Antrean Persetujuan Faktur Vendor: Panduan Penyiapan Sederhana

Mengapa persetujuan faktur sulit dilacak

Persetujuan faktur sering dimulai sebagai rutinitas sederhana: vendor mengirim PDF melalui email, seseorang memeriksanya, lalu bagian keuangan membayarnya. Rutinitas ini mulai bermasalah ketika faktur datang secara rutin, beberapa orang perlu menyetujuinya, atau pembelian berubah setelah pesanan dibuat.

Email bukan tempat yang baik untuk melacak status pembayaran. Satu peninjau mungkin hanya membalas pengirim, peninjau lain meneruskan faktur tanpa percakapan sebelumnya, dan lampiran yang sama bisa berakhir di beberapa kotak masuk. Akibatnya, bagian keuangan harus menanyakan apakah faktur sedang ditinjau, disengketakan, disetujui, atau sudah dibayar.

Spreadsheet bersama memberikan visibilitas yang lebih baik, tetapi menimbulkan masalah lain. Orang dapat menimpa isi sel, lupa memperbarui baris, atau menggunakan label seperti "menunggu", "tertunda", dan "perlu diperiksa" untuk situasi yang berbeda. Spreadsheet dapat mencantumkan faktur, tetapi jarang menjelaskan mengapa seseorang menyetujui jumlah yang lebih tinggi atau siapa yang harus bertindak berikutnya.

Antrean persetujuan faktur vendor memberi setiap faktur satu data dan satu status terbaru. Antrean ini harus menampilkan vendor, nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, referensi pembelian, peninjau yang ditetapkan, dan riwayat keputusan. Semua orang yang terlibat melihat data yang sama, bukan menyusun kembali ceritanya dari berbagai pesan.

Antrean juga harus membandingkan faktur dengan barang yang memang ingin dibeli oleh perusahaan. Pemeriksaan pencocokan dapat membandingkan vendor, nomor pesanan pembelian, barang atau layanan, jumlah, dan harga. Misalnya, kantor memesan 20 monitor dengan harga $180 per unit, tetapi faktur vendor mencantumkan 22 monitor. Sistem harus menandai selisih $360 sebelum siapa pun menyetujui pembayaran.

Sebagian perbedaan memang sah. Biaya pengiriman, pengiriman sebagian, atau perubahan harga yang disepakati dapat menjelaskan jumlah yang tidak sama dengan detail pembelian awal. Peninjau membutuhkan tempat untuk mencatat penjelasan tersebut dan melampirkan catatan pendukung. Jika tidak, bagian keuangan akan melihat pengecualian tanpa penjelasan dan mengulang pemeriksaan yang sama.

Kepemilikan yang tidak jelas menyebabkan penundaan paling lama. Ketua tim mungkin mengira bagian pengadaan akan memeriksa pesanan, bagian pengadaan mengira pemohon akan mengonfirmasi penerimaan, dan bagian keuangan menunggu keduanya. Faktur tetap tidak tersentuh sampai vendor menanyakan pembayarannya.

Menetapkan peninjau dan pengganti yang namanya jelas akan menutup celah tersebut. Peninjau menyetujui, menolak, atau menandai faktur untuk ditindaklanjuti. Proses persetujuan pembayaran yang jelas mencatat siapa yang membuat keputusan akhir, kapan keputusan dibuat, dan alasannya. Catatan ini membantu tim membayar tepat waktu dan menjawab pertanyaan di kemudian hari tanpa mencari-cari percakapan email lama.

Tentukan informasi yang dibutuhkan antrean

Antrean persetujuan faktur vendor bekerja paling baik jika setiap faktur berisi fakta dasar yang sama. Peninjau tidak perlu membuka beberapa file atau bertanya kepada bagian utang usaha tentang detail yang hilang sebelum mengambil keputusan.

Mulailah dari data faktur. Berikan setiap entri ID internal yang unik, lalu catat nama vendor, nomor faktur, tanggal faktur, jumlah total, mata uang, tanggal jatuh tempo, dan lampiran faktur asli. Simpan nomor faktur vendor di kolom tersendiri karena vendor yang berbeda dapat menggunakan nomor yang sama.

Letakkan detail pembelian di samping detail faktur. Peninjau membutuhkan nomor pesanan pembelian, deskripsi barang atau layanan, jumlah yang dipesan, jumlah yang diterima, harga satuan yang disepakati, dan total pesanan pembelian. Untuk layanan, gunakan kolom seperti "pekerjaan dikonfirmasi" sebagai pengganti jumlah yang diterima. Dengan begitu, data tetap berguna tanpa memaksakan kolom penerimaan barang pada setiap faktur.

Data faktur yang praktis mencakup:

• Vendor, kontak vendor, nomor faktur, dan lampiran faktur
• Tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah, pajak, mata uang, dan ketentuan pembayaran
• Nomor pesanan pembelian, jumlah yang dipesan, jumlah yang diterima, dan harga yang disepakati
• Status saat ini, peninjau yang ditetapkan, tanggal keputusan, dan catatan peninjau
• Jenis perbedaan, jumlah perbedaan, dan dokumen pendukung

Gunakan status yang menjelaskan proses persetujuan pembayaran sebenarnya. "Baru" berarti tim belum memeriksa faktur. "Sedang ditinjau" berarti seseorang bertanggung jawab atasnya. "Menunggu koreksi" memberi tahu tim bahwa vendor atau pembeli harus merespons. "Disetujui" berarti bagian keuangan dapat menjadwalkan pembayaran, sedangkan "Ditolak" menutup permintaan dengan alasan yang tercatat.

Hindari label yang tidak jelas seperti "pending". Label ini tidak menunjukkan apakah faktur menunggu manajer, konfirmasi penerimaan, atau koreksi harga. Status yang spesifik memungkinkan supervisor memfilter antrean dan segera melihat tindakan berikutnya.

Izin akses membutuhkan perhatian yang sama seperti kolom. Manajer departemen mungkin perlu mengonfirmasi bahwa barang telah tiba, tetapi tidak perlu melihat detail rekening bank atau harga dari setiap vendor. Staf keuangan biasanya membutuhkan jumlah pembayaran, data pajak, dan status pembayaran. Staf pengadaan membutuhkan informasi pesanan pembelian dan harga. Berikan setiap peran akses hanya ke data dan kolom yang diperlukan untuk pekerjaannya.

Misalnya, peninjau gudang dapat mengonfirmasi bahwa 48 kursi telah tiba dari pesanan sebanyak 50 kursi. Antrean harus menampilkan selisih dua unit, mempertahankan faktur dalam status peninjauan, dan mengirim kasus tersebut kepada pembeli. Satu data menyimpan alasan penundaan dan mencegah pembayaran terlalu dini.

Petakan jalur persetujuan sebelum membangunnya

Tuliskan rute yang dilalui faktur sebelum membuat kolom, layar, atau otomatisasi. Rute yang sudah ditentukan mencegah faktur tersimpan di kotak masuk bersama sementara semua orang mengira orang lain akan bertindak.

Proses dimulai ketika anggota tim utang usaha memasukkan faktur atau mengunggah filenya. Catat vendor, nomor faktur, tanggal, total, departemen, nomor pesanan pembelian, dan tanggal jatuh tempo. Tandai item sebagai "Diterima" dan segera tetapkan penanggung jawab.

Selanjutnya, cocokkan faktur dengan detail pembelian. Bandingkan vendor, barang atau layanan yang dipesan, jumlah, harga, dan total. Pencocokan yang sesuai dapat diteruskan. Jika faktur tidak memiliki pesanan pembelian atau melebihi jumlah yang disepakati, pindahkan ke status perbedaan daripada meminta peninjau menebak apa yang terjadi.

Pilih peninjau untuk setiap jenis faktur

Satu rute persetujuan tidak cocok untuk semua tagihan. Pesanan perlengkapan kantor senilai $75 dan faktur konsultasi senilai $25.000 membutuhkan pemeriksaan yang berbeda. Buat aturan penetapan menggunakan informasi yang sudah dicatat dalam data faktur.

Misalnya, alur kerja persetujuan faktur dapat:

• Mengirim faktur pemasaran kepada pemilik anggaran pemasaran.
• Mengirim faktur di atas jumlah tertentu kepada manajer departemen dan bagian keuangan.
• Mengirim pembelian peralatan kepada karyawan yang meminta barang tersebut.
• Mengirim faktur tanpa pesanan pembelian kepada orang yang bertanggung jawab atas departemen tersebut.
• Mengirim tagihan vendor berulang kepada bagian keuangan setelah faktur pertama yang disetujui mengonfirmasi ketentuannya.

Tetapkan peninjau pengganti untuk menangani ketidakhadiran. Atur pengingat setelah jangka waktu yang masuk akal, misalnya dua hari kerja untuk faktur biasa. Antrean harus menunjukkan siapa yang memegang faktur, kapan mereka menerimanya, dan mengapa faktur tersebut diberikan kepada mereka.

Catat keputusan pembayaran yang jelas

Setelah semua peninjau yang diwajibkan menyetujui, pindahkan faktur ke status "Siap dibayar". Bagian keuangan kemudian mencatat keputusan pembayaran: disetujui untuk dibayar, ditahan, atau ditolak. Simpan tanggal keputusan, orang yang membuat keputusan, dan alasan singkat dalam data yang sama.

Faktur yang ditolak harus dikembalikan kepada penanggung jawab yang telah ditentukan, seperti bagian utang usaha atau pemohon, dengan alasan yang spesifik. "Periksa harga pada baris 3" memberi seseorang tugas yang jelas. "Perlu ditinjau" tidak memberikan arahan yang cukup.

Rute ini juga memudahkan pelacakan perbedaan faktur. Ketidaksesuaian tetap terlihat sampai seseorang menyelesaikannya, bukan menghilang di dalam percakapan email. Rute tertulis menerapkan langkah yang sama pada faktur rutin sekaligus mengarahkan pembelian yang tidak biasa kepada orang yang tepat.

Bangun antrean langkah demi langkah

Mulailah dengan dua data yang saling terhubung: Vendor dan Faktur. Data vendor menyimpan nama pemasok, detail kontak, ketentuan pembayaran, dan informasi pajak. Data faktur menyimpan nomor faktur, tanggal penerbitan, tanggal jatuh tempo, jumlah, mata uang, dan dokumen terlampir.

Tambahkan detail pembelian ke data faktur, bukan menyimpannya di spreadsheet terpisah. Setiap faktur dapat terhubung ke pesanan pembelian, satu atau beberapa data penerimaan barang, atau keduanya. Hubungan ini memberi peninjau angka yang dibutuhkan sebelum menyetujui pembayaran.

Di AppMaster, buat data ini di Data Designer dan hubungkan melalui relasi. Satu vendor dapat memiliki banyak faktur, dan satu faktur dapat memiliki beberapa baris pembelian ketika pemasok menagih lebih dari satu pesanan.

Tambahkan kolom yang akan digunakan peninjau

Berikan status yang jelas pada setiap faktur dan buat pilihannya sederhana:

• Draf, ketika seseorang telah memasukkan faktur tetapi belum mengirimkannya untuk ditinjau
• Menunggu peninjauan, ketika peninjau yang ditetapkan perlu bertindak
• Perlu klarifikasi, ketika jumlah atau detail pembelian tidak cocok
• Disetujui atau ditolak, setelah peninjau mencatat keputusan
• Dibayar, setelah bagian keuangan mengonfirmasi pembayaran

Tambahkan peninjau yang ditetapkan, tanggal keputusan, komentar peninjau, dan alasan perbedaan. Peninjau harus memilih alasan seperti "harga berbeda dari pesanan" atau "barang belum diterima", bukan menulis catatan yang tidak jelas. Mereka tetap dapat menambahkan komentar singkat sebagai konteks.

Buat formulir entri faktur dengan pemeriksaan duplikat. Saat pengguna memasukkan nomor faktur, formulir harus mencari data yang sudah ada dengan vendor dan nomor faktur yang sama. Jika menemukannya, hentikan penyimpanan dan tampilkan faktur yang sudah ada. Nomor faktur dapat berulang di berbagai vendor, jadi periksa pasangan vendor dan nomor faktur, bukan nomornya saja.

Buat antrean kerja

Buat tampilan antrean untuk bagian keuangan dan para peninjau. Tampilkan vendor, nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, status, peninjau yang ditetapkan, dan penanda perbedaan. Urutkan faktur yang belum dibayar berdasarkan tanggal jatuh tempo, lalu letakkan item yang menunggu peninjauan di atas draf.

Gunakan filter agar peninjau hanya melihat faktur yang ditetapkan kepada mereka, sementara bagian keuangan dapat melihat semua item yang masih terbuka. Penanda merah untuk faktur yang melewati jatuh tempo berguna, tetapi simpan data yang ditolak agar tetap tersedia melalui filter status terpisah. Tim tetap membutuhkan riwayat pembayaran yang lengkap.

Misalnya, faktur yang jatuh tempo pada hari Jumat dan memiliki perbedaan harga harus menampilkan status "Perlu klarifikasi" dan tidak boleh masuk ke proses persetujuan pembayaran sampai seseorang menyelesaikan perbedaannya. Antrean kemudian menunjukkan siapa yang memiliki tindakan berikutnya dan mengapa faktur tersebut terhenti.

Tetapkan aturan pencocokan dan perbedaan

Aturan pencocokan menentukan faktur mana yang dapat diteruskan tanpa peninjauan manual. Buat versi pertama sesederhana mungkin: bandingkan faktur vendor dengan pesanan pembelian dan catatan penerimaan. Jika tim tidak mencatat jumlah yang diterima, bandingkan faktur dengan jumlah yang dipesan dan kirim pengecualian kepada pembeli sebelum pembayaran.

Gunakan pencocokan tiga arah ketika ketiga data tersedia. Antrean memeriksa apa yang dipesan perusahaan, apa yang tiba, dan apa yang ditagihkan vendor. Cara ini menangkap masalah yang umum terjadi. Vendor mungkin menagih 20 unit, pesanan pembelian mencantumkan 20 unit, tetapi gudang hanya menerima 16 unit.

Tetapkan batas toleransi yang jelas untuk perbedaan kecil. Perbedaan pembulatan satu sen tidak seharusnya menghentikan faktur, sedangkan kenaikan harga 10% mungkin perlu diperiksa. Bagian keuangan dan pembelian harus menyepakati batas ini sebelum menggunakan antrean.

Periksa detail yang sama pada setiap faktur:

• Jumlah yang ditagihkan dibandingkan dengan jumlah yang diterima atau dipesan
• Harga satuan dibandingkan dengan harga yang disetujui pada pesanan pembelian
• Pajak penjualan, PPN, atau pajak lain dibandingkan dengan tarif yang diharapkan
• Biaya pengiriman, penanganan, dan biaya tambahan dibandingkan dengan ketentuan pembelian
• Total faktur dibandingkan dengan total hasil perhitungan

Saat antrean menemukan perbedaan, jangan gunakan status yang tidak jelas seperti "kesalahan". Catat alasan yang menjelaskan masalahnya. "Jumlah yang ditagihkan melebihi jumlah yang diterima sebanyak 4 unit" memberi pembeli sesuatu yang dapat diperiksa. "Pajak melebihi jumlah yang diharapkan sebesar $18,40" memberi tahu bagian utang usaha bagian mana yang perlu dilihat.

Berikan setiap perbedaan kategori, catatan singkat, penanggung jawab, dan tanggal jatuh tempo. Kategori dapat mencakup jumlah, harga, pajak, biaya pengiriman, faktur duplikat, dan pesanan pembelian yang tidak tersedia. Penanggung jawab harus berupa orang atau peran tertentu, seperti pembeli, petugas penerimaan, atau kontak vendor. Tanggal jatuh tempo mencegah faktur tetap berstatus ditandai selama berminggu-minggu.

Arahkan faktur sesuai dengan masalahnya. Kirim perbedaan harga kepada pembeli yang menyetujui pembelian. Kirim catatan pengiriman yang hilang kepada orang yang bertanggung jawab atas penerimaan. Minta kontak vendor mengirim faktur yang dikoreksi ketika vendor menagih jumlah yang salah atau menambahkan biaya yang tidak disetujui.

Hentikan pembayaran selama perbedaan penting masih terbuka. Peninjau dapat menyetujui pembayaran sebagian hanya jika kebijakan perusahaan mengizinkannya dan antrean mencatat jumlah, alasan, serta keputusan tersebut. Setelah penanggung jawab menyelesaikan masalah, kembalikan faktur ke tahap persetujuan dengan melampirkan penyelesaiannya.

Ikuti contoh faktur yang umum

Koordinator fasilitas memesan 20 kursi kantor untuk tim yang sedang berkembang. Pesanan pembelian mencantumkan harga satuan $180, dengan total barang $3.600. Pesanan tersebut menetapkan manajer pembelian sebagai peninjau dan menetapkan jangka waktu pembayaran 30 hari.

Saat pemasok mengirim faktur, anggota tim utang usaha menambahkannya ke antrean persetujuan faktur vendor. Mereka memasukkan nama pemasok, nomor faktur, tanggal, tanggal jatuh tempo, nomor pesanan pembelian, jumlah, dan salinan faktur. Antrean menemukan pesanan pembelian yang cocok dan membandingkan detailnya.

Sebagian besar kolom cocok: pemasok, nomor pesanan, dan jumlah 20 kursi. Faktur mengenakan harga $190 per kursi, sehingga total barang menjadi $3.800. Selisih $200 lebih besar dari batas perbedaan harga yang diizinkan tim, sehingga alur kerja persetujuan faktur mengubah statusnya menjadi "Perlu ditinjau".

Peninjau menyelesaikan perbedaan

Antrean menetapkan item tersebut kepada manajer pembelian yang membuat pesanan. Manajer dapat melihat pesanan pembelian asli di samping faktur tanpa mencari percakapan email.

Manajer memeriksa pesan pemasok dan menemukan bahwa model kursi asli tidak tersedia. Manajer menyetujui model pengganti dengan harga lebih tinggi, tetapi tidak ada yang memperbarui pesanan pembelian. Manajer menambahkan komentar: "Kursi pengganti disetujui dengan harga $190 per unit. Perbarui PO menjadi $3.800." Kemudian manajer memilih "Setujui dengan revisi", bukan menolak faktur yang tetap perlu dibayar perusahaan.

Komentar tersebut tetap tersimpan bersama data. Catatan ini memberi alasan yang jelas kepada bagian utang usaha atas perubahan jumlah dan mendukung peninjauan pengeluaran di kemudian hari.

Kirim data ke pembayaran

Antrean memperbarui jumlah pesanan pembelian menjadi $3.800 atau menandainya untuk diperbaiki, sesuai aturan tim. Antrean mencatat nama manajer, keputusan, komentar, dan waktu keputusan. Faktur kini memiliki jumlah yang cocok dan harga yang disetujui.

Antrean kemudian mengirim data kepada orang yang menjadwalkan pembayaran. Orang tersebut melihat jumlah yang disetujui, tanggal jatuh tempo, ketentuan pembayaran, dan catatan manajer. Mereka menjadwalkan pembayaran $3.800 pada tanggal yang disepakati dan mengubah status menjadi "Pembayaran dijadwalkan".

Setiap orang memiliki satu tugas yang jelas. Koordinator dapat melihat bahwa faktur diteruskan, manajer bertanggung jawab atas pengecualian, dan penjadwal pembayaran bekerja dari data yang telah disetujui, bukan dari tagihan yang belum diverifikasi.

Kesalahan yang menyebabkan pembayaran tertunda

Antrean persetujuan faktur vendor melambat ketika semua faktur diperlakukan sama. Faktur rutin yang cocok dengan pesanan pembelian dan catatan pengiriman tidak seharusnya menunggu persetujuan lima orang. Tetapkan tingkat persetujuan berdasarkan jumlah, departemen, pemasok, atau status perbedaan. Kirim faktur hanya kepada orang yang memiliki keputusan yang perlu dibuat.

Misalnya, faktur perlengkapan kantor senilai $180 dapat langsung dikirim kepada pemilik anggaran setelah pencocokan selesai. Faktur yang melebihi pesanan pembelian sebesar $1.200 harus dikirim kepada pembeli dan peninjau keuangan. Cara ini membuat pembayaran rutin tetap berjalan, sementara pengecualian mendapat pemeriksaan yang lebih teliti.

Jangan mengganti jumlah pada faktur asli ketika menemukan perbedaan. Simpan jumlah yang dikirim pemasok, jumlah pesanan pembelian, dan jumlah koreksi dalam kolom yang terpisah. Bagian keuangan membutuhkan catatan yang jelas tentang apa yang datang, apa yang diharapkan tim, dan mengapa pembayaran akhirnya berubah.

Jika pemasok menagih $2.450 untuk pesanan pembelian senilai $2.300, antrean harus mempertahankan kedua angka tersebut. Peninjau dapat mencatat apakah tambahan $150 merupakan perubahan yang disetujui, biaya pengiriman, atau kesalahan. Menimpa jumlah asli membuat pelacakan perbedaan faktur lebih sulit dan menyebabkan kebingungan saat audit.

Penolakan dan permintaan perubahan juga membutuhkan alasan tertulis. Status saja tidak banyak membantu orang berikutnya. Wajibkan catatan singkat seperti "Jumlah tidak sesuai dengan catatan penerimaan" atau "Lampirkan persetujuan manajer untuk tambahan jam layanan." Kontak pemasok, pembeli, dan tim keuangan dapat bertindak tanpa menebak-nebak.

Aturan yang berguna mencakup:

• Arahkan faktur bernilai rendah yang sudah cocok melalui jalur persetujuan yang lebih singkat.
• Kunci detail faktur asli setelah penerimaan dan catat koreksi secara terpisah.
• Wajibkan alasan dan catatan ketika peninjau menolak atau mengembalikan faktur.
• Berikan tanggal jatuh tempo kepada setiap peninjau dan kirim pengingat sebelum faktur terlambat.
• Batasi akses ke faktur berdasarkan peran atau departemen pengguna.

Pisahkan persetujuan pembayaran dari permintaan untuk membeli sesuatu. Permintaan pembelian meminta izin sebelum tim mengeluarkan uang. Persetujuan pembayaran mengonfirmasi bahwa pemasok mengirimkan barang yang disepakati organisasi untuk dibeli dan bahwa faktur tersebut akurat. Menggabungkan kedua keputusan dapat membuat peninjau menyetujui pembayaran hanya karena mereka ingat pernah menyetujui permintaan awal.

AppMaster dapat menyimpan tahapan ini dalam satu aplikasi tanpa kode, dengan data terpisah untuk permintaan pembelian, pesanan pembelian, faktur, catatan peninjau, dan keputusan pembayaran. Bagian keuangan kemudian memiliki riwayat yang jelas ketika sebuah faktur perlu ditinjau lagi.

Lakukan pemeriksaan cepat sebelum tim menggunakannya

Pengujian singkat dapat menemukan masalah sebelum faktur masuk ke antrean orang yang salah. Gunakan faktur yang realistis, bukan data contoh kosong, dan mintalah orang yang menyetujui atau membayar faktur untuk menguji layar secara langsung.

Periksa informasi yang diwajibkan untuk setiap faktur. Formulir harus mencegah pengguna mengirim faktur tanpa vendor, tanggal jatuh tempo, jumlah total, dan file faktur terlampir. Kolom ini memberi peninjau informasi yang cukup untuk mengambil keputusan dan memberi bagian keuangan sesuatu yang dapat diperiksa nanti.

Periksa juga tampilan antrean. Setiap baris harus menampilkan vendor, jumlah, tanggal jatuh tempo, status saat ini, peninjau yang ditetapkan, dan tindakan berikutnya. Peninjau harus tahu apakah perlu menyetujui, menolak, meminta koreksi, atau menunggu orang lain tanpa membuka beberapa data.

Gunakan dua kasus uji untuk alur kerja persetujuan faktur:

• Kirim faktur yang vendor, detail pesanan pembelian, jumlah, dan harganya semuanya cocok. Pastikan faktur sampai kepada peninjau yang dituju dan dapat diteruskan ke persetujuan pembayaran.
• Kirim faktur dengan perbedaan harga. Pastikan antrean menandai perbedaan, mencatat alasannya, dan mencegah pembayaran sampai orang yang tepat menyelesaikannya.

Ikuti kedua data melalui setiap status. Pastikan pengalihan penanggung jawab berfungsi saat peninjau sedang tidak ada, dan pastikan tanggal jatuh tempo tetap terlihat ketika faktur berpindah antarpeninjau. Jika proses mengirim notifikasi, uji dengan alamat tim yang sebenarnya untuk memastikan siapa yang menerima setiap pesan.

Uji juga jejak audit. Setujui satu faktur dan tolak atau kembalikan faktur lainnya. Kemudian cari setiap data berdasarkan vendor atau nomor faktur. Data tersebut harus menampilkan keputusan pembayaran akhir, siapa yang membuatnya, kapan keputusan dibuat, dan komentar yang ditambahkan. Riwayat ini membantu ketika vendor menanyakan mengapa pembayaran berubah atau tertunda.

Lakukan satu pemeriksaan izin sebelum peluncuran. Pemohon dapat mengirim faktur, tetapi tidak boleh menyetujui permintaannya sendiri. Staf pembayaran membutuhkan akses ke faktur yang telah disetujui, sementara pengguna lain hanya boleh melihat data yang diperlukan berdasarkan perannya. Memperbaiki celah ini sebelum peluncuran lebih mudah daripada membenahi proses yang tidak jelas setelah faktur mulai berdatangan.

Gunakan antrean setiap hari dengan AppMaster

Mulailah dari hal kecil. Jalankan satu jenis faktur melalui satu rute persetujuan sebelum menambahkan kasus khusus, departemen tambahan, atau beberapa aturan pembayaran. Misalnya, mulailah dengan faktur standar yang memiliki pesanan pembelian dan bergerak dari pembeli ke bagian keuangan, lalu ke penyetuju pembayaran.

AppMaster memungkinkan tim membuat aplikasi ini tanpa menulis kode. Di Data Designer, buat data untuk vendor, pesanan pembelian, faktur, baris faktur, peninjau, catatan perbedaan, dan keputusan pembayaran. Berikan setiap faktur status yang jelas seperti Draf, Menunggu peninjauan, Perlu koreksi, Disetujui, atau Ditolak.

Gunakan Business Process Editor untuk menentukan apa yang terjadi setelah setiap tindakan. Saat staf menambahkan faktur, proses dapat membandingkan vendor, nomor pesanan, jumlah, dan totalnya dengan detail pembelian terkait. Jika jumlahnya berbeda melebihi batas yang dipilih, proses mengirimnya ke peninjauan perbedaan, bukan ke proses persetujuan pembayaran biasa.

Uji dengan pekerjaan nyata

Minta satu orang dari bagian pembelian dan satu orang dari bagian keuangan menguji versi pertama menggunakan faktur yang pernah ditangani tim. Sertakan faktur yang cocok, faktur dengan total yang salah, dan faktur tanpa pesanan pembelian yang cocok. Contoh yang sudah dikenal dapat segera menunjukkan informasi yang masih kurang.

Selama pengujian, peninjau harus dapat menjawab pertanyaan berikut tanpa membuka spreadsheet atau mengirim email:

• Pesanan pembelian apa yang mendukung faktur ini?
• Siapa yang perlu menyetujuinya sekarang?
• Mengapa antrean menandai perbedaan ini?
• Keputusan apa yang dibuat setiap peninjau?
• Apakah bagian keuangan dapat melihat keputusan pembayaran akhir?

Buat layar web untuk staf kantor yang bekerja di meja, dan tambahkan layar seluler jika manajer sering menyetujui faktur jauh dari komputer. Peninjau harus dapat melihat detail faktur, hasil pencocokan, komentar, lampiran, dan tombol keputusan dalam satu layar. Buat layar pertama tetap fokus karena terlalu banyak kolom opsional akan memperlambat persetujuan rutin.

Perbarui antrean ketika staf menemukan kekurangan

Anggap rilis pertama sebagai draf yang sudah dapat digunakan. Jika bagian keuangan terus meminta kode pajak, tambahkan kode tersebut ke data faktur. Jika bagian pembelian perlu menjelaskan perubahan harga, tambahkan alasan perbedaan dan kolom komentar. Jika faktur bernilai tinggi membutuhkan persetujuan kedua, perbarui proses pengarahannya, bukan meminta staf mengingat pengecualian tersebut.

AppMaster membuat ulang aplikasi ketika kebutuhan berubah, sehingga tim dapat memperbarui model data, logika persetujuan, dan layar tanpa membangun ulang aplikasi secara manual. Terapkan antrean di AppMaster Cloud atau infrastruktur Anda sendiri setelah kelompok penguji merasa nyaman menggunakannya.

Antrean persetujuan faktur vendor akan dipercaya ketika setiap keputusan memiliki peninjau, stempel waktu, dan alasan yang jelas. Bangun fondasi tersebut terlebih dahulu, lalu tambahkan jenis faktur dan rute persetujuan setelah proses harian tim mulai stabil.