Ứng dụng gợi ý đặt lại tồn kho: Min/Max tới đơn nháp

Vấn đề ứng dụng này giải quyết (và những gì nó không làm)

Vận hành một cửa hàng thường có nghĩa là cân giữa hai sai lầm tốn kém: hết hàng của mặt hàng bán chạy (mất doanh thu, khách hàng khó chịu) hoặc mua quá nhiều (tiền bị trói trong hàng chậm). Vấn đề hàng ngày không phải là “chúng ta có hàng không?” mà là “lần sau ta nên mua gì và bao nhiêu?”, mà không mất cả giờ để làm toán trong bảng tính.

Cách thiết lập min/max giữ quyết định đó đơn giản. Với mỗi SKU, bạn lưu hai con số:

• Min: mức thấp nhất bạn muốn chạm tới trước khi đặt lại.
• Max: mức bạn muốn bổ sung lên tới khi đặt.

Nếu một SKU còn 6 đơn vị, min là 10 và max là 25, gợi ý sẽ là đặt 19. Bạn không đoán bằng ký ức. Bạn dùng một quy tắc rõ ràng và nhất quán theo tuần.

Một ứng dụng gợi ý đặt lại tồn kho lấy số lượng hiện có (và tùy chọn cả hàng đang đặt), áp dụng các quy tắc min/max cho từng SKU, và sinh ra một danh sách mua dự thảo. Bản nháp là đầu ra chính: một danh sách ngắn, có thể rà soát để trả lời "chúng ta nên đặt gì và bao nhiêu?" trước khi ai đó mở cổng nhà cung cấp hoặc gửi email cho đại diện.

Ứng dụng này không tự động mua hàng. Điều đó quan trọng vì mua hàng thực tế có ngoại lệ: nhà cung cấp hết hàng, kích thước kiện buộc phải làm tròn, mặt hàng theo mùa nên bỏ qua, hoặc có chương trình khuyến mãi sắp tới. Ứng dụng nên tạo gợi ý nhanh, rồi cho phép con người phê duyệt, chỉnh sửa hoặc xóa dòng.

Công cụ này thường do quản lý cửa hàng, trưởng vận hành và nhân viên mua hàng sử dụng. Nó cũng hữu ích cho đội nhỏ nơi một người kiêm nhiều vai và chỉ cần một điểm khởi đầu đáng tin.

Dữ liệu bạn cần lưu cho mỗi SKU

Gợi ý tốt bắt đầu từ dữ liệu SKU chán nhưng nhất quán. Nếu những thứ cơ bản lộn xộn, danh sách mua dự thảo sẽ cảm thấy ngẫu nhiên và mọi người sẽ ngừng tin tưởng.

Hãy hướng tới một bản ghi SKU giữ cùng “hình dạng” theo thời gian, ngay cả khi quy trình của bạn thay đổi.

Trường cốt lõi của SKU (tối thiểu để dùng được)

Để dùng ngay từ ngày đầu, bạn cần:

• Mã SKU (mã bạn quét hoặc gõ) và một tên ngắn mà mọi người nhận ra
• Đơn vị đo (chiếc, chai, thùng, kg) để số đếm và đơn hàng có cùng ý nghĩa
• Trạng thái (đang bán/không còn) để mặt hàng ngừng kinh doanh không tiếp tục xuất hiện
• Mức Min và Max (và tùy chọn điểm đặt hàng riêng)
• Ghi chú cùng thông tin “cập nhật lần cuối” (dấu thời gian và/hoặc người cập nhật)

Min và Max là lan can an toàn. Điểm đặt hàng riêng là tùy chọn nhưng hữu ích khi bạn muốn đặt sớm hơn min do lead time dài hoặc nguồn cung không ổn định.

Thông tin khả dụng và đặt hàng (điều khiến phép toán thực tế hơn)

Những chi tiết này biến "mua bao nhiêu" thành "bạn có thể thực sự đặt bao nhiêu":

• Số lượng hiện có (on-hand), với nguồn rõ ràng (đếm thủ công hiện tại, có thể đồng bộ sau)
• Nhà cung cấp ưu tiên (hoặc nhà cung cấp chính)
• Kích thước kiện (số lượng mỗi kiện) để bạn đặt theo bội số hợp lệ
• Thời gian giao (lead time) (ngày)
• Số lượng đặt tối thiểu (MOQ)

Hãy nói rõ “on hand” lấy từ đâu. Nếu bạn bắt đầu bằng nhập thủ công, lưu ngày đếm cuối. Nếu sau này đồng bộ từ POS hoặc công cụ kho, lưu thời gian đồng bộ cuối cùng. Chi tiết nhỏ đó trả lời nhiều câu hỏi “tại sao nó gợi ý thế này?”.

Cách tính gợi ý min/max

Min/max là quy tắc đơn giản: bạn chỉ đặt khi hàng thấp, và đặt đủ để trở về mức an toàn. Kết quả là một danh sách nháp dễ hiểu và dễ kiểm toán.

1) Khi nào kích hoạt đặt lại?

Chọn một trình kích hoạt và giữ nhất quán. Thông dụng nhất là:

• Nếu On Hand bằng hoặc thấp hơn Min (đôi khi gọi là điểm đặt hàng), mặt hàng đủ điều kiện.
• Nếu On Hand cao hơn Min, gợi ý là số 0 và mặt hàng không xuất hiện trong danh sách nháp.

Điều này tránh những gợi ý ồn ào cho các mặt hàng đang khỏe mạnh.

2) Gợi ý nên đặt bao nhiêu?

Khi mặt hàng đủ điều kiện, ý tưởng cơ bản là “đặt tới Max.” Công thức đơn giản là:

base_suggested = max - on_hand
suggested = max(0, base_suggested)

Ví dụ: Min = 10, Max = 40, On Hand = 14.

• On Hand (14) cao hơn Min (10), nên suggested = 0.

Nếu On Hand giảm xuống 8:

• base_suggested = 40 - 8 = 32
• suggested = 32

Các điều chỉnh đơn giản để làm cho bản nháp thực tế hơn

Sau khi tính cơ bản, thêm vài quy tắc nhỏ để phù hợp với thực tế mua hàng:

• Làm tròn theo kiện: nếu bạn phải mua theo kiện 12, làm tròn 32 lên 36.
• MOQ: nếu MOQ là 50, nâng 36 lên 50.
• Không bao giờ gợi ý số âm: nếu On Hand là 55 và Max 40, base là -15 nhưng suggested phải là 0.
• Giới hạn tùy chọn: nếu muốn tránh mua quá lớn, đặt trần cho số lượng đặt tối đa.

Các trường hợp biên cần xử lý ngay từ đầu

Dữ liệu xấu tạo ra gợi ý xấu, nên làm cho các tình huống này hiển nhiên:

• SKU ngừng sản xuất: luôn gợi ý 0, ngay cả khi hàng thấp.
• Tồn âm: coi là dấu đỏ; vẫn tính nhưng hiển thị cảnh báo để rà soát.
• Thiếu Min/Max: đừng đoán. Đặt suggested thành 0 và đánh dấu SKU là “cần thiết lập.”

Luồng người dùng: từ đếm tồn đến danh sách mua dự thảo

Luồng tốt nhất là luồng đội của bạn thực sự dùng. Giữ đơn giản: ghi số tồn, rồi tạo gợi ý. Các phần thêm (nhãn, dashboard, phân tích) có thể làm sau.

Một phiên típical: người dùng đếm nhanh, chọn vị trí (nếu cần), nhập số cho từng SKU, lưu, rồi bấm một nút để tạo danh sách mua dự thảo. Người mua rà soát bản nháp và điều chỉnh trước khi phê duyệt.

Để màn hình gọn, thêm một bộ lọc thực tế: chỉ hiển thị SKU dưới min, hoặc hiển thị tất cả với trạng thái rõ ràng. “Chỉ dưới min” nhanh hơn vào ngày bận. “Hiển thị tất cả” hữu ích khi bạn muốn chắc không bỏ sót gì.

Luồng đơn giản phù hợp cho hầu hết đội nhỏ:

• Nhập hoặc nhập khẩu số tồn
• Sinh gợi ý
• Rà soát danh sách nháp (chỉ dưới min hoặc tất cả với trạng thái)
• Chỉnh số lượng gợi ý và thêm ghi chú
• Phê duyệt bản nháp và xuất hoặc chia sẻ để mua hàng

Các ghi đè quan trọng vì thực tế lộn xộn. Người mua có thể đặt thêm cho khuyến mãi, hoặc đặt ít hơn vì ngân sách eo hẹp hoặc nhà cung cấp chậm. Xem số gợi ý là điểm khởi đầu, không phải quy tắc.

Một vài điều khiển nhỏ ngăn nhiều phiền toái:

• Số lượng ghi đè thủ công (và ai thay đổi)
• Cờ “giữ” để tạm dừng đặt một mặt hàng
• Trường lý do tùy chọn (theo mùa, vấn đề nhà cung cấp, thanh lý)

Cuối cùng, lưu một ảnh chụp khi bản nháp được sinh: dấu thời gian, các số on-hand đã dùng, các giá trị min/max lúc đó, và số gợi ý trước khi ghi đè. Khi ai đó hỏi “Tại sao chúng ta đặt 24 cái này?”, bạn có thể mở bản nháp và thấy chính xác các dữ liệu đầu vào tạo ra nó.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu đơn giản nhưng linh hoạt

Một ứng dụng reorder tốt bắt đầu với vài bảng nhỏ bạn có thể tin tưởng. Mục tiêu không phải ERP hoàn hảo, mà là nền tảng sạch để mở rộng khi thêm nhà cung cấp, vị trí, hoặc quy tắc thông minh hơn.

Bảng cốt lõi để bắt đầu

Với một cửa hàng, tách “mặt hàng là gì” khỏi “bạn có bao nhiêu” và “cách bạn đặt lại”:

• SKUs: một hàng cho mỗi mặt hàng (mã SKU, tên, đơn vị, danh mục, đang/không)
• Suppliers: tên nhà cung cấp và chi tiết liên hệ (và điều khoản như lead time nếu bạn theo dõi)
• Reorder settings: min, max, điểm đặt hàng cho từng SKU, nhà cung cấp ưa tiên, kích thước kiện
• Inventory levels: on-hand hiện tại cho mỗi SKU (sau này theo vị trí) và ngày đếm cuối
• Draft orders: phần đầu (nhà cung cấp, trạng thái, tạo bởi) và các dòng (SKU, qty gợi ý, qty cuối)

Cách này linh hoạt vì bạn có thể thay đổi quy tắc reorder mà không sửa danh sách SKU, và bạn giữ các đơn nháp như hồ sơ so sánh gợi ý vs đặt thực tế.

Nếu hôm nay bạn chỉ có một cửa hàng, đừng xây quá phức tạp cho vị trí. Lưu tồn kho như một con số cho mỗi SKU. Khi thêm cửa hàng thứ hai hoặc kho, đưa vào bảng Locations và đổi Inventory levels thành một hàng cho mỗi SKU theo vị trí.

Lan can, vai trò và xuất dữ liệu

Các quy tắc xác thực nhỏ ngăn đầu vào tồi biến thành đơn tồi. Thêm kiểm tra như: min phải nhỏ hơn max, điểm đặt không âm, kích thước kiện không được bằng 0. Quyết định điều gì xảy ra khi thiếu thiết lập: chặn gợi ý, hay đánh dấu SKU là “cần thiết lập.”

Vai trò hữu ích khi nhiều người đếm và chỉnh quy tắc:

• Viewer: xem SKU và đơn nháp
• Editor: cập nhật số đếm và thiết lập reorder
• Approver: chốt số lượng và đánh dấu đơn nháp là đã phê duyệt

Lên kế hoạch cách gửi đơn. Dù sau này bạn tự động hóa mua, hầu hết đội bắt đầu bằng xuất đơn: CSV tải xuống hoặc danh sách sẵn cho nhà cung cấp mà họ sao chép từ màn hình đơn nháp.

Bước từng bước: xây màn hình và logic ứng dụng

Bắt đầu với hai danh sách đơn giản: danh mục SKU và nhà cung cấp. Mỗi SKU nên có tên mọi người nhận ra, nhà cung cấp mặc định và đơn vị mua (chiếc, kiện, thùng). Giữ thực tế. Đây là danh sách đội bạn sẽ tìm hàng ngày.

Tiếp theo, thêm thiết lập reorder vào bản ghi SKU. Min và max là cơ bản, nhưng bạn sẽ có gợi ý tốt hơn nếu lưu thêm kích thước kiện và lead time. Nếu bạn mua cùng mặt hàng từ hai nhà cung cấp, chọn một nhà cung cấp mặc định và cho phép đổi khi chỉnh đơn nháp.

Với màn hình nhập tồn, xây một giao diện nhanh ưu tiên tốc độ hơn độ chính xác tuyệt đối. Lưới sửa nhanh hoạt động tốt: lọc theo lối đi hoặc danh mục, gõ số đếm, lưu.

Hầu hết đội cần các màn hình cốt lõi này:

• Danh sách SKU và chi tiết SKU (bao gồm min, max, kích thước kiện, lead time)
• Danh sách nhà cung cấp và chi tiết
• Nhập số tồn (lưới + bộ lọc)
• Gợi ý đặt lại (bảng kết quả + hành động đơn giản)
• Đơn mua dự thảo (dòng có thể chỉnh + phê duyệt)

Rồi triển khai logic gợi ý: với mỗi SKU, so sánh “on hand” (và tùy chọn “on order”) với quy tắc reorder, tính số gợi ý để đưa về max, và áp dụng làm tròn theo kích thước kiện để không gợi ý 13 khi nhà cung cấp chỉ bán kiện 12.

Sinh một đơn nháp để duyệt và coi nó như một tài liệu có trạng thái như Draft, Approved, Sent. Khi người dùng tạo bản nháp, sao chép các dòng gợi ý vào dòng đơn, nhóm theo nhà cung cấp, rồi cho phép chỉnh số, đổi nhà cung cấp hoặc xóa mặt hàng.

Hoàn tất bằng bước xuất sạch sẽ. Một số đội in bản nháp rồi đặt thủ công. Người khác xuất file. Dù thế nào, lưu những gì đã được phê duyệt để bạn so sánh “gợi ý vs đã đặt” sau này và hoàn thiện quy tắc với bằng chứng thực tế.

Sai lầm phổ biến khiến gợi ý không đáng tin

Toán reorder đơn giản. Điều làm mất niềm tin là thiết lập lộn xộn. Hầu hết vấn đề xuất hiện dưới dạng một danh sách nháp trông “không đúng”, ngay cả khi công thức đúng.

Một vấn đề kinh điển là đơn vị lẫn lộn. Bạn đếm “chiếc” nhưng đặt theo “kiện”, hoặc nhận theo “gói”. Nếu đơn vị SKU không rõ, ứng dụng có thể gợi ý 24 khi bạn định là 24 kiện. Chọn một đơn vị cơ sở cho mỗi SKU (thường là “chiếc”) và lưu chuyển đổi như “1 kiện = 24 chiếc” để số lượng cuối cùng dịch đúng.

Min và Max cũng hay được đặt như đoán mò. Nếu bạn bỏ qua tốc độ bán và lead time, quy tắc trông gọn nhưng thất bại thực tế. Hàng chậm có max cao sẽ trói vốn, trong khi hàng nhanh có min thấp sẽ thiếu hụt.

Những sai lầm khác:

• Không theo dõi vị trí (kho sau vs kệ, cửa hàng A vs cửa hàng B), rồi tự hỏi tại sao on-hand không khớp
• Cho phép ai cũng sửa min/max mà không có quy trình phê duyệt cơ bản
• Ghi đè giá trị cũ nên không thể giải thích đơn tuần trước
• Xem hàng hỏng, đang giữ hoặc đang vận chuyển như hàng có thể bán
• Dùng số đếm đã cũ nhiều ngày rồi đổ lỗi cho gợi ý

Một kịch bản đơn giản: bạn bán viên nén cà phê. Kệ có 6 hộp, kho sau có 18, cửa hàng thứ hai có 12. Nếu chỉ theo một số “on hand”, ai đó đếm 6 và hệ thống gợi ý đặt, dù thực tế bạn có 36. Trường vị trí khắc phục nhanh vấn đề này.

Kiểm tra nhanh trước khi tin tưởng danh sách nháp

Hệ thống min/max đơn giản, nhưng danh sách nháp chỉ tốt bằng dữ liệu phía sau. Trước khi gửi gì cho nhà cung cấp, dành vài phút rà soát các lỗi âm thầm khiến gợi ý trông tự tin nhưng sai.

Bắt đầu với thiết lập: mọi SKU có thể đặt phải có min, max (hoặc mục tiêu) và kích thước kiện đúng. Nếu thiếu một trong các trường này, ứng dụng nên đánh dấu SKU và bỏ qua hoặc ghi là “cần thiết lập”. Một trường trống có thể tạo ra đơn lớn bất ngờ hoặc không có đơn nào cả.

Tiếp theo, kiểm tra tính hợp lý của on-hand. Tồn âm xảy ra (trả hàng xử lý muộn, nhập kho chưa ghi, nhầm đơn vị) nhưng nên hiếm. Nếu thấy -12 cho một mặt hàng bán chậm, coi gợi ý là “cần điều tra”, không phải “mua ngay”. Đếm lại hoặc rà soát giao dịch rẻ hơn việc gỡ hàng tồn sau này.

Danh sách kiểm tra ngắn bắt được hầu hết vấn đề:

• Thiết lập: min, max, kích thước kiện và nhà cung cấp điền cho mọi SKU có thể đặt
• Số lượng: on-hand hợp lý (không có sai chính tả rõ ràng như 500 thay vì 50)
• Đóng gói: gợi ý làm tròn theo kiện và tôn trọng MOQ
• Chính sách: mọi người biết là đặt tới max hay tới mục tiêu an toàn hơn
• Truy vết: chỉnh sửa cho biết ai thay đổi và khi nào

Các quy tắc đóng gói cần chú ý đặc biệt. Nếu nhà cung cấp bán theo kiện 24 và bản nháp gợi ý 13, hệ thống của bạn nên điều chỉnh theo chính sách (thường làm tròn lên). Tương tự cho MOQ: hiển thị gợi ý ban đầu và gợi ý đã điều chỉnh để người duyệt hiểu sự thay đổi.

Cũng quyết định “đủ tốt” nghĩa là gì cho đội bạn. Đặt tới max là cách mạnh mẽ và có thể trói vốn. Mục tiêu thận trọng hơn (ví dụ: đặt tới max chỉ cho mặt hàng bán chạy, và tới điểm giữa cho hàng chậm) có thể giảm tồn quá mức khi bạn xây dựng niềm tin.

Cuối cùng, giữ dấu vết. Ngay cả “Thay đổi lần cuối bởi” và “Thay đổi lúc” trên mỗi dòng cũng xây dựng niềm tin và giúp giải quyết tranh chấp sau này.

Ví dụ: đặt hàng hàng tuần cho một cửa hàng nhỏ

Hình dung một cửa hàng khu phố nhỏ có 30 SKU. Chủ cửa hàng đếm vật lý mỗi sáng thứ Hai và muốn một ứng dụng gợi ý đặt hàng để tạo danh sách mua dự thảo họ có thể rà soát nhanh.

Họ mua từ hai nhà cung cấp: Supplier A (đồ ăn vặt và đồ uống) và Supplier B (đồ dùng gia đình).

Ba SKU và phép tính gợi ý

SKU 1: Nước có gas 12-pack (Supplier A)

On hand: 8 kiện. Min: 10. Max: 30. Kích thước kiện: 6.

Vì 8 thấp hơn min (10), ứng dụng gợi ý đặt tới max.

Cần để đạt max = 30 - 8 = 22 kiện.

Làm tròn theo kiện (6): 22 thành 24.

Gợi ý đặt: 24 kiện.

SKU 2: Khoai tây chiên (Supplier A)

On hand: 14 gói. Min: 12. Max: 36. Kích thước kiện: 12.

Vì 14 cao hơn min, gợi ý là 0. Dù chưa tới max, nhưng vẫn khỏe và không cần bổ sung tuần này.

SKU 3: Nước rửa chén 500 ml (Supplier B)

On hand: 3 chai. Min: 6. Max: 18. Kích thước kiện: 6.

Vì 3 thấp hơn min, đặt tới max.

Cần = 18 - 3 = 15 chai.

Làm tròn theo kiện (6): 15 thành 18.

Gợi ý đặt: 18 chai.

Người mua điều chỉnh (ngân sách và nhận thức thực tế)

Bản nháp là điểm khởi đầu, không phải mệnh lệnh. Tuần này chủ cửa hàng thắt chặt ngân sách và biết bán nước có gas chậm khi trời mưa.

Họ điều chỉnh Nước có gas từ 24 kiện xuống 18 kiện (vẫn là bội số của 6). Khoai tây vẫn 0. Nước rửa chén giữ 18 vì bán đều và hiện có rủi ro.

Bước rà soát-và-chỉnh này là lý do một bản nháp thường hữu ích hơn việc tự động gửi đơn.

Danh sách mua dự thảo sạch (nhóm theo nhà cung cấp)

Supplier A

• Nước có gas 12-pack: 18 kiện (điều chỉnh từ 24)
• Khoai tây chiên: 0

Supplier B

• Nước rửa chén 500 ml: 18 chai

Với chỉ 30 SKU, vòng làm việc hàng tuần này mất khoảng 10 phút: đếm, rà soát gợi ý, chỉnh vài chỗ, rồi chia bản nháp theo nhà cung cấp.

Bước tiếp theo: ra mắt nhỏ, rồi cải thiện quy tắc

Cách nhanh nhất để có giá trị là bắt đầu hẹp. Chọn một cửa hàng (hoặc một vị trí) và một nhóm nhà cung cấp với số SKU quản lý được. Bạn sẽ học nhiều hơn từ một danh sách nháp sạch đã được rà soát hơn là cố gắng bao phủ mọi trường hợp cạnh ngay ngày đầu.

Quyết định sớm cách bạn thu thập số on-hand. Nhập thủ công ổn ở đầu, miễn là nhất quán. Một quy tắc đơn giản như “cập nhật số vào mỗi thứ Năm trước khi đặt” có giá trị hơn một thiết lập phức tạp mà không ai tin.

Kế hoạch triển khai thực tế:

• Bắt đầu với 20–50 SKU dễ đếm và quan trọng với doanh thu
• Rà soát danh sách nháp với quản lý trong 2–3 chu kỳ trước khi đặt đơn từ nó
• Giữ một trường ghi chú ngắn cho mỗi SKU (ví dụ: “mùa vụ” hoặc “kích thước kiện là 12”)
• Mở rộng sang nhà cung cấp tiếp theo chỉ khi nhóm đầu cảm thấy ổn định

Khi cơ bản ổn, nâng cấp phép toán từ từ. Hai nâng cấp thường có lợi nhanh: ước tính nhu cầu trung bình (ví dụ “trung bình bán hàng hàng tuần 4 tuần gần nhất”) và thêm chút tồn an toàn dựa trên lead time. Nếu nhà cung cấp mất 10 ngày, nâng điểm đặt hàng để phủ thêm một tuần nhu cầu có thể giúp tránh phản ứng với chậm trễ.

Đặt lịch để giữ quy tắc trung thực. Hàng tuần, rà soát gợi ý và sửa lỗi rõ ràng. Hàng tháng, điều chỉnh min/max, tập trung vào mặt hàng bán chạy nhất và rủi ro tồn quá lớn.

Nếu bạn xây ứng dụng này theo hướng no-code, AppMaster (appmaster.io) là một lựa chọn phù hợp với luồng làm việc: mô hình SKU và nhà cung cấp trong cơ sở dữ liệu, đưa logic min/max vào quy trình trực quan, và tạo đơn nháp để nhân viên rà soát và phê duyệt trước khi gửi đi.