Ứng dụng quản lý đơn hàng tùy chỉnh: xây dựng một quy trình rõ ràng

Vì sao đơn hàng tùy chỉnh khó theo dõi

Công việc tùy chỉnh hiếm khi bắt đầu ở một nơi duy nhất. Khách hàng có thể gửi số đo qua email, xác nhận màu trong cuộc trò chuyện rồi gọi điện để đổi ngày giao hàng. Một người chép thông tin vào bảng tính, trong khi người khác lưu ghi chú trong hộp thư dùng chung.

Cách làm này phù hợp với vài đơn hàng. Khi nhiều công việc diễn ra cùng lúc, nó nhanh chóng bộc lộ vấn đề. Hai người có thể cùng trả lời một yêu cầu, hoặc không ai để ý đến yêu cầu đó. Bộ phận kinh doanh có thể báo giá dựa trên thông số cũ vì thay đổi mới nhất bị chôn trong chuỗi tin nhắn. Sau đó, bộ phận sản xuất nhận được hướng dẫn không đầy đủ.

Những thiếu sót nhỏ có thể gây tốn kém. Một yêu cầu làm 24 biển khắc cần có vật liệu, kích thước, lớp hoàn thiện, tệp thiết kế, số lượng, thời hạn, địa chỉ giao hàng và trạng thái phê duyệt. Nếu hồ sơ chỉ ghi «24 biển tùy chỉnh», nhân viên sẽ phải đi tìm phần thông tin còn thiếu sau đó. Báo giá có thể sai, quá trình sản xuất có thể dừng lại và khách hàng có thể liên tục nhận được cùng một câu hỏi.

Bảng tính cũng khiến trạng thái trở nên khó tin cậy. Một trang tính có thể cho thấy đơn hàng đã sẵn sàng, trong khi ghi chú đóng gói lại nói rằng đơn hàng vẫn cần được kiểm tra. Thông tin chuyển phát có thể nằm ở người đã đặt chuyến giao hàng. Khi khách hàng hỏi cập nhật, nhân viên phải tìm kiếm trong tệp và các cuộc trò chuyện thay vì mở một hồ sơ duy nhất.

Ứng dụng quản lý đơn hàng tùy chỉnh tạo một hồ sơ chung cho từng công việc, từ yêu cầu đầu tiên đến báo giá, phê duyệt, sản xuất, đóng gói và giao hàng. Hồ sơ đó nên chứa thông tin khách hàng, yêu cầu của từng sản phẩm, ghi chú, tệp, giá, hạn hoàn thành và trạng thái hiện tại.

Nhờ vậy, bộ phận kinh doanh có thể xác nhận những gì khách hàng đã phê duyệt. Bộ phận sản xuất có thể làm việc dựa trên thông tin sản phẩm đầy đủ. Bộ phận hỗ trợ có thể cập nhật cho khách hàng mà không cần hỏi những người khác trong văn phòng. Ứng dụng cũng nên cho biết ai cần hành động tiếp theo và thông tin nào còn thiếu.

Với một đội ngũ nhỏ, ứng dụng có thể thay thế nhiều nhãn hộp thư và cột bảng tính rời rạc. Với đội ngũ lớn hơn, ứng dụng giúp các lần bàn giao rõ ràng hơn. Khi mở một đơn hàng, nhân viên cần nhìn thấy khách hàng đã yêu cầu gì, đội ngũ đã cam kết điều gì và còn phải hoàn thành việc gì trước khi giao hàng.

Lập bản đồ quy trình đơn hàng trước khi xây dựng

Hãy xây dựng ứng dụng dựa trên công việc mà mọi người đang thực hiện. Trước tiên, liệt kê các nhiệm vụ: tiếp nhận yêu cầu, xác nhận giá và thời gian, làm sản phẩm, đóng gói và sắp xếp giao hàng. Trong một doanh nghiệp nhỏ, một người có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Hãy ghi nhận nhiệm vụ thực tế, không chỉ chức danh của người đó.

Phác thảo đường đi của đơn hàng trên giấy trước khi tạo trường dữ liệu hoặc màn hình. Đưa mọi lần bàn giao vào quy trình. Ví dụ, bộ phận kinh doanh nhập yêu cầu 40 chiếc cốc khắc, quản lý phê duyệt thiết kế và báo giá, bộ phận sản xuất khắc cốc, bộ phận đóng gói kiểm tra số lượng, còn bộ phận giao hàng gửi thông tin theo dõi cho khách hàng.

Dùng các giai đoạn mọi người dễ hiểu

Chọn một nhóm giai đoạn ngắn, phù hợp với các quyết định thực tế. Tránh những nhãn quá rộng như «Đang xử lý» khi đội ngũ cần biết đơn hàng đã có thể bắt đầu, đang chờ phê duyệt hay cần đặt đơn vị giao hàng.

Một quy trình đơn hàng tùy chỉnh thực tế có thể dùng các trạng thái sau:

• Yêu cầu mới
• Chờ phê duyệt
• Sẵn sàng sản xuất
• Đang sản xuất
• Đã đóng gói
• Đã giao

Tách riêng đơn hàng đã hủy và đang tạm dừng. Một công việc tạm dừng cần có lý do, chẳng hạn như «đang chờ vật liệu» hoặc «khách hàng đã thay đổi thiết kế». Nhân viên có thể hành động dựa trên thông tin đó thay vì phải hỏi lại.

Chỉ định người phụ trách cho mỗi lần bàn giao

Mỗi lần thay đổi trạng thái cần có một người phụ trách cụ thể. Bộ phận kinh doanh không nên chuyển đơn hàng sang trạng thái sẵn sàng sản xuất trước khi có người phê duyệt báo giá. Bộ phận sản xuất không nên đánh dấu đơn hàng là đã đóng gói. Ranh giới rõ ràng giúp đơn hàng không bị bỏ lại trong hàng đợi chung vì ai cũng nghĩ người khác sẽ xử lý.

Đặt ra một quy tắc cho mỗi giai đoạn: ai có thể chuyển đơn hàng vào giai đoạn đó, họ phải cung cấp thông tin gì và ai nhận nhiệm vụ tiếp theo. Với giao hàng, người phụ trách có thể thêm hãng vận chuyển, mã theo dõi, ngày gửi và bằng chứng giao hàng.

AppMaster cho phép đội ngũ mô hình hóa các quy tắc này trong Business Process trực quan. Hãy bắt đầu với quy trình thông thường, sau đó thêm các trường hợp ngoại lệ khi đội ngũ đã sử dụng ứng dụng cho những đơn hàng thực tế.

Tạo hồ sơ đơn hàng chính

Mỗi đơn hàng tùy chỉnh cần một hồ sơ duy nhất để đội ngũ cùng xem và xử lý. Hồ sơ nên có tên khách hàng, tên công ty nếu cần, số điện thoại, email, ngày yêu cầu và ngày giao hàng mong muốn.

Thêm mã đơn hàng để mọi người có thể tìm kiếm và sử dụng trong tin nhắn. Hãy để ứng dụng tự tạo mã, chẳng hạn như CO-1042, thay vì yêu cầu nhân viên tự đặt. Mã trùng hoặc không rõ ràng sẽ gây lãng phí thời gian khi cần tìm đúng công việc.

Giữ màn hình đầu tiên tập trung vào những thông tin chính. Bất kỳ ai mở một đơn hàng cũng cần nhanh chóng thấy ai đã yêu cầu, họ cần gì, khi nào cần và trạng thái hiện tại.

Giữ trạng thái ngắn gọn và rõ ràng

Với nhiều đội ngũ, những giai đoạn sau là đủ:

• Mới
• Đã báo giá
• Đã phê duyệt
• Đang sản xuất
• Sẵn sàng giao
• Đã giao

Mỗi trạng thái cần có một ý nghĩa rõ ràng. Chỉ chuyển đơn hàng sang Đã phê duyệt sau khi khách hàng chấp nhận báo giá, không phải khi nhân viên kinh doanh dự đoán rằng khách sẽ đồng ý. Cách này giúp việc theo dõi đơn hàng sản xuất chính xác hơn.

Dùng trường ghi chú chung cho những thông tin không thuộc về một mục sản phẩm cụ thể. Ghi chú có thể là «Khách sẽ đến nhận sau 15 giờ» hoặc «Làm giống mẫu được cung cấp ngày 12 tháng 5». Lưu ảnh tham khảo, phê duyệt đã ký, bảng thông số và tệp thiết kế cùng với đơn hàng thay vì để chúng trong chuỗi email.

Tách thông tin nội bộ và thông tin dành cho khách hàng

Dùng hai khu vực tin nhắn. Ghi chú nội bộ có thể đề cập đến vấn đề với nhà cung cấp, thời gian lao động dự kiến, mối lo về giá hoặc lời nhắc gọi điện trước khi gửi hàng. Khách hàng không bao giờ được nhìn thấy khu vực này.

Cập nhật dành cho khách hàng chỉ nên chứa thông tin mà bạn sẵn sàng gửi, chẳng hạn như «Đơn hàng của bạn đang được sản xuất» hoặc «Đơn hàng của bạn đã sẵn sàng để nhận». Trong AppMaster, bạn có thể đặt các trường này trong một biểu mẫu đơn hàng trực quan và kiểm soát ai được xem hoặc chỉnh sửa chúng.

Một tiệm bánh nhận yêu cầu làm 80 chiếc bánh cupcake có thương hiệu có thể lưu thông tin người liên hệ của sự kiện, ngày giao hàng, tệp logo, giá đã thống nhất và trạng thái trong một hồ sơ đơn hàng. Bộ phận sản xuất có điểm bắt đầu đáng tin cậy trước khi thêm hương vị, số lượng và từng nhiệm vụ.

Thêm các mục sản phẩm mà vẫn giữ đủ chi tiết

Một đơn hàng tùy chỉnh có thể trông rất đơn giản trong tin nhắn đầu tiên: hai chiếc cốc khắc, một tấm thiệp in và giao vào thứ Sáu tuần tới. Tuy nhiên, mỗi phần có thể có giá, vật liệu, yêu cầu phê duyệt và công việc sản xuất riêng. Hãy đặt từng sản phẩm hoặc dịch vụ vào một mục riêng.

Hồ sơ đơn hàng chính lưu thông tin khách hàng, ngày giao hàng yêu cầu và trạng thái tổng thể. Các mục sản phẩm lưu thông tin riêng của từng sản phẩm. Cách này giúp ứng dụng dễ đọc ngay cả khi yêu cầu có nhiều sản phẩm.

Cung cấp đủ ngữ cảnh cho từng sản phẩm

Tạo các trường phù hợp với những quyết định đội ngũ đưa ra trong quá trình thực hiện đơn hàng. Một xưởng in có thể cần kích thước giấy, loại giấy, tệp thiết kế, số lượng, đơn giá và màu ép kim. Một doanh nghiệp cung cấp suất ăn có thể cần số suất, lựa chọn thực đơn, yêu cầu ăn kiêng và hướng dẫn lắp đặt.

Hầu hết các mục sản phẩm tùy chỉnh cần có:

• Tên sản phẩm hoặc dịch vụ và số lượng
• Kích thước, vật liệu, màu sắc hoặc các lựa chọn đã chọn
• Thiết kế, tệp tham khảo hoặc trạng thái phê duyệt
• Đơn giá và mọi khoản giảm giá riêng cho sản phẩm
• Hướng dẫn sản xuất

Lưu hướng dẫn cùng với sản phẩm liên quan. «Khắc tên Sarah lên chiếc cốc màu xanh» phải nằm ở mục chiếc cốc, nơi bộ phận sản xuất và đóng gói có thể nhanh chóng tìm thấy.

Tính tổng tiền trong ứng dụng

Ứng dụng nên nhân số lượng với đơn giá của từng mục sản phẩm, sau đó cộng các khoản phụ để tính tổng đơn hàng. Tính thủ công dễ dẫn đến sai sót khi khách hàng thay đổi số lượng hoặc đổi sản phẩm.

Ví dụ, 20 thiệp mời có giá 3 đô la mỗi chiếc cộng với hai biển hiệu giá 18 đô la mỗi chiếc sẽ có tổng giá 96 đô la. Nếu khách hàng tăng số thiệp lên 30, tổng tiền sẽ lập tức thành 126 đô la.

Cho phép nhân viên thêm hoặc xóa sản phẩm khi đơn hàng vẫn còn có thể chỉnh sửa. Nếu nhiều người cùng xử lý đơn hàng, hãy lưu lại ai đã thay đổi và thay đổi vào lúc nào. Khi cần nhật ký thay đổi, hãy ghi rõ lý do xóa sản phẩm, chẳng hạn như «khách hàng đã hủy».

Trong AppMaster, mô hình dữ liệu mục sản phẩm có thể liên kết nhiều mục với một đơn hàng. Nhân viên có thể thêm mục, cập nhật số lượng và xem tổng tiền đã tính trên màn hình đơn hàng đơn giản trước khi bắt đầu sản xuất.

Theo dõi công việc sản xuất từng bước

Một đơn hàng đã phê duyệt cần nhiều hơn một nhãn «Đang sản xuất». Hãy chia công việc thành các nhiệm vụ phù hợp với cách đội ngũ tạo ra sản phẩm. Mỗi nhiệm vụ nên liên kết với đơn hàng và khi cần, với một mục sản phẩm cụ thể.

Với một biển hiệu sản xuất theo đơn, các nhiệm vụ có thể gồm xác nhận thiết kế, cắt vật liệu, in, kiểm tra chất lượng và đóng gói. Thành viên đội ngũ cần có thể mở một nhiệm vụ và xem thông tin sản phẩm, ngày cam kết, ghi chú khách hàng và tệp mà không phải tìm kiếm trong tin nhắn.

Tạo nhiệm vụ từ đơn hàng đã phê duyệt

Thiết lập mẫu nhiệm vụ cho các loại sản phẩm phổ biến. Khi nhân viên phê duyệt đơn hàng, ứng dụng sẽ tạo các nhiệm vụ cần thiết. Cách này giảm nhập liệu lặp lại và làm cho công việc được nhìn thấy ngay từ đầu.

Mỗi nhiệm vụ cần có người hoặc đội ngũ phụ trách, hạn hoàn thành và trạng thái đơn giản:

• Chưa bắt đầu
• Sẵn sàng thực hiện
• Đang thực hiện
• Đang chờ
• Hoàn tất

Dùng trạng thái «Đang chờ» khi nhiệm vụ không thể tiếp tục. Nhân viên nên chọn nguyên nhân cản trở, chẳng hạn như thiếu phê duyệt, vật liệu đến muộn hoặc máy móc gặp sự cố, rồi thêm một ghi chú ngắn. Người phụ trách đơn hàng có thể sớm phát hiện chậm trễ và liên hệ với khách hàng trước khi ngày cam kết bị ảnh hưởng.

Đặt thời hạn dựa trên ngày giao hàng thay vì phỏng đoán. Nếu đóng gói phải hoàn thành trước ngày nhận một ngày và in mất hai ngày, ngày của các nhiệm vụ phải phản ánh đúng thứ tự đó. Hãy tính đến cuối tuần, thời gian cung ứng của nhà cung cấp và bước kiểm tra chất lượng.

Cung cấp chế độ xem tập trung cho nhân viên

Nhân viên sản xuất hiếm khi cần xem toàn bộ lịch sử đơn hàng. Màn hình của họ nên hiển thị nhiệm vụ tiếp theo được giao, thời hạn, mã đơn hàng và những chi tiết cần thiết để bắt đầu.

Một thợ in có thể chỉ cần tệp đã phê duyệt, vật liệu, số lượng, lớp hoàn thiện và ghi chú in. Quản lý vẫn cần chế độ xem đầy đủ, bao gồm nhiệm vụ đã hoàn thành, nguyên nhân cản trở và lịch sử đơn hàng.

Khi ai đó hoàn thành một nhiệm vụ, hãy lưu lại người thực hiện và thời điểm hoàn thành. Một ghi chú như «Đã kiểm tra thiết kế với bản duyệt» cung cấp cho người tiếp theo nhiều ngữ cảnh hơn chỉ một lần thay đổi trạng thái.

AppMaster có thể liên kết nhiệm vụ với đơn hàng và các mục sản phẩm, sau đó dùng Business Process để tạo nhiệm vụ, phân công công việc và cập nhật đơn hàng khi sản xuất hoàn tất.

Xem đơn hàng đi từ yêu cầu đến giao hàng

Một khách hàng yêu cầu 50 túi vải có thương hiệu với hai màu in: 30 túi màu xanh navy có logo trắng và 20 túi màu tự nhiên có logo đen. Bộ phận kinh doanh tạo một yêu cầu mới dưới tên khách hàng, rồi thêm ngày cần giao, thông tin liên hệ, tệp thiết kế và địa chỉ giao hàng.

Đơn hàng có hai mục sản phẩm thay vì một ghi chú chỉ ghi «50 túi vải». Mục đầu tiên ghi 30 túi màu xanh navy với hình in trắng và đơn giá đã thống nhất. Mục thứ hai ghi 20 túi màu tự nhiên với hình in đen, cùng giá và ghi chú riêng. Xưởng cần hướng dẫn riêng cho từng kết hợp sản phẩm.

Ứng dụng tính tổng các mục, thêm phí vận chuyển và mọi phí thiết lập, rồi tạo báo giá. Bộ phận kinh doanh lưu việc khách hàng đã phê duyệt và chuyển đơn hàng sang Đã phê duyệt. Ứng dụng có thể khóa số lượng đã báo giá để nhân viên không bắt đầu công việc dựa trên phiên bản sai.

Công việc di chuyển theo một trình tự rõ ràng

Bộ phận sản xuất nhìn thấy đơn hàng đã phê duyệt trong hàng đợi công việc. Một thành viên kiểm tra thiết kế và xác nhận kích thước cũng như màu sắc của logo. Sau đó, đơn hàng chuyển sang bước in.

Một trình tự rõ ràng có thể là:

• Kiểm tra thiết kế
• In
• Kiểm tra chất lượng
• Đóng gói
• Đã gửi

Trong bước kiểm tra chất lượng, một thành viên đếm cả hai lô và kiểm tra vị trí hình in. Nếu cần in lại năm chiếc túi màu xanh navy, người đó thêm ghi chú vào mục túi màu xanh navy thay vì ghi ở hồ sơ toàn bộ đơn hàng. Bộ phận đóng gói sau đó nhìn thấy số lượng cuối cùng, số thùng và địa chỉ giao hàng trong cùng một hồ sơ.

Gửi cập nhật giao hàng hữu ích

Sau khi gửi hàng, người phụ trách vận chuyển chuyển trạng thái sang Đã gửi, thêm hãng vận chuyển và mã theo dõi, rồi ghi lại ngày gửi. Khách hàng nhận được thông báo rằng 50 chiếc túi vải đã được gửi, kèm mã theo dõi.

Bộ phận kinh doanh có thể trả lời cuộc gọi của khách hàng mà không cần hỏi xưởng về tiến độ, còn bộ phận sản xuất có thể xem thông tin đã phê duyệt mà không phải tìm trong các chuỗi email cũ. AppMaster hỗ trợ thiết kế dữ liệu trực quan, Business Process cho thay đổi trạng thái và các màn hình riêng cho kinh doanh, sản xuất và giao hàng.

Tránh những sai sót làm chậm đơn hàng

Chậm trễ thường bắt đầu từ một quy trình để quá nhiều việc phụ thuộc vào cách hiểu của mỗi người. Ứng dụng cần cho biết việc gì cần chú ý, ai phụ trách và điều gì phải xảy ra trước khi công việc tiếp tục.

Dùng trạng thái có ý nghĩa rõ ràng

Tránh dùng «đang chờ» hoặc «đang xử lý» cho hầu hết vòng đời đơn hàng. Những nhãn này buộc nhân viên phải đọc ghi chú hoặc hỏi đồng nghiệp xem chuyện gì đang xảy ra. Chúng cũng khiến một lần phê duyệt bị chậm trông giống như một sản phẩm đang được tích cực sản xuất.

Một người làm đồ nội thất không nên bắt đầu cắt vật liệu khi khách hàng mới chỉ yêu cầu báo giá. Đơn hàng phải giữ ở trạng thái «Đã gửi báo giá» cho đến khi khách hàng chấp nhận và đội ngũ ghi nhận phê duyệt. Điều này bảo vệ thời gian sản xuất và tránh tranh chấp về những thay đổi chưa được phê duyệt.

Ghi chú dạng văn bản tự do cũng tạo ra vấn đề. «Ba chiếc áo xanh, cỡ vừa và lớn, thêm logo» không cung cấp dữ liệu sản phẩm đáng tin cậy cho bộ phận sản xuất. Nhân viên không thể nhanh chóng biết số lượng của từng cỡ, vị trí logo hoặc hạn hoàn thành của mỗi sản phẩm. Hãy dùng các mục sản phẩm với những trường cho số lượng, lựa chọn, giá, ghi chú sản xuất và trạng thái công việc.

Lưu cập nhật giao hàng cùng đơn hàng

Các đội ngũ thường theo dõi việc giao hàng trong một bảng tính riêng. Một người đánh dấu đơn hàng là đã gửi ở đó nhưng quên cập nhật quy trình đơn hàng. Bộ phận hỗ trợ nhìn thấy trạng thái cũ và trả lời sai cho khách hàng.

Lưu hãng vận chuyển, mã theo dõi, ngày gửi, địa chỉ giao hàng và trạng thái giao hàng trong ứng dụng đơn hàng. Khi nhân viên cập nhật lô hàng, hồ sơ dành cho khách hàng cũng nên được cập nhật. Quản lý có thể tìm những đơn hàng đã quá ngày giao dự kiến.

Phân quyền cũng cần được thiết lập cẩn thận. Nhân viên sản xuất có thể cần hoàn thành một nhiệm vụ nhưng không nên được sửa giá đơn hàng, trạng thái thanh toán hoặc địa chỉ giao hàng. Chỉ cấp cho mỗi vai trò quyền truy cập vào những trường mà họ phụ trách.

Kiểm tra nhanh trước khi ra mắt

Một bài kiểm tra kéo dài 15 phút với một đơn hàng thực tế có thể phát hiện những lỗ hổng tưởng nhỏ trên màn hình nhưng gây bỏ sót công việc về sau. Dùng một đơn hàng có nhiều sản phẩm, ghi chú khách hàng, hai giai đoạn sản xuất và ngày giao hàng. Nhờ một người không tham gia xây dựng ứng dụng thực hiện bài kiểm tra.

Kiểm tra hồ sơ ở mỗi lần bàn giao. Nhân viên kinh doanh, sản xuất và giao hàng đều phải nhìn thấy những gì họ cần mà không phải tìm ở nơi khác.

• Xác nhận mọi đơn hàng đều có người phụ trách và trạng thái hiện tại.
• Kiểm tra mọi mục sản phẩm đều có mô tả, số lượng, đơn giá và tổng tiền của mục đó.
• Đảm bảo mỗi nhiệm vụ sản xuất có người được giao, hạn hoàn thành và trạng thái.
• Xác nhận hướng dẫn của khách hàng và thiết kế có thể được xem trước khi bắt đầu công việc.
• Kích hoạt thông báo giao hàng và kiểm tra khách hàng có nhận đúng cập nhật hay không.

Hãy thử một thay đổi thông thường. Khách hàng có thể tăng đơn hàng từ 20 chiếc áo in lên 24 chiếc sau khi sản xuất đã bắt đầu. Người phụ trách đơn hàng phải thấy thay đổi, tổng tiền của mục phải được cập nhật và bộ phận sản xuất phải thấy số lượng mới. Nếu nhân viên phải nhắn tin cho nhau để phát hiện thay đổi, hãy điều chỉnh quy trình.

Cũng hãy kiểm tra các đơn hàng chưa hoàn chỉnh. Thử lưu một đơn hàng không có khách hàng, ngày giao hàng hoặc số lượng sản phẩm. Ứng dụng phải ngăn người dùng hoặc hiển thị rõ thông tin còn thiếu. Chấp nhận hồ sơ chưa đầy đủ sẽ tạo thêm việc dọn dẹp sau này.

Xây dựng phiên bản đầu tiên cho một loại đơn hàng

Hãy bắt đầu với một loại đơn hàng mà đội ngũ thường xử lý, chẳng hạn như biển hiệu làm theo yêu cầu, bộ áo in hoặc yêu cầu làm đồ nội thất. Đừng cố bao quát mọi sản phẩm ngay từ ngày đầu. Tập trung vào thông tin nhân viên cần để tiếp nhận, thực hiện và giao loại đơn hàng đó.

Mời những người tiếp nhận yêu cầu, thực hiện công việc và sắp xếp giao hàng thử ứng dụng với các đơn hàng mẫu thực tế. Quan sát những chỗ họ dừng lại. Nếu nhân viên sản xuất không biết phải làm gì tiếp theo, hãy cải thiện màn hình hoặc trạng thái trước khi thêm trường mới.

Đưa vào các đơn hàng bao quát cả trường hợp bình thường và khó xử: một đơn hàng hoàn chỉnh có nhiều mục sản phẩm, một yêu cầu đang chờ khách hàng phê duyệt, một đơn hàng bị chậm do thiếu vật liệu, một đơn hàng đã hoàn tất và sẵn sàng giao, cùng một đơn hàng bị khách hàng thay đổi hoặc hủy.

Trước tiên, hãy sửa quy trình thủ công. Nhân viên phải có thể tạo đơn hàng, phân công công việc, ghi nhận tiến độ và gửi cập nhật giao hàng mà không phụ thuộc vào ghi chú trong cuộc trò chuyện hoặc bảng tính riêng. Sau đó, thêm tự động hóa một cách thận trọng, bắt đầu bằng thông báo cho những sự kiện như đơn hàng đang chờ phê duyệt hoặc đã sẵn sàng giao.

AppMaster là nền tảng no-code để xây dựng loại ứng dụng này. Dùng Data Designer để tạo khách hàng, đơn hàng, các mục sản phẩm và nhiệm vụ sản xuất, sau đó thiết lập quy tắc trong Business Process Editor và tạo màn hình riêng cho bộ phận kinh doanh, sản xuất và khách hàng. Nền tảng cũng có thể gửi cập nhật qua email, SMS hoặc Telegram khi quy trình của bạn cần.

Mở rộng sau khi loại đơn hàng đầu tiên hoạt động tốt với người dùng thực tế. Thêm từng danh mục sản phẩm, đội sản xuất hoặc cổng khách hàng một cách tuần tự, đồng thời giữ hồ sơ đơn hàng làm nguồn thông tin chung cho yêu cầu, công việc hiện tại và trạng thái giao hàng.