App planificador de promociones para retail para programar descuentos por tienda, detectar solapamientos y publicar un calendario claro para managers.
La planificación de promociones suele empezar de forma simple: una hoja de cálculo, algunos hilos de correo y un mensaje en el chat para confirmar fechas. Luego la misma promoción se copia en tres sitios, la editan diferentes personas y nadie está seguro de cuál es la versión final.
El problema no es que las hojas de cálculo sean malas. Es que las promociones son trabajo compartido. Las hojas de cálculo, los chats y los correos no te dan una sola fuente de verdad y no te avisan cuando un pequeño cambio crea un conflicto.
Cuando las promos están dispersas, los mismos problemas se repiten:
Los gerentes de tienda no necesitan una herramienta de planificación compleja. Necesitan una vista de calendario que responda: ¿qué está activo esta semana?, ¿qué cambia mañana? y ¿qué aplica en mi tienda?
Una app planificadora de promociones tiene una tarea sencilla: planificar promos en un solo lugar, detectar conflictos antes de publicarlos y publicar un calendario claro en el que los equipos de tienda confíen. Cuando eso ocurre, marketing se mueve más rápido, operaciones gestiona menos excepciones y los managers pasan menos tiempo persiguiendo actualizaciones.
Un planificador solo funciona cuando todos acuerdan para qué sirve. Marketing necesita un lugar para definir la oferta. Los gerentes regionales deben proteger timing y territorio. Los gerentes de tienda necesitan una vista clara de lo que viene, sin hurgar entre mensajes.
Mantén el alcance estrecho. Para cualquier promo, el planificador debe responder cuatro preguntas:
Si la app hace bien eso, la gente confiará en ella.
Lo que no debe convertirse en: un motor de precios completo que cubra cada caso de caja o una herramienta de planificación de inventario que prediga demanda. Esos sistemas son mayores, más difíciles de cambiar y a menudo ya existen. Tu planificador puede referenciarlos con campos como "Precios manejados por ID de regla POS" o "Requiere comprobación de inventario", sin intentar reemplazarlos.
Para mantenerlo usable, apunta a un conjunto pequeño de pantallas: una lista de promociones, un formulario de promoción, una vista de calendario y una vista simple de aprobaciones.
Un planificador solo funciona si tiene datos compartidos limpios. Si faltan lo básico, los equipos terminan debatiendo qué significa una promo en vez de planearla.
Empieza por las tiendas. Cada tienda debe tener un ID estable, región (o distrito) y zona horaria. La zona horaria importa más de lo que se espera: un "viernes 9am inicio" no es el mismo momento en todas partes. Añade horarios de apertura para detectar promos que empiezan antes de que abran o terminan después del cierre.
Después, define la promoción. Manténlo directo: un nombre que los managers reconozcan, fecha-hora de inicio y fin, un estado (draft, in review, approved, published), un tipo (estacional, clearance, exclusivo para miembros, price match) y canales (en tienda, online, email, SMS). Los canales evitan confusiones tipo "la etiqueta está en la estantería, pero la web no".
Los detalles del descuento también necesitan estructura. Soporta formatos comunes (porcentaje, importe fijo, compra uno y llévate otro) y topes opcionales (descuento máximo por artículo o por cesta). Sin topes registrados, atención al cliente queda atascada con casos límite.
Los objetivos responden "¿qué está en descuento?". Pueden ser categorías, SKUs específicos y segmentos de clientes opcionales (por ejemplo, miembros de lealtad).
Finalmente, las asignaciones conectan todo: qué tiendas reciben qué promoción. Una lista rápida de comprobación ayuda:
Un planificador solo funciona si todos siguen el mismo camino cada vez. Mantén el flujo simple, con un dueño claro en cada paso y una entrega clara.
Empieza con un draft. Trade marketing o merchandising crea la promo, fija las fechas, elige el descuento y asigna tiendas. Los borradores deben ser fáciles de cambiar porque la mayoría de ediciones ocurre aquí.
Luego pasa a review. Un gerente regional revisa que la promo sea realista: que las tiendas sean las correctas, las fechas encajen en el calendario comercial y no haya conflictos obvios. Este es el mejor momento para detectar notas de señalización faltantes o límites poco claros.
Una vez que todo esté correcto, aprueba y bloquea las partes que no deben cambiar a última hora. Una regla práctica es bloquear campos clave como fechas, lista de tiendas y nivel de descuento. Si alguien necesita cambiar un campo bloqueado, debería crear una nueva revisión que pase otra vez por review, en lugar de editar silenciosamente lo que las tiendas ya vieron.
Finalmente, publica. Los gerentes de tienda no deberían buscar entre hojas de cálculo o correos. Deberían ver una vista de calendario para su tienda con el nombre de la promo, fechas y descuento escritos en lenguaje claro.
Un flujo que se mantiene controlado sin volverse lento:
La mayoría de los errores de promociones no son problemas creativos. Son conflictos básicos que se escapan porque nadie los revisa de la misma forma cada vez. Un planificador debe ejecutar comprobaciones automáticamente cuando alguien guarda o envía una promo.
Empieza con reglas fáciles de explicar y luego hazlas estrictas.
Cuando una regla falla, muestra exactamente qué entra en conflicto y qué puede hacer el usuario: cambiar fechas, quitar una tienda, excluir un SKU o establecer una prioridad.
Ejemplo: "La tienda 014 tiene 'Liquidación de Invierno' (20% off) programada del 12 al 14 de enero. Tu nueva promo se solapa el 13-14 de enero."
Un plan solo ayuda cuando los managers de tienda pueden verlo rápido, confiar en él y actuar. El calendario debe sentirse como la fuente de verdad, no otro informe que haya que descifrar.
Dos vistas cubren la mayoría de necesidades: mes para planificación y semana para ejecución. La vista mensual responde "¿qué viene?". La vista semanal responde "¿qué tengo que montar hoy?". El color ayuda, pero mantenlo consistente. Usa un esquema (por estado o por tipo de promo) y mantente con él.
Los filtros importan, especialmente para managers que cubren más de una ubicación. Mantén los predeterminados simples:
Cuando alguien haga clic en una promo, muestra los detalles que usan en tienda: un resumen corto del descuento (qué, cuánto, cuándo), qué tiendas están incluidas y las notas que afectan el montaje (señalización, límites, exclusiones). Si hay condiciones especiales, colócalas arriba.
Dos formatos reducen la fricción diaria: una vista imprimible para tableros back-office y reuniones matutinas, y una vista de agenda diaria para semanas cargadas (qué empieza o termina hoy).
Para reporting, no sobrediseñes. Una exportación básica en lista (rango de fechas, tienda, nombre de promo, descuento, estado) suele ser suficiente para finanzas u operaciones.
La confusión comienza cuando todos pueden editar todo. La solución no son diez roles. Son tres roles claros, reglas de edición simples y un registro de aprobaciones visible.
Una configuración práctica:
Haz que las ediciones sean predecibles bloqueando campos después de la aprobación. Por ejemplo, marketing puede seguir actualizando notas de ejecución, pero cambiar fechas, tiendas o valores de descuento requiere re-aprobación. Eso evita cambios silenciosos que rompan señalización, personal e inventario.
Las aprobaciones deben dejar un rastro ligero: quién aprobó, cuándo y qué cambió. Un registro de aprobaciones simple basta si es fácil de leer en una post-mortem.
Las notificaciones deben ser discretas y dirigidas. Solo alerta a la gente cuando una tienda esté afectada: nueva promo asignada, cambio de fechas o cancelación. No notifiques a una tienda porque alguien reescribió una nota interna.
Conserva versiones antiguas de cada promo (al menos las últimas cinco). Cuando una tienda llama por "el descuento que desapareció", puedes responder qué estuvo activo, quién lo cambió y por qué.
Un ritmo semanal mantiene las promos claras. Fija un único corte para cambios (por ejemplo, miércoles al mediodía) para que todos sepan cuándo paran las modificaciones y el calendario se vuelve final.
Mapea cada tienda a una región y zona horaria. Crea algunas plantillas reutilizables (como "Fin de semana 10% off" o "Clearance 2x1"). Decide cómo asignarás promos: tienda por tienda, por región o por grupo de tiendas. Menos clics significa menos errores.
Una vez hecho el trabajo inicial, planear será más parecido a rellenar un horario que a reconstruir promociones desde cero.
Borra los drafts para la semana siguiente y fija horas exactas de inicio y fin, incluyendo límites que suelen causar problemas (viernes por la noche, fin de mes, festivos). Ejecuta comprobaciones de solapamiento antes de publicar. Soluciona conflictos ajustando fechas, limitando productos o decidiendo qué promo gana en una tienda específica. Luego envía a aprobación y publica en el calendario de la tienda.
Añade una nota breve para managers cuando se necesite manejo especial, por ejemplo "Solo góndola final" o "No acumular con cupones de lealtad".
Ejemplo: programas "Fin de semana 15% off" para todas las tiendas, pero una tienda ya tiene un evento local el sábado. La comprobación de solapamiento lo marca y o acortas la promo en esa tienda o la excluyes.
La mayoría de los problemas no son malas ideas. Son pequeños fallos de planificación que se convierten en bola de nieve cuando intervienen docenas de tiendas y personas.
Los solapamientos son lo principal. Dos promos llegan a la misma tienda en las mismas fechas y la caja acumula descuentos o el personal aplica la oferta equivocada. Una regla simple ayuda: para cualquier tienda y rango de fechas, solo puede haber un descuento primario activo. Si necesitas una oferta combinada (10% más un cupón), trátalo como una sola promoción con una nota, no como dos promos separadas.
Cambiar fechas tras la aprobación rompe la confianza. Una promo se aprueba y luego alguien adelanta el inicio un día; las tiendas imprimen señalización con la ventana equivocada. Soluciona esto con una práctica: después de la aprobación, cambios de fecha requieren re-aprobación y una notificación automática a todas las tiendas afectadas.
Nombres vagos de promo pierden tiempo. "Evento de Primavera" no dice nada a un manager cuando aparece como un pequeño recuadro en el calendario. Usa nombres que respondan qué, cuánto y para quién:
Errores de zona horaria perjudican cadenas multi-región. Promos de medianoche a medianoche deben guardarse y mostrarse en la hora local de cada tienda, no en la hora HQ.
Publicar borradores entrena a los managers a ignorar el calendario. Mantén los drafts privados, publica solo promos aprobadas y muestra una marca de tiempo de última actualización clara.
Antes de pulsar publicar, haz un repaso rápido de los errores que las tiendas sienten de inmediato: fechas incorrectas, tiendas faltantes y descuentos en conflicto.
Los managers no deberían tener que revisar correo, chat y una hoja para saber qué está activo hoy. La vista publicada debe responder tres preguntas de un vistazo: qué está activo ahora, qué empieza a continuación y a quién contactar si algo va mal.
Ejemplo: programas una venta de fin de semana para 40 tiendas. Una comprobación de solapamiento detecta que dos tiendas ya tienen una promo "electrodomésticos 10% off" que corre hasta el domingo. Excluyes electrodomésticos en esas tiendas o ajustas fechas antes de que alguien imprima señalética equivocada.
Un equipo planea una venta de fin de semana en 12 tiendas: 20% en artículos seleccionados para el hogar del sábado al domingo. Al mismo tiempo, hay un descuento mensual de lealtad (10%) que aplica cada primer fin de semana del mes.
En el planificador redactas la venta de fin de semana, asignas las 12 tiendas y fijas objetivos de producto (por ejemplo, "artículos del hogar", excluyendo "clearance"). Antes de publicar ejecutas la validación.
La regla de solapamiento marca conflictos en tres tiendas. Esas ubicaciones ya tienen un impulso local de lealtad programado (por ejemplo, 15% para miembros) que se acumularía con la nueva venta del 20% y excedería el descuento máximo permitido.
Tres maneras limpias de resolverlo:
Una vez resueltos los conflictos, publica. Los managers no deberían ver un manual complicado. Deben ver una vista semanal limpia: cada día muestra nombre de la promo, descuento y una nota corta.
Un seguimiento ligero ayuda en la ejecución: un campo de notas para señalización y personal (por ejemplo, "Señalética en góndola para el viernes 17:00" y "Añadir 1 caja extra sábado 12-16").
Si tu proceso funciona en una hoja de cálculo, ya estás a mitad de camino. El siguiente paso es convertir las partes repetitivas en una pequeña app que dé a todos la misma vista, las mismas reglas y la misma versión de la verdad.
Empieza pequeño para poder lanzar algo útil rápido. Elige una región, un tipo de promo (por ejemplo, fin de semana con porcentaje) y una vista de calendario que los managers puedan consultar en 10 segundos. Mantén todo lo demás fuera hasta que la primera versión funcione.
Un orden de construcción que suele funcionar:
Mantén el modelo de datos flexible. Las promociones cambian con el tiempo, así que piensa en tipos de promo y condiciones en vez de codificar cada forma de descuento.
Si quieres construir esto como una herramienta interna completa sin unir sistemas separados, AppMaster (appmaster.io) es una opción: puede generar un backend listo para producción, una web app y apps nativas a partir del mismo conjunto de pantallas, datos y reglas de aprobación.
¿Cuándo debería un equipo minorista pasar de hojas de cálculo a una app planificadora de promociones?Comienza cuando estés copiando la misma promoción en más de un sitio y la gente no se ponga de acuerdo sobre qué versión es la final. Si los equipos de tienda se enteran de cambios por clientes o mensajes de última hora, un planificador compartido vale la pena enseguida.
¿Cómo evitamos tener tres versiones “finales” de la misma promoción?Usa un único calendario como fuente de verdad y mantiene los borradores privados hasta que estén aprobados. Añade estados claros como draft, in review, approved y published para que nadie tenga que adivinar qué es real.
¿Qué datos de tienda necesitamos antes de que el planificador funcione?ID de tienda, región o distrito y zona horaria son imprescindibles, además del horario de apertura si quieres detectar errores como “la promo empieza antes de que abra la tienda”. No trates la zona horaria como opcional; cambia lo que significa “empieza viernes a las 9am”.
¿Qué campos debería incluir cada promoción?Manténlo simple: nombre de la promo, fecha y hora de inicio y fin, estado, regla de descuento, objetivos (categorías o SKUs) y tiendas asignadas. Añade un campo de notas para detalles de ejecución como señalización, límites, códigos de cupón y contactos.
¿Qué comprobaciones de solapamiento previenen la mayoría de errores?Valida solapamientos por tienda y fecha, solapamientos de producto en los mismos SKUs o categorías, fechas de blackout y límites como la profundidad máxima de descuento. La idea es detectar conflictos al guardar o enviar, no después de que la promo esté activa.
¿Cómo manejamos cambios de última hora sin romper la ejecución en tienda?Haz una regla estricta: tras la aprobación, cambiar fechas, tiendas o nivel de descuento requiere una nueva revisión y re-aprobación. Las ediciones silenciosas rompen la confianza; cuando los managers dejan de confiar en el calendario, vuelven a perseguir mensajes.
¿Puede un solo planificador manejar múltiples regiones y zonas horarias?Sí, si almacenas la ventana promocional en la hora local de cada tienda y la muestras así. Evita mostrar horas en “hora HQ”, porque ahí nacen los inicios tempranos y finales tardíos.
¿Qué permisos y roles son suficientes sin complicarlo?Tres roles suelen ser suficientes: un marketing editor que crea y edita borradores, un regional approver que aprueba y gestiona asignaciones de tiendas, y un store viewer que ve el calendario publicado. Mantén permisos previsibles bloqueando campos clave tras la aprobación.
¿Qué deberían ver los managers en el calendario para que realmente lo usen?Dales una vista semanal para la ejecución y una vista mensual para la planificación, con el filtro por defecto en su tienda. Muestra el nombre de la promo, fechas, resumen del descuento en lenguaje claro y una o dos notas que afecten el montaje.
¿Cuál es la forma más rápida de construir una app planificadora de promociones como herramienta interna?Empieza por tiendas, promociones, asignaciones, una vista de calendario, estados básicos de aprobación y validación de solapamientos; luego añade notificaciones de publicación y cambios. Herramientas como AppMaster pueden ayudar a lanzar esto como una herramienta interna completa con backend, web y apps móviles sin unir múltiples sistemas.
21 ene 2026
8 min
20 ene 20268 min
20 ene 20268 minExperimente con AppMaster con plan gratuito.
Cuando esté listo, puede elegir la suscripción adecuada.
