06 thg 2, 2025·8 phút đọc

Ứng dụng kiểm đếm định kỳ: Tạo quy trình đơn giản để đảm bảo độ chính xác tồn kho

Xây quy trình cho ứng dụng kiểm đếm định kỳ: tạo lô đếm, ghi nhận sai lệch, chuyển sai lệch lớn cho quản lý duyệt và ghi nhận điều chỉnh tồn kho rõ ràng.

Ứng dụng kiểm đếm định kỳ: Tạo quy trình đơn giản để đảm bảo độ chính xác tồn kho

Điều gì làm giảm độ chính xác tồn kho trong công việc hàng ngày

Tồn kho thường bắt đầu đúng từ ngày đầu, rồi dần trôi lệch theo thời gian. Hầu hết không phải do một sai sót lớn, mà là nhiều sự việc nhỏ, bình thường, được xử lý hơi khác nhau mỗi lần.

Lấy hàng là nguồn gây sai lệch phổ biến. Nhân viên lấy đúng mặt hàng nhưng từ thùng sai, lấy thiếu với ý định quay lại, hoặc quét nhãn in cho thùng khác. Hàng trả về làm tăng sai lệch: hàng về mở hộp, thiếu phụ kiện, hoặc bị bỏ tạm vào vị trí ngẫu nhiên và rồi bị quên. Hư hỏng và hao hụt cũng gây ra, nhất là khi người ta vứt hàng hỏng mà không ghi vì cảm thấy nhanh hơn.

Nhãn sai là kẻ giết người thầm lặng. Một nhãn sai có thể tạo ra hàng chục "sai lệch bí ẩn" sau này.

Kiểm đếm định kỳ là phiên bản kiểm tra nhỏ, thường xuyên của kiểm kê. Thay vì đóng cửa kiểm kê cả kho một hoặc hai lần mỗi năm, bạn đếm một tập nhỏ mặt hàng hoặc vị trí theo lịch. Mục tiêu là phát hiện vấn đề sớm, khi còn dễ giải thích.

"Độ chính xác tốt" không phải con số hoàn hảo trên báo cáo. Nó có nghĩa công việc hàng ngày giữ ổn định: đơn hàng xuất đi mà không phải đổi hàng vào phút chót, bộ phận mua không mua dư "phòng trường hợp", và hỗ trợ khách hàng không phải xin lỗi vì thiếu hàng không đáng có.

Các đội thường gặp khó khăn vì cùng một vài lý do. Việc đếm không đồng nhất (đơn vị khác nhau, bỏ qua hàng hỏng). Sai lệch không có người chịu trách nhiệm rõ ràng, nên mọi người "sửa" bằng cách đoán. Thay đổi lớn được ghi nhận ngay mà không xem xét, nên một lỗi trở thành điều chỉnh thực sự. Và điều chỉnh không có lời giải thích (không có mã lý do, không có ghi chú, không có dấu vết kiểm toán), nên vấn đề lặp lại.

Ứng dụng kiểm đếm hoạt động tốt nhất khi nó làm cho các bước đúng khó bỏ qua, và các bước rủi ro không thể thực hiện mà không ai biết.

Quy trình cơ bản cho kiểm đếm định kỳ (bằng ngôn ngữ đơn giản)

Quy trình kiểm đếm định kỳ là cách lặp lại để kiểm tra một phần nhỏ tồn kho, sửa những gì sai và giữ hồ sơ về những gì đã xảy ra. Một ứng dụng kiểm đếm tốt biến điều đó thành con đường đơn giản để mọi người theo, không phải đoán.

Hầu hết các đội dùng luồng cốt lõi giống nhau: lập lô đếm, đếm trên sàn, so sánh với hệ thống, phê duyệt ngoại lệ, rồi ghi nhận điều chỉnh tồn kho.

Giữ vai trò rõ ràng:

  • Người đếm: quét và nhập những gì có thực tế.
  • Quản giám sát: xem xét ngoại lệ và xác nhận đếm có hợp lý.
  • Quản lý tồn kho: đặt quy tắc (cái gì cần phê duyệt, cái gì đếm lại, cách ghi nhận điều chỉnh).

Hai thuật ngữ quan trọng khi so sánh: variancedelta. Variance là hiệu có dấu giữa số hệ thống mong đợi và số bạn đếm. Delta là kích thước của hiệu đó.

Ví dụ: hệ thống nói Thùng A có 120 đơn vị. Người đếm tìm thấy 95.

  • Variance = 95 - 120 = -25
  • Delta = 25 đơn vị

Cổng phê duyệt tồn tại vì khác biệt lớn có thể là vấn đề thực sự hoặc chỉ là lỗi đơn giản. Một quét sai, đơn vị đo nhầm, hoặc đếm nhầm thùng có thể tạo delta lớn. Yêu cầu xem xét cho delta lớn giúp tránh ghi một điều chỉnh sai làm rối hơn lỗi ban đầu.

Khi được phê duyệt, điều chỉnh nên được ghi nhận theo cách kiểm soát, kèm ai đã phê duyệt, khi nào và lý do được lưu trong hồ sơ.

Dữ liệu bạn cần trước khi xây ứng dụng

Trước khi xây ứng dụng kiểm đếm, hãy rõ ràng về dữ liệu mà quy trình phải lưu. Nếu thiếu cơ bản, mọi người sẽ đoán trên sàn và kết quả sẽ không chịu được khi rà soát.

Bắt đầu với dữ liệu danh mục tối thiểu: mặt hàng (SKU, tên, đơn vị đo, đang hoạt động/không), vị trí (cấu trúc kho và thùng, và liệu thùng có được đếm hay không), và số lượng tồn hiện tại theo mặt hàng theo vị trí. Nếu dùng lô hoặc số seri, bạn cũng cần số lô/seri, ngày hết hạn và trạng thái.

Tiếp theo, định nghĩa lô đếm nghĩa là gì trong doanh nghiệp bạn. Lô là đơn vị giúp công việc đếm quản lý và theo dõi được. Nó nên bao gồm phạm vi (vị trí hoặc nhóm SKU), ngày dự kiến, người được giao, và mô hình trạng thái đơn giản như Draft, In Progress, Submitted, Approved và Posted.

Ở mức dòng (mỗi mục người ta đếm), lưu đủ để giải thích phép toán sau này: mặt hàng, vị trí, số hệ thống, số đếm, và sai lệch (đơn vị và, nếu hữu ích, phần trăm).

Cuối cùng, bao gồm dữ liệu phê duyệt ngay từ ngày đầu, dù bạn chưa dùng: ngưỡng sai lệch (cái gì được coi là "delta lớn"), mã lý do (hư hỏng, lấy nhầm, lỗi nhập), quyết định của giám sát (phê duyệt/từ chối) và ghi chú.

Ví dụ: nếu Thùng A3 hệ thống báo 24 nhưng người đếm ghi 10, ứng dụng nên yêu cầu một lý do và chuyển cho xét duyệt trước khi bất kỳ ghi nhận điều chỉnh tồn kho nào xảy ra.

Tạo lô đếm mà người ta thực sự hoàn thành

Ứng dụng kiểm đếm chỉ hoạt động nếu lô có cảm giác khả thi. Nếu ai đó mở một lô thấy 120 vị trí, họ sẽ vội, bỏ qua hoặc bỏ dở. Bắt đầu với lô có kích thước phù hợp cho một người trong một ca, còn thời gian để sửa các vấn đề rõ ràng (nhãn thiếu, sản phẩm lẫn lộn, bao bì hỏng).

Chọn cái để đếm theo quy tắc phù hợp với điểm đau của bạn, không phải cái nhìn gọn trên báo cáo. Các cách phổ biến: phân quyền ABC (mặt hàng hạng A đếm thường xuyên hơn, hạng C ít hơn), hàng di chuyển nhanh, thùng có vấn đề lặp lại, và một lượng nhỏ tính ngẫu nhiên để bắt sai lệch âm thầm.

Giữ mỗi lô chặt: một vùng, một dải lối đi, hoặc một cụm thùng gần nhau. Nếu thời gian di chuyển cao, lô quá rộng. Điểm khởi đầu thực tế là 20–40 vị trí mỗi lô cho đếm thủ công, rồi điều chỉnh theo thời gian thực của đội bạn.

Quyết định cách xử lý di chuyển trong khi đếm. Tốt nhất là khoá các thao tác lấy và nhập cho các thùng trong lô đang hoạt động. Nếu không thể, dùng ngưỡng thời gian: mọi thứ sau mốc thời gian đó bị loại và xử lý trong lần kế tiếp.

Trạng thái rõ ràng giảm nhầm lẫn và làm ít phải làm lại. Dùng tên khớp với thao tác thực tế:

  • Draft
  • In progress
  • Submitted
  • Approved
  • Posted

Nếu bạn xây trong AppMaster, bạn có thể mô hình lô, vị trí và trạng thái trong Data Designer, rồi thêm quy tắc trong Business Process Editor để ứng dụng khoá chỉnh sửa khi lô đã ở trạng thái Posted.

Ghi lại kết quả đếm trên sàn mà không làm chậm người ta

Thiết kế giao diện đếm tại sàn
Thiết kế màn hình cho người đếm trước để nhập tại hiện trường nhanh và nhất quán.
Xây dựng nguyên mẫu

Các lần đếm nhanh nhất là khi màn hình phù hợp với việc tay họ đang làm. Thường có nghĩa là một giao diện nhập đơn giản hoạt động trong lối đi ồn, mang găng tay, chói sáng và Wi‑Fi kém.

Giới hạn các mục nhập vào những gì người đếm thực sự có thể xác nhận: mặt hàng, thùng (hoặc vị trí), số lượng đếm và một ghi chú tuỳ chọn. Nếu ảnh giúp giải quyết tranh chấp sau này, hãy để tuỳ chọn và một chạm là đủ. Bất cứ thứ gì giống giấy tờ sẽ bị bỏ qua hoặc, tệ hơn, bị đoán.

Cho phép quét nhưng không bắt buộc. Quét mã rất tốt khi nhãn sạch, nhưng vẫn cần phương án thủ công cho nhãn rách, máy quét chết hoặc đóng gói lẫn lộn. Mẫu hay dùng: quét mặt hàng (hoặc tìm kiếm), xác nhận thùng, nhập số lượng.

Hiển thị số lượng hệ thống nhưng để chỉ đọc. Người đếm không nên sửa số hệ thống ngay tại chỗ. Nhìn thấy số mong đợi giúp họ kiểm tra lỗi rõ ràng, nhưng không nên ghi đè lên số họ đếm thực tế.

Hai tình huống gây nhầm lẫn và cần xử lý rõ:

  • Không tìm thấy: vị trí trống hoặc mặt hàng không có ở thùng đó.
  • Tìm thấy thừa: mặt hàng xuất hiện ở vị trí mà hệ thống nói là không có.

Trong cả hai trường hợp, vẫn ghi nhận thùng và số đếm (kể cả là 0). Điều đó giữ hồ sơ hữu dụng cho xét duyệt và điều chỉnh.

Nếu bạn xây trong AppMaster, giữ màn hình nhập tối giản với giao diện di động, dùng nhập từ máy quét khi có và lưu ảnh cùng ghi chú ở mỗi dòng đếm để giám sát có thể xem lại mà không phải tìm người đếm.

Ghi nhận sai lệch và đặt quy tắc "delta lớn"

Triển khai theo cách bạn muốn
Triển khai lên đám mây của bạn hoặc xuất mã nguồn khi bạn sẵn sàng tự vận hành.
Bắt đầu

Ứng dụng kiểm đếm đáng tin cậy bằng mức độ nghiêm ngặt của quy tắc sai lệch. Ngay khi ai đó có thể "sửa" một lần đếm xấu bằng việc chỉnh số trực tiếp, quy trình ngừng là kiểm soát và trở thành đề xuất.

Dùng toán học đơn giản trên mỗi dòng:

  • Variance (đơn vị) = số đếm - số hệ thống
  • Variance (%) = (variance đơn vị / số hệ thống) x 100

Phần trăm giúp phát hiện vấn đề lớn trên mặt hàng ít tồn. Hiệu theo đơn vị giúp phát hiện biến động tốn kém trên mặt hàng khối lượng lớn. Nếu số hệ thống là 0, xem đó là trường hợp đặc biệt và tự động chuyển xét duyệt.

Xác định thế nào là “delta lớn”

Dùng ngưỡng phù hợp với cách hoạt động của bạn. Nhiều đội kết hợp đơn vị tuyệt đối và phần trăm để không bỏ sót mặt hàng ít tồn hay hàng di chuyển nhanh.

Ví dụ:

  • 10+ đơn vị HOẶC 5% cho SKU bình thường
  • 2+ đơn vị HOẶC 20% cho phụ tùng giá trị cao
  • Mọi lần đếm khi số hệ thống là 0
  • Mọi điều chỉnh làm phát sinh tồn âm

Giữ quy tắc dễ giải thích. Mọi người chấp nhận kiểm soát khi họ hiểu.

Tiếp theo, yêu cầu mã lý do khi variance khác 0. Điều này buộc một câu "tại sao" nhanh khi mặt hàng còn trước mặt người đếm, và làm cho báo cáo hữu dụng sau này. Mã lý do thông thường: hư hỏng/đã hết hạn, lấy nhầm/thiếu giao, di dời (đổi thùng), nhập chưa ghi và lỗi nhãn hoặc đơn vị đo.

Cuối cùng, ngăn chỉnh sửa rủi ro. Khi người đếm nộp lô (hoặc một dòng) để xét duyệt, khoá nó. Nếu thực sự cần sửa, làm một lần đếm lại có giám sát tạo một mục mới và giữ nguyên bản gốc. Quy tắc đơn này bảo vệ dấu vết kiểm toán và ngăn thay đổi lặng lẽ sau đó.

Xét duyệt của giám sát nhanh và có thể kiểm toán

Xét duyệt của giám sát nên mất vài phút, không phải vài giờ. Mẹo là cho người quyết định thấy bối cảnh họ cần trên một màn hình và giữ các hành động đơn giản.

Giám sát hiếm khi chỉ cần số đếm thô. Họ cần câu chuyện gần đây của mặt hàng: các lần đếm trước, số tồn mong đợi và gì đã thay đổi kể từ lần đếm sạch trước đó (nhập, lấy, trả, chuyển). Khi ứng dụng kiểm đếm hiển thị dòng thời gian đó cạnh sai lệch, giám sát ít đoán hơn.

Màn hình giám sát nên bao gồm

Giữ thực tế:

  • Thông tin mặt hàng và vị trí (SKU, thùng, lô/seri nếu dùng)
  • Số mong đợi vs số đếm, cộng delta theo đơn vị và phần trăm
  • 2–3 lần đếm gần nhất cho mặt hàng/vị trí đó
  • Các giao dịch tồn kho gần đây kể từ khi lô bắt đầu
  • Ghi chú và ảnh từ người đếm (nếu cho phép)

Hành động nên khớp thực tế: phê duyệt khi rõ ràng, từ chối khi đếm không hợp lệ, yêu cầu đếm lại khi điều kiện sàn lộn xộn, hoặc tách lô khi chỉ vài dòng có vấn đề để phần còn lại có thể tiến.

Với delta lớn, yêu cầu ghi chú trước khi phê duyệt. Giữ yêu cầu cụ thể (tìm thấy hư hỏng, xác nhận lấy nhầm, nhận hàng chưa ghi, lỗi đơn vị đo).

Tự động hoá dấu vết kiểm toán

Mỗi quyết định nên ghi: ai quyết, khi nào, hành động gì, ngưỡng nào kích hoạt xét duyệt và văn bản lý do. Nếu bạn xây trong AppMaster, lưu các trường này như một phần của bước phê duyệt để hồ sơ được tạo mỗi lần, không phải phụ thuộc vào ký ức.

Ghi nhận điều chỉnh tồn kho được phê duyệt một cách an toàn

Tự động chuyển hướng đếm lại
Sử dụng logic nghiệp vụ kéo-thả để chuyển hướng yêu cầu đếm lại khi vượt ngưỡng.
Xây dựng ngay

Ghi nhận là lúc con số của bạn thay đổi. Nó nghĩa là cập nhật tồn kho và lưu bản ghi vĩnh viễn về cái đã thay đổi, khi nào và vì sao.

Giữ phê duyệt và ghi nhận là hai bước riêng. Phê duyệt là một quyết định. Ghi nhận là ghi vào tồn kho. Nếu trộn chúng, một chạm nhầm hoặc xét duyệt chưa xong có thể làm thay đổi tồn kho trước khi ai đó biết.

Quy tắc đơn giản: chỉ các sai lệch được phê duyệt mới tạo điều chỉnh, và chỉ điều chỉnh mới cập nhật tồn kho.

Tạo một bản ghi điều chỉnh cho mỗi mặt hàng và vị trí (một dòng cho mỗi SKU và thùng), ngay cả khi bạn ghi cả lô cùng lúc. Mỗi dòng nên mang tham chiếu giống nhau để sau này có thể kiểm toán: ID lô đếm, mặt hàng, vị trí/thùng, số hệ thống, số đếm, delta, mã lý do, người phê duyệt, thời điểm phê duyệt và người đã ghi nhận.

Trước khi cho người dùng ghi nhận, thêm vài kiểm tra an toàn:

  • Xác nhận lô đã bị khoá (không còn chỉnh sửa số đếm)
  • Tính lại tổng và xác nhận không có gì thay đổi kể từ khi phê duyệt
  • Ngăn ghi lặp bằng cờ đã ghi và dấu thời gian
  • Yêu cầu vai trò ghi nhận riêng (khác với người đếm)
  • Giữ con đường hoàn tác (một điều chỉnh đảo ngược, không xóa)

Ghi nhận nên rõ ràng trên màn hình. Hiển thị tóm tắt cuối cùng có bao nhiêu dòng sẽ thay đổi và tổng delta, để người dùng biết chính xác điều gì sẽ xảy ra.

Lên kế hoạch tích hợp sớm, dù bạn không xây hôm đầu. Nếu ERP hoặc WMS của bạn là nguồn dữ liệu chính, xem ghi nhận như “xuất các điều chỉnh đã phê duyệt” và để hệ thống kia áp dụng. Trong AppMaster, bạn có thể mô hình bảng điều chỉnh và sau này thêm xuất CSV hoặc gọi API mà không thay đổi luồng đếm.

Ví dụ kịch bản: sai lệch lớn cần phê duyệt

Một người lấy bắt đầu kiểm đếm Thùng A-14 (Mặt hàng: bu lông 10mm). Hệ thống hiển thị mong đợi 50, dựa trên lần nhận gần nhất và các lần lấy gần đây. Trên sàn, người lấy đếm 43.

Khoảng trống 7 đơn vị có thể do lý do đơn giản: một thùng bị chuyển tới thùng gần đó trong lúc bận, một lần lấy chưa được xác nhận, một trả hàng được đặt trả lại mà không ghi, hoặc nhãn thùng mòn khiến ai đó sắp xếp sai vị trí.

Trong ứng dụng kiểm đếm, người lấy chạm Nộp kết quả. Ứng dụng tính delta (-7, hay -14%). Vì quy tắc kho nói bất kỳ thứ gì trên 10% cần phê duyệt, nó không cho phép ghi điều chỉnh ngay. Thay vào đó, nó chuyển kết quả vào trạng thái Needs Review và yêu cầu đếm lại nhanh.

Trong lần đếm lại, người lấy tìm thấy một hộp nhỏ chưa mở sau hộp lớn hơn và cập nhật đếm lại thành 45. Sai lệch giờ là -5 (vẫn -10%). Ứng dụng giữ ở trạng thái xét duyệt và nhắc ghi chú ngắn như “Tìm thấy thùng ẩn, đã đếm lại.”

Quản lý mở hàng đợi xét duyệt và thấy lần đếm gốc, đếm lại, dấu thời gian và ai đếm. Họ chọn một hành động:

  • Phê duyệt điều chỉnh về 45 và thêm ghi chú nguyên nhân gốc (ví dụ: “Bố trí kệ che tầm nhìn”).
  • Từ chối và yêu cầu đếm lại lần hai nếu thùng lộn xộn hoặc mặt hàng rủi ro cao.
  • Tạm dừng và kiểm tra nhanh các thùng lân cận nếu nghi ngờ sắp đặt sai vị trí.

Khi được phê duyệt, ứng dụng ghi một điều chỉnh tồn kho từ 50 xuống 45 kèm dấu vết kiểm toán. Đội cũng lưu bài học: sắp xếp lại thùng để tránh thùng ẩn và nhắc xác nhận lấy trước khi rời lối đi.

Những sai lầm phổ biến làm cho kiểm đếm không đáng tin

Xây dựng ứng dụng kiểm đếm định kỳ
Biến các bước kiểm đếm thành ứng dụng web và di động với phê duyệt và dấu vết kiểm toán.
Bắt đầu xây dựng

Phần lớn vấn đề kiểm đếm không phải do thiếu nỗ lực. Chúng đến từ những khoảng trống quy trình nhỏ biến con số của bạn thành đoán mò.

Một sai lầm lớn là cho phép người ta ghi đè số hệ thống. Trông nhanh, nhưng phá hoại dấu vết kiểm toán. Một lần đếm nên tạo ra sai lệch, rồi tạo điều chỉnh được xem xét và ghi nhận. Bằng cách đó bạn luôn biết cái gì thay đổi, khi nào và vì sao.

Vấn đề phổ biến khác là đếm mục đang bị di chuyển. Nếu việc lấy, nhập hoặc chuyển tiếp tục trong khi ai đó đếm, sai lệch trở nên vô nghĩa. Ngay cả một cắt giao dịch đơn giản cũng giúp, như tạm ngưng thao tác cho vị trí khi lô đang tiến hành, hoặc yêu cầu đếm lại nếu có giao dịch xảy ra trong cửa sổ đếm.

Kích thước lô quan trọng hơn nhiều đội nghĩ. Nếu lô quá lớn, nó trải qua các ca, người ta mất ngữ cảnh và lô không đóng. Lô nhỏ tạo nhịp nhanh hơn và dữ liệu sạch hơn.

Một vài mô hình thất bại xuất hiện lặp lại: thiếu mã lý do cho sai lệch, phê duyệt qua chat không có hồ sơ, đơn vị không rõ (chiếc vs thùng), sửa từng mục riêng lẻ thay vì quy trình lô nhất quán, và cho phép "sửa nhanh" để bỏ qua ghi nhận điều chỉnh.

Ví dụ nhanh: người đếm thấy 12 đơn vị trong thùng mà hệ thống nói có 20. Nếu không có mã lý do, sau này bạn không biết đó là trộm, hỏng, lỗi lấy hay lỗi nhập. Nếu phê duyệt qua tin nhắn, bạn cũng không chứng minh được ai chịu trách nhiệm.

Một ứng dụng kiểm đếm tốt ngăn các lỗi này theo thiết kế: khoá số hệ thống, yêu cầu mã lý do và bước phê duyệt được ghi trước khi bất kỳ điều chỉnh tồn kho nào được ghi.

Danh sách kiểm tra nhanh trước khi triển khai

Lập kế hoạch tích hợp sớm
Kết nối với ERP hoặc WMS sau này qua API hoặc xuất dữ liệu mà không phải xây lại quy trình.
Thử AppMaster

Trước lần đếm thật đầu tiên, chạy thử với một lối hoặc kho nhỏ. Bạn không kiểm tra con người, bạn kiểm tra quy trình.

Đảm bảo:

  • Phạm vi lô rõ ràng: tên lô, vị trí hoặc phạm vi SKU, ngày đếm và người được giao.
  • Việc đếm vẫn hoạt động khi tín hiệu yếu: offline lý tưởng, nhưng phương án dự phòng rõ ràng cũng được (danh sách tác vụ lưu cục bộ và đồng bộ sau, hoặc mẫu giấy ngắn nhập vào cùng ngày).
  • Ngưỡng sai lệch đã được đồng ý và kiểm thử: định nghĩa delta lớn theo phần trăm, đơn vị hoặc giá trị và thử với mặt hàng ít tồn và giá trị cao.
  • Xét duyệt giám sát bắt buộc và có giới hạn thời gian: delta lớn nên chuyển đến người xét duyệt với thời hạn rõ để lô không nằm mở nhiều ngày.
  • Ghi nhận an toàn và có thể truy vết: điều chỉnh được phê duyệt tạo bản ghi (ai đếm, ai phê duyệt, gì thay đổi) và sau đó lô bị khoá.

Nếu bạn xây trong AppMaster, đặt những quy tắc này trong Business Process: xác thực phạm vi, áp ngưỡng, yêu cầu phê duyệt, rồi ghi và khoá.

Bước tiếp theo: thử nghiệm, cải tiến và xây ứng dụng phù hợp đội bạn

Bắt đầu nhỏ để học nhanh. Chọn một vùng kho, một nhóm sản phẩm và danh sách mã lý do ngắn (hư hỏng, lấy nhầm, hao hụt, nhập chưa ghi). Một pilot hẹp giúp dễ nhận ra quy trình gây khó hiểu, điểm mất thời gian và quy tắc nào kích hoạt quá thường xuyên.

Chạy pilot một tuần, rồi chắm chỉnh quy trình dựa trên điều gì thực sự xảy ra trên sàn. Giữ mục tiêu đơn giản: hoàn thành lô đúng hạn và làm cho sai lệch dễ giải thích và phê duyệt.

Kế hoạch thực tế cho tuần đầu:

  • Pilot một vùng với kích thước lô hàng ngày mà người ta có thể hoàn thành
  • Xem các sai lệch hàng đầu và xác nhận mã lý do của bạn bao phủ chúng
  • Tinh ngưỡng phê duyệt sao cho quản lý chỉ thấy những gì quan trọng
  • Quyết định khi nào cần đếm lại so với khi nào phê duyệt là đủ
  • Phát hành tờ hướng dẫn một trang: cách đếm, khi nào tạm dừng, làm gì khi có ngoại lệ

Khi cơ bản ổn, chọn tự động hoá tiếp theo. Nhiều đội có lợi nhanh từ vài bổ sung: thông báo khi lô được giao hoặc quá hạn, tự động chuyển hướng đếm lại khi vượt ngưỡng, và báo cáo hàng ngày hiển thị tỷ lệ hoàn thành, SKU sai lệch lặp lại và phê duyệt đang chờ.

Nếu bạn muốn xây ứng dụng kiểm đếm mà không nhiều code, AppMaster (appmaster.io) là một lựa chọn: bạn có thể mô hình dữ liệu tồn kho, thiết lập bước phê duyệt sai lệch và sinh cả ứng dụng web lẫn di động từ cùng một quy trình.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm đếm định kỳ là gì, và nó khác gì so với kiểm kê vật lý toàn bộ?

Kiểm đếm định kỳ là việc kiểm tra một tập hợp nhỏ mặt hàng hoặc thùng theo lịch đều đặn thay vì làm một đợt kiểm kê toàn bộ hàng năm. Lợi ích chính là phát hiện sai lệch sớm, khi nguyên nhân còn mới và dễ xử lý.

Lô kiểm đếm nên có kích thước bao nhiêu để người làm thực sự hoàn thành?

Bắt đầu với khối lượng mà một người có thể hoàn thành trong một ca mà không phải vội. Với nhiều kho, 20–40 vị trí mỗi lô là mục tiêu thực tế ban đầu, rồi điều chỉnh theo thời gian và khoảng cách di chuyển.

Có nên tạm dừng di chuyển hàng trong khi đang kiểm đếm không?

Nếu có thể, hãy khoá việc lấy và nhập hàng cho các thùng trong lô đang hoạt động vì điều đó giữ cho mục kiểm đếm không bị di chuyển. Nếu không thể khoá, dùng mốc thời gian rõ ràng và yêu cầu đếm lại nếu có giao dịch xảy ra trong cửa sổ đếm.

Chúng ta cần quét mã vạch hay nhập tay cũng được?

Dùng quét mã khi nhãn sạch sẽ, nhưng luôn có phương án nhập tay cho nhãn rách, đóng gói lẫn lộn hoặc máy quét chết. Luồng đơn giản hiệu quả: xác định mặt hàng, xác nhận thùng, nhập số lượng, rồi nộp.

Người đếm có nên nhìn thấy số lượng hệ thống khi họ đếm không?

Hiển thị số lượng hệ thống nhưng để chế độ chỉ đọc để người đếm không thể "sửa" số ngay tại chỗ. Một lần đếm nên tạo ra chênh lệch, và chỉ có điều chỉnh được phê duyệt mới cập nhật tồn kho.

Làm thế nào để đặt ngưỡng “sai lệch lớn” hợp lý cho việc phê duyệt?

Bắt đầu với quy tắc kết hợp để bắt cả thay đổi lớn theo đơn vị lẫn theo phần trăm, ví dụ “10+ đơn vị hoặc 5%”, rồi tinh chỉnh dựa trên tính ồn của kho bạn. Mọi lần đếm khi số lượng hệ thống là 0 nên tự động vào xét duyệt vì đó thường là dấu hiệu lỗi vị trí hoặc giao dịch thiếu.

Những mã lý do nào nên yêu cầu khi có sai lệch?

Dùng một danh sách ngắn các mã lý do phù hợp với nguyên nhân gốc thực tế: hư hại/hết hạn, lấy nhầm/thiếu giao hàng, nhập hàng chưa ghi, di dời (thùng đổi chỗ), và lỗi nhãn hoặc đơn vị đo. Giữ nhất quán để báo cáo thể hiện mô hình, không phải những lời giải thích lộn xộn.

Quản lý nên làm gì khi xét duyệt chênh lệch?

Cho phép quản lý phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu đếm lại, và yêu cầu ghi chú ngắn cho các sai lệch lớn để quyết định có thể giải thích được sau này. Màn hình xét duyệt nên cung cấp đủ bối cảnh như lần đếm gần nhất và các giao dịch gần đây cho mặt hàng và vị trí đó.

Làm sao để ghi nhận điều chỉnh tồn kho an toàn mà không tạo lỗi mới?

Giữ phê duyệt và ghi nhận là hai bước riêng biệt, và chỉ cho phép ghi nhận với các dòng đã được phê duyệt. Ghi nhận nên tạo một bản ghi điều chỉnh vĩnh viễn (ai đếm, ai phê duyệt, thay đổi gì và vì sao) và ngăn trùng lặp bằng cờ đã ghi và dấu thời gian.

Chúng ta có thể xây ứng dụng không-code mà vẫn đảm bảo truy vết được không?

Có. Nếu ứng dụng bắt buộc quy trình thay vì phụ thuộc vào trí nhớ — khoá các lần nộp, yêu cầu mã lý do và ghi lại phê duyệt tự động — bạn vẫn có thể giữ dấu vết kiểm toán. Trong AppMaster, bạn có thể mô hình lô và dòng đếm, thêm quy tắc phê duyệt trong Business Process và sinh ứng dụng web và di động từ cùng một quy trình.

Dễ dàng bắt đầu
Tạo thứ gì đó tuyệt vời

Thử nghiệm với AppMaster với gói miễn phí.
Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể chọn đăng ký phù hợp.

Bắt đầu
Ứng dụng kiểm đếm định kỳ: Tạo quy trình đơn giản để đảm bảo độ chính xác tồn kho | AppMaster