ERP là gì và sự liên quan của nó đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
ERP, hay Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp , là một giải pháp phần mềm toàn diện tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi để giúp các tổ chức quản lý nguồn lực hiệu quả hơn. Chức năng chính của hệ thống ERP là phục vụ như một kho lưu trữ trung tâm cho tất cả thông tin kinh doanh, cho phép trao đổi dữ liệu liền mạch giữa các phòng ban khác nhau và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định sáng suốt.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, là doanh nghiệp có tối đa 500 nhân viên và doanh thu hàng năm dưới 100 triệu đô la. Giống như các đối tác lớn hơn của họ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với những thách thức trong việc quản lý tài nguyên và quy trình một cách hiệu quả để đảm bảo khả năng cạnh tranh, lợi nhuận và tăng trưởng bền vững. Do đó, các hệ thống ERP ngày càng trở nên phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp cho họ một bộ công cụ toàn diện để hợp lý hóa các hoạt động, tăng cường chia sẻ thông tin và thúc đẩy các quyết định dựa trên dữ liệu.
Các hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bao gồm nhiều mô-đun khác nhau đáp ứng nhu cầu riêng của các ngành và chức năng kinh doanh khác nhau. Các mô-đun này có thể bao gồm tài chính và kế toán, nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng, mua sắm, kiểm soát hàng tồn kho và quản lý quan hệ khách hàng, trong số những mô-đun khác. Bằng cách tích hợp các mô-đun này, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đạt được một cái nhìn hợp nhất và thống nhất về toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ, điều này tạo điều kiện cho việc ra quyết định tốt hơn và cung cấp những hiểu biết có giá trị để thúc đẩy tăng trưởng và thành công.
Lợi ích của hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Có một số lợi ích chính mà hệ thống ERP có thể mang lại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một số trong đó được nêu dưới đây:
- Tự động hóa quy trình: Hệ thống ERP giúp tự động hóa nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian, chẳng hạn như lập hóa đơn, xử lý đơn đặt hàng và quản lý hàng tồn kho. Quá trình tự động hóa này giải phóng nhân viên để tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị gia tăng và chiến lược hơn, giúp tăng năng suất tổng thể.
- Giảm chi phí: Bằng cách hợp lý hóa các hoạt động, giảm công việc thủ công và giảm thiểu sai sót, hệ thống ERP có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, phần mềm ERP cung cấp khả năng kiểm soát hàng tồn kho được cải thiện, giảm mức tồn kho và giảm thiểu lãng phí, góp phần giảm chi phí.
- Nâng cao hiệu quả: Hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ giám sát và quản lý hoạt động của họ trong thời gian thực, giúp cải thiện hiệu quả và giảm sự chậm trễ trong hoạt động. Việc xác định và khắc phục các tắc nghẽn trở nên dễ dàng hơn và bản chất tích hợp của hệ thống đảm bảo rằng các thay đổi và quyết định được phổ biến nhanh chóng trên toàn bộ tổ chức.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Với khả năng truy cập dữ liệu và phân tích theo thời gian thực, hệ thống ERP cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ những hiểu biết cần thiết để đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt. Quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu này có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện, khám phá các cơ hội phát triển mới và cho phép lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai.
- Cải thiện sự cộng tác: Hệ thống ERP thúc đẩy sự cộng tác tốt hơn giữa các bộ phận khác nhau bằng cách cung cấp một nguồn dữ liệu kinh doanh duy nhất. Quyền truy cập thông tin tập trung này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đang làm việc với cùng một dữ liệu và thông tin chuyên sâu, ngăn chặn thông tin sai lệch và tăng cường hợp tác trong toàn tổ chức.
- Khả năng mở rộng: Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển, các quy trình và yêu cầu kinh doanh của họ cũng phát triển. Hệ thống ERP được thiết kế để mở rộng quy mô với tổ chức, đảm bảo doanh nghiệp có thể thích ứng liền mạch với những thách thức mới và tận dụng các cơ hội mới nổi. Bản chất mô-đun của hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ thêm hoặc bớt các thành phần khi cần thiết, đảm bảo hiệu quả cho hoạt động của họ trong tương lai.
Những thách thức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt trong việc áp dụng hệ thống ERP
Bất chấp những lợi ích đã nói ở trên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau khi áp dụng và triển khai hệ thống ERP. Một số trong những thách thức này được liệt kê dưới đây:
- Chi phí cao: Hệ thống ERP có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực hạn chế. Chi phí trả trước cho giấy phép phần mềm, phần cứng và triển khai, cũng như chi phí liên tục để bảo trì, nâng cấp và đào tạo, có thể là gánh nặng tài chính đáng kể đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Tùy chỉnh không đầy đủ: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có các quy trình và yêu cầu riêng biệt mà các giải pháp ERP bán sẵn có thể không đáp ứng được. Mặc dù hệ thống ERP có khả năng tùy biến cao, nhưng việc tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với nhu cầu cụ thể của một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể phức tạp và tốn kém.
- Sợ thay đổi: Việc triển khai hệ thống ERP thường đòi hỏi những thay đổi đáng kể trong quy trình kinh doanh và quy trình làm việc của nhân viên. Đây có thể là một triển vọng khó khăn và nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể miễn cưỡng chấp nhận thay đổi này do lo ngại về sự gián đoạn, thời gian ngừng hoạt động hoặc nguy cơ thất bại.
- Thiếu chuyên môn kỹ thuật: Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có bộ phận CNTT chuyên trách hoặc chuyên môn kỹ thuật sâu rộng, điều này có thể khiến việc triển khai và quản lý hệ thống ERP trở nên khó khăn. Việc thiếu chuyên môn này có thể dẫn đến thời gian thực hiện lâu hơn, các biến chứng không mong muốn và tổng chi phí sở hữu cao hơn.
- Chống lại sự thay đổi từ nhân viên: Việc áp dụng ERP luôn ảnh hưởng đến nhân viên, những người có thể chống lại những thay đổi do hệ thống mới mang lại. Họ có thể coi việc triển khai ERP là mối đe dọa đối với an ninh công việc của họ hoặc cảm thấy choáng ngợp khi học các quy trình và công cụ mới. Vượt qua sự kháng cự này là rất quan trọng để áp dụng ERP thành công.
Làm thế nào để vượt qua những thách thức khi triển khai ERP
Việc áp dụng hệ thống ERP có thể là một quá trình đầy thách thức, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực hạn chế. Tuy nhiên, có những chiến lược có thể giúp vượt qua những thách thức này và đảm bảo triển khai ERP thành công. Dưới đây là năm bước chính để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tự tin nắm bắt hệ thống ERP:
Đánh giá cẩn thận sự phù hợp của hệ thống ERP
Trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu kinh doanh của họ và các giải pháp ERP hiện có trên thị trường. Họ nên xem xét các yếu tố như khả năng mở rộng, dễ tích hợp, tùy chọn tùy chỉnh và công nghệ được sử dụng trong hệ thống ERP. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO) cho hệ thống ERP; điều này bao gồm chi phí triển khai ban đầu, chi phí bảo trì liên tục và bất kỳ chi phí tiềm ẩn nào. Bằng cách xác định một hệ thống ERP thực sự phù hợp với yêu cầu kinh doanh của họ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể giảm thiểu tổng chi phí và tối đa hóa lợi ích do hệ thống mang lại.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng và kỳ vọng ROI
Đặt mục tiêu rõ ràng, thời hạn và kỳ vọng về lợi tức đầu tư (ROI) cho việc triển khai ERP là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ cần xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường sự thành công của hệ thống ERP dựa trên các mục tiêu kinh doanh cụ thể của họ. Điều này cung cấp một lộ trình rõ ràng cho quá trình thực hiện và giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều phù hợp với các mục tiêu và kỳ vọng, giảm nguy cơ xung đột và hiểu lầm.
Phân bổ nguồn lực để thực hiện
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên thực tế về các nguồn lực cần thiết để triển khai ERP thành công. Điều này bao gồm phân bổ ngân sách, dành nhân sự và đầu tư vào các nỗ lực đào tạo và quản lý thay đổi. Các nhà cung cấp ERP có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ và tư vấn, nhưng điều quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ là xây dựng năng lực nội bộ. Phân bổ nguồn lực hợp lý không chỉ giúp đảm bảo quá trình triển khai suôn sẻ hơn mà còn giảm nguy cơ chậm trễ, vượt chi phí và các thách thức khác có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Thu hút sự tham gia của các bên liên quan chính và nhân viên
Sự tham gia của các bên liên quan và nhân viên chính trong quá trình triển khai ERP là rất quan trọng để đảm bảo sự ủng hộ, thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng và tạo điều kiện chuyển đổi suôn sẻ. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên thành lập một nhóm triển khai ERP bao gồm các đại diện từ các phòng ban khác nhau, chẳng hạn như tài chính, vận hành, bán hàng và CNTT. Nhóm này phải chịu trách nhiệm thu thập các yêu cầu, cộng tác với nhà cung cấp ERP và cung cấp phản hồi trong suốt quá trình triển khai. Đào tạo nhân viên và giao tiếp cởi mở là điều cần thiết để giải quyết khả năng chống lại hệ thống mới và cho phép nhân viên nắm bắt những thay đổi do việc áp dụng ERP mang lại.
Tìm kiếm lời khuyên và hỗ trợ từ chuyên gia
Tìm kiếm sự tư vấn và hỗ trợ từ chuyên gia bên ngoài có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ vượt qua mọi thách thức về kỹ thuật hoặc chiến lược trong quá trình triển khai ERP. Điều này có thể bao gồm cộng tác với các chuyên gia tư vấn ERP, làm việc với các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp ERP hoặc khai thác các tài nguyên như diễn đàn thảo luận và hội thảo trên web để thu được thông tin chi tiết có giá trị.
Một xu hướng đang phát triển trong việc áp dụng ERP là sử dụng các nền tảng không mã và ít mã như AppMaster cho phép các doanh nghiệp tùy chỉnh hệ thống ERP của họ mà không cần kỹ năng lập trình chuyên sâu. Điều này có thể tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện và hạ thấp rào cản gia nhập đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Các hệ thống ERP phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Một số hệ thống ERP đã được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dưới đây là danh sách các hệ thống ERP phổ biến phục vụ cho nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
SAP Business One
SAP Business One là một giải pháp ERP phổ biến được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cung cấp một bộ công cụ toàn diện để giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình của họ, nâng cao năng suất và có được khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với các hoạt động của họ.
Odoo
Odoo là một phần mềm ERP nguồn mở cung cấp giải pháp có khả năng mở rộng và tùy biến cao để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nền tảng này cung cấp nhiều loại mô-đun, bao gồm CRM, bán hàng, quản lý hàng tồn kho, kế toán và nhân sự.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 là một bộ ứng dụng ERP và CRM dựa trên đám mây đáp ứng nhu cầu của nhiều ngành khác nhau, bao gồm cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dynamics 365 cung cấp nhiều chức năng cho tài chính, vận hành, bán hàng, dịch vụ khách hàng, v.v.
Oracle NetSuite
Oracle NetSuite là một nền tảng ERP dựa trên đám mây được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp đang phát triển. NetSuite cung cấp một bộ công cụ toàn diện để doanh nghiệp quản lý tài chính, khoảng không quảng cáo, khách hàng, thương mại điện tử, v.v., tất cả trong một nền tảng duy nhất.
AppMaster
AppMaster là một công cụ không cần mã mạnh mẽ cho phép các doanh nghiệp tạo các ứng dụng phụ trợ, web và di động. Nó cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ sự linh hoạt để phát triển các giải pháp ERP tùy chỉnh mà không có sự phức tạp về mặt kỹ thuật của việc phát triển phần mềm truyền thống. Nó cho phép các tổ chức hợp lý hóa các quy trình của họ và cải thiện hiệu quả tổng thể bằng cách tạo các mô hình dữ liệu, quy trình kinh doanh và API một cách trực quan.
Nắm lấy tương lai của hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Do nhu cầu về hoạt động kinh doanh hiệu quả và ra quyết định dựa trên dữ liệu ngày càng tăng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nên sự phát triển của các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cũng tăng theo. Các hệ thống ERP hiện đại ngày càng được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp họ thích nghi với môi trường kinh doanh luôn thay đổi và đạt được sự tăng trưởng. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá các xu hướng trong tương lai của hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm các hệ thống dựa trên đám mây, phân tích dựa trên AI, tính di động nâng cao và việc sử dụng ngày càng nhiều các nền tảng không mã/ low-code như AppMaster.
Hệ thống ERP dựa trên đám mây
Việc chuyển hướng sang các hệ thống ERP dựa trên đám mây là một xu hướng quan trọng giúp đơn giản hóa việc triển khai và vận hành tổng thể các hệ thống này. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này có nghĩa là giảm chi phí trả trước và giảm nhu cầu về chuyên môn CNTT nội bộ. Hệ thống ERP dựa trên đám mây cung cấp một số lợi ích, bao gồm:
- Khả năng mở rộng : Các hệ thống này có thể dễ dàng mở rộng theo quy mô kinh doanh của bạn, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ thêm các tính năng, người dùng và mô-đun mới khi cần.
- Khả năng truy cập : Các hệ thống dựa trên đám mây cung cấp khả năng truy cập từ xa vào dữ liệu ERP từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ giám sát và kiểm soát hoạt động kinh doanh từ mọi nơi.
- Bảo mật dữ liệu : Các hệ thống ERP dựa trên đám mây thường đi kèm với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bảo vệ thông tin kinh doanh nhạy cảm.
- Giảm bảo trì : Với các bản cập nhật và cải tiến liên tục do nhà cung cấp dịch vụ quản lý, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tập trung vào các chức năng kinh doanh cốt lõi của họ.
Phân tích dựa trên AI trong Hệ thống ERP
Trí tuệ nhân tạo (AI) đang cách mạng hóa cách hệ thống ERP phân tích và xử lý dữ liệu. Phân tích dựa trên AI có thể tự động hóa phân tích dữ liệu, nhận dạng mẫu và lập mô hình dự đoán – cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ những hiểu biết có thể hành động giúp thúc đẩy tăng trưởng. Việc kết hợp AI trong các hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Nâng cao khả năng ra quyết định : Với thông tin chi tiết theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và dự báo chính xác.
- Cải thiện hiệu quả quy trình : AI có thể giúp tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình lặp đi lặp lại, giải phóng tài nguyên cho các sáng kiến chiến lược hơn.
- Thúc đẩy đổi mới : Bằng cách khám phá các tập dữ liệu rộng lớn về các mẫu và xu hướng, các phân tích dựa trên AI có thể tiết lộ các cơ hội kinh doanh mới và các lĩnh vực cần cải thiện.
- Giảm thiểu rủi ro : Phân tích dự đoán có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ lường trước các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp phòng ngừa để tránh hậu quả tiêu cực.
Tính di động nâng cao trong hệ thống ERP
Với sự phát triển của công nghệ di động, các hệ thống ERP đang ngày càng nắm bắt tính di động, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ truy cập dữ liệu kinh doanh quan trọng của họ và thực hiện các chức năng thiết yếu khi đang di chuyển. Giải pháp ERP thân thiện với thiết bị di động có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Luôn kết nối : Truy cập dữ liệu thời gian thực trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, giúp đưa ra quyết định nhanh hơn và giải quyết vấn đề ngay lập tức.
- Trao quyền cho nhân viên : Cho phép nhân viên làm việc từ xa, giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và sự hài lòng của nhân viên.
- Cải thiện sự cộng tác : Tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm, bất kể vị trí của họ.
- Tăng năng suất : Mobile ERP có thể giúp tăng năng suất tổng thể bằng cách giảm thời gian chết và hợp lý hóa việc quản lý lực lượng lao động.
Hệ thống ERP không mã/ Low-code
Sự gia tăng của các nền tảng no-code và low-code, như AppMaster, là yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm cách triển khai các hệ thống ERP. Các nền tảng này giảm đáng kể thời gian và chi phí phát triển, cho phép các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế xây dựng các giải pháp ERP tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu riêng của họ. Với hệ thống ERP không mã/ low-code, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể:
- Tùy chỉnh ứng dụng : Điều chỉnh hệ thống ERP theo nhu cầu kinh doanh cụ thể, đảm bảo sự phù hợp liền mạch với các quy trình và luồng công việc hiện có.
- Trao quyền cho các nhà phát triển công dân : Cho phép người dùng không có kỹ thuật tạo và duy trì các ứng dụng, giảm sự phụ thuộc vào nhân viên và chuyên gia CNTT.
- Tăng tốc phát triển : Nhanh chóng tạo và triển khai các tính năng và mô-đun mới, đảm bảo các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn linh hoạt và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh.
- Chi phí thấp hơn : Tiết kiệm tài nguyên phát triển và giảm gánh nặng tài chính của việc triển khai ERP truyền thống, làm cho các hệ thống này dễ tiếp cận hơn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tóm lại, tương lai của các hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hứa hẹn những tiến bộ đáng kể về công nghệ và khả năng, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối đa hóa hiệu quả hoạt động và hợp lý hóa quá trình ra quyết định. Bằng cách sử dụng các hệ thống dựa trên đám mây, phân tích dựa trên trí tuệ nhân tạo, tính di động nâng cao và các nền tảng không cần mã/ low-code như AppMaster, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh không ngừng phát triển.
