การจัดการเอกสาร No-Code เป็นแนวทางที่ครอบคลุมในการสร้าง ดูแลรักษา จัดระเบียบ จัดเก็บ และเข้าถึงไฟล์และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร โดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะการเขียนโปรแกรมหรือความช่วยเหลือจากนักพัฒนาซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสาร No-Code ใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์ม no-code เช่น AppMaster เพื่อให้ผู้ใช้ทั้งด้านเทคนิคและไม่ใช่ด้านเทคนิคสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพและทำให้เป็นอัตโนมัติ ทำให้สามารถจัดการและประสานข้อมูลปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เนื่องจากธุรกิจต่างๆ เริ่มพึ่งพาข้อมูลดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ ความต้องการระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพจึงเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว จากการศึกษาพบว่า พนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 1.8 ชั่วโมงทุกวันในการค้นหาและรวบรวมข้อมูล ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างมาก การจัดการเอกสาร No-Code จัดการปัญหานี้โดยจัดเตรียมสภาพแวดล้อมสำหรับการออกแบบและพัฒนาโซลูชันการจัดการเอกสารแบบกำหนดเอง โดยไม่จำเป็นต้องใช้ภาษาการเขียนโปรแกรมแบบดั้งเดิมหรือทักษะการเขียนโค้ดที่กว้างขวาง เป็นผลให้องค์กรสามารถเร่งกระบวนการสร้างระบบการจัดการเอกสารได้สูงสุดถึง 10 เท่า จึงทำให้ระบบเหล่านี้คุ้มค่ามากขึ้น
แพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร No-Code เช่น AppMaster นำเสนอคุณสมบัติที่หลากหลายที่รองรับวงจรการใช้งานเอกสารที่สมบูรณ์ รวมถึง:
- การสร้างเอกสาร: การใช้ฟังก์ชัน drag and drop ผู้ใช้สามารถออกแบบและสร้างแบบฟอร์ม เทมเพลต และเอกสารเพื่อให้เหมาะกับขั้นตอนการทำงานและความต้องการทางธุรกิจเฉพาะได้อย่างง่ายดาย
- การจับและจัดทำดัชนีเอกสาร: เครื่องมือในตัวช่วยให้ผู้ใช้สามารถจับภาพและจัดทำดัชนีเอกสารจากหลายแหล่ง เช่น เครื่องสแกน ไฟล์แนบอีเมล และระบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
- การจัดเก็บเอกสารและการจัดระเบียบ: การใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ยืดหยุ่นและการแท็กข้อมูลเมตา ผู้ใช้สามารถสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและเป็นระเบียบสำหรับจัดเก็บเอกสารดิจิทัล และทำให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงได้ง่าย
- การควบคุมเวอร์ชัน: สามารถตั้งค่าระบบให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติและรักษาเอกสารหลายเวอร์ชัน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลล่าสุดสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ขณะเดียวกันก็รักษาบันทึกประวัติการแก้ไขด้วย
- การควบคุมการเข้าถึงและความปลอดภัย: โดยทั่วไปแล้วแพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร No-Code จะมีโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารสำคัญได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงและการปลอมแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต ขณะเดียวกันก็อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันในเอกสารได้ตามต้องการ
- เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: ผู้ใช้สามารถออกแบบและใช้เวิร์กโฟลว์และกระบวนการของเอกสารที่กำหนดเองได้ ทำให้งานต่างๆ เป็นอัตโนมัติ เช่น การกำหนดเส้นทางเอกสาร การอนุมัติ และการติดตาม
- ความสามารถในการบูรณาการ: ระบบการจัดการเอกสาร No-Code สามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันและระบบทางธุรกิจที่มีอยู่ เช่น CRM, ERP และระบบการเงินได้อย่างง่ายดาย ทำให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างราบรื่น และลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
- การเข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่: โซลูชันการจัดการเอกสาร No-Code จำนวนมากมีแอปพลิเคชันมือถือแบบเนทีฟ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและจัดการเอกสารจากสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตของตนได้
แพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร No-Code มีการใช้งานที่หลากหลายในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ กฎหมาย การเงิน ทรัพยากรบุคคล และอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยการใช้เครื่องมือ no-code เพื่อสร้างโซลูชันการจัดการเอกสารที่ปรับแต่งโดยเฉพาะ อุตสาหกรรมเหล่านี้จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ ในขณะเดียวกันก็รับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบและลดความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูล
ตัวอย่างเช่น องค์กรด้านการดูแลสุขภาพสามารถใช้ระบบการจัดการเอกสาร No-Code เพื่อสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลบันทึกผู้ป่วยแบบรวมศูนย์ที่ปลอดภัย ปรับปรุงการประสานงานการดูแล และลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดเนื่องจากข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือล้าสมัย ในทำนองเดียวกัน บริษัทกฎหมายสามารถออกแบบโซลูชันการจัดการเอกสารแบบกำหนดเองเพื่อจัดการไฟล์คดี สัญญา และเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ ปรับปรุงกระบวนการภายในให้มีประสิทธิภาพ และรับประกันการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างสมาชิกในทีม
โดยสรุป การจัดการเอกสาร No-Code ช่วยให้องค์กรมีวิธีที่ยืดหยุ่น คุ้มค่า และมีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลและความต้องการการจัดการเอกสารที่เพิ่มขึ้น ด้วยการใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์ม no-code เช่น AppMaster ธุรกิจต่างๆ จะสามารถสร้างโซลูชันการจัดการเอกสารที่ปรับแต่งตามความต้องการโดยเฉพาะ ลดเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการพัฒนา และสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญได้รับการปกป้อง จัดระเบียบ และเข้าถึงได้ง่าย คนที่เหมาะสมเมื่อจำเป็น
