ফ্রিল্যান্সারদের জন্য প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপ: খসড়া থেকে জয়/হার

কেন প্রস্তাব হারিয়ে যায়

বেশিরভাগ ফ্রিল্যান্সার তাদের কাজ দুর্বলতার কারণে প্রস্তাব হারান না। তারা হারায় কারণ প্রস্তাবটি অদৃশ্য হয়ে যায়।

সাধারণ বিশৃঙ্খলাটি পরিচিত মনে হবে: একটি খসড়া ডক, একটি চূড়ান্ত PDF একটি ফোল্ডারে, শেষ ক্লায়েন্ট মেসেজ ইমেইল বা চ্যাটে চাপা পড়ে আছে, এবং একমাত্র “স্ট্যাটাস” হল আপনার মনে যা আছে। যখন আপনি ক্লায়েন্টের কাজ করছেন, তখন কার উপর কোটার অপেক্ষা করছে এবং কাদের দ্বিতীয় নক দরকার তা ভুলে যাওয়া সহজ।

প্রস্তাবগুলো সাধারণত ছড়িয়ে পড়ে এমন জায়গাগুলো:

• “প্রস্তাব v7 FINAL (2)” নামে একটি Google Doc
• তিনটি ভিন্ন বিষয়লাইনের একটি ইমেইল থ্রেড
• একটি ফোনে নোট যার মধ্যে একটি ফলো-আপ তারিখ আছে
• কোন প্রসঙ্গ ছাড়া একটি ক্যালেন্ডার রিমাইন্ডার
• আপনার মাথা (পর্যন্ত তখন অনেক দেরি হয়ে যায়)

প্রস্তাব স্মলভাবে পিছিয়ে পড়ে কারণ: কোনো একক জায়গা নেই যে পরবর্তী কার্যটি কি তা দেখায়। যদি আপনি 10 সেকেন্ডে উত্তর দিতে না পারেন “আমি পরের কি করব, এবং কোন ক্লায়েন্টের জন্য?” তাহলে ফলো-আপ বিলম্ব হয়। বিলম্ব হওয়া ফলো-আপ হারানো ডিল হয়ে যায়, এমনকি ক্লায়েন্ট আগ্রহী থাকলেও।

এক কথায় পাইপলাইন হল: একটি ছোট সেট স্পষ্ট স্ট্যাটাস যা দেখায় প্রতিটি প্রস্তাব কোথায় রয়েছে এবং পরবর্তী কি হওয়া উচিত। একটি প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপ কোনো জটিল সেলস মেশিন নয়। এটি এক সাথে একটি স্কোরবোর্ড এবং টুডু তালিকা।

প্রত্যাশা নিয়ন্ত্রণে রাখুন। আপনি যে জিনিসটি তৈরী করছেন তা জটিল CRM নয়—ফোরকাস্টিং, টেরিটরি এবং আপনি কখনোই পড়ে না এমন রিপোর্ট নয়। আপনি একটি হালকা টুল চান যা আপনার কাজের সাথে মানায় এবং “পরবর্তী ধাপ” স্পষ্ট করে।

এটি এড়ায় এমন ঘটনা: আপনি মঙ্গলবার একটি ওয়েবসাইট রিডিজাইন কোট পাঠান এবং নিজেকে বললেন শুক্রবার ফলো-আপ করবেন। শুক্রবার ব্যস্ত হয়ে যায়। সোমবারে আপনি মনে করতে পারেন না আপনি আগে চেক করেছিলেন কি না। একটি ছোট পাইপলাইন যেখানে একটি দৃশ্যমান Waiting on client বা অনুরূপ স্টেজ এবং স্পষ্ট পরবর্তী-ফলো-আপ তারিখ থাকে তা এই ধোলা ক্ষতি বন্ধ করে।

একটি হালকা প্রস্তাব পাইপলাইন কী করা উচিত

একটি প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপের এক কাজ আছে: প্রতিটি প্রস্তাবকে কম ধাক্কায় খসড়া থেকে জয় বা হার পর্যন্ত চলতে রাখা। যদি এটি অতিরিক্ত প্রশাসনিক কাজ তৈরি করে, আপনি তখনই এটি ব্যবহার বন্ধ করে দেবেন যখন আপনার দরকার হবে।

কোনো কিছু ডিজাইন করার আগে সিদ্ধান্ত নিন যে কয় মাস পরে অতেও আপনি কি প্রস্তাব সম্পর্কে অবশ্যই জানবেন। সেটাকে কয়টি খুঁটিনাটি ক্ষেত্রেই সীমাবদ্ধ রাখুন যা আপনাকে ফলো-আপ করতে, আয় অনুমান করতে, এবং কি বিক্রি হচ্ছে তা শেখার সাহায্য করবে।

প্রতিখাতে একটি ব্যবহারিক ন্যূনতম তথ্য:

• ক্লায়েন্ট (ব্যক্তি বা কোম্পানি) এবং যোগাযোগ পদ্ধতি
• সার্ভিস টাইপ (উদাহরণ: ওয়েবসাইট রিফ্রেশ, মোবাইল অ্যাপ, মাসিক SEO)
• আনুমানিক পরিমাণ (বা রেঞ্জ) এবং প্রত্যাশিত শুরু তারিখ
• পরবর্তী ফলো-আপ তারিখ
• বর্তমান স্ট্যাটাস (খসড়া, পাঠানো, আলোচনা, জয়, হার)

তারপর “সম্পন্ন” কী মানে তা সংজ্ঞায়িত করুন যাতে অ্যাপ বিশ্বাসযোগ্য থাকে। একটি প্রস্তাব চিরকাল পাঠানো অবস্থায় থাকা উচিত নয়। “সম্পন্ন” মানে হচ্ছে স্থবির আইটেমগুলো স্মরণী ট্রিগার করবে, আউটকাম লগ করা হবে যখন আপনি প্রতিক্রিয়া পাবেন, এবং আপনি সহজ রিপোর্টিং দেখতে পারবেন স্প্রেডশীট এক্সপোর্ট না করেই।

প্রাথমিকভাবে পরিধি ছোট রাখুন। এক ইউজার, এক ওয়ার্কস্পেস, এবং সাধারণ ফিল্ড বড় সিস্টেমের চাইতে ভাল। যদি আপনি এই সপ্তাহে তিনটি প্রস্তাব পাঠান (দুইটি “ল্যান্ডিং পেজ + কপি” এবং একটি “রিটেইনার সাপোর্ট”), একটি পাইপলাইন যা পরবর্তী ফলো-আপ তারিখ এবং আউটকাম ধাক্কা দেয় তা দ্রুত দেখাবে কোন সার্ভিস বেশি বন্ধ হচ্ছে এবং কোথায় সময় নষ্ট হচ্ছে।

আপনার বাস্তব ওয়ার্কফ্লো অনুযায়ী স্ট্যাটাস নির্বাচন করুন

স্ট্যাটাসগুলো তখনই সাহায্য করে যখন সেগুলো আপনার বাস্তব দিনের প্রতিফলন করে, না যে একটি আদর্শ প্রক্রিয়া যা আপনি অনুসরণ করবেন না। সেটিকে ছোট রাখুন যাতে একটি কার্ড এগোয়ানো সহজ অনুভূত হয়।

একটি ব্যবহারিক সেট:

• খসড়া
• পাঠানোর জন্য প্রস্তুত
• পাঠানো
• অনুসরণ তারিখ
• আলোচনা
• জয়
• হার

নামগুলো সংক্ষেপে এবং কার্য-ভিত্তিক রাখুন। যদি আপনি স্ট্যাটাস পড়ে পরবর্তী কি করা উচিত তা বুঝতে না পারেন, নাম বদলে দিন।

পরের ধাপে কিছু সাধারণ নিয়ম নির্ধারণ করুন যাতে কিছুই 'জোমবি' প্রস্তাবে পরিণত না হয়।

উদাহরণস্বরূপ:

• একটি প্রস্তাব পাঠানো-এ যাওয়ার আগে অবশ্যই একটি ক্লায়েন্ট, একটি সার্ভিস টাইপ, একটি মোট মূল্য, এবং ডেলিভারি উইন্ডো থাকতে হবে।
• আলোচনার মানে হওয়া উচিত ক্লায়েন্ট জবাব দিয়েছে এবং স্কোপ, মূল্য, বা শর্ত সক্রিয়ভাবে পরিবর্তিত হচ্ছে।
• জয়-এ পৌঁছাতে একটি স্পষ্ট সিগন্যাল দরকার: একটি সাইন করা চুক্তি, পেড ডিপোজিট, বা লিখিত “হ্যাঁ।”

ফলো-আপ তারিখগুলো অন্য একটি গার্ডরেইল। প্রতিটি স্ট্যাটাসেই স্মরণী দরকার নেই, কিন্তু কিছু স্ট্যাটাসে দরকার। একটি শক্ত ডিফল্ট হলো: পাঠানো এবং অনুসরণ তারিখ-এ পরবর্তী ফলো-আপ তারিখ থাকতে হবে। আলোচনা-এও লাগতে পারে, কিন্তু শুধুমাত্র যখন পরবর্তী ধাপ আপনার ওপর হবে।

একটি দ্রুত সিনারিও: আপনি সোমবার একটি ওয়েবসাইট রিডিজাইন কোট পাঠান। যদি বৃহস্পতিবার পর্যন্ত শুনতে না পান, এটি অনুসরণ তারিখ হিসেবে দেখাবে। ক্লায়েন্ট জবাব দেয় “আমরা ব্লগ বাদ দিয়ে দাম কমাতে পারি কি?”, আপনি সেটি আলোচনা তে সরান এবং পরবর্তী ফলো-আপ পরের দিনের জন্য সেট করেন। এটাই যথেষ্ট কাঠামো যাতে গতিবেগ থাকে কিন্তু ওয়ার্কফ্লো কাগজপত্রে পরিণত না হয়।

ডেটা ডিজাইন করুন: ক্লায়েন্ট, প্রস্তাব, সার্ভিস, কার্যকলাপ

একটি প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপ তার ডেটার উপর টিকে বা পড়ে যায়। যদি কাঠামো খুব ঢিলা হয়, আপনি ফিল্ডগুলি বাদ দিয়ে দেবেন। যদি খুব কঠোর হয়, আপনি ব্যবহার বন্ধ করে দেবেন। একটি ছোট সেট রেকর্ডের দিকে লক্ষ্য রাখুন যেগুলো আপনি বিশ্বাস করতে পারেন, তারপর প্রকৃত ব্যথা দেখা দিলে বিবরণ যোগ করুন।

চারটি মূল অবজেক্ট দিয়ে শুরু করুন: Clients, Proposals, Services, এবং Activities।

মূল টেবিলগুলো (এবং সেখানে কি রাখা হবে)

প্রথম সংস্করণ সহজ রাখুন:

• Clients: নাম, যোগাযোগ ব্যক্তি, ইমেইল, নোট (ঐচ্ছিকভাবে কোম্পানির আকার)
• Proposals: শিরোনাম, client_id, service_type (বা services), মূল্য, স্ট্যাটাস, পাঠানোর তারিখ, পরবর্তী_ফলো_আপ_তারিখ, outcome_reason
• Services: নাম (উদাহরণ: “ওয়েবসাইট রিফ্রেশ”, “SEO অডিট”), ঐচ্ছিক ডিফল্ট মূল্য রেঞ্জ
• Activities: proposal_id, টাইপ (নোট, রিমাইন্ডার, কল, ইমেইল), টাইমস্ট্যাম্প, বিবরণ

প্রস্তাবগুলোর জন্য, next_follow_up_date হলো আপনার ভবিষ্যৎ নিজের নিরাপত্তা জাল। outcome_reason জরুরি যখন আপনি জয় বা হার চিহ্নিত করেন, কারণ “হার: বেশি দাম” এবং “হার: সময়সীমা” আলাদা সমাধান নির্দেশ করে।

প্রতিটি প্রস্তাবে এক সার্ভিস বনাম একাধিক সার্ভিস

প্রতিটি প্রস্তাবে এক সার্ভিস টাইপ সবথেকে দ্রুত সেটআপ এবং কাজ করে যদি আপনি পরিষ্কার প্যাকেজ বিক্রি করেন। একাধিক সার্ভিস হলে আরও জটিলতা বাড়ে—আপনাকে একটি জয়েন টেবিল লাগবে (যেমন ProposalServices) এবং রিপোর্টিং কঠিন হয়।

ভালো সমঝোতা হলো প্রথমে এক সার্ভিস টাইপ দিয়ে শুরু করা এবং কেবল তখনই একাধিক সার্ভিস যোগ করা যখন আপনি বাস্তবে মিশ্র প্রস্তাব দেখতে শুরু করেন।

Activities আপনাকে হালকা ইতিহাস দেয় ইমেইল খনাখুজনোর বদলে। প্রস্তাব পাঠানোর পর দ্রুত একটি নোট লগ করুন যেমন “Sent v2, ক্লায়েন্ট টাইমলাইন সম্পর্কে প্রশ্ন করেছে।” পরে আপনি এক নজরে দেখতে পারবেন কি ঘটেছে।

স্ক্রিন পরিকল্পনা: বোর্ড, তালিকা, বিস্তারিত, রিপোর্ট

একটি প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপের কয়েকটি স্ক্রীনই যথেষ্ট যদি প্রতিটি স্পষ্ট প্রশ্নের উত্তর দেয়। লক্ষ্য গতি: খুলুন, দেখা যা মনোযোগ চায়, একটি আপডেট করুন, এগিয়ে যান।

পাইপলাইন বোর্ড (দৈনিক ভিউ)

এটাই সেই স্ক্রীন যেখানে আপনি দিন কাটাবেন। প্রতিটি কলাম একটি স্ট্যাটাস। প্রতিটি কার্ডে শুধু যথেষ্ট তথ্য দেখান যাতে পরবর্তী কাজ নির্ধারণ করা যায়:

• ক্লায়েন্টের নাম
• প্রস্তাব মূল্য (বা আনুমানিক মাসিক রিটেইনার)
• পরবর্তী ফলো-আপ তারিখ
• সার্ভিস টাইপ ট্যাগ

কুইক অ্যাকশন পারফেক্ট লেআউটের চেয়ে বেশি জরুরি। কার্ড থেকে (বা একটি ছোট ডিটেইল ড্রয়ারের মাধ্যমে) আপনি স্ট্যাটাস বদলাতে, ফলো-আপ তারিখ সেট করতে, নোট যোগ করতে, এবং দীর্ঘ ফর্ম পূরণ না করে জয় বা হার চিহ্নিত করতে পারে।

প্রস্তাব তালিকা (সার্চ এবং ক্যাচ-আপ ভিউ)

বোর্ডগুলো ফ্লো এর জন্য চমৎকার, কিন্তু খোঁজার জন্য তালিকা ভালো। একটি সহজ টেবিল-স্টাইল তালিকা ব্যবহার করুন যেখানে স্ট্যাটাস, ক্লায়েন্ট, সার্ভিস টাইপ, এবং অতিরিক্ত ফিল্টার আছে। সপ্তাহটি ব্যস্ত হলে এটি আপনার “ক্যাচ-আপ” ভিউ হবে।

বিস্তারিত পেজ (দ্রুত সম্পাদনা, কাগজপত্র নয়)

আপনাকে শুধু দুইটি পেজ দরকার: একটি প্রস্তাব পেজ এবং একটি ক্লায়েন্ট পেজ।

প্রস্তাব পেজ হলো টাইমলাইন (নোট, স্ট্যাটাস পরিবর্তন, পরবর্তী ফলো-আপ) প্লাস মূল ক্ষেত্রগুলো যেমন মূল্য এবং সার্ভিস টাইপ। ক্লায়েন্ট পেজে প্রসঙ্গ আছে: যোগাযোগ তথ্য, চলতি প্রস্তাবগুলো, এবং সাম্প্রতিক কার্যকলাপ।

যদি ফলো-আপ তারিখ বদলাতে 30 সেকেন্ড লাগে, আপনি এটিকে আপডেট রাখবেন না। এই পেজগুলো এক-ট্যাপ সম্পাদনার জন্য অপ্টিমাইজ করুন।

সরল রিপোর্ট (এক স্ক্রিন)

প্রথমে একটি হালকা রিপোর্টই যথেষ্ট: সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী ক্লোজ রেট এবং গড় ক্লোজ সময়। এটি দুটি প্রশ্নের উত্তর দেয়: “আমি কী বেশি বিক্রি করা উচিত?” এবং “কোথায় ডিল আটকে যায়?”

শূন্য থেকে ব্যবহারযোগ্য পর্যায়ে তৈরি করুন

একটি ব্যবহারযোগ্য প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপ “সম্পূর্ণ CRM” নয়। এটি দেখায় কী সক্রিয়, কোথায় আটকা আছে, এবং আজ কী ফলো-আপ দরকার।

একই দিনে ব্যবহার যোগ্য একটি প্রথম ভার্সন তৈরি করুন

ডেটা মডেল দিয়ে শুরু করে কয়েকটি নকল রেকর্ড তৈরি করুন যাতে ফ্লো টেস্ট করা যায়। এক ক্লায়েন্ট তৈরি করুন যার দুইটি প্রস্তাব এবং অন্তত দুইটি সার্ভিস টাইপ (উদাহরণ: “ওয়েবসাইট রিফ্রেশ” এবং “মাসিক SEO”)।

তারপর দুটি মূল স্ক্রীন তৈরি করুন: একটি বোর্ড (স্ট্যাটাস অনুযায়ী কলাম) এবং একটি প্রস্তাব বিস্তারিত ফর্ম। বোর্ড দৈনিক স্ক্যানিংয়ের জন্য, ফর্ম সঠিক আপডেটের জন্য।

একটি তৈরি অর্ডার যা আপনাকে এগিয়ে রাখে:

• মডেল: Client, Proposal, ServiceType, Activity
• UI: বোর্ড ভিউ + প্রস্তাব বিস্তারিত ফর্ম (স্ট্যাটাস, মূল্য, পাঠানোর তারিখ, পরবর্তী ফলো-আপ)
• নিয়ম: মূল ফিল্ড না থাকলে স্ট্যাটাস মুভ ব্লক করুন (উদাহরণ: পাঠানোর জন্য পাঠানোর তারিখ প্রয়োজন)
• স্মরণী: ফলো-আপ-দিবসের নোটিফাই (এবং ঐচ্ছিকভাবে যখন প্রস্তাব প্রথমবার পাঠানো হয়)
• ড্যাশবোর্ড: স্ট্যাটাস অনুযায়ী কাউন্ট এবং সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী একটি ক্লোজ-রেট চার্ট

“অগ্রসর হতে পারবে না যতক্ষণ না…” চেক যোগ করুন

এটাই অ্যাপকে বিশ্বাসযোগ্য করে।

উদাহরণ: আপনি একটি প্রস্তাবকে খসড়া থেকে পাঠানো-তে ড্র্যাগ করলে অ্যাপ আপনাকে থামিয়ে দেবে যদি ক্লায়েন্ট ইমেইল না থাকে বা প্রস্তাব পরিমাণ না থাকে। ছোট সেই ফ্রিকশন পরে বিশৃঙ্খলা প্রতিরোধ করে।

একটি ডিফল্ট নিয়ম রাখলেই সবকিছু ভাসমান হওয়া থেকে বাঁচবে: প্রতিটি খোলা প্রস্তাবে একটি পরবর্তী ফলো-আপ তারিখ থাকতে হবে। যদি অনুপস্থিত থাকে, বোর্ডে ওয়ার্নিং দেখান।

একটি সাধারণ “ব্যবহারযোগ্য” সংজ্ঞা:

• আপনি 60 সেকেন্ডের মধ্যে একটি প্রস্তাব যোগ করতে পারেন
• আপনি এক নজরে আজকে কার সঙ্গে ফলো-আপ করতে হবে তা দেখতে পারেন
• স্ট্যাটাস পরিবর্তন কনসিসটেন্ট থাকে (অর্ধ-পাঠানো প্রস্তাব নেই)
• সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী ক্লোজ রেট দেখা যায়
• স্মরণীগুলো চুপচাপ থাকে যখন আপনি আগে থেকেই বিষয়গুলো নিয়ন্ত্রণে রাখেন

স্ট্যাটাস-চালিত স্মরণী যা বিরক্ত করে না

রিমাইন্ডারগুলো সর্বোত্তম কাজ করে যখন সেগুলো পাইপলাইনের একটি পরিষ্কার মুহূর্তের সাথে জড়িত, না যে একটি এলোমেলো ক্যালেন্ডার পিং। যদি আপনার অ্যাপ বর্তমান স্ট্যাটাস জানে, এটি কেবল তখনই আপনাকে স্মরণ করাতে পারে যখন একটি প্রস্তাব পুরোনো হতে পারে।

বেশি ট্রিগার দরকার নেই। একটি সহজ সেটআপ এরকম হতে পারে:

• একটি প্রস্তাব পাঠানো-এ গেলে একটি ফলো-আপ তারিখ বাধ্যতামূলক করুন।
• ফলো-আপ তারিখে একটি রিমাইন্ডার পাঠান (একটিই)।
• যদি X দিন পাঠানো অবস্থায় থাকলে এখনও কোনো জবাব না মেলে, স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ফলো-আপ টাস্ক তৈরি করুন।

রিমাইন্ডারের টেক্সট সংক্ষিপ্ত এবং কার্যভিত্তিক রাখুন—কে, কী, এবং পরবর্তী কাজ কী:

• "{Client}-এর সাথে ফলো-আপ: {Proposal} - দ্রুত চেক-ইন"
• "{Client} / {Proposal} - অনুমোদনের আগে পরিবর্তন চাইলে জিজ্ঞাসা করুন"
• "{Client} / {Proposal} - টাইমলাইন এবং শুরু তারিখ নিশ্চিত করুন"

গার্ডরেইল যোগ করুন যাতে এটি শোরগোল না করে: প্রতিটি প্রস্তাবের জন্য দিনে একটির বেশি রিমাইন্ডার না পাঠানো, এবং Snoopze অপশন রাখুন (1 দিন, 3 দিন, পরের সপ্তাহ)।

প্রতিটি রিমাইন্ডারের ফলাফলও ট্র্যাক করুন। একটি ছোট আউটকাম লগ রাখুন: সম্পন্ন, স্নুজ (কখন পর্যন্ত), স্কিপ করা, বা পাঠানো।

উদাহরণ: আপনি সোমবার “ওয়েবসাইট রিফ্রেশ - Acme Co” কে পাঠান এবং বৃহস্পতিবারের জন্য ফলো-আপ সেট করেন। বৃহস্পতিবার সকালে একটি রিমাইন্ডার পান এবং এটিকে শুক্রবার পর্যন্ত স্নুজ করেন। শুক্রবার আপনি ফলো-আপ করেন, রিমাইন্ডারটি সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করেন, এবং “X দিন পরে কোনো জবাব না পেলে” টাইমার রিসেট হয়।

সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী ক্লোজ রেট ট্র্যাক করুন (এবং সংখ্যাগুলো ব্যবহার করুন)

একটি প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপ তখনই মূল্যবান যখন এটি আপনাকে পরবর্তী পদক্ষেপ নির্ধারণে সাহায্য করে। সবচেয়ে সহজ পথ হলো সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী ক্লোজ রেট ট্র্যাক করা, কেবল সামগ্রিক নয়। "ওয়েবসাইট রিডিজাইন" এবং "মাসিক মেইনটেন্যান্স" প্রায়ই আলাদা ব্যবসার মতো আচরণ করে।

প্রথমে আউটকামগুলো কনসিস্টেন্ট করুন:

• জয় মানে স্পষ্ট হ্যাঁ (সাইন করা চুক্তি, পেইড ডিপোজিট, বা নিশ্চিত প্রারম্ভিক তারিখ)
• হার মানে আপনি আর তা অনুসরণ করছেন না (তারা না বলেছে, কাউকে বেছে নেয়, বা দীর্ঘ অক্রিয়তার কারণে আপনি আত্মবিশ্বাসী যে এটি মৃত)

একটি নিয়ম বাছুন এবং তা মেনে চলুন, না হলে আপনার সংখ্যা নয়েজ হবে।

হারের কারণগুলো সংক্ষিপ্ত এবং ধারাবাহিক রাখুন:

• দাম
• সময়
• স্কোপ মিল নেই
• উত্তর নেই
• প্রতিদ্বন্দ্বীকে বেছে নেওয়া

তারপর একটি বাস্তব উইন্ডোতে (গত 30 অথবা 90 দিন) সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী ক্লোজ রেট গণনা করুন। উদাহরণ: আপনি যদি 12টি “ব্র্যান্ড স্ট্র্যাটেজি” প্রস্তাব পাঠান এবং 3 জিতুন, তাহলে ক্লোজ রেট 25%। যদি 6টি “ল্যান্ডিং পেজ বিল্ড” পাঠিয়ে 4 জিতেন, তাহলে 67%। এটি নিখুঁত হতে হবে না, শুধু স্থির।

"ক্লোজ-টাইম"ও ট্র্যাক করুন যাতে আপনি সৎ থাকেন। পাঠানোর দিন থেকে জয় বা হার পর্যন্ত দিন গণনা করুন। আপনি জানতে পারেন “SEO অডিট” 5-10 দিনে বন্ধ হয়, আর “পূর্ণ ওয়েবসাইট রিবিল্ড” 30-45 দিন নেয়। এটি আপনার ফলো-আপ ফ্রিকোয়েন্সি এবং আয় অনুমান বদলে দিতে পারে।

সংখ্যাগুলো কার্যকর করার জন্য একটি সরল নিয়ম রাখুন। যদি একটি সার্ভিসের ক্লোজ রেট কম এবং ক্লোজ-টাইম বেশি হয়, অফার টাইটেন করুন (স্কোপ, প্রমাণ, দাম) বা প্রস্তাব লেখার আগে আরও ভালো কোয়ালিফাই করুন। যদি কোন সার্ভিস উচ্চ ক্লোজ রেট দেখায়, সেটাকে রক্ষা করুন: যা কাজ করে সেটি পুনরায় ব্যবহার করুন এবং মূল্য ধীরে বাড়ান।

প্রস্তাব CRM বানানোর সময় সাধারণ ফাঁদ

প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপকে মূল্যহীন করার দ্রুততম উপায় হলো সেটিকে বিভ্রান্তিকর করা। ফ্রিল্যান্সাররা ভালো ইচ্ছায় শুরু করে, তারপর এমন টুল পেয়ে যায় যা তাদের বিশ্বাসযোগ্য নয়।

একটি ফাঁদ হল খুব বেশি স্ট্যাটাস রাখা যেগুলো একই জিনিস বোঝায়। আপনি যদি একটি লাইনে “পাঠানো”, “জমা দেওয়া”, “ডেলিভার্ড”, এবং “রিভিউ-এ” এর মধ্যে পার্থক্য এক বাক্যে ব্যাখ্যা করতে না পারেন, তাহলে সম্ভবত একটি স্ট্যাটাসই যথেষ্ট।

আরেকটা ফাঁদ হল পাঠানো-কে কবরবাগানে পরিণত করা। যদি আপনি পরবর্তী ফলো-আপ তারিখ বাধ্যতামূলক না করেন, আপনি পরে বোর্ড খুললে দেখবেন ফলো-আপ ছাড়া অনেক প্রস্তাব ছড়িয়ে আছে। এক সাধারণ নিয়ম বেশিরভাগ এটি ঠিক করে: পাঠানো-এ প্রতিটি প্রস্তাবে একটি পরবর্তী অ্যাকশন নির্ধারিত থাকতে হবে।

আর কয়েকটি ভুল যা মনোযোগ ধীরে ধীরে ভেঙে দেয়:

• প্রস্তাবগুলোকে সাধারণ লিডের সঙ্গে মিশিয়ে ফেলা, ফলে আপনার পাইপলাইন একটি এলোমেলো ইনবক্স হয়ে যায়
• হারানোর কারণ লগ না করা, ফলে একই দাম বা স্কোপ ভুল বারবার করা হয়
• প্রথমে অতিরিক্ত অটোমেশন করা, এবং স্মরণী টিউনিংয়ে বেশি সময় খরচ করা যে সময় আপনি প্রস্তাব পাঠানো উচিত

স্মরণীগুলো সাধার এবং নির্দিষ্ট রাখুন। একটি ফলো-আপ তারিখের সঙ্গে বাঁধা এক স্মরণী সাধারণত যথেষ্ট। আরও নিয়ম যোগ করা যেতে পারে যখন আপনার কাছে এক মাসের বাস্তব ব্যবহার ডেটা থাকে।

আপনি যদি ধারাবাহিকভাবে তিনটি প্রস্তাব হারান এবং নোট থাকে “টাইমলাইন অনেক বড়”, তাহলে তা সংকেত দেয় প্রথমে একটি ছোট ধাপ অফার করুন, নতুন পাঁচটি স্ট্যাটাস যোগ না করে।

নির্ভর করার আগে দ্রুত চেকলিস্ট

আপনি আপনার প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপকে একক সত্যির উৎস হিসেবে বিবেচনা করার আগে নিশ্চিত করুন কিছুই ঝুলে নেই এবং পরবর্তী পদক্ষেপ স্পষ্ট।

পাইপলাইন ভিউ খুলুন এবং নিজেকে সময় দিন। আপনাকে আজকের অগ্রাধিকার 30 সেকেন্ডের মধ্যে বোঝা উচিত। যদি একাধিক প্রস্তাবে ক্লিক করে পরবর্তী ধাপ খুঁজতে হয়, তাহলে আপনার ডিজাইন গুরুত্বপূর্ণ ফিল্ডটি লুকিয়ে রাখছে।

চেকলিস্ট:

• প্রতিটি খোলা প্রস্তাব স্পষ্ট স্ট্যাটাস এবং একটি পরবর্তী ফলো-আপ তারিখ দেখায়। যদি কোন পরবর্তী ধাপ না থাকে, সেটা বন্ধ করুন।
• আপনার “আজ” ভিউ এমন কাজ দেখায় যা আপনি এখনই করতে পারেন (ফলো-আপ, পাঠানো, পুনরায় করা), কেবল স্ট্রেসের তালিকা নয়।
• কিছু জয় বা হার হলে আপনি চূড়ান্ত মূল্য এবং একটি সংক্ষিপ্ত কারণ ক্যাপচার করেন।
• সাম্প্রতিক উইন্ডোর (30-90 দিন) জন্য সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী ক্লোজ রেট দৃশ্যমান।
• রিমাইন্ডার স্নুজ করা যায়, এবং একই প্রস্তাবের জন্য একই দিনে ডুপ্লিকেট পাওয়া যায় না।

একটি ছোট স্ট্রেস টেস্ট করুন। তিনটি নমুনা প্রস্তাব তৈরি করুন বিভিন্ন সার্ভিসের জন্য, সেগুলোকে স্ট্যাটাস জুড়ে সরান, এবং রিমাইন্ডার ট্রিগার করুন। যদি আপনি পাঁচ মিনিটে এটিকে ভাঙতে পারেন, ব্যস্ত সপ্তাহে আপনি এটিই ভাঙবেন।

উদাহরণ: এক সপ্তাহের সহজ প্রস্তাব (এবং আপনি কী শিখেন)

সোমবার আপনি পাঁচটি প্রস্তাব পাঠান। তিনটি ওয়েব রিডিজাইন প্যাকেজের জন্য এবং দুইটি মাসিক সাপোর্ট রিটেইনারের জন্য। সবকিছু প্রথমে খসড়ায় থাকে, তারপর ইমেইল গেলে পাঠানো হয়ে যায়।

বুধবারে স্ট্যাটাসগুলো গল্প বলে:

• দুইটি রিডিজাইন প্রস্তাব দেখা হয়েছে-তে যায় (ক্লায়েন্ট ডক ওপেন করেছে)
• একটি রিডিজাইন প্রস্তাব এখনও পাঠানো (দেখা হয়নি)
• এক রিটেইনার প্রস্তাব আলোচনা-তে যায় (তারা ঘণ্টা সমন্বয় চাইছে)
• এক রিটেইনার প্রস্তাব জয় হয় (তারা সাইন করেছে)

রিমাইন্ডারগুলো আপনাকে বলবে হাত ছাড়া না দেওয়ার কথা। “দেখা হয়েছে কিন্তু 2 দিনে উত্তর নেই” নিয়ম আপনাকে দুই রিডিজাইন লিডকে শুক্রবার সকালে ফলো-আপ করতে নাড়বে। “পাঠানো কিন্তু 3 দিনে দেখা হয়নি” নিয়ম চুপচাপ একটিকে ধরবে, তাই আপনি সংক্ষিপ্ত মেসেজ সহ পুনরায় পাঠাবেন এবং একটি স্পষ্ট পরবর্তী ধাপ রাখবেন।

বাস্তব জীবন আবছা। এক ক্লায়েন্ট রবিবার দেরিতে জবাব দেয় “দুঃখিত, ব্যস্ত সপ্তাহ ছিল” এবং আগামী মাসে শুরু করতে চায়, তাই আপনি সেটিকে On Hold-এ সরান যাতে তা পাঠানো-এ পচে না যায়। আলোচনাটি সক্রিয় থাকে, কিন্তু রিমাইন্ডার একবারই চেক করে—প্রতিদিন নয়।

সপ্তাহ শেষে সার্ভিস টাইপ অনুযায়ী ক্লোজ রেট চোখ খুলে দেয়: সাপোর্ট রিটেইনার 1/2 জিতে গেল, ওয়েব রিডিজাইন 0/3। পরের সপ্তাহ আপনি রিডিজাইনটির স্কোপ দুইটিতে টাইটেন করবেন এবং ফিডব্যাকের জন্য একটি সহজ ডেডলাইন যোগ করবেন।

পরবর্তী পদক্ষেপ: একটি ছোট সংস্করণ শিপ করুন, তারপর উন্নত করুন

সবচেয়ে দ্রুত মূল্য পাওয়ার উপায় হলো সবচেয়ে ছোট সংস্করণ চালু করা যা আপনি প্রতিদিনই খুলবেন। একটি প্রস্তাব পাইপলাইন অ্যাপ প্রথম দিনেই টেমপ্লেট, জটিল অটোমেশন এবং চার্ট প্রয়োজন নেই। এটি দেখতে চাই—কী পাঠানো হয়েছে, কী অপেক্ষা করছে, এবং পরবর্তী কি করা উচিত।

আপনার স্ট্যাটাসগুলো সেট করুন যাতে প্রতিটি একটি সহজ প্রশ্নের উত্তর দেয়: এই মুহূর্তে কী অ্যাকশন প্রত্যাশিত? আপনি যদি একটি স্ট্যাটাস এক বাক্যে ব্যাখ্যা করতে না পারেন, এটি আপনাকে ধীর করে তুলবে।

এই সপ্তাহে তিনটি কাজ:

• 5 থেকে 7টি স্ট্যাটাস নির্ধারণ করুন (সাধারণত খসড়া, পাঠানো, অনুসরণ তারিখ, আলোচনা, জয়, হার যথেষ্ট)
• একটি বোর্ড ভিউ তৈরি করুন যাতে আপনি সেকেন্ডে প্রস্তাব স্ট্যাটাস বদলাতে পারেন
• শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রে রিমাইন্ডার চালু করুন (অনুসরণ তারিখ, এবং আলোচনা যখন পরবর্তী ধাপ আপনার ওপর থাকে)

প্রাথমিক লুপ স্বাভাবিক হলে, একবারে এক করে উন্নতি যোগ করুন। ভালো ক্রম হলো: প্রথমে রিমাইন্ডার (কিছুই না গেলে কিছুই মিস করবেন না), তারপর রিপোর্টিং (শেখার জন্য), এবং পরে টেমপ্লেট (সময় বাঁচানোর জন্য)। সবকিছু একসাথে যোগ করলে আপনি জানবেন না কোনটি সাহায্য করেছে এবং কোনটি গোলমেলে করেছে।

আপনি যদি এটি ভারী কোডিং ছাড়া তৈরি করতে চান, AppMaster একটি ব্যবহারিক অপশন: এতে আপনি ডাটাবেস (ক্লায়েন্ট, প্রস্তাব, সার্ভিস) মডেল করতে পারেন এবং UI ও স্ট্যাটাস নিয়ম এক জায়গায় বানিয়ে আপনার প্রক্রিয়ার সঙ্গে অনুযায়ী পরিবর্তন করতে পারেন।

আপগ্রেডগুলো ছোট এবং পরিমাপযোগ্য রাখুন। এক সপ্তাহ পরে জিজ্ঞাসা করুন: আমি কি দ্রুত ফলো-আপ করেছি, এবং আমি কি কম রিপ্লাই মিস করেছি? এক মাস পরে জিজ্ঞাসা করুন: কোন সার্ভিসটি সবচেয়ে ভালো ক্লোজ করে, এবং কোনটি ভাল অফার বা উচ্চতর মূল্য চান?

প্রথম ভার্সনকে ব্যক্তিগত টুল হিসেবে দেখুন, প্রোডাক্ট হিসেবে নয়। যদি নতুন প্রস্তাব যোগ করা বা এগোয়ানো 30 সেকেন্ডের বেশি লাগে, ফিল্ডগুলি এবং স্ক্রিনগুলো সরল করুন আগে আপনি অন্য কিছু যোগ করেন। যখন এটি সহজ লাগে, তখনই আপনি সত্যিই এটি ব্যবহার করবেন এবং ডেটা বিশ্বাসযোগ্য থাকবে।