Công cụ theo dõi hàng dễ hỏng theo ngày hết hạn cho tiệm bánh

Tại sao theo dõi hạn dùng thất bại ở các tiệm bánh và quán cà phê bận rộn

Theo dõi hạn dùng thường thất bại vì một lý do đơn giản: thông tin nằm ở những chỗ không khớp với cách nhóm thực sự làm việc. Một ngày trên miếng giấy nhớ, một đánh dấu trên nắp hộp, hay “tôi sẽ nhớ” hữu dụng cho đến ca bận đầu tiên.

Khi sản xuất đang chạy, mọi người lấy thứ gần nhất chứ không phải thứ hết hạn trước. Một khay bị đẩy xuống cuối tủ lạnh, một giao hàng đến sớm, hoặc ai đó chuẩn bị thêm "phòng trường hợp". Hai ngày sau bạn phát hiện ra vấn đề: những món đáng lẽ phải dùng giờ nghi ngờ, trong khi hàng mới đã mở sẵn.

Vấn đề thường biểu hiện dưới dạng hư hỏng bất ngờ khi đang phục vụ, các đường tắt khi chịu áp lực (mở hàng mới vì dễ lấy hơn), xoay vòng không nhất quán giữa các ca, hộp dùng dở không có ngày rõ ràng, và “tồn kho ma” khi sổ sách nói có nhưng tủ thì không.

Một quy tắc đơn giản ngăn hầu hết điều này: “dùng trước.” Nói nôm na, dùng những thứ sẽ hỏng sớm hơn trước khi chạm tới hàng mới. Một số nhóm gọi là FIFO (first in, first out). Với hàng dễ hỏng, thường gần hơn là FEFO (first expiry, first out). Nếu nhân nhân pha nhân bánh sẵn hôm qua mà hết hạn vào ngày mai, nó nên được dùng trước một mẻ mới làm hôm nay mà còn ba ngày nữa.

Mục tiêu không phải là phần mềm phức tạp hay dữ liệu hoàn hảo. Một hệ thống theo dõi hàng dễ hỏng tốt là một hệ thống nhỏ, lặp lại được: ghi lại lô, hạn dùng và nơi lưu, rồi đưa ra gợi ý “dùng cái này tiếp” vào đúng lúc.

Điều này quan trọng nhất ở các tiệm bánh nhỏ, quán cà phê, và đội chuẩn bị catering nơi cùng người nhận hàng, chuẩn bị, và phục vụ. Khi vai trò chồng chéo, tracker phải phù hợp thói quen ca làm việc thực tế nếu không sẽ bị phớt lờ. Một thiết lập đơn giản nhân viên có thể theo được luôn hiệu quả hơn một hệ thống chi tiết mà chẳng ai cập nhật.

Thuật ngữ chính: lô, hạn dùng và quy tắc “dùng trước”

Tracker chỉ hoạt động khi mọi người dùng cùng từ cùng nghĩa. Nếu không, người nọ ghi “milk” và người kia ghi “milk 2L,” cảnh báo sẽ mất ý nghĩa.

Những khái niệm cơ bản hầu hết nhóm cần:

• Item: thứ bạn lưu và dùng (sữa, bột croissant, gà quay, custard vani).
• Batch (lot): một lần giao hay mẻ sản xuất cụ thể của một mặt hàng. Nếu bạn nhận sữa vào thứ Hai và lại nhận vào thứ Tư, đó là hai lô.
• Received date: ngày lô đến.
• Made date: ngày bạn sản xuất trong quầy (hữu ích cho sốt, nhân, rau đã chuẩn bị).
• Expiry date: ngày sau đó không nên bán hoặc dùng (theo nhãn hoặc quy tắc bếp của bạn).

Số lượng cần rõ thêm: theo dõi lượng còn lại trong lô, không phải lượng ban đầu. Nếu custard bắt đầu với 6 lít và giờ còn 2 lít, tracker nên hiển thị 2 lít. Đó là thứ làm cho cảnh báo và danh sách “use first” có ích.

Hạn dùng vs best-by vs use-by

Shelf life là thời gian món hàng giữ được trong điều kiện lưu trữ bình thường. Có thể là “3 ngày bảo quản lạnh” cho một nhân đã chuẩn bị. Tracker của bạn biến điều đó thành ngày hết hạn thực tế bằng cách dùng ngày làm.

Best-by là ngày chất lượng. Sản phẩm thường vẫn an toàn sau ngày này, nhưng mùi vị hay kết cấu có thể giảm.

Use-by là ngày an toàn. Hãy rõ ràng về những mặt hàng thuộc loại use-by (thường là sữa, thịt, món chuẩn bị) để nhân viên không coi mọi thứ đều linh hoạt.

Quy tắc thực tế “dùng trước”: FEFO

FEFO nghĩa là first-expire-first-out. Đó là phiên bản hàng ngày của “dùng trước”: khi bạn lấy nguyên liệu, chọn lô có hạn dùng sớm nhất, dù nó đến sau mẻ khác.

Lô quan trọng nhất với những mặt hàng mà một ngày hỏng đã tạo ra lãng phí hoặc rủi ro: sữa và kem, custard và nhân, thịt deli, sốt nấu sẵn, rau trộn, và bất kỳ món đã chuẩn bị nào để qua đêm.

Truy xuất nguồn gốc là tùy chọn nhưng hữu ích. Nó có thể đơn giản như ghi lô nào được dùng cho sản phẩm nào (ví dụ lô custard nào dùng cho bánh vào thứ Ba). Nhiều đội bỏ qua bước này ban đầu và thêm sau nếu thu hồi, kiểm toán, hoặc sửa nhiều lần khiến nó đáng giá.

Những gì tracker phải ghi (và những gì bỏ qua)

Tracker chỉ hữu ích nếu nhân viên có thể ghi lô trong vài giây. Mục tiêu đơn giản: biết bạn có gì, ở đâu, và cần dùng gì trước.

Bắt đầu với tập trường nhỏ nhất trả lời nhanh một câu hỏi: “Chúng ta nên dùng gì tiếp?” Nếu biểu mẫu cảm thấy như giấy tờ, người ta sẽ đoán, bỏ qua, hoặc gộp mọi thứ vào một lô lớn.

Dữ liệu tối thiểu bạn cần

Các trường sau thường mang lại lợi ích ngay:

• Tên món (cụ thể: “Croissant dough,” không phải “Dough”)
• Batch hoặc mã lot (có thể tự sinh như DATE + chữ viết tắt)
• Ngày làm/nhận
• Ngày hết hạn (hoặc best-by)
• Số lượng và đơn vị (6 khay, 2 kg, 12 suất)

Nếu món di chuyển quanh nơi làm, thêm trường vị trí đơn giản (tủ lạnh trước, walk-in, ngăn đá, trưng bày). Không có vị trí, nhân viên mất thời gian tìm và dần không tin hệ thống.

Thêm hữu ích (chỉ nếu bạn sẽ hành động theo chúng)

Các trường tùy chọn hữu ích khi chúng kích hoạt một quyết định. Nếu chúng không thay đổi hành động, chúng chỉ làm chậm người dùng. Các trường “chỉ nếu cần” phổ biến gồm nhà cung cấp (nếu bạn đặt hàng theo nhà cung cấp), chi phí (nếu bạn theo dõi giá trị lãng phí), loại lưu trữ (tủ lạnh/ngăn đá/khô), cờ dị ứng (nếu nhãn phụ thuộc vào nó) và ghi chú ngắn như “mở” hoặc “rã đông lúc 7am.”

Về trạng thái, giữ đơn giản: in stock, reserved, consumed, wasted, expired. Đó là đủ cho phần lớn luồng công việc và giúp báo cáo dễ dàng.

Các hỗn hợp đã chuẩn bị và lô chia cần một quy tắc: các hộp “con” kế thừa ngày của “cha”. Nếu một lô chia thành hai hộp, tạo hai bản ghi container liên kết với cùng batch ID (hoặc sub-ID như 0142-A và 0142-B) và chia số lượng. Điều đó giữ FEFO trung thực mà không bắt nhân viên gõ lại thông tin.

Với cảnh báo, dùng quy tắc đơn giản mà mọi người dễ nhớ. Bắt đầu với một cửa sổ cảnh báo sớm (ví dụ 2 ngày trước hạn) và quyết định ai thấy nó (người phụ trách chuẩn bị, trưởng ca). Nếu bạn cũng muốn cảnh báo thiếu hàng, bắt đầu với vài mặt hàng có tác động cao và mở rộng khi cảnh báo hạn dùng hoạt động tốt.

Trước khi xây: các quyết định giúp hệ thống đơn giản

Tracker hoạt động khi nó khớp với cách bếp của bạn vận hành. Trước khi thiết lập màn hình, trường hay cảnh báo, hãy đưa ra vài quyết định nhỏ. Những lựa chọn này ngăn dữ liệu lộn xộn, mục trùng lặp, và cảnh báo bị phớt lờ.

1) Đặt quy tắc đặt tên. Giữ tên mục dễ tìm và nhất quán giữa hoá đơn, nhãn, và tracker. Ví dụ: “Milk, whole, 2L” (không phải “Whole milk” một hôm và “2L milk” hôm sau). Với batch, chọn một định dạng và giữ: “2026-01-25 DAIRY.”

2) Định nghĩa vị trí khớp thực tế. Giữ tên vị trí ngắn và cố định để nhân viên không tự chế tên mới giữa ca. Nếu đội bạn nói “front fridge” và “prep line,” hãy dùng những tên đó.

3) Giữ quy tắc cảnh báo đơn giản. Thay vì quy tắc riêng cho từng món, bắt đầu với vài nhóm. Ví dụ: 2 ngày cho sữa, 1 ngày cho rau, 3 ngày cho sốt đã chuẩn bị. Điều chỉnh sau, nhưng phiên bản đầu dễ theo.

4) Quyết định ai thay đổi gì. Nếu ai cũng chỉnh sửa được mọi thứ, số liệu nhanh chóng lệch và không ai biết thật giả. Cấu hình phổ biến: người nhận thêm tồn, giám sát điều chỉnh số, trưởng ca ghi waste với lý do ngắn, và chỉ quản lý sửa tên mục và quy tắc.

5) Chọn thói quen hàng ngày. Gắn tracker vào những khoảnh khắc đã tồn tại: mở cửa (kiểm tra cảnh báo và kéo các món “use first” ra trước), sau chuẩn bị (ghi lô mới), và đóng cửa (ghi waste và kiểm đếm nhanh danh sách ngắn).

Nếu bạn xây trong công cụ như AppMaster, giữ phiên bản đầu nhỏ: items, batches, locations, expiry date, và một quy tắc cảnh báo cho mỗi nhóm. Một tracker được nhân viên dùng tốt hơn một tracker hoàn hảo bị bỏ mặc.

Bước theo bước: thiết lập tracker hàng dễ hỏng

Xây theo thứ tự nhóm bạn làm việc: định nghĩa items, ghi lô, rồi làm cho “phải dùng tiếp” rõ ràng.

1) Thiết lập cơ bản (items và quy tắc)

Tạo danh sách items ít thay đổi. Với mỗi item, lưu shelf life mặc định (theo giờ hoặc ngày) và khi bạn muốn cảnh báo.

Giữ thực tế: tên món và đơn vị (khay, cái, lít), shelf life mặc định (muffins 2 ngày, kem mở 24 giờ), và kế hoạch cảnh báo đơn giản (ví dụ, báo ở 24 giờ, báo lại ở 4 giờ). Nếu nhiều đội dùng cùng tracker (bếp và bar), ghi ownership để cảnh báo tới đúng người.

2) Ghi lô ngay khi xuất hiện

Thiết một luồng nhập nhanh cho giao hàng và chuẩn bị nội bộ. Mỗi lô cần ngày hết hạn riêng, ngay cả khi cùng tên món.

Màn hình nhập lô tốt chỉ cần: item, số lượng, vị trí, và ngày hết hạn (tự điền từ shelf life, dễ chỉnh).

Rồi xây một màn hình “use first” để nhân viên tin tưởng. Sắp xếp theo hạn dùng sớm nhất và nhóm theo vị trí để barista thấy sữa ở tủ bar trước, bếp thấy khay pastry hôm nay.

Với cập nhật hàng ngày, tập trung vào vài hành động nhanh: consume (bán/dùng) với số lượng, move (tủ lạnh sang trưng bày), adjust (đếm sai), mark waste (hư hỏng), và mark expired (thường gợi ý tự động).

Đặt thông báo phù hợp nhịp độ: nhắc trước giờ cao điểm buổi sáng, nhắc trước đóng cửa, và một bản tóm tắt hàng ngày cho quản lý.

Trước khi triển khai, thử với 10 lô thật: hai khay croissant khác thời gian nướng, một thùng sữa, một hộp kem, và vài sốt. Nếu nhân viên có thể thêm, tìm và tiêu thụ mà không hỏi, bạn sẵn sàng mở rộng.

Nếu bạn xây không mã bằng công cụ như AppMaster, bắt đầu bằng mô hình Items, Batches, và Locations, rồi thêm màn hình “use first” và các hành động nhanh làm luồng chính.

Tính năng khiến nhân viên dùng (chứ không chỉ quản lý)

Tracker chỉ hoạt động nếu người ta dùng nó khi bận. Thiết kế để hoàn thành trong 10 giây, một tay, và trong bếp ồn ào.

Nhập lô nhanh (không làm chậm phục vụ)

Thắng lợi lớn nhất là làm hành động trên lô gần như không ma sát. Nếu được, thêm barcode hoặc QR trên mỗi lô để nhân viên quét thay vì gõ. Đây là tùy chọn nhưng thường thay đổi hành vi vì cảm giác như một phần của chuẩn bị.

Màn hình thân thiện di động quan trọng không kém. Giao diện điện thoại đơn giản cho nhận hàng, chuẩn bị và ghi waste vượt trội so với bảng tính chỉ dùng được trên laptop của quản lý.

Mặc định nên khớp thực tế: ngày hôm nay, kích thước lô phổ biến, shelf life thông thường, và các vị trí nhân viên dùng. Nếu một món được quét có lô cũ hơn còn hàng, tracker nên nhắc nhân viên dùng lô đó trước.

Nếu bếp yếu tín hiệu, nhập offline (lưu và đồng bộ sau) có thể là khác biệt giữa dữ liệu sạch và lỗ hổng.

Bảo vệ dữ liệu mà không gây tắc nghẽn

Nhân viên nên làm công việc hàng ngày nhưng không vô tình viết lại lịch sử. Quyền phù hợp: ai cũng có thể giảm số lượng khi dùng, nhưng chỉ lãnh đạo mới sửa ngày hết hạn hoặc xoá lô.

Một lịch sử thay đổi (audit trail) cũng xây dựng niềm tin. Khi ai đó thay số lượng, bạn muốn biết ai và khi nào, với một ghi chú ngắn như “đổ” hoặc “nướng quá.” Điều đó biến tranh cãi thành sửa nhanh.

Giao diện quản lý nên gắn với hành động. Một bộ nhỏ thường đủ: gần hết hạn cho 48-72 giờ tới, waste theo lý do, thiếu hàng buộc đổi menu, và nhật ký hoạt động cho chỉnh sửa và ghi đè.

Sai lầm và bẫy thường gặp (và cách tránh)

Niềm tin sụp đổ khi số liệu trông “đúng” nhưng bếp vẫn tìm thấy sản phẩm hết hạn. Hầu hết thất bại từ vài bẫy dễ đoán.

Theo dõi mặt hàng nhưng không theo dõi lô. Nếu “sữa” chỉ một dòng, thùng mới và thùng cũ bị trộn, và ngày hết hạn trở thành đoán mò. Khắc phục bằng cách coi mỗi giao hàng hoặc mẻ là một lô riêng với số lượng và hạn dùng.

Chỉnh sửa ngày hết hạn tùy tiện. Nếu ai cũng có thể đổi ngày để cảnh báo biến mất, tracker không còn hữu ích. Cho phép chỉnh nhưng yêu cầu lý do (nhãn hỏng, nhà cung cấp sửa ngày, đóng lại vào hộp nhỏ) và giữ lịch sử đơn giản.

Xây quá nhiều. Quá nhiều loại và trường biến cập nhật thành gánh nặng, rồi nhân viên ngừng ghi. Bắt đầu với những gì giúp quyết định hàng ngày: tên món, batch ID, số lượng, đơn vị, ngày hết hạn, và vị trí.

Cảnh báo ồn ào. Nếu nhân viên nhận ping cả ngày, họ sẽ bỏ qua. Hẹn cảnh báo quanh các khoảnh khắc thực tế (mở cửa, trước bữa trưa, trước đóng) và tập trung vào những món có thể xử lý được.

Vị trí không khớp với bếp. Nếu app viết “fridge” nhưng đội dùng “front fridge,” “back fridge,” và “prep line,” món sẽ “biến mất” trong ca bận. Sao chép cách mọi người nói và di chuyển.

Một kịch bản đơn giản cho thấy tại sao: một quán nhận hai hộp rau chân vịt vào thứ Hai và thứ Năm. Nếu đều ghi một mục, giao hàng thứ Năm che lô thứ Hai, và đội lấy hộp “đầy” hơn trước. Với lô riêng và cảnh báo “use first” lúc mở cửa, lô thứ Hai được đánh dấu và dùng hôm đó.

Kiểm tra nhanh: thói quen đơn giản giữ dữ liệu chính xác

Tracker chỉ hoạt động nếu dữ liệu luôn mới. Tin tốt là bạn không cần đếm hoàn hảo mọi thứ. Bạn cần thói quen nhân viên có thể làm để cảnh báo “use first” khớp với thực tế trên kệ.

Nhịp đơn giản giữ ổn định ở hầu hết quán:

• Hàng ngày (trước phục vụ): Kiểm tra danh sách “use first” và chọn 3–5 món để lên kế hoạch chuẩn bị và món đặc biệt.
• Trong lúc chuẩn bị (khi xảy ra): Ghi lô mới ngay khi làm hoặc mở.
• Cuối ngày (2 phút): Ghi waste và hàng hết hạn ngay với lý do ngắn.
• Hàng tuần (15 phút): Xem lại những món bị lãng phí nhiều nhất và thay một điều: kích thước đặt hàng, par level, kích thước mẻ, hoặc khẩu phần.
• Hàng tháng (20 phút): Kiểm tra chéo vài món chi phí cao và sửa lệch.

Giữ lý do waste ngắn để người ta thật sự dùng: expired, over-prepped, damaged, wrong temp, returned. Nếu “over-prepped” liên tục xuất hiện, giải pháp thường là giảm kích thước mẻ chứ không phải nhắc thêm.

Mẹo thực tế: cho việc kiểm tra “use first” vào checklist mở cửa. Khi nó được coi như bật lò nướng, thói quen trở nên tự động.

Nếu bạn xây tracker tự làm trong công cụ no-code (ví dụ AppMaster), các thời điểm này là nơi tốt nhất để kích hoạt thông báo đơn giản: tóm tắt “use first” sáng, nhắc ghi waste cuối ngày, và báo cáo waste hàng tuần cho quản lý.

Ví dụ: một tuần ở quán cà phê dùng cảnh báo “use first”

River Street Cafe bán bánh sandwich sáng, sữa cho cà phê, pastry, và hai sốt nhà làm (chipotle mayo và vinaigrette thảo mộc). Họ giữ mọi thứ trong tracker đơn giản với lô, ngày hết hạn, và danh sách “use first.”

Sáng thứ Hai, nhân viên chuẩn bị một mẻ chipotle mayo và ghi là lô mới, không chỉ “chipotle mayo” là một số. Bản ghi lô trông như:

• Item: Chipotle mayo
• Made: Mon 9:10
• Expires: Thu 9:10
• Quantity: 3.0 liters
• Location: Walk-in, shelf B

Họ làm tương tự với pastry (tính theo khay) và sữa (tính theo thùng). Mỗi lô có hạn dùng và vị trí riêng, nên nhân viên không mất thời gian đoán nên lấy cái nào.

Đến chiều thứ Tư, tracker hiện cảnh báo “use first”: một lô vinaigrette cũ hết hạn ngày mai. Không ai để ý ở góc walk-in vì lô mới được đặt trước.

Trưởng ca có hai lựa chọn. Nếu được phép đông lạnh cho món đó, họ chia và đông lạnh với ghi chú trong tracker. Nếu không, họ lên một chiêu nhanh: thêm món khuyến mãi dùng vinaigrette (combo salad hoặc kèm bánh). Điểm là dùng lô có chủ đích, không hi vọng nó bán được.

Cuối ca, người đóng ghi một vài cập nhật nhỏ, không phải kiểm đếm toàn bộ. Họ xác nhận lô mới, trừ đi lượng dùng (sơ khởi nhưng nhất quán), và chỉ ghi waste khi thực sự xảy ra.

Đến thứ Sáu, quản lý xem một màn hình duy nhất: gì hết hạn, gì bị bỏ, và món nào tạo ra nhiều cảnh báo “use first”. Vài tuần sau, họ điều chỉnh kích thước mẻ cho sốt và đặt quy tắc lưu trữ rõ hơn, như “đặt sữa mới ra phía sau sữa cũ,” để cảnh báo hiếm hơn và lãng phí giảm.

Bước tiếp theo: chọn công cụ và triển khai không gián đoạn

Chọn công cụ nhỏ nhất mà nhóm bạn thực sự sẽ dùng hàng ngày. Theo dõi hạn dùng thất bại nhiều hơn vì quá nhiều quy trình chứ không phải thiếu tính năng.

Nếu bạn chỉ có một địa điểm, ít mặt hàng và một người duy trì, bảng tính có thể đủ. Nếu nhiều người nhận hàng, chuẩn bị và ghi waste theo ca, một app thường phù hợp hơn. Nếu bạn cần quy tắc cụ thể (như FEFO), nhiều vị trí lưu trữ, và quyền với lịch sử, một workflow tuỳ chỉnh thường đáng giá.

Giữ phiên bản đầu nhỏ. Bộ khởi đầu mà hầu hết nhóm dùng thực sự là:

• Add Batch (item, quantity, unit, batch date, expiry date, location)
• Use First (danh sách hôm nay nên lấy gì tiếp theo)
• Inventory by Location (prep fridge, freezer, dry storage)
• Waste Log (ghi món bị bỏ và lý do)

Bạn có thể thêm tích hợp sau khi cơ bản đi vào nề nếp. Các bước tiếp theo phổ biến là kéo tổng từ POS hàng ngày (so sánh sử dụng với bán hàng) và gửi cảnh báo tới nơi nhóm đã dùng (Telegram) hoặc email/SMS.

Nếu muốn xây app tùy chỉnh không cần mã, AppMaster (appmaster.io) là một lựa chọn. Bạn có thể mô hình Items, Batches và Locations trong PostgreSQL, thêm quy tắc nghiệp vụ cho cảnh báo FEFO “use first”, và tạo màn hình di động đơn giản cho nhận hàng và ghi waste. Vì nó sinh mã nguồn thực và có thể tái sinh app khi yêu cầu thay đổi, việc điều chỉnh trường và quy tắc khi học được sẽ dễ hơn.

Để triển khai êm, thử nghiệm trước. Chạy tracker chỉ cho tủ chuẩn bị trong hai tuần. Huấn luyện một thói quen: nhận lô, rồi luôn lấy theo Use First. Cuối mỗi tuần, xem hai số với nhóm: expiries bị bỏ sót và mục waste. Nếu cải thiện, mở rộng ra ngăn đá, rồi kho khô, rồi toàn menu.