Configura un flujo de reservas de catering que capture detalles del evento, envíe cotizaciones precisas, gestione depósitos y rastree cambios de menú con estados claros.
La mayoría de los trabajos de catering no fallan porque la comida sea mala. Se atascan en el espacio entre el primer mensaje y una fecha confirmada. Alguien pregunta “¿Están disponibles?” y los siguientes días se convierten en respuestas parciales, detalles faltantes y aclaraciones de último minuto.
Los puntos donde se atascan suelen ser aburridos y previsibles:
Cuando faltan detalles, las cotizaciones se vuelven arriesgadas. Si no conoces el número de invitados, el estilo de servicio, la ventana de entrega, las necesidades dietéticas o las reglas del lugar, o subestimas y luego improvisas, o sobrevaloras y pierdes el trabajo. Luego llegan las sorpresas: personal extra, equipo faltante, menos tiempo de montaje del esperado o un plato que no se puede producir a esa escala.
Un flujo de reservas de catering simple arregla esto convirtiendo mensajes aleatorios en un camino claro: captura lo esencial, confirma disponibilidad, envía una cotización basada en restricciones reales, cobra un depósito y luego asegura la reserva con una sola fuente de verdad para menú y logística.
Esto importa especialmente para dueños-operadores que hacen de todo, equipos de ventas que manejan muchos leads y coordinadores que necesitan traspasos limpios hacia cocina y conductores.
Ejemplo: un cliente envía un correo sobre un almuerzo corporativo para 60 personas “el mes que viene”. Sin un flujo claro, podrías cotizar demasiado rápido. Con un flujo claro, obtienes la fecha, reglas de acceso al edificio, hora de entrega, rango de presupuesto y conteos dietéticos primero, luego cotizas con confianza y evitas rehacer trabajo doloroso después.
Las reservas se sienten desordenadas cuando la gente usa palabras distintas para lo mismo. Una persona dice “confirmado” cuando el cliente solo gustó del menú. Otra dice “reservado” cuando falta el depósito. Los estados claros lo arreglan rápido.
Un pipeline simple con el que la mayoría de equipos puede vivir:
Haz las reglas tan claras como las etiquetas. Decide quién puede cambiar cada estado y qué lo dispara. “Cotización enviada” no debería significar borrador. Debe significar que el mensaje salió.
Mantén dos estados secundarios separados para que el pipeline principal se mantenga limpio:
Ejemplo: un cliente aprueba la cotización pero quiere cambiar dos acompañamientos. La reserva puede permanecer en Reserva provisional o Confirmada (según tu regla de depósito) mientras el estado del menú pasa de Aprobado a Cambiado.
Si lo construyes en una herramienta no-code como AppMaster, haz estos estados como campos desplegables simples con permisos para que los cambios sean consistentes y fáciles de rastrear.
Responder rápido gana trabajos de catering, pero la velocidad solo ayuda si capturas los detalles que hacen tu cotización precisa. Piensa en esto como el brief mínimo: suficiente para presupuestar correctamente, confirmar que puedes entregar y evitar una cadena de correos larga.
Comienza con lo que dirige costo y personal: número de invitados (permite un rango como 45-55 y pregunta cuándo será final), fecha, ventana de servicio (tiempo de montaje y hora de servicio) y la dirección exacta del lugar.
Luego asegura el estilo de servicio y restricciones de comida. Entrega, buffet con personal, servido en platos, bocados pasados o servicio completo cambian la mano de obra y el equipo. Pregunta por necesidades dietéticas y cómo quieren que se etiqueten.
Un checklist corto de ingreso ayuda a todos a recoger la misma info:
Dos preguntas reducen el ida y vuelta más que casi cualquier otra:
Si la gente titubea, ofrece opciones simples: “¿Estamos más cerca de $25, $40 o $60 por persona?”
Ejemplo: un cliente dice “almuerzo para 60”. Confirmas que es 50-70, entrega vs buffet con personal, conteos vegetarianos y sin gluten, la asistente admin es la decisora y el edificio requiere COI y ranuras de carga de 20 minutos. Ahora tu primera cotización puede ser correcta desde el inicio.
Una buena cotización no es solo un menú con precios. Es una promesa clara de lo que vas a proveer, bajo condiciones específicas, por un total específico.
Traduce la solicitud en partes facturables para que sea fácil ajustar más tarde sin reescribir todo.
La mayoría de las cotizaciones incluyen alguna combinación de:
Usa precio por persona cuando las porciones escalen con el número de invitados. Usa tarifas fijas para cosas que permanecen iguales (entrega dentro de un radio establecido, un bloque mínimo de personal, alquileres específicos). Si mezclas ambos, etiquétalos claramente, por ejemplo “$28 por invitado x 60” más “Tarifa fija de entrega”.
Antes de enviar la cotización, haz una comprobación rápida de realidad:
Añade un periodo de validez de la cotización (a menudo 7-14 días) y explica qué puede cambiar después de que caduque, como costos de ingredientes, disponibilidad de personal y número de invitados.
Luego haz la aprobación inequívoca. Captura el “sí” del cliente y las suposiciones clave: fecha y horarios del evento, número de invitados (o rango), versión del menú, estilo de servicio y qué está incluido vs. no incluido. Esto evita el clásico “pensé que eso estaba cubierto”.
Tu objetivo es simple: confirmar lo básico rápido, presupuestar lo correcto y capturar la aprobación de una forma que cualquiera del equipo pueda encontrar luego.
Lee la consulta una vez, luego responde (o llama) solo con lo que falta: fecha y hora de inicio, rango de asistentes, dirección, estilo de servicio, necesidades dietéticas y cualquier elemento imprescindible.
Si el cliente no está seguro, fija suposiciones contra las que puedas cotizar (por ejemplo, “cotizado para 35 invitados, entrega, montaje desechable”) y ponlas por escrito.
La aprobación ocurre cuando el cliente puede entender la cotización en unos 10 segundos. Desglosa comida, servicio, alquileres, entrega, impuestos y un total claro. Añade notas cortas sobre lo que está incluido y lo que no.
Mantén este checklist cerrado:
Cuando envíes la cotización, programa un seguimiento de inmediato (por ejemplo, 48 horas). Si el cliente responde “Está bien” o firma la aceptación, guarda esa aprobación donde tu equipo pueda verla.
Ejemplo: llega una petición para un almuerzo corporativo del próximo jueves. Confirmas que es a las 12:00 pm para 40 personas, entrega, opciones vegetarianas necesarias. Envías una cotización desglosada con 3 días de validez y registras la respuesta del correo como aprobación.
Una vez aprobado, mueve la reserva a Pendiente de depósito y envía la solicitud de depósito de inmediato.
Un paso de depósito claro elimina la mayor parte del ida y vuelta. Todos deben saber qué aceptó el cliente, qué dinero se recibió y qué ocurre después.
Haz visibles y consistentes las reglas del depósito: la cantidad (fija o porcentaje), la fecha de vencimiento y qué reserva. El lenguaje simple funciona mejor: “Reservamos su fecha y menú por X días. Su reserva se confirma cuando se paga el depósito.”
Cuando llega el depósito, algo debe cambiar inmediatamente. Una configuración práctica es:
Mantén los registros de pago dentro del registro de la reserva, no en la bandeja de entrada de alguien. Captura el método de pago, número de recibo o referencia, monto del depósito, saldo restante y quién lo marcó como recibido.
Fija la fecha de vencimiento del pago final cuando registres el depósito y programa recordatorios que realmente enviarás (por ejemplo, 7 días antes, 3 días antes y la mañana del vencimiento).
Ejemplo: un cliente acepta una cotización de $2,000 para un almuerzo de 40 personas con un depósito del 30% que vence en 48 horas. Hasta que esos $600 se registren, el estado permanece Pendiente de depósito y la fecha solo está retenida. Una vez pagado, pasas a Confirmada y bloqueas el plan para la cocina.
Los cambios de menú son normales. Lo que rompe a los equipos de catering es cuando los cambios llegan en cinco lugares (mensajes de texto, llamadas, hilos de correo) y nadie sabe cuál es el menú actual.
Trata cada edición significativa como una nueva versión: Menú v1, v2, v3. Añade sello de tiempo y deja versiones anteriores en solo lectura. Entonces, cuando alguien pregunte “¿En qué quedamos?”, puedes responder en una frase: “Estamos en v3, aprobada el martes a las 2:10 PM.”
Por cada cambio, registra lo básico cada vez: quién lo solicitó, por qué cambió, qué cambió y el impacto en precio, personal, alquileres o tiempo de preparación.
Cuando el menú cambie, actualiza la cotización de inmediato. Si v2 añade un postre sin gluten y sube el número de asistentes de 80 a 95, las partidas y el total deben ajustarse. Envía la cotización actualizada etiquetada con el mismo número de versión para que el cliente pueda emparejar menú y precio sin adivinar.
Fija una fecha límite para cambios (por ejemplo, 7 días antes del evento) y añade un estado claro como Menú bloqueado. Después de ese punto, nuevas solicitudes son un pedido aparte o un cambio pagado, no un “una cosa más” casual.
Un flujo se desarma cuando las actualizaciones viven en cinco sitios: hilos de correo, mensajes, una libreta, la cabeza de alguien y una carpeta de fotos. Escoge un lugar único para el registro de la reserva y guarda todo allí: mensajes, notas y archivos como planos, contratos, notas dietéticas y fotos de referencia.
Mantén el estado visible y actualizado. Cuando cambie, la próxima persona no debería tener que leer todo el historial solo para entender qué pasa.
La mayoría de las comunicaciones con clientes se repiten. Plantillas cortas hacen que cada cliente reciba la misma información clara y evitan que tu equipo reescriba mensajes bajo presión.
Plantillas útiles: cotización enviada, depósito vencido, aprobación de menú, chequeo la semana del evento y confirmación final. Añade un recordatorio simple al inicio: “Actualiza los campos abajo antes de enviar,” para no reenviar una fecha o dirección antigua.
Trata el trabajo interno como parte del registro de la reserva, no como conversaciones paralelas. Convierte cada traspaso en una tarea con responsable y fecha de vencimiento.
Mantén la lista de tareas enfocada: plan de preparación de cocina (versión del menú, porciones, alérgenos), alquileres y desechables, plan de personal, notas de entrega y acceso, y confirmaciones de la semana del evento.
Ejemplo: un cliente envía un nuevo plano el martes. Lo anexas a la reserva, actualizas el estado del layout y asignas “Confirmar acceso a la rampa de carga” al líder para el jueves.
La mayoría de los problemas de catering no son problemas de comida. Son problemas de flujo: un detalle fue supuesto, un mensaje se enterró o alguien marcó una reserva “confirmada” demasiado pronto.
Una trampa común es retener una fecha sin depósito. Dices al cliente que el espacio es suyo, rechazas otros leads y luego el cliente desaparece. Ahora tienes un hueco en la agenda y un equipo que planeó en torno a una reserva que nunca existió.
Otro generador de reprocesos es cotizar antes de asegurar lo básico: número de invitados y estilo de servicio. “50 personas” puede significar comidas en caja, buffet con personal, servicio en platos o una mezcla con alquileres. Cada opción cambia mano de obra, equipo, tiempos y precio. Si cotizas antes, o te comes el costo después o pides más dinero, lo que se siente como un cebo y cambio.
Los cambios de menú son otro lugar donde las buenas reservas se estropean. Si los cambios están en mensajes y llamadas dispersas, acabas con múltiples versiones “finales”. La cocina prepara uno, el cliente espera otro y tu equipo improvisa el día del evento.
Además: estado de pago y estado de reserva no deberían ser lo mismo. Una reserva puede estar retenida mientras el pago está pendiente. Cuando eso se mezcla, el personal asume que está confirmada, se empiezan compras y pierdes poder para cobrar el depósito a tiempo.
Si quieres menos errores, exige algunos puntos de control antes de avanzar con un trabajo:
“Confirmada” debe significar que tu equipo puede ejecutar sin adivinar.
Verifica primero contacto y detalles de ubicación: la persona correcta, un teléfono del día del evento, la dirección completa, instrucciones de entrega, notas de estacionamiento y acceso al edificio. Si es un venue, confirma el contacto en sitio.
Luego, asegura los números que dirigen costo y personal. Si el número de invitados no es final, registra un rango claro y la fecha en que el cliente lo confirmará. Haz lo mismo para el estilo de servicio.
La aprobación del menú necesita una versión limpia. Deja claro qué se aprobó (y cuándo) y comunica la fecha límite para cambios. Por ejemplo: “Menú v3 aprobado martes. Cambios permitidos hasta viernes 5pm.”
Un checklist corto de confirmación:
Una empresa local escribe: “Almuerzo corporativo para 60 personas, el mes que viene, sobre las 12:30.” El flujo empieza capturando lo básico mientras el cliente aún está comprometido.
En la primera llamada (unos 10 minutos) registras la fecha y ventana de entrega, dirección y notas de acceso, número de asistentes y necesidades dietéticas, estilo de servicio, rango de presupuesto, la persona decisora y cualquier requisito imprescindible.
El estado pasa de Nueva consulta a Calificada.
Construyes una cotización el mismo día con partidas claras: 60 almuerzos en caja (dos opciones de menú), bandeja de ensalada, galletas, bebidas, cubiertos desechables, entrega y montaje. Incluyes reglas prácticas (plazos, fecha límite para cambios y lo incluido vs opcional). Estado: Cotización enviada.
Dos días después, el cliente responde: “¿Podemos cambiar la mitad a opción vegana y añadir café?” Actualizas la selección de menú, añades servicio de café y pasas a Menú v2 con cotización actualizada. Estado: Cotización enviada (actualizada).
El cliente aprueba v2 esa misma tarde. Envías la solicitud de depósito inmediatamente: 30% a 48 horas para retener la fecha. Cuando llega el pago, la reserva pasa a Confirmada y la cocina recibe una tarea de preparación.
El día antes del evento, tu vista “de un vistazo” debería mostrar algo así:
En una sola pantalla, el equipo ve el resumen del evento, número de asistentes, versión más reciente del menú, conteos dietéticos, notas de entrega, contactos, estado de pago y la lista de preparación.
Comienza por escribir tus estados y la información exacta que necesitas para avanzar un trabajo. La meta es un flujo claro que cualquiera del equipo pueda seguir sin adivinar.
Para cada estado, define dos cosas: campos obligatorios y la próxima acción. “Nueva consulta” no termina hasta que fecha, rango de asistentes, estilo de servicio y ubicación estén capturados. “Cotización enviada” no termina hasta que la versión de la cotización esté guardada y se fije una fecha de expiración.
Mantén plantillas estándar para los pasos que repites: preguntas de ingreso, formato de cotización, solicitud de depósito y aprobación de menú ligada a una versión específica.
Si estás listo para centralizar esto en un sistema compartido, una herramienta interna ligera puede reemplazar la hoja de cálculo más la bandeja de entrada. AppMaster (appmaster.io) es una plataforma no-code que puedes usar para construir una app de consulta-a-reserva-confirmada con una base de datos real, lógica de estados y depósitos con Stripe, así las aprobaciones, pagos y versiones de menú permanecen vinculadas al mismo registro en vez de dispersas en mensajes.
¿Por qué se detienen las consultas de catering después del primer mensaje?Usa un registro de entrada compartido y asigna un responsable en el momento en que llega la consulta. La primera respuesta debe buscar recoger lo básico que falta y fijar el siguiente paso, para que la consulta pase a un estado claro en lugar de quedarse en un DM o un buzón de voz.
¿Qué estados debemos usar para que todos signifiquen lo mismo?Un estándar sencillo es: Nueva consulta cuando faltan detalles clave, Calificada cuando la fecha, el rango de asistentes y la ubicación encajan, Cotización enviada solo después de que la cotización se haya entregado realmente, Reserva provisional cuando sostienes la fecha hasta un plazo, y Confirmada solo tras el depósito o la aprobación de PO. El valor está en las reglas detrás de cada etiqueta, no en las etiquetas en sí.
¿Qué detalles del evento debemos recopilar en los primeros 10 minutos?Consigue primero la fecha y la ventana de servicio, el número de asistentes como rango, la dirección exacta, el estilo de servicio y las necesidades dietéticas. Si capturas esas cinco cosas rápido, puedes presupuestar personal y logística con precisión y evitar un intercambio largo de correos.
¿Qué hace que una cotización de catering sea “segura” para enviar?Redacta la cotización como una promesa específica vinculada a supuestos claros, no solo como un menú con precios. Incluye lo que se incluye, lo que no, y las condiciones que cambian el precio, como variaciones en el número de asistentes, estilo de servicio, limitaciones de acceso o cambios de horario.
¿Cómo manejar reservas provisionales sin perder dinero?Trata la “reserva” como temporal hasta una fecha límite clara y dilo en lenguaje llano. Un buen estándar es: puedes mantener la fecha provisionalmente tras enviar la cotización, pero se confirma solo cuando el depósito se paga o la PO se aprueba.
¿Cuál es la forma más simple de gestionar depósitos y confirmaciones?Establece una regla y aplícala siempre: monto del depósito, fecha de vencimiento y qué reserva. Cuando llega el pago, actualiza el registro de la reserva de inmediato para que todos vean la misma realidad, y programa recordatorios del saldo restante basados en la fecha del evento.
¿Cómo rastreamos los cambios de menú sin perder la versión “final”?Usa versionado para que el menú actual nunca sea una suposición. Guarda cada cambio significativo como una nueva versión con sello de tiempo y nota de aprobación, y haz las versiones anteriores de solo lectura para que la cocina y el cliente siempre miren el “último aprobado”.
¿El estado de reserva y el estado de pago deben ser separados?Mantén el estado de la reserva separado del estado de pago para que un trabajo pueda estar “retenido” mientras el pago está “depósito pendiente”. Esto evita que el equipo comience compras o planes de personal como si estuviera confirmado cuando el dinero y los términos no están cerrados.
¿Cuándo debemos hacer seguimiento después de enviar una cotización?Programa un seguimiento por defecto dentro de las 48 horas después de enviar la cotización, y otro antes de que caduque tu hold. Los seguimientos funcionan mejor cuando se refieren a una decisión concreta, como aprobar la versión de la cotización o pagar el depósito, en vez de reabrir toda la conversación.
¿Cómo convertir este flujo en un sistema simple sin programar?Construye una herramienta interna pequeña con una base de datos real para que cada consulta sea un registro con estados, campos requeridos y permisos. En AppMaster (appmaster.io) puedes modelar reservas, pagos y versiones de menú, añadir lógica de estados y conectar depósitos con Stripe para que aprobaciones y pagos queden vinculados al mismo registro en lugar de dispersos por mensajes.
21 ene 2026
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20 ene 20268 min
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