Số người làm việc trung bình ở Mỹ có xu hướng dành khoảng 1/4 thời gian làm việc của họ để xử lý email. Số liệu thống kê cho năm 2019 cho thấy số người toàn cầu thêm địa chỉ email làm địa chỉ liên hệ hiện là 3,9 tỷ người. Sự năng động hiện tại đã thay đổi chuỗi cung ứng và hầu hết các cá nhân chọn làm việc tại nhà. Ngoài ra, hướng đi đã tạo ra một sự thay đổi trong việc sử dụng email. Mọi người có xu hướng liên lạc qua email nhiều hơn, ngay cả với sự thay đổi mạnh mẽ này trong nhu cầu về email. Chúng ta có xu hướng không thể đối phó với các nghi thức email và cách tạo ra một quy tắc đạo đức.
Không chỉ có một lượng lớn email với các chủ đề tiếp thị được chia sẻ khiến mọi người vào vị trí mà họ có xu hướng bỏ qua những sai lầm không đáng có. Những sai lầm nhỏ này dẫn đến các lỗi như vấn đề tuân thủ. Những vấn đề này có thể trở thành hậu quả chuyên môn đáng kể của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về 5 quy tắc cơ bản về email mà mọi cá nhân cần phải biết trước khi trả lời bất kỳ câu hỏi nào của khách hàng:
Làm thế nào để trở nên thông minh trong giao tiếp chuyên nghiệp?
Kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Nếu bạn muốn bạn. Thuộc đối tượng hợp tác với bạn, bạn cần tiến hành giao tiếp hiệu quả. Điều này chỉ có thể được thực hiện khi thông điệp của bạn rõ ràng và ngắn gọn. Đảm bảo thiết kế các mục tiêu thông minh và phát triển những gì thực tế và tập trung vào những thách thức mang tính cá nhân đối với tổ chức của bạn. Điều này cung cấp cho bạn khả năng tuân theo các nghi thức email.
Cải thiện kỹ năng viết cho bản ghi nhớ và email
Giả sử bạn muốn nâng cao chất lượng viết email của mình. Trọng tâm hàng đầu phải là chỉ định một mục tiêu THÔNG MINH. Đối với nghi thức email, bạn cần phải đưa ra một phác thảo về ý tưởng của bạn đằng sau email. Mục tiêu của bạn là có những cụm từ súc tích trong email nếu bạn biến thói quen này thành một dạng bài viết của mình. Mục tiêu của bạn chỉ có thể cụ thể và có thể đo lường được nếu bạn đã quyết định trước về chiến lược này. Bước đầu tiên để làm điều này là phát triển một tiêu chí giúp đánh giá quá trình viết của bạn.
Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Hầu hết công việc của các thiết bị yêu cầu bạn thêm địa chỉ email. Do đó, tầm quan trọng của một địa chỉ email chuyên nghiệp không thể được tăng cường. Bất kỳ ai điều hành một doanh nghiệp đều phải đảm bảo rằng email của họ không bao giờ bị xóa. Nếu bạn muốn tránh bất kỳ trường hợp nào của từ này, bạn cần tạo một tài khoản trên một địa chỉ không có thương hiệu hoặc không phải mô tả.
Mỗi khi bạn làm việc với một công ty, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn đăng ký liên quan đến công ty để gửi câu trả lời tùy chỉnh cho khán giả của bạn. Tất cả các quyền truy cập liên quan được cung cấp cho bạn liên quan đến dữ liệu, nhân quyền, v.v. Email này được đề nghị sử dụng mọi lúc. Đặc biệt nếu bạn đang thực hiện tiếp thị B2B, hãy đảm bảo rằng email doanh nghiệp của bạn có đính kèm tên của bạn và dòng chủ đề để người tiêu dùng cuối cùng của bạn biết họ đang nói chuyện với ai.
Thêm chữ ký email chuyên nghiệp
Có chữ ký chuyên nghiệp trên email của bạn có thể thêm tỷ lệ ROI. Nếu bạn đang tích cực tham gia vào các chiến dịch tiếp thị, bạn sẽ có thể dẫn đầu doanh nghiệp. Chữ ký và chủ đề cung cấp cho người dùng cuối của bạn thông tin cơ bản về doanh nghiệp.
Đôi khi mọi người có xu hướng thêm khẩu hiệu hoặc dòng giới thiệu của họ vào chữ ký trong khi họ trả lời. Điều này cộng với sự công khai. Chúng tôi khuyên bạn nên giữ chữ ký ngắn gọn để khách hàng không bị làm phiền bởi những thông tin tương tự.
Hãy cẩn thận với những câu cảm thán quá mức
Có thể hiểu, họ đang cố gắng thể hiện sự nhiệt tình và hào hứng trong thông điệp của họ. Tuy nhiên, nên tránh các dấu chấm than, và mọi người không nên điền quá nhiều dấu chấm than vào các câu nói của mình. Việc lạm dụng dấu câu có thể dẫn đến các thông điệp không rõ ràng. Những thông điệp như vậy sẽ khiến khán giả quá háo hức hoặc thiếu chín chắn. Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên sử dụng nó khi cần thiết khi nhập thư trả lời.
Phân đoạn thông tin liên lạc của bạn
Phân đoạn danh sách email của bạn cung cấp cho bạn phương pháp giao tiếp tốt nhất có thể trong nghi thức email. Tính năng phân đoạn cho email là điều cần thiết cho những người đang làm tiếp thị thông qua nó. Sau khi bạn gửi danh sách email của mình, việc nhắm mục tiêu khách hàng của bạn sẽ dễ dàng hơn dựa trên chiến dịch bạn sẵn sàng chạy.
Bản án cuối cùng:
Trong khi nhiều công ty sử dụng các phương pháp liên lạc khác nhau để làm việc hiệu quả, thì một địa chỉ email chuyên nghiệp vẫn là một trong những phương pháp hiệu quả và phổ biến nhất. Đối mặt với đại dịch COVID-19, sự chuyển hướng gần đây của thế giới doanh nghiệp sang chủ yếu làm việc từ xa đã chỉ làm tăng nhu cầu về email để trao đổi, sắp xếp và lưu giữ thông tin. Mặc dù các hệ thống email hiện đại cung cấp nhiều khả năng và dịch vụ trả lời hơn bao giờ hết để hỗ trợ cộng tác nhóm, nhưng các nguyên tắc cơ bản của nghi thức email vẫn như cũ: lịch sự, chính xác và chuyên nghiệp. AppMaster cho phép bạn tạo các biểu mẫu tiếp thị và các ứng dụng khác mà không cần thuê lập trình viên cho doanh nghiệp của mình.
Câu hỏi thường gặp:
Năm nguyên tắc lịch sự cho email là gì?
- Sử dụng cách chào thích hợp cho người nhận trong email của bạn.
- Nên sử dụng những lời chào và nhận xét kết thúc phù hợp.
- Sử dụng định dạng thích hợp trong email.
- Tránh sử dụng TẤT CẢ CÁC CHỮ HOA.
- Giảm kích thước của các tệp lớn.
Quy tắc cơ bản và thiết yếu nhất của email mà bạn nên tuân theo là gì?
Một dòng tiêu đề mạnh luôn được nhấn mạnh, chủ yếu nếu địa chỉ email chuyên nghiệp của bạn hướng đến quan điểm tiếp thị. Đảm bảo rằng email của bạn bao gồm một dòng tiêu đề mỗi khi chúng được đẩy đến đối tượng doanh nghiệp của bạn.
Quy tắc vàng của nghi thức email là gì?
Quy tắc vàng của nghi thức email. Dựa trên ba chữ, cách cư xử, phép lịch sự và chính quy tắc vàng. Bạn phải đảm bảo cuộc trò chuyện của mình diễn ra trôi chảy trong khi tránh bất kỳ lỗi hoặc thông tin sai lệch nào. Hơn nữa, sẽ hữu ích nếu bạn luôn hiểu rằng nên tránh lạm dụng quá nhiều dấu chấm than để đạt được quy tắc tốt trong email.
Định nghĩa của etiquette là gì?
Phép xã giao nghề nghiệp là một quy tắc ứng xử bất thành văn chi phối cách các thành viên của tập đoàn tương tác với nhau. Khi tuân thủ các nghi thức nghề nghiệp tốt, mọi người cảm thấy thoải mái hơn và mọi thứ có xu hướng diễn ra suôn sẻ hơn. Điều này được áp dụng trực tiếp trong bất kỳ email nào.
