সেলস ও লিগ্যাল দলের জন্য চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো

কেন সেলস ও লিগ্যালের জন্য একটি যৌথ অনুমোদন ফ্লো দরকার

চুক্তিগুলো প্রায়ই সেলস এবং লিগ্যালের হ্যান্ডঅফ-এ আটকে যায়। সেলস গ্রাহকের সাথে গতি বজায় রাখতে চায়। লিগ্যাল ঝুঁকি কমাতে এবং শর্তগুলো সঙ্গত রাখতে চায়। একটি ভাগ করা চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো না থাকলে, হ্যান্ডঅফ একটি আন্দাজ খেলার মতো হয়ে যায়: পরবর্তী ধাপ কার, কী পরিবর্তন হয়েছে, এবং “অনুমোদিত” আসলে কী বোঝায়।

আসল ক্ষতি সাধারণত আলোচনায় হয় না। এটা হলো পথে যা হারিয়ে যায়: সর্বশেষ সংস্করণ, রেডলাইনের সঠিক শব্দচয়ন, কেন কোনো কালজয়ী গ্রহণ করা হলো, এবং কে সিদ্ধান্ত নিল। সেই ইতিহাস যদি ইমেইল থ্রেড এবং “v7-final-FINAL” মত ফাইল নাম জুড়ে ছড়িয়ে থাকে, দলগুলো সময় নষ্ট করে পুনরায় পড়ে, ফের পাঠায় এবং আগে করা সিদ্ধান্তগুলো পুনরায় বিবেচনা করে।

কিছু লক্ষণ দ্রুত দেখা দেয়:

• সামান্য ভিন্ন সম্পাদনাগুলোর সঙ্গে ডুপ্লিকেট ফাইল ভাসমান থাকে
• যখন লিগ্যাল সেলসের প্রতীক্ষায় থাকে বা উল্টো, তখন স্পষ্ট মালিকানা নেই
• চক্রের শেষে চমকপ্রদ পরিবর্তন যা পুরনো বিতর্ক পুনরায় খুলে দেয়
• “অনুমোদিত” ভিন্ন লোকের কাছে ভিন্ন জিনিস বোঝায়

একটি ভাল যৌথ ফ্লো সবচেয়ে ভালোভাবে বোরিং লাগে। এক জায়গায় বর্তমান স্ট্যাটাস, বর্তমান সংস্করণ এবং পরবর্তী প্রয়োজনীয় কাজ দেখা যায়। যেকেউ ১০ সেকেন্ডে তিনটি প্রশ্নের উত্তর দিতে পারবে: আমরা কোন স্টেজে? এখন কে দায়িত্বে? স্বাক্ষর বাধা দিচ্ছে কী?

যদি গ্রাহক আপনার স্ট্যান্ডার্ড পেমেন্ট শর্ত থেকে ছাড় চান, সেলস নতুন সংযুক্তি ফরওয়ার্ড করে আশা করা উচিত নয় যে লিগ্যাল সেই এক পরিবর্তিত বাক্যটি লক্ষ্য করবে। অনুরোধটি একটি স্পষ্ট টাস্ক তৈরি করা উচিত, রেডলাইনগুলো সঠিক রিভিউয়ারে রুট করা উচিত এবং সিদ্ধান্ত রেকর্ড করা উচিত। অনেক দল এটি একটি সাদাসিধে অভ্যন্তরীণ টুল দিয়ে পরিচালনা করে যাতে দুপক্ষ একই রেকর্ড থেকে কাজ করে।

লোকজন ও দায়িত্ব (কে কী করে)

একটি চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো সবচেয়ে ভালভাবে কাজ করে যখন সবাই দুইটি জিনিস জানে: তারা কী মালিকানাধীন, এবং তারা কী পরিবর্তন করার অনুমতি পায়। যদি ভূমিকা অনিষ্পষ্ট থাকে, আপনি পাবেন অপ্রত্যাশিত সম্পাদনা, হারানো রেডলাইন, এবং এমন অনুমোদন যা বাস্তবে হয়নি।

প্রক্রিয়ায় মূল ভূমিকা এবং তাদের “পাওয়ার লেভেল” নাম দিয়ে শুরু করুন। সম্পাদনা করা, অনুমোদন করা, এবং স্বাক্ষর করা—এগুলো আলাদা।

সাধারণ ভূমিকা ও স্পষ্ট মালিকানা

অধিকাংশ টিমে সাধারণত নিচের মালিকরা থাকে:

• Sales rep: অনুরোধ তৈরি করে, বাণিজ্যিক শর্তগুলি খসড়া করে, এবং ব্যবসায়িক প্রশ্নগুলোর উত্তর দেয়
• Sales manager: ডিসকাউন্ট, অ-স্ট্যান্ডার্ড শর্ত, এবং লিগ্যাল সময় ব্যয় করার আগে ডিল ঝুঁকি অনুমোদন করে
• Legal counsel: চুক্তির ভাষা সম্পাদনা করে, রেডলাইন হ্যান্ডল করে, এবং কোন ধারা আলোচনার যোগ্য তা নির্ধারণ করে
• Finance: পেমেন্ট শর্ত, বিলিং বিবরণ, কর, রাজস্ব স্বীকৃতি ফ্ল্যাগ এবং ক্রেডিট ঝুঁকি অনুমোদন করে
• Authorized signatory: সমস্ত প্রয়োজনীয় অনুমোদন সম্পন্ন হওয়ার পরেই স্বাক্ষর করে

একটি নিয়ম স্পষ্ট করুন: কেবল লিগ্যালই লিগ্যাল ভাষা সম্পাদনা করবে। সেলস পরিবর্তনের প্রস্তাব রাখতে পারে (মন্তব্য বা ইনটেক ফর্মে), কিন্তু তারা সরাসরি ধারা পুনরায় লিখবে না। তদুপরি, লিগ্যাল মূল্য বা স্কোপ পরিবর্তন করবে না যদি না তারা সেলসকে পুনরায় লুপ না করে।

সেলসের আগে থেকে দিতে হবে এমন তথ্য

লিগ্যাল রিভিউ দ্রুত হয় যখন সেলস একটি সম্পূর্ণ প্যাকেট জমা দেয়: গ্রাহকের আইনি নাম, ডিল পরিমাণ ও মেয়াদ, পণ্যের পরিধি, মূল্য এবং ডিসকাউন্ট, SLA প্রত্যাশা, বিশেষ সিকিউরিটি প্রয়োজনীয়তা, এবং যেকোনো "মাস্ট-হ্যাভ" গ্রাহক ধারা। মৌলিক তথ্য অনুপস্থিত হওয়াই সবচেয়ে সাধারণ কারণ একটি চুক্তি ফিরে আসে।

প্রতিক্রিয়া সময় এবং উত্তরণ পথ নিয়ে সম্মত হন। উদাহরণস্বরূপ, লিগ্যাল স্ট্যান্ডার্ড পেপারের জন্য ১ কার্যদিবসের মধ্যে এবং অ-স্ট্যান্ডার্ড শর্তগুলোর জন্য ৩ দিনের মধ্যে উত্তর দেয়। সময় শেষ হলে escalation পথ স্পষ্ট থাকা উচিত (লিগ্যাল লিড, তারপর সেলস ম্যানেজার, তারপর সিগনেটরি)।

যখন আপনি এটি একটি চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো টুলে সেট করেন, দায়িত্বগুলোকে পারমিশনে ম্যাপ করুন যাতে প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিয়মগুলো বলবৎ করে। দলগুলো কখনও কখনও AppMaster (appmaster.io)-এ এই ধরনের অভ্যন্তরীণ অ্যাপ তৈরি করে, যেখানে আপনি রোল, পারমিশন এবং অনুমোদন সেট করতে পারেন হ্যান্ড-কোডিং ছাড়াই।

ড্রাফ্ট থেকে সই পর্যন্ত একটি সহজ স্ট্যাটাস মডেল সংজ্ঞায়িত করুন

একটি চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো সবচেয়ে ভাল তখন কাজ করে যখন সবাই কয়েক সেকেন্ডে উত্তর দিতে পারে: “এই চুক্তিটি এখন কোন স্ট্যাটাসে আছে, এবং পরবর্তীতে কী হয়?” মডেলটি সহজ রাখুন, এবং প্রতিটি স্ট্যাটাস একটি স্পষ্ট অর্থ বহন করুক।

নীচে একটি ব্যবহারিক স্ট্যাটাস ফ্লো দেয়া হল:

এন্ট্রি এবং এক্সিট নিয়মগুলো ওয়ার্কফ্লো-এ দৃশ্যমান রাখুন, শুধুমাত্র “জনৈক জ্ঞানের টুকরো” নয়। উদাহরণস্বরূপ, “Approved” মানে মূল্য, মেয়াদ, দায়িত্ব সীমা এবং ডেটা শর্ত আপনার অভ্যন্তরীণ চেকগুলো পেরিয়ে গেছে—শুধু “লিগ্যাল দেখেছে” নয়।

কিছু বাস্তবতার স্টেটও অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে দেরি মন্তব্যে লুকিয়ে না থাকে:

• Blocked (অন্তরভুক্ত তথ্য বা সিদ্ধান্ত দরকার)
• Waiting on customer (পাঠানো হয়েছে, এখনও উত্তর নেই)
• Paused (ডিল স্থগিত)

যদি আপনি এটি একটি টুলে বাস্তবায়ন করেন, স্ট্যাটাসকে একটি একক ফিল্ড হিসেবে মডেল করুন কঠোর অনুমোদিত মানসহ, এবং Blocked বা Paused-এ যাওয়ার সময় একটি কারণ আউটরিকি করুন। এ ছোট রক্ষাবারক “রহস্য আটকে থাকা” প্রতিরোধ করে এবং সেলস ও লিগ্যালকে সঙ্গত রাখে।

সংস্করণ নিয়ম যা “কোন ফাইল চূড়ান্ত?” সমস্যা বন্ধ করবে

যদি মানুষ বুঝতে না পারে কোন ডকুমেন্টটি বর্তমান, চুক্তি অনুমোদন ফ্লো দ্রুত ভেঙে পড়ে। সবচেয়ে সহজ সমাধান হলো একটি উৎস নির্ধারণ করা এবং সবকিছুকে অনুকরণ হিসাবে বিবেচনা করা। সেই উৎস হতে পারে একটি চুক্তি রেকর্ড যেখানে সর্বশেষ ফাইল, স্ট্যাটাস এবং মন্তব্যগুলো থাকে।

একটি নিয়ম অচলযোগ্য করুন: একবারে কেবল একটি “Current” সংস্করণ থাকে। যখন একটি নতুন রিভিশন তৈরি হয়, পূর্বেরটি আর্কাইভ করে লক করে দিন। মানুষ এখনও তা দেখতে পারবেন, কিন্তু সম্পাদনা বা পুনরায় পাঠানো যাবে না।

ধারণা করা একটি নামকরণ নিয়ম হলেও কাজ করে যখন ফাইলগুলো ইমেইল হয় বা ডাউনলোড করা হয়। এটি নির্ভরযোগ্য রাখুন:

• ডিল বা গ্রাহকের নাম (সংক্ষেপ)
• চুক্তির ধরন (MSA, NDA, Order Form)
• সংস্করণ নম্বর (v01, v02, v03)
• তারিখ (YYYY-MM-DD)
• স্টেট ট্যাগ (Clean অথবা Redline)

গ্রাহকের রেডলাইনেই সাধারণত বিভ্রান্তি শুরু হয়। প্রতিটি রিভিশনের জন্য দুইটি ফাইল রাখুন: রেডলাইন কপি যা সম্পাদনাগুলো দেখায় এবং ক্লিন কপি যা একই পরিবর্তনগুলো গ্রহণ করা হয়েছে তা প্রতিফলিত করে। সেলস দ্রুত ক্লিন শর্ত পড়তে পারে, এবং লিগ্যাল বোঝে ঠিক কী সরল করা হয়েছে।

প্রতিটি রিভিশনের উপরে সংক্ষিপ্ত পরিবর্তন নোট যোগ করুন, মানব-পাঠের জন্য। এক বাক্যই যথেষ্ট: “গ্রাহকের অনুরোধে দায়িত্ব সীমা ১২ মাসের ফি থেকে আপডেট করা হয়েছে।” এটি পুনরাবৃত্তি বিতর্ককে রোধ করে এবং হ্যান্ডঅফ সহজ করে যখন কেউ বাইরে থাকে।

উদাহরণ: সেলস “Acme MSA v01 2026-01-25 Clean” পাঠায়। গ্রাহক “Acme MSA v02 2026-01-27 Redline” নামে সম্পাদনা ফেরত দেয়, এবং লিগ্যাল “Acme MSA v02 2026-01-27 Clean” উৎপন্ন করে একটি পরিবর্তন নোট সহ। সেখান থেকে, v03 তখনই শুরু হবে যদি নতুন কিছু বদলে।

লিগ্যাল রিভিউ শুরু হওয়ার আগে কি সংগ্রহ করা উচিত

লিগ্যাল রিভিউ তত্ক্ষণাত দ্রুত হয় যখন এটি একটি সম্পূর্ণ প্যাকেট দিয়ে শুরু হয়, না যে অর্ধ-ভরা ইমেইল এবং তিনটি “সর্বশেষ” সংযুক্তি দিয়ে। লিগ্যালকে পাঠানোর আগে প্রতিবার একই ইনপুটগুলো সংগ্রহ করুন। এটি ব্যাক-অ্যান্ড-ফর্থ কমায় এবং আপনার চুক্তি অনুমোদন ফ্লো পূর্বানুমেয় রাখে।

ডিলের মৌলিক তথ্য দিয়ে শুরু করুন যা ঝুঁকি ও ভাষাকে প্রভাবিত করে:

• গ্রাহকের আইনি নাম ও স্বাক্ষরকারী সত্তা (দেশ/রাজ্যসহ)
• ডিল মূল্য এবং মূল্য কাঠামো (এককালীন বনাম পুনরাবৃত্তি, ডিসকাউন্ট)
• টার্ম দৈর্ঘ্য, নবায়ন/স্বয়ং-নবায়ন, এবং সমাপ্তির নোটিশ পিরিয়ড
• ডেলিভারি তারিখ বা শুরু তারিখ, এবং প্রতিজ্ঞিত সার্ভিস লেভেল
• গ্রাহক অনুরোধ করা বিশেষ ধারা (সিকিউরিটি, দায়িত্ব, ডেটা, IP, একচুসিভিটি)

তারপর, প্রকৃত ডকুমেন্টগুলো একটি একক রিভিউ বান্ডলে সংযুক্ত করুন: প্রধান চুক্তি প্লাস প্রতিটি অ্যাডেন্ডাম, এক্সহিবিট, অর্ডার ফর্ম, এবং যদি গ্রাহকের রেডলাইন আগে থেকে থাকে তা। বান্ডেলটিকে একই চুক্তি রেকর্ডের সাথে রাখুন যাতে স্ট্যাটাস ও সংস্করণ ইতিহাস সংযুক্ত থাকে।

পরে লিগ্যাল পড়ার আগে কোন অনুমোদন প্রয়োজন তা স্পষ্ট করে দিন। সহজ ট্রিগার সংজ্ঞায়িত করুন যাতে সেলস জানে কখন অতিরিক্ত স্বাক্ষর লাগবে:

• নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ডের উপরে ডিল মূল্য
• অ-স্ট্যান্ডার্ড পেমেন্ট শর্ত
• দায়িত্ব সীমা পরিবর্তিত, ইন্ডেমনিটি বাড়ানো, অথবা অস্বাভাবিক ওয়ারেন্টি
• স্ট্যান্ডার্ড অবস্থার বাইরে ডেটা প্রসেসিং বা সিকিউরিটি শর্ত
• কোন ধারা যা “গ্রাহক-প্রয়োজনীয়” এবং পূর্ব-অনুমোদিত নয়

অবশেষে, লিগ্যালকে একটি রিইউজেবল লাইব্রেরি দিন। এমনকি ছোট একটি অনুমোদিত ধারা লাইব্রেরি পুনরায় লেখা কমায়।

উদাহরণ: $45k বার্ষিক চুক্তি স্বয়ং-নবায়নের সাথে এবং অনুরোধকৃত অনলিমিটেড দায়িত্ব ধারা থাকলে, সেটি পূর্ণ রেডলাইন ফাইল, নবায়ন বিবরণ এবং ফাইনান্স ও লিডারশিপ অনুমোদনের প্রয়োজন সনাক্ত করে জমা করুন। লিগ্যাল তখন সিদ্ধান্তে মনোনিবেশ করতে পারে, খুঁজে বেড়াতে নয়।

ধাপে ধাপে: একটি ব্যবহারিক চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো

একটি ভাল চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো পূর্বানুমেয়। সবাই উচিত জানা যে পরবর্তী কি হবে, কে পরবর্তী ধাপের মালিক, এবং “ডান” মানে কি।

ড্রাফ্ট থেকে লিগ্যাল রিভিউ

সেলস সঠিক টেমপ্লেট ব্যবহার করে খসড়া শুরু করে এবং প্রয়োজনীয় ডিল বিবরণ (অ্যাকাউন্ট নাম, মূল্য, টার্ম, শুরু তারিখ, পণ্য, এবং অনুরোধকৃত ক্লোজ তারিখ) পূরণ করে। যদি কিছু অনুপস্থিত থাকে, চুক্তিটি এগোবে না।

লিগ্যাল দেখার আগে কয়েকটি অটোমেটিক চেক চালান। এগুলো সহজ রাখুন যাতে সবাই তাদের বিশ্বাস করে:

• প্রয়োজনীয় ফিল্ড অনুপস্থিত
• ভুল টেমপ্লেট বা পুরনো ধারা
• ডিল মূল্য বা টার্ম অতিরিক্ত অনুমোদন ট্রিগার করছে
• অ-স্ট্যান্ডার্ড পেমেন্ট শর্ত
• ডেটা গোপনীয়তা বা সিকিউরিটি অ্যাডেন্ডাম প্রয়োজন

যদি ড্রাফ্ট চেক পাস করে, এটি স্পষ্ট অনুরোধসহ লিগ্যালকে রুট করুন, যেমন “শুধু রিভিউ” বনাম “রেডলাইন অনুমোদন করুন,” এবং গ্রাহক কী চাইছে তা সংক্ষিপ্ত নোট দিন।

রেডলাইন থেকে সই পর্যন্ত

লিগ্যাল রিভিউ করে এবং রেডলাইন ফেরত দেয়। সেলস গ্রাহকের সাথে আলোচনা করে, কিন্তু প্রতিটি গ্রাহক-সামনে পাঠানো নতুন রিভিশন হিসেবে ট্র্যাক করা উচিত। মন্তব্যগুলো যাতে ইমেইলে চাপা পড়ে না, সেই জন্য একটি জায়গা ব্যবহার করুন।

একটি পুনরাবৃত্তি যোগ্য রিভিশন প্যাটার্ন সাহায্য করে:

• প্রতিটি গ্রাহক-সামনে পাঠানোর জন্য একটি নতুন সংস্করণ তৈরি করুন
• কে কেন পরিবর্তন করেছে তা রেকর্ড করুন
• রেডলাইনগুলো ঐ সংস্করণের কাছে সংযুক্ত রাখুন
• পাঠানোর পর স্ট্যাটাস অবিলম্বে আপডেট করুন
• পরবর্তী প্রতিক্রিয়ার জন্য ডিউ ডেট সেট করুন

গ্রাহক সম্মত হলে, চূড়ান্ত সংস্করণ অভ্যন্তরীণ অনুমোদনের জন্য পাঠান (ফাইনান্স, সিকিউরিটি, এক্সিকিউটিভ সিগনেটরি) আপনার থ্রেশহোল্ড অনুসারে। সিগনেটরিকে চূড়ান্ত শর্ত এবং অনুমোদনের ইতিহাস দেখানো উচিত, ঝামেলাপূর্ণ থ্রেড নয়।

তারপর চুক্তিটি সই করার জন্য সরান (ই-সাইন বা ম্যানুয়াল)। সই হলে রেকর্ড লক করুন, কার্যকর কপি সঞ্চয় করুন, এবং রিপোর্টিং সঠিক রাখার জন্য এটিকে সাইন্ড হিসেবে চিহ্নিত করুন।

অনুমোদন নিয়ম, থ্রেশহোল্ড এবং ব্যতিক্রম হ্যান্ডলিং

একটি চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো সবচেয়ে ভাল কাজ করে যখন অনুমোদন সবচেয়ে জোরে বলে না যে কে দৌড়েছে। সহজ নিয়ম লেখায় রাখুন যাতে সেলস পথ পূর্বানুমেয় করতে পারে, এবং লিগ্যাল ঝুঁকিতে মনোনিবেশ করতে পারে লোকদের খোঁজার পরিবর্তে।

সহজে মনে রাখার মতো কয়েকটি থ্রেশহোল্ড দিয়ে শুরু করুন। এগুলো ডিল সাইজ, ঝুঁকি এবং পলিসি পরিবর্তনের সাথে জড়ান, ব্যক্তিগত পছন্দ নয়। সার্বিক নিয়ম: লিগ্যাল ভাষা অনুমোদন করে, ফাইনান্স টাকা কিভাবে চলে তার পরিবর্তন অনুমোদন করে, এবং সিকিউরিটি/আইটি ডেটা বা সিস্টেমকে প্রভাবিত করে এমন পরিবর্তন অনুমোদন করে।

কোন ট্রিগারগুলো অনুমোদন প্রয়োজন তা সংজ্ঞায়িত করুন, যেমন:

• Finance approval: অ-স্ট্যান্ডার্ড পেমেন্ট শর্ত, নির্দিষ্ট শতাংশের বেশি ডিসকাউন্ট, রিফান্ড, ক্রেডিট, বা নতুন বিলিং স্কেডিউল
• Leadership approval: আপনার ন্যূনতমের নিচে দায়িত্ব সীমা, আনকপড ইন্ডেমনিটি, অস্বাভাবিক সমাপ্তির অধিকার, বা পাবলিক রেফারেন্স ক্লজ
• Security or IT approval: নতুন ডেটা টাইপ, নতুন সাব-প্রসেসর, বা গ্রাহক সিকিউরিটি প্রশ্নাবলীর পরিবর্তন
• Sales leadership approval: আপনার সাধারণ সক্ষমতার বাইরে ডেলিভারি তারিখে কমিট করা
• Legal approval: গভর্নিং ল ফ, গোপনীয়তা, IP বা দায়িত্ব সীমার পরিবর্তন

ব্যতিক্রমই যেখানে দলগুলো সময় হারায়। জরুরি ডিল, গ্রাহক-প্রদান কাগজপত্র, এবং অ-স্ট্যান্ডার্ড ধারাগুলো কিভাবে হ্যান্ডেল করবেন তা আগেই সিদ্ধান্ত নিন। একটি দ্রুত-অপসন অনুমোদন করতে পারেন, কিন্তু কঠোর উত্তরণ ও লিখিত ঝুঁকি নোট বাধ্যতামূলক করুন। গতি কখনও দায়িত্ব তুলে নেওয়া উচিত নয়।

“শর্ত সহ অনুমোদিত” মানে কী তা সংজ্ঞায়িত করুন। এটি একটি অনির্দিষ্ট থাম্বস-আপ হওয়া উচিত নয়। এর মানে হলো চুক্তিটি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট শর্তগুলো পূরণ হলে অগ্রসর হতে পারে এবং তা ট্র্যাক করা হবে, যেমন “গ্রাহক আমাদের DPA addendum গ্রহণ করছে” বা “ফাইনান্স প্রি-পে ইনভয়েস শিডিউল নিশ্চিত করে।” প্রতিটি শর্তকে মালিক ও ডিউ-ডেট সহ একটি চেকলিস্ট আইটেম হিসেবে সংরক্ষণ করুন।

ওয়ার্কফ্লো আটকে না পড়ার জন্য স্পষ্ট উত্তরণ ট্রিগার সেট করুন:

• স্ট্যান্ডার্ড রিভিউয়ের জন্য 2 কার্যদিবসের মধ্যে উত্তর না পাওয়া
• উচ্চ-ঝুঁকিপূর্ণ ধারা চিহ্নিত হলে একই দিনের উত্তরণ
• ডিল ক্লোজ তারিখ 72 ঘণ্টার মধ্যে এবং রিভিউ শুরু হয়নি
• 2 টির বেশি রেডলাইন রাউন্ডে অগ্রগতি নেই

অডিট ট্রেইল, মন্তব্য এবং কার্যকর নোটিফিকেশন

মানুষ যদি কী ঘটেছে এবং কেন তা দেখতে না পারে, একটি চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো পার্শ্ব আলাপ, স্ক্রিনশট এবং ফাইল পুনরায় পাঠানোর দিকে যায়। সমাধান সহজ: সিদ্ধান্তগুলো যেখানে চুক্তি থাকে সেটাতেই ক্যাপচার করুন।

একটি অডিট ট্রেইল তিনটি প্রশ্নের উত্তর দেবে ব্যতীত কাউকে জিজ্ঞাসা করা ছাড়া: কী পরিবর্তিত হয়েছে, কে করেছে, এবং কখন করেছে। স্ট্যাটাস মুভ (Draft থেকে In legal review), অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান, এবং প্রধান অ্যাকশন যেমন “রেডলাইন আপলোড করা হয়েছে” অটোম্যাটিকভাবে লগ করুন যাতে ব্যস্ত দিনে এটি বাদ না পড়ে।

মন্তব্যগুলো তখনই কাজে লাগে যখন তারা সিদ্ধান্ত রেকর্ড করে। “কেন” ব্যাখ্যা করতে মন্তব্য ব্যবহার করুন, সাগা নয়। যদি নবায়ন তারিখ, ডিসকাউন্ট বা দায়িত্ব সীমা গুরুত্বপূর্ণ হয়, সেগুলো কাঠামোবদ্ধ ফিল্ডে (বা সংক্ষিপ্ত সারাংশ এলাকায়) রাখুন যাতে তা সার্চ ও রিপোর্ট করা যায়।

একটি সাদাসিধে মন্তব্য নিয়ম সেট থ্রেডগুলো পাঠযোগ্য রাখে:

• সিদ্ধান্ত ও কারণ লিখুন (অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান, পরিবর্তন অনুরোধ)
• ধারা বা সেকশন ট্যাগ করুন (যেমন, “Payment terms, Section 3”)
• মন্তব্যে পুরো কন্ট্রাক্ট টেক্সট পেস্ট করা থেকে বিরত থাকুন
• আলোচিত শর্তগুলো ট্র্যাকেড ফিল্ডে রাখুন, চ্যাটে নয়
• পরবর্তী মালিককে ক্লোজ-দ্য-লুপ করে জানান (“Back to Sales for customer response”)

নোটিফিকেশনগুলো তখনই জোরালো হওয়া উচিত যখন কাজ প্রয়োজন: চুক্তি হাতে বদল হলে, রেডলাইন এলে, অনুমোদন অনুরোধ আসলে, বা সময়সীমা ঝুঁকিতে পড়লে। বাকি সবকিছু দৈনিক সারমর্মে হতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, “3টি চুক্তি সেলসের অপেক্ষায়” বা “2টি লিগ্যালের অপেক্ষায়”)। অনেক পিং মানুষকে উপেক্ষা করতে প্রশিক্ষিত করে।

অবশেষে, রেকর্ডের সাথে সংযুক্ত রাখুন সম্পর্কিত আইটেমগুলো: প্রধান ইমেইল, কল নোট, এবং আলোচনা পয়েন্ট। যখন কেউ মাঝপথে যোগ দেয়, তাদেরকে পাঁচ মিনিটে ইতিহাস বোঝা উচিত।

উদাহরণ: একটি চুক্তি ড্রাফ্ট থেকে সাইন্ড পর্যন্ত কিভাবে চলে

একজন সেলস রিপ $85k ARR-র একটি মিড-মার্কেট ডিল বন্ধ করতে যাচ্ছেন। গ্রাহক 12% ডিসকাউন্ট চায় এবং দায়িত্ব সীমা 12 মাস ফি থেকে 24 মাসে পরিবর্তন করতে চায়। এটি একটি সাধারণ কেস যেখানে সেলস, লিগ্যাল এবং গ্রাহক একই ডকুমেন্টে কাজ করে।

দলটি একটি সহজ চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো ব্যবহার করে স্পষ্ট স্ট্যাটাস এবং একটি জায়গায় বর্তমান ফাইল ট্র্যাক করে।

চুক্তিটি এভাবে এগোয়:

• Draft (Sales): সেলস সর্বশেষ টেমপ্লেট থেকে শুরু করে ডিল শর্ত পূরণ করে এবং এটিকে v01 হিসেবে আপলোড করে। সব আবশ্যক ক্ষেত্র পূরণ না হলে স্ট্যাটাস Draft থাকে।
• In legal review: সেলস প্রসঙ্গসহ ড্রাফ্ট জমা দেয়। লিগ্যাল রেডলাইন করে এবং মন্তব্য যোগ করে, তারপর v02 আপলোড করে।
• In negotiation: সেলস v02 গ্রাহককে পাঠায়। গ্রাহক দায়িত্ব সীমা পরিবর্তন চেয়ে মার্ক-আপ কপি ফেরত দেয়। সেলস এটিকে v03 (গ্রাহক রেডলাইন) হিসেবে আপলোড করে।
• Approved: লিগ্যাল ডিসকাউন্ট ভাষি গ্রহণ করে কিন্তু 24-মাসের ক্যাপ প্রত্যাখ্যান করে এবং একটি আপোষ প্রস্তাব করে। অভ্যন্তরীণভাবে বিকল্প শর্ত সম্মত হলে, লিগ্যাল চুক্তিটিকে Approved চিহ্নিত করে এবং v04 ক্লিন কপি হিসেবে চূড়ান্ত করা হয়।

এখন ঝামেলাপূর্ণ মুহূর্ত আসে: Approved চিহ্নিত হওয়ার পরে গ্রাহক একটি “ছোট” রেডলাইন পাঠায় (তারা টার্মিনেশন নোটিস সামান্য পরিবর্তন করে)। নিয়ম সহজ: কোনো নতুন রেডলাইন হলে রিভিউ আবার খুলবে। সেলস v05 (অনুমোদনের পরে গ্রাহকের রেডলাইন) আপলোড করে এবং স্ট্যাটাস আবার In legal review-এ চলে যায়, পূর্বের অনুমোদন রেকর্ডেড থাকলেও আর বর্তমান নয়।

চূড়ান্ত সংস্করণ সই করার জন্য নিশ্চিত করতে, দল একটি ফাইলকে Final for Signature হিসেবে লক করে, তার সংস্করণ ID (উদাহরণস্বরূপ, v06) নোট করে, এবং স্বাক্ষর প্যাকেটটি ঐ নির্দিষ্ট ফাইল ব্যবহার করতে বাধ্য করে। যদি সই করা কপি কোনো মিল না থাকে, স্ট্যাটাস Blocked (অথবা আপনি Exception লেবেল ব্যবহার করলে সেটি) হয়ে যায় যতক্ষণ না দল তা সমাধান করে কাউন্টারসাইন করার আগে।

চুক্তি অনুমোদন ধীর করে এমন সাধারণ ভুল

চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লোকে ধীর করার দ্রুততম উপায় হলো কাজটিকে ওয়ার্কফ্লো থেকে বেরিয়ে যেতে দেওয়া। যদি রেডলাইনগুলো ইমেইল থ্রেডে থাকে, কেউ একটি পরিবর্তন মিস করবে, ভুল মেসেজে রিপ্লাই করবে, বা পুরনো সংযুক্তি ফরওয়ার্ড করবে। ভাল উদ্দেশ্য সত্ত্বেও, “ইমেইল-শুধু” সম্পাদনা অদৃশ্য কাজ এবং অনিশ্চিত সিদ্ধান্ত তৈরী করে।

আরেকটি সাধারণ ব্লকার হলো লিগ্যাল রিভিউ অর্ধেক তথ্য নিয়ে শুরু করা। যদি মূল ডিল বিবরণগুলো চ্যাট, CRM নোট এবং একটি খসড়া PDF-এ ছড়িয়ে থাকে, লিগ্যাল অনুসন্ধান কাজ করতে থাকে। এতে ব্যাক-অ্যান্ড-ফর্থ বাড়ে এবং সেলস মনে করে লিগ্যাল “ধীরে”，যখন বাস্তবে খসড়া প্রস্তুত ছিল না।

কতগুলি সাধারণ অপরাধী প্রায় সব দলে দেখা যায়:

• কাজগুলো সম্মত টুল বা প্রক্রিয়া ছাড়া করা হয়, ফলে কেউ দেখেই না কী পরিবর্তিত হয়েছে বা কেন
• আবশ্যক বিবরণ ফাঁকা রাখা হয় (গ্রাহক সত্তা, টার্ম, মূল্য মডেল, ডেটা হ্যান্ডলিং), ফলে লিগ্যালকে খোঁজ করতে হয়
• কোনো ডিল “অনুমোদিত” হয়েছে কিন্তু ঠিক কোন ফাইল/সংস্করণ দেখা ও গ্রহণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত না করা হয়
• স্ট্যাটাস লেবেলগুলো বাড়ে (“Legal Review,” “Legal Reviewing,” “Review - Legal,” “Pending”) ফলে মানুষ স্ট্যাটাস অবিশ্বাস করে
• পরবর্তী কাজের জন্য পরিষ্কার মালিক নেই, ফলে চুক্তি বসে থাকে যদিও সবাই মনে করে অন্য কেউ এটি হ্যান্ডেল করছে

অতিরিক্ত জটিল স্ট্যাটাসগুলো বিশেষভাবে কৃপণ। যদি স্ট্যাটাস তালিকা মানুষের বাস্তবে নেওয়া ধাপগুলোর চেয়ে বেশি দীর্ঘ হয়, এটি আন্দাজ খেলা হয়ে যায়। লেবেলগুলো সহজ ও অ্যাকশন-ভিত্তিক রাখুন, এবং প্রতিটি স্ট্যাটাসের একটি সুস্পষ্ট পরবর্তী করণীয় নিশ্চিত করুন।

সবশেষে, মালিকহীন হ্যান্ডঅফগুলো লক্ষ্য করুন। উদাহরণ: সেলস সন্ধ্যায় ৬টায় একটি সংশোধিত খসড়া পাঠায়, এটিকে “updated” চিহ্ন দেয়, এবং ধরে নেয় লিগ্যাল এটি তুলবে। লিগ্যাল ধরে নেয় সেলস এখনও অনুপস্থিত তথ্য সংগ্রহ করছে। গ্রাহক আপডেট চাইলে পর্যন্ত কিছুই হয় না।

টুলগুলো কেবল তখনই কাজে লাগে যখন তারা মৌলিক বিষয়গুলো বলবৎ করে: এক বর্তমান সংস্করণ, সাবমিশনের আগে আবশ্যক ক্ষেত্র, এবং দৃশ্যমান পরবর্তী মালিক।

দ্রুত চেকলিস্ট এবং পরবর্তী পদক্ষেপ

একটি চুক্তি অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো তখনই কাজ করে যখন কেউ চারটি প্রশ্ন কয়েক সেকেন্ডে উত্তর দিতে পারে: কোন সংস্করণটি বর্তমান, কে এটি মালিক, পরবর্তী কী হবে, এবং কীকে “ডান” ধরা হবে।

দ্রুত চেক (যে কোনো সময় আপনি চুক্তি খুললে)

• বর্তমান সংস্করণ স্পষ্টভাবে লেবেল করা আছে এবং সর্বশেষ রেডলাইন মেলে
• বর্তমান মালিক নামকরণকৃত (এক ব্যক্তি, দল নয়)
• পরবর্তী ধাপ স্পষ্ট (লিগ্যাল রিভিউ, ফাইনান্স অনুমোদন, গ্রাহক স্বাক্ষর)
• আবশ্যক অনুমোদনগুলো দৃশ্যমান (ডিল সাইজ, মেয়াদ, ঝুঁকি অনুযায়ী)
• স্বাক্ষর পদ্ধতি নিশ্চিত (ই-সাইন, কবচি স্বাক্ষর, বা উভয়)

গ্রাহককে কিছু পাঠানোর আগে একটি দ্রুত ট্রুথ চেক করুন। নিশ্চিত করুন মূল্য, ডিসকাউন্ট, এবং পেমেন্ট টার্ম কোটের সাথে মেলায়। তারিখগুলো (শুরু, নবায়ন, নোটিস পিরিয়ড) পুনরায় যাচাই করুন এবং উভয় পক্ষের আইনি নাম ও ঠিকানা মিলছে কি দেখুন, এবং প্রতিটি উল্লেখ করা সংযুক্তি (অর্ডার ফর্ম, DPA, SOW, সিকিউরিটি অ্যাডেন্ডাম) আছে কিনা নিশ্চিত করুন।

চুক্তি সই হিসাবে চিহ্নিত করার আগে নিশ্চিত করুন আপনার কাছে চূড়ান্ত সম্পাদিত PDF আছে (ড্রাফ্ট স্ক্রিনশট নয়)। নিশ্চিত করুন স্বাক্ষর পাতা পূর্ণ, নামগুলো সইকারীদের সাথে মেলে, এবং যেখানে প্রয়োজন সেখানে ইনিশিয়াল আছে। এটিকে সম্মত রেকর্ড সিস্টেমে সংরক্ষণ করুন এবং সঞ্চয় অবস্থানটি ডিল রেকর্ডে ক্যাপচার করুন যাতে পরে সহজে খুঁজে পাওয়া যায়।

এই ফ্লো বাস্তবায়নের পরবর্তী পদক্ষেপ

আপনার স্ট্যাটাস নামকরণ এবং এক্সিট ক্রাইটেরিয়া সংজ্ঞায়িত করুন, সেলসের জন্য একটি intake ফর্ম তৈরি করুন যাতে একটি সম্পূর্ণ প্যাকেজ সাবমিট করা যায়, এবং অনুমোদন থ্রেশহোল্ড (টার্ম দৈর্ঘ্য, ডিসকাউন্ট শতাংশ, দায়িত্ব সীমা) লিখে রাখুন। তারপর একটি হালকা ওজনের অভ্যন্তরীণ ওয়ার্কফ্লো অ্যাপ তৈরি করুন যাতে চুক্তি টেবিল, স্ট্যাটাস ফিল্ড, একটি “বর্তমান মালিক” অ্যাসাইনমেন্ট, এবং সাবমিশনের জন্য একটি আবশ্যক চেকলিস্ট থাকে।

কাস্টম কোড ছাড়াই প্রোডাকশন-রেডি অ্যাপ তৈরি করতে AppMaster (appmaster.io) একটি অপশন হিসেবে ব্যবহৃত হয়: আপনি ডেটা মডেল, অনুমোদন সেটআপ, এবং সেলস, লিগ্যাল ও ফাইনান্সের মধ্যে টাস্ক রুট করতে পারেন পুরো ব্যাক-এন্ড হাতেভাঙ্গা না করেই।