Configura un registro de ajustes de inventario con códigos de motivo, aprobaciones y una pista de auditoría clara para explicar cada cambio de stock y agilizar las auditorías.
Un ajuste de inventario es un cambio manual en lo que tu sistema dice que tienes disponible. No estás recibiendo stock ni enviándolo. Estás corrigiendo la cifra porque la realidad y el registro no coinciden.
Eso parece simple, pero es una de las maneras más rápidas de perder confianza en tus datos. Si la única nota es “stock cambiado”, nadie puede saber si el cambio fue rutinario, un error o algo que requiere investigación. En una auditoría, “lo arreglamos” no es una prueba. Los responsables y los auditores quieren ver qué pasó, quién lo hizo, cuándo ocurrió y por qué se permitió.
La mayoría de los ajustes vienen de situaciones reales similares: los artículos se dañan o expiran, algo desaparece, un recuento cambia el resultado, un proveedor envía menos, o se detecta un error de picking o packing después del hecho.
Los códigos de motivo claros te ayudan a separar la “pérdida esperada” (como daño) de la “pérdida inaceptable” (como robo) y del “ruido del proceso” (como correcciones por recuento). Eso facilita detectar patrones, corregir causas raíz y defender tus números.
Una “historia permanente” significa que no sobrescribes el pasado. Cada cambio se guarda como un registro propio, con cantidades antes y después y los detalles detrás de la decisión. Si alguien edita después un motivo o una nota, esa edición también debería registrarse. Esto importa porque el inventario afecta resultados financieros. Si no puedes mostrar la traza, no puedes probar el conteo.
Muchos equipos empiezan con una hoja de cálculo. A medida que aumenta el volumen, mover el registro a una app interna simple con permisos y una pista de auditoría ayuda a mantener la historia consistente y más difícil de eludir.
Un registro de ajustes de inventario solo funciona si responde a una pregunta cada vez: ¿por qué cambió el stock? Dos herramientas hacen eso posible: códigos de motivo y una pista de auditoría.
Un código de motivo es una etiqueta corta y estándar seleccionada de una lista, como Damage, Theft, Recount correction, Expired o Supplier short-ship. Obliga a la consistencia para que los informes puedan agrupar cambios sin adivinar qué quiso decir alguien.
Las notas en texto libre siguen siendo importantes, pero no las sustituyen. Las notas explican qué pasó y qué verificaste. El código de motivo clasifica el evento. Si dependes solo de notas, obtendrás diez versiones de la misma idea (“broken”, “damaged”, “cracked”, “fell”) y tus datos dejarán de ser comparables.
Un registro de actividad podría decir “Quantity changed from 12 to 9.” Una pista de auditoría explica cómo sucedió eso y si siguió tus reglas.
Una buena pista de auditoría captura quién hizo el cambio y cuándo, qué cambió (artículo, ubicación, cantidad antes y después) y por qué cambió (código de motivo más una nota).
Para auditorías, también quieres evidencia de respaldo. Puede ser una foto del embalaje dañado, una hoja de conteo, documentación de devolución, un registro de disposición, una referencia de factura del proveedor o un número de ticket o incidente. El objetivo no es acumular papeleo por sí mismo, sino hacer el ajuste defendible meses después.
Las aprobaciones fortalecen la trazabilidad. Si un gerente aprueba, la pista debe mostrar quién aprobó, cuándo y qué aprobó (incluyendo cualquier edición). Si construyes el flujo en AppMaster, puedes exigir la selección de un código de motivo y mantener un historial permanente para que las ediciones no sobrescriban el registro original.
Un ajuste nunca debería ser “solo un cambio de número”. Si la gente no sabe quién puede cambiar stock, cuándo puede hacerlo y quién lo revisa después, tu registro de ajustes se convierte en un lugar silencioso para ocultar errores.
Empieza definiendo quién puede crear ajustes. En muchos almacenes, es el equipo que encuentra el problema primero: recepción (envíos cortos), devoluciones (daños devueltos) o el personal en planta durante los recuentos cíclicos. Por separado, define quién puede aprobar, quién puede registrar (post) y quién revisa tendencias.
Las aprobaciones son donde trazas la línea entre “rutinario” y “sensible”. Una pequeña baja por daño puede aprobarse automáticamente, mientras que cualquier cosa de alto valor, repetida o inusual debería requerir una segunda persona. Usa umbrales claros (por valor, cantidad, tipo de SKU o código de motivo) para que la regla sea la misma siempre.
La revisión de tendencias es un trabajo distinto a la aprobación. Finanzas puede buscar impacto en la valoración, operaciones problemas de proceso y prevención de pérdidas patrones de robo. Las revisiones deben ocurrir con regularidad (semanal o mensual), no solo cuando algo sale mal.
Para reducir el uso indebido, separa funciones para que una persona no pueda crear, aprobar y cerrar el ciclo. Manténlo simple: creadores y aprobadores deben ser personas distintas, los aprobadores no deben editar los detalles originales (solo aprobar o rechazar) y el acceso de “anulación de admin” debe ser limitado y registrado.
Si luego automatizas roles y aprobaciones en AppMaster, puedes construir reglas de permisos y flujos de aprobación simples sin código mientras mantienes un historial permanente de quién hizo qué y cuándo.
Un registro de ajustes de inventario solo es útil si alguien más lo puede leer después y entender qué pasó, quién lo hizo y por qué se permitió. Piénsalo como un recibo por cada cambio de stock.
Empieza con un encabezado consistente: fecha y hora, ubicación (almacén, tienda, zona de estantería), el usuario que lo creó y la fuente (recuento cíclico, devolución de cliente, informe de daño, sincronización del sistema, etc.).
Luego captura detalles por línea para cada artículo. Las auditorías a menudo fallan porque los equipos almacenan solo el cambio neto, no la imagen completa de antes y después.
A nivel de línea, captura el SKU (y lote/serial/fecha de caducidad si los usas), cantidad antes, cambio de cantidad (+ o -), cantidad después y la unidad de medida (cada, caja, kg) para que las conversiones no corroan silenciosamente los datos. Añade el código de motivo y una nota corta. Si la evidencia vive en otro lugar, guarda una referencia de adjunto (ID de foto, número de ticket, número de hoja de conteo) para que la traza permanezca conectada.
Las aprobaciones importan tanto como los números. Rastrea el estado de aprobación, nombre o rol del aprobador y marcas de tiempo para creado, enviado, aprobado y publicado. Si permites ediciones, registra quién editó y cuándo, y conserva los valores previos.
Finalmente, cada ajuste necesita un ID único que nunca cambie. Debe ser buscable y aparecer en documentos relacionados (hojas de conteo, papeles de devolución). En una herramienta interna, genera el ID automáticamente y bloquea los ajustes publicados para que la historia se mantenga limpia.
Los códigos de motivo solo funcionan si la gente puede elegir el correcto en unos segundos. Si la lista es larga, confusa o llena de “otro”, tu registro de ajustes se convierte en conjeturas y las auditorías se complican.
Empieza pequeño. Un conjunto corto de códigos vence a una taxonomía perfecta que nadie usa. Añade códigos nuevos solo cuando veas que la misma explicación aparece repetidamente en las notas.
Un conjunto práctico inicial suele cubrir las principales categorías: daño (incluido expirado), robo o pérdida, corrección por recuento, problemas del proveedor (envío corto o artículo equivocado) y devoluciones.
Mantén los códigos mutuamente excluyentes cuando puedas. Por ejemplo, “Recount correction” no debería usarse para un artículo roto encontrado durante el recuento. Eso sigue siendo “Damage”. El recuento es cómo lo descubriste, no por qué pasó.
Haz que cada código lleve los detalles que necesitarás después. “Damage” solo es vago. Exige un par de campos que coincidan con el código, como tipo de daño (aplastado, con fuga, expirado) y dónde ocurrió (muelle de recepción, picking/packing, tránsito). Para “Supplier issue”, captura el número de PO y si fue corto, equivocado o defectuoso.
La adopción mejora cuando los códigos usan lenguaje claro, se eliminan solapamientos, “Other” es limitado (y siempre exige una nota) y el uso se revisa mensualmente para retirar códigos muertos.
Finalmente, decide qué códigos requieren aprobación. Robo, bajas grandes y cualquier ajuste por encima de un umbral suelen necesitar la firma de un gerente. Las pequeñas correcciones por recuento pueden no requerirla.
Un ajuste no debería comenzar con “simplemente arregla el número”. Empieza con detectar una discrepancia, luego verificar qué ocurrió y solo entonces cambiar el stock.
Primero, registra la discrepancia y su contexto: dónde apareció (almacén, bin, SKU, documento) y quién la encontró.
Luego verifica antes de cambiar nada. Haz un recuento rápido, revisa bins cercanos por desplazamientos, consulta papeleo de recepción y envío, y confirma las unidades de medida (caja vs cada es una trampa común). Si la discrepancia está ligada a un pedido, registra el número del pedido.
Después ingresa el ajuste de forma consistente: selecciona el ítem y la ubicación correctos (y lote/serial si se usan), introduce el cambio de cantidad con el signo correcto, elige un código de motivo y añade una nota corta que explique qué verificaste y qué encontraste. Agrega una referencia de evidencia (ID de foto, número de hoja de conteo, RMA, informe de incidente) y envía para aprobación si la política lo requiere.
Tras publicar, asegúrate de que el sistema preserve el valor original, el nuevo valor, la marca de tiempo y el usuario. Si usas aprobaciones, almacena también el aprobador y la hora de aprobación.
Programa una revisión diaria o semanal de los resúmenes de ajustes. Busca patrones: daños repetidos en una zona, correcciones de recuento frecuentes en un SKU o demasiados motivos “desconocido”. Si construyes el flujo en AppMaster, puedes hacer obligatorios los códigos de motivo, forzar aprobaciones por encima de un umbral y ofrecer una pantalla de revisión simple para supervisores sin añadir trabajo extra.
Un historial permanente significa que puedes responder tres preguntas meses después sin adivinar: qué cambió, quién lo hizo y por qué. La forma más sencilla de lograrlo es tratar los ajustes como asientos contables. Registras eventos. No reescribes el pasado.
Una vez publicado un ajuste, conserva los valores originales y guarda cada cambio como un nuevo registro. Evita editar la cantidad en una línea antigua, aunque parezca más rápido. Las sobrescrituras borran contexto y complican las auditorías.
Cada entrada publicada debe incluir la cantidad antes y después (no solo la diferencia), quién la creó y quién la aprobó (si procede), marcas de tiempo para ambas acciones, el código de motivo y la nota, y un ID único de ajuste.
No permitas borrar ajustes publicados. Si alguien cometió un error, usa una reversión: crea un nuevo ajuste que cancele el incorrecto y luego añade otro ajuste con los números correctos. Esto mantiene la traza intacta y muestra que la corrección fue intencional.
Cuando las correcciones ocurren con frecuencia (por ejemplo, un recuento revela que el primer conteo estaba equivocado), vincula el ajuste de seguimiento al original usando un simple campo “related adjustment ID”.
Decide cuánto tiempo conservarás el historial de ajustes y las notas de soporte. Muchos equipos lo conservan durante años porque las auditorías pueden mirar hacia atrás mucho tiempo.
Limita quién puede publicar, aprobar o revertir ajustes, y registra cada cambio de permiso. Si automatizas el proceso en AppMaster o cualquier herramienta interna, haz que “solo añadir” (append-only) sea una regla en el flujo, no solo una práctica recomendada.
La mayoría de los problemas de inventario no vienen de un gran error aislado. Surgen cuando pequeños atajos se acumulan y entonces nadie puede explicar qué cambió, cuándo y por qué.
Un problema común es tener demasiados códigos de motivo. Cuando la lista es larga o confusa, la gente deja de pensar y elige lo que esté más cercano. Los datos parecen organizados, pero en realidad son aleatorios y los informes de tendencias se vuelven poco fiables.
Otra trampa es depender solo de notas en texto libre. Las notas ayudan, pero si cada ajuste es solo una frase, no puedes agrupar, filtrar o comparar causas a lo largo del tiempo. Terminarás leyendo cientos de entradas a mano.
Los cambios de alto impacto necesitan control extra. Si cualquiera puede dar de baja 500 unidades sin una segunda revisión, puedes tener una pista de auditoría, pero no pruebas de que el cambio fuera válido.
Algunos patrones de flujo de trabajo causan dolor repetido en auditorías: ediciones por lote que actualizan muchos ítems a la vez sin razones y cantidades por línea, detalles faltantes como ubicación o lote/serial cuando importan, y “limpiar” editando registros antiguos en lugar de crear una nueva entrada correctora.
Ese último punto es crítico. Una pista de auditoría trata sobre historia, no perfección. Si alguien ingresa -12 en lugar de -2, la corrección debe ser un nuevo ajuste que revierta el error, con su propio código de motivo (por ejemplo, “data entry correction”) y una nota corta.
Una forma rápida de probar tu registro es muestrear 10 ajustes y preguntar: ¿podría una persona nueva explicar cada uno sin hacer preguntas? Si no, aprieta los campos obligatorios, reduce y clarifica los códigos de motivo y añade aprobaciones para cambios de riesgo real.
Un conteo cíclico en el pasillo B detecta un problema: el SKU “WIDGET-250” debería tener 200 unidades, pero el contador encuentra 188. Faltan 12 unidades y tu registro de ajustes debe explicar por qué cambió el stock, no solo que cambió.
Primero, el contador comprueba lo básico: confirmar que la etiqueta del bin coincide con el SKU, escanear ubicaciones de desbordamiento cercanas y verificar que no haya picks abiertos en una caja. Una segunda persona vuelve a contar. El recuento sigue siendo 188, así que no es un simple error de conteo.
Ahora elige el código de motivo según la evidencia. Si imágenes de cámara o un precinto roto sugieren pérdida, “theft” puede encajar. Si el área de envío muestra un pedido completado que no se dedujo, apunta a un error de pick/transacción. Si descubres que la cantidad en libro estaba mal por un conteo previo, usa “recount correction”. La regla es simple: escoge el motivo que puedas respaldar.
Una entrada sólida facilita seguir la decisión más tarde. Incluye el SKU y la ubicación (y lote/serial si se usan), cantidad antes (200) y después (188), el código de motivo y una nota corta que haga referencia a la evidencia (ID de hoja de recuento, número de ticket), quién solicitó y quién aprobó, marcas de tiempo y cualquier referencia de adjunto si tu sistema las soporta.
Un auditor podrá confirmar quién contó, quién aprobó, cuándo pasó, qué cambió (menos 12) y por qué elegiste ese motivo.
Un proceso de ajustes limpio trata menos sobre conteos perfectos y más sobre registros consistentes. Si alguien abre tu registro dentro de seis meses, debería entender qué cambió, quién lo hizo y por qué fue aceptable.
Antes de publicar un ajuste, confirma lo básico: elige un código de motivo, añade una nota corta que explique lo sucedido, registra cantidad antes y después (para que la matemática sea visible), asegúrate de que el sistema capture usuario y marca de tiempo automáticamente, y adjunta o referencia pruebas cuando ayuden (foto, RMA, ID de hoja de recuento, número de ticket). Si el código requiere aprobación, consíguela antes de publicar.
Configura disparadores de “aprobación requerida” para que el personal no tenga que adivinar. Disparadores comunes incluyen robo o sospecha de robo, bajas por encima de un umbral, grandes diferencias por recuento, ajustes que crearían stock negativo y cambios retroactivos a periodos anteriores.
Protege la historia. Una vez publicado un ajuste, no debería borrarse. Si fue incorrecto, reviértelo con una nueva entrada que haga referencia al original y use un código claro de reversión o corrección.
Estandariza lo que ya haces. Extrae los últimos 30 a 90 días de ajustes y lista cada “motivo” que la gente escribió o seleccionó. Verás repeticiones (y entradas vagas como “misc” o “fix”). Agrúpalas en un conjunto corto que explique por qué cambió el stock sin debate.
Mantén la lista lo bastante pequeña para memorizar. Muchos equipos terminan con 8 a 15 códigos con nombres claros que reflejan la vida real (damage, theft, supplier short-ship, recount correction, expired, customer return, production scrap). Deja “Other” solo si siempre exige una nota.
Luego fija quién puede hacer qué. El registro de ajustes no es solo un registro. Es un control. Define quién puede crear frente a aprobar y publicar, establece umbrales de aprobación, decide qué pruebas se necesitan para motivos de alto riesgo y mantén clara la propiedad por ubicación o bin.
Cuando lo básico esté estable, añade una rutina simple de revisión. Un chequeo semanal de 15 minutos suele detectar patrones temprano: ajustes repetidos en el mismo SKU, el mismo turno o el mismo código de motivo.
Cuando estés listo para dejar las hojas de cálculo, AppMaster puede ser una forma práctica de construir un registro de ajustes interno con un modelo de datos respaldado por PostgreSQL, campos obligatorios, flujos de aprobación y un historial append-only que registre quién cambió qué y cuándo.
What is an inventory adjustment (and what is it not)?Una ajuste de inventario es una corrección manual de la cantidad disponible cuando el registro del sistema no coincide con la realidad. No es una recepción, transferencia ni un envío; es un cambio explícito del “stock contable” porque se verificó que está incorrecto.
Why do I need both a reason code and a note?Usa un código de motivo para clasificar por qué cambió el stock y así poder reportar y auditar con consistencia. La nota explica la situación específica que encontraste, qué verificaste y las referencias (por ejemplo, hoja de conteo o número de incidente).
How many reason codes should we start with?Empieza con un conjunto pequeño que cubra tus situaciones reales y que sea rápido de elegir. La mayoría de los equipos funcionan bien con códigos para daño/expirado, robo/pérdida, corrección por recuento, problemas con el proveedor (envío corto o artículo equivocado) y devoluciones; añade más solo cuando notes repeticiones en las notas.
Is it okay to have an “Other” reason code?“Other” está bien como válvula de seguridad, pero siempre debe requerir una nota clara para que no se convierta en un cajón de sastre. Si “Other” aparece con frecuencia, es señal de que conviene crear uno o dos códigos nuevos que describan lo que realmente ocurre.
What’s the difference between an activity log and an audit trail?Un registro de actividad puede limitarse a decir que una cantidad cambió. Una pista de auditoría también captura quién hizo el cambio, cuándo, qué cambió exactamente (incluyendo antes y después), por qué cambió (código de motivo y nota) y cómo se aprobó si era necesario.
What kind of evidence should we attach or reference for adjustments?Registra suficiente evidencia para que el ajuste sea demostrable en el futuro, no solo creíble hoy. Pruebas comunes: ID de hoja de conteo, referencia de devolución, registro de disposición, referencia de documento del proveedor o identificador de foto por daño, de modo que alguien pueda rastrear la decisión meses después.
When should an inventory adjustment require approval?Pide aprobaciones para cambios de alto riesgo o inusuales: bajas de alto valor, razones por robo/pérdida, oscilaciones grandes de cantidad, resultados que crean stock negativo o ajustes retroactivos. Lo importante es que el disparador sea predecible para que el personal no tenga que adivinar.
Who should be allowed to create, approve, and review adjustments?Separa funciones para que una sola persona no pueda crear, aprobar y cerrar problemas a escondidas. Un esquema práctico: el personal del almacén crea los ajustes, un gerente aprueba y un rol distinto (operaciones o finanzas) revisa tendencias periódicamente.
What should we do if someone posts the wrong adjustment?No edites ni borres ajustes publicados; crea una nueva entrada que revierta el ajuste equivocado y luego publica el ajuste correcto con un motivo claro de corrección y una nota. Así se mantiene la historia y queda evidente qué ocurrió y cómo se arregló.
When should we move from a spreadsheet to an internal adjustment app?Una hoja de cálculo sirve con poco volumen, pero es fácil de eludir y difícil de mantener permisos e historial consistentes. En una app interna hecha con AppMaster puedes exigir códigos de motivo, aplicar aprobaciones, almacenar cantidades antes/después y mantener un historial acumulativo para que las ediciones no borren el registro original.
21 ene 2026
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