Aplicación de pipeline de propuestas para freelancers: de Borrador a Ganada/Pérdida

Por qué las propuestas se pierden\n\nLa mayoría de los freelancers no pierden propuestas porque su trabajo sea malo. Las pierden porque la propuesta desaparece.\n\nEl lío habitual suena familiar: un borrador en un doc, un PDF final en una carpeta, el último mensaje del cliente enterrado en el email o chat, y el único “estado” es lo que recuerdas. Cuando estás ocupado entregando trabajo, es fácil olvidar quién espera una cotización y a quién hay que dar un segundo empujón.\n\nLas propuestas acaban dispersas en lugares como:\n\n- Un Google Doc llamado “Proposal v7 FINAL (2)”\n- Un hilo de correo con tres asuntos distintos\n- Una nota en tu teléfono con una fecha de seguimiento\n- Un recordatorio en el calendario sin contexto\n- Tu cabeza (hasta que ya es tarde)\n\nLas propuestas se pierden por una razón simple: no hay un sitio único que muestre la siguiente acción. Si no puedes responder “¿Qué hago ahora, y para qué cliente?” en 10 segundos, los seguimientos se retrasan. Los seguimientos retrasados se convierten en negocios perdidos, incluso cuando el cliente estaba interesado.\n\nEso es lo que es un pipeline, en términos sencillos: un conjunto pequeño de estados claros que muestran en qué está cada propuesta y qué debe suceder a continuación. Una app de pipeline de propuestas no es una máquina de ventas sofisticada. Es un marcador y una lista de tareas en uno.\n\nMantén las expectativas reales. No estás construyendo un CRM complejo con previsiones, territorios e informes que nunca leerás. Quieres una herramienta ligera que encaje con cómo trabajas y que deje clara la “siguiente acción”.\n\nEsto evita situaciones como: envías una cotización de rediseño web el martes y te dices que harás seguimiento el viernes. El viernes se complica. El lunes ya no recuerdas si ya preguntaste. Un pipeline pequeño con una columna visible “Esperando al cliente” y una fecha de próximo seguimiento clara evita esa pérdida silenciosa.\n\n## Qué debe hacer un pipeline de propuestas ligero\n\nUna app de pipeline de propuestas tiene un trabajo: mantener cada propuesta moviéndose de Borrador a Ganada o Perdida con el mínimo esfuerzo posible. Si añade trabajo administrativo extra, dejarás de usarla justo cuando más la necesitas.\n\nAntes de diseñar nada, decide qué debes saber sobre una propuesta incluso meses después. Limítalo al puñado de detalles que te ayudan a hacer seguimientos, prever ingresos y aprender qué se vende.\n\nUn mínimo práctico para cada propuesta:\n\n- Cliente (persona o empresa) y método de contacto\n- Tipo de servicio (por ejemplo: renovación de sitio web, app móvil, SEO mensual)\n- Importe estimado (o rango) y fecha de inicio esperada\n- Fecha del siguiente seguimiento\n- Estado actual (En redacción, Listo para enviar, Enviado, Negociando, Ganada, Perdida)\n\nLuego define qué significa “hecho” para que la app sea fiable. Una propuesta no debería quedarse en Enviado por siempre. “Hecho” significa que los elementos estancados generan recordatorios, los resultados se registran cuando recibes respuesta, y puedes ver informes simples sin exportar hojas de cálculo.\n\nMantén el alcance pequeño al principio. Un usuario, un espacio de trabajo y campos sencillos superan a un sistema grande que nunca mantendrás. Si envías tres propuestas esta semana (dos para “página de aterrizaje + copy” y una para “soporte mensual”), un pipeline que exige una fecha de siguiente seguimiento y un resultado mostrará rápido qué servicio cierra más y dónde pierdes tiempo.\n\n## Elige estados que coincidan con tu flujo real\n\nLos estados solo ayudan si reflejan tu día a día, no un proceso ideal que no vas a seguir. Mantén el conjunto lo bastante pequeño para que mover una tarjeta hacia adelante se sienta sin esfuerzo.\n\nUn conjunto práctico:\n\n- En redacción\n- Listo para enviar\n- Enviado\n- Seguimiento pendiente\n- Negociando\n- Ganada\n- Perdida\n\nMantén los nombres cortos y orientados a la acción. Si al leer un estado no sabes qué hacer a continuación, cámbialo.\n\nA continuación, establece un par de reglas simples para que nada se convierta en una propuesta zombi.\n\nPor ejemplo:\n\n- Una propuesta no puede moverse a Enviado a menos que tenga cliente, tipo de servicio, precio total y ventana de entrega.\n- Negociando debe significar que el cliente respondió y el alcance, precio o condiciones están cambiando activamente.\n- Ganada debe requerir una señal clara: un acuerdo firmado, un depósito pagado o un “sí” por escrito.\n\nLas fechas de seguimiento son otra barrera de control. No todos los estados necesitan un recordatorio, pero algunos sí. Un valor predeterminado sólido es: Enviado y Seguimiento pendiente deben tener una fecha del siguiente seguimiento. Negociando puede requerir una también, pero solo cuando el siguiente paso depende de ti.\n\nUn escenario rápido: envías una cotización de rediseño web el lunes. Si no recibes respuesta antes del jueves, aparece como Seguimiento pendiente. Si el cliente responde “¿podemos quitar el blog y bajar el precio?”, lo pasas a Negociando y pones el siguiente seguimiento para el día siguiente. Esa estructura basta para mantener el impulso sin convertir tu flujo en papeleo.\n\n## Diseña los datos: clientes, propuestas, servicios, actividad\n\nUna app de pipeline de propuestas vive o muere por sus datos. Si la estructura es demasiado laxa, saltarás campos. Si es demasiado estricta, dejarás de usarla. Apunta a un conjunto pequeño de registros en los que puedas confiar, y añade detalles solo cuando sientas un dolor real.\n\nEmpieza con cuatro objetos centrales: Clientes, Propuestas, Servicios y Actividades.\n\n### Las tablas principales (y qué guardan)\n\nMantén la primera versión simple:\n\n- Clientes: nombre, persona de contacto, email, notas (y opcionalmente tamaño de la empresa)\n- Propuestas: título, client_id, tipo_de_servicio (o servicios), valor, estado, fecha_envio, fecha_siguiente_seguimiento, razon_resultado\n- Servicios: nombre (por ejemplo: “Renovación de sitio web”, “Auditoría SEO”), rango de precio predeterminado opcional\n- Actividades: proposal_id, tipo (nota, recordatorio, llamada, email), timestamp, detalles\n\nPara propuestas, fecha_siguiente_seguimiento es la red de seguridad para tu yo futuro. razon_resultado importa cuando marcas Ganada o Perdida, porque “Perdida: demasiado caro” y “Perdida: timing” requieren soluciones diferentes.\n\n### Un servicio por propuesta vs varios servicios\n\nUn tipo de servicio por propuesta es la configuración más rápida y funciona si vendes paquetes claros. Múltiples servicios por propuesta es mejor si haces bundles (diseño + desarrollo + mantenimiento), pero añade complejidad. Necesitarás una tabla intermedia (como ProposalServices) y los informes se complican.\n\nUn buen compromiso es empezar con un tipo de servicio y añadir varios solo cuando veas propuestas realmente mixtas.\n\nLas actividades te dan un historial ligero sin cavar en el correo. Después de enviar una propuesta, registra una nota breve como “Enviada v2, cliente preguntó por plazos.” Luego verás de un vistazo qué pasó.\n\n## Planifica las pantallas: tablero, lista, detalle, informe\n\nUna app de pipeline de propuestas solo necesita unas pocas pantallas si cada una responde a una pregunta clara. El objetivo es velocidad: ábrela, ve qué requiere atención, haz una actualización y sigue.\n\n### Tablero del pipeline (vista diaria)\n\nEsta es la pantalla en la que vives. Cada columna es un estado. Cada tarjeta debe mostrar lo justo para decidir el siguiente movimiento:\n\n- Nombre del cliente\n- Valor de la propuesta (o retainer estimado mensual)\n- Fecha del siguiente seguimiento\n- Etiqueta del tipo de servicio\n\nLas acciones rápidas importan más que el diseño perfecto. Desde la tarjeta (o un pequeño panel de detalles) deberías poder cambiar estado, fijar una fecha de seguimiento, añadir una nota y marcar Ganada o Perdida sin rellenar un formulario largo.\n\n### Lista de propuestas (vista de búsqueda y repaso)\n\nLos tableros son geniales para el flujo, pero las listas sirven para encontrar cosas. Usa una tabla simple con filtros como estado, cliente, tipo de servicio y seguimientos vencidos. Esta será tu vista de “ponerse al día” cuando la semana se complique.\n\n### Páginas de detalle (ediciones rápidas, no papeleo)\n\nSolo necesitas dos: una página de Propuesta y una de Cliente.\n\nLa página de Propuesta es para la línea de tiempo (notas, cambios de estado, fecha del siguiente seguimiento) más campos clave como valor y tipo de servicio. La página de Cliente es donde vive el contexto: contacto, propuestas actuales y actividad reciente.\n\nSi cambiar una fecha de seguimiento toma 30 segundos, no la mantendrás actualizada. Optimiza estas páginas para ediciones de un toque.\n\n### Informe simple (una sola pantalla)\n\nUn informe ligero basta al principio: tasa de cierre por tipo de servicio y tiempo promedio hasta el cierre. Debe responder dos preguntas: “¿Qué debo vender más?” y “¿Dónde se atascan los tratos?”.\n\n## Construye desde cero hasta usable\n\nUna app de pipeline de propuestas usable no es un “CRM completo”. Es un lugar para ver qué está activo, qué está atascado y qué necesita un seguimiento hoy.\n\n### Construye una primera versión que puedas usar el mismo día\n\nEmpieza con el modelo de datos y algunos registros falsos para probar el flujo. Crea un cliente con dos propuestas y al menos dos tipos de servicio (por ejemplo, “Renovación de sitio web” y “SEO continuo”).\n\nLuego construye dos pantallas centrales: un tablero (columnas por estado) y un formulario de detalle de propuesta. El tablero es para el escaneo diario. El formulario es para actualizar con precisión.\n\nUn orden de construcción que mantiene el ritmo:\n\n- Modelo: Cliente, Propuesta, TipoDeServicio, Actividad\n- UI: Vista de tablero + formulario de detalle de propuesta (estado, valor, fecha de envío, siguiente seguimiento)\n- Reglas: Bloquear movimientos de estado a menos que existan campos clave (por ejemplo, Enviado requiere fecha de envío)\n- Recordatorios: Notificar cuando un seguimiento vence (y opcionalmente cuando una propuesta se marca Enviado)\n- Panel: Conteos por estado y una gráfica simple de tasas de cierre por tipo de servicio\n\n### Añade comprobaciones de “no puedes avanzar hasta que…”\n\nEsto es lo que hace que la app sea fiable.\n\nEjemplo: arrastras una propuesta de En redacción a Enviado, pero la app te lo impide si no hay email del cliente o no hay monto. Esa pequeña fricción evita datos desordenados más adelante.\n\nUna regla por defecto mantiene todo en orden: cada propuesta abierta debe tener una fecha de siguiente seguimiento. Si falta, muestra una advertencia en el tablero.\n\nUna definición simple de “usable”:\n\n- Puedes añadir una propuesta en menos de 60 segundos\n- Puedes ver a quién debes seguir hoy de un vistazo\n- Los cambios de estado se mantienen consistentes (no hay propuestas medio enviadas)\n- La tasa de cierre es visible por tipo de servicio\n- Los recordatorios se mantienen silenciosos cuando ya estás al día\n\n## Recordatorios impulsados por el estado que no molestan\n\nLos recordatorios funcionan mejor cuando están ligados a un momento claro en tu pipeline, no a un ping aleatorio del calendario. Si tu app conoce el estado actual, solo puede darte un empujón cuando una propuesta corre riesgo de quedarse obsoleta.\n\nNo necesitas muchos desencadenantes. Una configuración simple se ve así:\n\n- Cuando una propuesta pasa a Enviado, exige una fecha de seguimiento.\n- En la fecha de seguimiento, envía un recordatorio único.\n- Si no hay respuesta después de X días en Enviado, crea automáticamente una tarea de seguimiento.\n\nMantén el texto de los recordatorios breve y orientado a la acción. Incluye solo para quién es, de qué trata y la siguiente acción:\n\n- "Haz seguimiento con {Cliente}: {Propuesta} – breve comprobación"\n- "{Cliente} / {Propuesta} – preguntar si quieren cambios antes de aprobar"\n- "{Cliente} / {Propuesta} – confirmar cronograma y fecha de inicio"\n\nAñade límites para que no sea ruido: máximo un recordatorio por propuesta al día e incluye opciones de posponer (1 día, 3 días, la próxima semana).\n\nRegistra también qué pasó con cada recordatorio: completado, pospuesto (hasta cuándo), omitido o enviado.\n\nEjemplo: marcas “Renovación web - Acme Co” como Enviado el lunes y fijas seguimiento para el jueves. El jueves por la mañana recibes un recordatorio y lo pospones al viernes. El viernes haces el seguimiento, marcas el recordatorio como completado y el temporizador de “no hay respuesta después de X días” se reinicia.\n\n## Mide tasas de cierre por tipo de servicio (y usa los números)\n\nUna app de pipeline vale la pena solo si te ayuda a decidir qué hacer después. La forma más fácil de llegar es medir tasas de cierre por tipo de servicio, no solo el total. “Rediseño web” y “mantenimiento mensual” a menudo funcionan como negocios distintos.\n\nPrimero, haz consistentes los resultados:\n\n- Ganada significa un claro sí (contrato firmado, depósito pagado o fecha de inicio confirmada).\n- Perdida significa que ya no se persigue (dijeron no, eligieron a otro o estuvo inactiva lo suficiente como para considerarla muerta).\n\nElige una regla y síguela, o tus números serán ruido.\n\nMantén las razones de pérdida cortas y consistentes:\n\n- Precio\n- Plazos\n- Desajuste de alcance\n- Sin respuesta\n- Eligió competidor\n\nLuego calcula la tasa de cierre por tipo de servicio en una ventana que realmente uses (últimos 30 o 90 días). Si enviaste 12 propuestas de “Estrategia de marca” y ganaste 3, eso es 25%. Si enviaste 6 “Construcción de landing pages” y ganaste 4, eso es 67%. No necesita ser perfecto, solo estable.\n\nAñade “tiempo hasta el cierre” para mantener la honestidad. Registra días desde Enviado hasta Ganada o Perdida. Puede que aprendas que una “Auditoría SEO” se cierra en 5–10 días, mientras que un “Rediseño completo” tarda 30–45 días. Eso cambia con qué frecuencia haces seguimientos y cómo pronosticas ingresos.\n\nHaz los números accionables con una regla simple. Si un servicio tiene baja tasa de cierre y tiempo largo hasta el cierre, ajusta la oferta (alcance, pruebas, precios) o califica más antes de escribir la propuesta. Si un servicio tiene alta tasa de cierre, protégelo: reutiliza lo que funciona y sube precios con cuidado.\n\n## Errores comunes al construir un CRM de propuestas\n\nLa forma más rápida de inutilizar un pipeline de propuestas es hacerlo confuso. Los freelancers empiezan con buenas intenciones y acaban con una herramienta en la que no confían.\n\nUn error es tener demasiados estados que significan lo mismo. Si no puedes explicar la diferencia entre “Enviado”, “Presentado”, “Entregado” y “En revisión” en una frase, probablemente solo necesites uno.\n\nOtro error es dejar que Enviado se convierta en un cementerio. Si no exiges una fecha de seguimiento, abrirás el tablero y verás montón de propuestas sin siguiente paso. Una regla simple soluciona la mayoría: cada propuesta en Enviado debe tener una próxima acción programada.\n\nAlgunos otros fallos que rompen el foco en silencio:\n\n- Mezclar propuestas con leads generales, de modo que tu pipeline sea una bandeja aleatoria\n- No registrar razones de pérdida, así repites los mismos errores de precio y alcance\n- Automatizar en exceso desde el principio y pasar más tiempo ajustando recordatorios que enviando propuestas\n\nMantén los recordatorios aburridos y específicos. Un recordatorio ligado a la fecha de seguimiento suele ser suficiente. Más reglas pueden esperar hasta que tengas un mes de uso real.\n\nSi pierdes tres propuestas seguidas con la nota “tiempo demasiado largo”, eso es una señal para ofrecer una primera fase más pequeña, no para añadir cinco estados nuevos.\n\n## Lista de comprobación rápida antes de fiarte de ella\n\nAntes de tratar tu pipeline como la fuente única de verdad, asegúrate de que nada quede en limbo y el siguiente paso sea obvio.\n\nAbre la vista del pipeline y cronométrate. Debes entender las prioridades de hoy en menos de 30 segundos. Si tienes que entrar en varias propuestas para encontrar el siguiente paso, tu diseño está ocultando el campo más importante.\n\nLista de comprobación:\n\n- Cada propuesta abierta muestra un estado claro y una fecha de siguiente seguimiento. Si no tiene próximo paso, ciérrala.\n- Tu vista de “hoy” muestra acciones que puedes hacer ahora (seguir, enviar, revisar), no solo una lista estresante.\n- Cuando algo se marca Ganada o Perdida, capturas el monto final y una breve razón.\n- La tasa de cierre por tipo de servicio es visible para una ventana reciente que uses (30–90 días).\n- Los recordatorios se pueden posponer y no recibes duplicados por la misma propuesta el mismo día.\n\nHaz una prueba rápida: crea tres propuestas de ejemplo para distintos servicios, muévelas entre estados y activa recordatorios. Si puedes romperla en cinco minutos, la romperás en una semana ocupada.\n\n## Ejemplo: una semana simple de propuestas (y lo que aprendes)\n\nEl lunes envías cinco propuestas. Tres son para un paquete de rediseño web y dos para un retainer mensual. Todo parte en Borrador y pasa a Enviado cuando mandas el email.\n\nPara el miércoles, los estados cuentan la historia:\n\n- Dos rediseños pasan a Visto (el cliente abrió el doc)\n- Un rediseño sigue Enviado (no hubo apertura)\n- Un retainer pasa a Negociando (pidieron ajustar horas)\n- Un retainer pasa a Ganada (firmaron)\n\nLos recordatorios evitan que dejes caer la pelota. Una regla “Visto pero sin respuesta en 2 días” te empuja a dar seguimiento a los dos leads de rediseño el viernes por la mañana. Una regla “Enviado pero no visto en 3 días” detecta al silencioso y te anima a reenviar con un mensaje más corto y un siguiente paso claro.\n\nLa vida real es desordenada. Un cliente responde tarde el domingo con “Perdón, semana ocupada” y pide empezar el mes que viene, así que lo pasas a En espera en lugar de dejarlo pudrir en Enviado. La negociación sigue activa, pero el recordatorio comprueba una vez, no todos los días.\n\nAl final de la semana, la tasa de cierre por tipo de servicio es reveladora: retainer 1/2 ganado, rediseño web 0/3. La semana siguiente cambias una cosa: aprietas el alcance del rediseño en dos niveles y añades una fecha límite simple para feedback.\n\n## Próximos pasos: lanza una versión pequeña y luego mejórala\n\nLa forma más rápida de obtener valor es lanzar la versión más pequeña que realmente abras cada día. No necesitas plantillas, automatizaciones complejas ni gráficos el primer día. Necesitas saber qué enviaste, qué espera y qué debes hacer ahora.\n\nConfigura tus estados para que cada uno responda a una pregunta simple: ¿qué acción se espera ahora? Si no puedes explicar un estado en una frase, te ralentizará.\n\nTres acciones para esta semana:\n\n- Fija de 5 a 7 estados (En redacción, Enviado, Seguimiento pendiente, Negociando, Ganada, Perdida suele ser suficiente)\n- Construye una vista de tablero para mover propuestas entre estados en segundos\n- Activa recordatorios solo para los casos que importan (Seguimiento pendiente y Negociando cuando el siguiente paso depende de ti)\n\nUna vez que el bucle básico se sienta natural, añade mejoras de una en una. Un orden aconsejable es recordatorios primero (para que nada se escape), informes segundo (para aprender) y plantillas después (para ahorrar tiempo). Si añades todo a la vez, no sabrás qué ayudó y qué se volvió ruido.\n\nSi quieres construir esto sin mucho código, AppMaster (appmaster.io) es una opción práctica: puedes modelar la base de datos (clientes, propuestas, servicios) y construir la interfaz y las reglas de estado en un mismo lugar, luego iterar a medida que cambia tu proceso.\n\nMantén las mejoras pequeñas y medibles. Después de una semana, pregúntate: ¿seguí más rápido y perdí menos respuestas? Después de un mes, pregunta: ¿qué servicio cierra mejor y cuál necesita una oferta mejor o un precio más alto?\n\nTrata la primera versión como una herramienta personal, no como un producto. Si añadir una propuesta o moverla tarda más de 30 segundos, simplifica campos y pantallas antes de añadir nada más. Cuando sea effortless, la usarás, y los datos seguirán siendo fiables.