Trình theo dõi lịch sử giá nhà cung cấp cho MOQ, thời gian giao và chi phí

Vấn đề mà một trình theo dõi lịch sử giá thực sự giải quyết

Quyết định mua thường được đưa ra với nửa câu chuyện. Báo giá cuối cùng bị chôn trong email, bảng tính “mới nhất” nằm trên laptop của người khác, và những chi tiết quyết định kết quả (MOQ, thời gian giao, điều khoản vận chuyển, điều khoản thanh toán) rải rác trong PDF và các luồng chat.

Sự lộn xộn đó quan trọng vì báo giá không ổn định. Với cùng một mặt hàng, nhà cung cấp thay đổi giá đơn vị, MOQ, thời gian giao, đóng gói, điều khoản thanh toán và giả định vận chuyển. Nếu bạn chỉ thấy con số hôm nay, bạn bỏ lỡ các mẫu như “rẻ nhưng hay trễ 2 tuần” hoặc “giá tăng 12% sau đơn hàng đầu tiên.”

Lựa chọn tồi sẽ hiện ra sau này và thường tốn hơn chênh lệch giá giữa hai báo giá. Giá đơn vị thấp có thể dẫn tới thiếu hàng, chậm trễ sản xuất, cước gấp rút, tranh chấp chất lượng, hoặc xói mòn biên lợi nhuận khi bạn liên tục thúc hàng để kịp tiến độ.

Một tracker bộc lộ giá trị khi nó trả lời các câu hỏi trong vài giây:

• Lần trước chúng ta đã trả bao nhiêu cho đúng mặt hàng và số lượng này?
• Thời gian giao của nhà cung cấp này thay đổi thế nào qua các báo giá gần đây?
• Chi phí giao hàng thực tế tại kích cỡ đặt hàng điển hình của chúng ta là bao nhiêu (không chỉ giá đơn vị)?
• Nhà cung cấp nào đáng tin cậy liên tục, chứ không chỉ đôi khi rẻ nhất?
• Có gì thay đổi so với báo giá trước đó?

Ví dụ: bạn nhận hai báo giá cho cùng một linh kiện. Nhà cung cấp A rẻ hơn 8% nhưng yêu cầu MOQ cao hơn và báo thời gian giao 6 tuần. Nhà cung cấp B giá nhỉnh hơn, MOQ phù hợp với kế hoạch tiền mặt của bạn, và họ thường giao trong 2 tuần. Không có lịch sử, dễ bị mê hoặc bởi giá rẻ. Có lịch sử, bạn thấy nhà cung cấp A hay trễ và buộc phải dùng vận chuyển đường hàng không trả phí, khiến họ trở thành lựa chọn đắt nhất trên thực tế.

Dữ liệu cần lưu cho mỗi báo giá nhà cung cấp

Tracker chỉ tốt khi các trường bạn lưu đủ đầy. Ghi báo giá như cách nó được đưa ra (không chỉ số “tốt nhất”) để bạn có thể giải thích quyết định sau này và phát hiện sự trôi dạt, như thời gian giao ngày càng dài hoặc các khoản phí xuất hiện.

Bắt đầu với cách lưu giá để tránh nhầm lẫn:

• Giá đơn vị
• Mức số lượng chiết khấu (thường là MOQ)
• Giá mở rộng ở mức đó (để không phải tính mental math mỗi lần)

Thời gian giao cũng cần hai dạng:

• Thời gian giao được ghi trong báo giá (ví dụ: "4-6 tuần")
• Ngày giao hoặc ngày sẵn sàng giao được hứa trên báo giá

Ngày tháng là nền tảng cho lập kế hoạch. Phạm vi ghi trong báo giá vẫn hữu ích khi bạn so sánh lời hứa với thực tế.

Để so sánh tổng chi phí công bằng, lưu những chi phí phụ thay đổi chi tiêu thực tế:

• Điều khoản vận chuyển và ước tính cước (ai trả, vận chuyển bằng cách nào, và chi phí)
• Giả định về thuế/phí hải quan (nếu biết), quốc gia/ cảng đích
• Tiền tệ (và tỷ giá đã dùng nếu bạn chuyển đổi)
• Điều khoản thanh toán (Net 30, trả trước, chia cọc)
• Ghi chú đóng gói, nhãn, kiểm tra hoặc tooling (một lần hoặc theo đơn)

Cuối cùng, liên kết hiệu suất trở lại cùng nhà cung cấp và mặt hàng: giao trễ so với ngày hứa, vấn đề chất lượng (trả hàng/lỗi), và tốc độ giao tiếp. Những thứ này có thể là tag đơn giản hoặc bộ đếm.

Một quy tắc quan trọng: không ghi đè báo giá cũ. Xử lý mỗi báo giá như một phiên bản mới có ngày, người nhận và nguồn (email, cổng, cuộc gọi). Đó là điều tạo nên lịch sử thực sự thay vì một ảnh chụp hiện trạng bị chỉnh sửa liên tục.

Cách so sánh báo giá công bằng (quy tắc chi phí và tốc độ)

Tracker chỉ hữu ích nếu mọi báo giá được so sánh theo cùng quy tắc. Nếu không, “rẻ nhất” thường là tùy chọn thiếu chi phí hoặc lời hứa giao không thực tế.

Quy tắc chi phí để giữ công bằng

Định nghĩa một “tổng chi phí” đơn giản, nhất quán mà bộ phận mua và tài chính cùng chấp nhận. Đừng dừng lại ở giá đơn vị. Dùng ước tính có thể lặp lại bao gồm các khoản phụ thường gặp:

• Giá đơn vị tại mức chiết khấu được báo
• Cước vận chuyển (hoặc ước tính tạm khi chưa biết)
• Thuế/phí hải quan (nếu áp dụng)
• Phí đóng gói/nhãn/kiểm tra
• Phí thanh toán (chuyển khoản/thẻ/ nền tảng) khi có ý nghĩa

Rồi chuẩn hóa những cơ bản trước khi xếp hạng:

• Đơn vị đo (từng cái so với hộp 50 cái)
• Kích thước đóng gói
• Tiền tệ (với quy tắc tỷ giá bạn dùng)

MOQ là cái bẫy thường gặp. So sánh nhà cung cấp ở số lượng bạn dự định đặt, không phải ở bậc giá trông đẹp trên giấy. Nếu bạn thường mua 800 đơn vị, báo giá có MOQ 2.000 nên được tính ở mức 2.000 (vì đó là những gì bạn sẽ phải trả) hoặc được gắn nhãn rõ là không khả thi cho đơn này.

Quy tắc tốc độ và tiêu chí phụ khi hòa nhau

Về tốc độ giao, lưu thời gian giao bằng ngày và một ngày sẵn sàng/ship cụ thể. Phạm vi thời gian giao có thể mơ hồ, nhưng một ngày cụ thể buộc sự rõ ràng.

Ví dụ: Nhà cung cấp A giá $1.90/cái với thời gian giao 30 ngày và MOQ 500. Nhà cung cấp B $2.05/cái với thời gian 10 ngày và MOQ 1.000. Nếu bạn cần 600 cái tháng tới, MOQ của B buộc bạn mua 1.000 cái. Điều đó thay đổi “chi tiêu thực” và có thể xóa lợi thế tốc độ.

Khi tổng chi phí gần nhau, quyết trước các tiêu chí phụ: độ đúng hạn, điều khoản thanh toán, và trạng thái nhà cung cấp (ưu tiên/đã phê duyệt). Điều quan trọng là nhất quán, để người mua không tự sáng tạo logic mỗi lần mua.

Mô hình dữ liệu đơn giản mà vẫn dùng được khi mở rộng

Tracker đáng tin khi mô hình dữ liệu nhàm chán, nhất quán và khó để “điền gần đủ”. Lưu mỗi báo giá theo cùng một cách, rồi liên kết nó với những gì đã xảy ra sau đó.

Năm bản ghi cốt lõi bao phủ hầu hết đội:

• Products/SKUs: mã SKU, tên, thông số chính, đơn vị đo, nhà cung cấp được phê duyệt
• Suppliers: tên pháp lý, liên hệ, khu vực, tiền tệ mặc định, điều khoản mặc định
• Quotes: nhà cung cấp, sản phẩm, giá đơn vị, MOQ, thời gian giao, ngày báo giá, cửa sổ hiệu lực, giả định chính
• Orders/Shipments: những gì bạn đặt và nhận (ngày, số lượng, giá đã thanh toán, kết quả giao hàng)
• Attachments/Audit log: PDF/email/ảnh chụp báo giá, cộng ai sửa gì và khi nào

Giữ Quotes tách khỏi Orders. Quotes là lời hứa. Orders là thực tế. Liên kết chúng cho phép bạn đo khoảng cách giữa thời gian giao báo và giao thực tế, hoặc giữa giá báo và giá trên hóa đơn.

Một vài lựa chọn nhỏ ngăn hỗn loạn khi khối lượng tăng:

• Dùng ID duy nhất cho mỗi báo giá
• Lưu ngày dưới dạng ngày thực (quoted on, valid until, expected ship)
• Giữ tiền tệ rõ ràng và lưu tỷ giá FX nếu bạn chuyển đổi
• Xử lý MOQ và thời gian giao như số (tránh text tự do khi có thể)
• Khóa chỉnh sửa sau khi phê duyệt, nhưng cho phép bình luận

Bước từng bước: xây workflow cho tracker

Workflow có một nhiệm vụ: thêm một báo giá mới phải nhanh hơn việc lục email.

Bắt đầu với một form “New Quote” bắt buộc các trường mọi người hay bỏ sót: nhà cung cấp, SKU, tiền tệ, giá đơn vị, MOQ, thời gian giao, ngày báo giá và ngày hết hạn. Thêm vận chuyển và các phí cố định nếu bạn có.

Sau khi lưu, tự động tính tổng chi phí ở vài số lượng phù hợp với cách bạn mua (ví dụ: MOQ, kích thước đặt hàng điển hình, và một mức mua sỉ). Điều này ngăn lỗi cổ điển khi Nhà cung cấp A trông rẻ hơn cho đến khi bạn nhớ họ bắt bạn mua nhiều hơn nhu cầu.

Với mỗi SKU, hiển thị chế độ xem xếp hạng đơn giản dựa trên quy tắc bạn chọn (ví dụ: tổng chi phí thấp nhất ở số lượng điển hình, rồi nhanh nhất làm tiêu chí phụ).

Hai rào cản giữ xếp hạng trung thực:

• Báo giá hết hạn được gắn nhãn rõ (và có thể kích hoạt tác vụ làm mới)
• Nếu ai đó chọn nhà cung cấp không đứng đầu, họ phải nhập một lý do ngắn (chất lượng, rủi ro tồn kho, điều khoản, quan hệ)

Trường “lý do” đó biến một quyết định theo cảm tính thành quyết định có thể xem lại sau.

Đưa lịch sử báo giá hiện có vào hệ thống

Lịch sử chỉ hữu ích nếu được nhập sạch sẽ. Bắt đầu với nguồn bạn tin cậy: bảng tính, xuất từ ERP, và luồng email. Bạn không cần hoàn hảo ngay ngày đầu; bạn cần đủ lịch sử để thấy xu hướng giá và độ trôi thời gian giao.

Với import CSV, giữ một file cho mỗi lô (ví dụ: một tháng RFQ). Chuẩn hóa đơn vị và tiền tệ trước khi import. “$12 mỗi hộp 10” và “$1.20 mỗi cái” không nên vào như hai giá không liên quan.

Email và báo giá bằng điện thoại cần một đường dẫn thủ công nhanh. Một form ngắn thường nhanh hơn việc chép vào bảng tính. Giữ những trường thay đổi quyết định: nhà cung cấp, SKU, ngày, giá, tiền tệ, MOQ, thời gian giao, cửa sổ hiệu lực, và điều khoản vận chuyển.

Trùng lặp thường xảy ra khi cùng một báo giá được chuyển tiếp hoặc gửi lại. Một kiểm tra duy nhất thực dụng là supplier + SKU + quote date + MOQ (và điều khoản vận chuyển nếu chúng thay đổi đáng kể chi phí). Nếu phát hiện khả năng trùng, cho người dùng chọn: cập nhật bản ghi hiện tại hoặc lưu một phiên bản mới.

Lưu đủ “ngữ cảnh nguồn” để kiểm tra sau: số tham chiếu, tiêu đề email/tên luồng, và tên file đính kèm.

Trước khi tin tưởng dữ liệu nhập vào, chạy vài kiểm tra nhanh cho các lỗi phổ biến:

• Thiếu thời gian giao hoặc viết là “ASAP”
• MOQ sai lệch 10x so với phạm vi thường thấy của nhà cung cấp
• Tiền tệ không khớp với hóa đơn bình thường của nhà cung cấp
• Giá nhập mà không kèm đơn vị (mỗi cái so với mỗi carton)
• Báo giá hết hạn bị nhập như đang còn hiệu lực

Ví dụ: nếu một người mua nhập “14” cho thời gian giao, bắt họ chọn ngày hoặc tuần. Lời nhắc nhỏ đó ngăn hàng tuần so sánh sai lệch trong nhiều tuần.

Báo cáo và chế độ xem mà người ta thực sự dùng hàng ngày

Giao diện nên trả lời câu hỏi thực tế nhanh: “Tôi có nên đặt hàng lại bây giờ?”, “Ai đang trễ thời gian giao?”, “Báo giá này có thực sự rẻ khi tính hết mọi thứ không?” Xây một bộ màn hình nhỏ để người ta quay lại.

Bắt đầu với những mục sau:

• Per-SKU price trend: giá đơn vị theo thời gian, cộng tổng chi phí trên mỗi đơn vị (đơn vị + cước + thuế + các khoản phí khác)
• Per-SKU quote timeline: mỗi báo giá với nhà cung cấp, MOQ, thời gian giao, độ hiệu lực và ghi chú chính
• Supplier performance summary: tỷ lệ đúng hạn, thời gian giao trung bình theo tuyến/khu vực, số lần tăng giá
• Side-by-side comparison: lọc theo khu vực, phạm vi MOQ, tiền tệ và độ mới, rồi sắp xếp theo tổng chi phí hoặc tốc độ giao
• Last decision snapshot: người chiến thắng, người về nhì, và lý do đã được ghi nhận

Cảnh báo hiệu quả nhất khi chúng cụ thể và có thể chỉnh theo loại. Ví dụ: “Giá đơn vị tăng hơn 5% so với báo giá đã chấp nhận gần nhất,” hoặc “Thời gian giao trượt hơn 7 ngày trong 3 báo giá gần đây.”

Các view lưu sẵn khiến công cụ cảm thấy nhanh. Hai view hay dùng là “Đặt hàng lại tháng này” (SKU dưới điểm đặt hàng với báo giá còn hiệu lực) và “Đánh giá nhà cung cấp mới” (nhà cung cấp có lịch sử hạn chế).

Sai lầm phổ biến làm tracker gây hiểu lầm

Hầu hết “xếp hạng sai” xảy ra vì hệ thống mất ngữ cảnh, rồi mọi người vẫn tin kết quả. Sai lầm lớn nhất là ghi đè báo giá cũ. Nếu bạn thay thế báo giá tháng trước bằng con số hôm nay, bạn mất xu hướng và không thể giải thích vì sao nhà cung cấp đột nhiên trông “tốt hơn” hoặc “tệ hơn”.

Bẫy khác là chỉ so sánh giá đơn vị. Giá đơn vị thấp vô nghĩa nếu MOQ buộc dư tồn, hoặc nếu cước và thuế đẩy chi phí về đích cao hơn phương án khác.

Lỗi chuẩn hóa cũng làm mất niềm tin. Nếu một người mua nhập “mỗi kg” và người khác nhập “mỗi cái”, phép toán có vẻ chính xác nhưng sai. Thiếu ngày hiệu lực và bạn dùng giá đã hết hạn cho quyết định hiện tại.

Cuối cùng, xếp hạng bị lệch khi bạn bỏ qua hiệu suất giao thực tế. Nếu Nhà cung cấp A hứa 10 ngày nhưng giao 18 ngày, tracker nên học điều đó, nếu không nó sẽ tiếp tục đề xuất phương án sai.

Sửa thực tế:

• Lưu mỗi báo giá như bản ghi mới có thời gian và nguồn
• So sánh tổng chi phí về đích, bao gồm ảnh hưởng từ MOQ và cước
• Chuẩn hóa tiền tệ, đơn vị và kích thước đóng gói trước khi xếp hạng
• Yêu cầu ngày hiệu lực và gắn cờ rõ báo giá hết hạn
• Ghi lại ngày hứa so với ngày thực và dùng hiệu suất trong điểm số

Checklist nhanh trước khi tin tưởng xếp hạng

Trước khi gửi bản tóm tắt “tùy chọn tốt nhất” cho quản lý, chạy kiểm tra tỉnh táo nhanh. Mất vài phút nhưng ngăn các quyết định dựa trên dữ liệu thiếu.

Đảm bảo mỗi bản ghi báo giá đầy đủ và có thể so sánh:

• SKU/số phụ tùng, nhà cung cấp, ngày báo giá, đơn vị đo, tiền tệ, hiệu lực/khả năng hết hạn
• MOQ được ghi và bạn đang so sánh ở số lượng đã chọn rõ ràng (ví dụ 500 đơn vị)
• Thời gian giao tính bằng ngày và (nếu có thể) bạn cũng có ngày hứa/ship
• Tổng chi phí bao gồm các mục bạn thực sự trả (cước, đóng gói, tooling, phí ngân hàng/broker khi liên quan)
• Quy tắc xếp hạng của bạn được viết ra và áp dụng giống nhau mỗi lần

Rồi kiểm tra tính nhất quán. Nếu một nhà cung cấp báo theo 1.000 cái và nhà khác theo từng cái, xếp hạng sẽ sai trừ khi bạn chuẩn hóa. Cũng với tiền tệ: chọn một quy tắc tỷ giá (tỷ giá tại ngày báo giá hoặc tỷ giá hàng tháng) và giữ nguyên.

Hãy thực tế về độ mới. Báo giá 10 tháng trước hữu ích cho đường xu hướng, nhưng hiếm khi phản ánh thị trường hôm nay.

Ví dụ: chọn giữa giá thấp và giao nhanh

Bạn cần bổ sung một SKU chạy nhanh: 1.000 đơn vị/tháng. Bạn còn 10 ngày hàng, và mỗi ngày thiếu hàng tốn khoảng $800 doanh thu mất và chi phí gấp rút.

Hai nhà cung cấp trả lời:

Nhà cung cấp A giá thấp hơn: $4.50, nhưng MOQ 3.000 đơn vị và thời gian giao 30 ngày. Cước $600/đơn.

Nhà cung cấp B giá cao hơn $5.10, nhưng MOQ 1.000 và thời gian giao 10 ngày. Cước $400/đơn.

Nếu chỉ so sánh giá đơn vị, A thắng. Nhưng tổng chi phí về đích cho đơn bạn phải đặt là:

• Nhà cung cấp A: (3.000 x $4.50 + $600) / 3.000 = $4.70 mỗi đơn vị, cộng tiền bị khoá trong tồn kho dư
• Nhà cung cấp B: (1.000 x $5.10 + $400) / 1.000 = $5.50 mỗi đơn vị

Bây giờ thêm yếu tố thời gian. Với chỉ 10 ngày hàng, A tới sau 30 ngày, nghĩa là khoảng 20 ngày thiếu hàng trừ khi bạn tìm giải pháp tạm. Ở $800/ngày, 20 ngày tương đương ~ $16,000 ảnh hưởng do thiếu hàng. Con số đó át hẳn chênh lệch $800 về giá đơn vị giữa hai đơn.

Vì vậy, lựa chọn tốt nhất hôm nay có thể là Nhà cung cấp B, dù họ đắt hơn đơn vị. Tháng sau, khi bạn có 40 ngày tồn kho, A có thể trở thành lựa chọn tốt hơn.

Khi phê duyệt báo giá, ghi một ghi chú quyết định ngắn để đánh giá sau này không phải dựa vào nhớ:

• Tồn kho hiện có và tỷ lệ tiêu thụ dự kiến
• Ngày "phải đến" bạn đã dùng
• Bất kỳ giả định về chi phí thiếu hàng hoặc phương án gấp rút
• Điều gì sẽ thay đổi quyết định lần sau (bao phủ, linh hoạt MOQ)

Bước tiếp theo: triển khai mà không làm chậm quy trình mua

Đối xử với việc triển khai như pilot, không phải thay đổi lớn. Tracker chỉ có ích nếu người mua dùng nó trong công việc thực tế.

Bắt đầu với một lát cắt nhỏ, tác động cao: khoảng 20 SKU hàng đầu (hoặc các phụ tùng gây đau đầu nhất) và khoảng 5 nhà cung cấp. Điều này giữ cho lần đầu sạch, làm lộ các thiếu sót rõ ràng, và cho phép bạn tinh chỉnh quy tắc so sánh trước khi mọi người phụ thuộc vào xếp hạng.

Đồng ý sớm hai điều: một phương pháp chấm điểm, và một tập các trường bắt buộc. Nếu người ta có thể lưu báo giá mà không có thời gian giao, MOQ, tiền tệ và ngày hiệu lực, cơ sở dữ liệu sẽ đầy nhanh nhưng kết quả sẽ không đáng tin.

Kế hoạch triển khai nhẹ:

• Tuần 1: chỉ ghi nhận báo giá mới cho các SKU và nhà cung cấp pilot
• Tuần 2: xem lại kết quả với người mua và sửa trường hoặc quy tắc gây nhầm
• Tuần 3: thêm phê duyệt chỉ nơi cần thiết (chi tiêu lớn hoặc nhà cung cấp mới)
• Tuần 4: mở rộng danh sách SKU theo thực tế đội đặt hàng

Nhắc nhở cho các báo giá sắp hết hạn, cảnh báo cho spike thời gian giao, và tóm tắt hàng tuần “tùy chọn tốt nhất hiện tại” giữ được đà mà không thêm công việc vô ích.

Nếu bạn xây tracker như app nội bộ, AppMaster (appmaster.io) là một cách để tạo cơ sở dữ liệu, biểu mẫu và dashboard mà không cần viết mã, đồng thời vẫn sinh backend, web và mobile app sẵn sàng sản xuất khi bạn cần.