คำถามยอดนิยมที่จะถามผู้จำหน่าย EHR ก่อนลงนามในสัญญา

ทำความเข้าใจความต้องการและข้อกำหนดของ EHR

การเลือกระบบบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) ที่เหมาะสมถือเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับองค์กรด้านการดูแลสุขภาพใดๆ ที่ต้องการปรับปรุงการดูแลผู้ป่วยและประสิทธิภาพการดำเนินงาน ขั้นตอนแรกในการเดินทางนี้คือการทำความเข้าใจความต้องการและข้อกำหนดของตนเองอย่างถ่องแท้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประเมินความต้องการเฉพาะของคลินิกหรือโรงพยาบาลของคุณ โดยพิจารณาความต้องการทั้งในปัจจุบันและอนาคต

การวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ปัจจุบันและความต้องการข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการทำแผนผังเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณและระบุคอขวดหรือพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง ความท้าทายปัจจุบันที่ทีมของคุณเผชิญในแง่ของการป้อนข้อมูล การเรียกค้น หรือการทำงานร่วมกันคืออะไร การทำความเข้าใจจุดบกพร่องเหล่านี้จะช่วยให้มีพื้นฐานในการเปรียบเทียบโซลูชัน EHR ที่เป็นไปได้

นอกจากนี้ ให้พิจารณาความต้องการข้อมูลเฉพาะของคุณ คุณจัดการข้อมูลประเภทใดในปัจจุบัน และคุณคาดการณ์ว่าข้อมูลจะพัฒนาไปอย่างไร ตัวอย่างเช่น การบูรณาการบันทึกทางคลินิก ประวัติผู้ป่วย ภาพ และผลการตรวจทางห้องปฏิบัติการเข้าด้วยกันอย่างราบรื่นนั้นมักเป็นข้อกำหนดที่สำคัญ

ความสามารถในการปรับขนาดสำหรับการเติบโตในอนาคต

ใช้แนวทางที่มองไปข้างหน้าโดยพิจารณาว่าระบบ EHR ของคุณจะรองรับการปฏิบัติของคุณได้อย่างไร ไม่เพียงแต่ในตอนนี้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงในปีต่อๆ ไปอีกด้วย คาดการณ์การเปลี่ยนแปลง เช่น จำนวนผู้ป่วยที่เพิ่มขึ้น บริการดูแลเพิ่มเติม หรือการขยายขอบเขตทางภูมิศาสตร์ การรับรองว่าระบบนั้นปรับขนาดได้จะช่วยป้องกันความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงหรือเปลี่ยนอุปกรณ์ที่มีค่าใช้จ่ายสูงในอนาคต

ความสามารถในการปรับแต่ง

ระบบ EHR ไม่ใช่ระบบเดียวที่เหมาะกับทุกคน การประเมินว่าแพลตฟอร์ม EHR นั้นปรับแต่งได้แค่ไหนนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อปรับแต่งให้เหมาะกับเวิร์กโฟลว์และความชอบเฉพาะของคุณ ซึ่งอาจอยู่ในช่วงตั้งแต่แดชบอร์ดที่กำหนดค่าได้ไปจนถึงเครื่องมือและเทมเพลตการรายงานเฉพาะ

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมดภายในองค์กรของคุณ รวมถึงผู้ดูแลระบบ เจ้าหน้าที่ไอที แพทย์ และแม้แต่ผู้ป่วยเมื่อเหมาะสม ข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาจะมีค่าอย่างยิ่งในการกำหนดคุณลักษณะและความสามารถที่สำคัญที่สุดสำหรับระบบ EHR ของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น การมีส่วนร่วมของพวกเขาตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการจะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ใช้และลดความต้านทานหรือความกังวลเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงระบบ

การปฏิบัติตามข้อบังคับและการจัดแนวทางจูงใจ

สุดท้าย ให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์ม EHR ปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น HIPAA เพื่อปกป้องข้อมูลผู้ป่วยอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ระบบควรสอดคล้องกับโปรแกรมจูงใจเฉพาะระดับรัฐบาลกลางหรือระดับรัฐที่องค์กรของคุณอาจได้รับประโยชน์ เช่น เกณฑ์การใช้งานที่มีประโยชน์ในสหรัฐอเมริกา

การทำความเข้าใจและบันทึกความต้องการและข้อกำหนดด้าน EHR ของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน จะทำให้คุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการเลือกระบบที่สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ เพิ่มขีดความสามารถในการปฏิบัติงาน และสุดท้ายปรับปรุงการดูแลผู้ป่วย

การประเมินการทำงานร่วมกันของระบบ EHR

เมื่อเลือกใช้ระบบบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) ความสามารถในการทำงานร่วมกันถือเป็นคุณลักษณะสำคัญที่ต้องประเมิน ความสามารถในการทำงานร่วมกันหมายถึงความสามารถของระบบ EHR ที่จะทำงานร่วมกับระบบ แอปพลิเคชัน และเครื่องมือเทคโนโลยีที่มีอยู่อื่นๆ ภายในระบบนิเวศการดูแลสุขภาพ การผสานรวมที่ราบรื่นนี้ช่วยให้การสื่อสาร การแบ่งปันข้อมูล และการทำงานบนแพลตฟอร์มต่างๆ มีประสิทธิภาพ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะช่วยปรับปรุงการส่งมอบการดูแลสุขภาพและผลลัพธ์ของผู้ป่วย เรามาเจาะลึกถึงประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อประเมินความสามารถในการทำงานร่วมกันของระบบ EHR กันดีกว่า

ความเข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่

ประเด็นแรกๆ ที่ต้องพิจารณาคือโซลูชัน EHR ทำงานร่วมกับระบบการดูแลสุขภาพปัจจุบันของคุณได้ดีเพียงใด ซึ่งอาจรวมถึงระบบการจัดการห้องปฏิบัติการ ระบบรังสีวิทยา และแอปพลิเคชันการดูแลสุขภาพเฉพาะทางอื่นๆ หากต้องการประเมินอย่างเข้มงวด ให้ขอให้ผู้ขายให้ภาพรวมโดยละเอียดว่าระบบ EHR ของพวกเขาจะโต้ตอบกับโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ของคุณอย่างไร ในทางอุดมคติ ระบบควรรองรับโปรโตคอลการแลกเปลี่ยนข้อมูลมาตรฐาน เช่น Health Level Seven International (HL7) และ Fast Healthcare Interoperability Resources (FHIR)

การรวมแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม

การดำเนินงานด้านการดูแลสุขภาพในปัจจุบันมักเกี่ยวข้องกับการใช้แอปพลิเคชันของบุคคลที่สามมากมาย ตั้งแต่ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการจัดตารางเวลาไปจนถึงแพลตฟอร์มการมีส่วนร่วมของผู้ป่วย จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเลือกใช้ระบบ EHR ที่อนุญาตให้รวมแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามเหล่านี้โดยไม่กระทบต่อความสมบูรณ์หรือความปลอดภัยของข้อมูล พิจารณาโซลูชัน EHR ที่มี API แบบเปิดหรือความสามารถในการรวมที่ครอบคลุม ซึ่งช่วยให้เวิร์กโฟลว์ระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ราบรื่น

กลไกการแบ่งปันข้อมูล

การทำงานร่วมกันต้องมีกลไกการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่แข็งแกร่งเพื่ออำนวยความสะดวกในการแบ่งปันข้อมูลผู้ป่วยระหว่างผู้ให้บริการดูแลอย่างถูกต้องและทันท่วงที ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกสุขภาพของผู้ป่วยเป็นปัจจุบันและบุคลากรที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงได้ง่าย เมื่อประเมินผู้จำหน่าย EHR ให้สอบถามว่าระบบของพวกเขาจัดการการแบ่งปันข้อมูลอย่างไร และตรวจสอบว่าสอดคล้องกับมาตรฐานอุตสาหกรรมหรือไม่ ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการดูแลสุขภาพที่เชื่อมต่อกันมากขึ้น

ความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่น

EHR ที่ใช้งานร่วมกันได้ไม่ควรจัดการกับความต้องการในการแลกเปลี่ยนข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังต้องปรับขนาดได้และมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเติบโตในอนาคตและความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี อุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยมีการอัปเดตกฎระเบียบและนวัตกรรมทางเทคโนโลยีบ่อยครั้ง การประเมิน ความสามารถในการปรับขนาด และความสามารถในการปรับตัวของระบบ EHR จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบจะคงอยู่และมีความเกี่ยวข้องในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ความสามารถในการทำงานร่วมกันมีความเชื่อมโยงอย่างแน่นแฟ้นกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เนื่องจากการแบ่งปันข้อมูลจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบการดูแลสุขภาพในท้องถิ่นและระดับนานาชาติ เช่น พระราชบัญญัติการโอนย้ายและความรับผิดชอบประกันสุขภาพ (HIPAA), ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) และอื่นๆ ประเมินความมุ่งมั่นของผู้ขายในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เพื่อให้แน่ใจว่าระบบ EHR ปฏิบัติตามมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเมื่อบูรณาการกับระบบอื่นๆ ควรมีมาตรการการเข้ารหัส การรับรองความถูกต้อง และการควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสมทั้งหมด

การสนับสนุนของผู้จำหน่ายสำหรับการบูรณาการ

การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นมักต้องใช้การสนับสนุนและการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องระหว่างองค์กรของคุณและผู้จำหน่าย EHR โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดปัญหาการบูรณาการที่ไม่เหมือนใคร ให้แน่ใจว่าผู้จำหน่ายให้การสนับสนุนทางเทคนิคที่แข็งแกร่ง ตอบสนองต่อคำขอปรับแต่ง และสามารถจัดการกับคำถามการบูรณาการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จำหน่ายที่มีทีมสนับสนุนเฉพาะหรือกระบวนการตรวจสอบที่ครอบคลุมสำหรับการแก้ไขปัญหาการบูรณาการจะพิสูจน์ได้ว่ามีค่าอย่างยิ่งในการรักษาการดำเนินงานที่ราบรื่น

การใช้ AppMaster สำหรับการบูรณาการ

สำหรับประสบการณ์การบูรณาการที่เชื่อถือได้และราบรื่น ให้พิจารณาใช้โซลูชัน no-code เช่น AppMaster แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถสร้างและจัดการการบูรณาการได้โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านการเขียนโค้ดมากนัก ทำให้ระบบ EHR ของคุณสอดคล้องกับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนและแอปพลิเคชันที่หลากหลาย

ด้วย AppMaster หน่วยงานด้านการดูแลสุขภาพสามารถปูทางไปสู่การดูแลผู้ป่วยที่มีประสิทธิภาพและสอดประสานกันมากขึ้นโดยใช้เครื่องมือที่ใช้งานง่ายเพื่อเชื่อมช่องว่าง ทำให้มั่นใจได้ว่าระบบ EHR สามารถทำงานร่วมกับกระบวนการที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่

สรุปแล้ว การประเมินระบบ EHR ในด้านความสามารถในการทำงานร่วมกันถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการส่งเสริมเครือข่ายการดูแลสุขภาพที่เชื่อมต่อกัน การทำให้มั่นใจว่า EHR ที่คุณเลือกจะบูรณาการกับระบบปัจจุบันได้อย่างราบรื่น รองรับการแบ่งปันข้อมูล ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และมีความยืดหยุ่น จะทำให้องค์กรของคุณอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมเพื่อความสำเร็จในการให้การดูแลผู้ป่วยที่มีคุณภาพสูง

การประเมินความเป็นมิตรต่อผู้ใช้และข้อกำหนดการฝึกอบรม

เมื่อเลือกใช้ระบบ EHR (บันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์) ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือการทำความเข้าใจถึงความเป็นมิตรต่อผู้ใช้และข้อกำหนดการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของระบบได้อย่างมาก โดยทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการแพทย์นำไปใช้ได้อย่างรวดเร็วและช่วยให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่น

ความสำคัญของความเป็นมิตรต่อผู้ใช้

การใช้อินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรกับผู้ใช้มีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ดังนี้:

• การหลีกเลี่ยงความหงุดหงิด: อินเทอร์เฟซที่ยุ่งยากและไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้สามารถนำไปสู่ความหงุดหงิด ซึ่งส่งผลต่อขวัญกำลังใจและประสิทธิภาพของพนักงานในที่สุด
• การลดข้อผิดพลาด: การนำทางที่ชัดเจนและแบบฟอร์มป้อนข้อมูลที่ตรงไปตรงมาช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของผู้ป่วยยังคงถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
• การเร่งความเร็วเวิร์กโฟลว์: ระบบที่ใช้งานง่ายจะเร่งความเร็วเวิร์กโฟลว์โดยให้เข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้นและลดเวลาที่ใช้ไปกับงานธุรการ

ปัจจัยที่ต้องพิจารณา

เมื่อประเมินความเป็นมิตรต่อผู้ใช้ของ EHR ให้พิจารณาปัจจัยสำคัญเหล่านี้:

• การออกแบบอินเทอร์เฟซ: ตรวจสอบว่าระบบมีอินเทอร์เฟซที่สะอาดและใช้งานง่ายซึ่งสอดคล้องกับเวิร์กโฟลว์ของผู้ใช้ทั่วไปหรือไม่
• ความสามารถในการปรับแต่ง: ระบบ EHR ควรอนุญาตให้ผู้ใช้ปลายทางปรับแต่งแดชบอร์ดและรายงานให้เหมาะกับความต้องการในการปฏิบัติงานเฉพาะโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมทางเทคนิคมากมาย
• การเข้าถึงตามบทบาท: ให้แน่ใจว่าระบบมีอินเทอร์เฟซตามบทบาท โดยให้สิทธิ์การเข้าถึงคุณลักษณะและข้อมูลที่เหมาะสมตามบทบาทของผู้ใช้
• กลไกการตอบรับ: วิเคราะห์ว่าผู้จำหน่ายนำคำติชมของผู้ใช้ไปใช้กับการอัปเดตและการปรับปรุงระบบอย่างไร ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง

การประเมินความต้องการการฝึกอบรม

การฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลเป็นรากฐานสำคัญของการนำ EHR ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ ควรมีการพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่ครอบคลุมเพื่อรองรับความเร็วในการเรียนรู้ที่แตกต่างกันและเพื่อให้แน่ใจว่ามีความชำนาญ:

• การฝึกอบรมเบื้องต้น: ประเมินโปรแกรมการฝึกอบรมของผู้ขายสำหรับผู้ใช้ใหม่ ซึ่งควรครอบคลุมฟังก์ชันการทำงานของระบบทั้งหมดอย่างครอบคลุม
• การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง: การศึกษาต่อเนื่องมีความจำเป็นในการปรับตัวให้เข้ากับการอัปเดตและคุณลักษณะใหม่ ยืนยันความพร้อมของทรัพยากรสำหรับการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง
• ตัวเลือกการเรียนรู้แบบหลายโหมด: การฝึกอบรมควรปรับให้เข้ากับความต้องการในการเรียนรู้ที่หลากหลาย รวมถึงโมดูลออนไลน์ เซสชันแบบโต้ตอบ และการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว
• การประเมินความสามารถ: การประเมินหลังการฝึกอบรมช่วยให้แน่ใจว่าผู้ใช้ได้รับทักษะที่จำเป็นในการใช้งานระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

การตรวจสอบโครงสร้างราคาและต้นทุนที่ซ่อนอยู่

เมื่อเลือกระบบ EHR สำหรับสถานพยาบาลของคุณ การทำความเข้าใจโครงสร้างราคาถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงภาระทางการเงินที่ไม่คาดคิด และเพื่อให้แน่ใจว่าการลงทุนนั้นให้มูลค่าในระยะยาวโดยไม่เกินข้อจำกัดด้านงบประมาณ ต้นทุนของการนำระบบ EHR มาใช้นั้นครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่หลากหลาย ตั้งแต่การซื้อครั้งแรกไปจนถึงการบำรุงรักษาต่อเนื่อง การฝึกอบรม และอื่นๆ การดำเนินการกับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ต้องอาศัยการตรวจสอบอย่างรอบคอบและการตั้งคำถามเชิงกลยุทธ์ ที่นี่เราจะมาสำรวจข้อควรพิจารณาที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะตัดสินใจทางการเงินได้ถูกต้อง

ต้นทุนเริ่มต้นเทียบกับต้นทุนระยะยาว

ราคาเริ่มต้นของระบบ EHR มักรวมถึงค่าธรรมเนียมการซื้อ การติดตั้ง และการฝึกอบรมขั้นพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม การประเมินค่าใช้จ่ายในระยะยาวต่ำเกินไปอาจทำให้เกิดภาระด้านงบประมาณ เมื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอ EHR กับผู้ขาย ให้สอบถามเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายครั้งเดียวและค่าใช้จ่ายประจำ ค่าใช้จ่ายประจำโดยทั่วไปจะรวมถึงค่าธรรมเนียมการต่ออายุใบอนุญาต การอัปเกรดระบบ ค่าธรรมเนียมการจัดเก็บข้อมูล และการสนับสนุนลูกค้า การเปรียบเทียบต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของในช่วงหลายปีมากกว่าราคาเริ่มต้นเพียงอย่างเดียวถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดงบประมาณที่แม่นยำ

ทำความเข้าใจต้นทุนโมดูล

ระบบ EHR จำนวนมากมาพร้อมกับชุดโมดูล ซึ่งแต่ละชุดได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการพื้นที่การทำงานที่แตกต่างกัน เช่น การจัดตารางเวลาของผู้ป่วย การเรียกเก็บเงิน และการจัดการใบสั่งยา แม้ว่าโดยทั่วไปจะรวมโมดูลพื้นฐานไว้ด้วย แต่โมดูลเพิ่มเติมอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม สอบถามผู้ขายเกี่ยวกับความจำเป็นและต้นทุนของโมดูลเสริมเพื่อป้องกันช่องว่างการทำงานที่อาจขัดขวางเวิร์กโฟลว์หรือต้องอัปเกรดในภายหลังซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง

ค่าธรรมเนียมการโยกย้ายและบูรณาการข้อมูล

การเปลี่ยนจากระบบ EHR รุ่นเก่า บันทึกกระดาษ หรือโซลูชันดิจิทัลอื่นๆ อาจเกี่ยวข้องกับงานการโยกย้ายข้อมูล จำนวนมาก กระบวนการนี้จะช่วยให้บันทึกประวัติผู้ป่วยในระบบ EHR ใหม่มีความสอดคล้องและสามารถเข้าถึงได้ ตรวจสอบว่าค่าธรรมเนียมการย้ายข้อมูลรวมอยู่ในใบเสนอราคาเริ่มต้นหรือไม่ และทำความเข้าใจต้นทุนเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้นในการบูรณาการระบบ EHR ใหม่กับแอปพลิเคชันการดูแลสุขภาพที่มีอยู่

ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและสนับสนุน

การฝึกอบรมมีความสำคัญต่อการใช้ประโยชน์จาก EHR อย่างเต็มที่และเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ทุกคนจะเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ต้นทุนการฝึกอบรมอาจสูงเกินคาด ซึ่งประกอบด้วยการฝึกอบรมในสถานที่ เซสชันออนไลน์ และทรัพยากรการศึกษาต่อเนื่อง สอบถามว่าผู้ขายเสนอแพ็คเกจการฝึกอบรมที่ครอบคลุม การสนับสนุนที่รวมอยู่ด้วยหรือไม่ หรือเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่ ในทำนองเดียวกัน การทำความเข้าใจขอบเขตและข้อจำกัดของบริการสนับสนุนหลังการใช้งานเป็นสิ่งสำคัญก่อนลงนามในสัญญา

การเปิดเผยต้นทุนที่ซ่อนอยู่

การค้นพบต้นทุนที่ซ่อนอยู่หลังจากนำ EHR มาใช้อาจทำให้เกิดปัญหาทางการเงิน นอกเหนือจากต้นทุนที่ชัดเจนแล้ว ผู้ขายหลายรายยังเรียกเก็บค่าธรรมเนียมตามระยะเวลาที่อาจไม่ชัดเจนในทันที ต้นทุนที่ซ่อนอยู่เหล่านี้อาจรวมถึง:

• ค่าธรรมเนียมการปรับแต่ง: ค่าใช้จ่ายสำหรับการปรับเปลี่ยนระบบที่ปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรโดยเฉพาะ
• ต้นทุนความสามารถในการปรับขนาด: ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเมื่อขยายระบบเพื่อรองรับปริมาณข้อมูลผู้ป่วยที่เพิ่มขึ้นหรือผู้ใช้เพิ่มเติม
• การอัปเกรดการปฏิบัติตาม: ค่าธรรมเนียมสำหรับการปรับเปลี่ยนระบบเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานการกำกับดูแลที่เปลี่ยนแปลงไปหรือโปรโตคอลความปลอดภัย

ควรขอรายละเอียดการแยกประเภทราคาจากผู้ขายที่มีแนวโน้มจะซื้อเสมอ และหารือเกี่ยวกับต้นทุนที่ซ่อนอยู่ที่อาจเกิดขึ้น โดยการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลนี้ล่วงหน้า องค์กรด้านการดูแลสุขภาพสามารถวางแผนงบประมาณได้ดีขึ้นและหลีกเลี่ยงความประหลาดใจในภายหลัง

สรุปแล้ว การสืบสวนและตรวจสอบโครงสร้างราคา EHR อย่างละเอียดถี่ถ้วน รวมถึงการทำความเข้าใจต้นทุนที่ซ่อนอยู่ที่อาจเกิดขึ้น ช่วยให้ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพสามารถตัดสินใจอย่างรอบรู้ได้ การตั้งคำถามที่ถูกต้องและแสวงหาความชัดเจนเกี่ยวกับต้นทุนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด องค์กรสามารถรับรองได้ว่ากระบวนการนำ EHR ไปใช้จะราบรื่นยิ่งขึ้นและเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนได้

การตรวจสอบมาตรการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตาม

ในด้านการดูแลสุขภาพ การรักษาความลับของผู้ป่วยและการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถือเป็นเรื่องสำคัญที่สุด ดังนั้น เมื่อเลือกใช้ระบบบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) การประเมินมาตรการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างละเอียดจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบ EHR ไม่เพียงแต่ทนทานต่อภัยคุกคามด้านความปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น พระราชบัญญัติการโอนและรับผิดชอบประกันสุขภาพ (HIPAA) มาเจาะลึกประเด็นสำคัญของมาตรการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ควรพิจารณาเมื่อพิจารณาเลือกผู้จำหน่าย EHR

การเข้ารหัสและการปกป้องข้อมูล

การเข้ารหัสเป็นแนวป้องกันหลักในการป้องกันการเข้าถึงบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ได้รับอนุญาต เมื่อประเมินผู้จำหน่าย EHR สิ่งสำคัญคือต้องสอบถามเกี่ยวกับประเภทของการเข้ารหัสที่พวกเขาใช้สำหรับทั้งข้อมูลที่อยู่นิ่งและข้อมูลระหว่างการส่ง ระบบควรเข้ารหัสข้อมูลผู้ป่วยที่ละเอียดอ่อนที่จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์และระหว่างการแลกเปลี่ยนข้อมูลใดๆ การทำความเข้าใจมาตรฐานการเข้ารหัส (เช่น AES-256) และกระบวนการที่ผู้จำหน่ายใช้จะช่วยให้เข้าใจถึงรากฐานของการรักษาความปลอดภัยได้

การตรวจสอบสิทธิ์และการควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้

การตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้เป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่รับรองว่ามีเพียงบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงระบบ EHR ได้ ผู้จำหน่ายควรนำการตรวจสอบสิทธิ์หลายปัจจัย (MFA) มาใช้เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยนอกเหนือจากการใช้รหัสผ่าน นอกจากนี้ ควรมีการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) ซึ่งอนุญาตให้เฉพาะบุคลากรที่ระบุเท่านั้นที่จะดูหรือแก้ไขข้อมูลเฉพาะตามบทบาทหน้าที่ของตน การประเมินการควบคุมเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของผู้ป่วยยังคงปลอดภัยและลดโอกาสที่ข้อมูลจากแหล่งภายในจะถูกละเมิด

การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการดูแลสุขภาพ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการดูแลสุขภาพเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้สำหรับระบบ EHR ใดๆ กฎระเบียบที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดในสหรัฐอเมริกาคือ HIPAA ซึ่งระบุแนวทางที่เข้มงวดในการปกป้องข้อมูลของผู้ป่วย ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการ EHR รับรองการปฏิบัติตาม HIPAA หรือไม่โดยตรวจสอบใบรับรองการปฏิบัติตามหรือรายงาน ในทำนองเดียวกัน ในภูมิภาคอื่นๆ คุณอาจจำเป็นต้องตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบในท้องถิ่น เช่น ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) ในสหภาพยุโรป การกำหนดวิธีการอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงระบบ EHR เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงไปถือเป็นสิ่งสำคัญ

ความสามารถในการตรวจสอบและติดตาม

ระบบ EHR ที่มีประสิทธิภาพควรมีเครื่องมือตรวจสอบและติดตามที่ครอบคลุมเพื่อติดตามกิจกรรมของผู้ใช้และตรวจจับความผิดปกติ ความสามารถดังกล่าวช่วยในการรักษาบันทึกการเข้าถึงและการแก้ไขข้อมูลที่โปร่งใส ซึ่งอาจมีความจำเป็นหากจำเป็นต้องมีการตรวจสอบหรือการสืบสวน การสอบถามเกี่ยวกับคุณลักษณะการตรวจสอบและติดตามของผู้ให้บริการจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการระบุและจัดการปัญหาความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้ล่วงหน้า

แผนตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูล

ไม่มีระบบใดที่ไม่ถูกคุกคามด้านความปลอดภัย ดังนั้น การมีแผนตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูลโดยละเอียดจึงมีความจำเป็น เมื่อหารือกับผู้ให้บริการ EHR ที่เป็นไปได้ ให้ถามเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนของพวกเขาสำหรับสถานการณ์การละเมิด แผนการตอบสนองควรมีมาตรการสำหรับระบุแหล่งที่มาของการละเมิด การดำเนินการควบคุมทันที การแจ้งให้ฝ่ายที่ได้รับผลกระทบทราบ และขั้นตอนสำหรับการป้องกันในอนาคต การประเมินความพร้อมของพวกเขาสำหรับสถานการณ์ดังกล่าวสามารถบ่งชี้ถึงกลยุทธ์การจัดการความปลอดภัยโดยรวมของพวกเขาได้

การฝึกอบรมด้านความปลอดภัยและการศึกษาผู้ใช้

แม้แต่ระบบ EHR ที่ปลอดภัยที่สุดก็อาจตกเป็นเหยื่อของข้อผิดพลาดของผู้ใช้ได้ ซึ่งเน้นย้ำถึงความสำคัญของการฝึกอบรมและการศึกษาด้านความปลอดภัย สอบถามว่าผู้จำหน่ายจัดให้มีการฝึกอบรมหรือทรัพยากรที่เน้นที่แนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ระบบหรือไม่ การศึกษาเกี่ยวกับการรับรู้การโจมตีแบบฟิชชิ่ง การจัดการรหัสผ่าน และการรักษาความเป็นส่วนตัวสามารถช่วยให้ทีมดูแลสุขภาพของคุณป้องกันภัยคุกคามด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้ด้วยการเฝ้าระวังและการดำเนินการอย่างรอบรู้

การจัดลำดับความสำคัญของปัจจัยเหล่านี้ในกระบวนการประเมินผู้จำหน่ายของคุณจะทำให้องค์กรของคุณอุ่นใจได้เมื่อทราบว่าข้อมูลของผู้ป่วยปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรฐานการกำกับดูแล

การวิเคราะห์การสนับสนุนของผู้จำหน่ายและข้อตกลงระดับบริการ

เมื่อพิจารณาถึงผู้จำหน่าย EHR ความสำคัญของการวิเคราะห์อย่างละเอียดถี่ถ้วนนั้นไม่สามารถมองข้ามได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับระบบสนับสนุนของผู้จำหน่ายและรายละเอียดภายในข้อตกลงระดับบริการ (SLA) ประเด็นเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการรับรองว่าองค์กรของคุณได้รับการสนับสนุนที่จำเป็นในการรักษาการดำเนินงานที่ราบรื่นและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลังการใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

การทำความเข้าใจการสนับสนุนของผู้จำหน่าย

การสนับสนุนของผู้จำหน่ายเป็นองค์ประกอบสำคัญที่สามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อความสำเร็จของระบบ EHR ของคุณ ก่อนที่จะสรุปสัญญา จำเป็นต้องถามคำถามที่เกี่ยวข้องเพื่อประเมินคุณภาพและความพร้อมใช้งานของบริการสนับสนุนที่ผู้จำหน่ายให้มา ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญบางประการที่ต้องเน้นเมื่อประเมินการสนับสนุนของผู้จำหน่าย:

• ความพร้อมใช้งานและการเข้าถึง: ผู้จำหน่ายมีเวลาให้การสนับสนุนกี่ชั่วโมง และให้ความช่วยเหลือตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันหรือไม่ พิจารณาว่าจะจัดการกับเหตุการณ์ฉุกเฉินนอกเวลาทำการปกติอย่างไร และมีการสนับสนุนระดับต่างๆ หรือไม่
• ช่องทางการสื่อสาร: ประเมินช่องทางการสื่อสารที่มีสำหรับการสนับสนุน เช่น โทรศัพท์ อีเมล แชทสด และระบบส่งตั๋วออนไลน์ การสนับสนุนหลายช่องทางมักบ่งชี้ถึงความยืดหยุ่นและความสามารถในการตอบสนอง ซึ่งมีความสำคัญต่อการแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงที
• เวลาตอบสนอง: สอบถามเกี่ยวกับเวลาตอบสนองโดยเฉลี่ยสำหรับปัญหาประเภทต่างๆ ผู้ขายที่เชื่อถือได้ควรกำหนดโปรโตคอลเพื่อให้แน่ใจว่าจะตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับความล้มเหลวหรือการหยุดชะงักของระบบที่สำคัญ
• ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค: ประเมินความเชี่ยวชาญและระดับการฝึกอบรมของเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุน บุคลากรควรมีความรู้และสามารถแก้ไขปัญหาทางเทคนิคต่างๆ ได้มากมาย ตั้งแต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยไปจนถึงการสอบถามฐานข้อมูลที่ซับซ้อน

การประเมินข้อตกลงระดับบริการ (SLA)

SLA เป็นเอกสารทางการที่ระบุถึงความมุ่งมั่น ความรับผิดชอบ และความคาดหวังระหว่างคุณและผู้จำหน่าย EHR จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบเอกสารนี้โดยละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับความต้องการในการดำเนินงานขององค์กรของคุณ องค์ประกอบสำคัญที่ต้องพิจารณา ได้แก่:

• เมตริกประสิทธิภาพ: SLA ควรระบุเมตริกที่ชัดเจนสำหรับประสิทธิภาพของระบบ รวมถึงการรับประกันเวลาการทำงาน ความถี่ในการสำรองข้อมูล และเป้าหมายเวลาในการกู้คืน ซึ่งจะให้การรับประกันว่าระบบจะบรรลุระดับประสิทธิภาพที่คาดหวัง
• การสนับสนุนและการบำรุงรักษา: ให้แน่ใจว่า SLA มีรายละเอียดเกี่ยวกับการบำรุงรักษาและการอัปเดตระบบเป็นประจำ นอกจากนี้ ยังควรระบุขั้นตอนการรายงานและแก้ไขปัญหา รวมถึงกรอบเวลาสำหรับปัญหาแต่ละประเภท
• ขั้นตอนการยกระดับปัญหา: SLA ที่มีประสิทธิภาพควรระบุขั้นตอนการยกระดับปัญหาสำหรับปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขหรือปัญหาสำคัญ การทำความเข้าใจขั้นตอนเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ร้ายแรงได้อย่างรวดเร็ว
• ความรับผิดชอบของลูกค้า: ตระหนักถึงความรับผิดชอบใดๆ ที่ได้รับมอบหมายให้กับองค์กรของคุณ เช่น การดูแลรักษาโครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายหรือการรับรอง ความปลอดภัยของข้อมูล ในส่วนของคุณ การปฏิบัติตามความรับผิดชอบเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาการสนับสนุนผู้จำหน่ายที่มีประสิทธิภาพ
• เงื่อนไขการยุติ: ชี้แจงเงื่อนไขที่อาจนำไปสู่การยุติ SLA ก่อนกำหนด รวมถึงค่าปรับหรือต้นทุนเพิ่มเติม การทำความเข้าใจเงื่อนไขเหล่านี้จะช่วยป้องกันความขัดแย้งทางสัญญาหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

การนำแนวทางที่ครอบคลุมมาใช้กับการสนับสนุนผู้ขายและ SLA ช่วยให้เกิดความสัมพันธ์ที่กลมกลืนกับผู้ให้บริการ EHR ของคุณ ลดการหยุดชะงักให้เหลือน้อยที่สุด และเพิ่มประสิทธิภาพในการส่งมอบบริการ

การพิจารณาชื่อเสียงและความมั่นคงของผู้ขายในระยะยาว

เมื่อต้องเลือกผู้จำหน่ายระบบบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) สิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือชื่อเสียงและความมั่นคงในระยะยาวของผู้จำหน่าย ภาพรวมของการดูแลสุขภาพกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และระบบ EHR ที่คุณเลือกจะมีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานของคุณ ดังนั้น การร่วมมือกับผู้จำหน่ายที่มีความมั่นคงและเป็นที่ยอมรับจึงมีความสำคัญสูงสุดต่อความสำเร็จ ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาหลักบางประการเมื่อประเมินชื่อเสียงและความมั่นคงของผู้จำหน่าย:

ประวัติการทำงานและประสบการณ์

ก่อนอื่นเลย ให้ตรวจสอบประวัติการทำงานของผู้จำหน่าย พวกเขาอยู่ในอุตสาหกรรมนี้มานานแค่ไหนแล้ว ผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์หลายปีในธุรกิจมีแนวโน้มที่จะมอบโซลูชันที่เชื่อถือได้และสร้างสรรค์อย่างยั่งยืนมากกว่า มองหาผู้จำหน่ายที่มีประวัติการใช้งานที่ประสบความสำเร็จและลูกค้าพึงพอใจ เป็นประโยชน์ที่จะขอเอกสารอ้างอิงและกรณีศึกษาที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับโครงการก่อนหน้าของพวกเขา โดยเน้นย้ำถึงความเชี่ยวชาญและความสามารถในการตอบสนองความต้องการเฉพาะของแนวทางปฏิบัติด้านการดูแลสุขภาพ

เสถียรภาพทางการเงิน

เสถียรภาพทางการเงินเป็นอีกประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณา ผู้ให้บริการที่มีเสถียรภาพทางการเงินมีโอกาสน้อยที่จะประสบปัญหาการหยุดชะงักของการดำเนินงานอย่างกะทันหัน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อบริการของคุณ ตรวจสอบสุขภาพทางการเงินของผู้ให้บริการผ่านบันทึกสาธารณะ รายงานอุตสาหกรรม และการปรากฏตัวในตลาด การทำความเข้าใจสถานะทางเศรษฐกิจของผู้ให้บริการสามารถช่วยคาดการณ์ความสามารถในการให้การสนับสนุนและการอัปเดตสำหรับระบบ EHR ต่อไปได้

ความมุ่งมั่นในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่

ระบบ EHR ต้องพัฒนาไปพร้อมกับเทคโนโลยีการดูแลสุขภาพที่เกิดขึ้นใหม่และมาตรฐานการกำกับดูแล ประเมินว่าผู้ให้บริการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องหรือไม่ ซึ่งสามารถวัดได้จากการลงทุนด้านการวิจัยและพัฒนาและแผนงานสำหรับการอัปเดตในอนาคต ผู้จำหน่ายที่ให้ความสำคัญกับนวัตกรรมจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการเสนอโซลูชันที่ปรับให้เข้ากับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงไปของอุตสาหกรรม เพื่อให้แน่ใจว่าระบบของคุณยังคงมีความล้ำสมัย

บทวิจารณ์และข้อเสนอแนะของลูกค้า

ประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับชื่อเสียงของผู้จำหน่ายได้ อ่านบทวิจารณ์ คำรับรอง และข้อเสนอแนะของลูกค้าจากองค์กรด้านการดูแลสุขภาพอื่นๆ ที่ใช้ระบบ EHR ของพวกเขา มองหารูปแบบในความคิดเห็นเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือ การบริการลูกค้า และประสิทธิภาพ ผู้จำหน่ายที่มีชื่อเสียงในด้านความสัมพันธ์อันยอดเยี่ยมกับลูกค้าและการสนับสนุนที่สม่ำเสมอถือเป็นสัญญาณของความร่วมมือที่เชื่อถือได้

การรับรองและการยอมรับในอุตสาหกรรม

ผู้จำหน่ายที่มีชื่อเสียงมักได้รับการรับรองและการยอมรับจากหน่วยงานหรือสมาคมในอุตสาหกรรม รางวัลเหล่านี้มักบ่งบอกถึงการยึดมั่นในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและมาตรฐานสูง ตรวจสอบว่าผู้จำหน่ายได้รับการยอมรับในอุตสาหกรรมใดๆ หรือมีใบรับรองที่เน้นย้ำถึงความมุ่งมั่นในด้านคุณภาพและความปลอดภัยหรือไม่ การรับรองเหล่านี้ยังช่วยให้สบายใจได้ว่าผู้ขายปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรม

การบูรณาการและการทำงานร่วมกัน

นอกจากนี้ ผู้ขายที่มีเสถียรภาพควรมีระบบที่สามารถบูรณาการกับระบบและแอปพลิเคชันการดูแลสุขภาพที่สำคัญอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น ผู้ขาย EHR ที่มีเสถียรภาพโดยทั่วไปจะจัดหา API และการรองรับการทำงานร่วมกันอย่างครอบคลุม ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าระบบ EHR สามารถสื่อสารและทำงานภายในระบบนิเวศไอทีที่มีอยู่ของคุณได้อย่างเหมาะสมที่สุด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ความน่าเชื่อถือของบริการสนับสนุน

สุดท้าย ความน่าเชื่อถือและคุณภาพของบริการสนับสนุนที่ผู้ขายเสนอนั้นมีความสำคัญ การทำความเข้าใจแนวทางของผู้ขายในการบริการลูกค้า วิธีที่พวกเขาจัดการกับคำขอการสนับสนุน และความพร้อมของทรัพยากรการฝึกอบรมและการอัปเดตอย่างต่อเนื่องนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง ความสามารถของผู้จำหน่ายในการให้การสนับสนุนที่ทันท่วงทีและมีความสามารถเป็นตัวบ่งชี้ความมั่นคงโดยรวมและความมุ่งมั่นที่มีต่อฐานลูกค้า

การตัดสินใจอย่างรอบรู้ต้องอาศัยการตรวจสอบปัจจัยเหล่านี้อย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยการร่วมมือกับผู้จำหน่าย EHR ที่มีชื่อเสียงและความมั่นคงที่มั่นคง องค์กรด้านการดูแลสุขภาพสามารถมั่นใจได้ว่าการดำเนินการของตนจะดำเนินไปอย่างราบรื่น ช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้การดูแลผู้ป่วยที่เป็นเลิศได้