Quy tắc phê duyệt chi phí mà đội ngũ tài chính có thể giải thích rõ ràng

Vì sao đội ngũ tài chính cần quy tắc phê duyệt rõ ràng

Một quy tắc đơn giản như «quản lý phê duyệt mọi khoản chi» sẽ không còn phù hợp khi chi tiêu liên quan đến nhiều đội ngũ, ngân sách hoặc hạn mức số tiền. Quản lý bán hàng có thể hiểu vì sao một nhân viên cần tổ chức bữa tối với khách hàng, nhưng họ có thể không biết trung tâm chi phí còn ngân sách hay bộ phận tài chính có cần xem xét khoản chi đó hay không.

Quy tắc phê duyệt chi phí rõ ràng giúp mỗi người biết chính xác mình cần quyết định điều gì. Người yêu cầu cung cấp thông tin. Chủ ngân sách xác nhận khoản chi thuộc trung tâm chi phí của mình. Bộ phận tài chính kiểm tra chính sách, thuế, hóa đơn và các hạn mức chi tiêu cao hơn. Nhờ vậy, yêu cầu đi theo một tuyến đã biết thay vì luân chuyển qua các chuỗi email với những lời nhắc mơ hồ như «vui lòng xác nhận».

Hạn mức chi tiêu và quyền sở hữu ngân sách trả lời hai câu hỏi khác nhau. Hạn mức cho biết khi nào cần cấp phê duyệt cao hơn. Quyền sở hữu ngân sách cho biết ngân sách của ai sẽ thanh toán khoản chi. Quản lý phòng ban không mặc nhiên sở hữu mọi ngân sách trong phòng ban đó. Một người có thể lãnh đạo đội ngũ, trong khi người khác kiểm soát ngân sách dự án hoặc trung tâm chi phí dùng để thanh toán.

Ví dụ, một nhân viên gửi yêu cầu mua gói đăng ký phần mềm trị giá 180 USD cho một dự án của khách hàng. Quản lý của họ có thể phê duyệt nhu cầu kinh doanh, còn chủ ngân sách dự án phê duyệt khoản ghi nhận vào dự án đó. Bộ phận tài chính chỉ cần xem xét nếu gói đăng ký nằm ngoài chính sách thông thường. Với khoản 3.500 USD, yêu cầu có thể cần thêm phê duyệt của giám đốc tài chính hoặc người xét duyệt mua sắm.

Hãy thống nhất các quyết định này trước khi tạo màn hình gửi yêu cầu. Nếu không, biểu mẫu có thể chỉ thu thập tên quản lý trong khi quy trình thực tế lại cần trung tâm chi phí và mã dự án. Sau đó, đội ngũ sẽ bổ sung ngoại lệ, tạo thêm việc và gây nhầm lẫn.

Hãy viết quy tắc bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Mỗi quy tắc cần giải thích:

• Điều gì kích hoạt phê duyệt, chẳng hạn số tiền, loại chi phí hoặc trung tâm chi phí
• Ai phê duyệt yêu cầu và họ cần kiểm tra điều gì
• Khi nào cần phê duyệt lần hai
• Điều gì xảy ra khi người phê duyệt thông thường vắng mặt
• Ai có thể phê duyệt ngoại lệ

Bộ phận tài chính, quản lý và nhân viên cần hiểu quy tắc theo cùng một cách. Sau khi chính sách được thống nhất, nền tảng no-code như AppMaster có thể biến bản đồ quy tắc thành biểu mẫu, quy trình phê duyệt và thông báo mà không che giấu các quyết định chính sách trong thiết kế màn hình.

Bắt đầu từ thông tin mỗi yêu cầu cần có

Người phê duyệt cần đủ bối cảnh để đưa ra quyết định mà không phải hỏi thêm trong phần bình luận. Bộ phận tài chính nên thống nhất thông tin bắt buộc trước khi tạo biểu mẫu hoặc cấu hình quy trình phê duyệt chi phí.

Hầu hết người phê duyệt cần biết nhân viên dự định chi bao nhiêu, lý do kinh doanh, ngân sách nào thanh toán và yêu cầu có tuân thủ chính sách hay không. Quản lý có thể tập trung vào lý do kinh doanh. Chủ trung tâm chi phí kiểm tra ngân sách. Bộ phận tài chính xem xét hạn mức danh mục, chứng từ thuế và tài liệu hỗ trợ.

Mỗi yêu cầu nên ghi nhận các thông tin cơ bản theo một định dạng thống nhất:

• Tổng số tiền và loại tiền, bao gồm việc số tiền đã có thuế hay chưa
• Danh mục chi phí, chẳng hạn đi lại, phần mềm, ăn uống với khách hàng hoặc thiết bị văn phòng
• Trung tâm chi phí và khi cần, mã dự án hoặc mã khách hàng
• Người yêu cầu, phòng ban và ngày họ cần có quyết định
• Mục đích kinh doanh, nhà cung cấp và các tài liệu như báo giá hoặc hóa đơn

Hãy gắn trường bắt buộc với một quyết định thực tế. Gói đăng ký phần mềm 25 USD mỗi tháng có thể chỉ cần nhà cung cấp, số tiền, trung tâm chi phí và mục đích kinh doanh. Yêu cầu mua máy tính xách tay trị giá 4.000 USD có thể cần thêm người sử dụng, lý do thay thế và số yêu cầu tài sản. Một biểu mẫu dài cho mọi loại yêu cầu sẽ tạo dữ liệu kém và khiến nhân viên khó chịu.

Một số trường chỉ nên xuất hiện khi danh mục hoặc số tiền yêu cầu. Yêu cầu công tác có thể cần điểm đến và ngày đi. Chi phí tiếp khách có thể cần tên người tham dự. Yêu cầu vượt một mức nhất định có thể cần báo giá cạnh tranh hoặc giải thích lý do chọn nhà cung cấp. Câu hỏi điều kiện giúp quy trình dễ theo dõi hơn vì nhân viên hiểu vì sao biểu mẫu yêu cầu thêm thông tin.

Hãy quyết định ai cung cấp từng thông tin. Người yêu cầu nên cung cấp những dữ kiện họ biết, chẳng hạn mục đích và nhà cung cấp. Biểu mẫu có thể tự điền phòng ban và quản lý từ hồ sơ nhân viên. Bộ phận tài chính có thể thêm trạng thái chính sách hoặc mã kế toán sau khi gửi. Cách này giúp nhân viên không phải đoán những trường họ không thể xác minh.

Hãy kiểm tra danh sách với ba yêu cầu chi phí gần đây trước khi xây dựng biểu mẫu. Nếu người phê duyệt có thể quyết định mà không cần mở email hoặc hỏi thêm, yêu cầu đã có đủ thông tin. Nếu chưa, hãy thêm trường còn thiếu hoặc làm rõ cách diễn đạt khi quy trình vẫn còn trên giấy.

Lập bản đồ hạn mức phê duyệt mà không gây nhầm lẫn

Các khoảng số tiền cần phù hợp với cách công ty chi tiêu. Một đội ngũ mua các gói phần mềm hằng năm sẽ cần hạn mức khác với doanh nghiệp nơi nhân viên chủ yếu yêu cầu hoàn tiền đi lại, ăn uống và vật tư nhỏ. Sao chép hạn mức của công ty khác hiếm khi mang lại kết quả tốt.

Hãy dùng một số ít khoảng số tiền mà mọi người có thể ghi nhớ. Quản lý phòng ban có thể phê duyệt yêu cầu đến 500 USD, quản lý tài chính phê duyệt từ 501 đến 2.500 USD, còn trưởng phòng ban phê duyệt các khoản lớn hơn. Ít khoảng hơn thường tạo ra ít lỗi định tuyến hơn.

Ghi rõ cách tính bên cạnh từng khoảng. Các đội ngũ tài chính thường bất đồng vì một người dùng số tiền trước thuế còn người khác dùng khoản thanh toán cuối cùng. Hãy nêu rõ tổng tiền có bao gồm thuế bán hàng, tiền boa, phí chuyển đổi ngoại tệ và các khoản định kỳ hay không. Với gói đăng ký 12 tháng, hãy quyết định việc phê duyệt dựa trên khoản thanh toán tháng đầu hay toàn bộ cam kết hằng năm.

Loại chi tiêu cũng quan trọng. Bữa tối với khách hàng trị giá 1.000 USD và máy tính xách tay trị giá 1.000 USD không nhất thiết cần cùng một cấp xét duyệt. Thiết bị có thể cần bộ phận CNTT hoặc mua sắm phê duyệt, trong khi chuyến đi trong hạn mức thông thường có thể chỉ cần quản lý của nhân viên.

Hãy dùng bảng đơn giản sau khi thống nhất chính sách:

Hãy nói rõ khi nào cần hai người phê duyệt. Xác định họ phê duyệt lần lượt hay đồng thời, và liệu cả hai quyết định có cần hoàn tất trước khi thanh toán hay không. Yêu cầu mua phần mềm trị giá 1.800 USD có thể đến quản lý trung tâm chi phí trước rồi mới đến bộ phận tài chính. Yêu cầu 3.000 USD ghi nhận vào ngân sách dự án hạn chế có thể cần chủ ngân sách và bộ phận tài chính phê duyệt, ngay cả khi quản lý của nhân viên đã đồng ý.

Bộ phận tài chính nên kiểm soát việc thay đổi hạn mức. Nếu mọi người có thể sửa hạn mức trong biểu mẫu hoặc tạo ngoại lệ bằng lời nói, quy trình sẽ khó giải thích và kiểm toán. Hãy giữ các khoảng hiện hành trong một tài liệu chính sách duy nhất, sau đó xây dựng biểu mẫu theo tài liệu đó.

Phân quyền sở hữu theo trung tâm chi phí

Mỗi trung tâm chi phí đang hoạt động cần có một chủ ngân sách được chỉ định. Người đó không nhất thiết phải tự phê duyệt mọi giao dịch mua, nhưng nhân viên và bộ phận tài chính cần biết ai chịu trách nhiệm với khoản chi từ ngân sách đó. Quy tắc như «gửi cho trưởng phòng ban» sẽ gây chậm trễ khi một phòng ban có nhiều đội ngũ hoặc ngân sách.

Dùng trung tâm chi phí trong yêu cầu để chọn người phê duyệt đầu tiên. Nếu một điều phối viên bán hàng gửi yêu cầu chi phí sự kiện 450 USD vào trung tâm chi phí bán hàng Bắc Mỹ, yêu cầu sẽ đến chủ trung tâm chi phí đó rồi tiếp tục theo các quy tắc dựa trên số tiền. Điều phối viên không cần đoán lãnh đạo bán hàng nào sở hữu ngân sách.

Hãy giữ quyền sở hữu đơn giản:

• Chỉ định một chủ sở hữu chính cho mỗi trung tâm chi phí đang hoạt động.
• Dùng quy tắc ủy quyền để thay thế khi cần, thay vì liệt kê nhiều chủ sở hữu ngang quyền.
• Thiết lập tuyến riêng cho chi phí dùng chung hoặc toàn công ty.
• Gửi yêu cầu thiếu mã hoặc dùng mã không còn hoạt động đến bộ phận tài chính xem xét.

Chi phí dùng chung cần có tuyến xử lý rõ ràng. Phần mềm được nhiều phòng ban sử dụng, vật tư văn phòng dùng chung và sự kiện công ty có thể gây tranh luận nếu yêu cầu mặc định thuộc về một phòng ban. Bộ phận tài chính có thể phân bổ các khoản này cho chủ dịch vụ dùng chung, yêu cầu người gửi chia khoản chi hoặc xem xét yêu cầu trước khi chọn ngân sách. Hãy chọn một cách xử lý cho từng loại chi tiêu dùng chung phổ biến.

Biểu mẫu không nên chấp nhận mã đã không còn tồn tại. Nếu nhân viên chọn dự án đã đóng hoặc mã đội ngũ đã ngừng sử dụng, yêu cầu nên dừng lại và yêu cầu một trung tâm chi phí hiện tại. Nếu họ không thể chọn mã nào, bộ phận tài chính nên nhận yêu cầu cùng lý do như «thiếu trung tâm chi phí». Bộ phận tài chính có thể trả lại để chỉnh sửa hoặc cấp mã tạm thời khi chính sách cho phép.

Duy trì danh sách chủ sở hữu ngắn gọn gồm tên trung tâm chi phí, mã, chủ sở hữu chính và trạng thái. Cập nhật danh sách khi ngân sách chuyển dịch, đội ngũ tái tổ chức hoặc chủ sở hữu nghỉ việc. Trong một ứng dụng AppMaster, quản trị viên có thể duy trì danh sách này trong bảng dữ liệu và dùng nó để tự động định tuyến yêu cầu. Bộ phận tài chính vẫn kiểm soát các thay đổi, còn yêu cầu không bị bỏ quên trong hộp thư của người không còn quản lý ngân sách.

Thiết lập quy tắc cho người được ủy quyền và thời gian vắng mặt

Phê duyệt không nên dừng lại chỉ vì quản lý nghỉ phép, đi công tác hoặc chuyển sang vai trò khác. Việc ủy quyền giúp yêu cầu tiếp tục được xử lý, nhưng quy tắc cần có giới hạn để bộ phận tài chính biết ai đã đưa ra từng quyết định và vì sao.

Chỉ cho phép ủy quyền khi người phê duyệt được chỉ định tự thiết lập hoặc quản trị viên tài chính hay nhân sự có thẩm quyền thực hiện. Ghi nhận tên người được ủy quyền, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ủy quyền không có ngày kết thúc sẽ gây rắc rối khi quyền truy cập cũ vẫn tồn tại.

Một quy tắc thực tế có thể cho phép quản lý phòng ban chỉ định một người được ủy quyền trong tối đa 30 ngày khi nghỉ phép đã lên kế hoạch. Nếu thời gian vắng mặt dài hơn, bộ phận tài chính xem xét và gia hạn việc phân công. Nhờ đó, đội ngũ có thời điểm rõ ràng để xác nhận người được ủy quyền vẫn có đúng thẩm quyền.

Giữ nhật ký phê duyệt rõ ràng

Quy trình nên hiển thị người phê duyệt ban đầu cùng người đang hành động thay. Ghi nhận thời gian ủy quyền và thời điểm phê duyệt. Khi bộ phận tài chính hoặc kiểm toán viên xem xét yêu cầu sau đó, họ có thể thấy quản lý không trực tiếp phê duyệt và người thay thế có quyền thực hiện.

Đừng thay tên người phê duyệt ban đầu bằng tên người được ủy quyền. Cách làm tắt này khiến tranh chấp khó giải quyết hơn, đặc biệt với các khoản chi nằm ngoài mô hình chi tiêu thông thường.

Hãy đặt quy tắc rõ ràng cho các yêu cầu do đội ngũ của người được ủy quyền gửi. Một số đội ngũ tài chính cho phép người được ủy quyền phê duyệt các yêu cầu thông thường của đội ngũ đó, nhưng yêu cầu quản lý khác phê duyệt chi phí cá nhân của họ. Một số khác chuyển mọi yêu cầu trong tuyến báo cáo của quản lý được ủy quyền lên cấp cao hơn. Hãy chọn một chính sách và nêu rõ.

Chính sách ủy quyền cần xác nhận người được ủy quyền chỉ hành động thay cho người được chỉ định trong khoảng thời gian đã nêu, không được phê duyệt chi phí của chính mình và phải tuân thủ các quy tắc thông thường về số tiền và trung tâm chi phí. Bộ phận tài chính nên chỉ định người phê duyệt dự phòng khi quản lý nghỉ việc hoặc đổi vai trò.

Thay đổi vai trò cần cách xử lý khác với thời gian vắng mặt ngắn hạn. Thu hồi quyền phê duyệt ngay khi một người nghỉ việc và phân công trung tâm chi phí của họ cho chủ sở hữu mới. Nếu chưa có chủ sở hữu lâu dài, bộ phận tài chính có thể chỉ định người dự phòng tạm thời kèm ngày kết thúc. Yêu cầu không nên tiếp tục được chuyển vô thời hạn đến người được ủy quyền của nhân viên đã nghỉ.

Lập tuyến ngoại lệ trước khi chúng gây chậm trễ

Mọi quy trình phê duyệt chi phí đều cần tuyến xử lý cho những yêu cầu không phù hợp với quy tắc thông thường. Hãy xác định các trường hợp này trước khi xây dựng màn hình. Nếu không, nhân viên sẽ gửi email, quản lý đưa ra quyết định không chính thức và không ai giải thích được vì sao một yêu cầu lại được xử lý tiếp.

Các ngoại lệ phổ biến gồm công tác khẩn cấp, thiếu hóa đơn, yêu cầu vượt hạn mức thông thường hoặc khoản chi ghi nhận sai trung tâm chi phí. Hãy coi mỗi trường hợp là một loại ngoại lệ có tên cụ thể thay vì «trường hợp đặc biệt» mơ hồ. Người yêu cầu nên chọn lý do và đính kèm thông tin bắt buộc.

Ví dụ, một nhân viên cần đặt chuyến đi gặp khách hàng vào ngày mai vì ngày họp thay đổi. Yêu cầu có thể cần lịch trình, giải thích ngắn về tính khẩn cấp và tổng chi phí dự kiến. Bộ phận tài chính sau đó có thể định tuyến yêu cầu đến quản lý của nhân viên và một người xét duyệt tài chính thay vì đưa qua chuỗi thông thường.

Chỉ định chủ sở hữu cho từng ngoại lệ

Quyết định ai có thể phê duyệt mỗi ngoại lệ và họ cần bằng chứng gì. Trường hợp thiếu hóa đơn có thể cần bản cam kết có chữ ký và hồ sơ giao dịch thẻ. Giao dịch mua khẩn cấp có thể cần ghi chú của quản lý giải thích vì sao đội ngũ không thể dùng tuyến mua sắm thông thường.

Ghi nhận quyết định cuối cùng, tên người xét duyệt, ngày và lý do cho mọi lần ghi đè quy tắc. Việc này tạo hồ sơ kiểm toán hữu ích cho bộ phận tài chính và giúp nhận diện các vấn đề chính sách lặp lại.

Thêm thời hạn phản hồi và chuyển cấp

Yêu cầu thường bị đình trệ vì người xét duyệt vắng mặt hoặc bỏ lỡ thông báo. Hãy đặt thời hạn phản hồi cho từng ngoại lệ. Sau thời hạn đó, quy trình nên thông báo cho người được ủy quyền hoặc chuyển cấp đến người xét duyệt dự phòng đã chỉ định.

Với chuyến công tác khẩn cấp, người xét duyệt đầu tiên có thể có một ngày làm việc để phản hồi. Nếu họ không xử lý, yêu cầu chuyển đến người được ủy quyền. Nếu người được ủy quyền không phản hồi trong bốn giờ làm việc, bộ phận tài chính nhận yêu cầu để quyết định. Giữ người xét duyệt ban đầu hiển thị để bộ phận tài chính xác định nơi bắt đầu xảy ra chậm trễ.

Ứng dụng nên lưu loại ngoại lệ, bằng chứng, lý do ghi đè và trạng thái chuyển cấp. AppMaster cho phép đội ngũ mô hình hóa các trường này và định tuyến yêu cầu qua các quy trình nghiệp vụ trực quan, giúp nhân viên có tuyến rõ ràng cho các ngoại lệ hợp lệ trong khi bộ phận tài chính vẫn duy trì hồ sơ nhất quán.

Đi qua một yêu cầu thực tế

Một điều phối viên marketing gửi yêu cầu mua gói đăng ký phần mềm hằng năm trị giá 1.200 USD. Biểu mẫu hỏi nhà cung cấp, số tiền, mục đích kinh doanh, ngày gia hạn và trung tâm chi phí marketing. Điều phối viên đính kèm báo giá của nhà cung cấp và giải thích rằng công cụ này hỗ trợ báo cáo chiến dịch.

Quy trình đọc số tiền và trung tâm chi phí trước khi gửi thông báo. Theo các quy tắc đã thống nhất, giao dịch mua từ 1.000 đến 2.500 USD cần chủ trung tâm chi phí và người xét duyệt tài chính phê duyệt. Yêu cầu trước tiên được gửi đến chủ ngân sách marketing.

Chủ ngân sách thấy yêu cầu, ngân sách còn lại của trung tâm chi phí và lý do mua. Họ có thể phê duyệt, từ chối hoặc trả lại kèm câu hỏi. Nếu họ phê duyệt, bộ phận tài chính nhận cùng hồ sơ đó. Bộ phận tài chính kiểm tra gói đăng ký có phù hợp chính sách không, thông tin thuế đã đầy đủ chưa và nhà cung cấp đã có trong hồ sơ hay chưa.

Nếu cả hai bên đều phê duyệt, hệ thống ghi nhận quyết định, tên người phê duyệt và dấu thời gian. Điều phối viên nhận cập nhật trạng thái và có thể tiến hành mua. Nếu bộ phận tài chính từ chối, hồ sơ vẫn lưu lý do, chẳng hạn «Hãy dùng công cụ báo cáo hiện có cho đến khi hợp đồng hiện tại kết thúc».

Khi chủ trung tâm chi phí vắng mặt

Nếu chủ trung tâm marketing nghỉ phép, người được ủy quyền chỉ hành động khi chủ sở hữu đã thiết lập việc ủy quyền trước và thời gian ủy quyền bao phủ ngày nghỉ. Người được ủy quyền nhận thông báo rằng họ đang hành động thay cho chủ marketing.

Người được ủy quyền có thể đưa ra cùng quyết định, nhưng hồ sơ cần hiển thị cả chủ sở hữu có thẩm quyền và người đã thực hiện. Bộ phận tài chính vẫn xem xét yêu cầu sau khi người được ủy quyền phê duyệt. Người được ủy quyền không thể phê duyệt chi phí của mình hoặc bỏ qua hạn mức phê duyệt cao hơn.

Khi yêu cầu cần ngoại lệ

Điều phối viên có thể yêu cầu ngoại lệ nếu nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước khi hoàn tất xét duyệt thông thường hoặc giao dịch mua nằm ngoài hạn mức chính sách. Biểu mẫu nên yêu cầu ghi chú ngoại lệ ngắn và bằng chứng, chẳng hạn thời hạn ghi trong báo giá nhà cung cấp.

Sau đó, quy trình gửi yêu cầu đến người được quyền phê duyệt ngoại lệ, thường là quản lý tài chính. Quyết định này nằm cạnh các phê duyệt thông thường thay vì thay thế chúng. Ví dụ: «Ngoại lệ được phê duyệt: cho phép thanh toán trước điều khoản thông thường vì thời hạn đăng ký sự kiện kết thúc vào thứ Sáu».

Ví dụ này kiểm tra những phần thường gây nhầm lẫn: hạn mức số tiền, quyền sở hữu, người thay thế tạm thời và ngoại lệ. Chỉ xây dựng màn hình gửi yêu cầu sau khi mọi tuyến đều có chủ sở hữu và kết quả được ghi nhận.

Tránh những sai lầm phổ biến về quy tắc phê duyệt

Nhiều quy trình phê duyệt thất bại vì sao chép sơ đồ tổ chức thay vì phản ánh quyền sở hữu ngân sách. Chức danh hiếm khi cho biết toàn bộ câu chuyện. Một quản lý có thể điều hành hai trung tâm chi phí, tạm thời sở hữu một ngân sách hoặc chỉ phê duyệt một nhóm chi tiêu nhất định. Hãy gắn quyền phê duyệt với một người, trung tâm chi phí, danh mục và hạn mức thay vì một chức danh như «trưởng phòng ban».

Tránh chuyển mọi yêu cầu đến giám đốc tài chính. Cách này tạo hàng đợi cho các giao dịch mua thông thường và biến bộ phận tài chính thành nút thắt. Bộ phận tài chính nên thiết lập chính sách, xem xét rủi ro bất thường và xử lý các ngoại lệ được chọn. Chủ trung tâm chi phí có thể phê duyệt chi tiêu thông thường trong hạn mức đã thống nhất, còn các khoản lớn hơn và danh mục hạn chế sẽ chuyển lên cấp tiếp theo.

Giữ quy tắc ngoại lệ trong quy trình thay vì các chuỗi email. Nếu nhân viên cần đặt khách sạn trong ngày vì chuyến bay bị hủy, yêu cầu cần có tuyến hiển thị rõ ràng: ghi nhận lý do, đính kèm bằng chứng, gửi đến đúng người phê duyệt và lưu quyết định.

Một số kiểm tra sau giúp ngăn phần lớn nhầm lẫn:

• Phân quyền phê duyệt theo trách nhiệm ngân sách, không chỉ theo chức danh.
• Đặt hạn mức cho yêu cầu thông thường và tuyến riêng cho ngoại lệ.
• Xác định việc thay thế khi vắng mặt và thời hạn của từng lần ủy quyền.
• Chỉ yêu cầu giám đốc tài chính phê duyệt những khoản tiền, danh mục và ngoại lệ thực sự cần cấp này.
• Không cho phép người yêu cầu tự chọn người phê duyệt cuối cùng.

Điểm cuối cùng giúp bảo vệ quy trình khỏi xung đột lợi ích. Người yêu cầu có thể chọn trung tâm chi phí để ghi nhận khoản chi, nhưng quy trình phải chọn người phê duyệt từ các quy tắc đã được phê duyệt. Quản lý bán hàng gửi yêu cầu bữa tối với khách hàng trị giá 900 USD vào trung tâm chi phí bán hàng phải được định tuyến đến chủ ngân sách đó, không phải một danh sách các quản lý dễ đồng ý.

Hãy nêu quy tắc bằng ngôn ngữ mà mọi người có thể kiểm tra và giải thích. Ví dụ: «Yêu cầu trên 5.000 USD cần chủ trung tâm chi phí và bộ phận tài chính phê duyệt. Chuyến đi đặt sau một tình huống khẩn cấp có thể bỏ qua phê duyệt trước, nhưng nhân viên phải gửi hóa đơn và lý do bằng văn bản trong vòng hai ngày làm việc».

Kiểm tra nhanh trước khi xây dựng biểu mẫu

Biểu mẫu không thể khắc phục các quy tắc chưa rõ. Hãy đưa bản đồ phê duyệt đề xuất vào một tài liệu ngắn để bộ phận tài chính, chủ ngân sách và nhân viên vận hành dễ đọc.

Bắt đầu từ quyền sở hữu. Mỗi trung tâm chi phí đang hoạt động cần có người phê duyệt được chỉ định và tuyến dự phòng khi vắng mặt. Tránh các nhãn như «trưởng bộ phận» trừ khi công ty luôn cập nhật danh sách vai trò đó. Nếu trung tâm chi phí Marketing không có chủ sở hữu, hãy quyết định yêu cầu sẽ dừng lại, chuyển đến bộ phận tài chính hay đến người được ủy quyền tạm thời.

So sánh từng hạn mức với các yêu cầu gần đây. Xem xét một mẫu nhỏ từ tháng hoặc quý trước, sắp xếp theo số tiền, trung tâm chi phí và loại chi phí. Việc này giúp phát hiện những quy tắc nghe có vẻ hợp lý nhưng lại tạo thêm phê duyệt không cần thiết. Nếu hầu hết các lần gia hạn phần mềm đều chỉ cao hơn hạn mức 500 USD một chút, bộ phận tài chính có thể mất quá nhiều thời gian phê duyệt các khoản thông thường thay vì xem xét chi tiêu bất thường.

Kiểm thử quy tắc bằng những trường hợp khó xử:

• Yêu cầu khách sạn 1.200 USD ghi nhận vào trung tâm chi phí đang hoạt động và chủ sở hữu thường xuyên có mặt
• Yêu cầu được gửi khi chủ trung tâm chi phí đang nghỉ phép
• Sửa chữa khẩn cấp vượt hạn mức thông thường và cần tuyến ngoại lệ nhanh hơn
• Chi phí hợp lệ nhưng không có trung tâm chi phí, hoặc trung tâm chi phí không có chủ sở hữu hiện tại

Viết kết quả mong đợi cho từng trường hợp: ai nhận yêu cầu, ai có thể phê duyệt, họ cần bằng chứng gì và điều gì xảy ra nếu không ai phản hồi. Nếu hai người hiểu cùng một trường hợp theo hai cách khác nhau, quy tắc vẫn cần được hoàn thiện.

Yêu cầu bộ phận tài chính và chủ ngân sách phê duyệt tài liệu trước khi đội ngũ thiết kế biểu mẫu. Việc phê duyệt cần bao quát số tiền, thứ tự định tuyến, giới hạn ủy quyền và quyền phê duyệt ngoại lệ, không chỉ cách diễn đạt. Giữ phiên bản đã phê duyệt bên cạnh phần xây dựng quy trình để các thay đổi sau này có tài liệu tham chiếu rõ ràng.

Xây dựng quy trình từ các quy tắc đã thống nhất

Sau khi bộ phận tài chính thống nhất bản đồ định tuyến, hãy chuyển từng quy tắc thành dữ liệu mà ứng dụng có thể lưu trữ và xử lý. Yêu cầu cần các trường như số tiền, loại tiền, trung tâm chi phí, loại chi phí, người yêu cầu, lý do kinh doanh, hóa đơn và ngày tháng. Nhân viên cũng cần các trạng thái rõ ràng: Bản nháp, Đã gửi, Chờ quản lý, Chờ tài chính, Đã phê duyệt, Bị từ chối và Cần chỉnh sửa.

Tách chính sách khỏi bố cục màn hình. Thay đổi hạn mức từ 500 lên 750 USD hoặc phân công chủ trung tâm chi phí mới nên chỉ cần thay đổi một quy tắc thay vì xây dựng lại mọi biểu mẫu.

Xây dựng định tuyến trước màn hình gửi yêu cầu

Trước tiên, hãy tạo các điều kiện định tuyến. Yêu cầu dưới 250 USD có thể đến quản lý trung tâm chi phí. Yêu cầu từ 250 đến 2.000 USD có thể cần quản lý đó và bộ phận tài chính. Yêu cầu trên 2.000 USD có thể cần thêm trưởng phòng ban. Chi phí tiếp khách có thể cần hóa đơn và bộ phận tài chính xem xét ở mọi mức tiền.

Nhân viên tài chính cần có thể mở một quy tắc và hiểu vì sao ứng dụng chọn người phê duyệt đó. Trong AppMaster, đội ngũ có thể tạo quy trình nghiệp vụ trực quan để lưu yêu cầu, kiểm tra trường bắt buộc, tìm chủ trung tâm chi phí, đánh giá số tiền và tạo nhiệm vụ phê duyệt phù hợp. Quyền truy cập dựa trên vai trò có thể giới hạn mỗi người phê duyệt ở những yêu cầu họ cần xem.

Hãy xây dựng màn hình gửi yêu cầu sau khi logic đã ổn định. Thu thập thông tin mà quy tắc định tuyến và bộ phận tài chính cần, cùng các tài liệu liên quan. Câu hỏi thừa làm chậm người dùng và thường dẫn đến câu trả lời không nhất quán.

Kiểm thử những yêu cầu nhân viên thực sự gửi

Trước khi phát hành, bộ phận tài chính nên kiểm thử các trường hợp thực tế trong ứng dụng:

• Gói đăng ký phần mềm 90 USD ghi nhận vào trung tâm chi phí vận hành thông thường
• Yêu cầu khách sạn 600 USD cần quản lý và bộ phận tài chính xem xét
• Yêu cầu thiết bị 3.500 USD cần thêm một cấp phê duyệt
• Yêu cầu được gửi khi người phê duyệt thông thường vắng mặt
• Yêu cầu thiếu hóa đơn và được bộ phận tài chính trả lại để chỉnh sửa

Với mỗi lần kiểm thử, hãy kiểm tra người phê duyệt được phân công, trạng thái của người yêu cầu, thời điểm nhắc nhở và hồ sơ kiểm toán. Nếu bộ phận tài chính không thể giải thích tuyến xử lý trong một hoặc hai câu, hãy đơn giản hóa quy tắc trước khi nhân viên phụ thuộc vào quy trình đó.

Sau khi kiểm thử, hãy phát hành quy trình và cung cấp cho người yêu cầu hướng dẫn ngắn về các trạng thái họ sẽ thấy. Quy tắc phê duyệt chi phí rõ ràng biến các bước xử lý thành quy trình có thể dự đoán, thay vì những quyết định ẩn trong hộp thư của một ai đó.