Quy trình đặt tiệc: từ yêu cầu đến xác nhận

Những điểm khiến yêu cầu đặt tiệc bị tắc (và tại sao điều đó quan trọng)

Hầu hết công việc phục vụ tiệc không thất bại vì đồ ăn tệ. Chúng bị kẹt ở khoảng giữa tin nhắn đầu tiên và một ngày được xác nhận. Ai đó hỏi, “Bạn có rảnh không?” và vài ngày tiếp theo trở thành những câu trả lời dở dang, chi tiết thiếu sót và những làm rõ phút chót.

Các điểm bế tắc thường nhàm chán và dễ đoán:

• Yêu cầu đến qua DM, hộp thư thoại và email, và không ai chịu trách nhiệm.
• Thiếu các chi tiết chính, nên ai đó suy đoán và gửi báo giá không thật sự chính xác.
• Khách hàng nghĩ họ đã “đặt,” nhưng đặt cọc và điều khoản chưa bao giờ được đồng ý.
• Thay đổi thực đơn xảy ra trong các cuộc trò chuyện phụ, nên phiên bản mới nhất không rõ ràng.
• Trạng thái mơ hồ (“đang xử lý”), nên follow-up tới muộn hoặc bị trùng lặp.

Khi thiếu thông tin, báo giá trở nên rủi ro. Nếu bạn không biết số khách, kiểu phục vụ, khung giao hàng, nhu cầu ăn kiêng hoặc quy định địa điểm, bạn hoặc là báo giá thấp rồi phải xoay sở sau, hoặc báo cao rồi mất hợp đồng. Rồi những bất ngờ xuất hiện: cần thêm nhân sự, thiếu thiết bị, thời gian lắp đặt chặt hơn dự kiến, hoặc một món trong thực đơn không thể chế biến ở quy mô đó.

Một quy trình đặt tiệc đơn giản khắc phục điều này bằng cách biến các tin nhắn ngẫu nhiên thành một con đường rõ ràng: thu thập thông tin thiết yếu, xác nhận khả năng, gửi báo giá dựa trên ràng buộc thực tế, thu đặt cọc, rồi khóa đặt chỗ với một nguồn sự thật duy nhất cho thực đơn và logistics.

Điều này quan trọng nhất với chủ điều hành kiêm mọi vai trò, đội sales xử lý nhiều lead, và điều phối viên cần bàn giao sạch cho bếp và tài xế.

Ví dụ: một khách hàng email hỏi về bữa trưa công ty 60 người “tháng sau.” Nếu không có luồng rõ ràng, bạn có thể báo giá quá nhanh. Với quy trình rõ ràng, bạn lấy ngày, quy định ra vào tòa nhà, giờ giao hàng, khoảng ngân sách và số khẩu ăn chay trước, rồi báo giá tự tin và tránh sửa lại đau đầu sau đó.

Trạng thái rõ ràng giúp đội bạn đồng bộ

Đặt chỗ trở nên lộn xộn khi mọi người dùng từ khác nhau cho cùng một tình huống. Người này nói “confirmed” khi khách hàng chỉ mới thích thực đơn. Người kia nói “booked” khi đặt cọc vẫn chưa có. Trạng thái rõ ràng sửa điều đó ngay.

Một pipeline trạng thái đơn giản mà hầu hết đội có thể dùng:

• New inquiry: nhận yêu cầu, chi tiết chưa đầy đủ
• Qualified: ngày, số khách và địa điểm phù hợp năng lực của bạn
• Quote sent: báo giá và điều khoản đã thực sự được gửi
• Tentative hold: bạn giữ ngày cho đến một hạn chót
• Confirmed: đã nhận đặt cọc (hoặc PO được duyệt) và sự kiện đã có trên lịch của bạn

Làm cho quy tắc rõ như nhãn. Quyết định ai có thể thay đổi mỗi trạng thái và điều gì kích hoạt nó. “Quote sent” không nên có nghĩa là đang soạn. Nó nên có nghĩa là tin nhắn đã được gửi.

Giữ hai trạng thái phụ riêng để pipeline chính sạch sẽ:

• Trạng thái thanh toán: Unpaid, Deposit paid, Paid in full
• Trạng thái thực đơn: Draft, Approved, Changed, Locked

Ví dụ: khách hàng duyệt báo giá nhưng muốn đổi hai món kèm. Đặt chỗ có thể giữ ở Tentative hold hoặc Confirmed (tùy quy tắc đặt cọc của bạn) trong khi Trạng thái thực đơn chuyển từ Approved sang Changed.

Nếu bạn xây trong công cụ no-code như AppMaster, hãy làm cho những trạng thái này thành các trường dropdown đơn giản với quyền hạn để thay đổi giữ nhất quán và dễ theo dõi.

Thông tin sự kiện cần thu trong 10 phút đầu

Trả lời nhanh giúp thắng hợp đồng đặt tiệc, nhưng tốc độ chỉ hữu ích nếu bạn thu đủ thông tin để báo giá chính xác. Hãy coi đây là brief tối thiểu: đủ để định giá đúng, xác nhận bạn có thể cung cấp và tránh một chuỗi email dài.

Bắt đầu với những yếu tố quyết định chi phí và nhân sự: số khách (cho phép phạm vi như 45-55 và hỏi khi nào sẽ chốt), ngày, khung phục vụ (thời gian lắp đặt và giờ phục vụ), và địa chỉ địa điểm chính xác.

Rồi khóa kiểu phục vụ và ràng buộc thực phẩm. Giao hàng bỏ, buffet có nhân viên, phục vụ bàn, thức ăn đi qua tay phục vụ hay full-service ảnh hưởng đến nhân công và thiết bị. Hỏi về nhu cầu ăn kiêng và cách họ muốn gắn nhãn.

Một checklist tiếp nhận ngắn giúp mọi người thu cùng một loại thông tin:

• Thông tin cơ bản sự kiện: ngày, giờ, địa chỉ địa điểm, phạm vi số khách
• Kế hoạch phục vụ: kiểu phục vụ, kỳ vọng nhân sự, thuê trang thiết bị (nếu có)
• Nhu cầu thực đơn: chế độ ăn, dị nguyên, món bắt buộc
• Thông tin người mua: người quyết định, cách liên hệ tốt nhất, thời hạn phê duyệt
• Hạn chế tại chỗ: chỗ đậu xe, lối lên xuống, quyền truy cập bếp, quy định tòa nhà

Hai câu hỏi giảm trao đổi vòng lặp nhiều hơn hầu hết:

• “Chúng ta thiết kế theo khoảng ngân sách nào?”
• “Những gì là bắt buộc và những gì là tùy chọn?”

Nếu người ta ngập ngừng, hãy đưa ra các lựa chọn đơn giản: “Chúng ta gần $25, $40 hay $60/người?”

Ví dụ: Khách nói “bữa trưa cho 60 người.” Bạn xác nhận là 50-70, giao hàng bỏ hay buffet có nhân viên, số ăn chay và không có gluten, trợ lý hành chính là người quyết định, và tòa nhà yêu cầu COI và khe bốc dỡ 20 phút. Giờ báo giá đầu tiên của bạn có thể đúng ngay từ lần đầu.

Làm báo giá phù hợp với những gì bạn có thể thực hiện

Báo giá tốt không phải là một thực đơn kèm giá. Nó là một lời hứa rõ ràng bạn sẽ cung cấp gì, dưới điều kiện cụ thể, với tổng tiền cụ thể.

Biến thông tin sự kiện thành các mục dòng

Dịch yêu cầu thành các phần có thể tính tiền để dễ điều chỉnh sau này mà không phải viết lại mọi thứ.

Hầu hết báo giá bao gồm một sự kết hợp của:

• Thức ăn và đồ uống
• Nhân sự (lắp đặt, phục vụ, dọn dẹp)
• Thuê trang thiết bị
• Giao hàng và lắp đặt (hoặc điều khoản nhận hàng)
• Phí dịch vụ và thuế (nếu áp dụng)

Dùng giá theo người khi khẩu phần tỉ lệ với số khách. Dùng phí cố định cho những thứ không đổi (giao hàng trong bán kính cố định, khối giờ tối thiểu cho nhân viên, thuê trang thiết bị cụ thể). Nếu bạn trộn cả hai, ghi rõ, ví dụ “$28/người x 60” cộng “Phí giao hàng cố định.”

Kiểm tra thực tế và phê duyệt

Trước khi gửi báo giá, kiểm tra nhanh:

• Số giờ lao động: bao nhiêu nhân viên, trong bao lâu, bao gồm dọn dẹp
• Thời gian di chuyển: bốc hàng, lái xe, chỗ đậu, quy định tiếp cận địa điểm
• Mức tối thiểu: tối thiểu đồ ăn, tối thiểu nhân sự, tối thiểu cuối tuần
• Thời gian: bạn có thể giao và phục vụ trong khung yêu cầu không

Thêm thời hạn hiệu lực báo giá (thường 7-14 ngày) và nêu rõ những gì có thể thay đổi sau khi hết hạn, như chi phí nguyên liệu, khả năng nhân sự, và số khách.

Rồi làm cho việc phê duyệt rõ ràng không mơ hồ. Ghi nhận “đồng ý” của khách hàng và các giả định chính: ngày và giờ sự kiện, số khách (hoặc phạm vi), phiên bản thực đơn, kiểu phục vụ, và những gì được bao gồm vs không được bao gồm. Điều này ngăn khoảnh khắc sau này “Tôi nghĩ điều đó đã được bao gồm.”

Từng bước: từ yêu cầu đến báo giá được chấp thuận

Mục tiêu của bạn đơn giản: xác nhận các yếu tố cơ bản nhanh, định giá đúng thứ họ muốn, và ghi nhận phê duyệt theo cách mà bất kỳ ai trong đội cũng có thể tìm sau này.

1) Xác nhận chi tiết khi khách vẫn còn mở lịch

Đọc yêu cầu một lần, rồi trả lời (hoặc gọi) chỉ với những phần còn thiếu: ngày và giờ bắt đầu, phạm vi số khách, địa chỉ, kiểu phục vụ, nhu cầu ăn kiêng và các món bắt buộc.

Nếu khách chưa chắc, khóa các giả định bạn có thể báo giá (ví dụ, “giá cho 35 khách, giao hàng bỏ, setup dùng vật liệu dùng một lần”) và ghi chúng bằng văn bản.

2) Xây báo giá để dễ chấp thuận

Phê duyệt xảy ra khi khách có thể hiểu báo giá trong khoảng 10 giây. Hạch toán rõ thức ăn, dịch vụ, thuê, giao hàng, thuế và tổng rõ ràng. Thêm ghi chú ngắn về những gì được bao gồm và không.

Giữ checklist này súc tích:

• Món theo thực đơn với số lượng hoặc giá theo người
• Phí phục vụ và giao hàng (và điều gì làm thay đổi chúng)
• Thuế và mức tối thiểu yêu cầu
• Giả định chính (số khách, thời gian, quyền truy cập, ghi chú ăn kiêng)
• Ngày hết hạn

3) Gửi, lên lịch follow-up và lưu phê duyệt

Khi bạn gửi báo giá, lên lịch follow-up ngay (ví dụ 48 giờ). Nếu khách trả lời “Ok” hoặc ký chấp nhận, lưu lại phê duyệt đó ở nơi đội bạn có thể thấy.

Ví dụ: Một yêu cầu bữa trưa công ty cho thứ Năm tới đến. Bạn xác nhận là 12:00 cho 40 người, giao hàng bỏ, cần lựa chọn chay. Bạn gửi báo giá chi tiết với thời hạn 3 ngày, rồi lưu email phản hồi là phê duyệt.

Khi được phê duyệt, chuyển đặt chỗ sang Pending deposit và gửi yêu cầu đặt cọc ngay lập tức.

Đặt cọc và xác nhận mà không phải theo dõi khó xử

Một bước đặt cọc rõ ràng loại bỏ hầu hết trao đổi vòng lặp. Mọi người nên biết khách đã đồng ý gì, tiền đã nhận bao nhiêu, và bước tiếp theo là gì.

Làm cho quy tắc đặt cọc minh bạch và nhất quán: số tiền đặt cọc (cố định hoặc phần trăm), ngày đến hạn, và nó giữ chỗ gì. Ngôn ngữ đơn giản hiệu quả nhất: “Chúng tôi sẽ giữ ngày và thực đơn của bạn trong X ngày. Đặt chỗ của bạn được xác nhận khi đặt cọc được thanh toán.”

Khi đặt cọc đến, điều gì đó nên thay đổi ngay. Một thiết lập thực tế là:

• New inquiry
• Quote sent
• Pending deposit
• Confirmed
• Closed (hoàn thành hoặc hủy)

Lưu hồ sơ thanh toán trong hồ sơ đặt chỗ, không trong hộp thư cá nhân. Ghi lại phương thức thanh toán, hóa đơn hoặc số tham chiếu, số tiền đặt cọc, số dư còn lại, và người đã đánh dấu là đã nhận.

Đặt ngày thanh toán cuối cùng khi bạn ghi nhận đặt cọc, rồi lên lịch nhắc mà bạn thực sự sẽ gửi (ví dụ 7 ngày trước, 3 ngày trước và sáng ngày đến hạn).

Ví dụ: Khách đồng ý báo giá $2,000 cho bữa trưa 40 người với đặt cọc 30% trong 48 giờ. Cho tới khi $600 được ghi nhận, trạng thái giữ là Pending deposit và ngày chỉ được giữ. Khi thanh toán, bạn chuyển sang Confirmed và khóa kế hoạch cho bếp.

Theo dõi thay đổi thực đơn để không bỏ sót gì

Thay đổi thực đơn là bình thường. Điều phá vỡ đội phục vụ là khi thay đổi xuất hiện ở năm nơi khác nhau (tin nhắn, cuộc gọi, email) và không ai biết phiên bản nào là hiện tại.

Xử lý mọi chỉnh sửa có ý nghĩa như một phiên bản mới: Menu v1, v2, v3. Thêm dấu thời gian và giữ các phiên bản cũ chỉ đọc. Khi ai đó hỏi, “Chúng ta đã đồng ý gì?” bạn có thể trả lời một câu: “Chúng ta đang ở v3, được duyệt Thứ Ba lúc 2:10 PM.”

Với mỗi thay đổi, ghi lại những điều cơ bản: ai yêu cầu, lý do thay đổi, gì đã thay đổi, và ảnh hưởng đến giá, nhân sự, thuê trang thiết bị hoặc thời gian chuẩn bị.

Khi thực đơn thay đổi, cập nhật báo giá ngay. Nếu v2 thêm món tráng miệng không gluten và tăng số khách từ 80 lên 95, các mục dòng và tổng phải thay đổi theo. Gửi báo giá cập nhật có đánh số phiên bản giống để khách dễ đối chiếu thực đơn và giá mà không phải đoán.

Đặt ngày cắt thay đổi (ví dụ 7 ngày trước sự kiện) và thêm trạng thái rõ ràng như Menu locked. Sau mốc đó, yêu cầu mới sẽ thành một đơn hàng riêng hoặc một đơn thay đổi có trả phí, không còn là “thêm một chút” nữa.

Giao tiếp và bàn giao giữ mọi thứ có tổ chức

Quy trình tan rã khi cập nhật sống ở năm nơi: chuỗi email, tin nhắn, một cuốn sổ, trong đầu ai đó, và một thư mục ảnh. Chọn một nơi làm “nhà” cho hồ sơ đặt chỗ và giữ mọi thứ ở đó: tin nhắn, ghi chú và tệp như sơ đồ mặt bằng, hợp đồng, ghi chú dị ứng và ảnh ý tưởng.

Giữ trạng thái hiển thị và cập nhật. Khi nó thay đổi, người tiếp theo không nên phải đọc toàn bộ lịch sử chỉ để hiểu chuyện gì đang xảy ra.

Mẫu tin nhắn giúp tránh phải đi tìm

Hầu hết giao tiếp với khách lặp lại. Mẫu ngắn giúp mỗi khách nhận thông tin rõ ràng giống nhau, và giúp đội bạn không phải viết lại tin dưới áp lực.

Các mẫu hữu ích: báo giá đã gửi, đến hạn đặt cọc, phê duyệt thực đơn, kiểm tra trong tuần sự kiện, và xác nhận cuối. Thêm lời nhắc đơn giản ở đầu: “Cập nhật các trường bên dưới trước khi gửi,” để không dùng lại ngày hay địa chỉ cũ.

Bàn giao không rơi nhiệm vụ

Xử lý công việc nội bộ như một phần của hồ sơ đặt chỗ, không nhữn cuộc trò chuyện phụ. Biến mỗi bàn giao thành một nhiệm vụ có người chịu trách nhiệm và hạn chót.

Giữ danh sách nhiệm vụ tập trung: kế hoạch chuẩn bị bếp (phiên bản thực đơn, khẩu phần, dị nguyên), thuê và vật dụng dùng một lần, kế hoạch nhân sự, ghi chú giao hàng và truy cập, và xác nhận trong tuần sự kiện.

Ví dụ: khách email sơ đồ mặt bằng mới vào Thứ Ba. Bạn đính kèm nó vào hồ sơ đặt chỗ, cập nhật trạng thái bố cục, và giao nhiệm vụ “Xác nhận quyền truy cập loading dock” cho trưởng ca thứ Năm.

Những lỗi phổ biến tạo ra sửa lại và khách không hài lòng

Hầu hết vấn đề phục vụ tiệc không phải vấn đề đồ ăn. Đó là lỗ hổng quy trình: một chi tiết được giả định, một tin bị chôn, hoặc ai đó đánh dấu đặt chỗ “confirmed” quá sớm.

Một cái bẫy phổ biến là giữ ngày mà không có đặt cọc. Bạn nói với khách rằng họ có slot, từ chối lead khác, rồi họ im lặng. Giờ bạn bị lỗ lịch và đội đã lên kế hoạch cho một đặt chỗ không tồn tại.

Nhà máy sửa lại nữa là báo giá trước khi chốt các yếu tố cơ bản: số khách và kiểu phục vụ. “50 người” có thể là hộp ăn, buffet có nhân viên, phục vụ bàn, hoặc hỗn hợp cần thuê. Mỗi lựa chọn thay đổi nhân công, thiết bị, thời gian và giá. Nếu bạn báo giá sớm, bạn sẽ hoặc chịu lỗ sau đó hoặc yêu cầu thêm tiền, làm khách cảm thấy bị lừa.

Thay đổi thực đơn là nơi khác mà các đặt chỗ tốt dễ đi chệch. Nếu thay đổi rải rác trong tin nhắn và cuộc gọi, bạn kết thúc với nhiều “phiên bản cuối.” Bếp chuẩn bị một thực đơn, khách mong một thực đơn khác, và đội của bạn chạy đôn đáo trong ngày sự kiện.

Một điều nữa: trạng thái thanh toán và trạng thái đặt chỗ không nên là một. Một đặt chỗ có thể ở trạng thái giữ trong khi thanh toán đang chờ. Khi hai thứ này lẫn lộn, nhân sự tưởng rằng nó xác nhận rồi, bắt đầu mua sắm và bạn mất đòn bẩy để thu đặt cọc đúng hạn.

Nếu bạn muốn ít lỗi hơn, yêu cầu vài checkpoint trước khi công việc tiến tiếp:

• Nhận đặt cọc (hoặc có ngày nộp đã thỏa thuận bằng văn bản)
• Xác nhận phạm vi số khách và kiểu phục vụ
• Một hồ sơ thực đơn duy nhất với các phiên bản có dấu thời gian
• Trạng thái đặt chỗ tách biệt khỏi trạng thái thanh toán
• Xác nhận logistics 48–72 giờ trước sự kiện

Kiểm tra nhanh trước khi đánh dấu đặt chỗ là Confirmed

“Confirmed” nên có nghĩa là đội bạn có thể thực hiện mà không phải đoán.

Xác minh chi tiết liên hệ và địa điểm trước: người liên hệ chính, số điện thoại ngày diễn ra, địa chỉ đầy đủ, hướng dẫn giao hàng, ghi chú đậu xe và quyền truy cập. Nếu đó là một venue, xác nhận người liên hệ tại chỗ.

Tiếp theo, khóa những con số ảnh hưởng đến chi phí và nhân sự. Nếu số khách chưa chốt, ghi phạm vi rõ ràng và ngày khách sẽ xác nhận. Làm tương tự cho kiểu phục vụ.

Phê duyệt thực đơn cần một phiên bản sạch. Làm rõ cái gì đã được phê duyệt (và khi nào), và nói với khách thời hạn thay đổi. Ví dụ: “Menu v3 được duyệt Thứ Ba. Cho phép thay đổi đến 5pm Thứ Sáu.”

Một checklist xác nhận ngắn:

• Xác minh người liên hệ chính, số điện thoại ngày diễn ra và chi tiết địa điểm đầy đủ
• Số khách và kiểu phục vụ cuối cùng (hoặc phạm vi đã ghi và hạn chót)
• Một phiên bản thực đơn được duyệt lưu, với thời hạn thay đổi rõ ràng
• Nhận đặt cọc và lưu hồ sơ thanh toán
• Tạo nhiệm vụ nội bộ (nhân sự, thuê, lịch chuẩn bị, giờ giao hàng)

Ví dụ quy trình: bữa trưa công ty từ email đầu tiên đến khi nhận đặt cọc

Một công ty địa phương email: “Bữa trưa công ty cho 60 người, tháng sau, khoảng 12:30.” Quy trình bắt đầu bằng việc thu thập các điều cơ bản khi khách còn đang tương tác.

Trong cuộc gọi đầu (~10 phút), bạn ghi ngày và khung giao hàng, ghi chú địa chỉ và truy cập, số khách và nhu cầu ăn kiêng, kiểu phục vụ, khoảng ngân sách, người quyết định và các món bắt buộc.

Trạng thái chuyển từ New inquiry sang Qualified.

Bạn lập báo giá trong cùng ngày với các mục rõ ràng: 60 hộp ăn (hai lựa chọn thực đơn), khay salad, bánh quy, đồ uống, dao dĩa dùng một lần, giao hàng và setup. Bạn ghi các quy tắc thực tế (thời gian chuẩn bị, hạn chót thay đổi, và những gì bao gồm vs tùy chọn). Trạng thái thành Quote sent.

Hai ngày sau, khách trả lời: “Cho đổi một nửa hộp ăn thành thuần chay và thêm cà phê được không?” Bạn cập nhật lựa chọn thực đơn, thêm dịch vụ cà phê, chuyển sang Menu v2 với báo giá cập nhật. Trạng thái là Quote sent (updated).

Khách duyệt v2 cùng chiều. Bạn gửi yêu cầu đặt cọc ngay: 30% trong 48 giờ để giữ ngày. Khi thanh toán đến, đặt chỗ chuyển sang Confirmed và bếp nhận nhiệm vụ chuẩn bị.

Ngày trước sự kiện, góc nhìn “nhìn nhanh” của bạn nên hiển thị như:

• Booking: Confirmed
• Payment: Deposit paid (số dư thanh toán khi giao hàng)
• Menu: Locked
• Production: Lên lịch
• Delivery: Tài xế được phân công

Trên một màn hình, đội có thể thấy tóm tắt sự kiện, số khách, phiên bản thực đơn mới nhất, số lượng ăn kiêng, ghi chú giao hàng, liên hệ, trạng thái thanh toán và checklist chuẩn bị.

Bước tiếp theo: biến quy trình thành một hệ thống đơn giản đội bạn dùng

Bắt đầu bằng việc viết ra các trạng thái của bạn và thông tin chính xác bạn cần để tiến một công việc. Mục tiêu là một quy trình rõ ràng mà bất kỳ ai trong đội cũng có thể theo mà không phải đoán.

Với mỗi trạng thái, xác định hai điều: các trường bắt buộc và hành động tiếp theo. “New inquiry” chưa xong cho đến khi ngày, phạm vi số khách, kiểu phục vụ và địa điểm được thu. “Quote sent” chưa xong cho đến khi phiên bản báo giá được lưu và ngày hết hạn được đặt.

Giữ các mẫu chuẩn cho những bước bạn lặp lại: câu hỏi tiếp nhận, định dạng báo giá, yêu cầu đặt cọc và phê duyệt thực đơn gắn với một phiên bản cụ thể.

Nếu bạn sẵn sàng đưa việc này vào một hệ thống chung, một công cụ nội bộ nhẹ có thể thay thế bộ bảng tính + hộp thư. AppMaster (appmaster.io) là một nền tảng no-code bạn có thể dùng để xây một app từ yêu cầu đến đặt chỗ xác nhận với cơ sở dữ liệu thực, logic trạng thái và đặt cọc qua Stripe, để phê duyệt, thanh toán và phiên bản thực đơn gắn vào cùng một hồ sơ thay vì rải rác trong các tin nhắn.