16 thg 9, 2025·8 phút đọc

Luồng phê duyệt hợp đồng cho đội Sales và Pháp lý

Luồng phê duyệt hợp đồng: quản lý phiên bản, chuyển redline, và theo dõi trạng thái từ nháp đến ký mà không mất email hay ngữ cảnh.

Luồng phê duyệt hợp đồng cho đội Sales và Pháp lý

Tại sao sales và pháp lý cần một luồng phê duyệt chung

Hợp đồng thường bị tắc nhất ở khâu chuyển giao giữa sales và pháp lý. Sales cố giữ đà với khách hàng. Pháp lý cố giảm rủi ro và giữ tính nhất quán của điều khoản. Nếu không có luồng phê duyệt hợp đồng chung, chuyển giao biến thành trò đoán: ai chịu trách nhiệm bước tiếp theo, có gì thay đổi, và “được phê duyệt” thực sự có nghĩa là gì.

Tổn thất thực sự hiếm khi là cuộc đàm phán. Là những gì bị mất dọc đường: phiên bản mới nhất, cách viết chính xác của một redline, lý do một điều khoản được chấp nhận, và ai đã quyết định. Khi lịch sử ấy rải rác trong chuỗi email và tên tệp như “v7-final-FINAL,” các đội lãng phí thời gian đọc lại, gửi lại và tranh luận lại những quyết định đã được đưa ra.

Một vài triệu chứng xuất hiện nhanh:

  • Các tệp trùng lặp xuất hiện với các sửa đổi hơi khác nhau
  • Quyền sở hữu không rõ ràng khi pháp lý đang chờ sales (hoặc ngược lại)
  • Thay đổi bất ngờ vào cuối chu trình mở lại các tranh luận cũ
  • “Được phê duyệt” mang nghĩa khác nhau với từng người

Một luồng chung tốt thường trông nhàm chán theo cách tốt nhất. Có một nơi để kiểm tra trạng thái hiện tại, phiên bản hiện tại, và hành động cần làm tiếp theo. Bất kỳ ai cũng nên trả lời ba câu hỏi trong 10 giây: Chúng ta đang ở giai đoạn nào? Ai đang chịu trách nhiệm ngay bây giờ? Điều gì đang chặn chữ ký?

Nếu khách hàng yêu cầu ngoại lệ cho điều khoản thanh toán tiêu chuẩn của bạn, sales không nên gửi đính kèm mới và hy vọng pháp lý sẽ chú ý câu bị thay đổi. Yêu cầu nên tạo một nhiệm vụ rõ ràng, chuyển redline đến người duyệt phù hợp, và ghi lại quyết định. Nhiều đội xử lý việc này bằng một công cụ nội bộ đơn giản để cả hai bên làm việc từ cùng một hồ sơ.

Con người và trách nhiệm (ai làm gì)

Luồng phê duyệt hợp đồng vận hành tốt nhất khi mọi người biết hai điều: họ sở hữu gì, và họ được phép thay đổi gì. Nếu vai trò mơ hồ, bạn sẽ có chỉnh sửa bất ngờ, redline bị mất, và các phê duyệt thực chất chưa từng xảy ra.

Bắt đầu bằng cách đặt tên các vai trò cốt lõi và “mức quyền” của họ trong quy trình. Chỉnh sửa khác với phê duyệt, và cả hai khác với ký.

Các vai trò điển hình và sở hữu rõ ràng

Hầu hết các đội có một tập các chủ sở hữu tương tự:

  • Nhân viên sales: tạo yêu cầu, soạn điều khoản thương mại, và trả lời các câu hỏi kinh doanh
  • Quản lý sales: phê duyệt chiết khấu, điều khoản không chuẩn và rủi ro giao dịch trước khi pháp lý bỏ thời gian
  • Cố vấn pháp lý: chỉnh sửa ngôn ngữ hợp đồng, xử lý redline, và quyết định điều khoản nào có thể thương lượng
  • Bộ phận tài chính: phê duyệt điều khoản thanh toán, chi tiết hóa đơn, thuế, cờ ghi nhận doanh thu và rủi ro tín dụng
  • Người ký ủy quyền: ký chỉ sau khi tất cả phê duyệt cần thiết hoàn tất

Đặt một quy tắc rõ ràng: chỉ pháp lý chỉnh sửa ngôn ngữ pháp lý. Sales có thể đề xuất thay đổi (trong bình luận hoặc biểu mẫu tiếp nhận), nhưng không nên tự viết lại điều khoản trực tiếp. Tương tự, pháp lý không nên thay đổi giá hoặc phạm vi mà không thông báo lại với sales.

Những gì sales phải cung cấp ngay từ đầu

Việc xem xét pháp lý sẽ nhanh hơn khi sales nộp một bộ hồ sơ đầy đủ: tên pháp lý của khách hàng, giá trị và thời hạn giao dịch, phạm vi sản phẩm, giá và chiết khấu, kỳ vọng SLA, yêu cầu bảo mật đặc biệt, và bất kỳ điều khoản “bắt buộc” nào từ khách hàng. Thiếu những thông tin cơ bản là lý do phổ biến khiến hợp đồng bị trả lại.

Thống nhất thời gian phản hồi và đường leo thang. Ví dụ, pháp lý phản hồi trong 1 ngày làm việc cho giấy tờ tiêu chuẩn và 3 ngày cho điều khoản không chuẩn. Nếu đồng hồ chạy hết, đường leo thang nên rõ ràng (trưởng nhóm pháp lý, rồi quản lý sales, rồi người ký).

Khi bạn thiết lập điều này trong công cụ luồng phê duyệt hợp đồng, ánh xạ trách nhiệm thành quyền để quy trình tự động thi hành các quy tắc. Các đội đôi khi xây dựng loại ứng dụng nội bộ này trong AppMaster, nơi bạn có thể đặt vai trò, quyền và phê duyệt mà không phải tự viết toàn bộ mã nền.

Định nghĩa mô hình trạng thái đơn giản từ draft đến signed

Luồng phê duyệt hợp đồng hoạt động tốt nhất khi ai cũng có thể trả lời một câu hỏi trong vài giây: “Hợp đồng này đang ở trạng thái nào ngay bây giờ, và bước tiếp theo là gì?” Giữ mô hình đơn giản, và làm cho mỗi trạng thái mang một ý nghĩa rõ ràng.

Đây là một luồng trạng thái thực tế bạn có thể dùng:

Trạng tháiBắt đầu khiKết thúc khi
Bản nháp (Draft)Sales tạo phiên bản đầu tiên (mẫu hoặc tài liệu khách hàng)Đủ đầy đủ để xem xét (các trường chính đã điền)
Đang xem xét pháp lý (In legal review)Sales nộp cho pháp lý (kèm ngữ cảnh)Pháp lý bắt đầu xử lý hoặc yêu cầu thông tin thiếu
Redlines nhận về (Redlines received)Pháp lý trả lại chỉnh sửa hoặc bình luậnSales quyết định chấp nhận, từ chối, hoặc phản đề xuất
Đang thương lượng (In negotiation)Các redline được trao đổi với khách hàngCác điều khoản hội tụ và phê duyệt nội bộ sẵn sàng
Đã phê duyệt (Approved)Các người phê duyệt cần thiết đồng ý các điều khoản cuối cùngTài liệu cuối cùng được chuẩn bị để ký
Sẵn sàng ký (Ready to sign)Bản ký được khóa và chính xácTất cả các bên ký
Đã ký (Signed)Các chữ ký hoàn tấtTài liệu được lưu trữ và quyền truy cập được thiết lập
Lưu trữ (Archived)Giao dịch đóng, thua, hoặc bị thay thế(Trạng thái kết thúc)

Hiển thị quy tắc vào/ra trong luồng, không chỉ là “tri thức truyền miệng.” Ví dụ, “Approved” nên có nghĩa là giá, thời hạn, giới hạn trách nhiệm và điều khoản dữ liệu đã vượt qua kiểm tra nội bộ của bạn, không chỉ là “pháp lý đã xem.”

Cũng bao gồm vài trạng thái thực tế để các trì hoãn không trốn trong bình luận:

  • Blocked (cần thông tin nội bộ hoặc quyết định)
  • Waiting on customer (đã gửi, chưa phản hồi)
  • Paused (giao dịch tạm hoãn)

Nếu bạn hiện thực hóa trong công cụ, mô hình trạng thái là một trường đơn với các giá trị cho phép nghiêm ngặt, và yêu cầu lý do khi chuyển sang Blocked hoặc Paused. Rào cản nhỏ này ngăn các hợp đồng “bí ẩn bị kẹt” và giữ sales cùng pháp lý đồng bộ.

Quy tắc quản lý phiên bản để tránh “tệp nào là bản cuối?”

Luồng phê duyệt hợp đồng sụp nhanh nếu mọi người không biết tệp nào là tệp hiện tại. Sửa đơn giản nhất là chọn một nguồn sự thật duy nhất và coi mọi thứ khác là bản sao. Nguồn này có thể là một bản ghi hợp đồng nơi tệp mới nhất, trạng thái và bình luận được lưu.

Đặt một quy tắc bất khả nhượng: chỉ có một phiên bản “Current” tại một thời điểm. Khi tạo sửa mới, phiên bản trước được lưu kho và khóa. Mọi người vẫn có thể xem nhưng không thể chỉnh sửa hay gửi lại.

Một quy tắc đặt tên nhất quán vẫn hữu ích khi tệp bị gửi qua email hoặc tải về. Giữ tên dự đoán được:

  • Tên giao dịch hoặc khách hàng (ngắn)
  • Loại hợp đồng (MSA, NDA, Order Form)
  • Số phiên bản (v01, v02, v03)
  • Ngày (YYYY-MM-DD)
  • Thẻ trạng thái (Clean hoặc Redline)

Redline của khách hàng thường là nơi bắt đầu nhầm lẫn. Giữ hai tệp cho mỗi lần sửa: một bản redline hiển thị chỉnh sửa và một bản clean phản ánh cùng các thay đổi đã được chấp nhận. Sales có thể đọc điều khoản sạch nhanh, và pháp lý thấy rõ gì đã thay đổi.

Thêm một ghi chú thay đổi ngắn cho mỗi lần sửa, viết cho con người. Một câu là đủ: “Cập nhật giới hạn trách nhiệm thành 12 tháng phí theo yêu cầu khách hàng.” Điều này ngăn các tranh luận lặp lại và làm chuyển giao dễ dàng khi ai đó vắng mặt.

Ví dụ: Sales gửi “Acme MSA v01 2026-01-25 Clean.” Khách hàng trả lại chỉnh sửa lưu là “Acme MSA v02 2026-01-27 Redline,” và pháp lý tạo “Acme MSA v02 2026-01-27 Clean” kèm ghi chú thay đổi. Từ đó, v03 chỉ bắt đầu nếu có gì đó mới thay đổi.

Những gì cần thu thập trước khi bắt đầu xem xét pháp lý

Giữ nhật ký theo dõi sạch
Ghi lại tự động các lần thay đổi trạng thái, upload và phê duyệt để dễ truy vết quyết định.
Xây dựng nhật ký

Việc xem xét pháp lý nhanh hơn khi bắt đầu bằng một gói đầy đủ, không phải email nửa vời và ba tệp “mới nhất”. Trước khi gửi cho pháp lý, thu thập cùng các đầu vào mỗi lần. Điều này giảm trao đổi và giữ luồng phê duyệt hợp đồng dự đoán được.

Bắt đầu với các thông tin cơ bản ảnh hưởng đến rủi ro và ngôn ngữ:

  • Tên pháp lý và thực thể ký của khách hàng (kèm quốc gia/tiểu bang)
  • Giá trị hợp đồng và hình thức giá (một lần so với định kỳ, chiết khấu)
  • Thời hạn, gia hạn/tự động gia hạn và kỳ thông báo chấm dứt
  • Ngày giao hàng hoặc ngày bắt đầu, cùng bất kỳ mức dịch vụ đã hứa
  • Điều khoản đặc biệt yêu cầu (bảo mật, trách nhiệm, dữ liệu, IP, độc quyền)

Tiếp theo, đính kèm tài liệu thực tế như một gói duy nhất để xem xét: thỏa thuận chính cùng mọi phụ lục, exhibit, order form và redline của khách nếu đã có. Giữ gói liên kết với cùng một bản ghi hợp đồng như trạng thái và lịch sử phiên bản.

Rồi làm rõ các nhu cầu phê duyệt trước khi pháp lý đọc một chữ. Định nghĩa các kích hoạt đơn giản để sales biết khi nào cần phê duyệt thêm:

  • Giá trị giao dịch vượt ngưỡng đặt trước
  • Điều khoản thanh toán không chuẩn (net 60/90, thanh toán theo mốc, hoàn tiền)
  • Thay đổi giới hạn trách nhiệm, mở rộng bồi thường, hoặc bảo hành bất thường
  • Điều khoản xử lý dữ liệu hoặc bảo mật ngoài vị trí chuẩn của bạn
  • Bất kỳ điều khoản nào được đánh dấu “khách hàng yêu cầu” mà không được phê duyệt trước

Cuối cùng, cho pháp lý một chỗ để tái sử dụng ngôn ngữ đã được chấp nhận. Ngay cả một thư viện các điều khoản được chấp nhận nhỏ cũng giảm việc viết lại cùng đoạn văn nhiều lần.

Ví dụ: Một hợp đồng $45k/năm với tự động gia hạn và yêu cầu giới hạn trách nhiệm vô hạn nên được nộp kèm tệp đỏ-chấm đầy đủ, chi tiết gia hạn, và yêu cầu rõ ràng cần phê duyệt từ finance và lãnh đạo. Pháp lý sẽ tập trung vào quyết định thay vì đi tìm thông tin.

Từng bước: một luồng phê duyệt hợp đồng thực tế

Một luồng phê duyệt tốt phải dự đoán được. Mọi người nên biết bước tiếp theo là gì, ai chịu trách nhiệm, và “xong” trông như thế nào.

Từ bản nháp đến xem xét pháp lý

Sales bắt đầu soạn thảo bằng mẫu đúng và điền các chi tiết bắt buộc (tên tài khoản, giá, thời hạn, ngày bắt đầu, sản phẩm, và ngày mong muốn đóng hợp đồng). Nếu thiếu gì, hợp đồng không nên tiến thêm.

Trước khi pháp lý xem, chạy vài kiểm tra tự động. Giữ chúng đơn giản để mọi người tin tưởng:

  • Thiếu trường bắt buộc
  • Mẫu sai hoặc điều khoản lỗi thời
  • Giá trị giao dịch hoặc thời hạn kích hoạt phê duyệt thêm
  • Điều khoản thanh toán không chuẩn
  • Bắt buộc phụ lục bảo mật hoặc quyền riêng tư dữ liệu

Nếu bản nháp qua các kiểm tra, chuyển nó tới pháp lý với yêu cầu rõ ràng, như “chỉ xem” so với “phê duyệt redlines,” kèm một ghi chú ngắn về điều khách hàng đang yêu cầu.

Từ redline đến ký

Pháp lý xem và trả lại redline. Sales thương lượng với khách hàng, nhưng mỗi lần gửi ra mặt khách nên được theo dõi như một phiên bản mới. Dùng một nơi để ghi chú để các quyết định không bị chôn trong email.

Một mẫu phiên bản lặp lại giúp:

  • Tạo phiên bản mới cho mỗi lần gửi ra mặt khách
  • Ghi lại ai thay đổi và vì sao
  • Giữ redline đính kèm với phiên bản đó
  • Cập nhật trạng thái ngay sau khi gửi
  • Đặt hạn chót cho phản hồi tiếp theo

Khi khách đồng ý, gửi phiên bản cuối để phê duyệt nội bộ (finance, security, người ký điều hành) theo ngưỡng của bạn. Người ký nên xem phiên bản cuối và lịch sử phê duyệt, không phải một chuỗi rối.

Sau đó chuyển hợp đồng sang bước ký (e-sign hoặc thủ công). Khi đã ký, khóa hồ sơ, lưu bản ký thực hiện và đánh dấu là đã ký để báo cáo chính xác.

Quy tắc phê duyệt, ngưỡng và xử lý ngoại lệ

Thay thế chuỗi email bằng một ứng dụng
Tạo ứng dụng luồng công việc sẵn sàng sản xuất mà không cần viết backend, web và mobile thủ công.
Bắt đầu

Luồng phê duyệt hợp đồng vận hành tốt nhất khi phê duyệt không dựa trên ai hét to nhất. Ghi các quy tắc đơn giản để sales có thể dự đoán đường đi, và pháp lý tập trung vào rủi ro thay vì đi tìm người.

Bắt đầu với một tập ngưỡng nhỏ dễ nhớ. Gắn chúng vào kích thước giao dịch, rủi ro và thay đổi chính sách, không phải sở thích cá nhân. Nguyên tắc chung: pháp lý duyệt ngôn ngữ, finance duyệt thay đổi ảnh hưởng đến tiền, và security/IT duyệt thay đổi ảnh hưởng hệ thống và dữ liệu.

Định nghĩa các kích hoạt cần phê duyệt, ví dụ:

  • Phê duyệt finance: điều khoản thanh toán không chuẩn, chiết khấu vượt % quy định, hoàn tiền, tín dụng, hoặc lịch thanh toán mới
  • Phê duyệt lãnh đạo: giới hạn trách nhiệm dưới mức tối thiểu, bồi thường vô hạn, quyền chấm dứt bất thường, hoặc điều khoản tham chiếu công khai
  • Phê duyệt security/IT: loại dữ liệu mới, nhà cung cấp phụ mới, hoặc bộ câu hỏi bảo mật của khách
  • Phê duyệt lãnh đạo sales: cam kết ngày giao vượt năng lực bình thường
  • Phê duyệt pháp lý: thay đổi luật áp dụng, bảo mật, IP, hoặc giới hạn trách nhiệm

Ngoại lệ là nơi các đội mất thời gian. Quyết định trước cách xử lý giao dịch gấp, giấy tờ do khách cung cấp, và điều khoản không chuẩn. Bạn có thể cho phép đường rút gọn, nhưng yêu cầu leo thang chặt hơn và một ghi chú rủi ro bằng văn bản. Tốc độ không bao giờ nên loại bỏ trách nhiệm.

Định nghĩa “được phê duyệt có điều kiện” rõ ràng. Nó không nên là gật đầu mơ hồ. Nó nghĩa là hợp đồng chỉ được tiến nếu các điều kiện cụ thể được đáp ứng và theo dõi, ví dụ “khách chấp nhận phụ lục DPA của chúng tôi” hoặc “finance xác nhận lịch thanh toán trả trước.” Lưu mỗi điều kiện như một mục kiểm tra với chủ sở hữu và hạn chót.

Đặt các kích hoạt leo thang để công việc không bị tắc:

  • Không phản hồi sau 2 ngày làm việc cho các xem xét tiêu chuẩn
  • Điều khoản rủi ro cao được gắn cờ (ví dụ, bồi thường vô hạn) phải leo thang trong cùng ngày
  • Ngày đóng hợp đồng trong vòng 72 giờ mà xem xét chưa bắt đầu
  • Hơn 2 vòng redline mà không tiến triển

Nhật ký kiểm toán, bình luận và thông báo có hiệu quả

Tự động định tuyến phê duyệt
Tự động chuyển phê duyệt tới finance, security và người ký theo ngưỡng bạn định nghĩa.
Xây dựng luồng công việc

Nếu mọi người không thấy những gì đã diễn ra và vì sao, luồng phê duyệt hợp đồng biến thành chat riêng, ảnh chụp màn hình và gửi tệp lại. Khắc phục đơn giản: ghi lại quyết định nơi hợp đồng đang lưu.

Nhật ký kiểm toán nên trả lời ba câu hỏi mà không phải hỏi quanh: đã thay gì, ai làm, và khi nào. Ghi lại các chuyển trạng thái (Draft -> In legal review), phê duyệt hoặc từ chối, và các hành động chính như “đã upload redlines” hoặc “đã gửi tới khách.” Giữ nó tự động để không bị bỏ sót vào những ngày bận rộn.

Bình luận hữu ích khi chúng ghi lại quyết định. Dùng chúng để giải thích “tại sao,” không dùng để giấu các điều khoản quan trọng. Nếu ngày gia hạn, chiết khấu, hoặc giới hạn trách nhiệm quan trọng, lưu chúng trong các trường có cấu trúc (hoặc khu vực tóm tắt ngắn) để có thể tìm kiếm và báo cáo.

Một bộ quy tắc bình luận đơn giản giữ chuỗi dễ đọc:

  • Ghi quyết định và lý do (phê duyệt, từ chối, yêu cầu thay đổi)
  • Gắn thẻ điều khoản hoặc mục (ví dụ, “Payment terms, Section 3”)
  • Tránh dán toàn bộ văn bản hợp đồng vào bình luận
  • Đặt các điều khoản đã thương lượng vào trường theo dõi, không phải chat
  • Đóng vòng với người phụ trách tiếp theo (“Trả lại cho Sales để phản hồi khách”)

Thông báo nên chỉ ồn ào khi cần hành động: khi hợp đồng chuyển tay, redline đến, yêu cầu phê duyệt, hoặc hạn chót có nguy cơ. Phần còn lại có thể là tóm tắt hàng ngày (ví dụ, “3 hợp đồng chờ Sales” hoặc “2 chờ Pháp lý”). Quá nhiều thông báo khiến người ta bỏ qua.

Cuối cùng, giữ các mục liên quan đính kèm vào bản ghi: email quan trọng, ghi chú cuộc gọi, và điểm thương lượng. Khi ai đó mới tham gia giữa chừng, họ nên hiểu lịch sử trong năm phút.

Ví dụ: một hợp đồng đi từ bản nháp đến đã ký

Một nhân viên sales đang chốt một hợp đồng mid-market $85k ARR. Khách hàng yêu cầu giảm 12% và muốn thay đổi giới hạn trách nhiệm từ 12 tháng phí thành 24 tháng. Đây là trường hợp phổ biến nơi sales, pháp lý và khách đều chạm tới cùng một tài liệu.

Đội dùng một luồng phê duyệt hợp đồng đơn giản với trạng thái rõ ràng và một nơi để theo dõi tệp hiện tại.

Dưới đây là cách hợp đồng này di chuyển:

  • Bản nháp (Sales): Sales bắt đầu từ mẫu mới nhất, điền điều khoản và tải lên dưới tên v01. Trạng thái giữ là Bản nháp cho đến khi các trường bắt buộc hoàn tất.
  • Đang xem xét pháp lý: Sales nộp bản nháp kèm ngữ cảnh. Pháp lý redline và thêm bình luận, rồi tải lên v02.
  • Đang thương lượng: Sales gửi v02 cho khách. Khách trả lại bản đánh dấu yêu cầu thay đổi giới hạn trách nhiệm. Sales tải lên v03 (customer redline).
  • Đã phê duyệt: Pháp lý chấp nhận ngôn ngữ chiết khấu nhưng từ chối 24 tháng và đề xuất thỏa hiệp. Khi các điều khoản dự phòng được đồng thuận nội bộ, pháp lý đánh dấu hợp đồng là Đã phê duyệt và v04 trở thành bản clean được phê duyệt.

Giờ đến khoảnh khắc khó: sau khi được đánh dấu Đã phê duyệt, khách gửi một redline “nhỏ” (họ điều chỉnh thông báo chấm dứt). Quy tắc rõ ràng: bất kỳ redline mới nào cũng mở lại việc xem xét. Sales tải lên v05 (customer redline sau phê duyệt) và trạng thái chuyển về Đang xem xét pháp lý, với phê duyệt trước đó được ghi nhưng không còn là hiện hành.

Để xác nhận phiên bản cuối cùng ký, đội khóa một tệp là Final for Signature, ghi ID phiên bản (ví dụ, v06), và yêu cầu gói ký dùng đúng tệp đó. Nếu bản ký trả về có sai lệch, trạng thái chuyển sang Blocked (hoặc Exception nếu bạn dùng nhãn đó) cho đến khi giải quyết trước khi ký phản hồi.

Những lỗi phổ biến làm chậm phê duyệt hợp đồng

Khắc phục nhầm lẫn phiên bản
Theo dõi phiên bản và khóa các tệp cũ để không ai phải hỏi bản nào là bản cuối.
Xây dựng bộ theo dõi

Cách nhanh nhất để làm tắc hợp đồng là để công việc thoát khỏi luồng. Nếu redline sống trong chuỗi email, ai đó sẽ bỏ lỡ thay đổi, trả lời nhầm tin, hoặc gửi tệp lỗi thời. Dù ý tốt, chỉnh sửa chỉ qua email tạo công việc vô hình và quyết định không rõ ràng.

Một nút thắt khác là bắt đầu xem xét pháp lý khi thiếu cơ bản. Nếu chi tiết giao dịch nằm rải rác trong chat, ghi chú CRM và PDF nháp, pháp lý sẽ phải làm thám tử. Điều đó thêm trao đổi và khiến sales cảm thấy pháp lý “chậm,” khi thực tế bản nháp chưa sẵn sàng.

Một vài lỗi lặp lại xuất hiện ở hầu hết các đội:

  • Thay đổi được thực hiện ngoài công cụ hoặc quy trình thỏa thuận, nên không ai thấy gì đã thay đổi hay vì sao.
  • Thông tin bắt buộc bị để trống (thực thể khách, thời hạn, mô hình giá, xử lý dữ liệu), nên pháp lý phải đi truy.
  • Một giao dịch được “phê duyệt” mà không xác nhận tệp/phiên bản chính xác đã được xem và chấp nhận.
  • Nhãn trạng thái nhân lên (“Legal Review,” “Legal Reviewing,” “Review - Legal,” “Pending”), khiến mọi người ngừng tin trạng thái.
  • Không có chủ sở hữu rõ ràng cho hành động tiếp theo, nên hợp đồng nằm yên dù ai cũng nghĩ người khác đang xử lý.

Các trạng thái quá phức tạp đặc biệt dễ gây hại. Nếu danh sách trạng thái dài hơn các bước thực tế mọi người làm, nó biến thành trò đoán. Giữ nhãn đơn giản và dựa trên hành động, và đảm bảo mỗi trạng thái có bước tiếp theo rõ ràng.

Cuối cùng, chú ý các chuyển giao không có người phụ trách. Ví dụ: Sales gửi bản sửa lúc 6 giờ chiều, đánh dấu là “đã cập nhật,” và giả định pháp lý sẽ lấy. Pháp lý lại nghĩ sales đang thu thập thông tin thiếu. Không ai làm gì cho đến khi khách hỏi tình hình.

Công cụ chỉ hữu ích nếu nó thực thi các nguyên tắc cơ bản: một phiên bản hiện tại, các trường bắt buộc trước khi nộp, và một người phụ trách tiếp theo rõ ràng.

Checklist nhanh và bước tiếp theo để triển khai luồng

Luồng phê duyệt hợp đồng vận hành khi ai cũng có thể trả lời bốn câu hỏi trong vài giây: phiên bản nào là hiện tại, ai sở hữu nó, bước tiếp theo là gì, và điều gì được tính là “xong”.

Kiểm tra nhanh (bất cứ khi nào mở hợp đồng)

  • Phiên bản hiện tại được gắn nhãn rõ và khớp với redline mới nhất
  • Người phụ trách hiện tại được ghi (một người, không phải cả đội)
  • Bước tiếp theo rõ ràng (xem xét pháp lý, phê duyệt finance, ký khách)
  • Các phê duyệt cần thiết hiển thị (dựa trên giá trị giao dịch, thời hạn, rủi ro)
  • Phương thức ký đã được xác nhận (e-sign, chữ ký tay, hoặc cả hai)

Trước khi gửi bất cứ thứ gì tới khách, kiểm tra thật nhanh. Xác nhận giá, chiết khấu và điều khoản thanh toán khớp báo giá. Kiểm tra lại ngày (ngày bắt đầu, gia hạn, kỳ thông báo) và bất kỳ điều khoản không chuẩn. Xác thực tên pháp lý và địa chỉ hai bên, và đảm bảo mọi phụ lục tham chiếu được kèm (order form, DPA, SOW, phụ lục bảo mật).

Trước khi đánh dấu hợp đồng là đã ký, xác nhận bạn có PDF thực thi cuối cùng (không phải ảnh chụp màn hình nháp). Đảm bảo trang chữ ký hoàn chỉnh, tên khớp người ký, và mọi ký tắt cần thiết có mặt. Lưu vào hệ thống lưu trữ đã thỏa thuận và ghi vị trí lưu vào bản ghi giao dịch để dễ tìm.

Bước tiếp theo để triển khai luồng này

Định nghĩa tên trạng thái và tiêu chí thoát, tạo một biểu mẫu tiếp nhận cho sales nộp gói đầy đủ, và ghi lại ngưỡng phê duyệt (thời hạn, % chiết khấu, giới hạn trách nhiệm). Rồi xây một ứng dụng nội bộ nhẹ gồm bảng hợp đồng, trường trạng thái, phân công “người phụ trách hiện tại,” và checklist bắt buộc cho việc nộp.

Nếu bạn muốn một lựa chọn không-code mà vẫn tạo ứng dụng sẵn sàng sản xuất, AppMaster (appmaster.io) thường được dùng cho các luồng nội bộ như thế này: bạn có thể mô hình dữ liệu, thiết lập phê duyệt, và chuyển tác vụ giữa sales, pháp lý và finance mà không phụ thuộc vào chuỗi email dài.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao sales và pháp lý cần một luồng phê duyệt hợp đồng chung?

Sử dụng một hồ sơ chung hiển thị trạng thái hiện tại, tệp hiện tại và người phụ trách hiện tại. Khi cả hai đội có thể trả lời “giai đoạn nào, ai phụ trách, điều gì đang chặn chữ ký” mà không phải tìm kiếm trong email, các lần chuyển giao ngừng biến thành trì hoãn.

Quy tắc quan trọng nhất cần đặt giữa sales và pháp lý là gì?

Vì “chỉnh sửa”, “phê duyệt” và “ký” là ba hành động khác nhau với mức rủi ro khác nhau. Nếu sales có thể chỉnh sửa mục ngôn ngữ pháp lý hoặc pháp lý thay đổi giá, bạn sẽ gặp các thay đổi bất ngờ, tranh luận bị mở lại và các phê duyệt không có ý nghĩa thực tế.

Sales cần nộp những thông tin nào trước khi bắt đầu xem xét pháp lý?

Ít nhất, thu thập thực thể pháp lý của khách hàng, giá trị hợp đồng, thời hạn, giá/chiết khấu, ngày bắt đầu, chi tiết gia hạn và chấm dứt, cùng bất kỳ điều khoản đặc biệt nào khách hàng yêu cầu. Nếu thiếu các thông tin cơ bản này, việc xem xét pháp lý sẽ trở thành trao đổi lại nhiều lần thay vì xem xét thực sự.

Luồng trạng thái đơn giản nên bao gồm những trạng thái nào?

Giữ số trạng thái ít và chặt chẽ, và làm cho mỗi trạng thái chỉ mang một ý nghĩa rõ ràng. Mặc định thực tế có thể là Draft, In legal review, In negotiation, Approved, Ready to sign, Signed, kèm cách rõ ràng để đánh dấu Blocked hoặc Waiting on customer để các trì hoãn không bị che giấu.

“Approved” cần có ý nghĩa gì để mọi người ngừng tranh cãi?

Xem “Approved” là “tất cả người phê duyệt nội bộ cần thiết đã chấp nhận các điều khoản chính xác này ở phiên bản chính xác này.” Nếu có gì thay đổi sau khi phê duyệt, hãy mở lại việc xem xét và ghi lại lý do — nếu không bạn sẽ ký một thứ mà thực tế không ai phê duyệt.

Làm thế nào để ngăn vấn đề "tệp nào là bản cuối"?

Chọn một nguồn tin duy nhất và thực thi “chỉ có một phiên bản Current tại một thời điểm.” Mỗi lần gửi tới khách hàng phải tạo một phiên bản mới, và các phiên bản cũ vẫn có thể xem nhưng bị khóa để không ai vô tình chỉnh sửa hoặc gửi lại chúng.

Có nên giữ cả bản clean và bản redlined không?

Tạo hai tệp cho mỗi lần sửa: một bản redline hiển thị các thay đổi và một bản clean phản ánh cùng trạng thái đã được chấp nhận để người không phải luật sư có thể đọc nhanh. Thêm một ghi chú thay đổi một câu để người xem sau không phải tranh luận lại cùng một điều khoản.

Làm sao để đặt ngưỡng phê duyệt mà không làm chậm mọi giao dịch?

Sử dụng các kích hoạt đơn giản liên quan đến rủi ro và tiền bạc, không dựa trên sở thích cá nhân. Pháp lý nên duyệt thay đổi ngôn ngữ, finance duyệt các ngoại lệ về thanh toán và kế toán, lãnh đạo duyệt các mục rủi ro cao như trách nhiệm vô hạn hoặc điều khoản chấm dứt bất thường.

Nhật ký kiểm toán cần ghi lại gì cho việc phê duyệt hợp đồng?

Ghi tự động các điều cơ bản: thay đổi trạng thái, tải lên phiên bản, phê duyệt/từ chối, và ai đã làm gì khi nào. Bình luận nên giải thích quyết định và lý do, nhưng các điều khoản thương lượng chính cũng nên nằm trong các trường có cấu trúc để dễ tìm kiếm sau này.

Chúng ta có thể xây một công cụ nội bộ đơn giản mà không cần mã hóa tùy chỉnh không?

Có. Nếu công cụ thực thi các yêu cầu cơ bản: các trường bắt buộc trước khi nộp, quyền theo vai trò, một trường trạng thái duy nhất với các giá trị cho phép và một “người phụ trách hiện tại” rõ ràng. Các đội thường xây ứng dụng nội bộ nhẹ bằng AppMaster để định tuyến phê duyệt, theo dõi phiên bản và cho sales, pháp lý, finance làm việc trên cùng một hồ sơ.

Dễ dàng bắt đầu
Tạo thứ gì đó tuyệt vời

Thử nghiệm với AppMaster với gói miễn phí.
Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể chọn đăng ký phù hợp.

Bắt đầu