Sổ ghi chi phí cho bạn cùng phòng: ghi hóa đơn chung, đặt quy tắc chia công bằng và tạo bảng ai nợ ai rõ ràng để quyết toán hàng tháng dễ dàng.
Hầu hết cãi vã về tiền giữa bạn cùng phòng bắt đầu nhỏ. Người thì trả tiền internet, người khác quên gửi phần của họ, và lại có người chắc mình đã trả tháng trước. Một tuần sau, mọi chi tiết mơ hồ và không khí không còn vui.
Chi phí chung rối loạn vì vài lý do dễ đoán. Hóa đơn đến vào những ngày khác nhau, biên lai biến mất trong các chuỗi chat, và mỗi người nhớ số tiền khác nhau. Nếu một người trả nhiều khoản liên tiếp, họ sẽ có cảm giác mình luôn phải đòi người khác.
Hầu hết tranh cãi rơi vào ba nhóm:
Một sổ ghi chi phí chung đơn giản hữu ích vì nó biến ý kiến thành hồ sơ. Thay vì tranh cãi chuyện gì đã xảy ra, bạn chỉ cần chỉ vào một chỗ cho thấy hóa đơn, ngày, ai đã trả và cách chia. Nó cũng giảm gánh nặng tinh thần. Bạn không phải giữ cả tháng trong đầu hay ráp lại từ sao kê ngân hàng.
Sổ ghi không giải quyết được mọi thứ. Nó không buộc ai đó trả đúng hạn, và không làm cho một cách chia có vẻ công bằng nếu bạn chưa từng đồng ý quy tắc. Nó cũng không ngăn được những khoản mơ hồ như “đồ nhà” gây căng thẳng nếu bạn không ghi rõ đó thực sự là gì.
Gợi ý quyết toán là thứ làm cho sổ ghi hữu dụng hàng ngày. Đó chỉ là một tập các khoản chuyển tiền đơn giản nhất để đưa mọi người về 0. Nếu Alex trả nhiều hơn 180 đô la so với phần của họ và Sam nợ 120 đô la trong khi Jordan nợ 60 đô la, gợi ý rất đơn giản: Sam trả Alex 120 đô la và Jordan trả Alex 60 đô la.
Nếu bạn muốn tránh bảng tính, bạn có thể xây một trình theo dõi chi phí chung cơ bản dưới dạng app nhỏ mà cả nhà dùng trên điện thoại. Ví dụ, AppMaster (appmaster.io) là nền tảng no-code có thể giúp bạn tạo biểu mẫu đăng ký hóa đơn và một bảng "ai nợ ai" rõ ràng cho ngày quyết toán.
Cách này hiệu quả nhất khi mọi người đồng ý một ý tưởng: chỉ theo dõi chi phí mà cả nhà được hưởng, hoặc chi phí đã được rõ ràng phê duyệt là của cả nhà.
Bắt đầu với những khoản cơ bản giữ cho nhà hoạt động. Chúng thường lặp lại, dễ đo đạc và dễ xác minh trên sao kê hoặc biên lai.
Các khoản dùng chung phổ biến:
Một số chi phí ít đều đặn hơn nhưng vẫn công bằng để theo dõi nếu mọi người đã đồng ý: tiền dọn dẹp khi chuyển vào, thay báo khói hỏng, gọi thợ ống nước, hoặc một chiếc sofa mà cả nhà duyệt. Chìa khóa là sự đồng ý. Nếu đã bàn, nó thuộc về sổ. Nếu là mua bất ngờ, nó có thể khiến người khác cảm thấy bị bắt buộc.
Các dịch vụ chia chung cũng nên vào đây, nhưng chỉ khi thực sự dùng chung. Một tài khoản Netflix dùng bởi mọi người khác với một tài khoản cá nhân của một bạn dùng ở phòng khách.
Để giữ hòa khí, vạch một ranh rõ ràng cho chi tiêu cá nhân. Những khoản này không nên vào sổ chung:
Khi một khoản rơi vào vùng xám, dùng một bài kiểm tra nhanh: “Mọi người có ổn khi trả khoản này nếu họ chưa bao giờ sử dụng nó không?” Nếu câu trả lời là không, giữ nó cá nhân hoặc xin phép trước. Một ghi chú ngắn trong mục nhập như “được duyệt trong chat nhóm” có thể cứu nhiều cuộc tranh luận sau này.
Sổ chỉ hoạt động khi các quy tắc có cảm giác công bằng. Nếu mọi người nghĩ chia “tạm được”, họ sẽ ngừng kiểm tra. Nếu thấy bất công, họ bắt đầu ghi điểm trong đầu. Mục tiêu không phải mô hình toán học hoàn hảo mà là quy tắc mọi người có thể giải thích bằng một câu.
Bắt đầu bằng cách gọi tên khoản nào thực sự chung (tiền thuê, internet) và khoản nào là tùy chọn hoặc không đều (chỗ đỗ xe, phòng lớn hơn, dùng điều hòa nhiều hơn). Chọn quy tắc mặc định cho hầu hết hóa đơn, rồi cho phép vài ngoại lệ.
Quy tắc chia thường được chấp nhận:
Ví dụ: ba bạn cùng phòng. Họ đồng ý tiền thuê chia 40/30/30 vì một phòng lớn hơn. Internet chia đều. Một bạn trả 75 đô la/tháng cho chỗ đỗ, nên khoản đó gán 100% cho họ. Nếu ai đó vắng 12 ngày, họ vẫn trả phần trăm tiền thuê, nhưng tiện ích chia theo ngày ở nhà.
Trước khi bắt đầu ghi, đồng ý cả “quy tắc của quy tắc”. Ghi câu trả lời cho câu hỏi như:
Khi đã đồng ý, đừng thương lượng lại mỗi tháng. Chỉ đổi quy tắc khi có thay đổi rõ ràng: có người dọn đi, đổi phòng, hoặc xuất hiện hóa đơn định kỳ mới.
Sổ hữu dụng khi mỗi mục trả lời cùng những câu hỏi cơ bản. Nếu mọi người phải đoán là khoản phí để làm gì, phép tính sẽ thành tranh cãi.
Bắt đầu với một bảng (hoặc sheet) cho hóa đơn. Giữ nhất quán. Những trường sau đủ cho hầu hết tình huống thực tế:
Đó là đủ để ghi lại sự thật. Mọi thứ khác giúp tránh nhầm lẫn sau này.
Trường Bằng chứng (Proof) chặn nhiều tranh luận. Không cần cầu kỳ. Bạn chỉ cần chỗ để lưu hoặc tham chiếu thứ chứng minh khoản phí thực sự tồn tại, như ảnh biên lai, file PDF hóa đơn, ảnh chụp màn hình xác nhận thanh toán, hoặc ghi chú như “email xác nhận ở hộp thư Alex, tiêu đề: Hóa đơn nước Tháng 5.”
Tiền mặt và thanh toán một phần cần thói quen thêm: ghi lại điều đã xảy ra, không phải điều bạn định làm. Nếu một bạn đưa 40 đô la tiền mặt cho đồ tạp hóa, tạo một mục thanh toán riêng (hoặc dòng trong bảng thanh toán) với ngày, từ ai, đến ai, số tiền và ghi như “tiền mặt cho lần đi Costco”. Làm tương tự cho thanh toán một phần như “trả một nửa bây giờ, nửa còn lại thứ Sáu tới”.
Cuối cùng, thêm trường Ghi chú. Đây là chỗ sổ trở nên có người. Một câu ngắn là đủ: “bao cho tháng 5”, “bao tiền đặt cọc trả lại”, “sửa do rò rỉ”, hoặc “mua thêm cho tiệc.”
Cách này hiệu quả nhất khi thành thói quen. Ghi mỗi hóa đơn một lần, quyết định ai chia, và giữ quy tắc thời gian giống nhau.
Bắt đầu bằng việc viết tên các bạn cùng phòng và kỳ tính bạn dùng (ví dụ 1–31 tháng 5). Chọn một quy tắc thời gian và giữ nó: hóa đơn tính theo ngày trả, không phải ngày đến hạn. Điều đó ngăn “đó là tháng trước” tranh cãi.
Tiếp theo, thiết lập các hóa đơn định kỳ và mặc định để mục nhập dễ đoán. Ví dụ: tiền thuê và internet chia cho tất cả, trong khi dọn dẹp có thể chỉ gồm những bạn đăng ký.
Khi có khoản được trả, ghi ngay. Hai phút bây giờ tốt hơn hai mươi phút sau. Luôn ghi các chi tiết cốt lõi: đó là gì, ngày, ai trả và tổng tiền.
Rồi gán ai được chia khoản đó. Nhiều vấn đề tới từ việc giả định “mọi người” trong khi thực sự chỉ có hai người. Nếu Sam trả 48 đô la cho gói streaming mà chỉ Sam và Priya dùng, đánh dấu người tham gia là Sam và Priya, không phải cả nhà.
Xem lại nhanh mỗi tuần sẽ giúp. Tìm bằng chứng thiếu, mục trùng, hoặc hóa đơn cần danh sách người tham gia khác. Nếu sổ gọn trong tháng, ngày quyết toán sẽ êm.
Một sổ tốt không chỉ là danh sách hóa đơn. Nó kết thúc mỗi kỳ với câu trả lời rõ ràng: ai dư, ai thiếu, và những khoản tiền nào sửa được tình hình.
Với mỗi hóa đơn, ghi ai đã trả, tổng và cách chia. Rồi tính phần của mỗi người cho hóa đơn đó và cộng các phần trong tháng.
Bảng tóm tắt rõ nhất là số dư ròng cho mỗi người:
Ví dụ: ba bạn cùng phòng chia tiện ích. Alex trả 120 đô la internet (chia 3), Bea trả 90 đô la điện (Bea dùng máy sưởi nên chịu 50%, phần còn lại chia cho Alex và Chris), và Chris trả 60 đô la dọn dẹp (Alex vắng một tuần nên trả ít hơn). Mỗi hóa đơn tạo ra phần chia, và tổng tháng cho ra số dư ròng. Khi có số dư ròng, tranh cãi thường biến mất vì phép tính rõ ràng.
Quyết toán chỉ là ghép người trả (số dư âm) với người được trả (dương) cho đến khi mọi người về 0. Hướng tới càng ít chuyển khoản càng tốt:
Thời gian quyết toán tuỳ nhà. Quyết toán hàng tuần nhẹ nhàng hơn và tránh bất ngờ, trong khi quyết toán hàng tháng dễ nhớ hơn.
Làm tròn có thể gây cảm giác “bạn thiếu tôi”. Chọn một quy tắc và giữ: làm tròn phần của mỗi người đến cent cho từng hóa đơn, hoặc chỉ làm tròn tổng cuối tháng. Nếu một hóa đơn không chia đều, quyết xem xoay penny thêm hay luôn gán cho người đã trả.
Đa phần tranh cãi không phải về tổng tiền mà là khi hồ sơ có vẻ bất công, chậm trễ, hoặc rối rắm.
Một vấn đề phổ biến là cùng một người trả mọi thứ. Dù họ tình nguyện, sẽ dễ cảm thấy gánh nặng và mọi người khác có thể thấy bị đánh giá. Luân phiên người trả các hóa đơn lớn, hoặc đồng ý người trả sẽ được hoàn tiền vào ngày cố định mỗi tháng.
Một khởi nguồn cãi nữa là thêm hóa đơn vài tuần sau. Mọi người quên chuyện đã xảy ra và số tiền trông ngẫu nhiên. Chọn một ngày cắt đơn giản, như “Thêm mọi khoản trước ngày 28” hoặc “trong vòng 48 giờ kể từ khi trả”. Sau ngày cắt, khoản thiếu sẽ lăn vào tháng sau trừ khi mọi người đồng ý khác.
Thay đổi quy tắc giữa tháng cũng tạo drama. Nếu tiện ích ban đầu chia đều, đừng chuyển sang “theo kích thước phòng” sau khi ai đó thấy tổng. Nếu phải đổi, ghi rõ khi bắt đầu và chỉ áp dụng cho hóa đơn mới.
Ghi vài điều cơ bản và giữ ổn:
Trộn danh mục tạo ra vô số tranh luận “tôi không đồng ý khoản đó”. Thực phẩm là ví dụ kinh điển: đồ dùng chung ok, nhưng đồ ăn vặt cá nhân, rượu mở, và đồ mang về cá nhân nên tách ra trừ khi mọi người đồng ý. Khi nghi ngờ, tách biên lai thành hai mục: đồ chung và đồ cá nhân.
Mọi người cũng quên ghi các khoản hoàn trả. Nếu Alex trả internet, rồi Jamie gửi Alex 30 đô la, khoản chuyển đó phải được ghi là hoàn tiền, không phải một khoản chi khác. Nếu không, sổ có thể tính đôi và cho kết quả sai.
Một kiểm tra đơn giản trước khi quyết toán: nếu ai đó đã chuyển tiền cho bạn cùng phòng, bạn có tìm thấy giao dịch đó trong sổ bằng một dòng không? Nếu không, sửa trước khi tính số dư.
Chọn một “ngày tiền” cố định mỗi tháng (ví dụ Chủ nhật cuối cùng). 10 phút rà soát ngăn lỗi nhỏ biến thành tranh cãi sau này.
Trước khi ai đó chuyển tiền, rà qua nhanh:
Nếu điều gì không rõ, tạm dừng và quyết cùng nhau. Nếu hai người nhớ khác nhau, đừng giải quyết trong chat. Đặt lên bàn vào ngày tiền, quyết một lần, rồi ghi quyết định để lần sau không phải tranh.
Ví dụ: Sam trả tiền điện nhưng Pat đi du lịch 12 ngày. Bạn có thể đồng ý chia điện 2 người cho tháng đó, hoặc giữ chia 3 cho đơn giản. Cách nào cũng được miễn là đồng ý trước khi chạy phép tính "ai nợ ai".
Gặp ba bạn: Alex, Bri và Chris. Họ dùng sổ chi phí chung trong một tháng để không ai phải đoán, nhắc hay cãi.
Đây là các khoản họ đồng ý theo dõi:
| Bill | Tổng | Quy tắc chia | Ai trả |
|---|---|---|---|
| Tiền thuê | $2,400 | chia đều 3 phần | Alex |
| Điện | $150 | chia đều 3 phần | Bri |
| Internet | $60 | chia đều 3 phần | Chris |
| Thực phẩm | $300 | tùy (Alex 50%, Bri 25%, Chris 25%) | Bri |
| Sửa một lần (vòi bếp hỏng) | $120 | Alex 0%, Bri 50%, Chris 50% | Chris |
Bây giờ so sánh mỗi người nợ so với họ đã trả.
Alex nợ: tiền thuê $800 + điện $50 + internet $20 + thực phẩm $150 + sửa $0 = $1,020. Alex đã trả: $2,400 (tiền thuê). Alex được trả $1,380.
Bri nợ: tiền thuê $800 + điện $50 + internet $20 + thực phẩm $75 + sửa $60 = $1,005. Bri đã trả: $150 (điện) + $300 (thực phẩm) = $450. Bri nợ $555.
Chris nợ: tiền thuê $800 + điện $50 + internet $20 + thực phẩm $75 + sửa $60 = $1,005. Chris đã trả: $60 (internet) + $120 (sửa) = $180. Chris nợ $825.
Sổ đề xuất quyết toán gọn với chỉ hai khoản chuyển:
Sau đó mọi người về 0.
Một xích mích nhỏ xảy ra quanh việc sửa vòi. Alex nói “Mình không dùng bồn đó.” Chris nói “Nó hỏng trong quá trình sử dụng bình thường.” Sổ giúp vì nhà có thể ghi quy tắc đã đồng ý một lần (Alex 0%, Bri 50%, Chris 50%) và áp dụng mà không cần tranh luận lại lần sau.
Sổ chỉ hoạt động nếu nó ít tốn công. Bắt đầu với những điều cơ bản: ngày, tên hóa đơn, tổng tiền, ai trả, ai chia và cách chia. Nếu bạn thấy mình thêm cột ít khi dùng, xóa nó. Ít quyết định hơn tốt hơn nhiều chi tiết.
Nâng cấp lớn nhất là sự đồng ý, không phải tính năng. Ghi lại quy tắc nhà để không ai phải đoán khoản nào tính hay khi nào cập nhật. Một bộ quy tắc đơn giản thường đủ: ghi trong vòng 48 giờ, quyết toán vào một ngày cố định mỗi tháng, và ghi hoàn tiền cùng cách mỗi lần.
Nhắc nhở có tác dụng hơn động lực. Đặt hóa đơn định kỳ tự động, rồi giữ một lời nhắc lịch cho ngày tiền. Duyệt mục nhập, sửa lỗi, và tạo bảng "ai nợ ai" trước khi ai đó gửi tiền.
Nếu bảng tính giống bài tập, phác thảo phiên bản app nhỏ nhất có thể: thêm hóa đơn, đính kèm bằng chứng, chọn người tham gia và xem tóm tắt hàng tháng. Chỉ xây những gì nhà bạn thực sự dùng, rồi mới thêm các tính năng phụ (như vai trò hay thông báo) nếu vẫn cần sau vài tháng.
Sổ ghi chia hóa đơn cho bạn cùng phòng là gì, và tại sao nó chấm dứt cãi nhau?Sổ ghi cho bạn cùng phòng là một hồ sơ chung nơi bạn lưu mỗi chi phí chung với ngày, nội dung, tổng số tiền, người đã thanh toán và cách chia. Nó hữu ích vì bạn chuyển từ tranh luận về ký ức sang sử dụng một nguồn thông tin duy nhất.
Những chi phí nào nên vào sổ chung (và những gì nên giữ cá nhân)?Chỉ ghi các khoản mà cả nhà rõ ràng đã đồng ý là chung, như tiền thuê, tiện ích, internet và thực phẩm hoặc vật dụng thực sự dùng chung. Nếu một khoản chưa được thảo luận trước, tốt hơn là giữ làm chi tiêu cá nhân hoặc xin phép trước khi thêm vào.
Cách công bằng nhất để chia hóa đơn với bạn cùng phòng là gì?Chọn một quy tắc đơn giản bạn có thể giải thích trong một câu và áp dụng nhất quán, ví dụ chia đều cho hầu hết khoản hoặc vài ngoại lệ rõ ràng. Quy tắc tốt nhất là quy tắc mọi người chấp nhận và không kéo ra thương lượng giữa tháng.
Xử lý thế nào khi ai đó đi du lịch hoặc chuyển vào/ra giữa tháng?Dùng chia theo ngày chỉ cho những khoản mà mọi người đồng ý nên tính theo thời gian ở nhà, thường là tiện ích chứ không phải tiền thuê. Quyết định điều kiện trước, rồi ghi lại ngày vắng để sau này không phải tranh cãi.
Cái gì được coi là “bằng chứng” cho một khoản chi trong sổ?Bằng chứng có thể đơn giản như ảnh biên lai, ảnh chụp màn hình xác nhận thanh toán, hoặc ghi chú chỗ tìm được hóa đơn. Mục tiêu không phải hoàn hảo mà là để ai cũng có thể xác minh khoản phí mà không cần tranh cãi.
Chúng ta có nên theo dõi hoàn tiền và tiền mặt không, hay chỉ ghi hóa đơn?Ghi các khoản hoàn tiền như những giao dịch riêng: có ngày, người chuyển, người nhận, số tiền và ghi ngắn về mục đích. Nếu chỉ ghi hóa đơn mà không ghi hoàn trả, tổng sẽ sai và sẽ trông như ai đó đã trả hai lần.
Bảng "ai nợ ai" và gợi ý quyết toán hoạt động thế nào?Bắt đầu từ số dư ròng mỗi người cho kỳ đó: họ đã trả bao nhiêu trừ đi số họ phải trả. Rồi để những người nợ tiền trả cho người được trả theo số giao dịch ít nhất có thể đến khi mọi người về 0.
Khi nào nên ghi chi tiêu và tần suất quyết toán là bao nhiêu?Đặt quy trình rõ ràng, ví dụ “ghi trong vòng 48 giờ” và “quyết toán vào Chủ nhật cuối cùng”, rồi giữ theo đó. Một mốc cắt đơn giản ngăn các khoản bất ngờ xuất hiện sau nhiều tuần và biến ngày quyết toán thành trận cãi nhau.
Nên xử lý làm tròn thế nào khi chia không đều?Thống nhất cách làm tròn một lần và giữ cố định, ví dụ làm tròn mỗi phần chia của từng người đến cent gần nhất cho mỗi hóa đơn hoặc chỉ làm tròn tổng cuối tháng. Sự nhất quán quan trọng hơn phương pháp cụ thể, vì nó tránh cảm giác “bạn thiếu tôi” gây mâu thuẫn.
Chúng ta cần spreadsheet không, hay tốt hơn là dùng app như AppMaster?Một app nhỏ có thể dễ hơn nếu nhà bạn không giữ bảng tính cập nhật, vì app hướng dẫn mọi người nhập cùng một trường mỗi lần và hiện tóm tắt hàng tháng rõ ràng. Với AppMaster (appmaster.io), bạn có thể dựng một bộ theo dõi no-code đơn giản gồm biểu mẫu hóa đơn, đính kèm bằng chứng tùy chọn, chọn người tham gia và chế độ xem quyết toán tự động phù hợp quy tắc nhà bạn.
21 thg 1, 2026
8 phút
20 thg 1, 20268 phút
20 thg 1, 20268 phútThử nghiệm với AppMaster với gói miễn phí.
Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể chọn đăng ký phù hợp.
