Ứng dụng truy xuất lô và hạn sử dụng cho nhà sản xuất thực phẩm nhỏ

Vấn đề mà một ứng dụng truy xuất nguồn gốc giải quyết

Khi bạn còn nhỏ, một bảng tính có vẻ ổn. Bạn có thể quét vài dòng, lọc theo ngày và tự nhủ sẽ dọn sau. Điều đó ngưng hoạt động khi bạn có nhiều nguyên liệu, nhiều sản phẩm hoàn chỉnh và các lần sản xuất tái sử dụng cùng đầu vào.

Bảng tính vật lộn với thực tế. Một lô nguyên liệu bị chia cho nhiều lô sản xuất. Một mẻ trở thành nhiều SKU hoặc kích thước đóng gói. Hàng trả lại xuất hiện. Nhãn bị in lại. Ai đó sao chép một dòng và quên đổi mã lô. Đến lúc có vấn đề, bạn không còn làm việc với “nhập liệu” nữa. Bạn đang đối phó với lịch sử bị thiếu.

Truy xuất lô là khả năng trả lời hai câu hỏi một cách nhanh chóng và tự tin:

• Lô này đã đi đâu? (sản phẩm nào, khách hàng nào, ngày nào)
• Lô sản phẩm này gồm những gì? (những lô nguyên liệu nào, mẻ nào, nhà cung cấp nào)

Một ứng dụng truy xuất lô và hạn sử dụng biến những câu trả lời đó thành chuyện thường. Thay vì lục ghi chú, bạn ghi lô tại các thời điểm quan trọng: khi nhận hàng, sản xuất, đóng gói và bán. Mỗi lần di chuyển để lại dấu vết để sau này có thể theo dõi.

Theo dõi hạn sử dụng giải quyết một vấn đề khác: hao hụt im lặng. Nếu không có cái nhìn rõ ràng về những gì sắp hết hạn, bạn hoặc là lãng phí (sản phẩm hết hạn trên kệ) hoặc phải chấp nhận rủi ro lớn hơn (bán sản phẩm không nên bán). Hiển thị sắp hết hạn còn giúp bạn lên kế hoạch sản xuất: dùng nguyên liệu cũ trước, điều chỉnh đơn hàng mua và tránh mua quá tay.

“Thu hồi theo số lô” nên cảm thấy đơn giản trong thực tế. Bạn nhập hoặc quét số lô rồi thấy những gì liên quan: lô thành phẩm nào được tạo ra, ai đã nhận các lô đó, còn hàng ở đâu (và bao nhiêu), và danh sách khách hàng + số lượng để thông báo và theo dõi nội bộ.

Với một nhà làm sốt nhỏ, điều đó có thể là phát hiện một lô ớt bột được dùng trong ba mẻ trên hai SKU, xác định 18 thùng còn trong kho và sáu khách hàng nhận hàng tuần trước.

Nếu bạn xây điều này trong một công cụ như AppMaster, bạn có thể mô hình hóa lô, mẻ và hạn sử dụng theo hướng cơ sở dữ liệu trước, rồi thêm các biểu mẫu nhận và sản xuất đơn giản để thông tin đúng được ghi ngay khi công việc diễn ra.

Dữ liệu cơ bản bạn cần để theo dõi lô và hạn sử dụng

Một hệ thống truy xuất chỉ hoạt động nếu mọi người ghi cùng vài thông tin theo cùng một cách. Bạn không cần cơ sở dữ liệu khổng lồ để bắt đầu, nhưng cần các thuật ngữ rõ ràng.

SKU là sản phẩm bạn bán (ví dụ: “12 oz Strawberry Jam”). Lô là một nhóm cụ thể của SKU đó được làm hoặc nhận cùng lúc và theo dõi cùng nhau. Trong các cơ sở nhỏ, “mẻ” thường được dùng như “lô”, nhưng nó cũng có thể chỉ một lần nấu hoặc sự kiện sản xuất. Chọn một thuật ngữ (lô hoặc mẻ) và dùng nó ở mọi nơi.

Khi nhận hàng, ghi các trường tối thiểu cho phép bạn trả lời: đó là gì, đến từ đâu, và khi nào hết hạn? Giao diện đẹp không cứu được dữ liệu nhận hàng lộn xộn.

Ghi những trường này khi nhận hàng:

• Tên nhà cung cấp (và số lô nhà cung cấp nếu có)
• Ngày nhận
• Mã lô nội bộ (mã bạn sẽ tìm sau này)
• Ngày hết hạn hoặc ngày best-by
• Số lượng và đơn vị (thùng, lbs, hũ)

Ngày hết hạn thường lấy từ nhãn nhà cung cấp. Với mặt hàng bạn sản xuất, nó đến từ quy tắc hạn sử dụng nội bộ (ví dụ: “14 ngày kể từ ngày sản xuất”) hoặc thời gian thử nghiệm cho ngày best-by. Khi bạn tạo lô trong sản xuất, lưu cả ngày sản xuất và ngày hết hạn tính được để quy tắc luôn hiển thị.

Khi sản phẩm di chuyển, giữ một ý tưởng đơn giản: mỗi giao dịch nên nói “lô X thay đổi Y”. Ở mỗi bước (sản xuất, lưu kho, giao, bán), ghi số lô, ngày/giờ, vị trí (hoặc khu vực lưu) và sự thay đổi số lượng.

Tái chế và trộn lô là nơi các đội dễ lạc. Xử lý như một công thức: nếu bạn kết hợp Lô A và Lô B thành một lần chạy mới, tạo một lô mới (Lô C) và ghi “cha” của Lô C (A và B) cùng số lượng đã dùng. Bằng cách đó, tìm Lô A vẫn hiện nơi nó đã đi tới.

Những công cụ như AppMaster có thể mô hình hóa các trường này nhanh chóng bằng vài bảng và biểu mẫu, để đội bạn nhập lô đều từ ngày đầu.

Một luồng lô đơn giản từ nhận hàng tới bán hàng

Ứng dụng truy xuất lô và hạn sử dụng hoạt động tốt nhất khi quy trình của bạn đơn giản và nhất quán. Hãy nghĩ về nó như một “câu chuyện lô” bắt đầu ở bến cảng và kết thúc khi sản phẩm rời tay bạn. Nếu bạn có thể theo dõi câu chuyện đó trên một màn hình cho mỗi bước, việc thu hồi và quyết định tồn kho sẽ dễ hơn nhiều.

Bắt đầu bằng nhận hàng. Mỗi giao nhận nên tạo một bản ghi lô ngay lập tức. Ghi nhà cung cấp, sản phẩm, số lô, ngày hết hạn/best-by, số lượng và ngày nhận. Rồi in hoặc viết nhãn khớp và dán lên thùng, pallet hoặc thùng chứa. Mục tiêu là số lô hiển thị ở nơi nào hàng tồn.

Trong sản xuất, bạn nối nguyên liệu vào sản phẩm làm ra. Nếu bạn biến sữa, men và muối thành phô mai, mẻ thành phẩm sẽ thành một lô riêng. Lô thành phẩm đó nên “nhớ” lô nguyên liệu nào đã vào nó. Đây là thứ cho phép bạn truy ngược (chúng ta đã dùng gì?) và truy xuôi (nó đã đi đâu?).

Lưu kho là nơi truy xuất thường bị đứt. Giữ cho thực dụng: một tên vị trí cho mỗi kệ, tủ đông hay chỗ pallet, cộng với mã thùng nếu cần. Cập nhật số lượng khi bạn di chuyển hàng. Bạn không cần độ chính xác thời gian thực hoàn hảo, nhưng cần vị trí biết được gần nhất rõ ràng.

Bán hàng và vận chuyển là liên kết cuối cùng. Mỗi đơn hàng nên ghi lô thành phẩm nào được lựa, bao nhiêu đơn vị và ai là người nhận. Nếu bạn bán trực tiếp và không có “đơn”, dùng nhật ký bán hàng đơn giản theo khách hoặc ngày chợ.

Trả hàng, lãng phí và tái chế cần được coi là các chuyển động thực sự, không phải ghi chú phụ. Hàng trả về được đưa lại vị trí cụ thể dưới cùng một lô. Hàng hư hỏng được ghi vào lô với lý do (hết hạn, hỏng, giữ QA). Tái chế tạo lô thành phẩm mới liên kết với lô đầu vào.

Ví dụ: một nhà sản xuất salsa nhỏ nhận cà chua (Lô T-104), làm Salsa Mild (Lô SM-220), lưu ở “Cooler A Shelf 2”, rồi xuất 30 hũ SM-220 cho một cửa hàng địa phương. Nếu khách gọi sau đó, bạn có thể tìm SM-220, thấy nó dùng T-104 và xác nhận chính xác đơn hàng nào có chứa nó.

Các bước thiết lập quy trình truy xuất cơ bản

Bắt đầu nhỏ và làm cho con đường hàng ngày là con đường dễ nhất. Ứng dụng truy xuất lô và hạn sử dụng chỉ hoạt động khi nhận, sản xuất và giao hàng chỉ tốn vài giây chứ không phải vài phút.

1) Thiết lập những điều thiết yếu trước

Ghi ra những gì bạn thực sự xử lý, không phải những gì hệ thống kế toán gọi nó. Giữ tên nhất quán để cùng một mặt hàng không bị nhập ba cách khác nhau.

Bạn cần ba danh sách đơn giản:

• Sản phẩm bạn bán (SKU, kích thước đóng gói, quy tắc hạn dùng nếu khác nhau)
• Nguyên liệu và bao bì bạn nhận (nhà cung cấp, đơn vị thông thường, cờ dị ứng nếu cần)
• Vị trí lưu kho (phòng, tủ lạnh, ngăn đông, kệ hoặc thùng)

Trong AppMaster, điều này map trực tiếp vào vài bảng trong Data Designer. Thêm trường sau, nhưng bắt đầu với tối thiểu mà nhóm bạn sẽ dùng hàng ngày.

2) Chọn định dạng mã lô mà đội bạn thực sự sẽ theo

Định dạng lô tốt nhất là định dạng mọi người có thể tạo đúng khi vội. Nhiều nhà sản xuất nhỏ dùng ngày cộng mã chạy ngắn (ví dụ: 2026-01-25-A). Nếu bạn cũng cần lưu số lô nhà cung cấp, lưu nó ở trường riêng để không bị mất.

Rồi xây ba màn hình đơn giản khớp với công việc thực tế:

• Nhận hàng: nguyên liệu, số lô nhà cung cấp, mã lô nội bộ, hết hạn/best-by, số lượng, vị trí
• Sản xuất: lô thành phẩm và các lô nguyên liệu đã dùng (kèm số lượng)
• Xuất hàng/Bán: lô thành phẩm, số lượng xuất, khách hàng hoặc kênh, ngày

Đặt tìm kiếm nhanh làm mặc định. Nếu có mã vạch thì quét. Nếu không, dùng ô “tìm lô” lớn và định dạng lô ngắn để nhập tay đáng tin cậy.

3) Thử với một dòng sản phẩm trước khi triển khai

Thí điểm với một sản phẩm bán chạy. Đừng cố hoàn thiện mọi thứ cùng lúc.

Một bài test hữu ích: nhận một lần giao nguyên liệu, làm một mẻ, xuất vài đơn vị, rồi thử truy nguyên và truy xuôi.

Danh sách kiểm thử:

• Có ai đó tạo đúng lô trong dưới 10 giây không?
• Có tìm thấy tất cả các đơn hàng xuất từ một lô thành phẩm trong không quá 10 giây không?
• Có thấy lô nguyên liệu nào đã vào lô thành phẩm đó không?
• Ngày hết hạn có hiển thị rõ khi nhận và chọn không?
• Vị trí có đủ chính xác để tìm hàng mà không phải đoán không?

Nếu một bước cảm thấy chậm, đơn giản hóa màn hình, giảm các trường bắt buộc hoặc thêm quét mã. Tốc độ là thứ khiến truy xuất trở thành thói quen.

Cách đánh dấu hàng sắp hết hạn mà không gây phiền hà

Cảnh báo sắp hết hạn chỉ hữu ích khi chúng nhắc tới quyết định bạn có thể làm trong ngày. Mục tiêu là phát hiện kịp để hành động, mà không bị spam bởi các mặt hàng đã hết.

Bắt đầu bằng việc định nghĩa vài khung “sắp hết hạn” phù hợp hoạt động của bạn. Nhiều nhà sản xuất nhỏ dùng 14 ngày cho hành động khẩn cấp, 30 ngày cho lập kế hoạch và 60 ngày cho cảnh báo sớm (đặc biệt với SKU chậm bán). Giữ nhất quán trước, rồi điều chỉnh cho các trường hợp đặc biệt như hàng có hạn rất ngắn.

Quyết định nơi hiển thị cảnh báo. Biểu tượng trên bảng điều khiển tốt cho quét nhanh. Danh sách hàng ngày hiệu quả hơn nếu có một người chịu trách nhiệm kiểm kho mỗi sáng. Email hoặc SMS hữu ích cho khung khẩn cấp, nhưng đừng gửi thường xuyên kẻo bị lờ.

Cách tốt nhất tránh mệt mỏi cảnh báo là chỉ cảnh báo khi còn tồn kho. Nếu lô sắp hết hạn mà số lượng bằng không, nó không nên xuất hiện. Điều đó nghĩa là quy tắc cần kiểm tra cả ngày và số dư hiện tại.

Khi có lô bị đánh dấu, bước tiếp theo nên rõ ràng. Hầu hết đội chỉ theo một số hành động ngắn: chọn hàng cũ trước, chuyển sang kênh khuyến mãi, cách ly để kiểm tra chất lượng, xử lý tiêu hủy có ghi lý do, hoặc tái chế/trả hàng nếu quy trình cho phép.

Ví dụ thực tế: bạn kiểm yogurts mỗi thứ Hai. Lô hết hạn trong 14 ngày đưa vào “lấy trước” và được đẩy bán. Lô hết hạn trong 7 ngày bị phong tỏa để kiểm tra chất lượng nhanh và sau đó bán ngay hoặc tiêu hủy có ghi lý do.

Một quy trình đơn giản giữ mọi thứ sạch sẽ: một người xem chế độ sắp hết hạn, xác nhận số lượng, hành động và xóa các cờ cũ. Nếu bạn xây trong AppMaster, giữ các quy tắc hiển thị (khung thời gian, kiểm tra tồn kho, hành động) để cả đội tuân theo cùng một playbook.

Thiết kế một màn hình thu hồi theo số lô nhanh

Thu hồi dễ hơn khi hệ thống trả lời một câu hỏi trong vài giây: lô này đã đi đâu và nó đã chạm tới những gì? Nếu bạn thấy rõ, bạn có thể hành động nhanh và ghi chép.

Có hai cách cần hỗ trợ:

• Truy xuôi: “Ai đã nhận lô này?”
• Truy ngược: “Lô này nguồn từ đâu và còn gì liên quan?”

Trong thực tế, bạn thường cần cả hai. Một lô gia vị có thể vào ba mẻ, và các mẻ đó có thể xuất đến mười khách hàng. Hệ thống tốt sẽ hiện chuỗi đó mà không cần tìm khắp nơi.

Màn hình thu hồi nên hiển thị gì

Khi ai đó nhập hoặc quét số lô, màn hình thu hồi nên cho thấy những thông tin cần để quyết định và gửi thông báo:

• Thông tin sản phẩm và lô (tên mục, số lô, ngày hết hạn, trạng thái như Released hoặc On hold)
• Nơi nó đã đi (khách hàng, đơn hàng, ngày giao, số lượng giao)
• Những gì nó chạm tới (mẻ, lệnh sản xuất, tái đóng gói, lô thành phẩm liên quan)
• Còn gì trong kho (tồn theo vị trí, đã phân bổ, đã trả)
• Bằng chứng (ai đã nhập thay đổi và khi nào)

Những chi tiết nhỏ quan trọng. Nếu bạn xuất một phần thùng hoặc tách lô, ghi số lượng theo đơn vị bạn xuất (thùng, túi, hũ) và giữ quy đổi đồng nhất. Nếu bạn mở một bao 20 kg để đóng gói 1 kg, xử lý như bước tái đóng gói: tiêu hao lô nguồn và tạo lô con mới. Bằng cách đó, thu hồi có thể theo dõi qua các bước tách thay vì dừng ở “bao mở”.

Ghi lại hành động đã làm, không chỉ kết quả

Thu hồi không chỉ là truy vết. Nó còn là ghi chép hành động bạn đã làm.

Ghi lại hành động khi xảy ra: phong tỏa tồn kho, dừng sản xuất, thông báo khách hàng, nhận trả hàng và tiêu hủy cuối cùng. Nhật ký hành động ngắn kèm theo lô có thể gồm ngày, người thực hiện, hành động, số lượng ảnh hưởng và ghi chú (ví dụ: “Khách xác nhận phong tỏa”).

Nếu bạn xây quy trình này trong AppMaster, coi màn hình thu hồi là không gian làm việc chung: kết quả truy vết ở trên, hành động ở dưới, và trạng thái rõ ràng cho biết lô đang xử lý hay đã đóng.

Báo cáo và hồ sơ giúp truy xuất dễ hơn

Ứng dụng truy xuất lô và hạn sử dụng chỉ giúp khi cần thu hồi nếu hồ sơ của bạn đáng tin cậy. Mục tiêu không phải là nhiều giấy tờ hơn. Mà là ít câu hỏi hơn khi có sự cố.

Báo cáo bạn thực sự sẽ dùng

Hầu hết đội thực phẩm nhỏ có thể chạy truy xuất bằng một bộ báo cáo ngắn, lặp lại:

• Tồn kho theo lô (bao gồm vị trí và ngày hết hạn)
• Danh sách sắp hết hạn (sắp xếp theo ngày hết hạn sớm nhất)
• Lịch sử lô (mọi thứ đã xảy ra với một lô từ nhận tới bán)
• Vận chuyển hoặc bán theo lô (đã xuất gì, khi nào và cho ai)
• Báo cáo điều chỉnh (ai đã thay đổi số và vì lý do gì)

Nhịp thực tế là kiểm danh sách sắp hết hạn hàng ngày và tồn kho theo lô hàng tuần. Lịch sử lô là thứ bạn mở ngay khi khách gọi hoặc nhà cung cấp thông báo vấn đề.

Hồ sơ thuận tiện cho kiểm toán mà không rườm rà

Bạn không cần hệ thống tuân thủ phức tạp để dễ kiểm toán. Bạn cần nhật ký hoạt động cơ bản: ai nhận lô, ai di chuyển, ai thay đổi số và khi nào. Một trường lý do trên các điều chỉnh (thùng hỏng, dán nhãn lại, lấy mẫu, sửa lỗi nhập liệu) ngăn đoán mò sau này.

Độ chính xác tồn kho là nửa còn lại. Làm các kiểm đếm chu kỳ nhanh tập trung vào rủi ro: hàng giá trị cao, bán nhanh, hoặc lô sắp hết hạn. Nếu có nhiều chỗ lưu, đếm theo vị trí và theo lô để phát hiện nhầm lẫn như “cùng sản phẩm, lô khác” ở kệ sai.

Nhãn là thứ biến dữ liệu thành hữu dụng trên sàn. Nhắm cho nhãn mà người mệt vẫn đọc được ở tầm với tay. Tối thiểu gồm số lô và ngày hết hạn chữ to, tên sản phẩm hoặc SKU (để tránh nhầm), và kích thước đơn vị (thùng, túi, hũ) nếu bạn lưu nhiều đơn vị trong cùng nơi. Nếu bạn có nhiều vị trí lưu, thêm mã vị trí đơn giản.

Nếu bạn xây trong AppMaster, giữ màn hình đơn giản: một biểu mẫu nhận, một biểu mẫu di chuyển, một biểu mẫu điều chỉnh và vài báo cáo này. Càng dễ làm đúng, truy xuất càng đáng tin.

Ví dụ: từ nhận hàng tới thu hồi trong một buổi chiều

Một nhà sản xuất salsa nhỏ nhận hai lô nguyên liệu sáng cùng ngày. Một là cà chua cắt hạt, Lô T-041, hết hạn 30/5. Một là jalapenos, Lô J-112, hết hạn 20/6. Khi nhận, họ ghi nhà cung cấp, số lô, ngày hết hạn, số lượng và vị trí mỗi pallet.

Sau bữa trưa, họ làm một mẻ salsa, Lô thành phẩm S-2304, được 120 hũ. Trong hồ sơ sản xuất, họ nối S-2304 với cả hai lô nguyên liệu (T-041 và J-112) và ghi ngày chạy và tổ vận hành. Bước này nhiều đội nhỏ hay bỏ qua, nhưng nó giữ chuỗi liên kết.

Cuối ngày, một đơn bán lẻ xuất: 24 hũ từ Lô S-2304. Giấy giao nhận ghi khách, ngày và lô thành phẩm đã gửi.

3:00 chiều, một email từ nhà cung cấp cà chua báo: Lô nguyên liệu T-041 có thể bị nhiễm và nên bị giữ. Vì nhà sản xuất có ứng dụng truy xuất lô và hạn sử dụng, họ tìm T-041 và ngay lập tức thấy mọi lô thành phẩm dùng nó. Kết quả cho thấy chỉ Lô S-2304 bị ảnh hưởng.

Họ tạo danh sách hành động đơn giản:

• Đặt tồn S-2304 còn lại vào trạng thái phong tỏa (ghi vị trí và số lượng)
• Xác định mọi lô hàng đã bao gồm S-2304 (khách và số lượng)
• Tạo danh sách gọi/email khách đó
• In phiếu kho để cô lập hàng vật lý
• Lưu báo cáo như hồ sơ thu hồi kèm dấu thời gian

Trong vòng một giờ, đội đã cách ly các hũ còn lại, thông báo cho nhà bán lẻ nhận S-2304 và ghi chép lại. Điều then chốt là app không chỉ lưu số lô. Nó kết nối nhận, sản xuất, tồn kho và bán hàng để một lần tìm ra câu trả lời: “Lô này đã đi đâu và chúng tôi còn gì?”

Sai lầm phổ biến làm cho thu hồi chậm và căng thẳng

Thu hồi rối khi bạn cố trả lời câu hỏi cơ bản (lô này đã đi đâu?) bằng dữ liệu thiếu hoặc không đáng tin. Ứng dụng truy xuất chỉ giúp khi dữ liệu được ghi đúng lúc hàng đổi chủ.

Sai lầm tốn kém nhất là bỏ qua việc ghi lô khi nhận và tự nhủ sẽ bổ sung sau. “Sau” thường là sau khi hàng đã di chuyển, được tái đóng gói hoặc bán, nên bạn phải đoán từ hóa đơn và ký ức.

Bẫy khác là trộn lẫn lô trong kho mà không theo dõi việc chia. Xảy ra khi bạn châm đầy thùng, ghép các thùng lẻ, hoặc tái chế thành SKU mới. Nếu bạn không biết đơn vị xuất nào đến từ lô nhập nào, phạm vi thu hồi sẽ bung rất nhanh.

Những sai lệch nhỏ tích tụ. Nếu mã lô gõ tự do, sẽ có trùng và sai chính tả, và mọi người âm thầm đổi định dạng theo thời gian. Điều đó phá tìm kiếm và làm báo cáo không tin cậy.

Dữ liệu hạn sử dụng thường là thất bại âm thầm. Ngày thiếu, định dạng ngày sai, hoặc nhầm “best before” với “use by” tạo sự tự tin sai. Rồi cảnh báo không bao giờ chạy hoặc chạy quá nhiều khiến bị phớt lờ.

Những mẫu làm một kiểm tra 20 phút thành cả ngày thường là:

• Không ghi lô khi nhận
• Lô bị kết hợp hoặc tách mà không ghi bước quy đổi
• Đổi định dạng mã lô theo người hoặc nhà cung cấp
• Ngày hết hạn thiếu hoặc nhập không nhất quán
• Không có người chịu trách nhiệm xem cảnh báo, phong tỏa hàng và ghi hành động

Ví dụ thực tế: nhà sản xuất nhận thông báo nhà cung cấp về Lô A17. Nếu A17 được nhập là “A-17” ở một lần giao, bị trộn vào kho chung, rồi dùng trong hai mẻ mà không ghi bước chia, bạn sẽ phải thu hồi mọi thứ làm trong tuần đó.

Nếu bạn xây trong công cụ no-code như AppMaster, giữ quy tắc nghiêm nhưng đơn giản: yêu cầu mã lô và hạn sử dụng khi nhận, áp định dạng mã lô nhất quán, và giao cho một người chịu trách nhiệm đóng vòng trên cảnh báo và hành động thu hồi.

Danh sách kiểm nhanh và bước tiếp theo thực tế

Nếu quy trình hoạt động, bạn nên trả lời các câu truy xuất cơ bản nhanh ngay cả khi bận. Những kiểm tra nhanh này là bài stress test trước khi bạn phụ thuộc vào hệ thống.

Kiểm tra truy xuất trong 2 phút

Thực hiện với một số lô thật và bấm giờ:

• Có tìm được mọi khách hàng và đơn đã nhận một lô thành phẩm cụ thể trong dưới 2 phút không?
• Có liệt kê được toàn bộ tồn kho hết hạn trong 30 ngày tới, kèm vị trí và số lượng không?
• Có truy ngược được một lô thành phẩm về mọi lô nguyên liệu đã dùng (và nhà cung cấp mỗi lô) không?
• Có giải thích được bất kỳ khoảng trống nào (thiếu quét, nhãn mất, đổi tay thủ công) mà không phải đoán không?
• Có người khác trong đội làm được các bước đó mà không cần bạn có mặt không?

Nếu bất kỳ câu trả lời nào là “không đáng tin”, đừng thêm tính năng. Sửa những cơ bản: ghi lô nhất quán khi nhận, nhãn rõ ràng và một nơi duy nhất ghi điều chỉnh.

Bước tiếp theo thực tế

Bắt đầu nhỏ để học nhanh mà không làm chậm sản xuất:

• Thí điểm một sản phẩm và một khu lưu trong 2 tuần.
• Đào tạo đội theo một quy tắc: “Không có lô, không di chuyển.” Nhận, chọn, tái đóng gói và xuất hàng đều ghi lô.
• Quyết định “sắp hết hạn” nghĩa là gì với bạn (ví dụ 30 ngày) và ai chịu trách nhiệm cảnh báo.
• Tập một cuộc thu hồi giả hàng tháng: chọn lô, tạo danh sách khách, và ghi lại các bước bạn đã làm.

Nếu bạn muốn một công cụ phù hợp thay vì bắt buộc bảng tính hoạt động như phần mềm, AppMaster là một lựa chọn để xây ứng dụng truy xuất no-code với các mô hình dữ liệu bạn cần (sản phẩm, lô, vị trí, đơn) và màn hình web/di động đơn giản để đội bạn dùng trên sàn.