en proceso o cerrado.
Una app de trazabilidad de lotes y caducidad solo ayuda durante una retirada si tus registros son fáciles de confiar. El objetivo no es más papeleo. Es menos incertidumbre cuando algo falla.
La mayoría de los equipos pequeños pueden gestionar la trazabilidad con un conjunto corto y repetible de informes:
Un ritmo práctico es revisar la lista de próximos a caducar diariamente y el stock por lote semanalmente. El historial de lote es el que consultas cuando un cliente llama o un proveedor te notifica de un problema.
No necesitas un sistema de cumplimiento complicado para ser apto para auditoría. Necesitas un registro básico de actividad: quién recibió un lote, quién lo movió, quién cambió un recuento y cuándo. Incluso un campo de razón simple en los ajustes (caja dañada, reetiquetado, muestra usada, corrección de datos) evita conjeturas más adelante.
La exactitud del inventario es la otra mitad. Haz conteos cíclicos rápidos centrados en el riesgo: artículos de alto valor, de rotación rápida o lotes próximos a caducar. Si tienes múltiples espacios de almacenamiento, cuenta por ubicación y por lote para detectar errores como “mismo producto, lote distinto” en la estantería equivocada.
El etiquetado es lo que hace que los datos sean utilizables en planta. Apunta a etiquetas que una persona cansada pueda leer a distancia de brazo. Como mínimo, incluye número de lote y fecha de caducidad en texto grande, nombre del producto o SKU (para evitar parecidos) y tamaño de unidad (caja, bolsa, frasco) si almacenas unidades mezcladas. Si usas varias zonas, añade un código de ubicación simple.
Si lo construyes en AppMaster, mantén las pantallas simples: un formulario de recepción, un formulario de movimiento, un formulario de ajuste y estos pocos informes. Cuanto más fácil sea hacer lo correcto, más fiable será tu trazabilidad.
Un pequeño productor de salsas recibe dos entregas de ingredientes la misma mañana. Una son tomates en dados, Lote T-041, con caducidad el 30 de mayo. La otra son jalapeños, Lote J-112, con caducidad el 20 de junio. En recepción, registran el proveedor, número de lote, fecha de caducidad, cantidad y dónde se almacena cada palet.
Después del almuerzo, hacen una tanda terminada de salsa, Lote Terminado S-2304, con 120 frascos. En el registro de producción, conectan S-2304 a ambos lotes de ingredientes (T-041 y J-112) y anotan la fecha de la corrida y la línea/operario. Este es el paso que muchos equipos pequeños omiten, pero es lo que mantiene la cadena intacta.
Más tarde ese día, se envía un pedido minorista: 24 frascos del Lote Terminado S-2304. La nota de envío captura el cliente, la fecha y el lote terminado enviado.
A las 15:00, llega un correo del proveedor de tomates: el Lote de Ingrediente T-041 puede estar contaminado y debe retenerse. Como el productor tiene una app de trazabilidad de lotes y caducidad, busca T-041 y ve inmediatamente todos los lotes terminados que lo usaron. El resultado muestra que solo S-2304 está afectado.
Crean una lista de acciones simple:
En una hora, el equipo pone en cuarentena los frascos restantes, notifica al minorista que recibió S-2304 y documenta lo ocurrido. La clave es que la app no solo almacena números de lote. Conecta recepción, producción, inventario y ventas para que una búsqueda responda: “¿A dónde fue este lote y qué tenemos aún?”
Las retiradas se complican cuando intentas responder una pregunta básica (¿a dónde fue este lote?) con datos parciales o poco fiables. Una app de trazabilidad solo ayuda si los datos se capturan en los momentos exactos en que el inventario cambia de manos.
El error más caro es omitir la captura del lote en recepción y decirte a ti mismo que lo añadirás después. “Después” suele significar cuando el producto ya se movió, reempaquetó o vendió, así que terminas adivinando a partir de facturas y memoria.
Otra trampa común es mezclar lotes en almacenamiento sin registrar la división. Sucede cuando completas un contenedor, combinas medias cajas o retrabajas producto en un nuevo SKU. Si no puedes decir qué unidades salientes vinieron de qué lote entrante, el alcance de la retirada crece rápidamente.
Las pequeñas inconsistencias también suman. Si los IDs de lote se teclean libremente, aparecen duplicados y errores tipográficos, y la gente cambia el formato con el tiempo. Eso rompe la búsqueda y hace que los informes sean poco fiables.
Los datos de caducidad suelen fallar en silencio. Fechas faltantes, formatos equivocados o confundir “consumo preferente” con “consumo hasta” generan confianza falsa. Entonces las alertas o no se activan o se activan tanto que la gente las ignora.
Los patrones que suelen convertir una comprobación de 20 minutos en una jornada completa son consistentes:
Un ejemplo rápido: un productor recibe un aviso del proveedor sobre el Lote A17. Si A17 se introdujo como “A-17” en otra entrega, se mezcló en un congelador compartido y más tarde se usó en dos tandas sin registrar la división, terminas retirando todo lo fabricado esa semana.
Si lo construyes en una herramienta sin código como AppMaster, mantén reglas estrictas pero simples: exige lote y caducidad en recepción, aplica un formato de lote consistente y asigna a una persona para cerrar el ciclo en alertas y acciones de retirada.
Si tu proceso funciona, deberías poder responder preguntas básicas de trazabilidad rápidamente, incluso en un día ocupado. Estas comprobaciones rápidas son una buena prueba de esfuerzo antes de confiar en el sistema.
Hazlas con un número de lote real y cronométrate:
Si alguna respuesta es “no de forma fiable”, no añadas más funciones aún. Arregla lo básico: captura consistente de lotes en recepción, etiquetas claras y un único lugar para registrar ajustes.
Empieza pequeño para aprender rápido sin frenar la producción:
Si quieres una herramienta a medida en lugar de forzar a las hojas de cálculo a comportarse como software, AppMaster (appmaster.io) es una opción para construir una app de trazabilidad sin código con los modelos de datos que necesitas (productos, lotes, ubicaciones, pedidos) y pantallas web/móviles simples que tu equipo puede usar en planta.
¿Por qué necesito una app de trazabilidad de lotes si ahora las hojas de cálculo “funcionan”?Una app de trazabilidad mantiene un historial conectado de los lotes a lo largo de recepción, producción, almacenamiento y ventas. En lugar de buscar entre hojas de cálculo, puedes buscar un número de lote y ver en qué se convirtió, a dónde fue y qué queda en stock.
¿Cuál es el mínimo de datos que debo registrar en recepción?Como mínimo, captura nombre del proveedor, lote del proveedor (si lo proporciona), fecha de recepción, tu ID interno de lote, fecha de caducidad o consumo preferente, cantidad con unidad y la primera ubicación de almacenamiento. Si esos campos son consistentes, trazar hacia adelante y hacia atrás es mucho más fácil.
¿Cuál es la diferencia entre un lote y una tanda, y importa?Elige un término para el uso diario y úsalo siempre. Muchos equipos pequeños tratan “lote” como la unidad rastreable que buscan en una retirada, mientras que “tanda” o “batch” puede describir el evento de producción; lo importante es que todos registren los movimientos con la misma etiqueta y reglas.
¿Cómo debería elegir un formato de número de lote que mi equipo siga?Usa un formato corto que la gente pueda crear correctamente bajo presión, a menudo una fecha más una letra o número de corrida. Guarda el lote del proveedor en un campo separado para no perderlo y evita formatos que inviten a errores tipográficos o que cambien según quién trabaje.
¿Cómo manejo la mezcla, el retrabajo o la combinación de dos lotes en producción?Crea un lote terminado nuevo y registra los lotes de entrada como sus “padres”, incluyendo las cantidades usadas. Así, una búsqueda por un lote de ingrediente todavía mostrará en qué lotes terminados y envíos terminó.
¿Qué debemos hacer cuando dividimos un lote en envases más pequeños o en varios SKUs?Trata el reprocesado o repacking como un paso real de conversión: consume la cantidad del lote origen y crea uno o varios lotes hijo para los envases que hiciste. De ese modo, una retirada puede seguir la pista a través de las divisiones en lugar de detenerse en “bolsa abierta”.
¿Qué tan detallado debe ser el seguimiento de ubicaciones?Mantén las ubicaciones simples y prácticas, como nombre del frigorífico más estantería o contenedor, y registra la última ubicación conocida cada vez que se mueve stock. No necesitas una exactitud en tiempo real perfecta, pero sí suficiente precisión para que alguien encuentre el lote sin adivinar.
¿Cómo configuro alertas de proximidad a la caducidad sin recibir demasiadas notificaciones?Empieza con unas pocas ventanas que puedas accionar, por ejemplo 14 días para acción urgente y 30 días para planificación. Solo marca lotes que todavía tengan stock disponible; si no, las alertas se vuelven ruido y la gente deja de confiar en ellas.
¿Qué debe incluir una pantalla de “retirada por número de lote”?Una buena vista de retirada muestra a dónde fue el lote (clientes, fechas, cantidades), qué tocó (tandas relacionadas, reaperturas, lotes terminados), qué queda (stock disponible por ubicación) y quién cambió qué y cuándo. También debe permitir registrar acciones como retenciones, notificaciones, devoluciones y eliminación para que el registro quede completo.
¿Puedo construir este flujo en AppMaster sin complicarlo demasiado?Pilota algo pequeño que refleje el trabajo real: un formulario de recepción, un enlace en producción entre lotes de ingredientes y lotes terminados, y un registro de envíos o ventas que anote qué lote terminado se envió. Con AppMaster (appmaster.io) puedes modelar las tablas primero y luego añadir pantallas web/móviles simples para que la captura de lotes ocurra mientras se trabaja, no después.
21 ene 2026
8 min
20 ene 20268 min
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