Ứng dụng deal desk cho phê duyệt chiết khấu mà đội bán hàng tin tưởng

Tại sao phê duyệt chiết khấu rối rắm nếu không có deal desk

Phê duyệt chiết khấu sụp đổ khi chúng sống trong các chuỗi chat và email rải rác. Một đại diện yêu cầu “một ngoại lệ nhanh”, ai đó trả lời “ok”, và một tuần sau không ai nhớ đã phê duyệt gì, vì sao, hoặc kèm điều kiện gì.

Vấn đề thường bắt đầu nhỏ, rồi chồng lên nhau:

• Những chi tiết quan trọng biến mất (chiết khấu, thời hạn, ngày bắt đầu, điều khoản đặc biệt).
• Các quyết định diễn ra riêng tư, nên cả đội không thấy chuyện gì đang xảy ra.
• Phê duyệt trở nên không nhất quán (người không đúng ký, hoặc mọi người phê duyệt các phiên bản khác nhau).

Một chiết khấu ảnh hưởng đến nhiều người hơn hầu hết các đội nghĩ. Sales sở hữu hợp đồng, nhưng finance quan tâm đến biên lợi nhuận và điều khoản thanh toán, quản lý quan tâm đến tính nhất quán, và pháp chế quan tâm đến rủi ro hợp đồng. Nếu không có một nơi để phối hợp, mọi thỏa thuận đều trở thành trường hợp đặc biệt.

Ứng dụng deal desk khắc phục điều này bằng cách cho mọi người một con đường chung: nộp yêu cầu, định tuyến đến người phê duyệt phù hợp, ghi nhận quyết định rõ ràng và lưu trữ để dùng sau này. Mục đích không phải thêm thủ tục. Mà là để ngăn công việc làm lại và “phê duyệt bằng trí nhớ.”

Đây là cách nó hoạt động trong thực tế. Một đại diện đề nghị 20% để giữ một đơn gia hạn, rồi bộ mua sắm yêu cầu 25% cộng điều khoản thanh toán net-60. Trong chat, quản lý có thể duyệt “25% được”, trong khi finance sau đó phản đối vì điều khoản thanh toán đã thay đổi kinh tế. Với một quy trình yêu cầu và phê duyệt đúng, đại diện gửi cả gói một lần, những người phù hợp xem cùng một phiên bản, và quyết định cuối cùng rõ ràng.

Bạn sẽ biết hệ thống hiệu quả khi sales nhận câu trả lời nhanh hơn, ngoại lệ phút chót giảm, tranh luận về “đã thỏa thuận gì” biến mất, và bạn cuối cùng có dữ liệu sạch để báo cáo.

Xác định những gì mẫu yêu cầu cần thu thập

Mẫu yêu cầu chiết khấu nên trả lời một câu hỏi nhanh: thỏa thuận này có đáng được phê duyệt ở mức giá này không?

Bắt đầu với tập trường tối thiểu cho phép người phê duyệt hiểu deal mà không phải mò qua bảng tính:

• Tên khách hàng và phân khúc (khách mới hay hiện tại, quy mô)
• Sản phẩm/gói, thời hạn, và số lượng
• Giá niêm yết và giá yêu cầu (tự động tính % chiết khấu)
• Ngày dự kiến đóng và ngày bắt đầu
• Chủ deal và đội

Chỉ số thôi không giải thích vì sao chiết khấu tồn tại. Thêm một chút ngữ cảnh có cấu trúc và một ô ghi chú ngắn. Ví dụ: một menu chọn lý do chính (đáp ứng đối thủ, rủi ro gia hạn, mở rộng, thử nghiệm), một trường cho đối thủ chính, và ô ghi chú cho chi tiết như “Đối thủ đưa 25% nếu ký trong tuần này.”

Các hàng rào giúp ngăn yêu cầu chất lượng thấp làm tắc hàng chờ. Tập trung vào vài yêu cầu thực sự giảm công việc làm lại:

• Bắt buộc một lý do kèm mã lý do (vài câu, không chỉ “cần giảm để thắng”)
• Bằng chứng chỉ yêu cầu ở trên một ngưỡng (báo giá, bảng giá, email của đối thủ)
• Cách rõ ràng để đánh dấu ngoại lệ (gói bundle, điều khoản tùy chỉnh, hợp đồng nhạy cảm)

Giữ mẫu nhanh bằng cách chỉ đặt bắt buộc những trường bạn thực sự dùng. Nếu một trường hiếm khi ảnh hưởng quyết định, để nó tùy chọn hoặc chỉ bắt buộc theo điều kiện (ví dụ: yêu cầu “đối thủ” chỉ khi lý do là “đáp ứng đối thủ”).

Quyết định ngay từ đầu ai được truy cập: ai có thể nộp (tất cả sales hay chỉ Sales Ops), ai có thể xem yêu cầu (người gửi, quản lý, finance, deal desk). Quyền truy cập quan trọng khi ghi chú chứa biên lợi nhuận, rủi ro gia hạn hoặc vấn đề khách hàng.

Thiết lập bậc chiết khấu và quy tắc phê duyệt mà mọi người sẽ tuân theo

Phê duyệt chiết khấu thất bại khi quy tắc mơ hồ. Mọi người đoán, phê duyệt bị chuyển đi chuyển lại, và kết quả phụ thuộc vào ai đang online.

Bắt đầu với các bậc tương ứng cách doanh nghiệp bạn đánh giá rủi ro. Giữ đơn giản để sales có thể tự phục vụ:

• 0 đến 10%: quản lý bán hàng
• 11 đến 20%: quản lý bán hàng + finance
• 21 đến 30%: giám đốc bán hàng + finance
• Trên 31%: phê duyệt điều hành

Sau đó thêm vài quy tắc override cho những thứ thực sự thay đổi kinh tế hoặc rủi ro: khách hàng mới so với gia hạn, hợp đồng nhiều năm, tài khoản chiến lược, ngôn ngữ hợp đồng không chuẩn, và điều khoản thanh toán không chuẩn. Làm rõ override để 15% cho gia hạn không bị xử lý giống 12% cho khách hàng mới.

Gán người phê duyệt theo vai trò, không theo tên. Vai trò tồn tại qua kỳ nghỉ và thay đổi tổ chức. Với mỗi bậc, xác định ai phải phê duyệt và theo thứ tự nào. Finance thường kiểm tra biên lợi nhuận và điều khoản thanh toán; pháp chế chỉ cần can thiệp khi điều khoản thay đổi hoặc rủi ro tăng. Nếu pháp chế bắt buộc cho mọi yêu cầu, phê duyệt sẽ chậm và mọi người tìm cách làm việc vòng.

Sales làm việc theo thời hạn, nên kỳ vọng phản hồi quan trọng. Đặt mục tiêu rõ ràng như “phản hồi đầu tiên trong vòng 4 giờ làm việc”, kèm phương án dự phòng (ủy quyền, trực theo ca, hoặc leo thang sau một thời gian cố định).

Bắt buộc lý do quyết định để kết quả hữu ích về sau. Giữ ngắn và đồng nhất:

• Approved: chiết khấu và mọi điều kiện (“20% được duyệt, thời hạn 2 năm”)
• Rejected: lý do cụ thể (“biên lợi nhuận dưới ngưỡng”)
• Changes needed: cần thay đổi gì (“giảm xuống 15% hoặc thêm trả trước hàng năm”)

Xây dựng mẫu yêu cầu thân thiện với sales

Nếu reps né mẫu, phê duyệt sẽ quay lại chat và bạn mất bản ghi.

Giữ mẫu dự đoán được và khó sai sót. Dùng nhãn rõ ràng, mặc định thông minh, và danh sách chọn thay vì văn bản tự do khi có thể (loại giao dịch, vùng, tiền tệ). Cắt mọi thứ không ảnh hưởng đến quyết định hoặc báo cáo.

Giữ ngắn, nhưng hỏi những câu theo dõi đúng

Mẫu nhanh nhất dùng câu hỏi điều kiện. Hỏi chiết khấu trước, rồi chỉ hiện những gì cần cho bậc đó.

Các câu hỏi theo dõi phổ biến hiệu quả:

• Chiết khấu cao hơn: yêu cầu lý do mạnh hơn và (nếu liên quan) chi tiết đối thủ
• Điều khoản đặc biệt: thu thập ghi chú hợp đồng và định tuyến tới pháp chế khi cần
• Điều khoản thanh toán không chuẩn: thêm thông tin cho finance
• Thỏa thuận nhiều năm: ghi nhận đánh đổi (cam kết, kế hoạch gia hạn)

Kiểm tra dữ liệu trước khi gửi tới người phê duyệt

Người phê duyệt không nên phải từ chối lỗi cơ bản. Thêm kiểm tra đơn giản (chiết khấu trong phạm vi, ngày đóng không phải trong quá khứ, lý do bắt buộc cho chiết khấu lớn). Nếu bạn có ngưỡng biên, xác thực so với ngưỡng đó.

Một cải tiến nhỏ nhưng hiệu quả là “xem trước trước khi gửi”. Hiển thị cho đại diện bậc dự kiến và ai sẽ được hỏi phê duyệt. Ví dụ: “Chiết khấu 22%: Quản lý bán hàng + Finance.” Điều này ngăn ngừa bất ngờ và giảm trao đổi lặp lại.

Làm cho giao diện dùng được trên mobile: bố cục một cột, vùng chạm lớn và ô văn bản ngắn.

Từng bước: định tuyến phê duyệt từ lúc nộp đến quyết định

Luồng định tuyến tốt khiến sales gần như không để ý. Họ gửi một yêu cầu, nhận câu trả lời rõ ràng nhanh, và luôn biết bước tiếp theo.

Một luồng thực dụng hầu hết đội có thể áp dụng:

1. Tạo yêu cầu và tính bậc tự động. Tính % chiết khấu từ giá niêm yết so với giá đề nghị, rồi ánh xạ vào bậc trong app để reps không phải đoán.
2. Gán người phê duyệt theo bậc và loại giao dịch. Bậc thấp có thể tới quản lý bán hàng; bậc cao hơn thêm finance; một số loại giao dịch (gia hạn, nhiều năm, chiến lược) có thể định tuyến tới hàng đợi khác.
3. Thông báo cho người phê duyệt với tóm tắt rõ ràng và hành động đơn giản. Bao gồm các số chính, lý do và ghi chú hỗ trợ. Hành động rõ ràng: Duyệt, Từ chối, Yêu cầu thay đổi.
4. Xử lý chỉnh sửa mà không phải bắt đầu lại. Nếu cần thay đổi, trả về cho đại diện với một bình luận bắt buộc. Giữ cùng ID yêu cầu để mọi người giữ đồng bộ.
5. Leo thang khi thời gian phản hồi trễ. Nếu ai đó không trả lời kịp, leo thang tới người dự phòng hoặc ủy quyền.

Khi quyết định cuối cùng được đưa ra, đóng yêu cầu, thông báo các bên liên quan (đại diện, quản lý, finance, deal desk), và khóa các trường không nên thay đổi sau phê duyệt.

Ghi lại mọi quyết định để có dấu vết kiểm toán sạch

Phê duyệt nhanh quan trọng, nhưng bản ghi cũng quan trọng không kém. Bạn muốn một dấu vết trả lời được: ai duyệt, khi nào, dựa trên thông tin gì và điều gì đã thay đổi?

Ghi lại mọi thay đổi trạng thái như một sự kiện, không chỉ kết quả cuối cùng. Mỗi sự kiện nên có dấu thời gian và người (hoặc hệ thống) thực hiện thay đổi.

Ghi lại những thứ bạn sẽ cần sau này:

• Lịch sử trạng thái (Submitted, Returned, Approved, Rejected, Expired) với thời gian và người thực hiện
• Chi tiết quyết định (chiết khấu được duyệt, điều kiện, bình luận, tệp đính kèm yêu cầu)
• Thay đổi trường chính (giá, %, thời hạn, bậc), trước và sau
• Ngữ cảnh cơ bản (ID deal/tài khoản, đại diện, vai trò người phê duyệt)

Chỉnh sửa là nơi đội thường bị thiệt. Nếu đại diện thay đổi thời hạn hoặc điều khoản thanh toán sau khi nộp, dấu vết kiểm toán nên hiển thị rõ và kích hoạt phê duyệt lại nếu chính sách yêu cầu. Xử lý thay đổi như các sự kiện mới, không phải chỉnh sửa im lặng.

Quyết định thời gian lưu trữ và quy tắc xuất sớm: giữ bao lâu yêu cầu và tệp đính kèm, ai có thể xuất, và việc xuất có được ghi lại hay không.

Dùng báo cáo để cải thiện việc chiết khấu theo thời gian

Lợi ích thực sự không chỉ là “phê duyệt nhanh hơn.” Mà là dùng lịch sử để đưa ra quyết định tương lai nhanh hơn, công bằng hơn và dễ bảo vệ hơn.

Bắt đầu với vài chỉ số bạn có thể tin tưởng: thời gian đến quyết định, tỷ lệ phê duyệt, và mức chiết khấu trung bình. Khi những số này ổn định, phân mảnh theo các chiều phù hợp với cách đội bạn vận hành: đại diện/quản lý, vùng, sản phẩm, quy mô thỏa thuận, bậc, và mã lý do.

Những góc nhìn này lộ ra các mẫu bạn không thấy trong chat và bảng tính: override lặp lại, lý do từ chối lặp lại, tắc nghẽn do một người phê duyệt, và chiết khấu tăng dần trong các phân khúc cụ thể.

Báo cáo hàng tháng giữ thực tế khi nó bắt đầu từ các câu hỏi:

• Ở đâu phê duyệt mất nhiều thời gian nhất, và vì sao?
• Mã lý do nào được chấp thuận thường xuyên nhất, và chúng còn hợp lý không?
• Các bậc có được sử dụng theo dự định hay mọi người đang làm việc vòng?
• Lý do từ chối nào lặp lại, và sales có thể sửa trước khi gửi không?

Để giữ báo cáo sạch, chuẩn hóa các trường dẫn đến phân tích. Ghi chú có thể là văn bản tự do, nhưng các nhập chính nên có cấu trúc: phân khúc, sản phẩm, giá niêm yết, chiết khấu yêu cầu, chiết khấu cuối cùng được duyệt, bậc, và danh sách mã lý do ổn định.

Ví dụ: phê duyệt yêu cầu chiết khấu 22% từ đầu đến cuối

Một đại diện bán hàng, Maya, đang chốt gói hàng năm trị giá $48,000. Khách hàng yêu cầu chiết khấu 22% vì đối thủ đang đưa 20%, và họ muốn hợp đồng ký trước thứ Sáu.

Maya gửi yêu cầu với các thông tin cơ bản (tài khoản, gói, thời hạn, ngày đóng), các con số (giá niêm yết, giá yêu cầu, % chiết khấu), và ngữ cảnh ngắn (áp lực đối thủ, thời hạn, những gì khách hàng cam kết đổi lại). Cô đính kèm bằng chứng nếu bậc yêu cầu.

Luồng tự tính bậc. Trong ví dụ này, mọi thứ từ 21%+ định tuyến quản lý trước, rồi tới finance. Quản lý phê duyệt với điều kiện: thời hạn 12 tháng và thanh toán cả năm trả trước. Finance xem xét biên lợi nhuận và điều khoản thanh toán, sau đó hoặc phê duyệt với điều kiện, từ chối với lý do rõ ràng, hoặc trả lại để chỉnh sửa cụ thể.

Maya nhận được quyết định cô có thể sao chép vào giao tiếp với khách hàng, với các điều kiện viết bằng ngôn ngữ đơn giản. Mọi bước đều được ghi lại: ai quyết định, khi nào, cái gì đã thay đổi, và vì sao.

Những sai lầm thường gặp làm chậm phê duyệt

Hầu hết chậm trễ không phải do "người phê duyệt chậm." Chúng xảy ra vì luồng công việc để lại chỗ cho tranh luận, làm lại, hoặc điểm mù.

Sai lầm 1: Quy tắc nghe có vẻ đơn giản nhưng không hành động được

"Chiết khấu lớn cần lãnh đạo duyệt" sụp đổ ngay khi ai đó hỏi, "Lớn là bao nhiêu?" Hãy làm bậc cụ thể và ghi lại điều gì thay đổi đường đi (thời hạn, điều khoản thanh toán, mới vs gia hạn, ngôn ngữ không chuẩn).

Sai lầm 2: Mẫu nặng khiến reps né tránh

Khi mẫu giống như giấy tờ rườm rà, reps tìm cách tránh. Quy tắc đáng tin cậy: nếu một trường không dùng để quyết định hoặc báo cáo sau này, đừng bắt buộc nó. Tự động điền khi có thể, và để tệp đính kèm theo ngưỡng.

Sai lầm 3: Không có mã lý do, nên báo cáo thành tiếng ồn

Nếu mọi yêu cầu là câu chuyện riêng, bạn không học được gì. Dùng một danh sách ngắn, ổn định các mã lý do và giữ văn bản tự do cho chi tiết bổ trợ.

Sai lầm 4: Chỉnh sửa sau phê duyệt mà không phê duyệt lại

Nếu giá, %, thời hạn, hoặc lịch thanh toán thay đổi sau khi phê duyệt, coi đó là thay đổi đáng kể. Tự động định tuyến lại khi các trường được bảo vệ bị sửa.

Sai lầm 5: Hiển thị kém và thông báo rối rắm

Reps bị mắc kẹt khi họ không thấy yêu cầu đang ở đâu. Người phê duyệt chán khi mọi yêu cầu ping tất cả mọi người. Giữ trạng thái rõ ràng ("Đang chờ Finance") và thông báo nhắm đúng tới người gửi và người phê duyệt hiện tại.

Bảng kiểm nhanh và bước tiếp theo

Trước khi triển khai, làm một bài test "thực tế": một đại diện có thể gửi trong dưới hai phút không, người phê duyệt có thể quyết định mà không đi tìm chi tiết, và finance có thể giải thích quyết định sau vài tháng không?

Dùng bảng kiểm này để bắt các vấn đề phổ biến sớm:

• Cơ bản mẫu: các trường bắt buộc thực sự cần (giá, %, thời hạn, sản phẩm, vùng, ngày đóng).
• Logic bậc: bậc và quy tắc override khớp cách các giao dịch thực tế được duyệt.
• Mapping vai trò: mỗi bậc có người phê duyệt chính và người dự phòng.
• Thông báo: người gửi và người phê duyệt nhận đúng cảnh báo, không trùng lặp.
• Chất lượng audit: mọi quyết định có chủ sở hữu, dấu thời gian và lý do rõ ràng.

Quy tắc vận hành quan trọng ngang bằng mẫu: chuyện gì xảy ra khi đại diện chỉnh sửa sau phản hồi, cách leo thang hoạt động, và cách xử lý ủy quyền khi nghỉ.

Nếu bạn muốn nguyên mẫu nhanh, xây dựng mô hình dữ liệu trước (requests, approvals, comments, versions), rồi mẫu, rồi định tuyến, rồi nhật ký quyết định tự động.

Nếu bạn đang xây dựng điều này với AppMaster (appmaster.io), bạn có thể tạo mô hình dữ liệu yêu cầu trong Data Designer và thiết lập định tuyến trong Business Process Editor, để mẫu, luồng công việc và dấu vết kiểm toán sống trong một nơi và giữ nhất quán khi quy tắc thay đổi.