Crea una app de sugerencias de reorden para guardar min/máx por SKU, calcular cantidades a reponer y generar una lista de compra preliminar que tu equipo pueda revisar.
Administrar una tienda suele significar equilibrar entre dos errores costosos: quedarse sin los artículos más vendidos (ventas perdidas, clientes frustrados) o comprar de más (dinero inmovilizado en stock lento). El problema diario no es “¿tenemos inventario?” sino “¿qué deberíamos comprar a continuación y cuánto?”, sin pasar una hora haciendo cálculos en hojas de cálculo.
Una configuración min/máx mantiene esa decisión simple. Para cada SKU guardas dos números:
Si un SKU tiene 6 unidades, el min es 10 y el max es 25, la sugerencia es pedir 19. No estás adivinando de memoria; usas una regla clara que se mantiene consistente semana a semana.
Una app de sugerencias de reorden toma tus cantidades actuales on-hand (y opcionalmente lo que ya está en pedido), aplica las reglas min/máx por SKU y produce una lista de compra preliminar. Ese borrador es la salida principal: una lista corta y revisable que responde “¿qué debemos pedir y cuántos?” antes de que alguien abra un portal de proveedor o envíe un correo.
Lo que NO hace es comprar automáticamente. Eso importa porque la compra real tiene excepciones: un proveedor está fuera de stock, los tamaños de paquete obligan a redondear, un artículo estacional debe omitirse o viene una promo. La app debe generar sugerencias rápido y luego dejar que un humano apruebe, edite o elimine líneas.
Este tipo de herramienta la usan normalmente gerentes de tienda, responsables de operaciones y personal de compras. También es útil para equipos pequeños donde una persona hace varias tareas y solo necesita un punto de partida confiable.
Buenas sugerencias empiezan con datos de SKU aburridos y consistentes. Si lo básico está desordenado, tu lista preliminar se sentirá aleatoria y la gente dejará de confiar en ella.
Apunta a un registro de SKU que mantenga la misma “forma” con el tiempo, aunque tu proceso evolucione.
Para ser usable desde el primer día necesitas:
Min y max son las guías. Un punto de reorden separado es opcional, pero útil cuando quieres reordenar antes del min por tiempos de entrega largos o suministro poco fiable.
Estos detalles convierten “cuánto comprar” en “qué puedes pedir realmente”:
Sé explícito sobre de dónde viene el “on hand”. Si empiezas con entrada manual, guarda la fecha del último conteo. Si luego sincronizas desde un POS o herramienta de almacén, guarda la última hora de sincronización también. Ese detalle responde muchas preguntas de “¿por qué sugirió esto?”.
Min/máx es una regla simple: solo reordenas cuando el stock es bajo y pides lo suficiente para volver a un nivel seguro. El resultado es una lista preliminar fácil de entender y auditar.
Elige un disparador y manténlo consistente. El más común es:
Esto evita recomendaciones ruidosas para artículos que ya están saludables.
Una vez que un artículo es elegible, la idea base es “pedir hasta Max”. La fórmula simple es:
base_suggested = max - on_hand
suggested = max(0, base_suggested)
Ejemplo: Min = 10, Max = 40, On Hand = 14.
Si On Hand baja a 8:
Después del cálculo base, añade algunas reglas pequeñas para ajustar a cómo funciona la compra en el mundo real:
Los datos malos crean sugerencias malas, así que haz estas situaciones obvias:
El mejor flujo es el que tu equipo realmente usará. Mantenlo simple: registra lo que tienes y luego genera sugerencias. Extras (etiquetas, paneles, analíticas) pueden venir después.
Una sesión típica: el usuario hace un conteo rápido, elige una ubicación (si hace falta), introduce cantidades por SKU, guarda y toca un botón para crear una lista de compra preliminar. El comprador revisa ese borrador y lo ajusta antes de cualquier aprobación.
Para mantener la pantalla tranquila, añade un filtro práctico: mostrar solo SKUs por debajo del min, o mostrar todos los SKUs con un estado claro. “Solo por debajo del min” es más rápido en días ocupados. “Mostrar todo” ayuda cuando quieres la confianza de que no se olvidó nada.
Un flujo simple que funciona para la mayoría de equipos pequeños:
Los overrides importan porque la realidad es desordenada. Un comprador puede pedir extra para una promo o menos porque el presupuesto está ajustado o un proveedor está retrasado. Trata la cantidad sugerida como punto de partida, no como una regla.
Algunos controles pequeños evitan mucha frustración:
Finalmente, guarda una instantánea cuando se genera el borrador: marca temporal, los conteos on-hand usados, los valores min/max en ese momento y las cantidades sugeridas antes de los overrides. Cuando alguien pregunte “¿por qué pedimos 24 de esto?”, puedes abrir el borrador y ver las entradas exactas que lo produjeron.
Una buena app de reorden empieza con un pequeño conjunto de tablas en las que puedas confiar. La meta no es un ERP perfecto, sino una base limpia que pueda crecer al añadir proveedores, ubicaciones o reglas más inteligentes.
Para una sola tienda, separa “qué es el artículo” de “qué tienes” y “cómo reordenas”:
Esto se mantiene flexible porque puedes cambiar reglas de reorden sin reescribir la lista de SKUs y puedes conservar los borradores como registro de lo sugerido versus lo aprobado.
Si hoy solo tienes una tienda, no sobrecomplices las ubicaciones. Guarda el inventario como un solo número por SKU. Cuando añadas una segunda tienda o un almacén, introduce una tabla Locations y cambia Inventory levels a una fila por SKU por ubicación.
Pequeñas reglas de validación evitan que entradas malas se conviertan en pedidos malos. Añade comprobaciones como: min debe ser menor que max, puntos de reorden no pueden ser negativos y el tamaño de paquete no puede ser cero. Decide qué pasa cuando faltan configuraciones: bloquear sugerencias o marcar SKUs como “necesitan configuración”.
Los roles ayudan cuando varias personas cuentan stock y ajustan reglas:
Planifica cómo enviarás los pedidos. Aunque luego automatices la compra, la mayoría de equipos empieza con una exportación simple: una descarga CSV o una lista lista para el proveedor que puedan copiar desde la pantalla de borrador.
Empieza con dos listas sencillas: tu catálogo de SKUs y tus proveedores. Cada SKU debe tener un nombre que la gente reconozca, un proveedor por defecto y una unidad de compra (unidad, caja, cartón). Manténlo práctico. Esta es la lista que tu equipo buscará cada día.
Luego, añade ajustes de reorden al registro de SKU. Min y max son lo básico, pero obtendrás mejores sugerencias si también guardas tamaño de paquete y tiempo de entrega. Si compras el mismo artículo a dos proveedores, elige uno por defecto y permite cambios en la orden preliminar después.
Para los conteos de inventario, construye una pantalla rápida que dé prioridad a la velocidad sobre la perfección. Una cuadrícula de edición rápida funciona bien: filtra por pasillo o categoría, escribe la cantidad contada y guarda.
La mayoría de equipos necesita estas pantallas centrales:
Luego implementa la lógica de sugerencias: para cada SKU, compara “on hand” (y opcionalmente “on order”) con tus reglas de reorden, calcula una cantidad sugerida para volver hacia el max y aplica el redondeo por tamaño de paquete para no sugerir 13 unidades cuando el proveedor solo vende cajas de 12.
Genera un borrador de orden para revisar y trátalo como un documento con estados como Draft, Approved, Sent. Cuando un usuario crea un borrador, copia las líneas sugeridas en líneas de orden agrupadas por proveedor, luego deja que la gente edite cantidades, cambie de proveedor o elimine artículos.
Termina con un paso de salida limpio. Algunos equipos imprimen el borrador y hacen los pedidos manualmente. Otros exportan un archivo. De cualquier forma, guarda lo aprobado para poder comparar “sugerido vs ordenado” más tarde y mejorar tus reglas con evidencia real.
La matemática de reorden es simple. Lo que rompe la confianza es una configuración desordenada. La mayoría de problemas aparece como una lista preliminar que se siente “extraña”, incluso cuando la fórmula es correcta.
Un problema clásico son las unidades mezcladas. Cuentas en “unidad”, pero pides en “cajas” o recibes en “paquetes”. Si la unidad de un SKU no está clara, la app puede sugerir 24 cuando querías 24 cajas. Elige una unidad base por SKU (a menudo “unidad”) y guarda una conversión como “1 caja = 24 unidades” para que la cantidad final de pedido se traduzca correctamente.
Min y max también se ajustan como conjeturas. Si ignoras la velocidad de venta y el tiempo de entrega del proveedor, las reglas lucen ordenadas pero fallan en la práctica. Un artículo de baja rotación con un max alto inmoviliza efectivo, mientras que un artículo de alta rotación con un min bajo genera roturas.
Otros errores comunes:
Un escenario simple: vendes cápsulas de café. El estante muestra 6 cajas, el trasero tiene 18 y una segunda tienda tiene 12. Si solo rastreas un número “on hand”, alguien cuenta 6 y el sistema sugiere pedir, aunque en realidad tienes 36. Los campos de ubicación solucionan esto rápido.
Un sistema min/máx es sencillo, pero la lista preliminar solo es tan buena como los datos detrás. Antes de enviar algo a un proveedor, tómate un minuto para buscar los errores silenciosos que hacen que las sugerencias parezcan seguras pero estén equivocadas.
Empieza con la configuración: cada SKU reordenable necesita un mínimo, un máximo (o objetivo) y el tamaño de paquete correcto. Si falta alguno, la app debe marcar el SKU y saltarlo o etiquetarlo como “necesita configuración”. Un campo en blanco puede producir en silencio un pedido enorme o no pedir nada.
A continuación, verifica que las cantidades on-hand sean plausibles. El stock negativo ocurre (devoluciones procesadas tarde, recepción no registrada, mezclas de unidades), pero debería ser raro. Si ves -12 en un artículo lento, trata la sugerencia como “investigar”, no como “comprar”. Un recuento o una revisión de transacciones es más barato que deshacer exceso más tarde.
Una lista de verificación corta que atrapa la mayoría de problemas:
Las reglas de empaquetado merecen atención especial. Si tu proveedor vende en cajas de 24 y tu borrador sugiere 13, el sistema debe ajustar según tu política (a menudo redondeando hacia arriba para evitar faltantes). Lo mismo con el MOQ: muestra la sugerencia original y la sugerencia ajustada para que el revisor entienda lo que cambió.
Decide también qué significa “suficientemente bueno” para tu equipo. Pedir hasta el max es agresivo y puede inmovilizar efectivo. Un objetivo más conservador (por ejemplo, pedir hasta el max solo para los más vendidos y a un punto intermedio para los artículos lentos) puede reducir sobrestock mientras construyes confianza.
Finalmente, mantén un rastro de auditoría. Incluso un simple “Último cambio por” y “Último cambio en” en cada línea genera confianza y ayuda a resolver disputas.
Imagina una tienda de barrio que maneja 30 SKUs. El propietario hace un conteo físico cada lunes por la mañana y quiere una app de sugerencias de reorden que cree una lista preliminar de compras que pueda comprobar rápidamente.
Compra a dos proveedores: Supplier A (snacks y bebidas) y Supplier B (artículos del hogar).
SKU 1: Agua con gas (paquete de 12) (Supplier A)
On hand: 8 paquetes. Min: 10. Max: 30. Tamaño de paquete: 6.
Como 8 está por debajo del min (10), la app sugiere pedir hasta el max.
Necesario para llegar al max = 30 - 8 = 22 paquetes.
Redondeo por tamaño de paquete (6): 22 se convierte en 24.
Sugerencia de pedido: 24 paquetes.
SKU 2: Patatas fritas (Supplier A)
On hand: 14 bolsas. Min: 12. Max: 36. Tamaño de paquete: 12.
Como 14 está por encima del min, la sugerencia es 0. Aunque no está al max, sigue saludable y no necesita reponer esta semana.
SKU 3: Lavavajillas 500 ml (Supplier B)
On hand: 3 botellas. Min: 6. Max: 18. Tamaño de paquete: 6.
Como 3 está por debajo del min, pedir hasta el max.
Necesario para llegar al max = 18 - 3 = 15 botellas.
Redondeo por tamaño de paquete (6): 15 se convierte en 18.
Sugerencia de pedido: 18 botellas.
El borrador es un punto de partida, no un mandato. Esta semana el propietario tiene un presupuesto más ajustado y además sabe que las ventas de agua con gas bajan cuando llueve.
Ajusta Agua con gas de 24 paquetes a 18 paquetes (sigue siendo múltiplo de 6). Las patatas fritas quedan en 0. El lavavajillas queda en 18 porque es un vendedor constante y actualmente parece arriesgado.
Ese paso de revisar y ajustar es la razón por la que un borrador suele ser más útil que enviar órdenes automáticamente.
Supplier A
Supplier B
Con solo 30 SKUs, este ciclo semanal puede tomar unos 10 minutos: contar, revisar sugerencias, hacer algunos ajustes y luego compartir el borrador agrupado con cada proveedor.
La forma más rápida de obtener valor es empezar de forma limitada. Elige una tienda (o una ubicación) y un grupo de proveedores manejable con un número controlado de SKUs. Aprenderás más de una lista preliminar limpia y revisada que intentando cubrir todos los casos el primer día.
Decide pronto cómo capturarás los conteos on-hand. La entrada manual está bien al principio, siempre que sea consistente. Una regla simple como “los conteos se actualizan cada jueves antes de pedir” supera a una configuración compleja en la que nadie confía.
Un plan práctico de despliegue:
Una vez que lo básico funcione, mejora la matemática lentamente. Dos mejoras suelen rendir rápido: una estimación de demanda promedio (por ejemplo, “promedio semanal de ventas de las últimas 4 semanas”) y algo de stock de seguridad basado en el tiempo de entrega. Si un proveedor tarda 10 días, subir el punto de reorden para cubrir una semana extra de demanda puede ayudar a evitar reacciones por retrasos.
Fija una cadencia para mantener las reglas honestas. Semanalmente, revisa la orden sugerida y corrige fallos obvios. Mensualmente, ajusta min/max, enfocándote en los artículos que más mueven y los mayores riesgos de sobrestock.
Si construyes esto como una app de inventario sin código, AppMaster (appmaster.io) es una opción que encaja con el flujo: modela SKUs y proveedores en una base de datos, mete la lógica min/máx en un proceso visual y genera un borrador de orden que el personal puede revisar y aprobar antes de enviar nada.
¿Qué es un sistema de reorden min/máx en términos sencillos?Un sistema min/máx guarda dos niveles por SKU: un mínimo que no quieres dejar caer por debajo y un máximo al que quieres reabastecer. Cuando el stock disponible llega a o por debajo del mínimo, la app sugiere una cantidad para rellenar hasta el máximo.
¿Cuándo debería la app sugerir realmente reordenar un artículo?Usa una regla clara y síguela: desencadena una sugerencia cuando el stock disponible está en o por debajo del min (o del punto de reorden, si usas uno). Si el stock está por encima de ese punto, la cantidad sugerida debe ser cero para que la lista preliminar permanezca silenciosa y revisable.
¿Cómo se calcula la cantidad sugerida?El cálculo más simple es sugerido = max(0, nivel_max - on_hand) después de que el artículo califique para reorden. Esto mantiene los resultados fáciles de explicar, porque simplemente estás rellenando hasta un objetivo conocido.
¿Debería incluir los artículos que ya están en pedido en las cuentas?Sí, si sigues lo que está “en pedido” de forma fiable, réstalo de lo que necesitas para no comprar doble. Un enfoque común es tratar el stock disponible como on_hand + on_order y luego calcular la cantidad a reponer a partir de ese número.
¿Cómo funcionan las cajas y el redondeo en una app de reorden?Redondea las sugerencias a lo que realmente puedes comprar y muestra el número ajustado claramente. Por ejemplo, si el proveedor vende cajas de 12, una necesidad calculada de 32 debería convertirse en 36 si tu política es redondear hacia arriba para evitar faltantes.
¿Qué debe pasar si a un SKU le faltan configuraciones de min/max?No adivines ni crees pedidos raros en silencio. Si falta min o max, deja la sugerencia en 0 y marca el SKU como “necesita configuración” para que alguien corrija los datos antes de que afecten a las compras.
¿Cómo debe la app manejar conteos de inventario negativos?Trata el on-hand negativo como una señal de advertencia, no como un dato normal. Aún puedes calcular una sugerencia para que el comprador vea el riesgo, pero la interfaz debe resaltar que el conteo probablemente necesite una nueva verificación o una limpieza de transacciones.
¿Necesito rastrear inventario por ubicación (trasero vs estante, múltiples tiendas)?Si tienes más de un lugar donde puede estar el stock, síguelos por separado; de lo contrario, tus sugerencias serán incorrectas aunque el min/max sea correcto. Como mínimo, separa estante y trasero, y más adelante expande a por tienda o almacén según sea necesario.
¿Cómo hago que las sugerencias sean auditables y de confianza?Guarda una instantánea de las entradas usadas para generar el borrador, incluyendo valores on-hand, min/max en ese momento y quién aprobó las ediciones. Esto facilita responder “¿por qué pedimos esto?” y ayuda a que el equipo confíe en el sistema.
¿Este flujo puede seguir siendo manual pero ahorrar tiempo, y puedo construirlo en AppMaster?Mantén la aprobación humana por defecto: genera una orden preliminar, deja que alguien edite cantidades y luego márcala como aprobada y expórtala o cópiala para la compra. Puedes construir este flujo en AppMaster (appmaster.io) modelando SKUs y órdenes preliminares en la base de datos y poniendo la lógica min/máx en un proceso visual que cree líneas de orden agrupadas por proveedor para revisión.
21 ene 2026
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20 ene 20268 min
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