অপারেশন টিমের জন্য গুণগত পরিদর্শন চেকলিস্ট অ্যাপ স্পেসিফিকেশন

এই অ্যাপ স্পেসিফিকেশন কোন সমস্যার সমাধান করবে

অপারেশন টিমগুলোর কাছে প্রায়ই ইনস্পেকশন ফর্ম থাকে, কিন্তু বাস্তব কাজ হিসেবে শুরু হয় ফর্ম পূরণের পরে। দৈনন্দিন ব্যথা পূর্বানুমেয়: একই প্রশ্নকে মানুষ ভিন্নভাবে ব্যাখ্যা করে, ব্যস্ত শিফটে চেকগুলো স্কিপ হয়ে যায়, এবং ফলাফলগুলো স্প্রেডশীট ও চ্যাট থ্রেডে ছড়িয়ে পড়ে। একটি ব্যর্থ আইটেম একবার উল্লিখিত হতে পারে, তারপর কোনো মালিক বা ডেডলাইন ছাড়া অদৃশ্য হয়ে যায়।

প্রমাণও একটি সাধারণ ফাঁক। যদি একমাত্র প্রমাণ হয় “looks good” বা “fixed,” সুপারভাইজাররা নিশ্চিত করতে পারেন না যে সমস্যা সত্যিই ছিল কি না বা সেটা ঠিকমত সমাধান করা হয়েছে কি না। যখন অডিট বা গ্রাহক অভিযোগ আসে, টিমগুলো ঘণ্টা খানেক সময় ধরে ঘটনাটি পুনরায় তৈরি করতে ব্যয় করে।

একটি গুণগত পরিদর্শন চেকলিস্ট অ্যাপ স্পেসিফিকেশন পুনরাবৃত্ত ইনস্পেকশন এবং পরিমাপযোগ্য ফলাফল তৈরি করা উচিত, প্লাস দ্রুত, ট্র্যাকযোগ্য ফলো-আপ। এটি নিম্ন-মানের ইনস্পেকশন করা কঠিন করবে এবং ফোনে—শব্দ-ভরা বা সময়সীমাবদ্ধ পরিবেশেও—ভাল ইনস্পেকশন করা সহজ করবে।

অধিকাংশ টিমে একটি ছোট রোল চেইন থাকে:

• পরিদর্শকরা সাইটে ফলাফল ধরা।
• সুপারভাইজাররা ফলাফল পর্যালোচনা করে এবং অ্যাকশন গুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রেস করে।
• সাইট ম্যানেজাররা শিফট ও লোকেশন জুড়ে ট্রেন্ড ও ঝুঁকি খোঁজে।

একটি সহজ সিনারিও সীমা নির্ধারণ করে: একজন পরিদর্শক একটি গুদাম লোডিং বে চেক করে, ক্ষতিগ্রস্ত সেফটি সাইনেজ পায়, একটি ছবি নেয়, মেইনটেন্যান্সকে একটি সংশোধনমূলক কাজ অ্যাসাইন করে, এবং পরেরদিন সুপারভাইজার একটি নতুন ছবি ও নোট দিয়ে সমাধান যাচাই করে।

"ডান হয়েছে" পরিষ্কার ও পরীক্ষাযোগ্য হওয়া উচিত। একটি সম্পূর্ণ ইনস্পেকশন রেকর্ডে থাকা উচিত: চূড়ান্ত স্কোর (এবং কিভাবে তা হিসাব করা হয়েছে), মূল নথিপত্রের প্রমাণ (ছবি ও সংক্ষিপ্ত নোট), মালিক, ডিউ ডেট এবং স্ট্যাটাসসহ সংশোধনমূলক কাজগুলো, এবং রিপোর্ট যা হটস্পট, পুনরাবৃত ব্যর্থতা এবং ওভারডিউ অ্যাকশনগুলো দেখায়।

আপনি যদি AppMaster-এ এইটি তৈরি করেন, স্পেসটি platform-agnostic রাখুন। ফোকাস রাখুন আচরণ, ডাটা এবং দায়বদ্ধতা যেগুলো অ্যাপটি প্রয়োগ করবে।

স্পেস লেখার আগে সমন্বয় করতে হবে এমন মূল টার্মগুলো

ইনস্পেকশন অ্যাপগুলো দ্রুত কংক্রিট হতে পারে যখন মানুষ একই শব্দকে ভিন্ন অর্থে ব্যবহার করে। স্ক্রিন এবং নিয়ম লেখার আগে একটি ছোট গ্লসারি নিয়ে একমত হন এবং ফিল্ড লেবেল, নোটিফিকেশন ও রিপোর্টে এটি নিয়মিত রাখুন।

Inspections, audits, এবং spot checks

দিনপ্রতি কাজের জন্য একটি প্রধান টার্ম বেছে নিন। অনেক টিম রুটিন চেক (শিফট শুরু, লাইন চেঞ্জওভার, স্টোর ওপেনিং)কে “inspection” বলে এবং formal review-গুলোকে “audit” বলে রাখে।

যদি আপনি “spot checks” করেন, সেগুলোকে হালকা ইনস্পেকশন হিসেবে সংজ্ঞায়িত করুন — কম প্রয়োজনীয় ফিল্ড সহ — সম্পূর্ণ ভিন্ন অবজেক্ট না করে। তারপর নির্ধারণ করুন টাইপ অনুযায়ী কী বদলায়: কে চালাতে পাবে, কী প্রমাণ প্রয়োজন, এবং স্কোরিং কতটা কড়া হবে।

Templates, runs, এবং results

যে চেকলিস্ট ডিজাইন করা হয় সেটিকে যে চেকলিস্ট পূরণ করে সেটা থেকে আলাদা রাখুন।

একটি টেমপ্লেট (বা চেকলিস্ট টেমপ্লেট) হলো মাস্টার সংজ্ঞা: সেকশন, প্রশ্ন, নিয়ম, স্কোরিং এবং প্রয়োজনীয় প্রমাণ। একটি inspection run হলো একটি সম্পন্ন ইনস্ট্যান্স যা সাইট, অ্যাসেট এবং সময়ের সাথে যুক্ত—উত্তর, ছবি এবং একটি চূড়ান্ত স্কোরসহ।

এটি রোধ করে “গত মাসের ফলাফল কেন বদলে গেল যখন আমরা আজ চেকলিস্টটি এডিট করেছি?” এমন সমস্যাকে। এটি রিপোর্টিং পরিষ্কার রাখে, বিশেষত যদি আপনি রেজাল্টগুলো টেমপ্লেট ভার্সন অনুযায়ী গ্রুপ করেন।

Nonconformance এবং actions

অ্যাকশন ভাষা সোজা ও পূর্বানুমেয় রাখুন:

• Nonconformance (NC): একটি প্রয়োজনীয়তায় ব্যর্থ হওয়া (উদাহরণ: “cooler temp limit এর উপরে”)।
• Corrective action (CA): নির্দিষ্ট NC ঠিক করার জন্য যা করা হবে (উদাহরণ: “পণ্য সরান, থার্মোস্ট্যাট ঠিক করুন, ২ ঘণ্টা পরে পুনরায় চেক করুন”)।
• Preventive action (PA): পুনরাবৃত্তি রোধ করার জন্য করা কাজ (উদাহরণ: “দৈনিক ক্যালিব্রেশন চেক যোগ করুন”)।

আপনার টিম আজ যদি PA ব্যবহার না করে, তবুও এটিকে অপশনাল হিসেবে রাখতে পারেন—কিন্তু স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করুন।

Evidence types

নিশ্চিত করুন কী কী প্রমাণ হিসাবে গণ্য হবে: ফটো, নোট, স্বাক্ষর, বা ফাইল অ্যাটাচমেন্ট। স্পষ্টভাবে নির্ধারণ করুন কখন কোনটি প্রয়োজন (শুধু ব্যর্থতাগুলোর জন্য, সকল ক্রিটিক্যাল প্রশ্নের জন্য, বা সবসময়)। উদাহরণস্বরূপ, খাবারের নিরাপত্তা আইটেমে যেকোনো “Fail”-এর জন্য ছবি বাধ্যতামূলক রাখুন, এবং ইনস্পেকশন ক্লোজ করার সময় ম্যানেজারের স্বাক্ষর লাগান।

AppMaster-এ ইমপ্লিমেন্ট করলে এগুলোকে enums হিসেবে রাখুন এবং কনসিস্টেন্ট স্ট্যাটাস নাম ব্যবহার করুন যাতে ওয়ার্কফ্লো ও রিপোর্ট সহজে অনুসরণ করা যায়।

ডাটা মডেল: টেমপ্লেট, রেজাল্ট এবং ফলো-আপ

একটি ভালো ডাটা মডেল অ্যাপকে ফিল্ডে দ্রুত এবং পরে রিপোর্ট করতে সহজ রাখে। আপনি যা পরিকল্পনা করেন (টেমপ্লেট) তা ঘটেছে (ইনস্পেকশন রেজাল্ট) ও আপনি যা করেছেন (ফলো-আপ) তা আলাদা রাখুন।

সবার আগে একটি পরিষ্কার “কোথায়” ও “কি” স্ট্রাকচার রাখুন। অধিকাংশ অপারেশন টিমের দরকার হয় Sites (একটি প্ল্যান্ট বা স্টোর), Areas (লোডিং বে, কিচেন), এবং কখনো Assets (forklift #12, fryer #3)। তারপর উপরগুলোর উপর টেমপ্লেট ও এক্সিকিউশন যোগ করুন।

একটি সহজ গ্রুপিং দেখায়ঃ

• লোকেশন: Site, Area
• জিনিস: Asset (অপশনাল)
• টেমপ্লেট: Checklist, Item
• এক্সিকিউশন: Inspection, Finding
• ফলো-আপ: Action

টেমপ্লেটগুলো ভার্সনড হওয়া উচিত। যখন আপনি একটি চেকলিস্ট এডিট করবেন, একটি নতুন ভার্সন তৈরি করুন যাতে পুরনো ইনস্পেকশনগুলো সেই সময়ে করা প্রশ্নগুলোর সাথে মিলে থাকে।

ইনস্পেকশন রেকর্ডে সাধারণত প্রয়োজন হয়: কে চালিয়েছে, কোথায় ঘটেছে (site/area/asset), কোন চেকলিস্ট ভার্সন, টাইমস্ট্যাম্প, এবং স্ট্যাটাস। স্ট্যাটাসগুলো ছোট ও পূর্বানুমেয় রাখুন: ড্রাফট, চলমান, জমা, পর্যালোচিত।

Findings হলো উত্তর ও কাজের মধ্যেকার ব্রিজ। একটি finding একটি চেকলিস্ট আইটেমের সাথে জড়িত এবং উত্তর, স্কোর (যদি ব্যবহার করা হয়), নোট এবং প্রমাণ (ছবি) সংরক্ষণ করে।

Actions findings থেকে আলাদা করা উচিত যাতে সেগুলো অ্যাসাইন, ট্র্যাক ও ভেরিফাই করা যায়। একটি ছোট স্ট্যাটাস সেট ব্যবহার করুন: Open, In progress, Blocked, Verified, Closed।

পারমিশন টেবিলগুলো যতটা গুরুত্বপূর্ণ টেবিলগুলো ততই। একটি সাধারণ নিয়ম: কেবল অ্যাডমিন বা quality leads টেমপ্লেট এডিট করতে পারবে; inspectors ইনস্পেকশন তৈরি ও জমা দিতে পারবে; সুপারভাইজাররা ইনস্পেকশন পর্যালোচনা ও অ্যাকশন ক্লোজ করতে পারবে।

উদাহরণ: একজন ইনস্পেকটর Site A, Area: Loading Bay-এ “Dock safety” ইনস্পেকশন সাবমিট করে। দুইটি finding fail হয়, যেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেইনটেন্যান্সকে অ্যাসাইন করা দুটি অ্যাকশন তৈরি করে। একটি সুপারভাইজার পরে সেগুলো যাচাই করে বন্ধ করে।

আপনি যদি AppMaster-এ এটি তৈরি করেন, প্রথমে Data Designer-এ এই সত্তাগুলো মডেল করুন, তারপর Business Processes-এ স্ট্যাটাস ও রোল চেকগুলো বাস্তবায়ন করুন যাতে ওয়ার্কফ্লো কনসিস্টেন্ট থাকে।

চেকলিস্ট ডিজাইন: প্রশ্ন, নিয়ম এবং ভার্সনিং

একটি চেকলিস্ট তখনই সেরা কাজ করে যখন দুইজন আলাদা ব্যক্তি একইভাবে উত্তর দেবে। প্রতিটি চেকলিস্টকে অর্ডারড প্রশ্ন হিসেবে নির্ধারণ করুন, প্রতিটির একটি টাইপ, নিয়ম এবং একটি স্থির ID থাকা উচিত যা কখনো বদলাবে না (প্রয়োজনে টেক্সট বদলালেও)।

প্রশ্নের টাইপ ও নিয়ম

একটি ছোট সেট প্রশ্ন টাইপ ব্যবহার করুন এবং প্রতিটির অর্থ সম্পর্কে কড়া নিয়ম রাখুন। সাধারণ অপশন: pass-fail, multi-choice (single select), numeric (ইউনিট ও মিন-ম্যাক্স বাউন্ডসসহ), এবং ফ্রি টেক্সট।

ফটোর প্রাসঙ্গিকতা একটি নিয়ম হিসেবে বিবেচনা করুন, একটি বিশেষ প্রশ্ন টাইপ নয়। এটিকে এমন কিছু হিসেবে তৈরি করুন যা যে কোন প্রশ্নে প্রয়োজন করা যায়।

প্রতিটি প্রশ্নে তিনটি ফ্ল্যাগ যোগ করুন: required, optional, এবং critical। Critical required-এর সমান নয়। একটি প্রশ্ন optional হলেও critical হতে পারে যদি তা কেবল কিছু লোকেশনে প্রযোজ্য হয়।

শর্তাধীন প্রশ্নগুলো clutter কমায় ও ডেটা কোয়ালিটি বাড়ায়। উদাহরণ: যদি “Fire exit blocked?”-এ উত্তর “Yes” হয়, তখন “Take a photo of the blockage” ও “Choose blockage type” (pallet, trash, other) দেখান। শর্তগুলো সাধারণ রাখুন—দীর্ঘ নির্ভরশীল চেইন এড়িয়ে চলুন যেগুলো টেস্ট করা কঠিন।

ভার্সনিং যাতে অডিটযোগ্য থাকে

টেমপ্লেট বদল করলে ইতিহাস পুনরায় লিখবেন না। টেমপ্লেটগুলোকে প্রকাশিত ভার্সন হিসেবে ট্রিট করুন:

• ড্রাফট পরিবর্তনগুলো লাইভ ইনস্পেকশনে ব্যবহার হবে না।
• প্রকাশ করলে একটি নতুন ভার্সন নম্বর তৈরি হবে।
• প্রতিটি ইনস্পেকশন রেজাল্টে ব্যবহৃত টেমপ্লেট ভার্সন সংরক্ষণ করা হবে।
• পুরনো রেজাল্টগুলো তাদের মূল ভার্সনের সাথে টাইট থাকবে।

AppMaster-এ টেমপ্লেট ভার্সনকে প্রশ্ন রেকর্ড হিসেবে সংরক্ষণ করুন এবং প্রকাশিত ভার্সনে এডিট লক করে রাখুন যাতে অডিট পরিষ্কার থাকে।

স্কোরিং মডেল: সহজ, ব্যাখ্যাযোগ্য, ও অডিটযোগ্য

একটি স্কোরিং মডেল তখনই কাজ করে যখন একটি সুপারভাইজার ১০ সেকেন্ডে এটি বুঝতে পারে এবং পরে বিতর্কে বিশ্বাস রাখতে পারে। একটি পদ্ধতি বেছে নিন এবং স্ক্রিন নিয়ে কথা বলার আগে সাধারণ ভাষায় লিখে রাখুন।

তিনটি সাধারণ অপশন: পয়েন্টস (প্রতিটি প্রশ্ন পয়েন্ট যোগ করে), weighted percent (কিছু প্রশ্ন বেশি ওজন পায়), অথবা deductions (১০০ থেকে শুরু করে সমস্যা অনুযায়ী বিয়োগ)। পয়েন্টস সবচেয়ে সহজ ব্যাখ্যার, weighted percent তখন কাজে লাগে যখন কয়েকটি আইটেম ঝুঁকি ডমিনেট করে (যেমন ফুড সেফটি), এবং deductions পেনাল্টি স্টাইল অডিটের জন্য অনুভূত হয়।

আগে থেকে বিশেষ নিয়ম নির্ধারণ করুন যাতে স্কোর কনসিস্টেন্ট থাকে:

• Critical failures: পুরো ইনস্পেকশনকে অটো-ফেইল (স্কোর = 0) করবে বা স্কোরকে কেপ করবে।
• N/A হ্যান্ডলিং: N/A-কে ডিনোমিনেটর থেকে বাদ দিন (প্রস্তাবিত) বা N/A-কে Pass হিসেবে বিবেচনা করুন।
• রাউন্ডিং: একটি নিয়ম বেছে নিন যাতে রিপোর্ট মিলবে।
• থ্রেশহোল্ড: স্পষ্ট ট্রিগার নির্ধারণ করুন (উদাহরণ: 85-এর নিচে হলে ম্যানেজার রিভিউ দরকার)।
• অডিট স্টোরেজ: কাঁচা উত্তর ও গণনা করা স্কোর উভয়ই সংরক্ষণ করুন এবং ব্যবহৃত স্কোরিং রুলস ভার্সন সংরক্ষণ করুন।

উদাহরণ: একটি গুদাম ডক ইনস্পেকশনে ২০টি প্রশ্ন আছে, প্রতিটি ১ পয়েন্ট। দুটি N/A হওয়ায় ম্যাক্স সম্ভব হয় ১৮। ইনস্পেকটর ১৬ পাস করে ও ২ ব্যর্থ করে, তাই স্কোর হয় 16/18 = 88.9। যদি তাদের মধ্যে একটি ব্যর্থ হলো “Emergency exit blocked” এবং সেটি Critical চিহ্নিত, ইনস্পেকশন শতকরা নির্বিশেষে অটো-ফেইল হবে।

অডিটেবিলিটির জন্য কেবল কি হয়েছে তা নয় কেন হয়েছে তাও সংরক্ষণ করুন: প্রতিটি উত্তর, তার পয়েন্ট বা ওজন, কোনো ক্রিটিক্যাল ফ্ল্যাগ, এবং চূড়ান্ত গণিত স্কোর। AppMaster-এ আপনি Business Process-এ এটি গণনা করে একটি স্কোরিং ব্রেকডাউন সংরক্ষণ করতে পারেন যাতে সংখ্যাটি মাস পরে পুনরুৎপাদনযোগ্য থাকে।

ফটো প্রুফ ও প্রমাণ হ্যান্ডলিং

ছবিগুলো একটি ইনস্পেকশনকে “আমার কথা বিশ্বাস করুন” থেকে যাচাইযোগ্য কিছুতে পরিণত করে। কিন্তু যদি আপনি সবকিছুর জন্য ছবি বাধ্যতামূলক করেন, লোকজন তাড়াহুড়ো করবে, আপলোড ব্যর্থ হবে, এবং রিভিউয়াররা ছবিতে ডুবে যাবে। সহজ, দৃশ্যমান নিয়মগুলো এটিকে ব্যবহারযোগ্য রাখে।

যখন ফটো বিতর্ক কমায় তখনই তা বাধ্যতামূলক করুন। সাধারণ ট্রিগারগুলো: কোনো ব্যর্থ আইটেম, কোনো ক্রিটিক্যাল আইটেম (এমনকি পাশ হলেও), র‍্যান্ডম স্যাম্পল, বা উচ্চ ঝুঁকির এলাকায় প্রতিটি আইটেম। নিয়মটি ব্যবহারকারীর উত্তর দেওয়ার আগে দেখান যাতে এটি আচমকা না হয়।

পর্যাপ্ত মেটাডেটা সংরক্ষণ করুন: টাইমস্ট্যাম্প ও টাইমজোন, ইনস্পেকটর পরিচয়, সাইট/এরিয়া, সম্পর্কিত চেকলিস্ট আইটেম ও ফলাফল, এবং আপলোড স্ট্যাটাস (অফলাইনে ক্যাপচার করা, আপলোড হয়েছে, ব্যর্থ হয়েছে) — এগুলো রিভিউ ও অডিটে অর্থবহ করবে।

প্রমাণ পর্যালোচনা স্পষ্টভাবে নির্ধারণ করুন। কে একটি ছবিকে accepted হিসেবে চিহ্নিত করতে পারে (প্রায়ই সুপারভাইজার বা QA লিড) এবং accepted হওয়ার মানে কী। ছবিকে rejected করলে কী হবে তা নির্ধারণ করুন: retake অনুরোধ, ইনস্পেকশন পুনরায় খোলা, বা একটি সংশোধনমূলক কাজ তৈরি করা।

প্রাইভেসির জন্য মৌলিক নির্দেশনা দিন: স্ক্রীনে ছোট একটি ক্যাপচার টিপ যোগ করুন: মুখ, নাম ট্যাগ এবং গ্রাহক ডেটাযুক্ত স্ক্রিন এড়িয়ে চলুন। যদি আপনি নিয়ন্ত্রিত এলাকায় কাজ করেন, একটি “sensitive area” ফ্ল্যাগ বিবেচনা করুন যা গ্যালারির ইমপোর্ট বন্ধ করে এবং লাইভ ক্যাপচার বাধ্যতামূলক করে।

অফলাইন ক্যাপচারই অনেক অ্যাপকে ভেঙে দেয়। প্রতিটি ছবিকে একটি কিউড টাস্ক হিসেবে বিবেচনা করুন: প্রথমে লোকালি সংরক্ষণ করুন, একটি স্পষ্ট “pending upload” ব্যাজ দেখান, এবং কানেকশন ফিরে এলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরায় চেষ্টা করুন। কেউ যদি অ্যাপ বন্ধ করে দেয় মাঝ শিফটে, প্রমাণটি তবুও থাকা উচিত।

উদাহরণ: একটি গুদাম ইনস্পেকটর “Pallet wrap intact” কে Fail মার্ক করে। অ্যাপ একটি ছবি চায়, সময় ও লোকেশন ক্যাপচার করে, অফলাইনে কিউতে রাখে, এবং পরে সুপারভাইজার চিত্রটি গ্রহণ করে এবং সংশোধনমূলক কাজ নিশ্চিত করে।

সংশোধনমূলক কাজ: অ্যাসাইনমেন্ট, ট্র্যাকিং এবং ভেরিফিকেশন

একটি ইনস্পেকশন অ্যাপ তখনই ব্যবহারযোগ্য যখন এটি সমস্যাকে সমাধানে পরিণত করে। সংশোধনমূলক কাজগুলোকে প্রথম-শ্রেণির রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করুন, মন্তব্য হিসেবে নয়।

অ্যাকশনগুলো দুটি পথে তৈরি হওয়া উচিত:

• স্বয়ংক্রিয়: যখন ইনস্পেকটর একটি আইটেম Fail মার্ক করে (বা থ্রেশহোল্ডের নিচে), অ্যাপ ঐ নির্দিষ্ট রেজাল্টের সাথে সম্পর্কিত একটি অ্যাকশন তৈরি করে।
• ম্যানুয়াল: ইনস্পেকটর বা ম্যানেজাররাও পাস হলেও অ্যাকশন যোগ করতে পারবেন (উদাহরণ: “পরবর্তী শিফটের আগে পরিষ্কার করুন”, “কাটা লেবেল প্রতিস্থাপন করুন”)।

একটি অ্যাকশনে কি অবশ্যই থাকতে হবে

ফিল্ডগুলো সহজ রাখুন, কিন্তু দায়বদ্ধতা ও রিপোর্টিংয়ের জন্য যথেষ্ট সম্পূর্ণ। অন্তত: মালিক (ব্যক্তি বা রোল), লোকেশন/অ্যাসেট, ডিউ ডেট, প্রায়োরিটি, root cause (পিক লিস্ট + ঐচ্ছিক টেক্সট), সমাধান নোট, এবং স্ট্যাটাস।

মালিক-required রাখুন, এবং সিদ্ধান্ত নিন যখন কোনো মালিক পাওয়া যায় না তখন কী হবে (উদাহরণ: ডিফল্টভাবে সাইট সুপারভাইজার)।

এসক্যালেশন নিয়মগুলো পূর্বানুমেয় হওয়া উচিত। লিখে রাখুন কখন রিমাইন্ডার যাবে এবং কে নোটিফাই পাবেন। উদাহরণ: ডিউ ডেটের আগে একটি রিমাইন্ডার, ডিউ ডেটে ওভারডিউ নোটিফিকেশন, তারপর নির্দিষ্ট দিনের পরে এসক্যালেশন।

সিনারিও: একজন ইনস্পেকটর Store 14-এ “Handwash sink has soap” ফেইল করে এবং একটি ছবি অ্যাটাচ করে। অ্যাপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি High প্রায়োরিটি অ্যাকশন তৈরি করে, মালিক “Shift lead”, ৪ ঘন্টার মধ্যে ডিউ, এবং প্রস্তাবিত root cause “Stockout”।

ভেরিফিকেশন ও সাইন-অফ

অ্যাকশনগুলোতে নিজে থেকে ক্লোজ হওয়ার অনুমতি দেবেন না। একটি যাচাইকরণ ধাপ যোগ করুন যা ফিক্সের প্রমাণ চায়—নতুন ছবি, একটি মন্তব্য, অথবা উভয়ই। সিদ্ধান্ত নিন কে যাচাই করতে পারবে (একই ইনস্পেকটর, একটি সুপারভাইজার, বা মালিকের বাইরে অন্য কেউ) এবং একটি নাম ও টাইমস্ট্যাম্পসহ সাইন-অফ বাধ্যতামূলক করুন।

পরিষ্কার ইতিহাস বাধ্যতামূলক করুন। মালিক, ডিউ ডেট, স্ট্যাটাস ও নোটে প্রতিটি পরিবর্তন কার দ্বারা ও কখন করা হয়েছে তা লগ থাকুক। AppMaster-এ Business Process Editor এবং তৈরি-এইন্টিগ্রেশনগুলো মানচিত্র করতে পারে অ্যাসাইনমেন্ট, রিমাইন্ডার এবং যাচাইকরণ গেটগুলোকে বিনা অডিট ছাড়া।

ধাপে ধাপে: ইউজার ফ্লো ও স্ক্রিন-লেভেল চাহিদা

স্পেসটি দুইটি যাত্রা নিয়ে লিখুন: ফিল্ডে থাকা ইনস্পেকটর ও সুপারভাইজার যারা লুপ বন্ধ করে। প্রতিটি স্ক্রিনের নাম, সেটি কী দেখায়, এবং কী বাধা হতে পারে তা নির্দিষ্ট করুন।

ইনস্পেকটর ফ্লো (ফিল্ড)

একটি সরল ফ্লো: সাইট ও ইনস্পেকশন টাইপ নির্বাচন, চেকলিস্ট ভার্সন নিশ্চিত করা, তারপর আইটেমগুলো একে একে পূরণ করা। প্রতিটি আইটেম ভিউতে স্পষ্ট দেখান “ডান” কী: একটি উত্তর, ঐচ্ছিক নোট, এবং প্রয়োজন হলে প্রমাণ।

স্ক্রিন সেট টাইট রাখুন: সাইট পিকার, চেকলিস্ট ওভারভিউ (প্রগ্রেস ও মিসিং-required আইটেম), আইটেম ডিটেইল (উত্তর, নোট, ফটো ক্যাপচার, N/A), রিভিউ ও সাবমিট (সারাংশ, স্কোর, মিসিং রিকোয়ারমেন্ট)।

ভ্যালিডেশনগুলো স্পষ্ট হতে হবে। উদাহরণ: যদি একটি আইটেম Fail হয় এবং প্রমাণ বাধ্যতামূলক, ব্যবহারকারী সাবমিট করতে পারবে না যতক্ষণ না নূন্যতম একটি ছবি সংযুক্ত আছে। সিগন্যাল হারানোর মতো এজ কেসগুলো আলাদা ভাবে উল্লেখ করুন যাতে অফলাইনে চালিয়ে যাওয়া যায়।

সুপারভাইজার ফ্লো (ডেস্ক)

সুপারভাইজারদের একটি রিভিউ কিউ দরকার ফিল্টারসহ (সাইট, তারিখ, ইনস্পেকটর, ব্যর্থ আইটেম)। একটি রেজাল্ট থেকে তারা পুনরায় কাজ চাইতে, অনুমোদন দিতে, এবং প্যাটার্ন দেখা গেলে অতিরিক্ত অ্যাকশন যোগ করতে পারবে।

নোটিফিকেশনগুলো স্পেসে থাকুক:

• সফল সাবমিশনের পরে ইনস্পেকটর কনফার্মেশন পায়।
• অ্যাসাইনমেন্ট হলে অ্যাসাইনিকে নোটিফাই করা হয়।
• অ্যাকশন মালিক ও সুপারভাইজারদের ওভারডিউ রিমাইন্ডার যায়।
• উচ্চ-গুরুত্বের ইনস্পেকশন সাবমিট হলে সুপারভাইজার সতর্ক করা হয়।

AppMaster-এ আপনি স্ক্রিনগুলোকে web ও mobile UI builder-এ ম্যাপ করতে পারেন, এবং Business Process logic-এ “cannot submit” নিয়মগুলো বাধ্যতামূলক করুন যাতে সব প্ল্যাটফর্মে একই ভাবে কাজ করে।

রিপোর্টিং যা অপারেশনকে কার্যকর করে

রিপোর্টিং দ্রুত তিনটি প্রশ্নের উত্তর দেয়: কি ব্যর্থ হচ্ছে, কোথায় হচ্ছে, এবং পরবর্তী পদক্ষেপ কার। যদি একটি রিপোর্ট কয়েক মিনিটে সিদ্ধান্তে না নিয়ে আসে, সেটি উপেক্ষিত হয়ে যাবে।

প্রতিদিন ব্যবহারিক ভিউ দিয়ে শুরু করুন:

• ইনস্পেকশন তালিকা (স্ট্যাটাস, স্কোর)
• অ্যাকশন কিউ (মালিক অনুযায়ী খোলা আইটেম)
• ওভারডিউ অ্যাকশন (কত দিন দেরি)
• সাইট রোলআপ (আজকের ইনস্পেকশন ও খোলা সমস্যা)
• যাচাইকরণের অপেক্ষায় (পুনরায় চেকের জন্য অ্যাকশন)

ফিল্টারিং স্পষ্ট রাখুন। টিমগুলো সাধারণত সাইট, চেকলিস্ট টাইপ, তারিখ সীমা, স্কোর রেঞ্জ এবং মালিক অনুযায়ী কাটতে চায়। যদি একটি শর্টকাটই বানাতে হয়, সেটি হোক “গত ৭ দিনে সাইট X-এ নীচু স্কোর”।

ট্রেন্ড রিপোর্টের জন্য সহজ চার্ট ও সচ্ছ সংখ্যা জোড়া করুন: সম্পন্ন ইনস্পেকশন, গড় স্কোর, এবং ব্যর্থের সংখ্যা। দুটি “কারণ খুঁজো” রিপোর্ট যোগ করুন: সমস্ত ইনস্পেকশনে শীর্ষ ব্যর্থ আইটেম, এবং সাইট অনুযায়ী পুনরাবৃত সমস্যা (একই আইটেম বারবার ব্যর্থ হওয়া)।

এক্সপোর্ট দরকার কারণ ফলাফল অ্যাপে বাইরে শেয়ার হয়। প্রতিটি রোল কোনটি এক্সপোর্ট করতে পারবে এবং কিভাবে (CSV বিশ্লেষণের জন্য, PDF শেয়ার করার জন্য) নির্ধারণ করুন। নির্ধারিত ডেলিভারি হলে রোল-বেইজড এক্সেস মানুন যাতে ম্যানেজাররা শুধুমাত্র তাদের সাইটগুলো পায়।

উদাহরণ: একটি রিজিওনাল অপস লিড দেখে Site B-র গড় স্কোর 92 থেকে 81-এ নামেছে, তারপর “top failed items” খুলে পায় “sanitation log missing” পুনরাবৃত। তারা সাইট মালিককে একটি সংশোধনমূলক কাজ অ্যাসাইন করে এবং সমস্যা বন্ধ না হওয়া পর্যন্ত সাপ্তাহিক সারাংশ শিডিউল করে।

AppMaster-এ রিপোর্ট স্ক্রিনগুলো ফোকাস রাখুন: ফিল্টার, টোটাল, এবং সর্বোচ্চ একটি চার্ট। সংখ্যাগুলো আগে, ভিজ্যুয়াল পরে।

ইনস্পেকশন অ্যাপ স্পেসিফিকেশন তৈরির সময় সাধারণ জালে পড়া ভুলগুলো

গতকালের ফলাফল আজ কেন বদলে দেখাচ্ছে—এই আস্থা হারানোর দ্রুততম উপায়। এটি সাধারণত হয় যখন টেমপ্লেট এডিটগুলো পুরনো ইভেন্টগুলো রিরাইট করে। টেমপ্লেটকে ভার্সনড ডকুমেন্ট হিসেবে ট্রিট করুন। রেজাল্টগুলো সর্বদা ব্যবহৃত ঠিক ভার্সনের দিকে পয়েন্ট করবে।

স্কোরিং চুপিচুপি ব্যর্থ হতে পারে। যদি নিয়মগুলো একটি স্প্রেডশীট এবং দীর্ঘ বর্ণনা চায়, মানুষ স্কোর ব্যবহার করা বন্ধ করে এবং বিতর্ক শুরু করে। স্কোরিং এমন রাখুন যাতে মেঝে নির্দেশে এক মিনিটে বোঝানো যায় এবং প্রতিটি পয়েন্ট নির্দিষ্ট উত্তরের সাথে ট্রেস করা যায়।

প্রমাণ নিয়ম কঠোর ও পূর্বানুমেয় হওয়া দরকার। একটি সাধারণ ভুল হলো বলা “ছবি ঐচ্ছিক” অথচ অডিটে ছবি আশা করা হয়। যদি একটি প্রশ্ন ফটো বা স্বাক্ষর দাবি করে, সাবমিশন ব্লক করুন যতক্ষণ না তা দেওয়া হয় এবং সহজ ভাষায় ব্যাখ্যা করুন কেন এটি প্রয়োজন।

সংশোধনমূলক কাজ ব্যর্থ হয় যখন মালিকতা অস্পষ্ট। যদি আপনার স্পেস অনির্দিষ্ট অ্যাসাইনি ও ডিউ ডেট না চাপায়, সমস্যা “open” অবস্থায় চিরতরে থাকবে। ক্লোজার স্পষ্ট হওয়া উচিত: একটি ফিক্স ভেরিফাই না হওয়া পর্যন্ত সম্পন্ন নয়—নোট ও প্রয়োজনে নতুন ছবি সহ।

কানেক্টিভিটি ফিল্ড বাস্তবতা, এজ কেস নয়। যদি ইনস্পেকটররা বেসমেন্ট, প্ল্যান্ট বা রিমোট সাইটে কাজ করে, অফলাইন-ফার্স্ট আচরণ স্পেসে শুরু থেকেই থাকা উচিত।

রিভিউয়ের সময় নজর রাখার কীগুলো:

• টেমপ্লেট এডিটগুলো ইতিহাস বদলে ফেলে না, বরং নতুন ভার্সন তৈরি করে
• স্কোরিং নিয়ম বোঝানো ও অডিটযোগ্য করা
• সাবমিশন প্রয়োজনীয় ছবি, স্বাক্ষর বা ফিল্ড ছাড়া অনুমতি না দেওয়া
• অ্যাকশনগুলো স্পষ্ট মালিক, ডিউ ডেট ও যাচাইকরণ ছাড়া তৈরি না করা
• অফলাইন মোড না থাকা, কিউড আপলোড না থাকা, দুর্বল কনফ্লিক্ট হ্যান্ডলিং

আপনি যদি AppMaster-এ মডেল করেন, একই মূলনীতি প্রযোজ্য: টেমপ্লেট ভার্সনগুলোকে রেজাল্ট থেকে আলাদা রাখুন, এবং প্রমাণ ও সংশোধনমূলক কাজগুলোকে নোট নয় বরং বাস্তব রেকর্ড হিসেবে ট্রিট করুন।

দ্রুত স্পেস চেকলিস্ট ও পরবর্তী ধাপগুলো

একটি স্পেস ভেঙে পড়ে যখন টিম স্ক্রিনে একমত হয় কিন্তু কী গুণগত ইনস্পেকশন, কী প্রমাণ থাকা জরুরি, এবং কী ফলো-আপ ট্রিগার করবে—এগুলোতে একমত নয়।

নিচের বিষয়গুলো অনুবাদযোগ্যভাবে অপ্রতিশোধিত রাখুন:

• প্রতিটি চেকলিস্ট টেমপ্লেটের একটি মালিক ও ভার্সন নম্বর আছে, এবং প্রতিটি ইনস্পেকশন সেটি ব্যবহৃত ভার্সন নথিভুক্ত করে।
• প্রতিটি ইনস্পেকশনে একটি স্কোর, একটি স্ট্যাটাস, এবং একটি সঠিক সাবমিট টাইম থাকে।
• ক্রিটিক্যাল ব্যর্থতা সংশোধনমূলক কাজ তৈরি করে যার মালিক ও ডিউ ডেট থাকে।
• প্রমাণ নিয়ম নির্ধারণ করে কখন ছবি দরকার, কী “গ্রহণযোগ্য” এবং প্রমাণ অনুপস্থিত হলে কী ঘটে।
• রিপোর্টগুলো উত্তর দেয়: কী ব্যর্থ হলো, কোথায় ব্যর্থ হলো, এবং কে এটি ঠিক করছে।

একটি দ্রুত স্যানিটি চেক হলো কাগজে একটি বাস্তবসিদ্ধ সিনারিও দিয়ে হাঁটা। উদাহরণ: একটি সুপারভাইজার Store 12-এ সোমবার 9:10-এ ইনস্পেকশন চালায়, “cooler temperature” (critical) ফেইল করে, একটি ছবি অ্যাটাচ করে, সাবমিট করে, এবং একটি সংশোধনমূলক কাজ স্টোর ম্যানেজারকে বুধবারের মধ্যে নির্ধারিত করা হয়। এখন প্রশ্নগুলো জিজ্ঞাসা করুন: প্রতিটি মুহূর্তে ইনস্পেকশন স্ট্যাটাস কী, কোন স্কোর দেখা যায়, কে কি এডিট করতে পারে, এবং সাপ্তাহিক রিপোর্টে কী দেখাবে।

পরবর্তী ধাপগুলো ফুল ডেভেলপমেন্টের আগে ভ্যালিডেশন ফোকাস করবে। ডাটা মডেল ও মূল ওয়ার্কফ্লো প্রোটোটাইপ করে মিসিং ফিল্ড, বিভ্রান্তিকর পারমিশন ও রিপোর্ট গ্যাপগুলো উন্মোচন করুন।

দ্রুত নো-কোড বিল্ড করতে চাইলে AppMaster (appmaster.io) একটি ব্যবহারিক জায়গা: Data Designer-এ সত্তাগুলো মডেল করুন, Business Process Editor-এ ওয়ার্কফ্লো মান্য করুন, এবং মোবাইল স্ক্রীন ও রিপোর্টিং ভ্যালিডেট করুন পূর্ণ রোলআউটের আগে।