Crea un rastreador histórico de precios de proveedores para comparar cotizaciones, MOQ y plazos, y elegir la mejor opción según coste total y velocidad de entrega.
Las decisiones de compra a menudo se toman con media historia. La última cotización está enterrada en el correo, la hoja de cálculo “más reciente” está en el portátil de otra persona, y los detalles que cambian resultados (MOQ, plazo, condiciones de envío, condiciones de pago) están dispersos en PDFs y hilos de chat.
Ese desorden importa porque las cotizaciones no son estables. Para un mismo artículo, los proveedores cambian precio unitario, MOQ, plazo, embalaje, condiciones de pago y suposiciones de envío. Si solo ves el número de hoy, te pierdes patrones como “barato, pero siempre se retrasa dos semanas” o “el precio subió un 12% después del primer pedido”.
Las malas decisiones aparecen después y normalmente cuestan más que la diferencia de precio entre dos cotizaciones. Un precio unitario bajo puede convertirse en roturas de stock, retrasos en producción, flete urgente, disputas de calidad o erosión silenciosa del margen cuando sigues acelerando pedidos para cumplir fechas.
Un rastreador justifica su existencia cuando responde preguntas en segundos:
Ejemplo: recibes dos cotizaciones para el mismo componente. El Proveedor A es un 8% más barato pero exige un MOQ más alto y cotiza 6 semanas de plazo. El Proveedor B es algo más caro, el MOQ encaja con tu plan de caja y normalmente envía en 2 semanas. Sin historial, es fácil perseguir el precio más bajo. Con historial, ves que el Proveedor A suele retrasarse y desencadenar flete aéreo pagado, convirtiéndolo en la opción más cara en la práctica.
El rastreador es tan bueno como los campos que guardas. Captura la cotización tal como fue ofrecida (no solo el “mejor” número) para que puedas explicar decisiones después y detectar deriva, como plazos que se alargan o tarifas que aparecen.
Empieza por el precio de una forma que evite confusiones:
El plazo también necesita dos formas:
Las fechas son lo que usa la planificación. El rango declarado sigue siendo útil cuando compares promesas con la realidad.
Para que las comparaciones de coste total sean justas, captura los extras que cambian el gasto real:
Finalmente, vincula el rendimiento con el mismo proveedor y artículo: entregas tardías respecto a la fecha prometida, problemas de calidad (devoluciones/defectos) y velocidad de comunicación. Esto puede ser etiquetas simples o contadores.
Una regla importa más que las demás: no sobrescribas cotizaciones antiguas. Trata cada cotización como una nueva versión con fecha, quién la recibió y la fuente (correo, portal, llamada). Eso es lo que te da un historial real en vez de una instantánea constantemente editada.
Un rastreador solo ayuda si cada cotización se compara usando las mismas reglas. Si no, la opción “más barata” suele ser la que tiene costes faltantes o una promesa de entrega poco realista.
Define un “coste total” simple y coherente que compras y finanzas acepten. No te quedes en el precio unitario. Usa una estimación repetible que incluya los añadidos comunes:
Luego normaliza lo básico antes de ordenar:
El MOQ es la trampa habitual. Compara proveedores a tu cantidad de pedido esperada, no en el tramo que mejor queda en papel. Si normalmente compras 800 unidades, una cotización con MOQ 2.000 debe valorarse a 2.000 unidades (porque eso es lo que tendrías que pagar) o marcarse claramente como no viable para ese pedido.
Para la velocidad de entrega, registra el plazo en días y una fecha concreta de disponibilidad/envío. Los rangos de plazo pueden ser vagos, pero una fecha fuerza claridad.
Ejemplo: el Proveedor A cuesta $1.90/unidad con plazo de 30 días y MOQ 500. El Proveedor B cuesta $2.05/unidad con plazo de 10 días y MOQ 1.000. Si necesitas 600 unidades el mes que viene, el MOQ del Proveedor B te obliga a comprar 1.000 unidades. Eso cambia el gasto “real” y puede borrar la ventaja de velocidad.
Cuando los totales estén cerca, decide desempates por adelantado: fiabilidad en la entrega, condiciones de pago y estatus del proveedor (preferido/aprobado). La idea es consistencia, para que los compradores no reinventen la lógica en cada compra.
El rastreador sigue siendo confiable cuando el modelo de datos es aburrido, consistente y difícil de “llenar a medias”. Guarda cada cotización de la misma manera y luego conéctala con lo que pasó después.
Cinco registros centrales cubren a la mayoría de equipos:
Mantén las Cotizaciones separadas de los Pedidos. Las cotizaciones son promesas. Los pedidos son la realidad. Vincularlos te permite medir la brecha entre el plazo cotizado y la entrega real, o entre el precio cotizado y la factura.
Algunas decisiones pequeñas previenen el caos a medida que aumenta el volumen:
El flujo de trabajo tiene una misión: añadir una nueva cotización debe ser más rápido que buscar en el correo.
Empieza con un único formulario “Nueva Cotización” que fuerce los campos que la gente tiende a saltarse: proveedor, SKU, moneda, precio unitario, MOQ, plazo, fecha de cotización y fecha de expiración. Añade envío y tarifas fijas si las tienes.
Tras guardar, calcula automáticamente el coste total a varias cantidades que coincidan con cómo compras (por ejemplo: MOQ, tamaño típico de pedido y una cantidad a granel). Esto evita el error clásico donde el Proveedor A parece más barato hasta que recuerdas que su MOQ te obliga a comprar mucho más de lo necesario.
Para cada SKU, muestra una vista clasificada simple basada en las reglas que elijas (por ejemplo, menor coste total en la cantidad típica, y luego entrega más rápida como desempate).
Dos lineamientos mantienen honestas las clasificaciones:
Ese único campo de “razón” convierte una decisión intuitiva en una decisión que puede revisarse después.
El historial solo ayuda si entra limpio. Empieza con las fuentes que ya confías: hojas de cálculo, exportaciones del ERP y hilos de correo. No necesitas perfección el primer día; necesitas suficiente historial para ver patrones de precio y deriva de plazos.
Para importaciones CSV, mantiene un archivo por lote (por ejemplo, un mes de RFQs). Normaliza unidades y monedas antes de importar. “$12 por caja de 10” y “$1.20 por unidad” no deberían quedar como dos precios no relacionados.
Los correos y las cotizaciones por teléfono necesitan un camino manual rápido. Un formulario corto suele vencer a copiar en una hoja. Céntrate en los campos que cambian las decisiones: proveedor, SKU, fecha, precio, moneda, MOQ, plazo, ventana de validez y condiciones de envío.
Los duplicados son comunes cuando la misma cotización se reenvía o reenvía. Una comprobación práctica de unicidad es proveedor + SKU + fecha de cotización + MOQ (y condiciones de envío, si cambian el coste significativamente). Si se detecta un posible duplicado, deja que el usuario elija: actualizar el registro existente o guardar una nueva revisión.
Almacena suficiente “contexto fuente” para verificar más tarde: número de referencia, asunto del correo/hilo y nombre del archivo adjunto.
Antes de confiar en los datos importados, ejecuta algunas comprobaciones rápidas para los fallos comunes:
Ejemplo: si un comprador introduce “14” para plazo, pregúntale si son días o semanas. Ese único aviso evita semanas de comparaciones engañosas.
Las vistas deben responder preguntas reales rápidamente: “¿Debo reordenar ahora?”, “¿Quién se está retrasando en los plazos?”, “¿Esta cotización es realmente más barata una vez que lo incluimos todo?”. Construye un pequeño conjunto de pantallas a las que la gente vuelva.
Empieza con estas:
Las alertas funcionan mejor cuando son específicas y editables por categoría. Por ejemplo: “Precio unitario sube más del 5% vs la última cotización aceptada” o “El plazo se ha alargado más de 7 días en las últimas 3 cotizaciones”.
Las vistas guardadas hacen que la herramienta parezca rápida. Dos que suelen perdurar son “Reordenar este mes” (SKUs por debajo del punto de reorden con cotizaciones válidas) y “Revisión de nuevo proveedor” (proveedores con historial limitado).
La mayoría de las “malas clasificaciones” suceden porque el sistema pierde contexto y la gente confía en la salida de todos modos.
El mayor error es sobrescribir cotizaciones antiguas. Si reemplazas la cotización del mes pasado con el número de hoy, pierdes la tendencia y no puedes explicar por qué un proveedor de repente parece “mejor” o “peor”.
Otra trampa es comparar solo precio unitario. Un precio unitario menor puede ser irrelevante si el MOQ te obliga a exceso de inventario, o si flete y aranceles elevan el coste entregado por encima de la alternativa.
Errores de normalización también destruyen la confianza. Si un comprador introduce “por kg” y otro “por pieza”, las cuentas pueden parecer precisas pero estar equivocadas. Añadir fechas de validez faltantes hace que uses precios vencidos en decisiones actuales.
Finalmente, las clasificaciones derivan cuando ignoras el rendimiento real de entrega. Si el Proveedor A promete 10 días pero entrega en 18, el rastreador debería aprender de eso o seguirá recomendando la opción equivocada.
Soluciones prácticas:
Antes de enviar un resumen de “mejor opción” a un manager, haz una comprobación de sentido rápido. Toma minutos y evita decisiones basadas en datos incompletos.
Asegúrate de que cada registro de cotización esté completo y sea comparable:
Luego comprueba la consistencia. Si un proveedor cotiza por 1.000 piezas y otro por unidad, la clasificación será errónea a menos que normalices unidades. Igual con la moneda: elige una regla de tipo de cambio (tipo al contado en la fecha de cotización, o un tipo mensual) y mantenla.
También sé realista con la vigencia. Una cotización de hace 10 meses puede servir para una línea de tendencia, pero rara vez refleja el mercado actual.
Necesitas reponer un SKU de alta rotación: 1.000 unidades al mes. Te quedan 10 días de stock, y una rotura de stock cuesta alrededor de $800 por día en ventas perdidas y expeditación.
Dos proveedores responden:
Proveedor A ofrece un precio unitario más bajo: $4.50, pero el MOQ es 3.000 unidades y el plazo es de 30 días. El envío cuesta $600 por pedido.
Proveedor B es más caro a $5.10, pero el MOQ es 1.000 unidades y el plazo es 10 días. El envío cuesta $400 por pedido.
Si comparas solo precio unitario, A gana. Pero el coste entregado por unidad para el pedido que realmente tendrías que hacer es:
Ahora añade el tiempo. Con solo 10 días de stock, Proveedor A llega en 30 días, lo que significa aproximadamente 20 días de rotura de stock a menos que encuentres una solución intermedia. A $800 por día, 20 días son unos $16,000 de impacto por rotura de stock. Eso eclipsa la diferencia de $800 en precio unitario entre estos dos pedidos.
Así que la mejor elección hoy probablemente sea el Proveedor B, aunque su precio unitario sea mayor. El próximo mes, cuando tengas 40 días de cobertura, Proveedor A podría convertirse en la mejor opción.
Cuando apruebes una cotización, captura una nota breve de decisión para que las revisiones futuras no dependan de la memoria:
Trata el despliegue como un piloto, no como un gran cambio de sistema. El rastreador solo ayuda si los compradores pueden usarlo durante su trabajo real.
Empieza con una pequeña porción de alto impacto: unos 20 SKUs principales (o las piezas que causan más dolor) y alrededor de 5 proveedores. Eso mantiene la primera pasada limpia, hace obvias las lagunas y te deja afinar las reglas antes de que todos dependan de la clasificación.
Acordad pronto dos cosas: un método de puntuación y un conjunto de campos obligatorios. Si la gente puede guardar una cotización sin plazo, MOQ, moneda y fecha de validez, la base de datos se llenará rápido pero las salidas no serán fiables.
Plan de despliegue ligero:
Recordatorios para cotizaciones a punto de expirar, alertas por picos de plazo y un resumen semanal de “mejores opciones actuales” pueden mantener el impulso sin añadir carga de trabajo.
Si construyes el rastreador como una app interna, AppMaster (appmaster.io) es una forma de crear la base de datos, formularios y paneles sin escribir código, y aun así generar backends, apps web y móviles listos para producción cuando los necesites.
¿Qué es un rastreador histórico de precios de proveedores, en términos sencillos?Un rastreador de historial de precios guarda cada cotización de proveedor como un registro fechado para que puedas comparar «igual con igual» más adelante. Evita decisiones basadas en un único número “actual” y te ayuda a detectar patrones como MOQs crecientes, plazos que se alargan o tarifas que aparecen silenciosamente.
¿Cuándo merece la pena montar un rastreador de historial de precios?Úsalo cuando las cotizaciones cambian con frecuencia, varias personas compran los mismos artículos o continuamente pierdes contexto en correos y hojas de cálculo. Resulta especialmente útil cuando MOQ, plazos y condiciones de envío suelen decidir si una cotización “más barata” es realmente viable.
¿Cuáles son los campos mínimos que debería capturar para cada cotización?Empieza con los campos que realmente cambian decisiones: proveedor, SKU/número de pieza, fecha de cotización, moneda, precio unitario, MOQ o cantidad de descuento, plazo de entrega y validez/fecha de expiración. Añade condiciones de envío y tarifas fijas tan pronto como puedas para que las comparaciones reflejen lo que realmente pagas.
¿Debo sobrescribir una cotización antigua cuando un proveedor actualiza precios?Trata cada cotización como una nueva versión y nunca sobrescribas la anterior. Si un proveedor envía una actualización, guárdala como un registro separado con su propia fecha y fuente para poder explicar qué cambió y cuándo.
¿Cómo comparo cotizaciones de forma justa cuando los MOQs son distintos?Compara el coste total entregado a la cantidad que realmente pedirías, no solo en el tramo que mejor aparece en la cotización. Si el MOQ te obliga a comprar más de lo necesario, incluye ese hecho en el cálculo y marca la cotización como impráctica para esa compra.
¿Cuál es la mejor forma de registrar el plazo para que sirva después?Registra el plazo como un número de días y, cuando sea posible, captura también una fecha concreta de envío o entrega prometida. Las fechas son más fáciles de planificar y luego podrás comparar lo prometido con lo realmente entregado para evitar elegir continuamente proveedores que incumplen plazos.
¿Cómo debo gestionar cambios de moneda y tipos de cambio?Establece una regla consistente de tipo de cambio y guarda la moneda en cada cotización. Si conviertes, guarda la tasa de cambio usada para que cualquiera pueda reproducir el cálculo y entender si el cambio vino del precio o del movimiento de la moneda.
¿Cuál es la forma más simple de calcular el “coste total”, no solo el precio unitario?Guarda la cotización tal como se ofreció, incluyendo tarifas y condiciones, y luego define un cálculo estándar de “coste total” que el equipo use siempre. Incluso una estimación simple es mejor que ignorar el flete, aranceles, embalaje o comisiones de pago que normalmente cambian el gasto real.
¿Cómo incluyo la fiabilidad del proveedor sin complicar demasiado el rastreador?Registra la fecha prometida frente a la real y añade notas básicas de calidad y comunicación vinculadas a pedidos. Incluso una puntuación ligera te ayuda a dejar de premiar a proveedores que cotizan agresivamente pero causan retrasos, disputas o necesidad de envíos urgentes.
¿Puedo construir esto como una herramienta interna sin escribir código?Puedes montarlo como una pequeña app interna con un formulario “Nueva Cotización”, una vista de comparación por SKU y un registro de auditoría para adjuntos y ediciones. Herramientas no-code como AppMaster pueden acelerar la creación de la base de datos, formularios y paneles mientras te permiten desplegar apps productivas cuando el flujo de trabajo crezca.
21 ene 2026
8 min
20 ene 20268 min
20 ene 20268 minExperimente con AppMaster con plan gratuito.
Cuando esté listo, puede elegir la suscripción adecuada.
