Quy trình phê duyệt, trong bối cảnh Tự động hóa quy trình làm việc, là một quy trình có cấu trúc và tự động được thiết kế để quản lý các yêu cầu phê duyệt và quy trình ra quyết định trong một tổ chức. Mục tiêu chính của Quy trình phê duyệt là hợp lý hóa và tiêu chuẩn hóa các hoạt động phê duyệt, giảm các tác vụ thủ công, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ quy trình. Tận dụng công nghệ và tự động hóa, Quy trình phê duyệt cho phép các tổ chức quản lý hiệu quả và nhất quán các quy trình phê duyệt phức tạp, nhiều tầng liên quan đến nhiều bên liên quan.
Trong Quy trình phê duyệt điển hình, nhân viên hoặc hệ thống sẽ gửi yêu cầu hoặc tài liệu để đánh giá và phê duyệt. Yêu cầu này có thể bao gồm từ yêu cầu mua hàng hoặc đề xuất ngân sách cho đến đơn xin nghỉ phép hoặc đánh giá nội dung. Phần mềm Quy trình phê duyệt, thường là một phần của hệ thống Tự động hóa quy trình làm việc lớn hơn, sau đó định tuyến yêu cầu hoặc tài liệu thông qua một trình tự xác định trước của những người phê duyệt được ủy quyền, dựa trên một bộ quy tắc và tiêu chí có thể định cấu hình. Mỗi người phê duyệt trong chuỗi sẽ xem xét yêu cầu, thu thập thông tin bổ sung nếu cần thiết và phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu trước khi hệ thống chuyển hướng yêu cầu đó đến người phê duyệt được chỉ định tiếp theo.
AppMaster, một nền tảng no-code được thiết kế để hợp lý hóa việc phát triển ứng dụng web, thiết bị di động và phụ trợ, tận dụng Quy trình phê duyệt như một phần cơ bản của việc cung cấp tự động hóa quy trình kinh doanh. Với AppMaster, các tổ chức có thể thiết kế và định cấu hình Quy trình phê duyệt một cách trực quan, cho phép họ chuẩn hóa và tự động hóa cả quy trình phê duyệt đơn giản và phức tạp trong ứng dụng của mình.
Trong số vô số lợi ích của việc triển khai Quy trình phê duyệt trong Tự động hóa quy trình làm việc là:
- Tăng hiệu quả: Bằng cách giảm sự can thiệp thủ công và tự động hóa các nhiệm vụ hành chính, Quy trình phê duyệt giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động chiến lược, có giá trị gia tăng hơn.
- Cải thiện tính tuân thủ: Quy trình phê duyệt tự động giảm đáng kể lỗi, thiếu sót và sự không nhất quán của con người, đảm bảo rằng các tổ chức luôn tuân thủ các quy định, chính sách và tiêu chuẩn nội bộ và bên ngoài.
- Khả năng hiển thị, theo dõi và kiểm tra nâng cao: Hệ thống quy trình phê duyệt cung cấp khả năng giám sát, báo cáo và theo dõi các yêu cầu theo thời gian thực, cho phép người quản lý và quản trị viên dễ dàng xác định các điểm nghẽn, chậm trễ và kém hiệu quả trong quy trình. Hơn nữa, họ có thể duy trì quy trình kiểm toán toàn diện, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình ở mọi giai đoạn.
- Ra quyết định nhanh hơn: Bằng cách tự động hóa quy trình định tuyến và thông báo, Quy trình phê duyệt đảm bảo rằng các yêu cầu được gửi kịp thời đến các bên liên quan, đẩy nhanh quy trình ra quyết định tổng thể.
- Tính linh hoạt và khả năng mở rộng: Các hệ thống Quy trình phê duyệt được xây dựng trên nền tảng hiện đại như AppMaster có thể được cấu hình và tùy chỉnh dễ dàng để thích ứng với các yêu cầu kinh doanh đang phát triển và hỗ trợ sự phát triển của tổ chức.
Để minh họa tính linh hoạt của Quy trình phê duyệt, hãy xem xét một tập đoàn đa quốc gia sử dụng nền tảng AppMaster để phát triển ứng dụng mua sắm nội bộ của mình. Tổ chức thiết lập Quy trình phê duyệt mua sắm tự động, xác định nhiều cấp độ phê duyệt dựa trên giá trị đồng đô la, loại mua hàng và cấu trúc phòng ban – một quy trình được hợp lý hóa thông qua Trình thiết kế quy trình kinh doanh AppMaster. Khi một nhân viên gửi yêu cầu mua hàng trong ứng dụng, yêu cầu đó sẽ tự động được chuyển qua Quy trình phê duyệt mua sắm, đi qua một chuỗi những người phê duyệt được xác định trước – từ người quản lý của người yêu cầu đến đại lý mua hàng, đến người kiểm soát tài chính, v.v. Ở mỗi giai đoạn, các quy tắc và logic quy trình làm việc được xác định trước đảm bảo rằng yêu cầu được đánh giá theo chính sách mua sắm của tổ chức và các phê duyệt cần thiết được cấp hoặc từ chối một cách kịp thời và hiệu quả.
Tóm lại, Quy trình phê duyệt đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý và tự động hóa các quy trình phê duyệt trong tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả, sự tuân thủ, tính minh bạch và tính linh hoạt trong việc ra quyết định. Bằng cách tận dụng nền tảng no-code của AppMaster và Trình thiết kế quy trình kinh doanh, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng thiết kế, triển khai và điều chỉnh Quy trình phê duyệt cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ cũng như hỗ trợ sự phát triển và thay đổi của tổ chức.
