Aplikasi Manajemen Pesanan Custom: Bangun Satu Alur Kerja yang Jelas

Mengapa pesanan custom sulit dilacak

Pekerjaan custom jarang dimulai dari satu tempat. Pelanggan mungkin mengirim ukuran melalui email, mengonfirmasi warna lewat chat, lalu menelepon untuk mengubah tanggal pengiriman. Satu orang menyalin detail ke spreadsheet, sementara orang lain menyimpan catatan di inbox bersama.

Cara ini masih berjalan untuk beberapa pesanan. Namun, ketika beberapa pekerjaan berlangsung bersamaan, masalah mulai muncul. Dua orang bisa menjawab permintaan yang sama, atau tidak ada yang menyadarinya. Tim penjualan mungkin memberikan harga berdasarkan spesifikasi lama karena perubahan terbaru tertimbun di rangkaian pesan. Akibatnya, produksi menerima instruksi yang tidak lengkap.

Kelalaian kecil bisa menjadi mahal. Permintaan untuk 24 papan nama berukir membutuhkan informasi tentang bahan, ukuran, finishing, file artwork, jumlah, tenggat waktu, alamat pengiriman, dan status persetujuan. Jika catatan hanya berisi "24 papan nama custom", staf harus mencari detailnya kemudian. Harga bisa salah, produksi bisa terhenti, dan pelanggan mungkin menerima pertanyaan yang sama berulang kali.

Spreadsheet juga membuat status sulit dipercaya. Satu tab mungkin menunjukkan pesanan sudah siap, sementara catatan pengepakan menyebutkan bahwa pesanan masih perlu diperiksa. Detail kurir bisa berada pada orang yang memesan pengiriman. Saat pelanggan meminta pembaruan, staf mencari file dan percakapan alih-alih membuka satu catatan.

Aplikasi manajemen pesanan custom memberikan satu catatan bersama untuk setiap pekerjaan, mulai dari permintaan pertama hingga penawaran harga, persetujuan, produksi, pengepakan, dan pengiriman. Aplikasi ini harus menyimpan detail pelanggan, kebutuhan item, catatan, file, harga, tenggat waktu, dan status terbaru.

Tim penjualan dapat memastikan apa yang sudah disetujui pelanggan. Tim produksi dapat bekerja dengan detail item yang lengkap. Tim dukungan dapat memberikan pembaruan tanpa bertanya ke seluruh kantor. Aplikasi juga harus menunjukkan siapa yang perlu bertindak berikutnya dan informasi apa yang masih kurang.

Bagi tim kecil, aplikasi ini dapat menggantikan kumpulan label inbox dan kolom spreadsheet yang tidak terhubung. Bagi tim yang lebih besar, aplikasi ini membuat serah terima lebih jelas. Saat seseorang membuka pesanan, mereka harus bisa melihat permintaan pelanggan, janji tim, dan hal yang masih perlu dilakukan sebelum pengiriman.

Petakan alur pesanan sebelum membangun

Bangun aplikasi berdasarkan pekerjaan yang sudah dilakukan tim. Mulailah dengan mencatat semua tugas: menerima permintaan, mengonfirmasi harga dan waktu, membuat produk, mengemasnya, serta mengatur pengiriman. Dalam bisnis kecil, satu orang mungkin menangani beberapa tugas tersebut. Catat tugasnya, bukan hanya jabatan orangnya.

Gambarkan alur pesanan di kertas sebelum membuat kolom atau layar. Sertakan setiap serah terima. Misalnya, tim penjualan memasukkan permintaan 40 mug berukir, manajer menyetujui artwork dan penawaran harga, tim produksi mengukir mug, tim pengepakan memeriksa jumlahnya, lalu tim pengiriman mengirimkan detail pelacakan kepada pelanggan.

Gunakan tahapan yang mudah dipahami

Pilih beberapa tahapan singkat yang sesuai dengan keputusan nyata. Hindari label umum seperti "Sedang diproses" jika tim perlu mengetahui apakah pekerjaan sudah bisa dimulai, masih menunggu persetujuan, atau perlu memesan kurir.

Alur kerja pesanan custom yang praktis dapat menggunakan status berikut:

• Permintaan baru
• Menunggu persetujuan
• Siap diproduksi
• Dalam produksi
• Dikemas
• Terkirim

Pisahkan pesanan yang dibatalkan dan ditunda. Pekerjaan yang dijeda membutuhkan alasan, seperti "menunggu bahan" atau "pelanggan mengubah artwork". Staf dapat bertindak berdasarkan detail tersebut tanpa harus menanyakan penjelasan lagi.

Tetapkan penanggung jawab untuk setiap serah terima

Setiap perubahan status membutuhkan penanggung jawab yang jelas. Tim penjualan tidak boleh memindahkan pesanan ke status siap diproduksi sebelum seseorang menyetujui penawaran harga. Tim produksi tidak boleh menandai pesanan sebagai sudah dikemas. Batas yang jelas mencegah pesanan berhenti di antrean bersama karena semua orang mengira orang lain akan menanganinya.

Buat satu aturan untuk setiap tahap: siapa yang boleh memindahkan pesanan ke tahap tersebut, informasi apa yang harus diberikan, dan siapa yang menerima tugas berikutnya. Untuk pengiriman, penanggung jawab dapat menambahkan perusahaan pengiriman, nomor pelacakan, tanggal pengiriman, dan bukti serah terima.

AppMaster memungkinkan tim memodelkan aturan ini dalam Business Process visual. Mulailah dengan alur normal, lalu tambahkan pengecualian setelah tim menggunakan aplikasi untuk pesanan nyata.

Buat catatan utama pesanan

Setiap pesanan custom membutuhkan satu catatan yang memberikan gambaran bersama tentang pekerjaan. Sertakan nama pelanggan, nama perusahaan jika relevan, nomor telepon, email, tanggal permintaan, dan tanggal pengiriman yang dibutuhkan.

Tambahkan nomor pesanan yang dapat dicari dan digunakan dalam pesan. Biarkan aplikasi membuatnya secara otomatis, misalnya CO-1042, alih-alih meminta staf membuatnya sendiri. Nomor yang ganda atau tidak jelas membuang waktu saat seseorang perlu menemukan pekerjaan yang benar.

Buat layar pertama tetap fokus. Siapa pun yang membuka pesanan harus dapat segera melihat siapa yang memintanya, apa kebutuhannya, kapan dibutuhkan, dan statusnya saat ini.

Buat status singkat dan jelas

Bagi banyak tim, tahapan berikut sudah cukup:

• Baru
• Sudah diberi harga
• Disetujui
• Dalam produksi
• Siap dikirim
• Terkirim

Berikan satu arti yang jelas untuk setiap status. Pindahkan pesanan ke Disetujui hanya setelah pelanggan menerima penawaran harga, bukan saat staf penjualan memperkirakan persetujuan akan diberikan. Dengan begitu, pelacakan pesanan produksi tetap akurat.

Gunakan kolom catatan umum untuk konteks yang tidak berkaitan dengan item tertentu. Catatan dapat berisi "Pelanggan akan mengambil setelah pukul 15.00" atau "Sesuaikan dengan sampel yang diberikan pada 12 Mei." Simpan foto referensi, persetujuan yang ditandatangani, lembar spesifikasi, dan file artwork bersama pesanan, bukan di rangkaian email.

Pisahkan informasi internal dan informasi untuk pelanggan

Gunakan dua area pesan. Catatan internal dapat berisi masalah pemasok, perkiraan waktu kerja, pertimbangan harga, atau pengingat untuk menelepon sebelum pengiriman. Pelanggan tidak boleh melihat area ini.

Pembaruan untuk pelanggan hanya boleh berisi informasi yang siap dikirim, seperti "Pesanan Anda sedang diproduksi" atau "Pesanan Anda siap diambil." Di AppMaster, Anda dapat menempatkan kolom-kolom ini dalam satu formulir pesanan visual dan mengatur siapa yang boleh melihat atau mengeditnya.

Toko roti yang menerima permintaan 80 cupcake bermerek dapat menyimpan kontak acara, tanggal pengiriman, lampiran logo, harga yang disepakati, dan status dalam satu catatan pesanan. Tim produksi memiliki titik awal yang andal sebelum menambahkan rasa, jumlah, dan tugas individual.

Tambahkan item tanpa kehilangan detail

Pesanan custom mungkin terlihat sederhana dalam pesan pertama: dua mug berukir, satu kartu cetak, dan pengiriman Jumat depan. Namun, setiap bagian dapat memiliki harga, bahan, kebutuhan persetujuan, dan pekerjaan produksi sendiri. Tempatkan setiap produk atau layanan pada itemnya masing-masing.

Catatan utama pesanan menyimpan detail pelanggan, tanggal pengiriman yang diminta, dan status keseluruhan. Item menyimpan detail khusus untuk setiap produk. Dengan begitu, aplikasi tetap mudah dibaca meskipun permintaan mencakup beberapa produk.

Berikan konteks yang cukup untuk setiap item

Buat kolom yang sesuai dengan keputusan yang dibuat tim selama pemenuhan pesanan. Percetakan mungkin membutuhkan ukuran kartu, jenis kertas, artwork, jumlah, harga satuan, dan warna foil. Bisnis katering mungkin membutuhkan jumlah porsi, pilihan menu, kebutuhan diet, dan instruksi persiapan.

Sebagian besar item pesanan custom membutuhkan:

• Nama produk atau layanan dan jumlah
• Ukuran, bahan, warna, atau opsi yang dipilih
• Artwork, file referensi, atau status persetujuan
• Harga satuan dan diskon khusus item jika ada
• Instruksi produksi

Simpan instruksi bersama item yang relevan. "Ukir nama Sarah pada mug biru" harus berada pada item mug, agar tim produksi dan pengepakan dapat menemukannya dengan cepat.

Hitung total di dalam aplikasi

Aplikasi harus mengalikan jumlah dengan harga satuan untuk setiap item, lalu menjumlahkan subtotalnya untuk menghitung total pesanan. Penghitungan manual dapat menimbulkan kesalahan saat pelanggan mengubah jumlah atau mengganti item.

Misalnya, 20 kartu undangan dengan harga $3 per kartu ditambah dua papan nama seharga $18 per papan menghasilkan total $96. Jika pelanggan menaikkan jumlah kartu menjadi 30, totalnya segera berubah menjadi $126.

Biarkan staf menambah atau menghapus item selama pesanan masih dapat diedit. Jika beberapa orang menangani pesanan, catat siapa yang membuat setiap perubahan dan kapan perubahan itu dilakukan. Jika riwayat perubahan penting, simpan alasan item dihapus, seperti "dibatalkan pelanggan."

Di AppMaster, model data item dapat menghubungkan banyak item dengan satu pesanan. Staf dapat menambahkan item, memperbarui jumlah, dan meninjau total yang dihitung pada layar pesanan sederhana sebelum produksi dimulai.

Lacak pekerjaan produksi tahap demi tahap

Pesanan yang sudah disetujui membutuhkan lebih dari satu label "Dalam produksi". Pecah pekerjaan menjadi tugas yang sesuai dengan cara tim membuat produk. Setiap tugas harus terhubung dengan pesanan dan, jika diperlukan, dengan item tertentu.

Untuk papan nama yang dibuat berdasarkan pesanan, tugasnya mungkin mencakup memeriksa artwork, memotong bahan, mencetak, melakukan pemeriksaan kualitas, dan mengemas. Anggota tim harus dapat membuka tugas dan melihat detail item, tanggal yang dijanjikan, catatan pelanggan, serta file tanpa mencari pesan.

Buat tugas dari pesanan yang disetujui

Siapkan templat tugas untuk jenis produk yang umum. Saat staf menyetujui pesanan, aplikasi membuat tugas yang diperlukan. Cara ini mengurangi input data berulang dan membuat pekerjaan terlihat sejak awal.

Setiap tugas membutuhkan penanggung jawab atau tim, tenggat waktu, dan status sederhana:

• Belum dimulai
• Siap dikerjakan
• Sedang dikerjakan
• Menunggu
• Selesai

Gunakan status "Menunggu" saat tugas tidak dapat dilanjutkan. Staf harus memilih hambatan, seperti persetujuan yang belum ada, bahan terlambat, atau masalah mesin, lalu menambahkan catatan singkat. Pemilik pesanan dapat melihat keterlambatan lebih awal dan menghubungi pelanggan sebelum tanggal yang dijanjikan terancam.

Tentukan tenggat berdasarkan tanggal pengiriman, bukan perkiraan semata. Jika pengepakan harus selesai satu hari sebelum pengambilan dan pencetakan membutuhkan dua hari, tanggal tugas harus mencerminkan urutan tersebut. Perhitungkan akhir pekan, waktu tunggu pemasok, dan pemeriksaan kualitas.

Berikan tampilan kerja yang fokus untuk staf

Staf produksi biasanya tidak membutuhkan seluruh riwayat pesanan. Layar mereka harus menampilkan tugas berikutnya, tenggat waktu, referensi pesanan, dan detail yang diperlukan untuk mulai bekerja.

Seorang operator printer mungkin hanya membutuhkan file yang disetujui, bahan, jumlah, finishing, dan catatan cetak. Manajer tetap membutuhkan tampilan lengkap, termasuk tugas yang selesai, hambatan, dan riwayat pesanan.

Saat seseorang menyelesaikan tugas, catat siapa yang mengerjakannya dan kapan. Catatan seperti "Artwork diperiksa berdasarkan proof" memberikan konteks yang lebih baik kepada orang berikutnya daripada perubahan status saja.

AppMaster dapat menghubungkan tugas dengan pesanan dan item, lalu menggunakan Business Processes untuk membuat tugas, membagi pekerjaan, dan memperbarui pesanan saat produksi selesai.

Lihat perpindahan pesanan dari permintaan hingga pengiriman

Pelanggan meminta 50 tote bag bermerek dalam dua warna cetak: 30 tote bag navy dengan logo putih dan 20 tote bag natural dengan logo hitam. Tim penjualan membuat permintaan baru atas nama pelanggan, lalu menambahkan tanggal jatuh tempo, detail kontak, file artwork, dan alamat pengiriman.

Pesanan tersebut memiliki dua item, bukan satu catatan yang hanya berbunyi "50 tote bag". Item pertama mencatat 30 tote bag navy dengan cetak putih dan harga satuan yang disepakati. Item kedua mencatat 20 tote bag natural dengan cetak hitam, termasuk harga dan catatannya sendiri. Workshop membutuhkan instruksi terpisah untuk setiap kombinasi.

Aplikasi menjumlahkan item, menambahkan biaya pengiriman dan biaya persiapan jika ada, lalu membuat penawaran harga. Tim penjualan mencatat persetujuan pelanggan dan mengubah status pesanan menjadi Disetujui. Aplikasi dapat mengunci jumlah yang sudah ditawarkan agar staf tidak memulai pekerjaan berdasarkan versi yang salah.

Pekerjaan bergerak dalam urutan yang terlihat

Tim produksi melihat pesanan yang sudah disetujui dalam antrean kerja. Seorang anggota tim memeriksa artwork dan memastikan ukuran serta warna logo. Setelah itu, pesanan dipindahkan ke tahap pencetakan.

Urutan yang jelas dapat berupa:

• Pemeriksaan artwork
• Pencetakan
• Pemeriksaan kualitas
• Pengepakan
• Dikirim

Saat pemeriksaan kualitas, anggota tim menghitung kedua kelompok dan memeriksa posisi cetak. Jika lima tote bag navy perlu dicetak ulang, mereka menambahkan catatan pada item tote bag navy, bukan pada pesanan secara keseluruhan. Tim pengepakan kemudian melihat jumlah akhir, jumlah kotak, dan alamat pengiriman dalam catatan yang sama.

Kirim pembaruan pengiriman yang berguna

Setelah pesanan dikirim, penanggung jawab pengiriman mengubah status menjadi Dikirim, menambahkan perusahaan pengiriman dan nomor pelacakan, serta mencatat tanggal pengiriman. Pelanggan menerima pembaruan bahwa 50 tote bag sudah dikirim, termasuk nomor pelacakannya.

Tim penjualan dapat menjawab panggilan pelanggan tanpa menanyakan kabar kepada workshop, sementara tim produksi dapat melihat detail yang sudah disetujui tanpa mencari rangkaian email lama. AppMaster mendukung desain data visual, business processes untuk perubahan status, serta layar terpisah untuk penjualan, produksi, dan pengiriman.

Hindari kesalahan yang menunda pesanan

Keterlambatan sering dimulai dari alur kerja yang terlalu terbuka untuk ditafsirkan. Aplikasi harus menunjukkan hal yang perlu diperhatikan, siapa penanggung jawabnya, dan apa yang harus terjadi sebelum pekerjaan dapat dilanjutkan.

Gunakan status dengan arti yang jelas

Hindari menggunakan "menunggu" atau "sedang diproses" untuk sebagian besar siklus pesanan. Label tersebut memaksa staf membaca catatan atau bertanya kepada rekan kerja. Label itu juga membuat persetujuan yang tertunda terlihat sama dengan item yang sedang dikerjakan seseorang.

Pembuat furnitur tidak boleh mulai memotong bahan saat pelanggan baru meminta penawaran harga. Pesanan harus tetap berstatus "Penawaran dikirim" sampai pelanggan menyetujuinya dan tim mencatat persetujuan tersebut. Cara ini melindungi waktu produksi dan mencegah perselisihan terkait perubahan yang belum disetujui.

Catatan teks bebas menimbulkan masalah lain. "Tiga kemeja biru, ukuran medium dan large, tambahkan logo" tidak memberikan data item yang dapat diandalkan untuk produksi. Staf tidak dapat melihat dengan cepat jumlah untuk setiap ukuran, posisi logo, atau tenggat setiap item. Gunakan item dengan kolom untuk jumlah, opsi, harga, catatan produksi, dan status pekerjaan.

Simpan pembaruan pengiriman bersama pesanan

Tim sering melacak pengiriman dalam spreadsheet terpisah. Seseorang menandai pesanan sebagai sudah dikirim di sana, tetapi lupa memperbarui alur pesanan. Tim dukungan melihat status lama dan memberikan jawaban yang salah kepada pelanggan.

Simpan perusahaan pengiriman, nomor pelacakan, tanggal pengiriman, alamat tujuan, dan status pengiriman dalam aplikasi pesanan. Saat staf memperbarui pengiriman, catatan untuk pelanggan juga harus ikut diperbarui. Manajer kemudian dapat menemukan pesanan yang sudah melewati tanggal pengiriman yang diharapkan.

Hak akses juga perlu diatur dengan cermat. Pekerja produksi mungkin perlu menyelesaikan tugas, tetapi tidak boleh mengubah harga pesanan, status pembayaran, atau alamat pengiriman. Berikan setiap peran akses hanya pada kolom yang memang ditanganinya.

Lakukan pemeriksaan singkat sebelum diluncurkan

Uji coba selama 15 menit dengan pesanan yang realistis dapat menemukan celah yang terlihat kecil di layar, tetapi menyebabkan pekerjaan terlewat. Gunakan pesanan dengan beberapa item, catatan pelanggan, dua tahap produksi, dan tanggal pengiriman. Minta seseorang yang tidak ikut membangun aplikasi untuk melakukan uji coba.

Periksa catatan pada setiap serah terima. Staf penjualan, produksi, dan pengiriman harus dapat melihat kebutuhan mereka tanpa mencari di tempat lain.

• Pastikan setiap pesanan memiliki penanggung jawab dan status terbaru.
• Periksa bahwa setiap item memiliki deskripsi, jumlah, harga satuan, dan total item.
• Pastikan setiap tugas produksi memiliki penerima tugas, tenggat waktu, dan status.
• Pastikan instruksi pelanggan dan artwork terlihat sebelum pekerjaan dimulai.
• Jalankan pesan pengiriman dan periksa bahwa pelanggan menerima pembaruan yang benar.

Uji perubahan biasa. Pelanggan mungkin menaikkan pesanan dari 20 kaus cetak menjadi 24 setelah produksi dimulai. Pemilik pesanan harus melihat perubahan tersebut, total item harus diperbarui, dan tim produksi harus melihat jumlah baru. Jika staf harus saling mengirim pesan untuk mengetahuinya, perbaiki alur kerja.

Uji juga pesanan yang belum lengkap. Coba simpan pesanan tanpa pelanggan, tanggal pengiriman, atau jumlah item. Aplikasi harus menghentikan pengguna atau menampilkan informasi yang masih kurang dengan jelas. Menerima catatan yang tidak lengkap hanya menciptakan pekerjaan tambahan di kemudian hari.

Bangun versi pertama untuk satu jenis pesanan

Mulailah dengan jenis pesanan yang sering ditangani tim, seperti papan nama custom, paket kaus cetak, atau permintaan furnitur. Jangan mencoba mencakup semua produk pada hari pertama. Fokus pada informasi yang dibutuhkan staf untuk menerima, membuat, dan mengirimkan jenis pesanan tersebut.

Minta orang yang menerima permintaan, mengerjakan produksi, dan mengatur pengiriman untuk mengujinya dengan contoh pesanan yang realistis. Perhatikan saat mereka berhenti atau kebingungan. Jika pekerja produksi tidak tahu apa yang harus dilakukan berikutnya, perbaiki layar atau status sebelum menambahkan lebih banyak kolom.

Sertakan kasus normal dan rumit: pesanan lengkap dengan beberapa item, permintaan yang menunggu persetujuan pelanggan, pesanan yang tertunda karena pasokan bahan, pesanan selesai yang siap dikirim, serta pesanan yang diubah atau dibatalkan pelanggan.

Perbaiki alur kerja manual terlebih dahulu. Staf harus dapat membuat pesanan, membagi pekerjaan, mencatat kemajuan, dan mengirim pembaruan pengiriman tanpa bergantung pada catatan chat atau spreadsheet terpisah. Setelah itu, tambahkan otomatisasi dengan hati-hati, mulai dari peringatan untuk peristiwa seperti pesanan yang menunggu persetujuan atau siap dikirim.

AppMaster adalah platform tanpa kode untuk membangun aplikasi seperti ini. Gunakan Data Designer untuk pelanggan, pesanan, item, dan tugas produksi, lalu atur aturannya di Business Process Editor dan buat layar terpisah untuk penjualan, produksi, dan pelanggan. AppMaster juga dapat mengirim pembaruan melalui email, SMS, atau Telegram jika proses Anda membutuhkannya.

Kembangkan aplikasi setelah jenis pesanan pertama berjalan dengan baik bersama pengguna nyata. Tambahkan kategori produk, tim produksi, atau portal pelanggan lain satu per satu, sambil tetap menjadikan catatan pesanan sebagai sumber bersama untuk permintaan, pekerjaan yang sedang berlangsung, dan status pengiriman.