Chế độ xem đã lưu cho bảng quản trị giúp nhóm tái sử dụng bộ lọc, tập cột và thiết lập mặc định. Tìm hiểu cách đặt quy tắc, chia sẻ an toàn và giảm số lần thao tác trong hệ thống nội bộ.
Phần lớn công việc hậu trường diễn ra trong các bảng: ticket, đơn hàng, hóa đơn, người dùng, lô hàng, hoàn tiền. Vấn đề là bảng hiếm khi sẵn sàng ngay cho công việc bạn cần làm lúc đó.
Không có chế độ xem đã lưu, mọi người lặp lại cùng một thao tác cả ngày. Họ thiết lập lại các bộ lọc giống nhau (trạng thái, người phụ trách, khoảng thời gian), sắp xếp lại, và ẩn các cột không liên quan. Rồi họ xuất CSV và nhận ra tệp xuất thiếu cột hoặc thời gian không đúng, vì ai đó quên một tùy chọn nhỏ.
Ma sát này có vẻ nhỏ, nhưng tích tụ trên quy mô đội nhóm. Hỗ trợ lãng phí thời gian thu gọn hàng đợi “mở, khẩn cấp, giao cho tôi”. Ops liên tục dựng lại danh sách “ngoại lệ hôm nay”. Sales nhảy giữa “giao dịch đang hoạt động của tôi” và “tắc nghẽn trong tuần” và mất ngữ cảnh. Finance cần mốc cắt thống nhất cho cuối tháng, nhưng mỗi người lại kéo báo cáo hơi khác.
Chế độ xem đã lưu đơn giản là một tập các thiết lập bảng được đặt tên để bạn có thể quay lại. Nó thường bao gồm bộ lọc, thứ tự sắp xếp, các cột hiển thị, thứ tự cột, và đôi khi những thiết lập như nhóm, mật độ, hoặc khoảng thời gian mặc định. Thay vì dựng lại bố cục bảng từ trí nhớ, bạn chọn “Hoàn tiền - 7 ngày gần nhất” hoặc “Ticket - phân loại” và bảng tự động chuyển về đúng trạng thái.
Khi các chế độ xem phù hợp được lưu và chia sẻ, thói quen làm việc trở nên nhanh và điềm tĩnh hơn. Mọi người ít mắc lỗi hơn vì thiết lập "đã biết là tốt" chỉ cách một cú nhấp. Và báo cáo nhất quán hơn vì mọi người đều nhìn cùng một định nghĩa về hàng đợi hay báo cáo.
Nếu bạn xây công cụ nội bộ bằng AppMaster, chế độ xem đã lưu là một trong những cách đơn giản nhất để làm cho màn hình quản trị giống trạm làm việc thực sự, chứ không phải lưới dữ liệu chung chung.
Một chế độ xem đã lưu nên ghi lại các lựa chọn mà người ta sẽ lặp lại mỗi lần mở bảng. Nghĩ theo hướng “tôi muốn nhìn thấy công việc này thế nào”, chứ không phải “sản phẩm hoạt động ra sao”. Chế độ xem tốt cho bảng quản trị giảm số lần nhấp đồng thời giữ rõ ý nghĩa của dữ liệu.
Bắt đầu với các điều khiển bảng quyết định hàng nào xuất hiện và theo thứ tự nào. Bộ lọc (bao gồm khoảng thời gian), sắp xếp chính, và truy vấn tìm kiếm thường đáng lưu vì chúng định nghĩa lát cắt công việc. Nhóm (grouping) cũng hữu ích khi khớp với cách mọi người nghĩ (“theo người phụ trách”, “theo trạng thái”), nhưng chỉ nếu nó ổn định.
Thiết lập cột là mảng lớn còn lại. Mọi người hiếm khi cần mọi trường cùng lúc, nên một chế độ xem nên nhớ cột nào hiển thị, thứ tự, độ rộng và những cột ghim để giữ thông tin quan trọng trên màn hình khi cuộn. Đây là nơi “một kích thước cho tất cả” thất bại nhanh: finance và support thường cần cột khác nhau dù nhìn cùng bản ghi.
Một chế độ xem thực tế thường bao gồm:
Những gì không nên là một phần của chế độ xem? Bất cứ thứ gì thay đổi hành vi toàn cục hoặc có thể làm người khác bất ngờ. Tránh lưu mặc định cho hành động mang tính hủy hoại, tùy chọn xuất, hoặc bất cứ thứ gì khiến ai đó nghĩ dữ liệu bị mất (ví dụ: bộ lọc ẩn mà không có chỉ báo rõ ràng).
Ví dụ: một trưởng nhóm hỗ trợ lưu “Khẩn cấp, chưa có người” với bộ lọc (độ ưu tiên = cao, người phụ trách = trống), sắp xếp theo cũ nhất trước, ghim “Khách hàng” và “SLA”, và thêm hành động nhanh để phân công. Trong công cụ như AppMaster, chế độ xem đó trở thành điểm bắt đầu tin cậy cho phân loại hàng ngày mà không thay đổi cách các đội khác nhìn cùng ticket.
Chế độ xem đã lưu cho bảng quản trị thường rơi vào ba nhóm. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào ai cần nó, quy trình ổn định thế nào, và mọi người có được tự do thay đổi đến mức nào.
Chế độ xem cá nhân dành cho công việc hàng ngày của một người. Chỉ người tạo thấy được, nên phù hợp cho các thiết lập “hàng đợi của tôi”: một bộ lọc, một thứ tự sắp xếp và một tập cột theo cách bạn muốn nhìn.
Ví dụ: một nhân viên support giữ chế độ xem cá nhân tên “Hoàn tiền tôi đang xử lý” hiển thị chỉ các ticket hoàn tiền mở được gán cho họ, sắp xếp theo cũ nhất trước, với cột Customer, Mã đơn hàng và Phản hồi cuối.
Chế độ xem chia sẻ có mục đích tái sử dụng. Một số đội dùng cùng bảng nhưng cần góc nhìn khác nhau. Đó là lúc chế độ xem nhóm và theo vai trò hữu ích:
Điểm khác biệt chính là phạm vi. “Nhóm” chia sẻ trong một tập người làm cùng quy trình. “Theo vai trò” rộng hơn và thường là chỉ đọc, vì nhiều người dựa vào chúng để có tính nhất quán.
Chế độ xem tạm thời là ad-hoc. Ai đó tinh chỉnh bộ lọc để trả lời câu hỏi rồi quay lại công việc. Chế độ xem chuẩn thì ngược lại: là mặc định đã được thỏa thuận và không nên thay đổi tùy tiện. Nhiều tổ chức khoá chế độ xem chuẩn (hoặc giới hạn ai được chỉnh) để toàn bộ hậu trường nói cùng một ngôn ngữ.
Tạo nhiều chế độ xem cho cùng một bảng khi công việc tách tự nhiên. Quy tắc đơn giản: nếu mọi người liên tục ẩn cột, sắp xếp lại, hoặc lọc lại mỗi lần, bạn cần hơn một chế độ xem. Các cặp phổ biến gồm:
Nếu bạn xây bảng quản trị nội bộ trong AppMaster, đặt tên rõ ràng (dành cho ai + hiển thị gì) sẽ tránh nhầm lẫn khi đội lớn lên.
Một chế độ xem chỉ được dùng nếu nó trả lời nhanh một câu hỏi. Trước khi lưu, viết ra quyết định bảng nên giúp ai đó đưa ra, như “Ticket nào tôi phải trả lời hôm nay?” hoặc “Đơn hàng nào đang bị chặn?” Điều đó giúp chế độ xem không biến thành danh sách dài các bộ lọc “muốn có” mà không ai tin tưởng.
Bắt đầu với mẫu đặt tên rõ để mọi người có thể quét menu và chọn đúng mà không cần mở. Một định dạng đơn giản hoạt động tốt:
Giữ logic bộ lọc nhất quán giữa các chế độ xem. Nếu “Mở” nghĩa là “chưa đóng”, hãy dùng quy tắc đó ở mọi nơi. Nếu “7 ngày gần nhất” dựa trên “cập nhật lúc”, đừng chuyển sang “tạo lúc” cho một chế độ xem tương tự trừ khi tên nói rõ.
Cột quan trọng ngang bằng với bộ lọc. Bộ cột tốt nhất chỉ hiển thị những gì ai đó cần để quyết định ngay lúc đó. Quá nhiều cột làm chậm việc quét và dẫn đến lỗi.
Đây là kiểm tra nhanh trước khi công bố một chế độ xem:
Nếu bạn xây admin panels trong AppMaster, coi mô tả như tooltip cho người mới. Một câu ngắn có thể tránh cả tuần hỏi “Dùng chế độ xem nào?”.
Một chế độ xem nên bắt đầu từ một bảng trung tính, không phải từ việc bạn vừa làm năm phút trước. Xoá mọi tìm kiếm nhanh, đặt lại bộ lọc, và trả cột về bố cục cơ bản để không vô tình lưu các lựa chọn tạm thời vào chế độ xem vĩnh viễn.
Giờ hãy xây chế độ xem xoay quanh một câu hỏi thực, như “Mục nào tôi cần xử lý tiếp?” Điều đó giữ bạn tập trung khi đặt bộ lọc, sắp xếp và cột.
Khi đặt tên, tránh thuật ngữ nội bộ. “Hoàn tiền - chờ phê duyệt” tốt hơn “Queue v3.” Nếu công cụ hỗ trợ chế độ xem đã lưu, coi tên là UI, không phải tài liệu.
Ví dụ: trong bảng quản trị xây bằng AppMaster, một trưởng nhóm support có thể lưu “Ticket - chờ phản hồi khách” với bộ lọc trạng thái và cập nhật cuối, cùng các cột ghim customer, SLA và channel. Trước khi chia sẻ, họ kiểm tra với ba ticket gần đây để chắc sắp xếp hiển thị đúng những ticket cần gửi tin hôm nay.
Chế độ xem đã lưu nên làm việc nhanh hơn, không tạo thêm cách rò rỉ dữ liệu. Quy tắc đơn giản nhất: chia sẻ một chế độ xem thay đổi cách người ta nhìn bảng, không thay đổi dữ liệu họ được phép thấy.
Bắt đầu bằng cách tách hai quyền: truy cập dữ liệu và truy cập định nghĩa chế độ xem. Nếu người dùng không thể đọc một bản ghi (hoặc một cột) vì vai trò, chế độ xem chia sẻ không được phép làm lộ nó. Điều này quan trọng nhất khi các đội chia sẻ “chế độ xem hữu ích” chứa các trường nhạy cảm.
Một mô hình quyền thực tế như sau:
Đối xử các cột nhạy cảm như một vấn đề quan trọng. Ẩn chúng mặc định, và chỉ cho phép vai trò thật sự cần xem. Tốt hơn nữa: nếu nền tảng hỗ trợ quyền theo cột, áp dụng ở đó chứ không chỉ trên UI. Trong AppMaster, bạn có thể ghép lựa chọn UI (cột ẩn) với quyền theo vai trò trong logic ứng dụng để backend vẫn an toàn.
Cuối cùng, quyết định chuyện gì xảy ra khi một chế độ xem lỗi thời. Chế độ xem thay đổi lặng lẽ: một trạng thái bị đổi tên, một cột bắt buộc mới, một bộ lọc không còn khớp thực tế.
Giữ mọi thứ đơn giản:
Với quy tắc rõ ràng, các chế độ xem chia sẻ vẫn đáng tin cậy, và mọi người ngừng xuất dữ liệu “chỉ để chắc chắn.”
Chế độ xem mở lên đầu tiên đặt tông cho cả hậu trường. Nếu nó mở ra một bảng lộn xộn “mọi thứ”, người dùng sẽ bắt đầu tìm và sắp xếp thay vì làm việc. Mặc định tốt biến chế độ xem đã lưu thành trợ thủ: mở bảng, làm hành động tiếp theo.
Quy tắc thực tế là chọn mặc định theo vai trò, dựa trên “công việc” nghĩa là gì với họ. Support thường cần “Mở và giao cho tôi”. Finance thường cần “Chưa thanh toán và đến hạn tuần này”. Ops có thể cần “Đơn hàng bị chặn” hoặc “Giao hàng trễ”. Khi mặc định khớp vai trò, bảng trở thành danh sách công việc chứ không phải đống dữ liệu.
Cho phép mặc định cá nhân nhưng không được ghi đè tiêu chuẩn nhóm. Một cách đơn giản: mặc định nhóm là phương án dự phòng, mặc định cá nhân là tuỳ chọn. Nếu ai đó thay đổi mặc định cá nhân, chỉ ảnh hưởng họ, và luôn có nút một cú nhấp để quay về chế độ xem nhóm.
Khi nào nên đặt lại hoặc rà soát mặc định:
Các trường hợp biên quan trọng hơn người ta nghĩ. Nếu mặc định trả về kết quả rỗng, hiển thị trạng thái “không có việc cần làm” rõ ràng, không phải một bảng trống trông như lỗi. Nếu bộ lọc mâu thuẫn (ví dụ: “Đã đóng” cộng “Cần phản hồi”), hãy cảnh báo và quay lại mặc định nhóm. Múi giờ cũng có thể làm hỏng bộ lọc ngày như “hôm nay” hay “tuần này”, nên định nghĩa sử dụng múi giờ người dùng hay công ty.
Trong các công cụ như AppMaster, mặc định theo vai trò dễ thực hiện khi vai trò gắn với quyền, nên người dùng đổ bộ vào đúng chế độ xem ngay khi đăng nhập.
Chế độ xem chỉ giúp khi mọi người tin tưởng chúng và nhanh chóng tìm thấy cái đúng. Hầu hết thất bại không phải vì kỹ thuật. Chúng xảy ra khi thư viện chế độ xem trở nên lộn xộn, hoặc khi một chế độ xem cố gắng phục vụ mọi người.
Một vấn đề phổ biến là có quá nhiều chế độ xem với tên mơ hồ như “Mới”, “Danh sách của tôi”, hoặc “Ưu tiên”. Sau vài tuần, chẳng ai nhớ cái nào đúng, nên họ ngừng dùng. Dùng tên chứa công việc và phạm vi, ví dụ “Support - Chưa phân công hôm nay (Team)”.
Vấn đề khác là nhồi nhét nhiều công việc vào một chế độ xem. Nếu một chế độ xem có 20 cột và vài bộ lọc “phòng hờ”, nó khó quét và chậm tải. Mẫu tốt hơn là vài chế độ xem tập trung, mỗi cái xoay quanh một quyết định duy nhất: bạn cần phát hiện gì và sẽ làm gì.
Cẩn thận khi chia sẻ chế độ xem. Các đội thường chia một chế độ xem hữu ích và vô tình để lọt cột nhạy cảm (dữ liệu cá nhân, ghi chú nội bộ, trạng thái thanh toán). Nếu nền tảng hỗ trợ, khoá cột theo vai trò thay vì chỉ dựa vào thiện chí.
Sắp xếp cũng hay bị lạm dụng. Mọi người dựa vào sắp xếp thủ công (click tiêu đề cột mỗi lần) khi thực ra một bộ lọc mới nên điều khiển luồng công việc. Nếu mục tiêu là “Khẩn cấp”, hãy biến đó thành điều kiện bộ lọc, không phải sắp xếp mà ai đó phải nhớ.
Cuối cùng, chế độ xem bị trôi. Một chế độ xem “Hóa đơn quá hạn hàng đầu” lặng lẽ biến thành “cái mà finance cần tháng trước”, và mục đích ban đầu mất tiêu. Một ghi chú ngắn trong mô tả giúp, và rà soát hàng tháng ngăn rủi ro.
Đây là bài kiểm tra đơn giản trước khi bạn công bố:
Nếu bạn xây bảng quản trị trong AppMaster, coi chế độ xem như một phần của thiết kế quy trình, không phải sở thích cá nhân.
Một chế độ xem chỉ “xong” khi người mới có thể dùng mà không cần hỏi. Mở danh sách chế độ xem và thử chúng như một đồng nghiệp mới: không có ngữ cảnh, không có kiến thức truyền miệng, và một nhiệm vụ thực để hoàn thành.
Dùng checklist nhanh này để kiểm tra hợp lý các chế độ xem cho bảng quản trị:
Bài kiểm tra đơn giản: nhờ đồng nghiệp hoàn thành một nhiệm vụ thực chỉ bằng chế độ xem. Nếu họ phải cuộn ngang, tìm bộ lọc, hoặc xuất CSV, chế độ xem cần chỉnh lại.
Nếu bạn xây công cụ nội bộ trong AppMaster, coi checklist này như phần của quy trình phát hành: chế độ xem là trải nghiệm sản phẩm, không phải tiện ích thêm.
Một trưởng nhóm support thường bắt đầu ngày như nhau: mở bảng ticket, đặt bộ lọc, ẩn cột ồn, rồi chỉ định cho agent cái cần làm trước. Khi mọi người làm thủ công, công việc khẩn cấp bị bỏ sót và phân loại trở thành phỏng đoán.
Đây là thiết lập đơn giản với chế độ xem đã lưu sửa được vấn đề bằng hai chế độ xem chia sẻ.
Chế độ xem này thiết kế cho hành động, không phải báo cáo. Bộ lọc chặt: trạng thái là “Mới” hoặc “Mở lại”, ưu tiên là “Cao”, và “SLA đến hạn” trong 24 giờ tới. Nó cũng loại trừ “Chờ khách” để agent không lãng phí thời gian.
Tập cột giữ gọn để agent quyết định trong vài giây:
Chế độ xem này chia sẻ cho cả team support, và đặt làm mặc định cho họ. Khi agent mở bảng, họ đến cùng một danh sách, sắp xếp cùng cách, với cùng các cột.
Quản lý không cần nút thao tác và ghi chú nội bộ. Họ cần xu hướng. Chế độ xem này có thể nhóm theo ưu tiên và hiển thị số lượng theo trạng thái, cộng các bucket tuổi (0-1 ngày, 2-3 ngày, 4+ ngày).
Tập cột chuyển sang các trường giám sát:
Quy tắc chia sẻ ở đây: chỉ chia sẻ cho trưởng nhóm và quản lý. Lãnh đạo cũng có mặc định riêng, nên họ mở tóm tắt thay vì hàng đợi khẩn cấp.
Với hai mặc định và chia sẻ rõ ràng, mọi người ngừng dựng lại bộ lọc mỗi sáng, ticket khẩn cấp ít bị phân loại sai, và đội dành nhiều thời gian giải quyết hơn là sắp xếp.
Chế độ xem đã lưu chỉ phát huy nếu bạn coi chúng là một phần của hoạt động, không phải thiết lập một lần. Mục tiêu đơn giản: ít thao tác hơn, ít lỗi hơn, và cùng một câu trả lời dù ai trực ca.
Bắt đầu bằng cách chọn 3 bảng quản trị chính. Với mỗi bảng, liệt kê 5 câu hỏi mọi người hỏi lặp lại. Nghĩ bằng ngôn ngữ đơn giản, như “Đơn hàng nào trễ?”, “Ticket nào cần trả lời hôm nay?”, hoặc “Người dùng nào không qua xác minh?”. Nếu một câu hỏi quan trọng hàng tuần, nó đáng có một chế độ xem chuẩn.
Biến mỗi câu hỏi lặp thành một chế độ xem chia sẻ, và làm rõ ai là chủ sở hữu. Chế độ xem không có chủ sở hữu lặng lẽ lỗi thời khi quy trình thay đổi.
Dùng trình tự này và giữ nhỏ để hoàn thành trong một ngày:
Mặc định quan trọng hơn hầu hết nghĩ. Nếu chế độ xem mở sai, mọi người sẽ làm việc xoay quanh nó, xuất dữ liệu, hoặc tạo chế độ xem cá nhân. Đặt mặc định theo vai trò (support, ops, finance) để người mới bắt đầu với thứ hữu ích mà không cần đào tạo.
Nếu bạn xây hệ thống hậu trường, chọn công cụ làm các mẫu này dễ lặp lại. Trong AppMaster, bạn có thể xây bảng quản trị cùng bộ lọc tái sử dụng, tập cột và mặc định theo vai trò trong một dự án no-code, rồi điều chỉnh và tái tạo khi yêu cầu thay đổi.
Bắt đầu nhỏ: một quy trình, một bảng, một chế độ xem chia sẻ. Khi chế độ xem đó đáng tin, thêm cái tiếp theo. Đó là cách chế độ xem đã lưu trở thành thói quen của đội, không phải tính năng bị lãng quên.
21 thg 1, 2026
8 phút
20 thg 1, 20268 phút
20 thg 1, 20268 phútThử nghiệm với AppMaster với gói miễn phí.
Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể chọn đăng ký phù hợp.
