Sử dụng khuôn mẫu ứng dụng yêu cầu mua sắm này để thiết kế luồng phê duyệt, kiểm tra ngân sách, tạo PO và giao tiếp nhà cung cấp với vai trò và trạng thái rõ ràng.
Chuỗi email và bảng tính thất bại theo những cách có thể dự đoán trước. Yêu cầu bị chôn vùi. Tệp bị phân nhánh thành các phiên bản như "final_v7". Phê duyệt diễn ra trong các cuộc trò chuyện riêng mà không có hồ sơ. Khi ai đó hỏi: "Chúng ta được phép mua món này chưa?" thì câu trả lời phụ thuộc vào ai đang online và ai tin vào sheet nào.
Một ứng dụng yêu cầu nên làm cho trạng thái hiển nhiên tại mọi thời điểm. Bạn nên mở một yêu cầu và ngay lập tức thấy ai gửi nó, họ muốn mua gì, chi phí ước tính, và bước tiếp theo là gì. Nó cũng cần lịch sử rõ ràng: ai đã phê duyệt hay từ chối, khi nào họ làm vậy, và những gì đã thay đổi sau đó.
Ít nhất, mỗi yêu cầu nên trả lời những câu hỏi sau mà không cần tìm sâu:
Phạm vi là nơi nhiều đội hay làm quá. Quyết định sớm là bạn chỉ xử lý từ yêu cầu đến đơn mua (request to purchase order) hay bao gồm cả các bước sau như đối chiếu hoá đơn và nhận hàng. Request to PO thường là mốc khởi đầu tốt: nó buộc phải có phê duyệt và kiểm tra ngân sách rõ ràng, nhưng giữ dự án trong phạm vi vừa phải.
Giữ phiên bản đầu tiên đơn giản. Bắt đầu với một đội, một lộ trình phê duyệt và một định nghĩa rõ ràng về “hoàn thành”. Ví dụ: các yêu cầu IT dưới $1,000 có thể chỉ cần phê duyệt của quản lý, còn mua lớn hơn sẽ chuyển đến tài chính.
Nếu bạn muốn xây nhanh mà không viết code, AppMaster là một lựa chọn thực tế. Bạn có thể mô hình hóa dữ liệu yêu cầu, thiết lập bước phê duyệt và tạo ra ứng dụng web và mobile sẵn dùng từ cùng một khuôn mẫu.
Một ứng dụng yêu cầu mua sắm sống hay chết dựa vào quyền truy cập. Nếu người không đúng có thể thay đổi yêu cầu sau khi phê duyệt, hoặc các đội không thấy những gì họ cần, quy trình sẽ chậm và rủi ro.
Bắt đầu bằng việc đặt tên các vai trò rõ ràng. Chức danh thay đổi theo công ty, nhưng hầu hết ứng dụng cần những trách nhiệm ổn định: người yêu cầu (requesters) (tạo yêu cầu và trả lời câu hỏi), quản lý (xác nhận nhu cầu và thời gian), procurement (xác thực nhà cung cấp và tạo PO), finance (xác nhận ngân sách và chính sách), và một hoặc nhiều người phê duyệt (quyền ký duyệt). Một số luồng còn bao gồm liên hệ nhà cung cấp với quyền truy cập hạn chế cho các chi tiết đối ngoại.
Rồi định nghĩa mỗi vai trò có thể làm gì ở mỗi giai đoạn. Một quy tắc ngăn nhiều tranh chấp: khi yêu cầu đã được gửi, người yêu cầu chỉ có thể chỉnh sửa các làm rõ (ghi chú, tệp đính kèm, chi tiết giao hàng). Giá, nhà cung cấp, số lượng, tiền tệ và trung tâm chi phí nên là các trường cố định, yêu cầu thay đổi chính thức và phê duyệt lại.
Quy tắc hiển thị nên rõ ràng như vậy. Người yêu cầu chỉ nên thấy yêu cầu của họ và trạng thái. Quản lý nên thấy yêu cầu của báo cáo trực tiếp. Procurement và finance thường cần quyền nhìn xuyên phòng ban. Liên hệ nhà cung cấp không bao giờ nên thấy ghi chú nội bộ, dữ liệu ngân sách hay thông tin về nhà cung cấp khác.
Uỷ quyền quan trọng vì phê duyệt không thể dừng lại khi ai đó vắng mặt. Hỗ trợ uỷ quyền có kế hoạch (nghỉ phép) và dự phòng khẩn cấp (ốm). Uỷ quyền nên truyền quyền phê duyệt, nhưng không truyền quyền viết lại yêu cầu.
Yêu cầu xuyên phòng ban phổ biến (ví dụ IT mua phần mềm cho Marketing). Tách "đội người yêu cầu" khỏi "chủ sở hữu trung tâm chi phí". Điều hướng phê duyệt tới chủ sở hữu trung tâm chi phí, và hiển thị cả hai trong hồ sơ để rõ ai yêu cầu và ai trả tiền.
Trong AppMaster, bạn có thể mô hình hóa vai trò, quyền sở hữu bản ghi và hành động theo giai đoạn trong mô hình dữ liệu và quy trình nghiệp vụ, để cùng quy tắc áp dụng trên cả web và mobile.
Một ứng dụng yêu cầu mua sắm tốt bắt đầu với mô hình dữ liệu sạch. Nếu bảng rõ ràng, phê duyệt, kiểm tra ngân sách và đơn mua dễ tự động hóa và báo cáo hơn.
Hầu hết các đội đáp ứng đa số trường hợp với một tập thực thể nhỏ:
Với Requests, thêm các trường giúp điều hướng và giảm trao đổi lại: người yêu cầu, phòng ban, trung tâm chi phí, ngày cần, lý do kinh doanh và tệp đính kèm (báo giá, thông số, ảnh chụp màn hình). Một tham chiếu nhà cung cấp ưa thích đơn giản hữu ích, ngay cả khi lựa chọn nhà cung cấp được xác định sau.
Trạng thái hoạt động tốt nhất khi rõ ràng và có dấu thời gian hỗ trợ. Giữ một trường trạng thái trên Requests (Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered, Closed), và lưu các ngày quan trọng như submitted_at, approved_at, rejected_at, ordered_at, closed_at. Điều này giúp báo cáo (thời gian chu trình, thời gian chờ, cổ chai) dễ dàng mà không phải đoán từ log.
Với PurchaseOrders, tách header PO (số, nhà cung cấp, địa chỉ giao/hoá đơn, điều khoản thanh toán) khỏi dòng hàng PO, và liên kết trở lại yêu cầu gốc và các mục. Khả năng truy xuất này quan trọng khi giá cả thay đổi.
Phê duyệt là hồ sơ kiểm toán của bạn, nhưng thường bạn cần nhiều hơn “đã phê duyệt/từ chối”. Lưu ai thực hiện, khi nào, họ quyết định gì và vì sao.
Cách nhẹ là một bảng Activity/Audit ghi actor_user_id, entity_type, entity_id, action, old_value, new_value, và created_at. Trong AppMaster, điều này map trực quan trong Data Designer và có thể được điền tự động từ các Business Processes để mọi thay đổi đều có thể truy vết.
Ứng dụng chỉ hoạt động khi mọi người dùng cùng một dữ liệu nhà cung cấp. Xử lý bảng nhà cung cấp như nguồn sự thật duy nhất, không phải thứ mọi người gõ lại vào từng yêu cầu. Khi chi tiết nhà cung cấp ở một nơi, phê duyệt diễn ra nhanh hơn và tài chính thấy ít bất ngờ hơn.
Bắt đầu với một bản ghi nhà cung cấp lưu các thông tin cơ bản dùng lại: tên hợp pháp, tên hiển thị, mã số thuế (nếu dùng), tiền tệ mặc định, địa chỉ thanh toán, điều khoản thanh toán. Lưu email kế toán phải trả chính, và cho phép nhiều liên hệ để chọn đúng người cho báo giá hay hoá đơn.
Thêm trạng thái nhà cung cấp để app có thể chặn các khoản mua rủi ro một cách nhất quán: Active (có thể chọn), Pending review (được phép nhưng đi qua kiểm tra thêm), và Blocked (không được dùng khi chưa xem xét).
Theo dõi giao tiếp tránh vấn đề "ai đã gửi email cuối cùng?". Tạo thực thể Communication (hoặc VendorInteraction) liên kết với Vendor và, nếu có thể, liên kết với Request, Quote hoặc Purchase Order cụ thể. Mỗi bản ghi nên lưu kênh (email, gọi, cuộc họp), hướng (outbound/inbound), dấu thời gian, người chịu, và tóm tắt ngắn. Nếu thu thập báo giá, lưu chúng như bản ghi có cấu trúc (số tiền, tiền tệ, ngày hiệu lực) và đính kèm tệp khi cần.
Một vài quy tắc giúp dữ liệu nhà cung cấp sạch mà không làm chậm người dùng:
Nếu xây trong AppMaster, bạn có thể mô hình hóa Vendor, VendorContact và VendorCommunication trong Data Designer và hiển thị timeline trên màn hình yêu cầu và PO để lịch sử đầy đủ chỉ cách một cú nhấp.
Kiểm tra ngân sách trả lời một câu hỏi đơn giản: liệu chúng ta có đủ tiền được duyệt cho yêu cầu này ngay lúc này không? Quyết định sớm là công ty bạn coi ngân sách là chặn cứng (không thể tiếp tục) hay chỉ là cảnh báo (vẫn tiếp tục nhưng cần thêm phê duyệt). Quyết định đó thay đổi toàn bộ trải nghiệm cho người yêu cầu và người phê duyệt.
Ngân sách có thể đến từ nhiều nguồn, nên làm rõ nguồn. Các lựa chọn phổ biến: ngân sách hàng năm của phòng ban, ngân sách dự án, hoặc giới hạn hàng tháng cho một trung tâm chi phí. Nếu yêu cầu có thể chia across nhiều nguồn, lưu số tiền chia theo nguồn để báo cáo rõ ràng.
Để tránh bất ngờ, tính toán chi tiêu dự kiến cùng cách tài chính sẽ làm sau này. Ứng dụng yêu cầu chỉ hữu ích nếu mọi người thấy cùng một con số trước khi phê duyệt.
Một checklist tính toán đơn giản thường dùng bao gồm tổng dòng hàng (qty x đơn giá), chiết khấu, thuế, phí vận chuyển và xử lý, và chuyển đổi tiền tệ (lưu tỷ giá và ngày tỷ giá). Sau đó so sánh chi tiêu dự kiến với ngân sách khả dụng (ngân sách trừ các khoản đã cam kết). Nếu bạn theo dõi cam kết, bao gồm các yêu cầu đang chờ và PO mở, không chỉ hóa đơn đã trả.
Khi thiếu ngân sách, đừng bắt người yêu cầu đoán. Chọn một hướng đi và mã hóa nó trong luồng: điều hướng tới chủ sở hữu ngân sách để gán nguồn, cho phép ghi đè một lần với phê duyệt của tài chính, trả về yêu cầu với tác vụ “chi tiết ngân sách”, hoặc tự động từ chối các danh mục luôn cần ngân sách.
Ví dụ: một đội yêu cầu gói laptop mới. App tính tổng tiền hàng cộng thuế và vận chuyển, chuyển sang tiền của phòng ban, và cảnh báo chỉ còn $900 trong khi yêu cầu là $1,150. Nếu bạn coi đó là cảnh báo, yêu cầu vẫn có thể đến quản lý nhưng cần phê duyệt thêm từ tài chính.
Trong AppMaster, bạn có thể mô hình nguồn ngân sách trong Data Designer và chạy kiểm tra như một bước Business Process trước quyết định phê duyệt đầu tiên.
Phê duyệt là nơi ứng dụng cứu thời gian hoặc biến thành rơ le hộp thư chậm chạp. Giữ đường dẫn mặc định đơn giản, rồi chỉ thêm quy tắc khi chúng thực sự ngăn rủi ro.
Bắt đầu bằng việc định nghĩa mỗi phê duyệt bảo vệ điều gì. Một bộ phổ biến là phê duyệt quản lý (nhu cầu và độ ưu tiên), phê duyệt tài chính (ngân sách và hạch toán), và phê duyệt procurement (nhà cung cấp và phương thức mua). Thêm bảo mật và pháp lý chỉ khi một số danh mục hoặc nhà cung cấp yêu cầu.
Quy tắc điều hướng nên dự đoán được. Mọi người nên đoán được bước tiếp theo trước khi họ nhấp Submit. Các yếu tố điều hướng thường thấy: ngưỡng số tiền, điều hướng theo danh mục (phần mềm đến security, hợp đồng đến legal), mức rủi ro nhà cung cấp, quy tắc phòng ban hoặc trung tâm chi phí, và loại mua (CapEx vs OpEx, subscription vs one-time).
Dùng phê duyệt tuần tự khi thứ tự quan trọng. Ví dụ, tài chính có thể chặn yêu cầu thiếu trung tâm chi phí, nên tốt hơn là bắt lỗi đó trước khi procurement mất thời gian đàm phán. Dùng phê duyệt song song khi các đội có thể xem độc lập, như security và legal cùng xem một mua SaaS chuẩn trong khi tài chính kiểm tra ngân sách.
Lên kế hoạch vòng làm lại rõ ràng. Khi người phê duyệt trả yêu cầu về, người yêu cầu nên thêm chi tiết còn thiếu và gửi lại mà không mất lịch sử. Giữ nhật ký phê duyệt với dấu thời gian, bình luận và phiên bản các trường quan trọng như số tiền, nhà cung cấp và danh mục.
Ví dụ: một công cụ SaaS $12,000 được điều hướng tới quản lý và tài chính trước. Sau khi cả hai phê duyệt, security và procurement chạy song song. Nếu security yêu cầu thêm chi tiết xử lý dữ liệu, nó được trả về người yêu cầu, rồi quay lại bước cũ với lịch sử audit giữ nguyên.
Nếu xây trong AppMaster, mô hình trạng thái workflow và chuyển trạng thái trong Business Process để điều hướng rõ ràng và dễ chỉnh khi chính sách thay đổi.
Một luồng tốt giữ yêu cầu di chuyển mà không để chi tiết trôi. Thu đủ thông tin sớm, rồi đóng băng những gì quan trọng khi reviews bắt đầu.
Một chuỗi thực tế thường như sau:
Ví dụ: đội support yêu cầu 10 headset mới. Họ đính kèm báo giá, chọn danh mục IT Supplies và gửi. App kiểm tra ngân sách IT, điều hướng tới trưởng nhóm (dưới $1,000) và sau đó tài chính (trên $500). Sau phê duyệt, PO được sinh và gửi, người mua lưu xác nhận và ngày giao.
Trong công cụ no-code như AppMaster, đây thường thành vài màn hình (Draft, Review, PO) cộng một Business Process khoá các trường, chạy logic ngân sách và tạo bản ghi PO tự động.
Một PO chỉ hữu dụng nếu nhất quán, có thể truy vết, và khó bị thay đổi vô ý. Trong workflow, PO nên trở thành bản ghi ổn định mà nhà cung cấp và tài chính có thể tin.
Sinh số PO khi PO chính thức phát hành cho nhà cung cấp, không phải khi ai đó bắt đầu soạn thảo. Bản nháp bị xoá, khởi tạo lại và gộp—đó là nguyên nhân tạo khoảng trống và trùng lặp.
Để tránh trùng, lưu số PO tiếp theo ở một nơi được kiểm soát và gán nó bằng một bước nguyên tử (một hành động hoặc thành công hoàn toàn hoặc thất bại). Nếu cần số dễ đọc, thêm tiền tố như pháp nhân hoặc năm, nhưng giữ bộ đếm duy nhất là phần không lặp lại.
Tách PO thành header và dòng hàng. Header chứa bối cảnh; dòng chứa thứ bạn mua.
Giữ header tập trung: nhà cung cấp và liên hệ, địa chỉ giao/hoá đơn, tiền tệ, điều khoản thanh toán, ngày giao dự kiến, trạng thái (Draft, Issued, Acknowledged, Closed), và tham chiếu báo giá.
Dòng hàng nên đủ chặt cho đối chiếu hoá đơn sau này: mô tả, số lượng, đơn vị, đơn giá, thuế, chiết khấu và mã trung tâm chi phí hoặc ngân sách. Tổng phải được tính tự động, không gõ tay.
Quyết định trước khi nào cho phép sửa đổi. Thay đổi nhỏ như ngày giao hoặc ghi chú có thể là phiên bản sửa (ví dụ PO-1042 v2) với liên kết “thay thế v1”. Thay đổi lớn như nhà cung cấp, tiền tệ hoặc thay đổi lớn về tổng thường cần “huỷ và phát hành lại” để không ai giao hàng theo tài liệu sai.
Ví dụ: yêu cầu đã phê duyệt 10 laptop, nhưng báo giá nhà cung cấp thay đổi từ giao 2 tuần thành 8 tuần. Tạo sửa đổi với ngày giao cập nhật và giữ báo giá gốc đính kèm để PO luôn khớp với thỏa thuận.
Nếu xây trong AppMaster, mô hình header PO, dòng hàng và phiên bản PO như các thực thể riêng để sửa đổi sạch và có thể kiểm toán.
Thông báo quyết định trải nghiệm mượt hay thành cuộc săn chuỗi. Xử lý thông điệp như một phần của quy trình và gắn chúng với thay đổi trạng thái hoặc hành động tiếp theo rõ ràng.
Bắt đầu với một tập nhỏ thông báo nội bộ để mọi người không tắt chúng: approved/rejected, kiểm tra ngân sách thất bại hoặc cần làm rõ, PO tạo và sẵn sàng gửi, phê duyệt quá hạn hoặc ngày giao quá hạn, và PO thay đổi hoặc huỷ.
Mỗi thông báo nên đọc trong 10 giây. Dùng mẫu nhất quán với tiêu đề yêu cầu, tổng tiền, trạng thái hiện tại và chính xác hành động người nhận cần làm tiếp. Với người phê duyệt, kèm lý do ngắn cho chi tiêu và các dòng quan trọng nhất.
Giao tiếp với nhà cung cấp cũng nên có cấu trúc. Nhà cung cấp chủ yếu cần PO gửi, thay đổi PO, huỷ và câu hỏi về giao hàng. Lưu mọi tin nhắn ra/vào trên chuỗi nhà cung cấp cho PO hoặc yêu cầu đó. Theo dõi kết quả với các trường đơn giản như status (draft, sent, delivered, failed), vendor_response (none, replied, bounced), follow_up_needed (yes/no), và follow_up_date.
Ví dụ: một yêu cầu laptop được phê duyệt, PO gửi, nhà cung cấp trả lời model bị hết hàng. App lưu phản hồi, đặt follow_up_needed = yes, và thông báo cho người yêu cầu chọn phương án thay thế. Trong AppMaster, bạn có thể nối thay đổi trạng thái với bước gửi email/SMS/Telegram và lưu kết quả tin nhắn cùng PO.
Rủi ro lớn nhất không phải là thiếu tính năng. Mà là xây quy tắc sai và dạy công ty làm cách cài đặt vượt qua chúng.
Một thất bại thông thường là biến yêu cầu thành mê cung trạng thái. Nếu mọi người không biết “Pending validation” khác gì “Under review”, họ ngừng cập nhật và dữ liệu biến thành nhiễu. Giữ trạng thái gắn với hành động và chủ sở hữu rõ ràng. Mỗi trạng thái nên trả lời một câu: “Ai làm gì tiếp theo?”
Một bẫy khác là phê duyệt không có chủ sở hữu hay thời hạn. Yêu cầu kẹt khi người phê duyệt nghỉ phép hoặc vai trò không rõ (“Finance” không phải là một người). Thêm dự phòng và kỳ vọng thời gian, dù informal.
Những sai lầm gây nhiều sửa đi sửa lại nhất:
Chỉnh sửa sau phê duyệt cần lưu ý đặc biệt vì các thay đổi nhỏ “vô hại” thường làm thay đổi rủi ro. Nếu ai đó được phê duyệt 10 laptop giá $900 mỗi chiếc, rồi sau đó tăng model hoặc số lượng, bạn có thể có phê duyệt không phản ánh thực tế mua.
Đừng coi kiểm tra ngân sách là trường đúng/sai đơn lẻ. Tài chính quan tâm cách báo cáo chi: phòng ban, dự án, tài khoản GL và khung thời gian. Nếu app bạn kiểm tra ngân sách hàng tháng nhưng tài chính báo cáo hàng quý, “ngân sách khả dụng” sẽ luôn sai.
Nếu xây trong AppMaster, khoá các trường chính sau phê duyệt và ghi mọi ngoại lệ như một sự kiện (ai, khi nào, thay đổi gì và vì sao). Hồ sơ kiểm toán đó sẽ cứu bạn khi có tranh chấp và kiểm toán.
Trước khi ra mắt, viết xuống những điều cơ bản. Hầu hết “hỗn loạn phê duyệt” xảy ra vì một quy tắc nhỏ hoặc trường bắt buộc bị thiếu.
Một checklist khởi động đơn giản:
Khi có các quy tắc đó, thêm các xác thực nhanh chạy trước khi yêu cầu tiến bước: chọn nhà cung cấp (hoặc đường dẫn nhà cung cấp mới rõ ràng), bao phủ ngân sách cho kỳ phù hợp, bằng chứng giá, chi tiết giao/hoá đơn đầy đủ, và lý do kinh doanh thực tế.
Kịch bản ví dụ: một trưởng nhóm gửi yêu cầu laptop cho nhân viên mới vào tuần tới. Họ chọn nhà cung cấp ưa thích, đính kèm báo giá và gắn đúng trung tâm chi phí. Quản lý phê duyệt vì phù hợp kế hoạch tuyển dụng. Tài chính phê duyệt sau khi kiểm tra ngân sách thành công. Procurement tạo PO, gửi cho nhà cung cấp, và ghi xác nhận nhà cung cấp cùng ngày giao dự kiến trong cùng bản ghi để người yêu cầu theo dõi tiến độ mà không cần email riêng.
Bước tiếp theo: prototype mô hình dữ liệu và quy tắc workflow, rồi thử với một nhóm thí điểm nhỏ và một hai danh mục mua. Trong AppMaster, bạn có thể xây các bảng trong Data Designer và map logic điều hướng trong Business Process Editor. Chạy pilot ngắn, xem nơi nào yêu cầu kẹt, thắt chặt trường bắt buộc, rồi triển khai rộng hơn. Nếu muốn thấy cách tiếp cận này dịch ra một ứng dụng thật, AppMaster (appmaster.io) được thiết kế để tạo công cụ nội bộ đầy đủ với logic phê duyệt, API và giao diện web & native mobile từ cùng một mô hình.
What should be the first milestone for a procurement request app?Bắt đầu với request to PO. Giai đoạn này buộc có phê duyệt rõ ràng, kiểm tra ngân sách và truy xuất nguồn gốc mà không kéo bạn vào việc đối soát hoá đơn và nhận hàng ngay lập tức. Các bước tiếp theo có thể được thêm sau khi nhóm tin tưởng vào mốc đầu tiên.
Which request statuses should we use so people don’t get confused?Sử dụng một bộ trạng thái nhỏ, rõ ràng như Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered, Closed. Mỗi trạng thái nên cho biết rõ ai chịu trách nhiệm bước tiếp theo và hành động mong đợi, để không ai phải giải nghĩa các nhãn mơ hồ.
How do we stop people from changing price or vendor after approval?Khóa các trường quan trọng khi gửi yêu cầu và yêu cầu một thay đổi chính thức khiến yêu cầu phải được phê duyệt lại cho bất cứ thay đổi nào ảnh hưởng tới rủi ro hoặc chi tiêu, như nhà cung cấp, tiền tệ, số lượng, giá đơn vị, trung tâm chi phí hoặc tổng tiền. Chỉ cho phép chỉnh sửa bổ sung như ghi chú, tệp đính kèm hoặc chi tiết giao hàng mà không cần khởi động lại toàn bộ quy trình.
What roles and permissions are essential in a procurement request workflow?Định nghĩa vai trò trước, rồi xác định quyền hạn của từng vai trò theo từng giai đoạn. Một cấu hình đơn giản: người yêu cầu (requester) nhìn và chỉnh sửa bản nháp của họ, quản lý nhìn yêu cầu của báo cáo trực tiếp, tài chính/procurement có quyền nhìn xuyên phòng ban, trong khi liên hệ nhà cung cấp không bao giờ thấy ghi chú nội bộ hay dữ liệu ngân sách.
How should approval delegation work when someone is on vacation?Cần có tính năng uỷ quyền tích hợp, không coi nó là ngoại lệ. Uỷ quyền truyền quyền phê duyệt trong một khoảng thời gian cụ thể, nhưng không cho phép người thay quyền chỉnh sửa nội dung của yêu cầu—để trách nhiệm vẫn rõ ràng.
How do we handle cross-department requests like IT buying for Marketing?Tách rõ người tạo yêu cầu và người chịu chi. Điều hướng phê duyệt tới cost center owner ngay cả khi người yêu cầu đến từ phòng khác, và lưu cả hai bên trên hồ sơ để luôn rõ ai khởi tạo và ai chịu trách nhiệm về ngân sách.
What’s the simplest way to implement budget checks that finance will trust?Tính toán chi phí dự kiến cùng cách mà tài chính sẽ đối chiếu sau này, bao gồm thuế, phí vận chuyển, chiết khấu và chuyển đổi tiền tệ với tỷ giá và ngày tỷ giá được lưu. Quyết định trước là ngân sách thiếu sẽ là chặn cứng (không tiếp tục) hay cảnh báo (tiếp tục nhưng cần phê duyệt thêm).
How do we keep vendor data clean and prevent risky purchases?Giữ một bảng master nhà cung cấp làm nguồn sự thật duy nhất, và chọn nhà cung cấp từ danh sách thay vì nhập tự do. Thêm trạng thái nhà cung cấp như Active, Pending review, Blocked để các nhà cung cấp rủi ro được xử lý hoặc chặn một cách nhất quán.
When should we generate a PO number, and how do we avoid duplicates?Tạo số PO khi PO chính thức phát hành cho nhà cung cấp, không lúc bắt đầu soạn thảo. Gán số trong một bước được kiểm soát duy nhất để tránh trùng lặp; tách header PO và dòng hàng và tính tổng tự động thay vì cho người dùng gõ tay.
Can we build this without coding, and what does AppMaster help with?Có. Nếu cần triển khai nhanh mà không viết code, AppMaster giúp bạn: mô hình dữ liệu, định nghĩa quyền theo giai đoạn và luồng phê duyệt, rồi tạo ứng dụng web và mobile sản xuất từ cùng một mô hình, giúp quy trình nhất quán trên các thiết bị.
21 thg 1, 2026
8 phút
20 thg 1, 20268 phút
20 thg 1, 20268 phútThử nghiệm với AppMaster với gói miễn phí.
Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể chọn đăng ký phù hợp.
