Thiết lập bộ theo dõi chi phí per diem theo thành phố hoặc quốc gia, có cảnh báo tự động và xuất báo cáo sạch mà đội kế toán có thể tin cậy.
Per diem là khoản trợ cấp hàng ngày cho chi phí đi công tác. Hầu hết công ty dùng nó cho bữa ăn và chi phí phát sinh (ví dụ tiền boa hoặc phương tiện công cộng địa phương). Một số chính sách cũng bao gồm chỗ ở, nhưng nhiều nhóm theo dõi chỗ ở riêng vì giá cả biến động nhiều.
Nghe thì đơn giản cho đến khi các chuyến đi thực tế diễn ra. Mức tiền thay đổi theo địa điểm, và một chuyến đi có thể qua nhiều thành phố hoặc quốc gia. Ai đó hạ cánh ở một thành phố vào buổi tối, ăn ở thành phố khác vào sáng hôm sau, và ngay lập tức mức "đúng" phụ thuộc vào quy tắc bạn áp dụng.
Rồi là khoảng trống giấy tờ. Với per diem, nhân viên thường không giữ mọi biên lai nhỏ, nhưng bộ phận kế toán vẫn cần một câu chuyện rõ ràng: người đi ở đâu, ngày nào được tính, mức nào áp dụng và có gì vượt chính sách hay không. Nếu bối cảnh đó thiếu, báo cáo bị trả lại và cùng câu hỏi lặp lại.
Hầu hết công việc dọn dẹp rơi vào vài nhóm: chọn đúng mức cho từng ngày, phát hiện ngày vượt hạn, sửa ngày và tiền tệ, và dựng lại báo cáo để khớp định dạng của kế toán.
Một bộ theo dõi chi phí per diem ngăn công việc đó ngay từ đầu: lưu bảng giá (theo thành phố hoặc theo quốc gia), ghi nhận mục nhập hàng ngày cùng cách mỗi lần, cảnh báo khi vượt giới hạn, và xuất báo cáo sẵn sàng gửi.
Bộ theo dõi per diem hoạt động tốt nhất khi bạn coi nó như một tập bản ghi liên kết, không phải một bảng tính với nhiều cột thừa. Cấu trúc đó giúp cảnh báo giới hạn, xuất sạch sẽ và giảm tranh cãi.
Ít nhất, bạn cần:
Quyết định theo thành phố hay theo quốc gia là lựa chọn thực tế. Mức theo thành phố hợp lý khi chi phí khác nhiều trong cùng một quốc gia (thủ đô so với thị trấn nhỏ), hoặc khi chính sách nêu rõ tên thành phố. Mức theo quốc gia dễ quản lý hơn khi đi lại rộng, chi phí tương tự, hoặc bạn không muốn cập nhật liên tục. Nhiều nhóm dùng mức theo quốc gia theo mặc định, rồi thêm vài ngoại lệ theo thành phố khi cần.
Cũng tách biệt hoàn trả và chi tiêu bằng thẻ công ty. Người đi có thể nhập cả hai, nhưng kế toán thường xử lý khác nhau. Nếu trộn lẫn, xuất báo cáo sẽ sai ngay cả khi phép tính đúng.
Một vài trường giúp tránh rắc rối sau này: tiền tệ trên mọi mức và mục nhập, tỷ giá dùng (nếu chuyển đổi), và múi giờ để "Ngày 1" không mơ hồ. Nếu người đi hạ cánh lúc 23:30 giờ địa phương và ăn tối, mục nhập đó nên thuộc về ngày địa phương, không phải ngày văn phòng chính.
Chọn mô hình mức là quyết định đầu tiên giúp tránh tranh chấp. Mô hình theo thành phố chính xác hơn (và thường cảm thấy công bằng hơn) khi chi phí chênh lệch lớn. Mô hình theo quốc gia dễ duy trì hơn và thường đủ khi chính sách muốn đơn giản.
Lưu mức trong bảng với ngày hiệu lực để bạn giữ lịch sử mà không ghi đè quy tắc cũ:
Nếu nhân viên thường đến vài trung tâm đắt đỏ (London, New York, Zurich), theo thành phố tránh ngoại lệ liên tục. Nếu hầu hết chuyến đi trong một quốc gia hoặc công ty muốn chi trả dễ dự đoán, theo quốc gia giúp giảm công quản lý.
Một thỏa hiệp thực tế là “thành phố nếu có, nếu không thì theo quốc gia.” Khi thiếu giá theo thành phố, bộ theo dõi sẽ dùng mức quốc gia cho ngày đó.
Bạn cần một quy tắc rõ ràng cho địa điểm áp dụng mỗi ngày. Tùy chọn sạch sẽ nhất là xác định theo địa điểm hàng ngày: mỗi ngày chuyến đi có một thành phố/quốc gia. Một lựa chọn khác là phân đoạn (ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi địa điểm) mà hệ thống mở rộng thành ngày. Cách nào cũng được miễn là nhất quán.
Thay đổi mức giữa năm được xử lý bằng ngày hiệu lực. Khi ai đó nộp chi phí cho tháng Ba, bộ theo dõi nên chọn mức đang có hiệu lực vào tháng Ba, ngay cả khi chính sách thay đổi vào tháng Bảy.
Với trường địa điểm, chuẩn hóa sớm: mã quốc gia ISO (như US), tên thành phố nhất quán, và tùy chọn vùng/bang (như CA). Điều đó tránh trùng lặp như “New York, USA” vs “NYC.”
Một mục nhập hàng ngày nên tốn dưới một phút. Nếu người dùng phải nhớ quy tắc thêm hoặc tìm trường, họ sẽ đoán, bỏ qua chi tiết hoặc gộp tất cả vào một dòng.
Giữ form gọn:
Bằng chứng nên đơn giản. Nhiều nhóm không cần xử lý biên lai nặng cho per diem, nhưng vẫn cần dấu vết khi tài chính yêu cầu. Cờ “Yêu cầu biên lai?” cùng trường tham chiếu (ID biên lai, tham chiếu email, tên tệp) thường hiệu quả hơn việc bắt upload mọi lần.
Chọn một cách và xây nó vào màn hình nhập. Các lựa chọn phổ biến là quy tắc phần trăm (như 75% cho ngày đi lại) hoặc khấu trừ bữa ăn (bữa sáng/trưa/tối được cung cấp).
Làm cho lựa chọn dễ thấy. Toggle “Ngày đầy đủ / Ngày đi lại” dễ dùng hơn là yêu cầu người dùng tính toán. Nếu cho phép giá trị tùy chỉnh, giữ giới hạn (100%, 75%, 50%) để mục nhập nhất quán.
Tranh chấp thường xảy ra vì người ta không biết khi nào mục nhập là "chốt". Một chính sách đơn giản, dễ đoán giúp: người đi có thể sửa cho đến khi nộp, sau đó quản lý (hoặc chủ chuyến) phê duyệt, và kế toán khóa mục nhập sau khi xuất.
Kiểm tra giới hạn là thứ biến một bảng tính thành bộ theo dõi mà mọi người tin dùng. Mục tiêu không phải phạt lỗi. Mà là bắt bất ngờ sớm, khi người đi vẫn còn nhớ chuyện gì đã xảy ra.
Đầu tiên, mỗi mục nhập hàng ngày phải tìm đúng mức: khớp theo thành phố khi có, nếu không thì dùng mức quốc gia. Nếu không có cả hai, đừng phán đoán. Hiển thị “thiếu mức” để ai đó thêm mức hoặc sửa địa điểm.
Tiếp theo, tính phần còn lại cho ngày (và theo hạng mục nếu chính sách chia bữa ăn, chỗ ở, phát sinh). Dùng tổng hợp hàng ngày: khoản trợ cấp trừ đi những gì đã nhập.
Một luồng cảnh báo hiệu quả cho hầu hết đội:
Cảnh báo nhẹ thường tốt hơn khi người đi đang đi trên đường và cần ghi nhanh. Chặn cứng phù hợp chính sách nghiêm ngặt, ví dụ hợp đồng chính phủ, nơi chi tiêu vượt không được nộp nếu không có phê duyệt.
Khi ai đó ghi đè cảnh báo, ghi lại một lý do ngắn. “Bữa tối với khách kéo dài, chỉ có nhà hàng gần đó” thường cứu được hàng loạt bước kiểm tra sau.
Cũng gắn cờ ngoại lệ ở mức ngày, không chỉ trên dòng. Kế toán thường xem tổng theo ngày, nên huy hiệu “cần xem” trên ngày dễ quét hơn.
Đi công tác quốc tế khó nhanh nếu tiền tệ không được xử lý cùng một cách mỗi lần.
Lưu mỗi mục nhập bằng tiền tệ đã thanh toán (số gốc và mã tiền tệ). Sau đó thêm trường cho tiền tệ báo cáo và tỷ giá đã dùng, để kế toán có thể cộng tổng mà không phải chuyển đổi thủ công.
Không có một tỷ giá “đúng” duy nhất. Điều quan trọng là chọn quy tắc và bám theo nó. Các lựa chọn phổ biến gồm tỷ giá ngày chi tiêu, tỷ giá trung bình cho chuyến đi, tỷ giá cuối tháng kế toán, hoặc tỷ giá trên sao kê thẻ.
Ghi quy tắc trên báo cáo và giữ nguồn nhất quán. Nếu phòng tài chính ghi sổ cuối tháng, người đi không nên phải giải thích tại sao chuyển đổi ngày-thực tế khác nhau.
Làm tròn là nơi các tranh cãi “vượt hạn” thường bắt đầu. Một chuyển đổi như 25.005 có thể làm tròn lên và gây cảnh báo.
Để giảm nhiễu, đặt ngưỡng dung sai cho kiểm tra giới hạn, ví dụ “chỉ cảnh báo nếu vượt hơn 0.50 theo tiền tệ báo cáo” hoặc “hơn 1% so với giới hạn hàng ngày”. Áp dụng làm tròn sau khi cộng tổng ngày, không phải trên từng dòng.
Quyết định thuế và tiền boa tính như thế nào. Một số chính sách tính chúng vào per diem, số khác tách riêng. Nếu trình theo dõi của bạn trộn quy tắc, sẽ có tranh cãi. Một cách đơn giản là cờ trên mỗi mục “Tính vào per diem: Có/Không” để các khoản loại trừ không vô tình đẩy bữa ăn vượt hạn.
Hầu hết tranh chấp hoàn trả không phải về số tiền. Mà về quy tắc không rõ, bối cảnh thiếu, hoặc báo cáo khó xác minh.
Vấn đề phổ biến là dùng sai mức địa điểm. Người ta thường áp dụng mức thành phố đích cho toàn bộ chuyến đi, ngay cả khi ngủ ở nơi khác. Nếu chính sách nói mức theo nơi lưu trú qua đêm (hoặc nơi làm việc), hãy hiện quy tắc đó rõ ràng trên mỗi ngày.
Mức cũ cũng len lỏi khi bạn không theo dõi ngày hiệu lực. Nếu mức thành phố thay đổi vào 1 tháng 7, mục nhập từ tháng 6 không nên bị tính lại. Lưu ngày bắt đầu/kết thúc và ghi lại mức (hoặc ngày hiệu lực) đã dùng cho mỗi ngày.
Sửa sau khi phê duyệt tạo ra thiếu tin tưởng. Nếu ai đó có thể thay đổi ngày sau khi quản lý duyệt, hãy ghi lại gì đã thay đổi và vì sao. Nếu không, kế toán thấy tổng không khớp và yêu cầu email cùng ảnh chụp màn hình.
Xuất báo cáo gây sửa lại khi chúng chỉ là dòng thô. Kế toán thường cần gom nhóm và nhãn khớp cách họ hạch toán.
Các mẫu giữ tranh chấp ở mức thấp:
Chặn ở khắp nơi khiến người dùng tìm cách né (ví dụ tách một bữa thành hai mục). Tốt hơn là cảnh báo, thu lý do và để người duyệt quyết định.
Kế toán không cần một câu chuyện. Họ cần thứ dễ đối chiếu: ngày rõ, mức rõ, và ngoại lệ rõ.
Trước khi xuất, kiểm tra:
Rồi làm một kiểm tra nhanh: chọn ngày lớn nhất, cộng lại các hạng mục và xác nhận khớp tổng ngày.
Ví dụ: ai đó đi từ Paris đến Lyon giữa chuyến. Nếu chính sách là “per diem theo thành phố”, bộ theo dõi nên chuyển mức vào đúng ngày. Nếu không, tổng vẫn có thể trông hợp lý, nhưng căn cứ chính sách sai và kế toán sẽ yêu cầu sửa.
Hình dung chuyến 5 ngày: 3 ngày ở Chicago, rồi 2 ngày ở New York. Bộ theo dõi lưu mức per diem theo địa điểm và áp dụng theo ngày lịch, dựa trên nơi người đi ở ngày đó.
Trong ví dụ này, chính sách là per diem cho bữa ăn (không cần biên lai trừ khi vượt): Chicago $75/ngày (Ngày 1-3) và New York $95/ngày (Ngày 4-5).
Vào Ngày 4 ở New York, người đi nhập bữa sáng $18, trưa $22 và tối $70. Tổng là $110, vượt $15 so với mức $95.
Điều đó không nên lọt qua. Người đi nên thấy cảnh báo ngay: “Vượt $15.” Form nên làm bước tiếp theo rõ ràng: sửa lỗi gõ, hoặc đánh dấu khoản vượt là chi cá nhân/cần phê duyệt và thêm ghi chú ngắn.
Với người quản lý, quyết định nên rõ: một chế độ xem ngoại lệ chỉ hiển thị những gì cần chú ý (Ngày 4 vượt $15, kèm ghi chú người đi), với các nút duyệt/từ chối.
Kế toán sau đó nhận gói sạch: tóm tắt cho thấy mức hợp lệ vs khai báo mỗi ngày (và tổng theo thành phố), cùng các dòng để kiểm toán.
Một xuất “sạch” là thứ kế toán có thể tin tưởng mà không cần chỉnh định dạng, đoán hoặc đánh máy lại. Điều đó bắt đầu từ tính nhất quán. Nếu cùng một chuyến xuất hai lần cho ra thứ tự cột khác nhau, tổng thiếu hoặc nhãn khác, ai đó sẽ sửa tay.
Trong thực tế, xuất sạch thường có:
Bao gồm các cột cần thiết mỗi lần: nhân viên, ID chuyến, ngày, địa điểm, hạng mục, số tiền, giới hạn, khoản vượt và ghi chú. Ngay cả khi ghi chú thường trống, cột đó giúp kế toán nhập khẩu file ổn định.
Định dạng phụ thuộc cách báo cáo được dùng: CSV cho nhập tự động, PDF cho duyệt của quản lý, và một chế độ xem tóm tắt đơn giản để kiểm tra nhanh.
Một chi tiết ngăn tranh chấp là hiển thị cả giới hạn và khoản vượt trên mỗi dòng. Nếu mục ăn tối $78 và giới hạn hàng ngày là $60, xuất nên cho thấy limit = 60, overage = 18, cùng lý do.
Để giữ xuất ổn định, coi xuất như một mẫu. Khóa tên trường và thứ tự cột, và thêm phiên bản mẫu xuất (v1, v2) trong phần header. Khi chính sách thay đổi, tạo phiên bản mới thay vì sửa cột cũ.
Khi logic bảng tính ổn định, chuyển nó vào một ứng dụng nội bộ nhỏ. Mục đích không phải là hệ thống hoàn hảo ngay từ ngày đầu. Mà là ít trao đổi qua lại hơn và mục nhập nhất quán hơn.
Bắt đầu nhỏ: một bảng giá (theo thành phố hoặc quốc gia), chuyến đi và form mục nhập hàng ngày hiển thị mức per diem cho phép và cảnh báo ngày vượt. Nếu bạn có thể trả lời “giới hạn cho ngày và nơi này là gì?” và “tôi có vượt không?”, bạn đã loại bỏ hầu hết tranh chấp.
Sau một tuần dùng thực tế, thêm bước phê duyệt và xử lý ngoại lệ dựa trên những gì xảy ra (chuyến bay muộn, bữa tối với khách, ở chia nơi). Luồng đơn giản thường đủ: nộp, gắn ngoại lệ với ghi chú bắt buộc, phê duyệt hoặc trả lại có bình luận, rồi khóa để xuất.
Nếu bạn muốn xây mà không lập trình, AppMaster (appmaster.io) là lựa chọn thực tế cho loại công cụ nội bộ này: bạn có thể mô hình bảng giá, chuyến đi và mục nhập hàng ngày như dữ liệu ứng dụng thực, thêm xác thực và bước phê duyệt, và sinh ứng dụng sẵn sàng sản xuất cho web và di động từ cùng một cấu hình.
21 thg 1, 2026
8 phút
20 thg 1, 20268 phút
20 thg 1, 20268 phútThử nghiệm với AppMaster với gói miễn phí.
Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể chọn đăng ký phù hợp.
