명확한 OOO(부재) 에스컬레이션을 갖춘 위임 승인 워크플로

위임 승인 워크플로가 어수선해지는 이유

“대신 승인(approve on behalf)”은 이론상 단순합니다. 실제 소유자가 부재 중일 때 다른 사람이 승인을 해서 일이 계속 진행되게 하는 것이죠. 하지만 현실에서는 속도와 책임이 충돌하는 회색 지대로 변하는 경우가 많습니다.

부재(OOO) 시간이 흔한 촉발 요인입니다. 요청이 한 사람의 큐에 도착했는데 그 사람이 자리에 없으면 시스템은 아무 동작도 하지 않거나 잘못된 곳으로 라우팅합니다. 명확한 규칙이 없으면 사람들은 이메일을 전달하거나 채팅으로 매니저를 재촉하거나 가정에 의존하기 시작합니다. 승인이 이뤄질 때쯤이면 누가 그 결정을 소유했는지 아무도 확신하지 못합니다.

다음은 위임 승인 워크플로가 명확하지 않을 때 자주 보게 되는 증상입니다:

• 승인자가 자리에 없을 때 다음 단계가 불분명해 요청이 지연됩니다.
• 같은 항목을 두 사람이 승인(또는 거부)하고 어느 쪽이 “유효한지” 다투게 됩니다.
• 대리인이 승인했지만 나중에 소유자가 동의하지 않아 대리인이 비난을 받습니다.
• 대리의 권한 한계를 몰라서 승인이 까다롭게 왕복됩니다.
• 감사 기록이 혼란스러워 ‘누가 결정했는가’가 명확하지 않습니다.

문제는 위임 자체가 아닙니다. 문제는 책임이 불분명하다는 점입니다. 누가 책임인지 모르면 사람들은 자신을 보호하려고 느려지거나, 서둘러 처리하고 괜찮기를 바랄 뿐입니다.

진짜 목표는 소유권을 잃지 않으면서 결정을 계속 진행하는 것입니다. 즉, 누군가 대신 버튼을 눌렀더라도 각 승인에는 명확한 단일 소유자가 있어야 합니다. 그리고 대리인이 적합하지 않을 때 요청이 예측 가능한 방식으로 에스컬레이션되어 보물찾기가 되지 않게 해야 합니다.

AppMaster와 같은 도구에서 이것을 구축할 때는 위임과 부재 규칙을 예외가 아닌 핵심 규칙으로 취급하세요. 그래야 팀과 조직 구조가 바뀌어도 워크플로가 따라가기 쉽습니다.

소유권을 명확히 하기 위한 역할 정의

사람들이 누가 책임인지, 누가 임시로 행동하는지, 누가 문제가 생겼을 때 투입되는지 모르면 위임 승인 워크플로는 무너집니다. 먼저 역할을 이해하기 쉬운 용어로 이름 붙이고 정책, 양식, 워크플로 도구 전반에서 같은 이름을 사용하세요.

대부분의 팀에 적용할 수 있는 단순한 역할 세트는 다음과 같습니다:

• 요청자(Requestor): 요청을 생성하고 결정을 위해 필요한 세부 정보와 첨부파일을 제공합니다.
• 승인자(소유자, Approver/Owner): 결정에 대한 책임을 지는 사람입니다. 나중에 문제가 생기면 가리킬 수 있는 이름이어야 합니다.
• 대리인(Delegate): 정의된 기간 동안 소유자를 대신해 조치를 취할 수 있지만 합의된 한도 내에서만 가능합니다.
• 검토자(Reviewer): 선택적 전문 검토(보안, 법무, IT). 조언을 제공하지만 최종 결정을 소유하지는 않습니다.
• 재무 또는 인사(Finance or HR): 예산, 급여, 채용, 정책에 영향을 주는 경우 필수 검토 대상입니다. 규칙에 따라 차단하거나 반려할 수 있습니다.

‘소유자(Owner)’가 핵심 단어입니다. 소유권은 단순히 승인 버튼을 누르는 것이 아니라 책임을 지는 것을 의미합니다. 소유자는 무엇이 ‘충분한지(what good enough looks like)’를 정의하고, 대리인이 버튼을 눌렀더라도 결과에 대해 책임을 집니다.

‘대리인(Delegate)’은 두 번째 소유자가 아니라 임시 권한으로 취급해야 합니다. 어떤 유형의 요청에 대해, 어떤 금액까지, 어느 팀을 위해, 얼마나 오랫동안 권한이 있는지 가시적으로 만들어야 합니다. AppMaster와 같은 도구를 사용한다면 소유자와 대리인을 별도 필드로 저장하고 누가 행동했는지 기록하면 감사 기록이 명확해집니다.

‘에스컬레이션(Escalation)’은 누가 언제 투입되는지를 의미합니다. 이를 모호한 아이디어가 아니라 트리거로 작성하세요. 예: “영업일 기준 2일 후에도 조치가 없으면 소유자의 매니저에게 라우팅” 또는 “대리인이 거부하면 긴급하지 않은 한 소유자가 복귀하면 다시 라우팅” 같은 식으로요. 이렇게 하면 위임이 암묵적 승인이나 끝없는 대기 상태로 변하지 않습니다.

위임으로 무엇을 승인할 수 있는지 경계 설정

대리 승인이 공정하려면 대리인이 할 수 있는 일과 할 수 없는 일을 사람들이 알아야 합니다. 명확한 한계가 없으면 두 가지 나쁜 결과가 생깁니다: 위험한 요청이 통과되고, 단순한 요청은 아무도 손대지 않아 멈춰 버립니다.

먼저 승인을 ‘일상적(routine)’과 ‘고위험(high-risk)’으로 나누세요. 일상적인 항목은 반복 가능하고 영향이 적으며 검증하기 쉬운 것들입니다(예: 정책 내 표준 출장 예약, 소액 소프트웨어 갱신, 사전 승인된 공급업체 청구서). 고위험 항목은 약정이나 노출을 변경하거나 민감 데이터 접근, 정책 예외, 법적·보안 검토를 촉발할 수 있는 것들입니다. 고위험 항목은 명시적이고 지정된 백업 승인자나 상위 레벨의 서명이 없이는 대리 승인되어서는 안 됩니다.

사람들이 몇 초 안에 적용할 수 있게 경계를 작성하세요:

• 범위(Scope): 대리인이 어느 부서, 팀, 비용 센터를 대신할 수 있는가
• 한도(Limits): 예산 밴드(예: 최대 $1,000) 및 그 이상일 때의 처리 방식
• 요청 유형(Request types): 허용되는 카테고리(PO, 휴가, 환불)와 차단되는 카테고리
• 시간 창(Time window): 시작과 종료 시점 및 명확한 시간대(예: “월요일 현지 시간 09:00 시작, 금요일 현지 시간 18:00 종료”)
• 증빙(Proof): 첨부하거나 확인해야 할 항목(정책 일치, 승인된 공급업체 목록, 필수 필드 기재)

시간 경계는 사람들이 생각하는 것보다 중요합니다. “휴가 중” 같은 규칙은 팀이 여러 시간대에 걸쳐 있을 때 모호합니다. 정확한 시작 및 종료 시간을 사용하고 “종료일”이 영업일 종료를 의미하는지 자정인지도 결정하세요.

마지막으로 감사 기대치를 비협상적으로 만드세요. 모든 결정은 두 개의 이름을 기록해야 합니다: 누가 승인 버튼을 눌렀는지, 누구를 대신했는지. AppMaster 같은 도구에서는 보통 두 신원을 저장하고 그 시점에 활성화된 위임 규칙을 함께 기록해 나중에 추측 없이 답할 수 있게 합니다.

사람들을 놀라게 하지 않는 OOO 규칙

부재(OOO) 규칙은 사람들이 기대하는 것과 다르게 동작할 때 실패합니다. 목표는 간단합니다: 누가, 언제 행동할 수 있는지, 아무도 없을 때 무슨 일이 일어나는지 모두가 알아야 합니다.

먼저 ‘OOO’ 상태를 어디에서 가져올지 정하고 일관되게 사용하세요. 수동 토글은 가장 신뢰할 수 있습니다(사용자가 직접 관리). 다만 잊어버리기 쉽습니다. 캘린더 기반 상태는 편리하지만 회의가 항상 ‘부재’를 의미하지는 않습니다. 매니저가 설정한 일정은 계획된 휴가에 적합하지만 갑작스러운 병가에는 실제 상황과 차이가 있을 수 있습니다.

다음으로 하나의 기본 동작을 선택하고 전체 위임 승인 워크플로에서 고수하세요. 대부분 팀은 다음 중 하나를 선택합니다:

• 즉시 지정된 대리인에게 재라우팅(빠르지만 엄격한 한도가 필요)
• 소유자가 복귀할 때까지 일시중지하고 시간 제한 후 자동 에스컬레이션(안전하지만 느림)
• 즉시 백업 승인자에게 에스컬레이션(안전하지만 백업에 과부하 위험)

무엇을 선택하든 ‘그림자 승인(shadow approvals)’을 방지하세요. 누군가 소유자를 대신해 승인하면 소유자와 요청자 모두에게 알림을 보냅니다. 알림에는 누가 승인했는지, 왜(OOO 규칙), 무엇을 승인했는지가 들어가야 합니다. 이렇게 하면 소유자가 복귀했을 때 발생하는 어색한 놀라움을 막고 책임을 명확히 할 수 있습니다.

부분적 가용성(partial availability)은 워크플로가 혼란스러워지는 지점입니다. 느낌으로 규칙을 만들지 말고 명확한 규칙으로 정의하세요. 예를 들어:

• 오전만 가능: 12:00 이후 새 요청을 대리인에게 라우팅
• 출장일: 저위험 승인만 허용하고 나머지는 에스컬레이션
• 주말: 기본 승인자에게 라우팅하지 않고 대리인에게 라우팅하거나 일시중지
• 공휴일: 해당 인원을 부재로 처리하되 본인이 참여하기로 선택하면 예외

작은 현실적인 예: 관리자가 휴가 중이지만 ‘오전만’으로 표시했다면 오전 9시에 $200 소프트웨어 갱신은 관리자에게 라우팅될 수 있지만 $5,000 구매는 대리인에게 가고 관리자에게 알림이 가야 합니다.

AppMaster 같은 도구에서 구축한다면 규칙 집합을 한곳에 보이고 편집 가능하게 유지하세요(여러 단계에 흩어지지 않도록). 그래야 팀과 정책이 바뀌어도 동작이 예측 가능하게 유지됩니다.

단계별: 유지보수하기 쉬운 대리 승인 흐름

유지보수 가능한 대리 승인 흐름은 요청자에게는 간단하고 승인자에게는 정확해야 합니다. 목표는 ‘지금 이 결정을 누가 소유하는가?’라는 질문에 매 단계마다, 심지어 몇 달 뒤에도 답할 수 있게 만드는 것입니다.

대부분 시스템에서 모델링할 수 있는 실용적인 워크플로는 다음과 같습니다:

• 필수 필드로 요청을 캡처하세요. 요청자, 항목 또는 행동, 금액 또는 영향, 비즈니스 사유, 기한, 비용 센터나 팀을 최소한으로 수집해 불필요한 반송을 막으세요. 첨부파일을 지원하면 선택 항목으로 두되 가시적이게 하세요.
• 우선 소유자에게 라우팅한 뒤 부재 상태를 확인하세요. 항상 기본 소유자를 먼저 시도하세요. 소유자가 OOO로 표시되어 있으면 OOO 창(시작과 종료)을 기록하고 그 기간에 선택된 대리인을 기록하세요.
• 대리인에게 ‘~을 대신해 승인’이라는 명확한 라벨과 함께 라우팅하세요. 대리인은 “Jordan(소유자)을 대신해 승인”이라는 문구와 함께 OOO 사유, 원래 요청, 정책 한도를 확인할 수 있어야 합니다. 감사 기록에는 대리인만이 아니라 두 사람의 이름이 저장되어야 합니다.
• 에스컬레이션 타이머와 리마인더를 적용하세요. 24시간 후 알림, 48시간 후 에스컬레이션 같은 시간 기반 알림을 한두 개 설정하세요. 에스컬레이션 대상은 소유자의 매니저나 공유 승인 큐 등 명확해야 합니다.
• 결정을 마무리하고 필요한 모든 사람에게 알리세요. 요청자, 소유자, 대리인 및 재무·조달 등 후속 팀에 결과를 전송하세요. 무엇이 승인되었는지, 누가 승인했는지, 누굴 대신했는지 포함하세요.

AppMaster에서 구축한다면 데이터 모델을 작게 유지하세요(Request, Approval, DelegateRule). 라우팅 로직은 하나의 Business Process에 두어 팀이나 정책이 바뀔 때 한 군데만 수정하면 되게 하세요.

실제로 작동하는 에스컬레이션 경로

에스컬레이션 경로는 안전망입니다. 없으면 요청이 방치되고 사람들은 채팅으로 서로 쫓아다니며 비즈니스는 예외를 만들기 시작합니다. 이 예외가 곧 ‘실제’ 프로세스가 됩니다.

먼저 절대 자동 승인해서는 안 되는 항목을 정하세요. 이미 예산에 잡혀 있고 위험이 낮은 항목(예: 작은 임계값 이하의 표준 소프트웨어 갱신)은 자동 승인이 괜찮을 수 있습니다. 예산, 계약 조건, 보안 태세, 컴플라이언스에 영향을 주는 항목은 수동으로 하세요. 나중에 책임을 져야 할 사람이 있다면 사람이 직접 승인해야 합니다.

대리인: 한 사람인가 풀(pool)인가

단일 대리인은 단순하고 빠르지만 취약합니다. 대리인 풀(두세 명의 훈련된 승인자)은 더 안전합니다. 특히 출장, 교대 근무, 잦은 휴가가 있는 팀에 적합합니다.

풀을 사용하는 경우 명확한 타이브레이커 규칙을 설정해 ‘누군가가 하겠지’ 식의 문제가 발생하지 않게 하세요:

• 선응답자가 승리(및 감사 메모)
• 또는 라운드로빈 할당
• 또는 비용 센터나 공급업체 유형별 할당

실용적 에스컬레이션 사다리

단순한 사다리가 소유권을 명확히 유지합니다:

• 대리인(또는 대리인 풀)
• 요청 소유자의 매니저
• 부서장
• 재무(또는 지정된 재무 승인자)

타이밍도 정의해 예측 가능하게 움직이게 하세요. 예: 대리인은 8영업시간, 매니저는 1영업일, 그다음 에스컬레이션 등.

최악의 상황도 계획하세요: 소유자와 대리인 둘 다 없는 경우를 대비해 ‘누군가 알아차릴 것’에 의존하지 말고 가용성을 확인한 뒤 매니저(또는 풀)로 바로 점프하는 규칙을 추가하세요. AppMaster 같은 도구에서는 상태 타이머와 Business Process 내의 ‘OOO 체크’로 이를 쉽게 모델링할 수 있으며, 모든 핸드오프를 기록하세요.

마지막으로 에스컬레이션을 가시화하세요. 요청자는 지금 누가 승인을 소유하는지와 다음 에스컬레이션 시점을 볼 수 있어야 합니다. 그 자체로 대부분의 추가 문의를 막을 수 있습니다.

예시 시나리오: 휴가 중인 상황에서의 구매 승인

지원 팀에서 새 채용을 위해 노트북이 필요합니다. 요청자는 $1,200 구매 요청을 제출하고, 보통 매니저 Priya가 승인을 합니다. Priya는 일주일간 휴가로 계정이 부재(OOO)로 표시되어 있습니다.

Priya는 명시된 대리인 Marcus가 있고 규칙은 분명합니다: Marcus는 그녀를 대신해 최대 $1,000까지 구매를 승인할 수 있습니다. 그 한도를 초과하는 항목은 부서장으로 넘어가고 Marcus는 진행 상황을 전달받습니다. 이 단일 한도가 프로세스를 예측 가능하고 설명하기 쉽게 만듭니다.

요청이 이동하는 과정은 다음과 같고 모든 사람이 알림에서 같은 이야기를 보게 됩니다:

• 09:05: 요청 제출. 요청자에게 메시지 전송: “Priya가 부재입니다. Marcus가 대리인으로 검토합니다.”
• 09:06: Marcus가 할당되어 Priya의 승인 한도와 에스컬레이션 타이머를 포함한 전체 맥락을 봅니다.
• 09:20: Marcus가 검토했으나 금액이 $1,200이라 전액 승인할 수 없습니다. 그는 $1,000에 대해 ‘대리인 승인(Recommend approve)’을 하거나 추천표시를 하고 나머지 $200는 에스컬레이션이 필요하다고 표시합니다.
• 09:21: 부서장이 자동으로 할당되고 메모가 붙습니다: “대리인 한도 초과. 대리인이 검토하고 승인 추천함.”
• +24시간: 부서장이 조치를 취하지 않으면 워크플로는 백업 승인자(또는 온콜 승인 그룹)로 에스컬레이션되고 요청자에게 무엇이 어떻게 변경되었는지 정확히 알립니다.

핵심은 문구와 소유권입니다. 요청자는 누가 요청을 보유하고 있는지 궁금해하지 않습니다. 대리인이 매니저인 척하지 않으며 행동은 명확히 ‘대리인으로서’ 라벨됩니다. 에스컬레이션된 승인자는 원본 요청과 대리인의 판단을 모두 볼 수 있습니다.

AppMaster에서 구축한다면 규칙을 데이터로 취급하세요(누가 OOO인지, 누가 대리인인지, 한도가 무엇인지, 24시간 에스컬레이션 대상이 누구인지). 이렇게 하면 전체 워크플로를 다시 작성하지 않고도 나중에 정책을 업데이트하기 쉽습니다.

흔한 실수와 함정

위임을 빠른 지름길로 취급하면 위임 승인 워크플로가 가장 빨리 깨집니다. 대부분의 문제는 시간이 지나면서 드러나며, 어느 순간 아무도 대리 권한이 왜 계속 유지되는지 기억하지 못합니다.

한 가지 큰 위험은 만료되지 않는 위임입니다. 임시 인수인계가 조용히 영구 권한이 되어 ‘대신 승인’이 보안 및 감사 문제로 발전합니다.

또 다른 함정은 잘못된 역할에 위임하는 것입니다. 사람들은 이용 가능성 때문에, 맥락이나 권한이 있는 사람 대신 이용 가능한 사람을 선택합니다. 그러면 형식만 갖춘 승인(rubber-stamp)이나 끊임없는 왕복이 발생해 모든 것을 느리게 만듭니다.

가장 큰 피해를 주는 실수들은 다음과 같습니다:

• 종료일(또는 검토)이 없는 위임, 특히 고액 승인에 대해
• 예산 권한이나 충분한 맥락 없이 위임
• 최종 승인 로그에 "소유자를 대신한 대리인 승인"이 분명히 기록되지 않음
• 한 사람이 부재일 때 동일한 두 사람 사이를 오가는 에스컬레이션 루프
• 한 사람만 이해하는 너무 많은 특수 규칙(아무도 안전하게 편집할 수 없음)

감사 가능성은 종종 간과됩니다. 요청이 단순히 “Sam이 승인함”으로만 표시되면 이야기의 흐름을 잃습니다: 누가 소유했고 누가 행동했고 왜 허용되었는지. "Sam(대리인, Priya를 대신함)" 같은 간단한 문구로도 나중에 분쟁을 막을 수 있습니다.

에스컬레이션 루프는 긴급할 때까지 잘 돌아가는 것처럼 보이기 때문에 교활합니다. 흔한 패턴은 소유자가 매니저에게 위임했는데 매니저의 에스컬레이션이 다시 소유자 팀을 가리키는 경우입니다. 요청이 누군가 수동으로 끊어줄 때까지 빙빙 도는 상황이 됩니다.

AppMaster로 구축한다면 규칙을 읽기 쉽게 유지하세요: 기간이 정해진 위임, 누가 승인 소유자인지에 대한 단일 진실의 출처, 승인 기록의 필수 ‘대리로서 행동함(acting for)’ 필드. 변경이 필요할 때 미로 같은 예외를 다시 쓰지 않고도 규칙을 업데이트할 수 있어야 합니다.

롤아웃 전 빠른 체크리스트

위임 승인 워크플로를 전사적으로 롤아웃하기 전에 기본 사항을 빠르게 점검하세요. 나중에 생기는 대부분 문제는 소유권 부재, 모호한 한계, 테스트하지 않은 에스컬레이션에서 옵니다.

이 체크리스트를 사용해 각 항목에 대해 문서로 명확한 답이 있는지 확인하세요(‘모두 알고 있다’는 말로 끝내지 마세요).

• 모든 승인 유형에 대해 하나의 기본 승인자와 하나의 특정 백업(팀이 아닌 지정된 사람)이 있다. 둘 중 누군가 역할이 바뀌면 워크플로를 그날 바로 업데이트한다.
• 위임은 기간이 정해져 있다. 각 위임에는 시작일, 종료일, 조기 복귀나 연장 시 처리 계획이 있다.
• 범위가 명확하다. 대리인이 무엇을 승인할 수 있는지, 얼마까지 승인할 수 있는지, 항상 제외되는 항목(예: 공급업체 온보딩, 신규 계약, 정책 예외)을 기록한다.
• 에스컬레이션 타이머가 정의되고 검증되었다. 요청이 얼마나 기다릴 수 있는지 정하고 실제 사람과 알림으로 테스트해 기대한 대로 동작하는지 확인한다.
• 감사 기록이 완전하고 읽기 쉽다. 모든 행동은 누가 승인했는지, 누구를 대신했는지, 언제 발생했는지, 왜였는지 기록한다. 알림에는 명확히 “Alex가 Sam을 대신하여 승인”이라고 표기한다.

체크박스를 모두 확인한 뒤 일주일 동안 한 팀과 짧은 파일럿을 실행하세요. 두 가지 질문을 던지세요: “놀랄 만한 일이 있었나?”와 “누군가 한 문장으로 이 승인 소유자를 설명할 수 있나?” 둘 중 하나라도 아니면 확장하기 전에 규칙을 수정하세요.

AppMaster에서 구축한다면 이러한 항목을 필수 필드와 워크플로 상태로 취급해 사람과 조직도가 바뀌어도 프로세스가 일관되게 유지되도록 하세요.

시간이 지나도 유지보수 가능한 워크플로 유지하기

위임 승인 워크플로가 건강하게 유지되려면 사람들이 빠르게 두 가지 질문에 답할 수 있어야 합니다: “어떤 규칙이 적용되는가?”와 “누가 이 규칙을 소유하는가?” 둘 중 하나라도 불명확하면 팀은 일회성 예외를 만들기 시작하고 프로세스에 대한 신뢰가 떨어집니다.

먼저 규칙을 한 곳에 모아두세요. 요청 유형의 단일 레지스터(예: “$5k 이하 구매” 또는 “고객 데이터 접근”)를 사용하고 양식, 알림, 보고서 전반에서 이름을 일관되게 유지하세요. 일관된 이름 덕분에 감사, 신규 관리자 교육, 중복 경로 회피가 쉬워집니다.

위임 검토를 일상화하세요. 월간 간단 검토로 역할 변경, 이직, 퇴사로 인한 오래된 할당을 잡아낼 수 있습니다. 조직 개편, 승인 한도 변경, 새 정책 도입 시에도 임시 검토를 트리거하세요.

장기적 이탈을 예방하는 가벼운 습관 몇 가지:

• 요청 유형별 프로세스 소유자 한 명 지정(도구별이 아님)
• 규칙 및 의사결정 지점에 대한 명확한 명명 패턴 사용
• 모든 부재 위임에 종료일 필수화
• ‘임시’ 예외는 시간 박스화하고 문서화
• 새 경로로 대체되면 오래된 경로는 폐기

문제가 생기는 조짐을 조기에 포착할 수 있을 만큼의 데이터만 추적하세요. 복잡한 분석이 필요한 것은 아닙니다. 다음 신호들이 있으면 뭔가 어긋난 것입니다:

• 승인 소요 시간(중앙값과 최악의 케이스)
• 에스컬레이션 횟수
• 재작업률(정보 부족으로 반송된 비율)
• 종료일을 지난 활성 위임 수

성장을 대비해 미리 설계하세요. 새 팀은 자체 한도와 특수를 원할 것이므로 규칙을 요청 유형을 추가하기 쉽게 설계하세요. AppMaster 같은 노코드 도구에서는 승인 규칙을 버전 관리 자산으로 취급하세요: 한 곳에서 변경하고 소수 사용자로 테스트한 뒤 업데이트를 배포해 모두가 동일한 로직을 따르게 합니다.

다음 단계: 구현하고 작은 파일럿으로 테스트하기

한꺼번에 다섯 개가 아니라 한 개의 승인 워크플로를 선택해 시작하세요. 공통적이고, 위험이 낮고, 측정하기 쉬운 항목(예: 일정 금액 이하의 구매 요청)을 먼저 고르세요. 그런 다음 하나의 에스컬레이션 사다리(예: 백업 승인자 → 매니저 → 재무)를 사용해 어디에서 프로세스가 깨지는지 확실히 파악합니다.

첫날에 어떤 데이터를 확보할지 결정하세요. 이는 라우팅과 이후 감사 기록에 영향을 줍니다. 대부분의 팀은 결정의 ‘이유’를 캡처하지 않은 것을 후회합니다.

간단한 파일럿 데이터 세트는 보통 다음을 포함합니다:

• 요청자, 비용 센터(또는 팀), 금액
• 기본 승인자와 대리 승인자(있다면)
• 부재 상태와 시작/종료 날짜
• 결정, 타임스탬프, "대신 승인" 플래그
• 사유/코멘트 및 첨부 참조(필요 시)

무거운 코딩 없이 구축하려면 AppMaster에서 Data Designer로 승인자, 한도, OOO 창을 정의하고 Business Process Editor로 요청 라우팅, 타이머 시작, 모든 결정을 기록하세요. 첫 버전은 특수 사례를 줄여 읽기 쉽고 엄격하게 만드세요.

파일럿 전 규칙을 쉽게 읽을 수 있는 평문으로 적어 두세요. 그래야 ‘상황에 따라 다르다’는 결정이 조용히 예외로 바뀌는 일을 피할 수 있습니다.

작은 팀과 명확한 소유자를 정해 2주간 파일럿을 돌려보세요. 파일럿 동안은 다음만 추적하세요:

• 위임이 얼마나 자주 발생했고 그 이유
• 요청이 어디에서 얼마나 오래 멈추는지
• 에스컬레이션이 올바른 사람에게 가는지
• 나중에 질문되거나 취소된 승인 수

파일럿 후 역할, 한도, 타이머를 조정하고 다음 워크플로로 확장하세요. 새 관리자에게 이 흐름을 2분 안에 설명할 수 없다면 더 넓게 롤아웃하기 전에 단순화하세요.