케이터링 예약 워크플로우: 문의부터 확정까지

문의가 막히는 지점(그리고 왜 중요한가)\n\n대부분의 케이터링 일이 망가지는 건 음식이 나빠서가 아닙니다. 첫 메시지와 확정된 날짜 사이의 공백에서 일이 꼬입니다. 누군가가 “가능한가요?”라고 물으면 며칠이 부분 답변, 누락된 세부사항, 마지막 순간의 확인 요청으로 이어집니다.\n\n막히는 지점은 대개 단순하고 예측 가능합니다:\n\n- 문의가 DM, 음성사서함, 이메일로 들어오고 아무도 담당하지 않음\n- 핵심 정보가 빠져 누군가가 추측해 현실성이 없는 견적을 보냄\n- 고객은 자신이 "예약됐다"고 생각하지만 보증금과 약관이 합의되지 않음\n- 메뉴 변경이 측면 대화로 이루어져 최신 버전이 불명확함\n- 상태가 모호함("진행 중"), 그래서 후속조치가 늦거나 중복됨\n\n세부 정보가 빠지면 견적은 위험해집니다. 인원수, 서비스 방식, 배송 창, 식이 요구사항, 장소 규칙을 모르면 저가로 제시해 나중에 허둥대거나, 과하게 가격을 높여 일을 잃게 됩니다. 그러면 추가 인력, 장비 누락, 예상보다 짧은 설치 시간, 대량 생산이 불가능한 메뉴 항목 같은 문제가 발생합니다.\n\n간단한 케이터링 예약 워크플로우는 무작위 메시지를 하나의 명확한 경로로 바꿉니다: 필수 정보를 캡처하고, 가능 여부를 확인하며, 실제 제약 조건에 기반한 견적을 보내고, 보증금을 수금한 뒤 메뉴와 물류의 단일 진실 소스(one source of truth)로 예약을 잠급니다.\n\n이 방식은 모든 모자를 쓰는 오너-운영자, 많은 리드를 다루는 영업팀, 주방과 드라이버로의 깔끔한 인수인계가 필요한 코디네이터에게 가장 중요합니다.\n\n예: 고객이 다음 달 60인 기업 점심을 이메일로 문의하면 명확한 흐름이 없을 때 너무 빨리 견적을 내기 쉽습니다. 명확한 흐름이 있으면 날짜, 건물 출입 규정, 배달 시간, 예산 범위, 식이 인원수를 먼저 확인해 자신 있게 견적을 내고 나중에 고된 재작업을 피할 수 있습니다.\n\n## 팀을 정렬시키는 명확한 상태\n\n사람들이 같은 것을 다르게 표현하면 예약이 지저분해 보입니다. 한 사람은 고객이 메뉴를 좋아하기만 해도 "확정"이라고 하고, 다른 사람은 보증금이 없는데도 "예약됨"이라고 할 수 있습니다. 명확한 상태가 이를 빠르게 고칩니다.\n\n대부분의 팀이 사용할 수 있는 간단한 상태 파이프라인:\n\n- New inquiry: 요청 접수, 세부 정보 불완전\n- Qualified: 날짜·인원·장소가 수용 가능\n- Quote sent: 가격과 약관이 실제로 전송됨\n- Tentative hold: 기한까지 날짜 보류\n- Confirmed: 보증금 수령(또는 PO 승인) 후 캘린더에 등록\n\n라벨만큼 규칙도 명확히 하세요. 누가 각 상태를 변경할 수 있는지, 무엇이 트리거인지 결정하세요. “Quote sent”가 초안 작성만을 의미해서는 안 됩니다. 메시지가 실제로 발송된 경우만 해당해야 합니다.\n\n메인 파이프라인을 깔끔하게 유지하려면 두 가지 보조 상태를 분리하세요:\n\n- 결제 상태: Unpaid, Deposit paid, Paid in full\n- 메뉴 상태: Draft, Approved, Changed, Locked\n\n예: 고객이 견적을 승인했지만 반찬 두 가지를 바꾸고 싶어한다면, 보증금 규칙에 따라 예약은 Tentative hold 또는 Confirmed로 유지될 수 있고 메뉴 상태는 Approved에서 Changed로 이동합니다.\n\n이걸 AppMaster 같은 노코드 도구로 만들면 상태를 간단한 드롭다운 필드로 만들고 권한을 설정해 변경이 일관되고 추적하기 쉬워집니다.\n\n## 처음 10분 안에 수집할 이벤트 세부사항\n\n빠른 응답은 케이터링 일을 따내는 데 유리하지만, 속도는 견적을 정확하게 만들 정보를 잡을 때만 도움이 됩니다. 이것을 최소한의 브리핑으로 생각하세요: 정확한 가격 책정, 전달 가능 여부 확인, 긴 이메일 체인을 피하기에 충분한 정보.\n\n비용과 인력에 영향을 주는 것부터 시작하세요: 인원수(45-55 같이 범위를 허용하고 언제 확정되는지 물어보기), 날짜, 서비스 창(설치 시간과 서빙 시간), 정확한 장소 주소.\n\n그다음 서비스 방식과 음식 제약을 확정하세요. 드롭오프, 직원이 있는 뷔페, 플레이티드, 홀 서비스 등은 인력과 장비를 바꿉니다. 식이 요구와 라벨링 방식도 물어보세요.\n\n짧은 접수 체크리스트로 모두가 같은 정보를 수집하게 하세요:\n\n- 이벤트 기본: 날짜, 시간, 장소 주소, 인원 범위\n- 서비스 계획: 스타일, 인력 기대치, 렌탈(있다면)\n- 메뉴 필요: 식이 제한, 알레르기, 필수 항목\n- 구매자 정보: 결정권자, 연락 방법, 승인 일정\n- 현장 제약: 주차, 적재, 주방 접근, 건물 규정\n\n거래를 줄이는 데 가장 효과적인 두 질문:\n\n- “어떤 예산 범위로 설계할까요?”\n- “필수 항목과 있으면 좋은 항목은 무엇인가요?”\n\n사람들이 망설이면 간단한 선택지를 제안하세요: “인당 $25, $40, $60 중 어느 쪽에 가깝나요?”\n\n예: 고객이 "60인분 점심"이라고 하면 50-70인지, 드롭오프인지 직원이 있는 뷔페인지, 채식과 글루텐프리 인원, 의사결정자가 누구인지, 건물에 COI(보험증명)와 20분 적재 슬롯이 필요한지 확인하세요. 그러면 첫 견적이 정확할 가능성이 큽니다.\n\n## 제공 가능한 내용을 반영한 견적 작성법\n\n좋은 견적은 메뉴와 가격표가 아닙니다. 특정 조건 하에서 특정 총액에 제공할 내용을 약속하는 문서입니다.\n\n### 이벤트 정보를 항목별로 전환하기\n\n요청을 청구 가능한 항목으로 분해해 두면 나중에 전체를 다시 쓰지 않고도 조정하기 쉬워집니다.\n\n대부분의 견적에는 다음이 포함됩니다:\n\n- 음식 및 음료\n- 인력(설치, 서비스, 정리)\n- 렌탈\n- 배송 및 설치(또는 픽업 조건)\n- 서비스 수수료와 세금(해당 시)\n\n인원수에 따라 분량이 바뀌면 인당 가격을 사용하세요. 변하지 않는 항목(특정 반경 내 배송, 최소 인력 블록, 특정 렌탈)은 고정요금으로 표시하세요. 둘을 섞을 경우 명확히 표기하세요(예: “$28 per guest x 60” plus “Delivery flat fee”).\n\n### 점검과 승인\n\n견적 전송 전에 빠른 현실점검을 하세요:\n\n- 인력 시간: 몇 명, 몇 시간, 정리 시간 포함 여부\n- 이동 시간: 적재, 운전, 주차, 장소 접근 규정\n- 최소 기준: 음식 최소금액, 인력 최소, 주말 최소\n- 시간: 요청한 창 내에 제공과 서빙이 가능한지\n\n견적 유효 기간(보통 7-14일)을 추가하고 만료 후 무엇이 변경될 수 있는지 명시하세요(재료비, 인력 가용성, 인원수 등).\n\n그다음 승인을 명확히 캡처하세요. 고객의 "예"와 주요 가정: 이벤트 날짜와 시간, 인원수(또는 범위), 메뉴 버전, 서비스 스타일, 포함 항목과 비포함 항목을 기록해 두세요. 그러면 나중에 "그건 포함된 줄 알았어요"라는 상황을 방지할 수 있습니다.\n\n## 단계별: 문의에서 승인된 견적까지\n\n목표는 단순합니다: 기초를 빠르게 확인하고, 정확한 항목을 가격 책정하며, 팀의 누구나 나중에 찾을 수 있도록 승인을 기록하는 것입니다.\n\n### 1) 고객이 캘린더를 열어둔 동안 세부 확인하기\n\n문의 내용을 한 번 읽은 뒤 부족한 항목만 회신(또는 전화)해 확인하세요: 날짜와 시작 시간, 인원 범위, 주소, 서비스 스타일, 식이 요구, 필수 항목.\n\n고객이 확실하지 않으면 견적을 낼 수 있는 가정을 잠정 고정하세요(예: "35인 기준 드롭오프, 일회용 세팅 가격" 등)과 그 가정을 서면으로 남기세요.\n\n### 2) 승인하기 쉬운 형태로 견적 작성하기\n\n고객이 약 10초 안에 이해할 수 있어야 승인이 됩니다. 음식, 서비스, 렌탈, 배송, 세금, 총액을 항목별로 나누세요. 포함 사항과 비포함 사항을 간단히 메모로 달아주세요.\n\n체크리스트:\n\n- 메뉴 항목과 수량 또는 인당 가격\n- 서비스 및 배송 수수료(변동 조건 포함)\n- 세금 및 필수 최소 기준\n- 주요 가정(인원, 시간, 접근, 식이)\n- 만료 날짜\n\n### 3) 전송, 후속 일정 예약, 승인 기록\n\n견적을 보낼 때 즉시 후속 일정을 잡으세요(예: 48시간). 고객이 "좋습니다"라고 회신하거나 수락 서명을 하면 그 승인을 팀이 볼 수 있는 곳에 저장하세요.\n\n예: 다음 목요일 기업 점심 요청이 들어오면 12:00에 40명 드롭오프, 채식 옵션 필요를 확인하고 3일 유효의 항목별 견적을 보낸 뒤 이메일 회신을 승인으로 기록합니다.\n\n승인되면 예약을 Pending deposit으로 옮기고 즉시 보증금 요청을 보냅니다.\n\n## 어색한 후속 없이 보증금과 확정 처리하기\n\n깔끔한 보증금 단계는 대부분의 불필요한 대화를 제거합니다. 모두가 고객이 무엇에 동의했는지, 어떤 금액이 들어왔고 다음에 무엇이 일어날지 알도록 하세요.\n\n보증금 규칙을 공개적이고 일관되게 하세요: 보증금 금액(고정 또는 비율), 기한, 무엇을 예약하는지. 간단한 문구가 가장 효과적입니다: "보증금을 지불하면 X일 동안 날짜와 메뉴를 보류합니다. 보증금이 결제되면 예약이 확정됩니다."\n\n보증금이 들어오면 즉시 상태가 바뀌어야 합니다. 실용적인 흐름 예시는:\n\n- New inquiry\n- Quote sent\n- Pending deposit\n- Confirmed\n- Closed(완료 또는 취소)\n\n결제 기록은 담당자의 인박스가 아닌 예약 레코드 안에 보관하세요. 결제 수단, 영수증/참조번호, 보증금 금액, 남은 잔액, 누가 수령으로 표시했는지 캡처하세요.\n\n보증금을 기록할 때 최종 결제 기한을 설정하고 실제로 보낼 리마인더(예: 행사 7일 전, 3일 전, 당일 아침)를 일정에 넣으세요.\n\n예: 40인 점심이 $2,000이고 30% 보증금을 48시간 내에 내도록 한 경우, $600이 기록되기 전까지 상태는 Pending deposit으로 유지되고 날짜는 보류됩니다. 결제가 들어오면 Confirmed로 바뀌고 주방을 위해 계획이 잠깁니다.\n\n## 메뉴 변경을 추적해 아무 것도 놓치지 않기\n\n메뉴 변경은 자연스러운 일입니다. 문제는 변경이 다섯 곳(문자, 전화, 이메일 스레드 등)에 흩어져 최신 버전을 알기 어려울 때 발생합니다.\n\n유의미한 편집은 모두 새 버전으로 처리하세요: 메뉴 v1, v2, v3. 타임스탬프를 추가하고 이전 버전은 읽기 전용으로 유지하세요. 누군가 "우리가 합의한 건 뭐였죠?"라고 물으면 한 문장으로 답할 수 있어야 합니다: "우리는 화요일 2:10에 승인된 v3에 있습니다."\n\n변경 시마다 누가 요청했는지, 왜 변경했는지, 무엇이 바뀌었는지, 가격·인력·렌탈·준비 시간에 미친 영향을 기록하세요.\n\n메뉴가 변경되면 즉시 견적을 업데이트하세요. 예: v2가 글루텐프리 디저트를 추가하고 인원을 80에서 95로 늘리면 항목과 총액도 바뀌어야 합니다. 업데이트된 견적에 같은 버전 번호를 붙여 고객이 메뉴와 가격을 쉽게 매칭하게 하세요.\n\n변경 마감일(예: 행사 7일 전)을 설정하고 "메뉴 잠금(Menu locked)" 같은 명확한 상태를 추가하세요. 그 이후의 요청은 별도 주문이나 유료 변경 주문으로 처리하세요.\n\n## 정리된 커뮤니케이션과 인수인계\n\n업데이트가 이메일 스레드, 문자, 노트, 누군가의 기억, 사진 폴더 등 다섯 곳에 흩어지면 워크플로우는 무너집니다. 예약 기록의 한 곳을 홈으로 정하고 메시지, 메모, 도면, 계약서, 식이 메모, 참고 사진 같은 파일을 모두 거기에 보관하세요.\n\n상태를 눈에 보이게 유지하고 최신으로 만드세요. 상태가 바뀌면 다음 담당자가 전체 기록을 읽지 않아도 무슨 일이 일어나는지 이해할 수 있어야 합니다.\n\n### 추적을 막는 메시지 템플릿\n\n대부분의 고객 커뮤니케이션은 반복됩니다. 짧은 템플릿은 모든 고객에게 동일한 명확한 정보를 제공하고 팀이 압박 속에서도 같은 메시지를 다시 쓰지 않게 합니다.\n\n유용한 템플릿: 견적 전송, 보증금 기한, 메뉴 승인, 행사 주간 체크인, 최종 확인. 상단에 "발송 전에 아래 필드를 업데이트하세요" 같은 간단한 안내를 추가해 오래된 날짜나 주소를 재사용하지 않게 하세요.\n\n### 누락 없는 인수인계\n\n내부 작업을 사이드 대화로 처리하지 말고 예약 기록의 일부로 다뤄야 합니다. 각 인수인계를 담당자와 기한이 있는 작업으로 전환하세요.\n\n작업 목록을 간결하게 유지하세요: 주방 준비 계획(메뉴 버전, 분량, 알레르기), 렌탈 및 일회용품, 인력 계획, 배송 및 접근 노트, 행사 주간 확인 사항.\n\n예: 화요일에 고객이 새로운 평면도를 보내면 예약에 첨부하고 레이아웃 상태를 업데이트한 뒤 "적재 도크 접근 확인"을 목요일 리드에게 할당하세요.\n\n## 재작업과 불만을 만드는 일반적 실수\n\n대부분의 케이터링 문제는 음식 문제가 아니라 워크플로우 문제입니다: 세부를 가정했고, 메시지가 묻혔고, 누군가 예약을 너무 일찍 "확정"으로 표시했습니다.\n\n자주 발생하는 함정 중 하나는 보증금 없이 날짜를 잡아두는 것입니다. 고객에게 슬롯이 있다고 말하고 다른 리드를 거절했는데 고객이 잠적하면 달력이 비고 팀은 실제로 존재하지 않는 예약을 기준으로 계획을 세운 상태가 됩니다.\n\n또 다른 재작업 공장은 기초를 고정하기 전에 견적을 내는 것입니다: 인원수와 서비스 방식. "50명"은 포장 도시락, 직원 있는 뷔페, 플레이티드 서비스, 렌탈이 포함된 혼합 등 여러 의미가 될 수 있습니다. 각 옵션은 인력·장비·시간·가격을 바꿉니다. 너무 일찍 견적을 내면 나중에 비용을 떠안거나 추가 요금을 청구해야 하고, 이는 미끼와 전환처럼 느껴집니다.\n\n메뉴 변경도 예약을 틀어지게 만드는 지점입니다. 변경 사항이 흩어지면 여러 개의 "최종" 버전이 생기고 주방은 한 버전을 준비하고 고객은 다른 것을 기대해 행사 당일 혼란이 발생합니다.\n\n또한 결제 상태와 예약 상태를 동일시하지 마세요. 예약은 날짜 보류이고 결제는 보증금 대기일 수 있습니다. 이 둘이 섞이면 직원들이 이미 확정된 것으로 생각해 구매와 스태핑을 시작하고 보증금을 제때 받지 못하는 문제가 생깁니다.\n\n오류를 줄이려면 작업이 진행되기 전에 몇 가지 체크포인트를 요구하세요:\n\n- 보증금 수령(또는 서면으로 합의된 기한)\n- 인원 범위와 서비스 방식 확정\n- 날짜-타임스탬프가 있는 하나의 메뉴 기록\n- 예약 상태와 결제 상태 분리\n- 행사 48~72시간 전에 물류 재확인\n\n## 예약을 Confirmed로 표시하기 전에 빠른 확인사항\n\n"Confirmed"는 팀이 추측 없이 실행할 수 있음을 의미해야 합니다.\n\n먼저 연락처와 위치 세부를 확인하세요: 책임자, 행사 당일 전화번호, 전체 주소, 배송 지침, 주차 노트, 건물 출입 정보. 장소라면 현장 담당자 확인도 필요합니다.\n\n다음으로 비용과 인력을 좌우하는 숫자를 잠그세요. 인원수가 최종이 아니면 명확한 범위와 고객이 확정할 날짜를 기록하세요. 서비스 방식도 마찬가지입니다.\n\n메뉴 승인은 한 가지 깨끗한 버전이어야 합니다. 어떤 것이 승인되었는지(언제)를 분명히 하고 변경 허용 마감일을 고객에게 알리세요. 예: "메뉴 v3는 화요일에 승인되었습니다. 변경은 금요일 17시까지 가능합니다."\n\n짧은 확인 체크리스트:\n\n- 주요 연락처, 행사 당일 전화번호, 전체 위치 정보 확인\n- 인원수와 서비스 방식 최종(또는 기록된 범위와 마감일)\n- 승인된 하나의 메뉴 버전 저장 및 변경 마감일 명시\n- 보증금 수령 및 결제 기록 보관\n- 내부 작업 생성(인력, 렌탈, 준비 일정, 배송 시간)\n\n## 예시 워크플로우: 첫 이메일에서 보증금 수령까지(기업 점심)\n\n지역 회사에서 "다음 달 60인 점심, 12:30쯤"이라고 이메일을 보냅니다. 워크플로우는 고객이 아직 참여해 있을 때 기본 정보를 캡처하면서 시작합니다.\n\n첫 통화(약 10분) 안에 날짜와 배달 시간, 주소 및 접근 노트, 인원 및 식이 요구, 서비스 스타일, 예산 범위, 결정권자, 필수 항목을 기록합니다.\n\n상태는 New inquiry에서 Qualified로 이동합니다.\n\n같은 날 항목별 견적을 작성합니다: 60개 박스 도시락(메뉴 옵션 2개), 샐러드 트레이, 쿠키, 음료, 일회용 수저류, 배달 및 설치. 실제 규칙(리드타임, 변경 마감, 포함/비포함)을 포함하고 상태를 Quote sent로 바꿉니다.\n\n이틀 후 고객이 "절반은 비건 옵션으로 바꾸고 커피를 추가할 수 있나요?"라고 회신하면 메뉴 선택을 업데이트하고 커피 서비스를 추가한 뒤 Menu v2 및 업데이트된 견적으로 상태를 Quote sent(업데이트됨)로 변경합니다.\n\n고객이 같은 날 오후 v2를 승인하면 즉시 30% 보증금 요청을 보냅니다(48시간 내). 결제가 들어오면 예약은 Confirmed로 바뀌고 주방에 준비 작업이 할당됩니다.\n\n행사 전날 한눈에 보는 화면은 다음과 같아야 합니다:\n\n- 예약: Confirmed\n- 결제: Deposit paid(잔액은 배달 시 결제)\n- 메뉴: Locked\n- 생산: 일정 확정\n- 배송: 기사 배정\n\n한 화면에서 팀은 이벤트 요약, 인원수, 최신 메뉴 버전, 식이 인원수, 배달 노트, 연락처, 결제 상태, 준비 체크리스트를 볼 수 있어야 합니다.\n\n## 다음 단계: 팀이 실제로 사용하는 간단한 시스템으로 워크플로우 옮기기\n\n먼저 상태와 작업을 진행시키는 데 필요한 정확한 정보를 적어보세요. 목표는 누구나 추측하지 않고 따라할 수 있는 한 가지 명확한 워크플로우입니다.\n\n각 상태마다 두 가지를 정의하세요: 필수 필드와 다음 작업. 예: "New inquiry"는 날짜, 인원 범위, 서비스 스타일, 위치가 캡처될 때까지 완료된 것이 아닙니다. "Quote sent"는 견적 버전이 저장되고 만료 날짜가 설정될 때까지 완료된 것이 아닙니다.\n\n반복되는 단계에 대한 표준 템플릿을 유지하세요: 접수 질문, 견적 형식, 보증금 요청, 메뉴 승인(특정 버전에 연결).\n\n하나의 공유 시스템으로 옮길 준비가 되었다면 가벼운 내부 도구가 스프레드시트+이메일 체계를 대체할 수 있습니다. AppMaster(appmaster.io)은 문의에서 확정 예약까지의 앱을 노코드로 구축할 수 있는 플랫폼으로, 실제 데이터베이스, 상태 로직, Stripe 보증금 연결을 통해 승인·결제·메뉴 버전이 메시지에 흩어지지 않고 같은 레코드에 묶이도록 합니다.