Flujo de aprobación de contratos: versiona tratos, enruta redlines y sigue el estado de borrador a firmado sin perder correos ni contexto.
Los contratos se atascan casi siempre en la entrega entre ventas y legal. Ventas intenta mantener el impulso con el cliente. Legal intenta reducir el riesgo y mantener los términos consistentes. Sin un flujo compartido de aprobación de contratos, la entrega se convierte en un juego de adivinanzas: quién es responsable del siguiente paso, qué cambió y qué significa realmente “aprobado”.
El daño real rara vez es la negociación en sí. Es lo que se pierde en el camino: la versión más reciente, la redacción exacta de un redline, la razón por la que se aceptó una cláusula y quién tomó la decisión. Cuando ese historial está disperso en hilos de correo y nombres de archivo como “v7-final-FINAL”, los equipos pierden tiempo releyendo, reenvíando y re-discutiendo decisiones que ya se tomaron.
Algunos síntomas aparecen rápido:
Un buen flujo compartido parece aburrido en el mejor sentido. Hay un solo lugar para comprobar el estado actual, la versión vigente y la siguiente acción requerida. Cualquiera debería poder responder tres preguntas en 10 segundos: ¿en qué etapa estamos? ¿Quién es responsable ahora? ¿Qué impide la firma?
Si un cliente pide una excepción a tus términos de pago estándar, ventas no debería reenviar un adjunto nuevo esperando que legal note la única oración cambiada. La solicitud debería crear una tarea clara, enviar los redlines al revisor adecuado y registrar la decisión. Muchos equipos manejan esto con una herramienta interna simple para que ambos lados trabajen desde el mismo registro.
Un flujo de aprobación de contratos funciona mejor cuando todos saben dos cosas: qué poseen y qué están autorizados a cambiar. Si los roles son difusos, aparecen ediciones sorpresa, redlines perdidos y aprobaciones que en realidad nunca sucedieron.
Empieza nombrando los roles principales y su “nivel de poder” en el proceso. Editar es distinto de aprobar, y ambos son distintos de firmar.
La mayoría de equipos terminan con un conjunto similar de responsables:
Haz una regla explícita: solo legal edita el lenguaje legal. Ventas puede proponer cambios (en comentarios o en un formulario de entrada), pero no debería reescribir cláusulas directamente. De igual forma, legal no debería cambiar precios o alcance sin volver a involucrar a ventas.
La revisión legal va más rápido cuando ventas envía un paquete completo: nombre legal del cliente, monto y duración del trato, alcance del producto, precios y descuentos, expectativas de SLA, requisitos especiales de seguridad y cualquier cláusula que el cliente considere “imprescindible”. La falta de datos básicos es la razón más común por la que un contrato vuelve.
Acordad tiempos de respuesta y escalado. Por ejemplo, legal responde en 1 día hábil para papeles estándar y 3 días para términos no estándar. Si se agota el tiempo, la ruta de escalado debe ser clara (líder legal, luego gerente de ventas, luego el firmante).
Cuando configures esto en una herramienta de flujo de aprobación, mapea responsabilidades a permisos para que el proceso aplique las reglas automáticamente. Los equipos a veces construyen este tipo de app interna en AppMaster, donde puedes definir roles, permisos y aprobaciones sin programar todo desde cero.
Un flujo de aprobación de contratos funciona mejor cuando cualquiera puede responder una pregunta en segundos: “¿En qué estado está este contrato ahora y qué sucede después?” Mantén el modelo simple y haz que cada estado signifique una cosa clara.
Aquí tienes un flujo de estados práctico que puedes usar:
| Estado | Entra cuando | Sale cuando |
|---|---|---|
| Draft | Ventas crea la primera versión (plantilla o documento del cliente) | Está lo suficientemente completo para revisar (todos los campos clave rellenados) |
| In legal review | Ventas envía a legal (con contexto) | Legal comienza a trabajar o solicita información faltante |
| Redlines received | Legal devuelve ediciones o comentarios | Ventas decide qué aceptar, rechazar o contraofertar |
| In negotiation | Se intercambian redlines con el cliente | Los términos convergen y la aprobación interna está lista |
| Approved | Los aprobadores requeridos firman los términos finales | El documento final se prepara para firma |
| Ready to sign | La copia para firmar está bloqueada y correcta | Todas las partes firman |
| Signed | Las firmas están completas | El documento se almacena y se configuran accesos |
| Archived | El trato está cerrado, perdido o sustituido | (Estado final) |
Haz visibles las reglas de entrada y salida dentro del flujo, no solo como “conocimiento tribal”. Por ejemplo, “Approved” debería significar que precio, duración, límite de responsabilidad y términos de datos pasaron tus controles internos, no solo “legal lo miró”.
También incluye algunos estados de realidad para que los retrasos no se oculten en comentarios:
Si lo implementas en una herramienta, modela el estado como un solo campo con valores permitidos estrictos y exige una razón al moverse a Blocked o Paused. Ese pequeño freno evita contratos “misteriosamente atascados” y mantiene alineados a ventas y legal.
Un flujo de aprobación de contratos se rompe rápido si la gente no puede decir qué documento es el vigente. La solución más simple es elegir una fuente de verdad y tratar todo lo demás como copia. Esa fuente puede ser un registro de contrato donde viva el archivo más reciente, el estado y los comentarios.
Haz una regla no negociable: solo existe una versión “Actual” a la vez. Cuando se crea una nueva revisión, la anterior se archiva y se bloquea. La gente puede verla, pero no editarla ni reenviarla.
Una regla de nombres consistente ayuda incluso cuando los archivos se envían por correo o se descargan. Mantenlo predecible:
Los redlines del cliente son donde normalmente empieza la confusión. Mantén dos archivos por cada revisión: una copia redline que muestre ediciones y una copia limpia que refleje los mismos cambios aceptados hasta ahora. Ventas puede leer los términos limpios rápido, y legal puede ver exactamente qué cambió.
Añade una nota corta de cambio en cada revisión, escrita para humanos. Una frase es suficiente: “Actualizado tope de responsabilidad a 12 meses de tarifa por petición del cliente.” Esto evita debates repetidos y facilita las entregas cuando alguien está fuera.
Ejemplo: Ventas envía “Acme MSA v01 2026-01-25 Clean.” El cliente devuelve ediciones guardadas como “Acme MSA v02 2026-01-27 Redline,” y legal produce “Acme MSA v02 2026-01-27 Clean” más una nota de cambio. Desde ahí, v03 empieza solo si algo nuevo cambia.
La revisión legal va más rápido cuando comienza con un paquete completo, no con un correo medio lleno y tres adjuntos “más recientes”. Antes de enviar algo a legal, reúne las mismas entradas cada vez. Reduce idas y vueltas y hace que tu flujo de aprobación sea predecible.
Empieza con básicos del trato que influyen en riesgo y lenguaje:
Luego adjunta los documentos reales como un único paquete de revisión: el acuerdo principal más todos los anexos, exhibits, order forms y los redlines del cliente si ya existen. Mantén el paquete vinculado al mismo registro de contrato que el estado y el historial de versiones.
Haz explícitas las necesidades de aprobación antes de que legal lea una palabra. Define disparadores simples para que ventas sepa qué requerirá aprobación adicional:
Finalmente, da a legal un lugar para reutilizar lenguaje ya aprobado. Incluso una pequeña librería de cláusulas aprobadas reduce reescrituras repetidas.
Ejemplo: Un contrato anual de $45k con auto-renovación y cláusula de responsabilidad ilimitada solicitada por el cliente debe presentarse con el archivo redline completo, los detalles de renovación y la identificación previa de que se necesita aprobación de finanzas y liderazgo. Legal podrá entonces centrarse en decisiones, no en buscar información.
Un buen flujo de aprobación de contratos es predecible. Todos deben saber qué sucede después, quién posee el siguiente paso y qué significa “hecho”.
Ventas inicia el borrador usando la plantilla correcta y rellena los detalles requeridos del trato (nombre de cuenta, precio, duración, fecha de inicio, productos y la fecha solicitada de cierre). Si falta algo, el contrato no debería avanzar.
Antes de que legal lo vea, ejecuta algunas comprobaciones automáticas simples. Mantenlas sencillas para que la gente confíe en ellas:
Si el borrador pasa las comprobaciones, enrútalo a legal con una petición clara, como “solo revisar” vs “aprobar redlines”, más una nota corta sobre qué está presionando el cliente.
Legal revisa y devuelve redlines. Ventas negocia con el cliente, pero cada envío al cliente debe registrarse como una nueva revisión. Usa un solo lugar para comentarios para que las decisiones no se pierdan en el correo.
Un patrón repetible de revisiones ayuda:
Cuando el cliente acepte, envía la versión final para aprobaciones internas (finanzas, seguridad, firmante ejecutivo) según tus umbrales. El firmante debe revisar los términos finales y el historial de aprobaciones, no un hilo desordenado.
Luego mueve el contrato a firma (e-sign o manual). Una vez firmado, bloquea el registro, almacena la copia ejecutada y márcalo como Signed para que los informes sean correctos.
Un flujo de aprobación de contratos funciona mejor cuando la aprobación no depende de quien grite más fuerte. Pon reglas simples por escrito para que ventas pueda predecir la ruta y legal se concentre en el riesgo en lugar de perseguir personas.
Empieza con un conjunto pequeño de umbrales fáciles de recordar. Átalos al tamaño del trato, el riesgo y cambios de política, no a preferencias personales. Regla general: legal aprueba lenguaje, finanzas aprueba cambios que afectan cómo se mueve el dinero, y seguridad/IT aprueba cambios que afectan datos y sistemas.
Define los disparadores que requieren aprobaciones, por ejemplo:
Las excepciones son donde los equipos pierden tiempo. Decide de antemano cómo manejar tratos urgentes, documentos proporcionados por el cliente y cláusulas no estándar. Puedes permitir una ruta acelerada, pero exige un escalado más estricto y una nota de riesgo por escrito. La velocidad nunca debe eliminar la responsabilidad.
Define qué significa “aprobado con condiciones”. No debe ser un visto bueno vago. Significa que el contrato puede avanzar solo si se cumplen condiciones específicas y se rastrean, como “el cliente acepta nuestro anexo DPA” o “finanzas confirma calendario de prepago”. Guarda cada condición como un elemento de checklist con responsable y fecha de vencimiento.
Establece disparadores de escalado claros para que el trabajo no se estanque:
Si la gente no puede ver qué pasó y por qué, un flujo de aprobación de contratos se convierte en chats paralelos, capturas de pantalla y reenvíos. La solución es simple: captura las decisiones donde vive el contrato.
Una pista de auditoría debe responder tres preguntas sin que nadie pregunte: qué cambió, quién lo hizo y cuándo. Registra movimientos de estado (Draft a In legal review), aprobaciones o rechazos y acciones clave como “redlines subidos” o “enviado al cliente”. Mantenlo automático para que no se omita en días ocupados.
Los comentarios son útiles, pero solo cuando registran decisiones. Úsalos para explicar el “por qué”, no para ocultar términos importantes. Si la fecha de renovación, el descuento o el tope de responsabilidad importa, guárdalo en campos estructurados (o en un área de resumen corto) para que sea buscable e informable.
Un conjunto de reglas simples para comentarios mantiene los hilos legibles:
Las notificaciones deben sonar solo cuando se necesita acción: cuando el contrato cambia de manos, llega un redline, se solicita una aprobación o una fecha límite está en riesgo. Todo lo demás puede ser un resumen diario (por ejemplo, “3 contratos esperando a Ventas” o “2 esperando a Legal”). Demasiadas alertas acostumbran a ignorarlas.
Finalmente, mantén elementos relacionados adjuntos al registro: emails clave, notas de llamadas y puntos de negociación. Cuando alguien nuevo se incorpora a mitad del trato, debe entender la historia en cinco minutos.
Un representante de ventas está cerrando un trato mid-market por $85k ARR. El cliente pide un 12% de descuento y quiere cambiar el tope de responsabilidad de 12 meses de tarifas a 24 meses. Es un caso común donde ventas, legal y el cliente tocan el mismo documento.
El equipo usa un flujo de aprobación simple con estados claros y un único lugar para seguir el archivo vigente.
Así se mueve el contrato:
Ahora el momento delicado: tras marcarlo Approved, el cliente envía un redline “menor” (modifica el aviso de terminación). La regla es simple: cualquier nuevo redline reabre la revisión. Ventas sube v05 (redline del cliente después de la aprobación) y el estado vuelve a In legal review, con la aprobación previa registrada pero ya no vigente.
Para confirmar la versión final a firmar, el equipo bloquea un archivo como Final for Signature, anota su ID de versión (por ejemplo, v06) y exige que el paquete de firma use ese archivo exacto. Si la copia firmada regresa con alguna discrepancia, el estado cambia a Blocked (o Exception, si usas esa etiqueta) hasta que el equipo lo resuelva antes de contra-firmar.
La manera más rápida de atascar un flujo de aprobación es dejar que el trabajo salga del flujo. Si los redlines viven en hilos de correo, alguien perderá un cambio, responderá al mensaje equivocado o reenviará un adjunto desactualizado. Incluso con buena intención, las ediciones solo por correo crean trabajo invisible y decisiones poco claras.
Otro bloqueo común es empezar la revisión legal con datos faltantes. Si detalles clave del trato están dispersos en chat, notas del CRM y un PDF, legal acaba haciendo trabajo de detective. Eso añade idas y vueltas y hace que ventas sienta que legal “va lento”, cuando el borrador simplemente no estaba listo.
Unos cuantos infractores repetidos aparecen en la mayoría de equipos:
Los estados demasiado complicados son especialmente traicioneros. Si la lista de estados es más larga que los pasos que la gente realmente sigue, se convierte en un juego de adivinanzas. Mantén etiquetas simples y orientadas a la acción, y asegúrate de que cada estado tenga un siguiente paso obvio.
Por último, vigila las entregas sin dueño. Ejemplo: Ventas envía un borrador revisado a las 18:00, lo marca como “actualizado” y asume que legal lo recogerá. Legal asume que ventas sigue recolectando información faltante. Nada ocurre hasta que el cliente pregunta por una actualización.
Las herramientas ayudan solo si aplican lo básico: una versión actual, campos requeridos antes del envío y un responsable visible.
Un flujo de aprobación de contratos funciona cuando cualquiera puede responder cuatro preguntas en segundos: qué versión es la actual, quién la posee, qué sucede después y qué cuenta como “hecho”.
Antes de enviar algo al cliente, haz una verificación rápida: confirma que precios, descuentos y términos de pago coinciden con la cotización. Revisa fechas (inicio, renovación, periodos de aviso) y cualquier término no estándar. Valida nombres legales y direcciones de ambas partes y asegúrate de que todos los anexos referenciados estén incluidos (order form, DPA, SOW, anexo de seguridad).
Antes de marcar un contrato como firmado, confirma que tienes el PDF ejecutado final (no una captura de pantalla de borrador). Asegúrate de que la página de firmas esté completa, los nombres coincidan con los firmantes y que estén presentes las iniciales requeridas. Almacénalo en el sistema de registro acordado y captura la ubicación de almacenamiento en el registro del trato para que sea fácil de encontrar luego.
Define los nombres de estado y criterios de salida, crea un formulario de entrada único para que ventas envíe un paquete completo y escribe los umbrales de aprobación (duración, porcentaje de descuento, topes de responsabilidad). Luego construye una app interna ligera que incluya una tabla de contratos, campos de estado, asignación de “responsable actual” y un checklist requerido para envíos.
Si quieres una opción sin código que aun así produzca aplicaciones listas para producción, AppMaster (appmaster.io) se usa a menudo para flujos internos como este: puedes modelar los datos, configurar aprobaciones y enrutar tareas entre ventas, legal y finanzas sin depender de largos hilos de correo.
¿Por qué necesitan ventas y legal un flujo de aprobación compartido?Usa un registro compartido que muestre el estado actual, el archivo vigente y el responsable actual. Cuando ambos equipos puedan responder “en qué etapa estamos, quién lo tiene, qué bloquea la firma” sin buscar en el correo, las entregas dejan de convertirse en retrasos.
¿Cuál es la regla más importante entre ventas y legal?Porque “editar”, “aprobar” y “firmar” son acciones distintas con distintos riesgos. Si ventas puede reescribir cláusulas legales o legal puede cambiar precios, aparecerán cambios inesperados, debates reabiertos y aprobaciones que no significan nada.
¿Qué información debe enviar ventas antes de que empiece la revisión legal?Como mínimo, registra la entidad legal del cliente, el valor del negocio, la duración del término, precio/descuento, fecha de inicio, renovación y terminación, y cualquier cláusula especial que pida el cliente. Si faltan esos datos básicos, la revisión legal se convierte en preguntas de ida y vuelta en lugar de una revisión real.
¿Qué estados debería incluir un flujo de contrato simple?Mantén pocos estados y estrictos, y haz que cada uno signifique una sola cosa. Un conjunto práctico por defecto es Draft, In legal review, In negotiation, Approved, Ready to sign, Signed, además de una forma clara de marcar Blocked o Waiting on customer para que los retrasos no se oculten.
¿Qué debe significar “Aprobado” para que la gente deje de discutir sobre ello?Trata “Approved” como “todos los aprobadores internos requeridos aceptaron estos términos exactos en esta versión exacta”. Si algo cambia tras la aprobación, reabre la revisión y registra por qué; si no, acabarás firmando algo que nadie aprobó realmente.
¿Cómo evitamos el problema de “¿qué archivo es el final?”?Elige una única fuente de verdad y aplica la regla “solo una versión Actual a la vez”. Cada envío al cliente debe crear una nueva versión, y las versiones antiguas deben ser visibles pero bloqueadas para que nadie las edite o reenvíe por error.
¿Debemos conservar copias limpias y con redlines?Crea dos archivos por revisión: una copia con cambios (redline) que muestre las ediciones y una copia limpia que refleje el mismo estado aceptado para que quienes no son abogados la lean rápido. Añade una nota de cambio de una frase para que futuros revisores no vuelvan a litigar la misma cláusula.
¿Cómo establecemos umbrales de aprobación sin frenar cada trato?Usa disparadores simples atados a riesgo y dinero, no a preferencias personales. Legal debería aprobar cambios de lenguaje, finanzas las excepciones de pago y facturación, y liderazgo los temas de alto riesgo como responsabilidad sin tope o derechos de terminación inusuales.
¿Qué debe capturar la pista de auditoría para aprobaciones de contratos?Registra automáticamente lo esencial: cambios de estado, subidas de versiones, aprobaciones/rechazos y quién hizo qué y cuándo. Los comentarios deben explicar decisiones y el “por qué”, pero los términos clave negociados también deben vivir en campos estructurados para que sean buscables más adelante.
¿Podemos construir una herramienta interna simple para esto sin programar?Sí: si hace cumplir lo básico —campos requeridos antes del envío, permisos por rol, un campo de estado único con valores permitidos y un “responsable actual” claro— se puede construir sin código personalizado. Equipos usan AppMaster (appmaster.io) para modelar datos, configurar aprobaciones y enrutar tareas entre ventas, legal y finanzas sin depender de hilos largos de correo.
21 ene 2026
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20 ene 20268 min
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