De seguimiento de tiempo a factura: de entradas a PDFs con marca

Qué estás construyendo y por qué importa

Una aplicación de seguimiento de tiempo a facturas soluciona un problema común: las horas acaban dispersas en calendarios, chats y notas. Luego llega el día de facturar y alguien tiene que reconstruir el mes a mano. Ahí aparecen los errores: tiempo facturable perdido, tarifas equivocadas, líneas duplicadas o totales que no cuadran.

Esta aplicación es para cualquiera que facture por hora y quiera un proceso repetible: freelancers con varios clientes, agencias con varias personas registrando tiempo en el mismo proyecto y equipos internos que repercuten tiempo a clientes o departamentos.

El objetivo es práctico: capturar entradas de tiempo por proyecto, agruparlas en un registro de factura y generar un PDF con la marca que el cliente pueda entender. Cuando ese flujo es fiable, facturar deja de ser una carrera mensual.

Mantener “simple primero” suele significar:

• Una forma de registrar tiempo (fecha, proyecto, horas, nota)
• Una regla de tarifa (por proyecto o por persona)
• Una factura por cliente por período
• Un diseño de PDF con tu logo y datos de la empresa
• Estados claros (Draft, Sent, Paid)

Un pequeño escenario: un estudio de dos personas registra tiempo para “Client A - Website Updates”. Cada persona crea entradas durante la semana. El viernes, creas una factura para ese proyecto y rango de fechas, la app convierte las entradas en líneas de factura y el PDF está listo para enviar sin reescribir nada.

Si usas una plataforma no-code como AppMaster, consigue primero que los datos y el flujo funcionen antes de añadir extras como recibos, multi-divisa, descuentos o aprobaciones. Esos son más fáciles de incorporar una vez que el flujo central es rápido, preciso y robusto.

Funcionalidades centrales a incluir (y qué dejar fuera al principio)

Una primera versión pequeña te lleva antes a “facturas enviables”. Enfócate en tres cosas: capturar tiempo, convertirlo en líneas de factura claras y producir un PDF que el cliente entienda sin preguntas adicionales.

Empieza con unos pocos registros clave (puedes renombrarlos luego, pero la estructura importa): Client, Project, Time Entry, Invoice y Invoice Line.

Mantén el flujo de facturación simple con un único campo de estado en el registro de Invoice. Draft, Sent y Paid cubren a la mayoría de los equipos durante mucho tiempo.

Tus acciones imprescindibles deben coincidir con lo que ocurre cada semana:

• Registrar tiempo (la entrada manual suele ser la más rápida de construir y la más fácil de corregir)
• Aprobar tiempo (incluso si es solo un estado “Approved”)
• Crear factura a partir del tiempo aprobado
• Exportar PDF

“Con marca” no significa lujoso. Significa consistente y confiable: logo, datos del negocio, número de factura y fechas, totales claros e instrucciones de pago.

Qué dejar fuera al principio: impuestos, descuentos, múltiples monedas y adjuntos. Son útiles, pero introducen casos límite (redondeos, reglas jurisdiccionales, tipos de cambio, almacenamiento de archivos) que frenan el primer lanzamiento.

Modelo de datos: los registros que necesitas y los campos que importan

Una aplicación de seguimiento de tiempo a facturas vive o muere por su modelo de datos. Mantenlo pequeño y predecible para que los totales siempre coincidan con lo prometido al cliente.

Un conjunto mínimo de tablas suele verse así:

• Client: name, billing email, billing address, default currency, payment terms (like Net 14)
• Project: client_id, project name, default hourly rate (optional), active flag
• Time entry: project_id, person (name or user_id), date, duration (hours), description, rate_at_time, billable (yes/no), invoiced_invoice_id (empty until billed)
• Invoice: client_id, project_id (optional), invoice number, issue date, due date, status, subtotal, tax, total

Las tarifas son donde las aplicaciones se complican. Elige un enfoque y mantenlo: tarifa por proyecto, por persona o fija por tarea/servicio.

Aunque almacenes una tarifa por defecto en el proyecto o la persona, copia la tarifa real en cada entrada de tiempo como rate_at_time cuando se crea (o se aprueba) la entrada. Eso evita sorpresas cuando las tarifas cambian después. Las facturas deben reflejar lo que era cierto cuando se realizó el trabajo.

Para las entradas de tiempo, a menudo puedes prescindir de un estado separado y confiar en si invoiced_invoice_id está vacío o no. Para las facturas, mantén los estados ajustados: Draft, Ready, Sent, Paid (y añade Void si necesitas un estado limpio de cancelación).

En AppMaster, el Data Designer se mapea bien a PostgreSQL y facilita mantener las relaciones claras sin duplicar campos por todas partes.

Capturar entradas de tiempo por proyecto (UX simple)

La captura de tiempo es donde la app o bien resulta cómoda o bien se ignora. Mantén la primera versión aburrida y rápida: una pantalla, una acción principal y la menor cantidad de opciones posible.

Elige un método de captura para empezar. La entrada manual suele ganar al principio porque funciona para todos y es fácil de revisar. Un temporizador puede llegar después una vez que hayas aprendido cómo la gente realmente registra su día. Si añades un temporizador, permite también ediciones manuales para paradas perdidas.

Haz obligatorios los campos que protegen la facturación de calidad:

• Project (o client + project)
• Date
• Duration (horas y minutos)
• Short description (algo que el cliente reconozca)
• Person (si más de un compañero registra tiempo)

Decide las reglas de redondeo temprano porque afectan la confianza y los totales. Un enfoque común es incrementos de 6 minutos (0.1 hora). Sé claro sobre si redondeas cada entrada o el total diario. Redondear cada entrada es más simple de explicar y auditar.

Si más de una persona interviene en la facturación, añade un paso ligero de aprobación. Una regla práctica: una vez aprobado, las entradas quedan bloqueadas por defecto. Si algo debe cambiar, exige un rol de gerente para reabrirlo y registra quién lo cambió y por qué.

Convertir tiempo en líneas de factura (reglas de agrupación)

El roll-up es donde los registros crudos se convierten en líneas de factura que el cliente pueda entender. Mantén las reglas simples y repetibles para confiar en cada factura que generes.

Empieza con una acción: elige un cliente y un rango de fechas, luego extrae solo las entradas no facturadas que coincidan. Ese filtro es la defensa que evita la doble facturación. Si falta cliente o proyecto en una entrada, trátala como “no lista para facturar” y mantenla fuera del roll-up hasta que se corrija.

Cómo agrupar entradas en líneas de factura

La agrupación determina cuántas líneas creas y lo fácil que es para el cliente revisar. Elige una predeterminada y añade un interruptor opcional si necesitas flexibilidad.

Opciones comunes de agrupación:

• Por proyecto
• Por persona (útil cuando las tarifas difieren)
• Por día o semana
• Por tarea/categoría (Diseño vs Desarrollo)

Sea cual sea la opción, cada línea debe mostrar: una etiqueta clara, total de horas, tarifa y monto de la línea. Si las tarifas pueden cambiar, usa el rate_at_time guardado en cada entrada (o una tabla de tarifas con “effective from” fechas), no una única “tarifa actual”.

Marcar como facturado (sin cerrarte opciones)

Cuando añades entradas a una factura, guarda el ID de la factura en cada entrada de tiempo. Eso crea una pista de auditoría y evita que la misma entrada se vuelva a extraer.

Las correcciones ocurren. Si eliminas una línea de una factura, no borres el historial. Desvincula las entradas de tiempo afectadas (borra el ID de factura), recalcula totales y guarda una nota breve como “Removed 2.0h, wrong project.”

En AppMaster, esto encaja bien como un único proceso de negocio: consulta entradas no facturadas, agrúpalas, crea líneas de factura y luego actualiza cada entrada con la referencia de la factura.

Registros de factura: totales, numeración y estado

El registro de la factura es el contenedor que puedes enviar, rastrear y auditar después. Debe permanecer estable aunque alguien edite el nombre de un proyecto o cambie una tarifa por defecto.

Un encabezado de factura práctico incluye:

• Invoice number (único, fácil de leer)
• Issue date y due date
• Bill-to details (client name, billing address, tax ID si hace falta)
• Notes (instrucciones de pago, una línea corta de agradecimiento)
• Currency (y opcionalmente un tipo de cambio guardado si facturas internacionalmente)

Mantén los totales predecibles. El subtotal es la suma de las líneas. Luego aplica descuento (monto fijo o porcentaje), calcula impuesto (a menudo sobre el subtotal con descuento) y guarda el total final. Guarda la tasa de impuesto exacta y los valores de descuento usados para poder reproducir la factura luego.

La numeración de facturas no tiene que ser sofisticada. Elige un patrón y síguelo: secuencial (000123), por año (2026-00123) o prefijo por cliente más secuencia (ACME-014). La consistencia importa más que la perfección.

El estado debe centrarse en comunicación y control interno:

• Draft (editable, no enviado)
• Ready (totales bloqueados)
• Sent (compartido con el cliente)
• Paid (pago confirmado)
• Overdue (vencida)
• Void (cancelada, retenida para historial)

Generar un PDF con marca que el cliente pueda leer

Un buen PDF de factura responde rápidamente a dos preguntas: qué se está cobrando y cómo pagar. Genera el PDF a partir del registro de la factura (no desde las entradas de tiempo crudas) para que el documento siempre coincida con el número, los totales y el estado.

La mayoría de clientes esperan los mismos bloques cada vez:

• Encabezado con el nombre de tu empresa, número de factura y fecha
• Datos del cliente (empresa, nombre de contacto, dirección de facturación, tax ID si hace falta)
• Líneas (descripción, cantidad u horas, tarifa, total de línea)
• Totales (subtotal, impuesto, descuento, total)
• Términos de pago (fecha de vencimiento, métodos aceptados, nota de recargo por demora si la usas)

La marca importa, pero la legibilidad importa más. Usa un color de acento, una tipografía limpia y haz los totales fáciles de escanear.

Los problemas de maquetación aparecen con datos reales. Prueba con descripciones largas y más de 30 líneas. Asegúrate de que los encabezados de columna se repitan en nuevas páginas y de que el bloque de totales se mantenga junto.

Si generas PDFs en AppMaster, trata el PDF como un artefacto de la factura: guarda el archivo (o la referencia de almacenamiento) en el registro de la factura con una marca de tiempo y versión generada. Así es fácil reenviar el documento exacto que vio el cliente.

Plan de construcción paso a paso (flujo no-code)

Decide qué es la “fuente de verdad”. Las entradas de tiempo son hechos sin procesar. Las facturas son una instantánea que puedes enviar y auditar después.

1) Modela los datos primero

Crea las tablas y relaciones, luego añade algunos campos de calidad una vez que lo básico esté estable:

• Clients
• Projects
• Time Entries
• Invoices
• Invoice Lines

2) Construye dos pantallas simples

Mantén la interfaz mínima:

• Formulario de entrada de tiempo: project, date, duration, notes, save
• Revisión de factura: client, period, líneas, totales, estado

Una interfaz web suele ser suficiente para administración y revisiones. Añade pantallas móviles más tarde si la gente registra tiempo desde fuera de la oficina.

3) Automatiza la lógica de roll-up

Construye un flujo como: selecciona cliente + rango de fechas, busca entradas no facturadas, agrúpalas, crea líneas de factura. Marca las entradas como facturadas solo después de que la factura esté aprobada o pase a Ready.

4) Genera y guarda el PDF

Añade una acción “Generate PDF” que extraiga encabezado de la factura, datos del cliente y líneas hacia una plantilla, luego guarde la salida en el registro de la factura.

Ejemplo: de registros semanales de tiempo a una factura lista para el cliente

Una agencia de 3 personas tiene un cliente, Northstar Co, y factura por dos proyectos durante dos semanas: Website Refresh y Monthly Support. El equipo es Alex (diseño), Priya (desarrollo) y Sam (PM). Todos registran tiempo a diario, eligiendo cliente, proyecto, fecha y una nota corta.

Cada día, las entradas se guardan como Draft. El viernes por la tarde, Sam abre una pantalla de revisión filtrada a “Esta semana, Northstar Co”. Corrige dos notas (“Homepage hero” en lugar de “Hero”), confirma facturable vs no facturable y bloquea la semana.

Aquí hay un ejemplo de entradas esa semana:

Cuando Sam hace clic en “Create invoice”, la app agrupa las entradas en líneas usando reglas simples: agrupar por proyecto y tarifa facturable, sumar horas y trasladar una descripción corta. La factura queda con 3 líneas:

El sistema asigna un número de factura (como NS-2026-014), calcula subtotal e impuestos y pone el estado en Ready. Un clic más genera un PDF con marca (logo, dirección del cliente, detalles de las líneas, totales, notas de pago). Tras enviarlo, el estado cambia a Sent y las entradas de tiempo subyacentes se marcan como facturadas para que no puedan facturarse dos veces.

Errores comunes y cómo evitarlos

La mayoría de los problemas no son de matemáticas. Son problemas de flujo.

No bloquear las entradas facturadas. Si la gente puede editar o volver a seleccionar las mismas entradas para una nueva factura, finalmente ocurrirá la doble facturación. Solución: referencia de factura en cada entrada y ocultar las entradas facturadas de la vista “listo para facturar”.

Reescribir el historial cuando cambian las tarifas. Si calculas usando solo una tarifa “actual” de proyecto o usuario, cambiarla alterará facturas antiguas. Copia la tarifa efectiva en rate_at_time en cada entrada.

Editar tiempo aprobado sin pista de auditoría. Añade “Approved by”, “Approved at” y una breve nota de cambio para ediciones posteriores a la aprobación.

PDFs que se rompen con datos reales. Descripciones largas, muchas líneas y números grandes tensionarán tu plantilla.

Arreglos rápidos que previenen la mayoría de los problemas de maquetación:

• Establece una longitud máxima de descripción y mueve el excedente a una sección de notas
• Permite ajuste de línea y prueba con más de 30 filas
• Mantén el encabezado compacto para que la tabla tenga espacio
• Usa formatos numéricos consistentes (moneda, decimales)

Un flujo de estados confuso. Sin reglas claras, las facturas se envían dos veces o nunca.

Un flujo simple y seguro es: Draft -> Ready -> Sent -> Paid. Solo permite roll-ups mientras esté en Draft, y solo permite generar PDF cuando los totales estén bloqueados.

Una lista de verificación corta y siguientes pasos prácticos

Antes de enviar una factura, haz una revisión rápida. Previene los problemas más comunes: totales equivocados, detalles faltantes y PDFs que se ven bien en pantalla pero se rompen al imprimir.

Lista de verificación previa al envío:

• Los datos del cliente están completos (nombre legal, dirección de facturación, contacto correcto)
• El período de la factura es correcto (fechas de inicio y fin coinciden con el trabajo)
• Los totales son consistentes (subtotal, impuesto, total coinciden con entradas, tarifas y redondeo)
• No falta tiempo ni está duplicado (nada sin facturar, nada incluido dos veces)
• Campos operativos limpios (número de factura único, estado correcto, PDF guardado en la factura)

Luego, previsualiza el PDF con “ojos de impresora”. Revisa ubicación del logo, direcciones largas, ajuste de tablas y saltos de página. Prueba tanto una factura corta (1-2 líneas) como una larga (20+ líneas).

Siguientes pasos una vez que lo básico esté estable:

• Enviar facturas por email con una plantilla consistente
• Añadir pagos con Stripe y marcar facturas como Paid automáticamente
• Añadir permisos para que solo los roles adecuados puedan editar tarifas, aprobar tiempo o cambiar estados

Si quieres construir e iterar rápidamente sin escribir todo desde cero, AppMaster (appmaster.io) es una opción práctica para crear una app de facturación no-code con una base de datos real, lógica de negocio y generación de PDF, y regenerar código fuente limpio a medida que cambian los requisitos.

Si solo mejoras una cosa esta semana, haz que sea imposible pasar por alto el “tiempo no facturado”. Eso por sí solo ahorra horas y protege ingresos.