Establece límites y términos por cliente y automatiza una puerta de límite de crédito para pedidos B2B que pausa pedidos de riesgo y los envía a revisión.
Los pedidos B2B pueden parecer saludables sobre el papel y aun así provocar un atasco de efectivo. A diferencia de los pagos con tarjeta, muchos clientes empresariales pagan más tarde. Si sigues enviando mientras las facturas se acumulan, un pagador lento puede atar silenciosamente una gran porción de tu liquidez operativa.
Una puerta de límite de crédito es una comprobación de seguridad sencilla antes de aceptar un pedido por completo. Compara lo que el cliente ya debe (y lo que está a punto de deber) con un límite de crédito acordado. Si el nuevo pedido los llevaría por encima del límite, el sistema no rechaza el pedido para siempre. Lo pausa para revisión.
Mantener un pedido en retención suele significar que el pedido queda registrado, pero pasos clave están bloqueados hasta que alguien lo autorice. Aún puedes confirmar detalles con el comprador y quizá reservar inventario si esa es tu política. Lo que normalmente no se hace es enviar, facturar o asignar stock permanentemente hasta que se levante la retención.
Los términos de pago cambian el riesgo porque cambian cuánto tiempo está atado tu dinero. Prepago es de bajo riesgo porque llega efectivo primero. Net 30 puede estar bien si el gasto se mantiene dentro del límite y las facturas se pagan a tiempo. Net 60 (o términos personalizados) aumenta la exposición durante más tiempo.
Una puerta también reduce la confusión entre equipos porque convierte "¿podemos enviar esto?" en un estado visible y coherente para ventas, finanzas y operaciones.
La puerta solo funciona si el registro del cliente contiene unos pocos campos en los que tu regla de backend pueda confiar. Mantén la lista corta y haz que cada valor sea fácil de explicar.
Empieza con el límite de crédito: el monto del límite y la moneda en la que está definido. Si vendes en varias monedas, elige una regla y cúmplela. O bien convierte todo a una moneda base antes de comparar, o guarda límites por moneda.
A continuación, almacena los términos de pago como datos estructurados, no como texto libre. Usa un tipo claro (Prepago, Contra reembolso, Net 15, Net 30, Net 60) y guarda el número de días netos cuando sea relevante. Así la lógica de pedidos puede ramificarse sin adivinar.
Un conjunto práctico por cliente se ve así:
Define la “exposición” de una forma que coincida con cómo realmente asumes el riesgo. Muchos equipos incluyen facturas impagadas más pedidos abiertos que no se han pagado, y a veces envíos pendientes si facturas después de enviar.
Finalmente, mantén un pequeño conjunto de estados de pedido para que las retenciones sean visibles y accionables. Por ejemplo: Approved, On hold, Released, Cancelled.
Tu modelo de datos debería facilitar responder tres preguntas: quién compra, en qué términos y cuánto debe ya.
Empieza con un registro de Cliente que lleve las entradas de decisión: límite de crédito, términos de pago por defecto y una política de retención (por ejemplo, retención automática al superar el límite, permitir pero marcar, o bloquear el checkout).
Los pedidos deben capturar tanto el desencadenante como el resultado. Guarda el método de pago, el total del pedido y un estado que pueda representar “On hold” sin sobrecargar “Pending.” Añade una razón de retención para que la gente distinga entre “límite de crédito excedido” y otros problemas (como verificación de dirección).
Un esquema mínimo suele incluir:
Para calcular la exposición de forma fiable necesitas datos de cuentas por cobrar (facturas o una sincronización externa) para que los saldos impagados no se adivinen a partir de pedidos. Si aún no tienes facturación, guarda un “saldo abierto” en el cliente y actualízalo con los pagos registrados.
Mantén las sobrescrituras en una tabla separada. Evita ediciones desordenadas del límite principal y obtendrás una pista de aprobación clara.
Las matemáticas deben acordarse y documentarse, luego usarse de forma coherente en la app y en los informes financieros.
Un punto de partida común es:
Exposición de crédito = facturas impagadas + valor de pedidos abiertos
Entonces:
Crédito disponible = límite de crédito - exposición de crédito
Antes de implementarlo, define qué significa “valor”. Muchos equipos usan totales de productos menos descuentos y luego deciden explícitamente si incluir impuestos y envío. Si incluyes impuestos y envío, las retenciones se disparan antes. Si los excluyes, corres el riesgo de aprobar pedidos que acaben por encima del límite una vez finalizada la factura.
Unos ajustes evitan sorpresas:
El momento importa tanto como la fórmula. Elige puntos de actualización claros para que los números sean predecibles:
Si vendes en varias monedas, convierte la exposición a la moneda de crédito del cliente usando una tasa consistente (por ejemplo, la tasa diaria en la fecha de la factura). Si soportas cuentas padre o subsidiarias, decide si los límites son por entidad legal o compartidos en el grupo y hazlo visible en el registro del cliente.
La puerta funciona mejor cuando se ejecuta automáticamente cada vez que se crea o cambia un pedido.
Guarda el pedido como borrador primero, aunque el comprador lo envíe con un clic. Captura el ID del cliente, el total del pedido, la moneda y una instantánea de los términos de pago para que ediciones posteriores en el perfil del cliente no reescriban la historia.
Recupera la exposición actual del cliente (según tu definición). Calcula la exposición proyectada sumando el total del nuevo pedido.
Aplica una decisión simple:
Una retención solo es útil si conduce a una decisión rápida y rastreable.
Define quién puede liberar una retención. Muchos equipos usan finanzas para decisiones de crédito y un gerente de ventas como respaldo para casos urgentes. Hazlo explícito con roles y permisos, y siempre registra quién aprobó (o rechazó) y por qué.
Mantén la pantalla corta, pero incluye los números que el aprobador necesita:
Tras la decisión, escribe una entrada en el registro de aprobaciones (ID de pedido, decisión, aprobador, marca de tiempo, comentario). Esto sirve como rastro de auditoría y ayuda a explicar retrasos.
Notifica a las personas adecuadas en el momento en que un pedido queda en retención, usando los canales que tu equipo realmente lea (correo, SMS o Telegram). Añade recordatorios y escalados para que las retenciones no permanezcan silenciosas. Un patrón práctico es un recordatorio a las 2 horas, escalado a las 24 horas y auto-cancelación a las 72 horas si nadie lo revisa.
Si una liberación total es demasiado arriesgada, permite liberaciones condicionales (envío parcial, depósito requerido, términos de pago más cortos) y registra la condición para que cumplimiento y facturación sigan el mismo plan.
Mide unos pocos indicadores para mantener la puerta sana: número de pedidos retenidos, porcentaje liberado en 24 horas, tiempo medio hasta la liberación y principales motivos de retención.
Trata un pedido retenido como un pedido normal con una diferencia clara: no puede avanzar hasta que se resuelva la retención.
Ventas, operaciones y finanzas deberían ver la misma señal de retención. Usa un estado como “On credit hold” más un campo de razón (por ejemplo, “Exposición superior al límite por $1,240”). Añade una nota interna corta para que la gente no tenga que adivinar.
Las reglas de almacén deben ser estrictas: los pedidos en retención no se preparan, empaquetan ni asignan. Si reservas stock, hazlo solo tras la liberación, o usa una ventana de reserva corta para que un pedido retenido no bloquee pedidos pagados.
Para la comunicación con el cliente, mantén el mensaje neutral y práctico, con un siguiente paso claro. Por ejemplo:
Cuando llegue el pago, elige entre liberación automática y liberación manual. La liberación automática funciona bien cuando los pagos coinciden de forma fiable con las facturas. La liberación manual es más segura cuando los pagos son parciales o poco claros. Un compromiso común es la liberación automática solo cuando el pago cubre completamente el saldo vencido; en caso contrario, enrutar a finanzas.
Mide unos pocos indicadores para mantener la puerta sana: número de pedidos retenidos, porcentaje liberado en 24 horas, tiempo medio hasta la liberación y principales motivos de retención.
Un cliente mayorista, BrightSide Supplies, tiene términos Net 30 y un límite de crédito de 50,000.
Sus facturas impagadas suman 38,000. Realizan un nuevo pedido por 15,000.
La exposición proyectada es 38,000 + 15,000 = 53,000. Como 53,000 supera el límite de 50,000, el pedido se coloca en retención y se envía a finanzas para revisión. Ventas aún puede ver el pedido, pero no puede ser preparado, enviado ni facturado hasta que el riesgo se reduzca.
Finanzas suele tener varias opciones: pedir un depósito para que la exposición baje por debajo del límite, reducir el pedido para que quepa en el crédito disponible, o aprobar una sobrescritura temporal con fecha de expiración y una nota de razón.
Antes de habilitar la puerta en producción, haz una comprobación previa corta. Unas horas de pruebas pueden ahorrar días de limpieza.
Empieza con un conjunto pequeño y variado de pruebas (5 a 10 clientes): uno con Net 30 y límite bajo, uno con límite alto, uno prepago, uno con múltiples facturas abiertas y uno que suele editar pedidos después del checkout.
Verifica dos cosas:
Recorre un pedido retenido de principio a fin y confirma que la razón de retención es clara, que envío y facturación se comportan exactamente como se espera, las notificaciones llegan a las personas adecuadas y una reversión de pago puede volver a retener (o marcar) de forma segura.
La mayoría de problemas no son técnicos. Ocurren cuando la regla comprueba el número equivocado o cuando la gente aprende a eludirla.
Puntos de fallo comunes:
Mantén la prevención simple: define la exposición en una frase, vuelve a ejecutar la puerta en cualquier edición que cambie dinero, exige una razón y un aprobador para sobrescrituras, y mantén los tipos de excepción cortos.
Comienza con la versión más pequeña que prevenga un riesgo real: “Si la exposición tras este pedido excede el límite del cliente, fija el pedido como On hold.” Ejecútala durante una semana y añade excepciones solo cuando puedas nombrarlas claramente (por ejemplo, sobrescrituras temporales aprobadas por finanzas).
Si estás construyendo la app de pedidos sin programar, AppMaster (appmaster.io) puede ser una opción práctica: puedes modelar clientes, pedidos, facturas y sobrescrituras visualmente y luego implementar la lógica de retención como un proceso backend que recalcula la exposición al crear, editar, facturar y contabilizar pagos.
Mantén la primera versión aburrida y predecible. Mejórala según lo que finanzas y operaciones vean cada día.
¿Qué es una puerta de límite de crédito en un sistema de pedidos B2B?Una puerta de límite de crédito es una comprobación automática que pausa un pedido cuando la deuda actual del cliente más el nuevo pedido excederían un límite de crédito acordado. El objetivo no es rechazar ventas de forma permanente, sino detener el envío y la facturación hasta que alguien revise el riesgo y decida qué hacer.
¿Cómo calculo la "exposición de crédito" de forma sencilla?La mayoría de los equipos definen la exposición como facturas impagadas más el valor de pedidos abiertos que aún no se han facturado ni pagado. La clave es documentar una definición, conseguir el visto bueno de finanzas y usar el mismo cálculo en todas partes para que aprobaciones e informes coincidan.
¿Debería la puerta incluir impuestos y envío en el cálculo de exposición?Por defecto incluye todo lo que acabará en la factura, porque así evitas aprobar pedidos que luego crucen el límite cuando se añadan impuestos o envío. Si tus impuestos y portes varían mucho, puedes excluirlos, pero entonces añade un colchón o vuelve a comprobar en el momento de facturar para prevenir sorpresas.
¿Cuándo debería ejecutarse la puerta de crédito: en el checkout, en la aprobación o más tarde?Ejecuta la comprobación cuando se crea el pedido y vuelve a ejecutarla ante cualquier cambio que pueda aumentar lo que debe el cliente, como cambios de cantidad, cambios de precio, eliminación de descuentos o añadir envío. También re-chequea en eventos que muevan valor entre categorías, como emisión de facturas y contabilización de pagos, para que el estado sea preciso.
¿Qué debería impedir exactamente un pedido "On hold" para el equipo?Una retención debe bloquear los pasos irreversibles, principalmente picking, packing, envío y facturación. Puedes seguir registrando el pedido y comunicarte con el comprador; algunas empresas reservan inventario, pero el valor más seguro es evitar reservar stock hasta que se libere la retención o mantener reservas con límite temporal.
¿Cómo manejamos sobrescrituras de crédito temporales sin crear caos?Guarda las sobrescrituras por separado del límite de crédito principal y exige un aprobador, un tiempo de expiración y una razón escrita. Así mantienes limpio el límite normal, facilitas eliminar excepciones temporales y tienes un historial de auditoría cuando alguien pregunte por qué se permitió el pedido.
¿Cómo evitamos que las órdenes en retención se queden atascadas días?Notifica inmediatamente a las personas que pueden actuar, normalmente finanzas y un gerente de respaldo. Añade recordatorios y escalado con tiempos claros para que las retenciones no queden en silencio, y considera una regla de auto-cancelación si nadie revisa el pedido en un plazo definido.
¿Un pago debería liberar automáticamente una retención de crédito?La liberación automática funciona mejor cuando los pagos se concilian de forma fiable con las facturas, porque reduce trabajo manual y acelera el cumplimiento. La liberación manual es más segura cuando los pagos son parciales, poco claros o frecuentemente disputados, ya que una persona puede confirmar lo realmente saldado antes de reanudar el envío.
¿Por qué deberían almacenarse los términos de pago como campos estructurados en lugar de texto libre?Si editas los términos de pago del cliente más tarde, puede reescribir el contexto histórico y hacer que decisiones pasadas sean difíciles de explicar. Una solución simple es hacer una instantánea de los términos y entradas de crédito en el pedido al crearlo o aprobarlo, así el pedido conserva el mismo contexto aunque cambie el perfil del cliente.
¿Puedo construir una puerta de límite de crédito en AppMaster sin codificación personalizada?Sí. Puedes modelar clientes, pedidos, facturas y sobrescrituras como entidades de datos e implementar la puerta como un proceso de negocio backend que recalcula la exposición al crear, editar, facturar y contabilizar pagos. Esto funciona bien cuando quieres estados coherentes, registros de auditoría y notificaciones sin tener que programar todo a mano.
21 ene 2026
8 min
20 ene 20268 min
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