Configura un tracker de inventario perecedero para registrar lotes, fechas de caducidad y alertas FIFO/FEFO, de forma que panaderías y cafeterías desperdicien menos y eviten stock caducado.
El seguimiento de caducidad suele fallar por una razón simple: la información vive en lugares que no coinciden con cómo trabaja realmente el equipo. Una fecha en una nota adhesiva, un marcador en una tapa o “me acordaré” funcionan hasta la primera hora punta.
Cuando la producción avanza, la gente coge lo que está más cerca, no lo que caduca primero. Una bandeja se queda atrás en la nevera, llega una entrega antes de tiempo o alguien prepara de más “por si acaso”. Dos días después aparece el problema: productos que deberían haberse usado ahora son dudosos, mientras que stock más nuevo ya está abierto.
El dolor suele aparecer como pudrición sorpresa en servicio, atajos bajo presión (se abre el stock más nuevo porque es el más accesible), rotación inconsistente entre turnos, recipientes medio usados sin fecha clara y “inventario fantasma” donde la hoja dice que lo tienes pero la nevera dice que no.
Una regla simple evita la mayoría de estos problemas: “usar primero”. En términos claros, usa los items que se estropearán antes antes de tocar los más nuevos. Algunos equipos lo llaman FIFO (first in, first out). Para perecederos, suele acercarse más a FEFO (first expiry, first out). Si tu relleno de croissant se hizo ayer pero caduca mañana, debe usarse antes que un lote fresco hecho hoy que dura tres días más.
El objetivo no es un software complejo ni datos perfectos. Un buen tracker de perecederos es un sistema pequeño y repetible: capturar el lote, la fecha de caducidad y dónde está almacenado, y luego recibir una indicación clara de “usar esto a continuación” en el momento adecuado.
Esto importa sobre todo en panaderías pequeñas, cafeterías y equipos de catering donde las mismas personas reciben entregas, preparan y atienden. Cuando los roles se solapan, el tracker tiene que encajar con los hábitos reales de los turnos o será ignorado. Una configuración simple que el personal pueda seguir vence a un sistema detallado que nadie actualiza.
Un tracker solo funciona si todos usan las mismas palabras de la misma manera. Si no, una persona registra “leche” y otra “leche 2L”, y las alertas dejan de tener sentido.
Aquí están los conceptos básicos que la mayoría de equipos necesita:
La cantidad necesita una aclaración más: registra la cantidad restante en el lote, no la cantidad inicial. Si la crema empezó en 6 litros y ahora quedan 2 litros, el tracker debe mostrar 2 litros. Eso es lo que hace útiles las alertas y las listas de “usar primero”.
Vida útil es cuánto dura algo en condiciones normales de almacenamiento. Puede ser “3 días refrigerado” para un relleno preparado. Tu tracker convierte eso en una fecha real de caducidad usando la fecha de elaboración.
Best-by es una fecha de calidad. El producto suele ser seguro después de esa fecha, pero el sabor o la textura pueden empeorar.
Use-by es una fecha de seguridad. Sé explícito sobre qué ítems son use-by (a menudo lácteos, carnes, preparados) para que el personal no trate todo como flexible.
FEFO significa first-expire-first-out. Es la versión cotidiana de “usar primero”: cuando coges un ingrediente, elige el lote con la fecha de caducidad más próxima, aunque se recibiera después.
Los lotes importan más para ítems donde un día malo crea desperdicio o riesgo: leche y nata, cremas y rellenos, charcutería, salsas cocinadas, mezclas de ensalada y cualquier preparado que guardes de un día para otro.
La trazabilidad es opcional pero útil. Puede ser tan sencillo como anotar qué lote se usó en qué producto (por ejemplo, qué lote de crema se usó para los pasteles del martes). Muchos equipos lo omiten al principio y lo añaden más tarde si retiros, auditorías o reprocesos frecuentes lo hacen necesario.
Un tracker solo ayuda si el personal puede registrar un lote en segundos. La meta es simple: saber qué tienes, dónde está y qué debe usarse primero.
Empieza con el conjunto mínimo de campos que responda rápido a una pregunta: “¿Qué debemos usar ahora?” Si el formulario se siente como papeleo, la gente adivinará, saltará entradas o agrupará todo en un solo lote grande.
Estos campos suelen dar valor de inmediato:
Si los ítems se mueven, añade un campo de ubicación sencillo (frigo frontal, walk-in, congelador, vitrina). Sin ubicación, el personal pierde tiempo buscando y deja de confiar en el sistema.
Los campos opcionales ayudan cuando desencadenan una decisión. Si no cambian lo que haces, solo ralentizan al personal. Extras comunes “solo si son necesarios” incluyen proveedor (si reordenas por proveedor), coste (si rastrearás el valor del desperdicio), tipo de almacenamiento (frigorífico/congelador/ambiente), flags de alérgenos y notas cortas como “abierto” o “descongelado a las 7am”.
Para el estado, mantenlo sencillo: en stock, reservado, consumido, desperdiciado, caducado. Eso basta para la mayoría de flujos y facilita los informes.
Las mezclas preparadas y los lotes divididos necesitan una regla: los recipientes “hijos” heredan las fechas del padre. Si un lote se divide en dos tarrinas, crea dos registros de contenedor ligados al mismo ID de lote (o sub-IDs como 0142-A y 0142-B) y reparte la cantidad. Así FEFO sigue funcionando sin que el personal vuelva a escribir detalles.
Para alertas, usa reglas claras que la gente pueda recordar. Empieza con una sola ventana de aviso (por ejemplo, 2 días antes de caducar) y decide quién la ve (encargado de preparación, responsable de turno). Si también quieres alertas de bajo stock, comienza con un puñado de ítems de alto impacto y expande cuando las alertas de caducidad funcionen.
Un tracker funciona cuando coincide con cómo se mueve tu cocina. Antes de diseñar pantallas, campos o alertas, toma unas pocas decisiones pequeñas. Estas elecciones evitan datos desordenados, ítems duplicados y avisos ignorados.
1) Establece una regla de nombres. Mantén los nombres de ítems buscables y consistentes entre facturas, etiquetas y el tracker. Por ejemplo: “Leche, entera, 2L” (no “Whole milk” un día y “2L milk” al siguiente). Para los lotes, escoge un formato y cúmplelo, como fecha del proveedor más un código corto: “2026-01-25 DAIRY.”
2) Define ubicaciones que reflejen la realidad. Mantén los nombres de ubicación cortos y fijos para que el personal no invente nuevos durante el turno. Si tu equipo dice “frigo frontal” y “línea de prep”, úsalos.
3) Mantén simples las reglas de alerta. En lugar de reglas personalizadas para cada ítem, empieza con unas pocas categorías. Por ejemplo: 2 días para lácteos, 1 día para productos frescos, 3 días para salsas preparadas. Ajusta después, pero haz la primera versión fácil de seguir.
4) Decide quién puede cambiar qué. Si todos pueden editar todo, los recuentos se distorsionan rápido y nadie sabe qué es cierto. Una configuración común: el encargado de recepción añade stock, los supervisores ajustan cantidades, los responsables de turno marcan desperdicio con una razón corta y solo los gerentes editan nombres de ítems y reglas.
5) Elige el hábito diario. Vincula el tracker a momentos que ya existen: apertura (revisar alertas y traer adelante los “usar primero”), después de la preparación (registrar nuevos lotes) y cierre (registrar desperdicio y hacer un recuento rápido de una lista corta).
Si lo construyes en una herramienta como AppMaster, mantén la primera versión pequeña: items, lotes, ubicaciones, fecha de caducidad y una regla de alerta por categoría. Un tracker que el personal use vence a uno perfecto que se ignora.
Construye en el mismo orden en que trabaja tu equipo: define ítems, registra lotes y luego haz obvio “qué usar después”.
Crea una lista de ítems que no cambie a menudo. Para cada ítem, guarda una vida útil por defecto (en horas o días) y cuándo quieres alertas.
Hazlo práctico: nombre del ítem y unidad (bandeja, pieza, litro), vida útil por defecto (magdalenas 2 días, nata abierta 24 horas) y un plan de alerta simple (por ejemplo, avisar a las 24 horas y volver a avisar a las 4 horas). Si distintos equipos usan el mismo tracker (cocina y barra), nota la propiedad para que las alertas vayan a las personas correctas.
Configura un flujo de ingreso rápido para entregas y preparación interna. Cada lote necesita su propia fecha de caducidad, aunque el nombre del ítem sea el mismo.
Una buena pantalla de ingreso de lote necesita solo: ítem, cantidad, ubicación y una fecha de caducidad (autocompletada desde la vida útil, con edición fácil).
Luego crea una vista “usar primero” en la que el personal pueda confiar. Ordena por caducidad próxima y agrupa por ubicación para que el barista vea la leche del frigorífico de la barra primero y la cocina vea las bandejas de pastelería del día.
Para actualizaciones diarias, céntrate en unas pocas acciones rápidas: consumir (vendido/usado) con cantidad, mover (frigo a vitrina), ajustar (recuento incorrecto), marcar desperdicio (pudrición, dañado) y marcar caducado (a menudo sugerido automáticamente).
Ajusta las notificaciones para que encajen con tu ritmo: un aviso antes de la hora punta de la mañana, un recordatorio antes del cierre y un resumen diario para gerentes.
Antes del despliegue, prueba con 10 lotes reales: dos bandejas de croissants con tiempos de horneado distintos, una caja de leche, una tarrina de nata y un par de salsas. Si el personal puede añadir, encontrar y consumir esos sin preguntar, estás listo para expandir.
Si construyes esto en una herramienta sin código como AppMaster, empieza modelando Items, Batches y Locations, luego añade la pantalla “usar primero” y acciones rápidas como flujo principal.
Un tracker solo funciona si la gente lo usa durante una hora punta. Diseña para 10 segundos, con una mano y en una cocina ruidosa.
La mayor ventaja es hacer que las acciones sobre lotes casi no tengan fricción. Si puedes, añade etiquetas de código de barras o QR por lote para que el personal escanee en lugar de escribir. Es opcional, pero suele cambiar el comportamiento porque se integra en la preparación normal.
Las pantallas optimizadas para móvil importan igual. Una vista simple en teléfono para recepción, preparación y registro de desperdicio vence a una hoja de cálculo que solo funciona en el portátil del gerente.
Los valores por defecto deben coincidir con la realidad: fecha de hoy, tamaños de lote comunes, vida útil habitual y las ubicaciones que la gente realmente usa. Si un artículo escaneado tiene un lote más antiguo disponible, el tracker debe sugerir usar ese lote primero.
Si tu cocina tiene señal débil, la entrada offline (guardar y sincronizar después) puede ser la diferencia entre datos limpios y huecos.
El personal debe poder hacer el trabajo diario sin reescribir la historia. Los permisos ayudan: cualquiera puede reducir la cantidad al usar ítems, pero solo un encargado puede editar fechas de caducidad o borrar un lote.
Un historial de auditoría también genera confianza. Cuando alguien cambia una cantidad, quieres ver quién lo hizo y cuándo, con una nota corta como “derramado” o “sobrehorneado”. Eso convierte discusiones en soluciones rápidas.
Las vistas de gerente deben centrarse en acciones: cercano a caducar en 48–72 horas, desperdicio por motivo, faltantes que obligaron a cambiar el menú y un registro de actividad simple para ediciones y anulaciones.
La confianza se rompe cuando los números parecen “correctos” pero la cocina todavía encuentra producto caducado. La mayoría de fallos vienen de trampas previsibles.
Rastrear ítems pero no lotes. Si “leche” es una sola línea, los cartones nuevos y viejos se mezclan y la fecha de caducidad se convierte en una suposición. Solución: trata cada entrega o producción como un lote con su propia cantidad y caducidad.
Edición casual de fechas de caducidad. Si cualquiera puede cambiar fechas para que una alerta desaparezca, el tracker deja de ayudar. Permite ediciones, pero exige una razón (etiqueta dañada, proveedor corrigió la fecha, reenvasado) y guarda un historial simple.
Sobreconstruir. Demasiadas categorías y campos convierten las actualizaciones en una tarea, y entonces el personal deja de registrar movimientos. Empieza con lo que ayuda a las decisiones diarias: nombre del ítem, ID de lote, cantidad, unidad, fecha de caducidad y ubicación.
Alertas ruidosas. Si el personal recibe notificaciones todo el día, las ignorarán. Programa alertas alrededor de momentos reales (apertura, pre‑almuerzo, pre‑cierre) y céntrate en ítems que se puedan usar razonablemente.
Ubicaciones que no coinciden con la cocina. Si la app dice “frigorífico” pero el equipo usa “frigo frontal”, “frigo trasero” y “línea de prep”, los ítems “desaparecerán” durante los turnos. Refleja cómo habla y se mueve la gente.
Un escenario simple muestra la importancia: una cafetería recibe dos cajas de espinacas el lunes y el jueves. Si ambas se registran como un solo ítem, la entrega del jueves oculta la del lunes y el equipo cogerá la caja “más llena” primero. Con lotes y una alerta “usar primero” en la apertura, el lote del lunes se marca y se usa ese día.
Un tracker solo funciona si los datos se mantienen frescos. La buena noticia es que no necesitas recuentos perfectos en todo. Necesitas una rutina que el personal pueda seguir para que las alertas “usar primero” coincidan con lo que realmente hay en la estantería.
Un ritmo simple que funciona en la mayoría de cafeterías:
Mantén las razones de desperdicio cortas para que la gente las use: caducado, sobre‑preparado, dañado, temperatura incorrecta, devuelto. Si “sobre‑preparado” aparece seguido, la solución suele ser lotes más pequeños, no más recordatorios.
Un truco práctico: incluye la comprobación diaria “usar primero” en la lista de apertura. Cuando se trata como encender el horno, se vuelve automático.
Si estás construyendo el tracker tú mismo en una herramienta sin código (por ejemplo, en AppMaster), estos mismos momentos son los mejores para activar notificaciones simples: un resumen matutino “usar primero”, un recordatorio de desperdicio al cerrar y un informe semanal de desperdicio para el gerente.
River Street Cafe vende sándwiches de desayuno, leche para cafés, pastelería y dos salsas caseras (mayonesa chipotle y vinagreta de hierbas). Mantienen todo en un tracker simple con lotes, fechas de caducidad y una lista “usar primero”.
El lunes por la mañana, el cocinero prepara una tanda fresca de mayonesa chipotle y la registra como un lote nuevo, no como “mayonesa chipotle” en una cifra. La entrada del lote se ve así:
Hacen lo mismo con pastelería (por bandeja) y leche (por caja). Cada lote tiene su propia fecha de caducidad y ubicación, así el personal no pierde tiempo adivinando cuál coger.
El miércoles por la tarde, el tracker muestra una alerta “usar primero”: un lote antiguo de vinagreta caduca mañana. Nadie lo había visto al fondo del walk‑in porque un lote más nuevo se puso delante.
El responsable de turno tiene dos opciones. Si la congelación está permitida para ese ítem, lo porcionan y lo congelan con una nota en el tracker. Si no, planifican una acción rápida: un especial de almuerzo que use la vinagreta (una ensalada o un acompañamiento). La idea es usar el lote a propósito, no esperar a que se venda por suerte.
Al cierre, la persona de cierre hace pequeñas actualizaciones, no un recuento completo. Confirma lotes nuevos, resta lo usado (aproximado pero consistente) y registra desperdicio solo cuando ocurre.
El viernes, el gerente revisa una pantalla: qué caducó, qué se desperdició y qué ítems generaron más alertas “usar primero”. En unas semanas ajustan tamaños de preparación para salsas y colocan reglas claras como “la nueva leche va detrás de la vieja”, así las alertas se vuelven raras y el desperdicio baja.
Escoge la herramienta más pequeña que tu equipo vaya a usar todos los días. El seguimiento de caducidad falla más por exceso de proceso que por falta de funciones.
Si tienes una única ubicación, pocos ítems y una persona que lo mantenga, una hoja de cálculo puede bastar. Si varias personas reciben, preparan y registran desperdicio en distintos turnos, una app suele encajar mejor. Si necesitas reglas específicas (como FEFO), múltiples ubicaciones de almacenamiento y permisos con historial, un flujo personalizado suele merecer la pena.
Mantén la primera versión pequeña. El conjunto inicial que la mayoría de equipos usa es:
Puedes añadir integraciones más adelante una vez que lo básico funcione. Pasos comunes son extraer totales diarios del POS para comparar uso frente a ventas y enviar alertas a donde el equipo ya se comunica (Telegram) o por correo/SMS.
Si quieres construir una app personalizada sin programar, AppMaster (appmaster.io) es una opción. Puedes modelar Items, Batches y Locations en PostgreSQL, añadir reglas de negocio para alertas FEFO y crear pantallas móviles simples para recibir y registrar desperdicio. Como genera código fuente real y puede regenerar la app cuando cambian los requisitos, es más fácil ajustar campos y reglas a medida que aprendes.
Para desplegar sin problemas, haz un piloto primero. Usa el tracker solo para el frigorífico de preparación durante dos semanas. Entrena un hábito: recibir lotes y luego siempre coger desde “Usar primero”. Al final de cada semana, revisa dos números con el equipo: caducidades perdidas y entradas de desperdicio. Si mejoran, expande al congelador, luego al almacenamiento seco y finalmente al menú completo.
¿Cuál es la manera más rápida de evitar la pudrición sorpresa en una cafetería concurrida?Empieza con una regla simple que todos puedan seguir: usa siempre el lote que caduca antes. Luego haz que sea fácil ver ese lote registrándolo por separado (no solo “leche” como una cifra) y mostrando una vista diaria “usar primero” ordenada por caducidad y agrupada por ubicación.
¿Deberíamos usar FIFO o FEFO para perecederos?FIFO usa el stock que entró primero, mientras que FEFO usa el stock que caduca antes. Para perecederos, FEFO suele ser más seguro porque una entrega más reciente puede caducar antes según la fecha del proveedor o su almacenamiento.
¿Cuáles son los campos mínimos que necesita un tracker de inventario perecedero?Registra el lote y su fecha de caducidad, la cantidad restante y dónde está almacenado. Si puedes responder “¿qué debemos usar y dónde está?” en unos segundos, tienes suficientes datos para obtener valor real.
¿Por qué necesitamos seguimiento por lotes en lugar de solo por ítems?Registra cada entrega o producción como su propio lote con su propia fecha de caducidad y cantidad. Si lo mezclas todo en una línea “leche”, el tracker no puede saber qué envase caduca primero y las alertas se convierten en conjeturas.
¿Cómo mantenemos los nombres de ítems consistentes para que las alertas no se vuelvan caóticas?Usa una regla de nombres consistente y mantenla breve pero específica, por ejemplo “Leche, entera, 2L” o “Masa de croissant”. Decide un formato, capacítalo una vez y limita quién puede editar los nombres para que la lista no se descontrole.
¿Qué nivel de detalle deberían tener las ubicaciones de almacenamiento?Empieza con un conjunto pequeño de ubicaciones que reflejen cómo habla el personal, por ejemplo “frigo frontal”, “walk-in” y “vitrina”. Evita nombres genéricos o cambiantes, porque ubicaciones poco claras hacen que la gente deje de confiar en el tracker cuando no encuentran lo que muestra la pantalla.
¿Qué debemos hacer cuando un lote se divide en varios envases?Trata cada recipiente como un registro propio pero conserva el mismo ID de lote y las mismas fechas. Divide la cantidad entre los recipientes y añade sub-ID si hace falta, para que FEFO funcione sin que el personal tenga que volver a escribir las fechas de caducidad.
¿Con cuánta antelación deberían activarse las alertas de caducidad?Elige una ventana de aviso temprana y alinéala con momentos reales, como la apertura y el pre-cierre, en lugar de enviar avisos todo el día. Si las alertas son ruidosas o imposibles de actuar, el personal las ignorará; empieza con ítems de alto riesgo y expande después.
¿Quién debería poder editar cantidades y fechas de caducidad?Una configuración simple: el personal de recepción o preparación añade lotes, cualquiera puede reducir la cantidad al usar ítems, los responsables de turno registran desperdicio con una razón, y solo los gerentes pueden cambiar reglas de caducidad o editar nombres de ítems. Así el trabajo diario es rápido y se evitan “arreglos” que ocultan problemas.
¿Podemos construir esto como una app interna sencilla sin programar?Puedes crear una pequeña app que rastree Items, Batches y Locations, luego añadir una pantalla “usar primero” y acciones rápidas como consumir, mover y desechar. En AppMaster, esto se mapea bien a un modelo de datos en PostgreSQL más reglas de negocio para alertas FEFO y pantallas móviles para registro durante la preparación y el cierre.
21 ene 2026
8 min
20 ene 20268 min
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