2025년 5월 04일·6분 읽기

승인 및 PO를 위한 조달 요청 앱 블루프린트

명확한 역할과 상태로 승인, 예산 확인, 구매 주문(PO) 및 공급업체 커뮤니케이션을 설계하는 조달 요청 앱 블루프린트입니다.

승인 및 PO를 위한 조달 요청 앱 블루프린트

내부 조달 요청 앱이 해결해야 할 문제들

이메일 스레드와 스프레드시트는 늘 예측 가능한 방식으로 실패합니다. 요청이 묻히고, 파일은 "final_v7" 같은 파편화된 버전으로 흩어지며, 승인 결정은 기록 없이 사이드 채팅에서 이루어집니다. 누군가 "이걸 사도 되나요?"라고 물으면 답은 누가 온라인인지, 누가 신뢰하는 시트가 무엇인지에 따라 달라집니다.

요청 앱은 언제든지 상태를 명확히 보여줘야 합니다. 요청을 열면 누가 제출했는지, 무엇을 사려는지, 예상 비용은 얼마인지, 다음에 무엇이 일어나는지가 바로 보여야 합니다. 또한 누가 언제 승인·거부했는지, 그 후 무엇이 변경되었는지에 대한 깔끔한 이력도 필요합니다.

최소한 모든 요청은 다음 질문들에 답할 수 있어야 합니다:

  • 다음 단계의 소유자는 누구인가?
  • 어떤 것이 보류 중인가(승인, 예산 확인, 공급업체 견적, PO 생성 등)?
  • 무엇이 승인되었나(금액, 공급업체, 범위) 그리고 변경이 있었나?
  • 언제 필요한가, 그리고 그 이유는 무엇인가?
  • 감사 추적(audit trail)은 어떻게 되어 있어 재무가 신뢰할 수 있나?

범위는 많은 팀이 과도하게 설계하는 지점입니다. 요청에서 구매 주문(PO)까지만 다룰지, 송장 매칭이나 수령 같은 이후 단계까지 포함할지 초기에 결정하세요. 일반적으로 요청→PO는 첫 번째 마일스톤으로 적절합니다: 명확한 승인과 예산 확인을 강제하면서도 프로젝트 범위를 관리하기 쉽습니다.

첫 버전은 단순하게 유지하세요. 한 팀, 하나의 승인 경로, 그리고 "완료"의 명확한 정의부터 시작하세요. 예를 들어 IT 요청 중 $1,000 미만은 매니저 승인만 필요하고, 더 큰 구매는 재무로 라우팅될 수 있습니다.

코드를 작성하지 않고 빠르게 만들고 싶다면 AppMaster는 실무에 적합한 옵션입니다. 요청 데이터를 모델링하고 승인 단계를 설정한 뒤 동일한 블루프린트에서 웹·모바일용 프로덕션 앱을 생성할 수 있습니다.

사용자, 역할, 접근 규칙

조달 요청 앱은 권한 설정으로 성패가 갈립니다. 잘못된 사람이 승인 후 요청을 변경할 수 있거나 팀이 필요한 정보를 볼 수 없으면 프로세스는 느리고 위험해집니다.

먼저 명확한 역할 이름을 정하세요. 회사마다 직함은 다르지만 대부분의 앱은 안정적인 책임 분담이 필요합니다: 요청자(요청 생성 및 질문에 답함), 매니저(필요성과 일정 확인), 조달(공급업체 검증 및 PO 생성), 재무(예산 및 정책 확인), 그리고 한 명 이상의 승인자(최종 서명 권한). 일부 워크플로는 외부와 공유되는 세부 정보를 위한 제한적 접근의 공급업체 연락처를 포함하기도 합니다.

그다음 각 역할이 각 단계에서 무엇을 할 수 있는지 정의하세요. 한 가지 규칙이 많은 분쟁을 예방합니다: 요청이 제출되면 요청자는 정정(노트, 첨부파일, 배송 세부사항)만 수정할 수 있도록 하세요. 가격, 공급업체, 수량, 통화, 코스트 센터 같은 항목은 정식 변경과 재승인을 요구하는 핵심 필드로 취급해야 합니다.

가시성 규칙도 똑같이 명확해야 합니다. 요청자는 자신의 요청과 상태만 볼 수 있어야 합니다. 매니저는 직속 보고서의 요청을 볼 수 있어야 합니다. 조달과 재무는 일반적으로 부서를 넘는 가시성이 필요합니다. 공급업체 연락처는 내부 노트, 예산 데이터, 또는 다른 공급업체 정보를 절대 볼 수 없어야 합니다.

승인 위임도 중요합니다. 누군가 자리를 비우면 승인 과정이 멈춰선 안 됩니다. 휴가를 위한 계획된 위임과 병가 같은 긴급 백업을 지원하세요. 위임은 승인 권한을 넘겨야 하지만 요청을 재작성할 권한은 주지 않아야 합니다.

부서 간 요청은 흔합니다(예: IT가 마케팅을 위해 소프트웨어를 구매). "요청자 팀"과 "코스트 센터 소유자"를 분리하세요. 승인은 코스트 센터 소유자에게 라우팅하고, 기록에는 요청자와 비용 담당자를 모두 보여줘 누가 요청했고 누가 비용을 부담하는지 명확히 하세요.

AppMaster에서는 데이터 모델과 비즈니스 프로세스에서 역할, 레코드 소유권, 단계 기반 액션을 모델링할 수 있어 웹과 모바일 화면 전반에 동일한 규칙을 적용할 수 있습니다.

데이터 모델: 핵심 엔티티와 필드

좋은 조달 요청 앱은 깔끔한 데이터 모델에서 시작합니다. 테이블이 명확하면 승인, 예산 체크, 구매 주문을 자동화하고 보고하기 쉬워집니다.

포함할 핵심 엔티티

대부분 팀은 적은 수의 엔티티로 대부분의 사례를 처리할 수 있습니다:

  • Requests: 조달 요청당 한 레코드(헤더).
  • RequestItems: 품목별 라인, 수량, 예상 단가.
  • Vendors: 요청과 PO에서 재사용되는 공급업체 마스터 데이터.
  • Budgets: 코스트 센터, 프로젝트, 부서 또는 기간별 사용 가능한 예산.
  • PurchaseOrders: 승인된 요청에서 생성된 공식 주문서.
  • Approvals: 각 승인 단계, 결정, 코멘트.

나중에 도움이 되는 필드들

Requests에는 라우팅을 돕고 왕복 질의를 줄이는 필드를 포함하세요: 요청자, 부서, 코스트 센터, 필요일, 비즈니스 정당성, 첨부파일(견적, 규격, 스크린샷). 공급업체 선택이 나중에 확정되더라도 선호 공급업체 참조 필드를 두면 도움이 됩니다.

상태(status)는 명시적이고 타임스탬프에 의해 뒷받침될 때 가장 잘 작동합니다. Requests에 하나의 상태 필드(Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered, Closed)를 두고 submitted_at, approved_at, rejected_at, ordered_at, closed_at 같은 주요 날짜를 저장하세요. 이렇게 하면 로그를 뒤적이지 않고도 사이클 타임, 에이징, 병목 보고가 쉬워집니다.

PurchaseOrders에서는 PO 헤더(번호, 공급업체, 배송지, 청구지, 결제 조건)를 PO 라인 아이템과 분리하고 원래 요청 및 아이템에 링크하세요. 가격이 바뀔 때 추적 가능성이 중요합니다.

감사 추적 설계

승인은 감사 추적이지만 보통 "승인/거부" 이상의 정보가 필요합니다. 누가, 언제, 어떤 결정을 내렸고, 왜 그런지를 저장하세요.

가벼운 접근법은 Activity/Audit 테이블을 두어 actor_user_id, entity_type, entity_id, action, old_value, new_value, created_at을 기록하는 것입니다. AppMaster에서는 데이터 디자이너에서 이 구조를 매핑하고 비즈니스 프로세스에서 자동으로 채울 수 있어 모든 변경이 추적 가능합니다.

공급업체 레코드와 커뮤니케이션 추적

모두가 동일한 공급업체 정보를 쓸 때만 조달 요청 앱은 제대로 작동합니다. 공급업체 테이블을 단일 진실 소스로 취급하고 사람들이 각 요청에 다시 입력하지 못하게 하세요. 공급업체 정보가 한곳에 있으면 승인 속도가 빨라지고 재무에서 놀랄 일이 줄어듭니다.

기본적으로 재사용되는 항목을 담는 공급업체 레코드를 만드세요: 법적 명칭, 표시명, 세금 ID(사용하는 경우), 기본 통화, 청구 주소, 결제 조건. 주요 회계팀 이메일을 저장하고, 견적용/송장용 등 필요한 여러 연락처를 허용하세요.

공급업체 상태를 추가해 앱이 리스크가 있는 구매를 일관되게 차단하거나 추가 검증으로 라우팅하게 하세요: Active(선택 가능), Pending review(허용되지만 추가 검증 라우팅), Blocked(검토 없이 사용 불가).

커뮤니케이션 추적은 "누가 마지막으로 이메일 보냈나?" 문제를 예방합니다. Vendor와 연동된 Communication(또는 VendorInteraction) 엔티티를 만들어 Vendor와 가능한 경우 특정 Request, Quote, Purchase Order에 연결하세요. 각 기록은 채널(이메일, 통화, 미팅), 방향(발신/수신), 타임스탬프, 담당자, 간단한 요약을 캡처해야 합니다. 견적을 수집한다면 구조화된 레코드(금액, 통화, 유효일)로 저장하고 필요 시 파일을 첨부하세요.

공급업체 데이터를 깨끗하게 유지하면서 사용 편의성을 해치지 않는 몇 가지 규칙:

  • 공급업체는 자유 텍스트가 아닌 목록에서 선택하게 하세요.
  • PO 생성 후에는 결제 조건을 잠그고 승인 필요 시만 변경되게 하세요.
  • Pending review 상태의 공급업체는 자동으로 조달로 라우팅하세요.
  • 고액 구매의 경우 최소한 하나의 기록된 상호작용과 명확한 견적 타임라인을 요구하세요.

AppMaster에서 Vendor, VendorContact, VendorCommunication을 데이터 디자이너에 모델링하고 요청과 PO 화면에 타임라인을 표시하면 전체 이력을 한 번에 볼 수 있습니다.

예산 체크: 승인 전 지출을 어떻게 검증할까

예산 체크 추가
승인 전에 예산 검증을 실행해 모두가 같은 수치를 보게 하세요.
검증 자동화

예산 체크는 단순한 질문에 답합니다: 지금 이 요청을 처리할 승인된 예산이 있는가? 예산을 엄격한 차단으로 볼지(진행 불가), 아니면 경고로 볼지(계속 진행 가능하되 추가 승인 필요)는 초기에 결정하세요. 이 한 가지 선택이 요청자와 승인자의 전체 경험을 바꿉니다.

예산은 여러 출처에서 올 수 있으므로 출처를 명확히 하세요. 일반적인 옵션은 연간 부서 예산, 프로젝트 예산, 코스트 센터별 월별 한도 등입니다. 요청을 여러 출처로 분할할 수 있다면 각 출처별 분할 금액을 캡처해 보고가 깔끔하게 되도록 하세요.

놀라움을 피하려면 예상 지출을 재무가 나중에 계산할 방식과 동일하게 계산하세요. 요청 앱은 승인 전에 모두가 같은 수치를 봐야 유용합니다.

대부분 팀이 사용하는 간단한 계산 체크리스트는 라인 아이템 합계(qty x unit price), 할인, 세금, 배송비, 통화 변환(환율과 환율 기준일 저장)을 포함합니다. 그런 다음 사용 가능한 예산(예산 - 이미 커밋된 금액)과 비교하세요. 커밋을 추적한다면 청구된 송장뿐 아니라 대기 중인 요청과 열린 PO도 포함하세요.

예산이 부족할 때 요청자에게 추측하도록 강요하지 마세요. 하나의 경로를 선택해 워크플로에 인코딩하세요: 예산 소스를 예산 소유자에게 할당하도록 라우팅, 재무 승인이 필요한 일회성 오버라이드 허용, "예산 상세 정보" 작업과 함께 요청 반환, 또는 항상 예산이 필요한 카테고리는 자동 거부 등.

예: 팀이 새 노트북 번들을 요청하면 앱은 품목 비용에 세금과 배송비를 더해 부서 통화로 변환하고 $1,150 요청에 대해 $900만 남아 있음을 표시합니다. 이를 경고로 처리하면 여전히 매니저에게 진행되지만 재무 승인이 필수화됩니다.

AppMaster에서는 데이터 디자이너에 예산 소스를 모델링하고 첫 승인 결정보다 앞서 비즈니스 프로세스 단계에서 체크를 실행할 수 있습니다.

승인 워크플로와 라우팅 규칙

승인은 요청 앱이 시간을 절약할지 혹은 느린 인박스 릴레이로 전락할지를 결정합니다. 기본 경로는 단순하게 유지하고 실제 위험을 막는 경우에만 규칙을 추가하세요.

각 승인이 무엇을 보호하는지 정의하세요. 일반적인 구성은 매니저 승인(필요성과 우선순위), 재무 승인(예산 및 회계), 조달 승인(공급업체 및 구매 방식)입니다. 특정 카테고리나 공급업체에 보안이나 법무 검토가 필요할 경우에만 추가하세요.

라우팅 규칙은 예측 가능해야 합니다. 사람들은 제출하기 전에 다음에 무슨 일이 일어날지 짐작할 수 있어야 합니다. 일반적인 라우팅 기준은 금액 임계치, 카테고리별 라우팅(소프트웨어는 보안, 계약은 법무), 공급업체 리스크 수준, 부서 또는 코스트 센터 규칙, 구매 유형(CapEx vs OpEx, 구독 vs 일회성) 등입니다.

순차 승인(sequential approvals)은 순서가 중요할 때 사용하세요. 예를 들어 재무가 코스트 센터 누락을 차단할 수 있다면 조달이 시간을 들여 협상하기 전에 재무를 먼저 통과시키는 것이 낫습니다. 병렬 승인(parallel approvals)은 보안과 법무처럼 독립적으로 검토할 수 있는 경우에 사용하세요.

명확한 재작업 루프를 계획하세요. 승인자가 요청을 반환하면 요청자는 누락된 정보를 추가하고 기록을 잃지 않고 다시 제출할 수 있어야 합니다. 승인 로그에는 타임스탬프, 코멘트, 금액·공급업체·카테고리 같은 핵심 필드의 버전을 남기세요.

예: $12,000 규모의 SaaS 도구는 매니저와 재무에 먼저 라우팅됩니다. 두 승인이 완료되면 보안과 조달은 병렬로 진행됩니다. 보안에서 데이터 처리 세부사항 누락을 지적하면 요청은 요청자에게 돌아가고, 보강 후 동일한 단계로 다시 올라오며 감사 이력은 유지됩니다.

AppMaster에서는 워크플로 상태와 전이를 비즈니스 프로세스로 모델링해 라우팅을 가시화하고 정책 변화에 맞춰 쉽게 조정할 수 있습니다.

단계별 흐름: 요청에서 구매 주문까지

요청에서 PO로 이동
승인된 요청에서 구매 주문을 생성하고 변경 시 버전을 명확히 관리하세요.
PO 흐름 구축

좋은 흐름은 요청을 흐트러뜨리지 않으면서도 진행을 유지합니다. 초기에 충분한 정보를 캡처한 뒤 검토가 시작되면 중요한 항목은 고정하세요.

대부분 팀에 적합한 실용적 시퀀스는 다음과 같습니다:

  • 요청 초안 작성: 라인 아이템, 수량, 목표 가격, 선호 공급업체(또는 공급업체 미정), 비즈니스 사유, 코스트 센터, 필요일을 추가하세요. 견적이나 콘텍스트를 첨부해 승인자가 쫓아다니지 않도록 합니다.
  • 제출 및 핵심 필드 잠금: 요청자가 제출 버튼을 누르면 공급업체, 통화, 코스트 센터, 총 추정치를 잠그세요. 검토자가 질문할 수 있도록 짧은 코멘트 영역은 편집 가능하게 두세요.
  • 예산 체크 및 승인 라우팅 실행: 사람이 승인하기 전에 지출을 검증하세요. 요청이 임계치를 초과하거나 견적이 누락되었거나 제한된 카테고리와 연관되어 있으면 적절한 그룹으로 라우팅하세요. 예산이 부족하면 구체적인 사유와 함께 반환하세요.
  • 최종 승인 후 PO 생성: 승인된 요청에서 PO를 생성하고 승인된 라인 아이템을 복사하세요. PO는 공급업체-facing 수치의 기준이 됩니다.
  • PO 전송 및 확인 추적: PO를 보낸 시점, 공급업체 확인, 배송일, 부분 배송 여부를 기록하세요. 공급업체가 변경을 제안하면 이를 리비전으로 캡처하세요.

예: 지원팀이 헤드셋 10개를 요청합니다. 견적을 첨부하고 IT용 소모품 카테고리를 선택한 뒤 제출합니다. 앱은 IT 예산을 확인하고 팀 리드(1,000달러 미만)와 재무(500달러 초과 시)를 라우팅합니다. 승인이 완료되면 PO가 생성되어 전송되고 구매 담당자가 확인과 배송일을 기록합니다.

AppMaster 같은 노코드 도구에서는 보통 몇 개의 화면(Draft, Review, PO)과 필드를 잠그고 예산 논리를 실행하며 PO 레코드를 자동 생성하는 비즈니스 프로세스로 이 흐름을 구현할 수 있습니다.

구매 주문: 번호 부여, 라인 아이템, 변경 관리

깨끗한 감사 기록 유지
누가 언제 무엇을 변경했는지 캡처해 이메일 쓰레드에 의존하지 마세요.
감사 로그 추가

구매 주문(PO)은 일관성 있고 추적 가능하며 실수로 변경되기 어려울 때만 유용합니다. 워크플로에서 PO는 공급업체와 재무가 신뢰할 수 있는 안정된 레코드가 되어야 합니다.

PO 번호: 언제 생성할까

PO 번호는 PO가 공급업체에 공식적으로 발행될 때 생성하세요. 드래프트는 삭제되고 다시 시작되며 병합됩니다. 그렇게 하면 번호의 갭과 중복이 생깁니다.

중복을 피하려면 다음 PO 번호를 한 곳에서 보관하고 원자적 단계로 할당하세요(한 번의 동작으로 전부 성공하거나 실패). 사람이 읽기 쉬운 번호가 필요하면 법인 프리픽스나 연도를 붙이되 중복되지 않는 고유 카운터 부분은 변경하지 마세요.

PO 구조: 헤더, 라인, 합계

PO는 헤더와 라인 아이템으로 분리하세요. 헤더는 문맥을, 라인은 구매할 항목을 담습니다.

헤더에는 공급업체와 연락처, 배송지·청구지, 통화, 결제 조건, 예상 배송일, 상태(Draft, Issued, Acknowledged, Closed), 견적 참조 등을 두세요.

라인 아이템은 송장 매칭을 위해 엄격해야 합니다: 설명, 수량, 단위, 단가, 세금, 할인, 코스트 센터 또는 예산 코드. 합계는 수동 입력이 아니라 계산으로 처리하세요.

변경 관리: 수정 vs 취소·재발행

수정이 허용되는 시점을 미리 결정하세요. 배송일이나 노트 같은 작은 변경은 리비전(예: PO-1042 v2)으로 처리해 "v1을 대체함" 링크를 남기세요. 공급업체, 통화, 총액의 중대한 변경은 보통 "취소하고 재발행"하는 편이 안전합니다.

예: 요청이 10대의 노트북으로 승인되었는데 공급업체 견적에서 배송이 2주에서 8주로 변경되면 업데이트된 배송일로 리비전을 만들고 원래 견적 세부사항은 첨부해 PO가 항상 합의된 내용을 반영하게 하세요.

AppMaster에서는 PO 헤더, 라인 아이템, PO 버전을 별도 엔티티로 모델링해 리비전이 깔끔하고 감사 가능하게 유지할 수 있습니다.

알림과 공급업체 커뮤니케이션 워크플로

알림은 내부 조달 워크플로가 자연스럽게 느껴질지 아니면 스레드 추적이 필요한 골칫거리로 변할지를 결정합니다. 메시지를 프로세스의 일부로 취급하고 상태 변경이나 명확한 다음 행동에 묶어 두세요.

기본적인 내부 업데이트 집합부터 시작하세요: 승인/거부, 예산 체크 실패 또는 보완 필요, PO 생성 및 전송 준비, 승인 지연 또는 배송 지연, PO 변경 또는 취소.

각 알림은 10초 안에 읽을 수 있어야 합니다. 요청 제목, 총액, 현재 상태, 수신자가 다음에 무엇을 해야 하는지 정확히 담은 일관된 템플릿을 사용하세요. 승인자에게는 지출 이유와 가장 중요한 라인 아이템을 짧게 포함하세요.

공급업체와의 커뮤니케이션도 구조화되어야 합니다. 공급업체는 주로 PO 전송, PO 변경, 취소, 배송 관련 질문이 필요합니다. 각 발신·수신 메시지를 해당 PO나 요청의 공급업체 스레드에 저장하세요. 상태(draft, sent, delivered, failed), vendor_response(none, replied, bounced), follow_up_needed(yes/no), follow_up_date 같은 단순 필드로 결과를 추적하세요.

예: 노트북 요청이 승인되어 PO를 보냈고 공급업체가 모델이 품절이라고 회신하면 앱은 회신을 기록하고 follow_up_needed를 yes로 설정하며 요청자에게 대체품을 선택하라는 알림을 보냅니다. AppMaster에서는 상태 변경을 이메일/SMS/Telegram 단계와 연결하고 메시지 결과를 PO 옆에 저장할 수 있습니다.

흔한 실수와 피해야 할 함정들

웹·모바일 지원
동일한 모델로 웹과 네이티브 모바일 인터페이스를 모두 생성하세요.
화면 구축

가장 큰 위험은 기능이 부족한 것이 아니라 잘못된 규칙을 만들어 회사가 그 규칙을 우회하도록 가르치는 것입니다.

흔한 실패 사례 중 하나는 상태를 너무 복잡하게 만드는 것입니다. 사람들이 "Pending validation"과 "Under review"의 차이를 모르면 업데이트를 중단하고 데이터는 소음이 됩니다. 상태는 명확한 행동과 소유자에 묶으세요. 각 상태는 한 가지 질문에 답해야 합니다: "다음에 누가 무엇을 하나?"

또 다른 함정은 소유자나 기한이 없는 승인입니다. 승인자가 휴가 중이거나 역할이 불분명하면(예: "Finance"는 사람이 아님) 요청이 멈춥니다. 백업 커버리지와 간단한 시간 기대치를 추가하세요.

가장 많은 재작업을 초래하는 실수들:

  • 빌더만 이해하는 너무 많은 상태와 예외
  • 누가 부재일 때 대체자가 없는 그룹 할당 승인
  • 승인 후 가격·수량·공급업체 편집이 재승인 없이 가능한 경우
  • 재무가 추적하는 방식(기간, 코스트 센터, 커밋드 vs 실제)과 맞지 않는 예산 체크
  • 이유를 캡처하지 않는 수동 오버라이드와 감사 흔적 없음

승인 후 편집은 특히 주의해야 합니다. 작은 "무해한" 변경도 위험을 바꿀 수 있습니다. 누군가가 900달러짜리 노트북 10대를 승인받았는데 나중에 더 비싼 모델로 변경하거나 수량을 늘리면 승인 내용이 실제 구매를 반영하지 않을 수 있습니다.

또한 예산 검증을 단일 예/아니오 필드로 처리하지 마세요. 재무는 보통 부서, 프로젝트, GL 계정, 시간 창 등 보고 방식에 관심이 있습니다. 앱이 월별로 체크하는데 재무가 분기별로 보고하면 "사용 가능 예산"은 항상 틀려 보입니다.

AppMaster에서 구축하면 승인 후 핵심 필드를 잠그고 모든 예외를 이벤트로 기록(누가, 언제, 무엇을, 왜 변경했는지)하세요. 분쟁이나 감사에서 이 감사 추적이 구해줍니다.

빠른 체크리스트, 예시 시나리오, 다음 단계

출시 전에 기본 규칙을 문서화하세요. 대부분의 "승인 혼란"은 한 가지 작은 규칙이나 필수 필드가 빠져 있기 때문입니다.

간단한 출시 체크리스트:

  • 역할 및 권한(요청자, 승인자, 재무, 조달, 관리자)
  • 승인 규칙(금액, 부서, 카테고리, 위치)
  • 상태와 소유권(Draft, Submitted, Needs info, Approved, PO created, Closed)
  • 필수 필드(공급업체, 코스트 센터, 배송일, 비즈니스 사유)
  • 필수 첨부파일(견적, 계약, 보안 검토, 규격서)

이 규칙들이 정해지면 요청이 진행되기 전에 실행되는 빠른 검증들을 추가하세요: 공급업체 선택(또는 명확한 신규 공급업체 경로), 올바른 기간의 예산 커버리지, 가격 증빙, 완전한 배송/청구 세부사항, 실제 비즈니스 사유.

예시 시나리오: 팀 리더가 다음 주 시작하는 신규 채용을 위한 노트북을 요청합니다. 선호 공급업체를 선택하고 견적을 첨부하며 올바른 코스트 센터를 태그합니다. 매니저는 채용 계획과 맞아 승인합니다. 재무는 예산 체크 후 승인합니다. 조달은 PO를 생성하고 공급업체에 보내며 공급업체 확인과 예상 배송일을 같은 레코드에 기록해 요청자가 추가 이메일 없이 진행 상황을 추적할 수 있게 합니다.

다음 단계: 데이터 모델과 워크플로 규칙을 프로토타입으로 만들고 소규모 파일럿 팀과 한두 개 구매 카테고리로 테스트하세요. AppMaster에서는 데이터 디자이너에 테이블을 만들고 비즈니스 프로세스 에디터에 라우팅 로직을 매핑할 수 있습니다. 짧은 파일럿을 실행해 요청이 어디서 막히는지 검토하고 필수 필드를 조정한 뒤 점진적으로 확장하세요. 실제 앱 빌드 예시로 이 접근법이 어떻게 구현되는지 보고 싶다면 AppMaster (appmaster.io)는 동일한 모델에서 승인 로직, API, 웹·네이티브 인터페이스를 생성할 수 있도록 설계되어 있습니다.

자주 묻는 질문

조달 요청 앱의 첫 번째 마일스톤은 무엇이어야 하나요?

요청→PO로 시작하세요. 이는 명확한 승인, 예산 확인, 추적성을 강제하면서 송장 매칭이나 수령 같은 다운스트림 단계까지 당장 포함하지 않아도 됩니다. 팀이 첫 단계에 신뢰를 쌓으면 이후 단계를 추가할 수 있습니다.

사람들이 혼란스러워하지 않게 어떤 요청 상태를 사용해야 하나요?

Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered, Closed 같은 작고 명확한 집합을 사용하세요. 각 상태는 다음에 누가 어떤 행동을 할지 분명히 알려줘야 하며, 애매한 레이블로 해석을 요구하면 안 됩니다.

승인 후에 가격이나 공급업체가 변경되는 것을 어떻게 막나요?

제출 시 핵심 필드를 잠그고, 공급업체·통화·수량·단가·코스트센터·총액 등 지출에 영향을 주는 항목을 변경하려면 정식 변경 절차와 재승인을 요구하세요. 노트, 첨부파일, 배송 세부사항 같은 설명 보완은 허용하지만 전체 프로세스를 재시작시키지 마세요.

조달 요청 워크플로에 필수적인 역할과 권한은 무엇인가요?

먼저 역할을 정의하고, 각 단계에서 각 역할이 할 수 있는 일을 규정하세요. 간단한 기본 구성은 요청자(자신의 드래프트 보기/편집), 매니저(직속 보고서 보기), 재무/조달(부서간 가시성)이며, 공급업체 연락처는 내부 노트나 예산 데이터를 볼 수 없게 합니다.

휴가 중일 때 승인 위임은 어떻게 해야 하나요?

위임은 예외가 아니라 내장 기능이어야 합니다. 위임은 특정 기간 동안 승인 권한을 이전해야 하지만 요청 내용을 재작성할 권한은 주지 않아야 책임이 명확하게 유지됩니다.

IT가 마케팅을 위해 구매할 때 같은 부서 간 요청은 어떻게 처리해야 하나요?

요청자를 누가인지와 비용을 부담하는 사람이 누구인지 분리하세요. 승인은 반드시 코스트센터 소유자에게 라우팅하고, 기록에는 요청자와 비용 부담자를 모두 저장해 누가 요청했고 누가 예산 책임자인지 명확히 하세요.

재무가 신뢰하는 예산 체크를 가장 간단하게 구현하려면 어떻게 해야 하나요?

세금, 배송비, 할인, 통화 변환(환율과 기준일 저장)을 포함해 재무가 나중에 계산할 방식과 동일하게 예상 지출을 계산하세요. 예산 부족 시 흐름을 차단할지 경고로 둘지 미리 결정하면 요청자와 승인자의 경험이 완전히 달라집니다.

공급업체 데이터를 깨끗하게 유지하고 리스크 구매를 막으려면 어떻게 해야 하나요?

공급업체 마스터 테이블을 단일 진실 소스로 유지하고, 목록에서 선택하게 하세요. 공급업체 상태(Active, Pending review, Blocked)를 두어 리스크가 있는 공급업체는 자동으로 추가 검증을 거치거나 차단되게 하세요.

PO 번호는 언제 생성해야 하고 중복을 어떻게 피하나요?

PO는 공식적으로 발행될 때(발행 시점)에 번호를 생성하세요. 드래프트 단계에서 번호를 미리 발급하면 갭과 중복이 생기기 쉽습니다. 번호는 한 곳에서 관리하고 원자적(atomic) 할당으로 중복을 방지하세요.

코딩 없이 이 시스템을 구축할 수 있나요? AppMaster는 무엇을 도와주나요?

코딩 없이 빠르게 구축할 수 있습니다. AppMaster를 사용하면 데이터 모델링, 단계별 권한, 승인 라우팅을 정의하고 동일한 블루프린트에서 운영 가능한 웹·네이티브 앱을 생성할 수 있어 워크플로가 기기 전반에서 일관되게 유지됩니다.

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시작하다