Crea una app NCR con tareas CAPA para registrar defectos, asignar pasos de causa raíz, fijar fechas de vencimiento y rastrear acciones correctivas hasta su aprobación y cierre.
Un informe de no conformidad (NCR) es un registro de algo que no cumplió un requisito. Ese requisito puede ser un plano, una especificación, una instrucción de trabajo o la expectativa de un cliente. El objetivo no es culpar a nadie: es capturar los hechos mientras están frescos para que el mismo problema no se repita.
CAPA significa Corrective and Preventive Action. Es lo que viene después de registrar el NCR: investigas por qué ocurrió, solucionas el problema inmediato y colocas una medida preventiva. En un buen sistema, el NCR es el disparador y CAPA es el seguimiento.
Juntos, NCR y CAPA ayudan con problemas prácticos: capturar incidencias de forma consistente, asignar responsabilidad clara, cerrar trabajos a tiempo con fechas de vencimiento, mantener decisiones trazables y prevenir repeticiones.
Los desencadenantes comunes son fáciles de identificar si los buscas: una queja de cliente, una verificación en proceso fallida, un rechazo en la inspección final o un problema con un proveedor como certificados de material incorrectos. Incluso los "casi accidentes" pueden merecer un NCR cuando el costo de repetir el error es alto.
Un ejemplo simple: un lote falla una comprobación dimensional. El NCR recoge el número de pieza, lote, medición, fotos y quién lo encontró. CAPA entonces asigna análisis de causa raíz, acción correctiva (contención y arreglo), prevención (cambio de proceso o formación) y verificación antes del cierre.
Un NCR es más útil cuando captura solo lo que ayuda a alguien a tomar una decisión: qué pasó, qué tan grande es y qué hacer a continuación. Si el formulario se siente como un examen, la gente lo omitirá o pondrá "ver email".
La mayoría de los equipos funcionan bien con cinco grupos de campos:
Los adjuntos valen más que textos largos. Una sola foto de una carcasa agrietada, más la nota de inspección que muestra una medición fuera de tolerancia, puede ahorrar horas después. Para problemas de proveedor, incluye el documento o certificado del proveedor como carga.
Ejemplo: un inspector de recepción marca 12 unidades del lote B-104. El NCR registra la PO, la revisión de la pieza, severidad “alta” y contención “en cuarentena en estante Q2”. Eso es suficiente para que el siguiente responsable empiece el trabajo de causa raíz sin perseguir contexto.
Antes de crear pantallas, acuerda un flujo simple que todos puedan seguir. Un flujo claro previene dos problemas comunes: NCRs que se quedan en limbo y CAPAs que se abren por cada pequeña incidencia.
Empieza con un conjunto pequeño de estados que reflejen cómo se mueve realmente el trabajo, por ejemplo: Borrador, Enviado, Contención, RCA, CAPA, Verificación, Cerrado. Mantén los nombres familiares para que operarios, calidad y gerentes los interpreten igual.
Decide quién puede mover un NCR y haz las reglas explícitas. Por ejemplo: el reportante puede guardar y enviar, calidad puede aceptar y encaminar, producción puede completar tareas de contención, calidad de proveedor puede hacer RCA del proveedor y la dirección puede aprobar cierres de alto riesgo.
Añade unas pocas “puertas” para que exista la información correcta antes de cambiar de estado. Manténlo mínimo, pero estricto donde importa:
También decide cuándo abrir CAPA versus cerrar como un problema menor. Una regla simple funciona bien: abre CAPA si el defecto se repite, afecta al cliente, tiene implicaciones de seguridad o es sistémico en el proveedor. Si es un caso aislado y está completamente contenido con bajo riesgo de repetición, ciérralo con una breve justificación.
Planifica aprobaciones desde temprano. Muchos equipos usan una cadena ligera: calidad aprueba el registro NCR, producción confirma la viabilidad, calidad de proveedores confirma compromisos del proveedor y la dirección firma el riesgo y el cierre.
Si la gente no confía en los roles y reglas, buscarán alternativas fuera del sistema. Mantenlo simple: un propietario claro por cada NCR y tareas que se puedan delegar sin perder responsabilidad.
Un modelo de roles práctico:
Mantén la propiedad con una persona (a menudo Calidad). Déjale reasignar tareas, pero evita reasignar el NCR salvo por una razón fuerte. Eso facilita responder preguntas de auditoría después.
Los permisos deben coincidir con el trabajo real:
Un rastro de auditoría no es opcional. Registra quién cambió qué y cuándo para estado, fechas de vencimiento, asignaciones y campos clave. Captura el “por qué” para cambios sensibles, como mover una fecha de vencimiento.
Para proveedores y partes externas, mantiene el acceso simple: o les das acceso limitado solo a sus tareas asignadas, o usas un proxy interno (a menudo Calidad de Proveedores) que registre las actualizaciones del proveedor.
Empieza por los datos. Si las tablas están claras, las pantallas serán más sencillas.
Un conjunto práctico de objetos es: NCR (el informe), NCR Item (qué falló, dónde y cuántos), Task (trabajo a realizar), Comment (discusión) y Attachment (fotos, PDF, mediciones). Un NCR suele tener muchos items, tareas, comentarios y archivos. Las tareas deben apuntar siempre al NCR para que la gente pueda pasar del trabajo al contexto con un clic.
Un orden de construcción simple:
Mantén Crear NCR corto. Captura solo lo necesario para empezar: número de pieza, descripción del defecto, ubicación, severidad, detectado por, fecha. Completa el resto en la página de Detalles.
Usa reglas de flujo para controlar cambios de estado con comprobaciones básicas. Cuando alguien envía, valida campos obligatorios, establece el estado y sella la hora de envío. Cuando alguien cierra, confirma que todas las tareas requeridas estén completas y que las notas de cierre estén presentes.
Ejemplo: un operario registra un NCR por carcasas rayadas. El supervisor abre el NCR, añade dos tareas (contención e investigación), asigna propietarios y adjunta una foto. El registro sigue siendo legible porque tareas, comentarios y archivos viven bajo el mismo NCR.
El análisis de causa raíz falla cuando se trata como un único cuadro de texto. Un patrón mejor es un conjunto pequeño de tipos de tarea RCA repetibles, cada uno con un resultado claro que alguien más pueda verificar.
Elige 3 a 5 tipos de tarea RCA que encajen con la mayoría de los defectos y mantenlos consistentes:
Escribe las tareas de modo que puedan marcarse como hechas o no. “Investigar el problema” es demasiado vago. “Confirmar rango de par aplicado en el Lote 24 y adjuntar registro de par” es verificable.
Haz obligatoria la evidencia en cada tarea RCA, ya sea como adjunto o una nota corta. Luego mantiene un campo estructurado “Causa raíz” que fuerce claridad, por ejemplo: Causa (qué falló), Por qué (qué permitió que fallara), Prueba (qué evidencia lo respalda).
Añade una puerta que evite acciones prematuras: RCA debe estar aprobado antes de que puedan empezar las tareas CAPA.
Una prueba útil: si alguien nuevo puede seguir la evidencia y reproducir el razonamiento, el RCA está cumpliendo su función.
Acciones correctivas y preventivas suenan parecidas, pero son distintas en la práctica. Correctiva elimina la causa del problema específico (arreglar ahora). Preventiva reduce la probabilidad de repeticiones en productos, líneas o sitios.
Mantén las acciones correctivas y preventivas separadas en tu app NCR/CAPA. Si no, los equipos cerrarán CAPA con un parche rápido y la repetición aparecerá el mes siguiente.
Redacta cada acción para que una persona nueva pueda ejecutarla sin adivinar. Unos pocos campos son suficientes:
La verificación es la comprobación inmediata: hicimos lo que dijimos y cumple los criterios de aceptación. Asigna un verificador que no sea el responsable cuando sea posible y exige prueba.
La revisión de efectividad es posterior: ¿la medida funcionó en el tiempo? Establece una ventana según el riesgo, a menudo 30 a 90 días. Por ejemplo, si el NCR fue “etiquetas que se borran tras empaquetar”, la efectividad puede ser “cero etiquetas borradas en las últimas 500 unidades” o “sin quejas de clientes en 60 días”.
El cierre debe ser una regla, no una sensación. Cierra solo cuando todas las acciones estén verificadas, la revisión de efectividad esté completada (o formalmente renunciada con razón) y las aprobaciones requeridas estén registradas.
Las fechas solo funcionan cuando parecen justas. Si cada tarea vence "mañana", la gente deja de confiar y empieza a ignorar el sistema. Establece valores por defecto sensatos según la severidad y permite que los responsables ajusten con una razón clara.
Un punto de partida simple que muchos equipos aceptan:
Mantén los recordatorios discretos y predecibles: un aviso unos días antes de la fecha, luego uno el día de vencimiento. Si una tarea ya está “en progreso” con un comentario, evita pings diarios.
La escalación debe prevenir riesgos estancados, no avergonzar a la gente. Atiénsela ligada a la acción:
Para evitar una acumulación silenciosa, haz que “vencido” sea difícil de ignorar. Coloca conteos de tareas vencidas en la pantalla de inicio de cada rol: los responsables ven las suyas, los propietarios de NCR ven todo lo suyo.
También rastrea el tiempo de ciclo para mejorar el proceso, no solo perseguir fechas: enviado a contención, contención a RCA y RCA a cierre.
Un buen panel hace que el sistema se vea calmado. La gente puede ver qué necesita atención hoy y los gerentes detectan riesgo antes de una observación de auditoría.
Empieza con una lista de NCR que cualquiera pueda usar rápido, con filtros consistentes entre pantallas. Filtros comunes: estado, severidad, producto/área de proceso, proveedor (si aplica) y propietario actual.
Luego añade una vista para gestores que responda tres preguntas: ¿Qué está vencido? ¿Qué se está volviendo antiguo? ¿Qué se repite? Paneles útiles: tareas RCA y CAPA vencidas, NCRs envejecidos (por ejemplo, abiertos más de 30 días) y categorías de defecto principales por conteo y severidad. Si solo rastreas una tendencia, rastrea problemas repetidos por categoría y línea de producto.
Los rastros de auditoría deben estar integrados. Para cada NCR y elemento CAPA, captura un historial de lo que cambió, quién lo cambió y cuándo. Como mínimo, registra cambios de estado (incluyendo reaperturas), aprobaciones, comentarios y adjuntos, cambios de fecha (con razón) y reasignaciones de propietario.
Para informes más limpios y auditorías más sencillas, usa listas controladas para severidad, categoría de defecto, método de causa raíz y disposición. El texto libre sigue siendo útil, pero no debería ser la única fuente de verdad.
Un inspector de recepción encuentra que 12 de 200 soportes de acero inoxidable tienen rebabas en un borde que podría cortar a un operario. Ella registra un NCR, añade fotos, el número de lote del proveedor y lo etiqueta como riesgo de seguridad.
El líder de calidad lo revisa el mismo día y decide la contención: cuarentenar el lote completo, detener la orden de trabajo que usa los soportes y notificar a producción y compras. Sale una nota corta al piso: “No usar lote L-4821. Piezas en área Hold A”.
El RCA comienza como un conjunto pequeño de tareas con responsables claros:
Para el viernes, el equipo acuerda una causa raíz: “El proveedor cambió la rueda de desbarbado y omitió la verificación de primera pieza, permitiendo que pasaran rebabas sin detección”.
Las tareas CAPA se asignan con fechas y evidencias esperadas:
El cierre ocurre solo después de que la verificación pase. El aprobador marca la CAPA como “Efectiva”, adjunta el informe final de inspección y la lista de verificación firmada del proveedor, y cierra el NCR con un rastro de auditoría claro.
La mayor falla es hacer el reporte tan difícil que la gente deje de reportar. Si tu formulario NCR pide la historia completa de la causa raíz desde el principio, obtendrás entradas incompletas o nada. Mantén el primer paso enfocado en qué pasó, dónde, cuándo y quién lo notó. Añade detalle luego como tareas.
Un segundo error es la propiedad. Cuando un NCR se asigna a “el equipo”, normalmente significa “nadie”. Cada registro necesita un dueño nombrado en cada etapa, aunque varias personas contribuyan.
Las reglas poco claras crean caos. Si la severidad es una sensación, defectos similares se manejan distinto y las auditorías se vuelven desordenadas. Define niveles de severidad con ejemplos simples y sé explícito sobre cuándo se requiere CAPA (reincidencia, impacto al cliente, riesgo de seguridad o ruptura de proceso).
Algunos errores que rompen silenciosamente el seguimiento NCR/CAPA:
Otra brecha común es cerrar ítems basándose en actividad, no en resultados. “Acción completada” no es igual a “verificación de efectividad”. Haz que la verificación sea un paso requerido con resultado claro de aprobado/reprobado.
Una app NCR simple con tareas CAPA funciona mejor cuando cada registro responde: qué pasó, quién lo posee, qué vence a continuación y qué prueba muestra que está arreglado.
Mantén tu primera versión enfocada:
Empieza pequeño con un piloto en una línea, un sitio o una familia de productos durante 2 a 3 semanas. Aprenderás qué campos la gente omite, qué estados confunden y dónde fallan los traspasos.
Decide pronto dónde correrá la app. La nube suele ser la forma más rápida para un piloto. Exportar código fuente o autoalojar puede encajar con equipos con reglas IT o de datos estrictas, pero es más fácil si eliges eso antes de configurar notificaciones y reglas de acceso.
Si vas a construir sobre AppMaster, puedes modelar NCRs, tareas, propietarios y fechas como objetos de datos sencillos, y usar flujos visuales para forzar puertas como “RCA aprobado antes de CAPA”. Para equipos que quieren probar rápido con usuarios reales, AppMaster (appmaster.io) es una manera práctica de construir e iterar sin escribir código.
¿Cuál es la diferencia entre un NCR y una CAPA?Un NCR (nonconformance report) registra los hechos de lo que no cumplió un requisito, mientras que CAPA es el seguimiento: investiga la causa, corrige el problema y previene repeticiones. Una regla práctica: registra el NCR tan pronto como se detecte el defecto; abre CAPA solo cuando el problema es repetido, de alto riesgo, impacta al cliente, está relacionado con seguridad o es claramente sistémico.
¿Cuándo debo crear un NCR en lugar de simplemente arreglar el problema en el acto?Regístralo cuando haya una no conformidad clara y suficiente información para identificar el ítem y el alcance, incluso si aún no conoces la causa. Si fue un "casi accidente" pero repetirlo sería costoso, normalmente vale la pena abrir un NCR porque crea trazabilidad y responsabilidad.
¿Cuáles son los campos más importantes para incluir en un NCR?Empieza con lo que alguien necesita para actuar: dónde se encontró, qué ítem falló (pieza/revisión/lote), cuál es el defecto, cuántos están afectados, la severidad y qué contención inmediata se hizo. Manténlo corto al crear el registro para que la gente realmente lo envíe; añade detalles de la investigación y acciones después como tareas.
¿Cuál es un flujo NCR→CAPA simple que no confunda a la gente?Un flujo simple es suficiente: Borrador, Enviado, Contención, RCA, CAPA, Verificación, Cerrado. La clave es exigir contención antes de comenzar el RCA y exigir una causa raíz aprobada antes de que empiecen las tareas CAPA, de modo que las acciones se basen en evidencia y no en conjeturas.
¿Quién debe ser el dueño de un NCR y quién debe hacer las tareas?Asigna un propietario nombrado para el NCR de principio a fin, normalmente alguien de Calidad, para que la responsabilidad sea clara. Otras personas pueden ser responsables de tareas de contención, pasos de RCA o acciones, pero el propietario único mantiene el registro en movimiento y facilita responder preguntas de auditoría.
¿Cómo se deben establecer permisos para que el sistema sea confiable y no se eluda?Bloquea los hechos clave después del envío para que el registro siga siendo de confianza, pero permite comentarios y adjuntos para añadir contexto. Una buena regla: los reportantes no pueden cambiar campos clave tras enviar; los asignados solo pueden editar sus propias tareas; el dueño del NCR controla el estado y las fechas; los aprobadores deben comentar cuando rechacen una puerta.
¿Cómo evitamos que el análisis de causa raíz se convierta en texto vago?Haz que la evidencia sea obligatoria a nivel de tarea, no enterrada en un gran cuadro de texto. Requiere una foto, registro de medidas, documento actualizado o una nota corta verificable; e incluye un campo de causa raíz estructurado que explique qué falló, por qué se permitió fallar y qué prueba lo respalda.
¿Por qué deben rastrearse separadamente las acciones correctivas y preventivas?La acción correctiva arregla el problema específico ahora; la preventiva reduce la probabilidad de que el mismo fallo aparezca en otros productos, líneas o sitios. Mantenerlas separadas obliga a aclarar qué solucionó el problema de hoy frente a qué cambió el sistema para prevenir repeticiones.
¿Cómo debemos fijar fechas de vencimiento, recordatorios y escalación sin molestar a todos?Usa cronogramas por severidad y permite cambios solo con una razón. Los recordatorios deben ser predecibles y limitados, y la escalación debe provocar una acción (por ejemplo, confirmar una nueva fecha) en lugar de pings constantes que la gente ignora.
¿Cuál es la manera más rápida de construir una app NCR con tareas CAPA en AppMaster?Empieza pequeño con un modelo de datos básico como NCR, NCR Items, Tasks, Comments y Attachments, y crea tres pantallas: lista, creación y detalle. En AppMaster, puedes modelar estos objetos y usar flujos visuales para forzar puertas como “contención registrada antes de RCA” y “RCA aprobado antes de CAPA”, lo que te permite pilotar sin escribir código.
21 ene 2026
8 min
20 ene 20268 min
20 ene 20268 minExperimente con AppMaster con plan gratuito.
Cuando esté listo, puede elegir la suscripción adecuada.
