Nhãn trạng thái workflow giúp các bước chuyển giao rõ ràng trên mọi công cụ. Tìm hiểu 5–7 trạng thái thực tế, ý nghĩa từng trạng thái, và cách giữ chúng nhất quán trên web và di động.
Nhãn trạng thái workflow mơ hồ tạo ra sự nhầm lẫn trông giống như công việc bận rộn. Mọi người di chuyển mục tiến lên, nhưng không ai chắc chắn điều gì thực sự thay đổi. Một ticket đánh dấu “In Progress” có thể nghĩa là “tôi mới bắt đầu nghĩ về nó”, “tôi đang bị chặn”, hoặc “tôi xong rồi và chờ review”, tùy người chạm vào lần cuối.
Sự không khớp đó gây ra ba vấn đề dễ đoán: làm lại, bỏ lỡ chuyển giao, và thông báo rối rắm. Nếu một trạng thái không nói rõ người tiếp theo cần làm gì, công việc sẽ bật đi bật lại. Nếu một chuyển giao bị giấu trong nhãn mơ hồ, nó sẽ nằm đó cho đến khi ai đó phát hiện. Nếu mọi người cập nhật trạng thái chỉ để “tín hiệu” hoạt động, feed của bạn sẽ trở nên mờ nhạt và những thay đổi thực sự dễ bị bỏ sót.
Một triệu chứng thường thấy nữa là cùng một nhãn được dùng khác nhau trên các màn hình. Một đồng đội dùng “Ready” để chỉ “sẵn sàng cho review”. Người khác dùng “Ready” để chỉ “sẵn sàng để bắt đầu”. Người quản lý nhìn vào bảng không biết nhóm đang chờ, đang làm, hay đã xong.
Mục tiêu không phải mô tả mọi trường hợp cạnh. Mục tiêu là làm cho con đường bình thường trở nên rõ ràng với ít trạng thái hơn và ý nghĩa rõ ràng hơn. Khi các trạng thái nhất quán ở mọi nơi, bạn có được chuyển giao nhanh hơn và bớt các câu hỏi như “Thật sự đã xong chưa?”.
Nếu nhóm bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy nhắm đến 5–7 trạng thái bao phủ hầu hết công việc: một trạng thái cho mục mới, một cho công việc đang làm, một cho công việc đang chờ hoặc bị chặn, một cho review hoặc phê duyệt, và một cho hoàn thành. Thêm chi tiết chỉ sau khi cơ bản đã ổn và mọi người dùng cùng một ý nghĩa.
Một nhãn trạng thái là một cam kết chung về việc gì xảy ra tiếp theo. Khi ai đó thay đổi trạng thái, mọi người nên có thể dự đoán bước tiếp theo mà không phải hỏi thêm.
Nhãn trạng thái tốt mô tả thực tế hiện tại của công việc, không phải cảm nhận của ai đó về nó. Nếu nhãn là đúng, nhóm có thể biết mục đang di chuyển, đang chờ, hay bị chặn, và ai nên chạm nó tiếp theo.
Trạng thái không giống với độ ưu tiên, người được giao, loại, hay ghi chú tiến độ. Những trường đó có thể quan trọng, nhưng trộn chúng vào trạng thái khiến trạng thái trở nên không đáng tin cậy.
Cũng hữu ích khi tách “state” khỏi “stage”. State là điều đang đúng ngay bây giờ (ví dụ: “bị chặn do khách hàng chưa phản hồi”). Stage là vị trí của mục trong quy trình của bạn (ví dụ: “review”). Bạn có thể kết hợp chúng, nhưng khi một trạng thái cố gắng mô tả cả hai, nó thường trở nên mơ hồ.
Một trạng thái hữu ích nên kích hoạt một trong ba điều:
Kiểm tra thực tế nhanh: ai đó có thể đọc nhãn trong chế độ xem danh sách nhỏ và vẫn biết phải làm gì tiếp không? Nếu câu trả lời là “tùy”, nhãn đó có thể đang che một quyết định nên được đặt ở nơi khác (ví dụ như quy tắc ưu tiên hoặc phân công).
Hệ thống trạng thái nên làm cho công việc dễ đọc khi nhìn lướt. Quá nhiều trạng thái thì mọi người ngừng tin vào những gì họ thấy. Quá ít thì bạn mất chi tiết cần thiết để quản lý chuyển giao.
Với hầu hết nhóm, 5–7 trạng thái là phạm vi thích hợp. Nó vừa vặn trên một màn hình, hoạt động tốt trong bảng Kanban hoặc chế độ danh sách đơn giản, và cung cấp đủ tín hiệu để trả lời các câu hỏi hàng ngày: cái nào bị chặn, cái nào đang được làm, và cái nào chờ review.
Giữ số lượng nhỏ cũng giảm việc “săn trạng thái” (đoán chọn từ 12 lựa chọn), khiến báo cáo dễ hơn, và buộc bạn tách kiểm soát độ ưu tiên, chủ sở hữu, và loại thành các trường riêng.
Tên có thể khác nhau, và điều đó ổn. Một nhóm có thể dùng “In Progress”, nhóm khác có thể dùng “Doing”. Điều không thể khác là ý nghĩa. Nếu “In Review” đôi khi nghĩa “chờ QA” và lần khác nghĩa “chờ khách hàng”, bảng của bạn sẽ thành tiếng ồn.
Để giữ ý nghĩa nhất quán, thiết lập một nguồn sự thật duy nhất: một tài liệu ngắn của nhóm với mỗi trạng thái, ý nghĩa của nó, và quy tắc khi nào cái gì vào và ra trạng thái đó. Giữ ngắn đủ để đọc trong hai phút. Rồi dùng cùng bộ trạng thái đó ở mọi nơi bạn hiển thị công việc.
Nếu bạn muốn nhãn trạng thái duy trì rõ ràng theo thời gian, bắt đầu với một bộ nhỏ trả lời ba câu hỏi: ai đang sở hữu nó ngay bây giờ, việc gì xảy ra tiếp, và “xong” trông như thế nào.
Dưới đây là bộ 7 trạng thái đơn giản phù hợp với hầu hết nhóm mà không quá chi tiết.
| Trạng thái | Ý nghĩa (ngôn ngữ thông dụng) | Chủ sở hữu mặc định | Bước tiếp theo |
|---|---|---|---|
| New | Yêu cầu được ghi nhận, nhưng chưa ai đánh giá. | Phân loại yêu cầu (lead/PM) | Xem xét và quyết định: làm ngay, lên lịch, hoặc từ chối. |
| Triaged | Đã được xem xét và phân luồng (bug vs feature), nhóm xác nhận hợp lệ. | Lead/PM | Làm rõ phạm vi và quyết định có nên làm hay không. |
| Ready | Có thể bắt đầu mà không thiếu thông tin hay phụ thuộc. | Lead/PM | Giao người thực hiện và bắt đầu làm. |
| In Progress | Có người đang thực sự làm việc trên đó. | Người được giao | Tiếp tục cho đến khi đủ để kiểm tra. |
| In Review | Công việc đủ hoàn thiện để kiểm tra (peer review, QA, phê duyệt stakeholder). | Người review | Phê duyệt hoặc trả lại kèm ghi chú rõ ràng. |
| Blocked | Không thể tiếp tục do một phụ thuộc cụ thể. | Người được giao | Loại bỏ chướng ngại hoặc eskalate tới người có thẩm quyền. |
| Done | Đạt định nghĩa hoàn thành đã thỏa thuận và không cần hành động thêm. | Không ai | Lưu để báo cáo; mở lại chỉ với lý do mới. |
Quy tắc then chốt: đừng dùng “Waiting” một mình. Nếu có cái gì bị tắc, gọi nó là Blocked và ghi tên phụ thuộc trong ghi chú (ví dụ: “Blocked: chờ phản hồi khách hàng” hoặc “Blocked: cấp quyền truy cập”).
Nhãn trạng thái rõ ràng hoạt động tốt nhất khi mỗi nhãn trả lời một câu hỏi đơn giản: điều gì đang đúng ngay bây giờ?
New
Điều đúng: mục đã được ghi nhận, nhưng chưa ai đánh giá.
Điều không đúng: độ ưu tiên, phạm vi, hoặc chủ sở hữu chưa được đồng thuận.
Vào: một yêu cầu được nộp.
Ra: ai đó đọc và chuyển sang Triaged.
Ví dụ: “Một nhân viên support ghi báo cáo bug kèm ảnh chụp màn hình.”
Triaged
Điều đúng: nhóm hiểu yêu cầu đủ để phân luồng và xác nhận hợp lệ.
Điều không đúng: chưa sẵn sàng để bắt đầu.
Vào: ai đó thêm bối cảnh cơ bản (tóm tắt, ảnh hưởng, khu vực liên quan).
Ra: được chuẩn bị cho làm việc (Ready) hoặc bị từ chối có chủ ý (xử lý ngoài workflow, không là một trạng thái).
Ví dụ: “PM đánh dấu đây là bug thực sự và ghi bước tái tạo.”
Ready
Điều đúng: có thể bắt đầu mà không thiếu thông tin.
Điều không đúng: công việc chưa được bắt đầu.
Vào: tiêu chí nghiệm thu rõ và các phụ thuộc đã sẵn sàng.
Ra: một người bắt đầu làm và tạo thay đổi có ý nghĩa đầu tiên (In Progress).
Ví dụ: “Các trường form và quy tắc xác thực đã được thống nhất.”
In Progress
Điều đúng: công việc đang được thực hiện tích cực.
Điều không đúng: nó không chỉ đang nằm chờ trong hàng.
Vào: ai đó nhận và bắt đầu làm.
Ra: đủ hoàn thiện để kiểm tra (In Review) hoặc gặp phụ thuộc (Blocked).
Ví dụ: “Một developer xây dropdown trạng thái mới và lưu logic.”
In Review
Điều đúng: đang được kiểm tra (peer review, QA, hoặc phê duyệt stakeholder).
Điều không đúng: vẫn còn thêm tính năng mới.
Vào: người làm gửi để kiểm tra.
Ra: được phê duyệt và đạt định nghĩa hoàn thành (Done), hoặc quay lại với phản hồi (In Progress).
Ví dụ: “QA xác nhận hoạt động trên cả web và mobile.”
Blocked
Điều đúng: công việc không thể tiếp tục do một phụ thuộc cụ thể, có tên.
Điều không đúng: mục chỉ đơn giản là hạ ưu tiên.
Vào: người được giao gặp phụ thuộc mà họ không thể giải quyết một mình.
Ra: phụ thuộc được gỡ và công việc tiếp tục (thường là In Progress).
Ví dụ: “Blocked: chờ cấp quyền truy cập log production.”
Done
Điều đúng: đáp ứng tiêu chí nghiệm thu và đã được phát hành hoặc sẵn sàng phát hành.
Điều không đúng: vẫn cần review, kiểm thử, hoặc theo dõi.
Vào: review vượt qua và các bước phát hành hoàn thành (theo định nghĩa của nhóm).
Ra: không; mở lại bắt đầu một chu kỳ mới với lý do rõ ràng.
Ví dụ: “Lỗi đã được sửa và không còn tái tạo được.”
Bạn có thể sửa những trạng thái lộn xộn trong một cuộc họp tập trung. Mục tiêu không phải mô hình hoàn hảo. Mục tiêu là một bộ nhãn chung phù hợp với cách công việc thực sự chạy, với những quy tắc mà nhóm có thể lặp lại.
Mời một người từ mỗi vai trò chạm đến công việc (người yêu cầu, người làm, người review, người phê duyệt). Chia sẻ màn hình với bảng hoặc danh sách hiện tại.
Đầu tiên, vẽ ra quy trình thực tế (không phải lý tưởng). Chọn một mục điển hình và lần theo những gì thực sự xảy ra, kể cả thời gian chờ. Viết các bước dưới dạng động từ đơn giản (“soạn”, “review”, “phê duyệt”). Nếu một bước chỉ xảy ra thỉnh thoảng, ghi nó như một nhánh.
Tiếp theo, loại bỏ trùng lặp và đổi tên các nhãn mơ hồ. Gộp các nhãn có cùng nghĩa (“In Progress” vs “Doing”). Đổi những nhãn mơ hồ (“Pending”) thành điều bạn có thể hành động (“Blocked: chờ Sam”). Nếu bạn không giải thích được một nhãn trong một câu, nó chưa sẵn sàng.
Rồi thêm định nghĩa với quy tắc vào và ra. Với mỗi trạng thái, viết điều gì phải đúng để vào và điều gì phải đúng để ra. Giữ ngắn. Ví dụ: “In Review vào khi công việc được gửi, ra khi phản hồi đã xử lý và reviewer phê duyệt.”
Sau đó, chỉ định chủ sở hữu cho mỗi chuyển giao. Mỗi trạng thái nên có chủ sở hữu mặc định (một vai trò là ổn). Điều này ngăn mục bị mắc kẹt. Ví dụ: mục ở “In Review” thuộc về reviewer, không phải người làm.
Cuối cùng, kiểm thử trên 10 mục gần đây và điều chỉnh. Lấy 10 mục đã hoàn thành hoặc đang hoạt động trong vài tuần qua và gán cho mỗi mục một trạng thái ở từng thời điểm. Nếu các bạn tranh luận nhiều, nhãn của bạn đang chồng lấp. Nếu bạn không thể đặt một mục vào đâu, bạn thiếu trạng thái hoặc đang trộn hai ý tưởng làm một.
Sau cuộc họp, công bố định nghĩa ở một chỗ và làm cho các nhãn khớp ở mọi nơi mọi người nhìn thấy chúng.
Nếu một trạng thái nghĩa khác trên web và hơi khác trên mobile, mọi người ngừng tin. Họ bắt đầu hỏi trong chat, kiểm tra lại chi tiết, hoặc tự tạo “trạng thái thật” trong comment. Điểm của nhãn trạng thái là sự thật chung, không phải trang trí.
Xử lý trạng thái như một trường dùng chung với một nguồn sự thật. Cùng một nhãn nên xuất hiện với cùng chính tả, viết hoa và ý nghĩa ở mọi nơi: danh sách, màn hình chi tiết, thông báo, xuất dữ liệu, và push message.
Màn hình di động trừng phạt những tên dài và thiết kế yếu. Một trạng thái ổn trên bảng desktop có thể thành một nhãn bị cắt trên điện thoại.
Vị trí cũng quan trọng. Đặt trạng thái gần tiêu đề trong chế độ xem chi tiết để nó được thấy trước khi ai đó đọc mô tả đầy đủ. Trong chế độ danh sách, hiển thị ở cùng vị trí mỗi lần.
Những yếu tố cơ bản về tiếp cận giúp mọi người. Màu chỉ là gợi ý, không phải thông điệp. Luôn hiển thị nhãn chữ, và cân nhắc một biểu tượng đơn giản (ví dụ một dấu tích cho Done) để người dùng dùng bộ đọc màn hình hoặc gặp vấn đề về màu sắc vẫn hiểu nhanh.
Trạng thái trôi dạt khi chúng ngừng có nghĩa “công việc đang ở đâu” và bắt đầu có nghĩa “mọi người cảm thấy thế nào về công việc.” Một khi điều đó xảy ra, bảng của bạn trông bận rộn nhưng không ai tin nó.
Một nguyên nhân phổ biến là quá nhiều nhãn khớp với từng bước nhỏ. Nếu một nhiệm vụ có thể di chuyển ba lần trong một giờ, mọi người ngừng cập nhật nó, hoặc họ chọn một trạng thái “tạm ổn”. Một bộ nhỏ hoạt động tốt hơn khi mỗi bước thực sự là một thay đổi về độ sẵn sàng hoặc trách nhiệm.
Một điểm trôi dạt khác là trộn các chiều khác nhau vào cùng một trường. Độ ưu tiên và tính cấp bách quan trọng, nhưng chúng nên ở các trường riêng, không phải ở trạng thái. Nếu “Urgent” là một trạng thái, nó sẽ cạnh tranh với “In Review” và báo cáo của bạn sẽ mất nghĩa.
Hãy để ý các mẫu sau:
Để ngăn trôi dạt, chỉ định một người chịu trách nhiệm cho bộ trạng thái và làm cho thay đổi hiếm. Khi thay đổi, ghi lại cái gì thay đổi, lý do, và nó thay thế cái gì.
Một khách hàng viết support: “Trên mobile, trang lịch sử đơn hàng hiển thị trạng thái rỗng ngay cả khi tôi có đơn.” Support ghi một mục sẽ thành một sửa sản phẩm rồi phát hành.
New: Support thu thập ảnh chụp màn hình, chi tiết thiết bị, và mô tả đúng như thế nào là “đúng”.
Triaged: Product owner xác nhận đây là bug thật, chọn nơi nó thuộc về (ứng dụng mobile, không phải backend), và làm rõ mức độ ảnh hưởng.
Ready: Các bước tái tạo được xác nhận và tiêu chí nghiệm thu rõ ràng.
In Progress: Kỹ sư tái tạo lỗi, phát hiện API trả dữ liệu nhưng màn hình lọc sai, và bắt đầu sửa.
Blocked: Kỹ sư phát hiện UI phụ thuộc vào trường thiếu trên tài khoản cũ và cần thay đổi backend. Mục được đánh dấu Blocked với một ghi chú rõ: “Blocked: backend cần mapping trường legacy.”
In Review: Sau khi phụ thuộc được gỡ, QA kiểm tra iOS và Android và xác minh trạng thái rỗng chỉ xuất hiện khi thực sự không có đơn.
Done: Sửa được phê duyệt và phát hành (hoặc đưa vào cửa sổ phát hành tiếp theo, nếu đó là cách nhóm bạn định nghĩa là xong). Support xác nhận đã live và trả lời khách hàng.
Chú ý điều ngăn nhầm lẫn: “Blocked” có một lý do duy nhất và một hành động tiếp theo, và quyền sở hữu không bị chuyển lung tung. Bất cứ ai mở mục đều hiểu ai đang giữ bóng.
Nếu bảng của bạn lộn xộn, bạn thường có thể tìm ra nguyên nhân trong 10 phút.
Đi dọc bảng và tìm các dấu hiệu sau:
Nếu mọi người tranh luận xem một thẻ thuộc chỗ nào, trạng thái đó chồng lấp với cái khác hoặc chưa đủ định nghĩa.
Mở cùng một workflow trên điện thoại và xác nhận nhãn vẫn ổn trong không gian hẹp.
Hệ thống trạng thái hữu dụng khi bạn đối xử với nó như một quy tắc: ổn định, nhưng được review. Mục tiêu không phải thay đổi liên tục. Mà là sử dụng nhất quán.
Đặt nhịp độ nhẹ, ví dụ họp rà soát 30 phút hàng tháng với một người từ mỗi vai trò chạm đến bảng. Mang theo 5–10 mục gần đây và tìm ngoại lệ bạn có thể sửa.
Một vài tín hiệu đơn giản đáng theo dõi:
Khi cảm thấy có gì đó sai, hãy kiềm chế việc thêm trạng thái mới ngay lập tức. Thêm trạng thái chỉ khi trạng thái mới thực sự khác biệt, thay đổi việc mọi người làm tiếp theo, và xảy ra thường xuyên. Phần lớn thời gian, cách sửa đơn giản hơn: siết lại định nghĩa, thêm quy tắc vào, hoặc làm rõ quyền sở hữu.
Nếu bạn xây workflow vào một công cụ nội bộ, hãy coi trạng thái như dữ liệu dùng chung thay vì văn bản cho từng màn hình. Trong AppMaster (appmaster.io), ví dụ, bạn có thể định nghĩa trường trạng thái một lần trong Data Designer và tái dùng nó trên web và ứng dụng native, điều này giúp ngăn việc “trên điện thoại nghĩa khác”.
Số lượng trạng thái workflow phù hợp cho một nhóm là bao nhiêu?Bắt đầu với 5–7 trạng thái khớp với con đường thông thường: ví dụ New, Ready, In Progress, In Review, Blocked và Done. Mỗi nhãn phải có một ý nghĩa rõ ràng và tránh dùng trạng thái để biểu đạt độ ưu tiên hay ghi chú cá nhân.
Làm sao biết một nhãn trạng thái thực sự “rõ ràng”?Một trạng thái phải cho biết điều gì đang đúng ngay bây giờ và việc tiếp theo là gì mà không cần nhắn tin. Nếu nhãn không ám chỉ chủ sở hữu tiếp theo, hành động tiếp theo, hoặc điều kiện chờ rõ ràng thì nó quá mơ hồ để hữu dụng.
Chúng ta nên dùng “Waiting” hay “Blocked”?Dùng “Blocked” khi công việc không thể tiếp tục vì một phụ thuộc cụ thể, và ghi rõ phụ thuộc đó trong ghi chú (ví dụ: “Blocked: chờ phản hồi khách hàng”). “Waiting” thường quá mơ hồ vì che giấu bạn đang chờ gì và ai phải hành động tiếp theo.
“Ready” nên có ý nghĩa như thế nào trong thực tế?“Ready” nghĩa là mục có thể bắt đầu ngay lập tức mà không thiếu thông tin; thường do người triage/lead chuẩn bị cho hàng đợi của nhóm. Nếu còn thiếu yêu cầu, quyền truy cập hoặc quyết định, thì chưa phải Ready.
Làm sao tránh “In Progress” trở thành nơi để treo công việc?“In Progress” chỉ nên dùng khi có công việc đang được thực sự thực hiện, không phải khi ai đó chỉ lướt qua hoặc chỉ mới được gán. Nếu nó bị để chờ, chờ nhập liệu hoặc vướng phụ thuộc thì chuyển sang Blocked hoặc trạng thái trước khi làm việc.
Chúng ta có thực sự cần quy tắc vào/thoát cho các trạng thái không?Viết một câu cho mỗi trạng thái: điều gì phải đúng để vào trạng thái đó, và điều gì phải đúng để thoát. Giữ ngắn gọn để ai cũng đọc nhanh được, và coi đó là quy tắc chung cho mọi người chạm đến workflow.
Làm sao giữ ý nghĩa trạng thái nhất quán giữa web và mobile?Quyết định một bộ giá trị trạng thái chuẩn và tái sử dụng trường đó ở mọi nơi: web, mobile, thông báo và xuất dữ liệu. Nếu các màn hình khác nhau đổi tên hoặc sắp xếp trạng thái, mọi người sẽ ngừng tin vào workflow và tự tạo nghĩa riêng.
Những gợi ý đặt tên quan trọng nhất cho màn hình di động là gì?Giữ nhãn ngắn, tốt nhất một hoặc hai từ, để không bị cắt trong chế độ danh sách. Đồng thời đảm bảo văn bản tự nó truyền đạt ý nghĩa vì màu sắc có thể bị bỏ lỡ trên màn hình nhỏ.
Cách nhanh nhất để thiết kế lại các trạng thái cùng team là gì?Chọn một mục tiêu điển hình và lần theo những gì thực sự đã xảy ra từ lúc yêu cầu đến khi hoàn thành, kể cả các điểm chờ. Gộp nhãn trùng lặp, đổi tên các nhãn mơ hồ thành những từ mang hành động, thêm quy tắc vào/thoát, chỉ định chủ sở hữu mặc định, rồi thử với 10 mục gần đây và điều chỉnh.
Công cụ no-code có thể giúp ngăn trạng thái trôi dạt theo thời gian như thế nào?Xử lý trạng thái như dữ liệu dùng chung, không phải văn bản riêng cho từng màn hình, để mọi giao diện đều lấy từ cùng một nguồn. Trong AppMaster, bạn có thể định nghĩa một trường trạng thái trong mô hình dữ liệu và tái dùng nó trên web và ứng dụng native để giảm việc “màn hình này nghĩa khác màn hình kia”.
21 thg 1, 2026
8 phút
20 thg 1, 20268 phút
20 thg 1, 20268 phútThử nghiệm với AppMaster với gói miễn phí.
Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể chọn đăng ký phù hợp.
