ওয়ার্কফ্লোতে প্রতিনিধি অনুমোদন: ছুটি মোড ও প্রতিস্থাপক

কেন মানুষ অনুপস্থিত থাকলেই অনুমোদন আটকে যায়

অনুমোদন আটকে থাকার সরল কারণ হল: ওয়ার্কফ্লোটি এক নির্দিষ্ট ব্যক্তির অপেক্ষায় থাকে, এবং সিস্টেম জানে না তারা অনলাইনে নেই এমন অবস্থায় কী করা উচিত। একটি অনুরোধ তাদের ইনবক্সে আসে, আর কারোই সিদ্ধান্ত নেওয়ার অধিকার না থাকলে সব কিছু থেমে যায়।

এই সমস্যা আরও বড় হয় যখন অনুমোদন ব্যক্তির নামের সঙ্গে বাঁধা থাকে, ভূমিকার সঙ্গে নয়। দল বদলায়, মানুষ ছুটিতে যায়, ম্যানেজাররা ভ্রমণে থাকে। যদি ওয়ার্কফ্লো স্বয়ংক্রিয়ভাবে একজন প্রতিস্থাপককে নিয়োগ করতে না পারে, তাহলে শেষপর্যন্ত “জরুরি” পিং, ম্যানুয়াল ওয়ার্কারাউন্ড এবং দেরিতে সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরিস্থিতি দেখা দেয়।

এছাড়া কয়েকটি একে অপরের মতো ক্রিয়াকে আলাদা করা ভালো, যেগুলো মানুষ প্রায়ই গুলিয়ে দেয়:

• প্রতিনিধিত্ব (Delegation): মূল অনুমোদক দায়ী থাকে, কিন্তু নির্দিষ্ট সময় বা ক্ষেত্রে একজন প্রতিস্থাপক তাদের পক্ষে কাজ করতে পারে।
• ফরওয়ার্ডিং: কাজটি শেয়ার করা বা কারো কাছে পাঠানো হয়, কিন্তু সিস্টেম এখনও মূল ব্যক্তির প্রতিক্রিয়ার অপেক্ষায় থাকতে পারে।
• পুনঃনির্ধারণ (Reassignment): অনুমোদনের দায়িত্ব অন্য কারো কাছে চলে যায়, প্রায়ই স্থায়ীভাবে বা একটি নির্দিষ্ট অনুরোধের জন্য।

বাস্তব লক্ষ্য কেবল গতি নয়। তা হল পূর্বানুমেয়তা এবং পরিষ্কার রেকর্ড।

ম্যানেজার ও অডিটারের জন্য “স্বচ্ছতা” দুইটি জিনিস বোঝায়: আপনি দেখতে পারেন কেন ওয়ার্কফ্লোটি একজন প্রতিস্থাপকের কাছে গেছে, এবং প্রমাণ করতে পারেন কে অনুমোদন করেছে, কখন এবং কোন নিয়মের অধীনে। যদি Alex ছুটিতে থাকে এবং Priya একটি ক্রয় অনুমোদন করে, তখন ইতিহাসে দেখা উচিত যে Priya Alex-এর প্রতিনিধিত্ব করে কাজ করেছে। এটা এমনভাবে দেখানো উচিত নয় যেন Alex অনুমোদন করেছে, এবং এটা ব্যক্তিগত চ্যাটে মিলিয়ে যাওয়া কাম্য নয়।

লক্ষ্য ফলাফল সহজ: কোন অনুরোধ আটকে থাকবে না, এবং কেউ অনুপস্থিত থাকলেও কারা কী করেছে তা স্পষ্টভাবে পর্যালোচনা করা যাবে।

মূল শব্দগুলো: অনুমোদক, প্রতিস্থাপক এবং প্রতিনিধিত্ব

পরিষ্কার শব্দগুলো পরে জটিল নিয়মগুলিকে হাতার করে রাখে। যদি মানুষ একমত না হয় যে কে কোন অনুমোদন নিতে পারে, আপনার ওয়ার্কফ্লো আটকে যাবে বা অডিট সমস্যার সৃষ্টি করবে।

অধিকাংশ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লোতে কয়েকটি সাধারণ ভূমিকা থাকে:

• রিকোয়েস্টার প্রক্রিয়াটি শুরু করে (খরচ, ক্রয় অনুরোধ, অ্যাক্সেস অনুরোধ)।
• অনুমোদক সিদ্ধান্ত নেয়।
• অ্যাডমিন ওয়ার্কফ্লো, অনুমতি এবং নিয়ম কনফিগার করে।
• প্রতিস্থাপক (কখনও কখনও ডেলিগেট বলা হয়) কাউকে তাদের পক্ষে অনুমোদন করতে দেয়া হয়।

প্রাথমিক অনুমোদক হল সেই ডিফল্ট ব্যক্তি যাকে ওই ধাপের অনুমোদনের জন্য প্রত্যাশা করা হয়। ব্যাকআপ অনুমোদক হল একটি বিকল্প ব্যক্তি, যে প্রাথমিক অনুপলব্ধ হলে অনুমোদন করতে পারে।

মানুষ প্রায়ই “ব্যাকআপ অনুমোদক” এবং “সেকেন্ড অনুমোদক”কে গুলিয়ে দেয়, কিন্তু তারা আলাদা। দ্বিতীয় অনুমোদক একটি অতিরিক্ত স্তর যোগ করে। ব্যাকআপ একই স্তরের জন্য বিকল্প পথ।

প্রতিনিধিত্ব হচ্ছে সেই নিয়ম যা প্রতিস্থাপককে কাজ করতে দেয়। সাধারণ দুইটি ধরন হল:

• সবসময় সক্রিয় প্রতিনিধিত্ব: প্রতিস্থাপক যেকোনো সময় অনুমোদন করতে পারে, এমনকি যদি প্রাথমিক অনুমোদক পাওয়া যায়।
• অনুপস্থিতি-ভিত্তিক প্রতিনিধিত্ব: প্রতিস্থাপক কেবল তখনই অনুমোদন করতে পারে যখন প্রাথমিক অনুমোদক অনুপস্থিত (ছুটি মোড) অথবা একটি টাইমআউট হয়েছে।

অনুমোদন স্তর হল সেই ক্রমানুসারিক ধাপ যা একটি অনুরোধকে পার হতে হয় (ম্যানেজার, তারপর ফাইন্যান্স, তারপর লিগ্যাল, তারপর আইটি — অনুরোধ ও পরিমাণ অনুসারে)। “স্তর” এবং “প্রতিস্থাপক” আলাদা রাখুন: স্তর নির্ধারণ করে কী অনুমোদন প্রয়োজন; প্রতিস্থাপক নির্ধারণ করে যখন নিয়মিত ব্যক্তি না থাকেন তখন কে অনুমোদন করতে পারে।

আপনার প্রক্রিয়ার জন্য যে প্রতিনিধিত্ব মডেলটি মানায় তা পছন্দ করুন

প্রতিটি টিমের একই ব্যাকআপ পদ্ধতির দরকার নেই। উপযুক্ত মডেল নির্ভর করে মানুষ কত ঘন ঘন অনুপস্থিত থাকে, সিদ্ধান্তের ঝুঁকি কতটুকু, এবং অনুমোদনের ধাপগুলো কতটুকু পূর্বানুমেয়।

প্রথমে একটি প্রধান মডেল বেছে নিন এবং বাকি গুলোকে ব্যতিক্রম হিসেবে রাখুন। শুরু থেকেই সবকিছু মিশিয়ে দিলে ব্যবহারকারীরা বিভ্রান্ত হবে এবং অডিট কঠিন হবে।

সাধারণ প্রতিনিধিত্ব মডেল (এবং কখন এগুলো কাজ করে)

অধিকাংশ দল নিচের সংমিশ্তি ব্যবহার করে:

• ছুটি মোড (তারিখ-ভিত্তিক): অনুমোদক একটি শুরু ও শেষ তারিখ সেট করে, এবং সেই উইন্ডোর মধ্যে অনুরোধগুলি নির্দিষ্ট প্রতিস্থাপকের কাছে যায়।
• ম্যানুয়াল একক প্রতিনিধিত্ব: জরুরি পরিস্থিতিতে একটি অ্যাডমিন বা ম্যানেজার একক অনুরোধের জন্য প্রতিস্থাপক নির্ধারণ করে।
• নিয়ম-ভিত্তিক প্রতিনিধিত্ব: প্রতিস্থাপক টিম, অনুরোধ বিভাগ, বা পরিমাণের মতো নিয়ম দিয়ে নির্বাচন করা হয়।
• এস্কালেশন: কেউ সময়মতো সাড়া না দিলে অনুরোধ পরবর্তী ব্যক্তির কাছে (প্রায়ই অনুমোদকের ম্যানেজার বা অন-ক্যাল কিউ) চলে যায়।
• কাজের পৃথকীকরণ: সংবেদনশীল অনুমোদনের ক্ষেত্রে একটি ভিন্ন ব্যক্তি (বা দ্বিতীয় অনুমোদক) আবশ্যক যাতে রিকোয়েস্টার বা প্রতিস্থাপক নিজের কাজ অনুমোদন করতে না পারে।

দৈনন্দিন কাজে ছুটি মোড সাধারণত সবচেয়ে সহজ। বড় টিমের জন্য নিয়ম-ভিত্তিক প্রতিনিধিত্ব ভাল কাজ করে কারণ এটি কভারেজ নিয়ে ম্যানুয়াল সিদ্ধান্ত কমায়। এস্কালেশন প্রতিনিধিত্বের বিকল্প নয়; এটি টাইমআউটের জন্য একটি সেফটি নেট।

দ্রুত সিদ্ধান্ত নেবার প্রশ্নগুলো

কয়েকটি উত্তর আপনার বিকল্পগুলো দ্রুত সংকুচিত করে:

• অনুমোদন কি উচ্চ-ঝুঁকিসম্পন্ন (টাকা, অ্যাক্সেস, কমপ্লায়েন্স) নাকি নিম্ন-ঝুঁকির (রুটিন প্রশাসনিক)?
• প্রতিটি ব্যক্তির জন্য একজন প্রতিস্থাপক দরকার নাকি একটি পুল (যেমন “Finance On-Call”)?
• রিকোয়েস্টারকে কি প্রতিস্থাপক দেখানো উচিত, না শুধুমাত্র অ্যাডমিনদের?
• কতক্ষণ অনুরোধ অপেক্ষা করতে পারে আগে এসকালেশন ট্রিগার করা হবে?
• আপনাকে কি এমন কঠোর নিয়ম চাই যা স্ব-অনুমোদনকে ব্লক করে?

ছুটি মোড ও প্রতিস্থাপকের জন্য ডিজাইন নিয়ম

ছুটি মোড তখনই কাজ করে যখন এটি পূর্বানুমেয়। লক্ষ্য সহজ: অনুমোদন চলতে থাকবে, এবং সবাই দেখতে পাবে কে দায়িত্বে।

একটি স্পষ্ট সময় উইন্ডো বাধ্যতামূলক করুন। প্রতিটি প্রতিনিধিত্বের একটি শুরু ও শেষ তারিখ থাকা উচিত (আপনি যদি বিভিন্ন অঞ্চলে কাজ করেন তবে টাইমজোনও নির্দিষ্ট করুন)। “অপরিষীম” এড়িয়ে চলুন। কেউ ভুলে গেলে বের করে না দিলে ভুল ব্যক্তির কাছে অনুমোদন কয়েক সপ্তাহ যেতে পারে।

নির্ধারণ করুন কে প্রতিস্থাপক বেছে নিতে পারে। ছোট টিমে নিজেরাই বেছে নেওয়া কাজ করতে পারে, কিন্তু যারা পাল্টায় না সেগুলোকে প্রশিক্ষিত না থাকলে ঝুঁকি বাড়ে। ম্যানেজার-নির্ধারিত অনেক সংস্থায় মানায়। অ্যাডমিন-নির্ধারণ সর্বোত্তম যেখানে কঠোর নিয়ন্ত্রণ দরকার, কিন্তু সেটআপ ধীর করতে পারে।

সিস্টেমে প্রয়োগযোগ্য যোগ্যতা নিয়ম সাজান। এগুলো সোজা রাখুন, এবং এমন “বিশেষ কেস” অনুমোদন করা থেকে বিরত থাকুন যা কেবল কারো মাথায় আছে। সাধারণ নিয়মের মধ্যে একই দপ্তর বা কস্ট সেন্টারে থাকা, সঠিক অনুমোদন স্তর থাকা, এবং প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ সম্পন্ন করা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। নিশ্চিতভাবেই স্পষ্ট সংঘাতগুলো ব্লক করুন: প্রতিস্থাপক রিকোয়েস্টার হওয়া উচিত নয়, এবং বৃত্তাকার অনুমোদন প্রতিরোধ করুন।

চলমান অনুরোধগুলোর ক্ষেত্রে কী হবে তা সংজ্ঞায়িত করুন। অনেক দল নতুন অনুরোধগুলো প্রতিস্থাপকের কাছে রুট করে কিন্তু বিদ্যমান পেন্ডিং আইটেমগুলো মূল অনুমোদকের সাথে রেখে দেয় যতক্ষণ না সেগুলো ওভারডিউ হয়। ওভারডিউ হলে ওয়ার্কফ্লো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনঃনির্ধারণ বা এসকালেট করতে পারে।

স্ট্যাটাস দৃশ্যমান করে তুলুন। রিকোয়েস্টারকে বর্তমান অনুমোদক, প্রতিনিধিত্ব সক্রিয় কি না এবং পরবর্তী ধাপ কি হবে তা দেখা উচিত। যেমন “অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা (প্রতিনিধিত্ব করা হয়েছে: Alex-এর পরিবর্তে Priya — Jan 10 পর্যন্ত)” ধরনের স্ট্যাটাস ফলো-আপ কমায় এবং বিশ্বাস বজায় রাখে।

ধাপে ধাপে: ওয়ার্কফ্লোতে বিকল্প অনুমোদক বাস্তবায়ন

একটি সাধারণ অনুরোধের (ক্রয়, অ্যাক্সেস, নীতি ব্যতিক্রম) জন্য সঠিক অনুমোদন পথ প্রথমে লিখে নিন। এটি ছোট রাখুন। ডিজাইন প্যাটার্নটি কল্পনা করতে ২-৪টি ধাপ যথেষ্ট।

একটি ব্যবহারিক বাস্তবায়ন প্যাটার্ন

1. প্রতিটি ধাপকে একটি ভূমিকা ও একটি একক রেকর্ড-মালিকের সঙ্গে ম্যাপ করুন। প্রতিস্থাপক কাজ করতে পারলেও প্রতিটি ধাপে একজন প্রাথমিক অনুমোদক রাখুন যাতে দায়িত্ব স্পষ্ট থাকে।

2. প্রতিনিধিত্বের জন্য একটি প্রধান ট্রিগার বেছে নিন। বেশিরভাগ দল অনুপস্থিতি ফ্ল্যাগ, একটি তারিখ উইন্ডো, বা ম্যানেজার-নিয়ন্ত্রিত সুইচ ব্যবহার করে। প্রথমে একটি বেছে নিন যাতে লোকেরা চুপচাপ রি-রাউটিং দেখে আচম্বিতে মিশমিশ না করে।

3. রাউটিং নিয়ম যোগ করুন যে কার্যকর অনুমোদক বেছে নেবে। একটি পূর্বানুমেয় অর্ডার পরে বোঝানো সহজ: ব্যবহারকারীর নির্বাচিত প্রতিস্থাপক, তারপর ম্যানেজার, তারপর একটি শেয়ার্ড ব্যাকআপ কিউ। সিদ্ধান্ত নিন প্রতিস্থাপক কি অবিলম্বে অনুমোদন করতে পারবে না বা কেবল টাইমআউটের পরে পারবে।

4. নোটিফিকেশন দিয়ে প্রত্যাশা নির্ধারণ করুন। রিকোয়েস্টারদের জানা উচিত এখন কে দায়িত্বে। প্রাথমিক অনুমোদকদের জানানো উচিত যে প্রতিনিধিত্ব সক্রিয় এবং এটি কীভাবে বন্ধ করবেন। প্রতিস্থাপকরা প্রাসঙ্গিক প্রসঙ্গ পান এবং স্পষ্টভাবে প্রত্যাখ্যান করার উপায় পায় যদি তারা কাজ না করা উচিত মনে করেন।

5. একটি এন্ড-টু-এন্ড টেস্ট চালান এবং ইতিহাস পরীক্ষা করুন। আপনাকে দেখা উচিত কে বরাদ্দ করা হয়েছে, কেন প্রতিনিধিত্ব ঘটেছে, কে অনুমোদন করেছে এবং কখন।

পরীক্ষা এবং নিশ্চিতকরণ

বাস্তব পরিস্থিতি ব্যবহার করে পরীক্ষা করুন: প্রাথমিক অনুমোদক “ছুটিতে” এবং প্রতিস্থাপক অনুমোদন করে। তারপর প্রতিস্থাপক অনুপলব্ধ থাকলে আপনার ফলো-আপ নিয়মটি যাচাই করুন। শেষমেষ নিশ্চিত করুন অডিট ট্রেইলটি প্রাথমিক ও কার্যকর অনুমোদক উভয়কেই, এবং প্রতিনিধিত্বের কারণ দেখায়, যাতে অডিটর হস্তক্ষেপ না করে কেবল ইতিহাস দেখে বিষয়টি বুঝতে পারে।

পরিষ্কার অনুমোদন ইতিহাস (অডিট ট্রেইল) জন্য কী লগ করা উচিত

একটি অডিট ট্রেইল গেস ছাড়াই তিনটি প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে: কী হয়েছে, কে এটি করেছে, এবং কেন এটি অনুমোদিত হয়েছিল। প্রতিনিধি অনুমোদনে এটি আরও গুরুত্বপূর্ণ, কারণ "দায়ী অনুমোদক" ও "যিনি ক্লিক করেছেন" ভিন্ন হতে পারে।

প্রতিনিধিত্ব নিয়মগুলোকে ফার্স্ট-ক্লাস রেকর্ড হিসাবে লগ করুন, সেটিংস হিসাবে নয় যা চুপচাপ বদলে যায়। ধারণ করুন কে কাকে প্রতিনিধিত্ব করেছে, শুরু ও শেষ সময়, পরিসর (কোন অনুরোধ, পরিমাণ, টিম বা ডকুমেন্ট টাইপ), এবং যদি প্রক্রিয়ায় সাইন-অফ দরকার হয় তাহলে কে পরিবর্তনটি অনুমোদন করেছিল।

অনুমোদন সিদ্ধান্তগুলোকে ধ্রুব ঘটনা হিসেবে রাখুন। “পেন্ডিং” মুছে ফেলে সরাসরি “অ্যাপ্রুভড” লিখবেন না। “Approved,” “Rejected,” বা “Requested changes” মতো ইভেন্ট রেকর্ড করুন এবং সেগুলো রাখুন, এমনকি যদি ওয়ার্কফ্লো পুনরায় শুরু হয়।

একটি ব্যবহারিক অডিট ট্রেইলে সাধারণত থাকে:

• ইভেন্ট আইডি, ওয়ার্কফ্লো আইটেম আইডি, এবং ধাপের নাম
• টাইমস্ট্যাম্প (টাইমজোন সহ), এ্যাক্টর পরিচয়, এবং তাদের ভূমিকা সেই সময়ে
• প্রতিনিধিত্ব-অনুযায়ী তথ্য (মূল অনুমোদক, প্রতিনিধিত্ব নিয়ম আইডি)
• ফলাফল সঙ্গে মন্তব্য, কারণ কোড এবং যে কোনও সংযুক্তি
• প্রতিনিধিত্ব নিয়মের যে কোনও সম্পাদনা (কে কী পরিবর্তন করেছে, এবং কখন)

মন্তব্য ও সংযুক্তিগুলোকে সিদ্ধান্ত ইভেন্টের সাথে জড়িয়ে রাখুন। যদি সেগুলো আলাদা চ্যাটে বা একটি সাধারণ “নোট” ফিল্ডে থাকে, তাহলে প্রমাণ করা কঠিন হয় কোন মন্তব্য কোন সিদ্ধান্তকে সমর্থন করেছিল।

শেষে, ইতিহাসকে পাঠযোগ্য রাখুন। প্রতিনিধিত্ব পরিবর্তন, পাঠানো নোটিফিকেশন, গৃহীত সিদ্ধান্ত এবং এসকালেশনগুলোর ক্রমানুসারিক একটাইমলাইন বিবাদ এড়ায়।

স্বচ্ছতা: অনুমোদন চলাকালীন ব্যবহারকারীরা কী দেখবে

লোকেরা বিলম্ব মেনে নেয় যখন তারা দেখতে পারে কী ঘটছে। দেখতে না পেলে তারা ভুল ব্যক্তিকে তাড়া করে, অনুরোধ পুনরায় পাঠায় বা ধরে নেয় সিস্টেম ভাঙা।

রিকোয়েস্টার ও রিভিউয়াররা সবসময় বর্তমান অনুমোদক ও কেন তিনি বা তিনি বেছে নেওয়া হয়েছে তা দেখতেই পারে। যদি টাস্কটি প্রাথমিক অনুমোদক থেকে প্রতিস্থাপকের কাছে সরানো হয়, সরাসরি দেখান: “Assigned to: Priya (substitute for Alex).” এক বাক্যই বিভ্রান্তি দূর করে এবং জবাবদিহিতা রক্ষা করে।

এছাড়া প্রতিনিধিত্ব উইন্ডো ও সেটকারি দেখান: “Delegation active: Jan 10 to Jan 20, set by Alex” — এটা টিমকে বিশ্বাস রাখতে সাহায্য করে যে হ্যান্ডঅফ ইচ্ছাকৃত।

গোপনীয় পুনঃনির্ধারণই অডিট জটিল করে দেয়। যদি কেউ অনুমোদক বদলে দিতে পারে কোনো দৃশ্যমান চিহ্ন না রেখে, ব্যবহারকারীরা বিশ্বাস হারায় এবং ম্যানেজাররা বলতে পারে না কে সিদ্ধান্ত নিয়েছে। উপযুক্ত ব্যক্তিদের জন্য পুনঃনির্ধারণ দৃশ্যমান রাখুন, এবং যে কেউ ট্রিগার করেছে তা সবসময় রেকর্ড করুন।

একটি সাধারণ “View history” প্যানেল সাধারণত যথেষ্ট: বর্তমান স্ট্যাটাস, বর্তমান অনুমোদক ও কেন, প্রতিনিধিত্ব সময়কাল, কোনও ম্যানুয়াল পুনঃনির্ধারণ, এবং সিদ্ধান্ত মন্তব্য।

গোপনীয়তাও গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিটি ভূমিকা কী দেখতে পারবে তা সংজ্ঞায়িত করুন। রিকোয়েস্টার হয়তো নাম ও স্ট্যাটাস দেখতে পাবে, যেখানে HR, ফাইন্যান্স বা লিগ্যাল কর্মপ্রবাহের ক্ষেত্রে অভ্যন্তরীণ নোট মাস্ক করা লাগতে পারে।

সাধারণ ভুল যা বিলম্ব বা অডিট সমস্যা তৈরি করে

প্রতিনিধিত্ব সাধারণত সহজ কারণেই ব্যর্থ হয়: নিয়মগুলো খুব ঢিলা, রেকর্ডগুলো খুব ধোঁয়াশা, বা কোনও ব্যাকআপ পরিকল্পনা নেই। ফলাফলটি পূর্বানুমেয়: অনুরোধগুলো লঘু অবস্থায় পড়ে থাকে, এবং পরে কেউ প্রমাণ করতে পারে না কে কী অনুমোদন করেছে।

একটি সাধারণ ফাঁদ হল এমন কাউকে প্রতিনিধিত্ব দেওয়া যিনি সেই ধরনের অনুরোধ অনুমোদন করতে সক্ষম না। উদাহরণস্বরূপ, একজন বায়ার ক্রয় অনুমোদন তার টিমের একজনকে দেন যাঁর স্পেন্ড সীমা নেই। প্রতিস্থাপক অনুমোদন ক্লিক করলে ফাইন্যান্স এটাকে ফ্ল্যাগ করে, এবং এখন আপনাকে লেনদেন উলটাতে হবে এবং ব্যাখ্যা করতে হবে কেন সিস্টেম اجازه দিল।

প্রায়শই দেখা যায় এমন ভুলগুলো:

• নিজেই প্রতিনিধিত্ব দেওয়া, অথবা অযোগ্য ব্যক্তিকে প্রতিনিধিত্ব দেওয়া (ভুল ভূমিকায়, ভুল সীমায়, স্বার্থের সংঘাত)
• প্রতিনিধিত্বের কোনো শেষ তারিখ না থাকা
• মূল অনুমোদককে রেকর্ড থেকে মুছে ফেলা (দায়িত্বের চেইন হারিয়ে যায়)
• প্রাথমিক ও প্রতিস্থাপক উভয় অনুপলব্ধ হলে কোনো এসকালেশন পথ না থাকা
• খুব বেশি নোটিফিকেশন, ফলে মানুষ সেগুলো মিউট করে দেয় এবং গুরুত্বপূর্ণ নোটিফিকেশনটি হারিয়ে যায়

নোটিফিকেশন অতিরিক্ততার সমস্যা সূক্ষ্ম। যদি প্রতিটি ধাপ ইমেইল, চ্যাট, পুশ এবং রিমাইন্ডার ট্রিগার করে, ব্যবহারকারীরা সবকিছুই উপেক্ষা করে।

অধিকাংশ সমস্যা প্রতিরোধ করার ডিজাইন পছন্দগুলো:

• প্রতিনিধিতের জন্য শুরু ও শেষ তারিখ বাধ্যতামূলক করুন, স্বয়ংক্রিয় মেয়াদ উত্তীর্ণ সহ
• সক্রিয় করার আগে প্রতিস্থাপককে স্পষ্ট নিয়ম দিয়ে যাচাই করুন
• দুইটি পরিচয় রাখুন: “assigned approver” ও “acted by,” এবং কখনও মূলটিকে মুছবেন না
• এসকালেশন যোগ করুন: X ঘন্টার মধ্যে কোনো কাজ না হলে ম্যানেজার বা অন-ক্যাল কিউতে রুট করুন

রোল আউটের আগে দ্রুত চেকলিস্ট

প্রতিনিধিত্ব কাজ করে যখন “নির্দিষ্ট ছোটখাটো বিষয়গুলো” সঙ্গতিপূর্ণ থাকে। পুরো কোম্পানির জন্য ছুটি মোড চালুর আগে প্রতিটি অনুমোদন ধাপ স্ক্যান করে দেখুন: যদি আজ নির্ধারিত অনুমোদক অনুপলব্ধ থাকে, তাহলে পরবর্তীতে কী হবে?

• প্রতিটি ধাপের জন্য একটি নামকৃত ব্যাকআপ (বা একটি নির্ধারিত অন-ক্যাল কিউ) আছে, এবং ঐ ব্যাকআপের যথাযথ অনুমতি আছে।
• প্রতিনিধিত্ব নিয়ম সময়-সীমাবদ্ধ, এবং অ্যাডমিনরা কোন প্রতিনিধিত্ব সক্রিয় আছে তা দেখতে পায়।
• অনুমোদন ইতিহাস উভয় মানুষ দেখায়: কে দায়িত্বে ছিল এবং কে কাজটি করেছে।
• যেকোন রেকর্ডের জন্য আপনি বলতে পারবেন “কে অনুমোদন করেছে, কখন, এবং কোন নিয়মের অধীনে” কোনো অনুমান ছাড়াই।
• টাইমআউটের জন্য একটি এসকালেশন আছে (উদাহরণস্বরূপ, 48 ঘন্টার পরে ম্যানেজার বা একটি কিউতে পুনঃনির্ধারণ)।

তারপর অন্তত একটি “ছুটিতে থাকা ব্যক্তি” দৃশ্যপট পূর্ণ এন্ড-টু-এন্ড টেস্ট করুন: অনুরোধ ছুটির শুরু হওয়ার আগে জমা হয়েছে, ছুটির সময় অনুমোদিত হয়েছে, এবং ব্যক্তি ফিরে আসার পরে পর্যালোচনা করা হয়েছে।

উদাহরণ: ছুটির সময় বাস্তব অনুমোদন হস্তান্তর

একটি সেলস টিম 12টি হেডসেট (USD 1,200) ক্রয়ের অনুরোধ করে। অনুরোধ সাধারণত Maya-এর কাছে যায়, তিনি সেলস ম্যানেজার। কিন্তু Maya দুই সপ্তাহের ছুটিতে আছেন এবং অনুমোদন আর অপেক্ষা করতে পারে না।

ছুটির আগে Maya ছুটি মোড সক্রিয় করে এবং Jordan (Sales Ops Lead)-কে তার প্রতিস্থাপক হিসেবে নাম লিখে দেন, ক্রয় অনুমোদনে USD 5,000 পর্যন্ত। এর ওপরে থাকা কিছুর জন্য ফাইন্যান্স এখনও জড়ায়।

এখানে হ্যান্ডঅফ কীভাবে পরিষ্কারভাবে, অডিট-ফ্রেন্ডলি ভাবে ঘটে:

• সোম 9:10: এক প্রতিনিধি “Headsets for onboarding” অনুরোধ জমা দেয়, ভেন্ডর এবং কস্ট সেন্টারসহ।
• সোম 9:10: ওয়ার্কফ্লো ধাপটিকে Maya-র কাছে বরাদ্দ করে, তারপর তড়িঘড়ি Jordan-কে রিরাউট করে কারণ ছুটি মোড সক্রিয়।
• সোম 9:18: Jordan অনুরোধ পর্যালোচনা করে ও অনুমোদন করে। রেকর্ডে দেখায় “Jordan (acting for Maya)” এবং Jordan এর নোট অন্তর্ভুক্ত: “Approved for Q1 onboarding. Budget confirmed.”
• সোম 9:18: ওয়ার্কফ্লো ফাইন্যান্সের একটি বাজেট চেকের জন্য চলে যায়, তারপর অনুরোধকে অনুমোদিত হিসেবে চিহ্নিত করে।

দুইটি বিবরণই বিশ্বাসযোগ্য মনে করায়। রিকোয়েস্টার বুঝতে পারে কেন অনুমোদক বদলেছে (“Routed to substitute: Maya out of office”), এবং Maya ফিরে আসলে তিনি অনুমোদিত কাজগুলো দেখতে পান।

Maya ফিরে এসে “Approvals during absence” ভিউ খুলে দেখে Jordan তার পক্ষে যা অনুমোদন করেছে। তিনি তারিখ, পরিমাণ বা রিকোয়েস্টার দ্বারা ফিল্টার করতে পারেন। তিনি কিছু পুনরায় অনুমোদন করবেন না, কিন্তু যদি কিছু অদ্ভুত মনে হয় তবে ফলো-আপের জন্য সেটি চিহ্নিত করতে পারেন।

একজন অডিটর পরে জিজ্ঞাসা করতে পারেন, “কে এই ক্রয় অনুমোদন করেছে, এবং কেন Maya-ই না?” টাইমলাইন একটি সঙ্গতিপূর্ণ গল্প বলে: মূল অনুমোদক, প্রতিনিধিত্বের কারণ (ছুটি মোড), প্রতিস্থাপক পরিচয়, acting-for তথ্য, টাইমস্ট্যাম্প করা সিদ্ধান্ত, এবং নোট।

পরবর্তী ধাপ: নিরাপদভাবে রোল আউট করুন এবং রক্ষণাবেক্ষণ সহজ রাখুন

প্রতিনিধিত্বকে একটি ছোট প্রোডাক্ট পরিবর্তনের মতো扱 করুন, একটি চেকবক্স নয়। লক্ষ্য অপরিবর্তিত: মানুষ অনুপস্থিত থাকলেও অনুমোদন চলতে থাকবে, এবং আপনি পরে প্রতিটি সিদ্ধান্ত ব্যাখ্যা করতে পারবেন।

প্রথমে সেই ওয়ার্কফ্লো দিয়ে শুরু করুন যেখানে আটকে গেলে সবচেয়ে কষ্ট হয় (ব্যয়, ক্রয় অনুমোদন, বা অ্যাক্সেস অনুরোধ)। স্কোপ কম রাখুন: একটি টিম, একটি অনুমোদন পথ, এবং একটি স্পষ্ট সাফল্যের মাপকাঠি, যেমন “কেউ না থাকায় 24 ঘণ্টায় বেশি সময় অনুমোদন অপেক্ষায় থাকবে না।”

একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিনিধিত্ব নীতি লিখুন যা মানুষ বাস্তবে অনুসরণ করবে: কে প্রতিনিধিত্ব করতে পারবে, কী প্রতিনিধিত্ব করা যাবে (উদাহরণস্বরূপ, কেবল একটি খরচ বা ঝুঁকি সীমার নীচে), প্রতিনিধিত্ব কিভাবে শুরু ও শেষ হবে, এবং জরুরি ওভাররাইড কেমন হবে ও কিভাবে রেকর্ড করা হবে।

ভূমিকা ও নিয়মগুলির জন্য একজন মালিক নির্ধারণ করুন, এবং পুরনো প্রতিস্থাপক পরিষ্কার করার জন্য মাসিক বা ত্রৈমাসিক পুনরাবৃত্তি সেট করুন। দীর্ঘমেয়াদি সমস্যার বেশিরভাগই স্টেল হয়ে থাকা প্রতিনিধিত্ব থেকে আসে যেগুলো কখনো অফ করা হয়নি।

যদি আপনি ভারী কোডিং ছাড়া একটি অনুমোদন অ্যাপ তৈরি করতে চান, AppMaster (appmaster.io) ব্যবহার করে ব্যবহারকারী, ভূমিকা, ও প্রতিনিধিত্ব উইন্ডো একটি ডাটাবেসে মডেল করা যায়, তারপর ভিজুয়াল Business Process Editor-এ রাউটিং ও টাইমআউটগুলো বাস্তবায়ন করা যায় এবং অডিটের জন্য ধারাবাহিক অনুমোদন ইতিহাস রাখা যায়।

ধাপে ধাপে রোল আউট করুন, বিভ্রান্তি শুনুন, এবং প্রথম ওয়ার্কফ্লো কয়েক সপ্তাহ সঠিকভাবে চলার পর পরবর্তীটি সম্প্রসারণ করুন।