Danh mục vị trí kho (bin): danh sách lấy hàng di động tiết kiệm thời gian

Tại sao việc lấy hàng chậm khi vị trí bin lộn xộn

Việc lấy hàng giữ được tốc độ khi mỗi mặt hàng có một "nhà" rõ ràng và mọi người tin tưởng vị trí đó. Mọi thứ chậm lại ngay khi vị trí trở nên mơ hồ, lỗi thời, hoặc bị phân tán ở ba nơi khác nhau (một bảng tính, một cuốn sổ, và "tri thức bộ lạc"). Khi đó mỗi lượt lấy trở thành một cuộc tìm kiếm nhỏ.

Bạn có thể nhìn thấy mất thời gian trên sàn: người lấy đi tới đúng lối, nhưng nhãn bin không rõ ràng nên họ quét các kệ xung quanh. Họ tìm thấy SKU ở chỗ khác, ghi chú vào giấy rồi đi tiếp. Lát sau một đơn khác lại gửi họ về lối cũ vì hệ thống vẫn nghĩ hàng ở đó.

Vị trí lộn xộn thường tạo ra cùng những vấn đề:

• Đi quay lại nhiều lần khi thứ tự trên pick list không khớp cách đi bộ.
• Bỏ sót dòng hàng vì người lấy không thể xác nhận bin.
• Ghi chú giấy như "moved to A3" không bao giờ được cập nhật vào hệ thống.
• Kiểm tra thêm (hỏi trưởng nhóm, tìm lịch sử) chỉ để xác nhận hàng ở đâu.

Hoàn tất đơn nhanh hơn không phải là ép tốc độ. Là loại bỏ cử động lãng phí và lỗi có thể tránh được: ít bước hơn, ít tìm kiếm hơn, ít lấy ngắn, và ít phải lấy lại sau lỗi đóng gói.

Cách khắc phục rõ ràng: một nguồn dữ liệu duy nhất cho vị trí, cộng với các pick list theo sơ đồ kho thay vì thứ tự bất kỳ hệ thống bán hàng xuất ra. Một danh mục vị trí bin nên trả lời ngay câu hỏi: "Bây giờ tôi nên đi đâu để lấy SKU này?"

Hãy tưởng tượng một đợt lấy nhỏ buổi sáng: 18 dòng cho 6 đơn. Hai SKU đã được chuyển từ A-02 sang C-14 và chỉ một người biết. Mỗi người lấy mất thời gian săn lùng, và ca sau lặp lại. Cập nhật danh mục một lần, sắp xếp danh sách lấy trên di động theo lối và bin, và công việc trở nên dễ đoán.

Bin, lối, và SKU: mô hình đơn giản để bắt đầu

Việc lấy hàng nhanh hơn khi mọi người dùng cùng một "bản đồ" của tòa nhà. Bạn không cần bản đồ hoàn hảo ngay ngày đầu, nhưng cần định nghĩa rõ ràng và chia sẻ.

Dùng từ ngữ đơn giản mà đội bạn đã dùng:

• Zone: khu vực lớn, như "Cold storage" hoặc "Bulk".
• Aisle: lối đi bạn đi qua.
• Shelf (hoặc bay/section): đoạn đứng dọc hoặc phân đoạn đánh số trong một aisle.
• Bin: vị trí nhỏ nhất có thể lấy được nơi mặt hàng thực tế đặt.

Hãy nghĩ một bin như địa chỉ bạn muốn in lên nhãn và hiển thị trên điện thoại. Nếu bạn xây danh mục vị trí kho, bin là đơn vị quan trọng nhất vì đó là thứ người lấy quét và xác nhận.

Ở phía sản phẩm, một SKU là đơn vị bán được mà bạn đếm, lấy và gửi (ví dụ: "Black T-shirt, Medium"). Một SKU có thể có nhiều vị trí trong thực tế: bin chính, bin overflow, vị trí lấy theo thùng, hoặc khu cách ly.

Đó là hành vi kho bình thường. Overflow xuất hiện sau một lần nhập lớn. Hàng mùa được dịch gần khu đóng gói. Hàng trả về nằm ở khu "to be checked". Hàng bán chạy được sắp lại chỗ. Hãy lên kế hoạch cho thực tế đó mà đừng làm phiên bản đầu quá phức tạp.

Một quy tắc bắt đầu đơn giản hiệu quả: cho mỗi SKU một bin chính để lấy, và cho phép vị trí phụ với trạng thái rõ ràng như "Overflow" hoặc "Returns hold".

Thiết kế dữ liệu: lưu gì trong danh mục bin và SKU

Danh mục vị trí chỉ có hiệu quả nếu mô hình dữ liệu đơn giản. Bạn cần đủ cấu trúc để giữ vị trí chính xác và pick list đáng tin, mà không biến mọi cập nhật thành một dự án.

Hầu hết đội có thể bắt đầu với bốn bản ghi lõi phản ánh cách sàn hoạt động: Products (SKUs), Locations (bins), Inventory (bao nhiêu ở đâu), và Pick Tasks (ai cần lấy gì ngay bây giờ).

Bốn bản ghi bạn cần

Tập trung vào các trường ảnh hưởng tốc độ lấy và giảm nhầm lẫn.

Products (SKUs) nên bao gồm nhận diện và xử lý cơ bản: mã SKU, tên, barcode/UPC, đơn vị, trạng thái active/inactive, và số lượng lấy mặc định nếu bạn thường lấy theo gói.

Locations (bins) nên phản ánh cách mọi người điều hướng: zone, aisle, mã bin, thứ tự pick (số để sắp xếp), và trạng thái như active, blocked, empty hoặc quarantine.

Inventory là kiểm chứng thực tế: SKU, vị trí, số lượng on-hand, số lượng đã giữ (reserved), ngày đếm cuối cùng, và trạng thái đếm (ok, needs recount).

Pick Tasks gắn công việc với người và nơi: order hoặc wave ID, SKU, số lượng cần, người được giao, trạng thái nhiệm vụ (open, in progress, picked, exception), và vị trí lấy được chọn.

Nhiều bin cho một SKU (primary vs secondary)

Nhiều SKU sống ở hơn một nơi (forward pick và overstock). Xử lý bằng một quy tắc rõ ràng: giữ một vị trí chính cho mỗi SKU và cho phép vị trí phụ có thứ tự ưu tiên.

Cài đặt thực tế là một bảng ánh xạ SKU-Location riêng với: priority (1, 2, 3), tùy chọn min/max cho bin forward, và cờ replenishment. Khi bin chính thiếu, pick task có thể rơi về bin ưu tiên tiếp theo.

Xây dựng auditing ngay từ đầu. Ghi ai đã thay đổi vị trí SKU, thay gì và khi nào. Một sửa sai có thể làm chậm lấy hàng nhiều ngày, nên thay đổi cần truy vết được và dễ xem lại.

Đặt tên vị trí để nhất quán (và dễ quét)

Nhãn bin chỉ giúp khi mọi người đọc nó cùng một cách và hệ thống lưu nó cùng một cách. Mục tiêu là một tên hiển thị tốt trên màn hình nhỏ, in sạch trên nhãn, và sắp xếp đúng.

Cách đơn giản bền vững là mẫu cố định với độ dài cố định, để A2 và A10 không sắp sai vị trí. Mẫu phổ biến là Zone-Aisle-Bay-Level-Bin, mỗi phần có một nhiệm vụ:

• Zone: Z01 (khu vực tòa nhà hoặc vùng nhiệt độ)
• Aisle: A03 (lối đi chính)
• Bay: B12 (phân đoạn dọc lối)
• Level: L02 (tầng hoặc kệ dọc)
• Bin: S05 (vị trí hoặc slot)

Điều đó tạo ID như Z01-A03-B12-L02-S05. Dù bạn chưa dùng hết mọi phần hôm nay, giữ chỗ còn lại giúp mở rộng dễ hơn sau này.

Dự trù cho các ngoại lệ từ sớm, nhưng giữ chúng trong cùng cấu trúc để dễ nhận ra và sắp xếp. Ví dụ: pallet số lượng lớn (Z01-BULK-P01), chuồng (Z02-CAGE-07), trả về (Z01-RTN-01), hoặc giữ QA (Z01-QA-01).

Sự nhất quán thường vỡ vì trùng lặp và lỗi gõ. Thêm xác thực để không lưu được vị trí xấu ngay từ đầu. Giữ nghiêm trong ID lưu trữ, và có tên hiển thị tùy chọn.

Các guardrail xác thực mang lại lợi ích nhanh:

• Yêu cầu chữ hoa và một kiểu phân cách (ví dụ chỉ dùng dấu gạch ngang).
• Đòi định dạng từng phần (Z\d\d, A\d\d, v.v.).
• Chặn trùng lặp (unique location ID).
• Tránh ký tự dễ nhầm (O vs 0, I vs 1).

Khi tên vị trí dự đoán được, quét nhanh hơn, đào tạo dễ hơn, và việc sắp xếp pick list ổn định.

Từ đơn hàng đến pick list: luồng nên hoạt động thế nào

Một pick list nên sinh ra từ chuỗi đơn giản: đơn hàng thành order lines, order lines thành pick tasks. Khi chuỗi đó nhất quán, danh mục bin không còn là "dữ liệu phải duy trì" mà bắt đầu tiết kiệm bước đi thực sự.

Luồng hoạt động phù hợp với hầu hết kho:

1. Nhập hoặc tạo đơn (từ cửa hàng, ERP, hoặc nhập tay).
2. Mở rộng thành order lines (SKU, số lượng, ghi chú như lot hoặc serial nếu cần).
3. Giải quyết từng dòng thành một vị trí lấy (bin chính xác để đến).
4. Tạo pick tasks (một nhiệm vụ cho mỗi cặp SKU-vị trí, với số lượng mục tiêu).
5. Gom nhiệm vụ thành pick list (theo cách bạn muốn người lấy di chuyển).

Chọn vị trí đúng cho mỗi SKU là nơi đội thường mất thời gian. Một bộ quy tắc thực tế là đơn giản:

• Lấy từ vị trí chính khi nó có đủ tồn.
• Nếu không đủ, chia nhiệm vụ qua nhiều vị trí.
• Nếu nhiều bin hợp lệ, chọn bin gần nhất theo quy tắc layout của bạn (hoặc theo thứ tự lối đi đơn giản).
• Loại trừ các bin không được phép lấy: quarantine, damaged, blocked, hoặc bin dành cho replenishment.

Sắp xếp nên khớp cách mọi người đi bộ. Mặc định tin cậy là zone, sau đó aisle, rồi bin, lấy tên hàng làm tiêu chí phụ.

Batching là quyết định cuối cùng. Lấy đơn từng đơn phù hợp cho đơn gấp. Wave picks phù hợp cho chạy theo lịch. Cluster picking hợp khi một người có thể lấy hàng cho nhiều đơn nhỏ trong một chuyến mà không bị nhầm.

Luật sắp xếp giảm đi bộ mà không làm phức tạp

Mục tiêu không phải là lộ trình hoàn hảo. Là thứ tự lấy có ý nghĩa với con người và loại bỏ lãng phí lớn nhất: đi vòng quay lại.

Hầu hết kho có lợi lớn từ việc sắp xếp đơn giản như zone, rồi aisle, rồi bin. Nếu mã vị trí nhất quán, sắp xếp theo văn bản đơn giản đã đủ tốt.

Nếu cần thứ tự rõ hơn, giữ nó dễ đọc:

• Zone
• Aisle (thấp đến cao)
• Bay/section
• Level/bin (thấp đến cao)

Thêm quy tắc đặc biệt chỉ khi tòa nhà yêu cầu. Lối đi một chiều là ví dụ cổ điển: các aisle lẻ từ trên xuống dưới, aisle chẵn từ dưới lên trên, để người lấy không đối đầu lưu thông. Mezzanine và kho lạnh cũng cần xử lý riêng vì mất thời gian vào/ra hoặc lên xuống cầu thang. Giữ những công tắc này rõ ràng, không phải bộ định tuyến phức tạp.

Các lần chia lệnh (split picks) quan trọng trong thực tế. Nếu đơn cần 12 đơn vị và bin chính chỉ có 8, pick list nên hiển thị hai dòng theo thứ tự đi bộ đúng: lấy 8 từ bin chính, sau đó 4 từ bin ưu tiên kế tiếp.

Khi một bin trống, người lấy không nên quyết định nơi tiếp theo. Dùng vị trí dự phòng tự động và tạo cảnh báo replenishment để tránh gặp lại vấn đề đó ở lượt sau.

Thiết kế danh sách lấy trên di động: người lấy cần gì trên một màn hình

Người lấy không nên tìm thông tin khi đang đi. Màn hình lấy tốt nhất là nhàm chán: một hành động tiếp theo rõ, chữ to và không có chi tiết thừa. Nếu danh mục bin chính xác, nhiệm vụ của app là dẫn người lấy tới bin tiếp theo và làm việc xác nhận nhanh.

Các màn cần giữ (và giữ đơn giản)

Giữ số màn nhỏ và phù hợp với thực tế sàn:

• Today’s picks: các lượt lấy hoặc wave với nút bắt đầu rõ ràng.
• Pick details: chế độ "lượt lấy tiếp theo" với bin, mặt hàng, và số lượng cần.
• Confirm quantity: bước nhanh để xác nhận số lượng đã lấy, lý tưởng là không phải gõ nhiều.
• Exceptions: cách nhanh để báo lỗi mà không rời luồng lấy.

Trên màn pick details, đặt mã bin là phần lớn nhất, sau đó số lượng, rồi tên SKU. Thêm ảnh sản phẩm nhỏ chỉ khi giúp phân biệt mặt hàng giống nhau. Ghi chú ngắn và rõ ràng (ví dụ: "Kệ trên, bên trái").

Xác nhận: chạm, quét, hoặc cả hai

Nếu được, hỗ trợ cả chạm và quét mã. Chạm nhanh hơn khi nhãn thiếu. Quét giảm lỗi khi SKU nhìn giống nhau.

Hành động ngoại lệ nên một chạm và luôn hiện:

• Short pick
• Wrong bin
• Damaged item
• Missing label
• Skip and come back

Xử lý ngoại lệ như dữ liệu thật, không phải ghi chú phụ. Nhờ vậy người quản lý thấy xu hướng và sửa nguyên nhân thay vì nghe báo cáo sau ca.

Bước một: xây danh mục bin và pick list tự sắp

Bắt đầu nhỏ. Bạn có thể tạo thứ hữu ích với một lối đi và một nhóm sản phẩm, rồi mở rộng khi luồng hoạt động tự nhiên trên sàn.

Thứ tự xây để tránh làm lại:

1. Thiết lập danh mục vị trí trước. Tạo bản ghi cho mỗi bin (warehouse, zone, aisle, bay, level, position). Nhập từ bảng tính hiện có, dù không hoàn hảo. Bạn có thể sửa tên sau, nhưng cần ID ổn định ngay.

2. Thêm SKU và ánh xạ nơi chúng sống. Gán mỗi SKU một vị trí pick chính, rồi cho phép vị trí phụ cho overflow. Điều này ngăn tình trạng "trống" làm dừng lượt.

3. Biến đơn hàng thành pick tasks. Giữ nhập đơn đơn giản: header, order lines, và tạo pick task cho mỗi dòng.

4. Sắp xếp theo đường đi, không theo sự hoàn hảo. Bắt đầu với quy tắc rõ: sắp theo zone, rồi aisle, bay, level. Nếu hai dòng cùng bin, gom chúng lại.

5. Thêm xác nhận và ngoại lệ. Yêu cầu xác nhận nhanh (chạm hoặc quét). Nếu bin trống, cho phép người lấy báo lỗi và tiếp tục, trong khi hệ thống ghi nhận lý do để xử lý sau.

Ví dụ: người lấy tới Bin A-03-02, chỉ thấy 1 trên 3 đơn vị, xác nhận partial, chuyển sang bin phụ, và hệ thống ghi ngoại lệ để chỉnh replenishment sau.

Ví dụ đơn giản: một lượt lấy buổi sáng với tình huống thực tế

Lúc 9:05, ba đơn đến cùng lúc, tổng 12 dòng. Danh mục ánh xạ mỗi SKU tới bin chính, thêm bin overflow khi chia tồn.

Order A cần: 4x SKU-101, 1x SKU-205, 2x SKU-330.

Order B cần: 1x SKU-101, 3x SKU-118, 1x SKU-712, 1x SKU-330.

Order C cần: 2x SKU-205, 1x SKU-118, 1x SKU-990.

Luật vị trí: lấy từ bin chính trước, rồi tràn sang overflow nếu cần.

• SKU-101 primary: Aisle 01, Bin 01-04; overflow: Aisle 09, Bin 09-22
• SKU-330: Aisle 03, Bin 03-11
• SKU-205 primary: Aisle 06, Bin 06-02; overflow: Aisle 06, Bin 06-18

Danh sách trên di động được sắp theo aisle và bin để lộ trình dễ đoán:

• Aisle 01: Bin 01-04 (SKU-101)
• Aisle 03: Bin 03-11 (SKU-330)
• Aisle 06: Bin 06-02 (SKU-205)
• Aisle 06: Bin 06-18 (SKU-205 overflow, chỉ nếu cần)
• Aisle 09: Bin 09-22 (SKU-101 overflow, chỉ nếu cần)

Giữa chặng, người lấy tới Bin 06-02 cho SKU-205 và thấy trống. Trên cùng màn hình họ chạm "Short pick", nhập số thực tế (0), và ghi chú ngắn như "bin empty, check pallet in receiving." App chuyển số lượng còn lại sang bin overflow 06-18 nếu có.

Sau lượt, trưởng ca thấy bản tóm tắt rõ: dòng nào short, bin nào gây lỗi, và tín hiệu restock cho 06-02.

Lỗi phổ biến khiến pick list chậm (chứ không nhanh)

Danh mục bin chỉ hữu ích khi mọi người tin nó. Tình trạng chậm thường bắt đầu nhỏ: một tên bin mới ở đây, một lần "tạm dịch" ở đó, và sớm thôi người lấy không theo danh sách.

Những lỗi phổ biến nhất:

• Cho phép ai cũng tạo bin mà không theo quy tắc tên, dẫn đến trùng lặp như "Aisle 3 Bin 4" vs "A3-B04".
• Không theo dõi thay đổi vị trí, nên không ai trả lời được "ai chuyển và khi nào?"
• Sắp xếp theo SKU thay vì vị trí, bề ngoài gọn gàng nhưng khiến người lấy chạy zigzag khắp lối.
• Không có luồng ngoại lệ, nên người lấy phải trao đổi bằng miệng, nhớ, và giấy.
• Bỏ khu vực có bao phủ sơ sài, khiến đội dùng ảnh chụp màn hình hoặc giấy.

Ví dụ đơn giản: người lấy thấy "SKU 1142" trên list nhưng bin trống. Không có nút ngoại lệ và không có lịch sử, họ phải đi hỏi trưởng, rồi quay lại tìm giá overflow. Một vấn đề như vậy có thể phá hỏng cả lượt.

Một vài guardrail giữ hệ thống nhanh:

• Áp một mẫu tên duy nhất và xác thực.
• Ghi log mọi sửa bin và di chuyển SKU với timestamp và user.
• Sắp xếp pick list theo aisle và bin, không theo SKU.
• Làm ngoại lệ dễ: not found, short pick, moved, kèm ghi chú nhanh.

Danh sách kiểm tra nhanh trước khi triển khai ra sàn

Trước khi phát điện thoại cho người lấy, đảm bảo những điều cơ bản không thể thất bại. Danh mục chỉ hữu ích khi dữ liệu khớp với giá trên kệ.

Bắt đầu với bao phủ và dán nhãn. Đi từng lối và kiểm tra: bạn có thể tìm mã bin trong vài giây không, và nó có khớp hệ thống?

Kiểm tra sẵn sàng cho sàn

• Mỗi SKU dự kiến gửi đều có ít nhất một vị trí active, và vị trí primary đúng.
• Mã bin là duy nhất, và nhãn in khớp định dạng hệ thống (số 0, dấu gạch, chữ hoa).
• Pick list sắp theo thứ tự dự đoán (zone, aisle, bin) và dễ đọc trên điện thoại.
• Người lấy xác nhận mỗi dòng trước khi chuyển (quét hoặc chạm).
• Có các tùy chọn Short pick, Wrong bin, Could not find, và mỗi lựa chọn tạo một bản ghi rõ ràng.

Sau checklist, chạy thử 15 phút với hai đơn thật. Yêu cầu một người lấy làm theo list chính xác trong khi một trưởng quan sát các điểm do dự: tên bin không rõ, vị trí trùng, nút nhỏ, hay đường ngoại lệ thiếu.

Ghi lại gì vào ngày đầu

Nếu có sự cố, bạn cần một đường dẫn đơn giản: ai đã lấy, họ được gửi tới bin nào, họ xác nhận gì, và vì sao không hoàn thành dòng.

Bước tiếp theo: pilot, đo lường, rồi mở rộng

Chọn một zone (ví dụ Aisle 1-3) hoặc một loại sản phẩm đại diện cho ngày bình thường, không phải trường hợp đặc biệt. Pilot nhỏ giúp lộ lỗi rõ mà không làm gián đoạn toàn sàn. Mục tiêu là chứng minh hai điều: dữ liệu vị trí giữ chính xác, và thứ tự pick giảm đi bộ.

Xác định "tốt hơn" nghĩa là gì trước ca pilot đầu. Theo dõi vài chỉ số đơn giản để dễ so sánh:

• Thời gian lấy trung bình trên mỗi dòng (và trường hợp tệ nhất)
• Số lần short picks (không tìm thấy ở bin được liệt kê)
• Số lần đi lại (trở lại lối đã hoàn thành)
• Số dòng mỗi giờ mỗi người lấy
• Số chỉnh sửa pick list giữa chặng

Giữ quản trị nhẹ nhưng thực tế. Chọn một người chịu trách nhiệm thay đổi bin và đặt chu kỳ (hàng ngày cho hàng bán chạy, hàng tuần cho hàng chậm). Phần lớn chậm trễ bắt đầu khi ai cũng có thể di chuyển hàng mà không ai cập nhật vị trí.

Nếu bạn muốn xây mà không cần nhiều lập trình, AppMaster (appmaster.io) là một lựa chọn để mô hình dữ liệu bin và SKU, thêm logic pick và ngoại lệ bằng workflow trực quan, và sinh ra công cụ quản trị cùng app di động từ cùng cấu hình.

Khi pilot ổn định, mở rộng theo từng zone. Thêm tính năng theo thứ tự: nhắc replenishment khi số facing giảm dưới ngưỡng, kiểm đếm vòng đơn giản gắn với các bin lỗi cao, phân quyền ai được sửa bin/SKU/đơn, và luồng ngoại lệ chặt chẽ hơn (damaged, substitute, split bin).